IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

ASTRID JOHANA RAMIREZ BRICEO

El archivo es un conjunto de documentacin de una entidad o empresa que

requiere un trato organizado y frecuente por su importancia dentro de la misma,
se da origen desde lo egipcios, all se encontraron templos dirigidos a la doctrina,
en roma fueron tallados en madera y mrmol y en los arcadios se encontraron
archivos en pieles, en madera y mrmol con implementos metlicos y en tablilla de
arcilla , su evolucin empez desde el siglo XII y XII, de los primeros indicios de
documentos con carcter financiero en el siglo XIV se encuentran archivos como
lo planos, mapas y otros hallazgos importantes cronolgicos. Durante el siglo XV
y XVI se da inicio en Espaa el estudio de los archivos en cabeza de Carlos I,
quien es considerado el pionero de los archivos, luego en los siglos XVII y XVIII se
iniciaron investigaciones ms detalladas de stos enfocados a su importancia y
diferenciacin de carcter general y administrativo, actualmente en los pases
desarrollados se apoya la investigacin a archivos ya existentes.
Se puede decir que la importancia de los archivos radica en la valor que
tienen para la empresa como soporte en la toma de decisiones, gracias a la
informacin que pueden contener, el archivo puede ser clasificado segn su siclo
de vida en gestin, que es aquella que suelen utilizar constantemente las
dependencias, el archivo central, su consulta no es tan frecuente pero es de vital
importancia su almacenamiento, y el archivo histrico, son aquellos que estn en
conservacin pero que no se puede prescindir de su uso. Segn su naturaleza
pueden ser pblicos, privados o privados de inters pblico, los primeros son los
documentos pertenecientes a las entidades estatales, los privados son de
personas naturales o jurdicas y finalmente los privados de inters pblico son
aquellos documentos que tienen un valor histrico o cultural y cualquier persona
puede acceder a ellos. Segn el uso que se le d puede ser activo, se refiere a
documentacin del ao actual, semiactivo cuando son consultados
espordicamente e inactivo el cual se puede relacionar con el archivo histrico.
Segn la organizacin pueden ser centralizados, descentralizados con
control descentralizado y descentralizado con control centralizado, su diferencia
radica en la dependencia que lo maneje y el lugar donde se encuentre. Teniendo
en cuenta dicha clasificacin los archivos deben cumplir con ciertas cualidades,
debe permitir ahorrar costos derivados del tiempo, debe facilitar su hallazgo,
cumplir con una funcionalidad, debe tener un orden adecuado y exacto as permite
su uso tcnico y en tiempo adecuado.
Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto es necesario que la persona
que tiene a cargo esta documentacin este capacitada y posea las cualidades
idneas para su manejo, esta persona debe ser ordenada, contando con un
mtodo para la organizacin del archivo, lo cual no debe ser personal sino permitir
un protocolo que sea reconocido no solo por l sino por cualquier persona que
pueda llegar a manejarlo, teniendo en cuenta los diferentes archivadores con los
que cuente, los recursos que le facilite la entidad para la tarea, que el lugar cumpla
con las condiciones de temperatura y humedad, esto permite que se pueda
acceder a un documento de forma rpida y que se guarde la documentacin de
forma correcta, tambin debe ser una persona responsable, por la informacin que
all reposa, como bien sabemos hay cierta informacin confidencial que no puede
ser expuesta o extraviada, esto representa una reserva por parte del archivista de
todo lo que pueda ser visto en aquellos documentos, debe ser prudente para no
poner en riesgo la informacin manejando su concentracin, finalmente es
necesario reconocer que el archivista puede llegar a tener contacto con todo el
personal de la entidad lo cual le exige una relacin cordial en su desempeo hacia
el otro.