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La digitalizacin de documentos puede ser usada por cualquier persona que quiera resguar-
dar informacin importante para ella: trmites, certificados, datos personales etc. La di-
gitalizacin no slo es una solucin para mejorar la gestin de documentos, digitalizarlos
disminuye tambin la contaminacin ambiental generada por el papel.
Recomendamos hacer respaldos en discos CD-R, DVD o en memorias USB para garantizar
un mantenimiento de los archivos en condiciones ptimas.
El proceso de digitalizacin
Los 5 pasos a seguir
Utiliza las flechas para conocer los cinco pasos de la digitalizacin
#1 Preparacin
La preparacin de los documentos que sern escaneados para la digitali-
zacin es uno de los pasos ms importantes pues es el momento que defi-
nir cunto tiempo tendr la conservacin del documento.
#2 Escaneo
Esta es la parte del proceso ms tardada pero ms relevante pues en esta
etapa se convierten todos los documentos fsicos en documentos digitales
con un formato .pdf, .jpg, .png, entre otros.
#3 Control de Calidad
Una vez escaneados los documentos es necesario asegurarse de que es-
tos sean completamente legibles, estn actualizados y se puedan abrir en
cualquier formato.
#4 Identificacin
Para una verdica conservacin del documento es importante crear meta-
datos en el momento de su digitalizacin. stos permiten la catalogacin
e identificacin del documento. Otra de sus funciones es proteger el dere-
cho de autor.
#5 Reintegracin
Una vez terminados todos los pasos anteriores es posible reintegrar es-
tos docuemntos dentro de archivos creados para una mxima proteccin
y resguardo. Este paso hace posible la gestin de documentos digitales.
Sabas qu...
Aplicando una poltica paperless Microsoft redujo el consumo de
papel en sus oficinas en un 90%
Con todas las reformas que estn sucediendo en nuestro pas, la autoridad re-
quiere que la documentacin sea guardada por un tiempo mnimo de cinco aos.
Concela!
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En el futuro no slo los asuntos fiscales se tratarn de manera digital sino que cualquier
operacin importante dentro de una empresa ser tratada a travs de documentos digi-
tales.
Es importante controlar los accesos dentro de una misma organizacin para asegurarse
que la informacin esta siendo vizualizada por el usuario correcto.
La UNESCO ha reconocido la importancia del problema de la conservacin de los documentos electrnicos y por
ello ha redactado la Carta Para la Preservacin del Patrimonio Digital para conocerla da clic aqu