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COMERCIALES
Redactar es escribir nuestros pensamientos ordenados con anterioridad. Lo importante es escribir con
claridad, brevedad y elegancia.
Para redactar bien, es necesario que el redactor fije claramente cul es el objetivo del mensaje, que lo
que diga despierte el inters en el lector, que la forma como lo dice sea amable, comprensiva y que se
adapte a la personalidad del lector. No todas las cartas pueden ser escritas y redactadas con un mismo
formato; es importante conocer un poco ms sobre la persona a quien le vamos a enviar la carta.
Cuando se recurre a copiar total o parcialmente una carta de un libro de texto, para ser enviada como si
la hubiera escrito uno mismo, se automatiza el documento.
Todas esas frases o formulismos que en una poca se usaron, deben ser totalmente descartados. La
poca actual exige un lenguaje ms coloquial, una expresin escrita basada en lo moderno. La forma del
hombre antiguo o de hace algunos aos es muy diferente de la del hombre de hoy. Sus necesidades son
distintas y sus intereses son otros; por lo tanto, su forma de expresin oral y escrita tiene que variar. En
la actualidad, el hombre evita el exceso de cortesa y el formulismo que se torn habitual en una poca.
Se busca que el escrito, carta o documento sea funcional. No se puede seguir empleando las frases de
hace mucho tiempo, que carecen de modernidad, de actualidad. Por ejemplo: antes se usaba Ruego a
usted muy atentamente se sirva a bien disponer o autorizar Ahora se usa: Mucho le agradecer dar
su autorizacin
La forma de expresin de un hombre denota cmo es su educacin, cultura, forma de ser, etc. Si
demuestra descuido al escribir y usa un vocabulario pobre y ordinario; su personalidad ser reflejada de
distinta manera que la de una persona que escribe con claridad, precisin y sencillez en su vocabulario.
Para lograr un estilo adecuado, es conveniente observar ciertos lineamientos o requisitos que debe llenar
nuestro mensaje:
CLARIDAD: significa que lo que se escriba sea comprensible al lector;
Escriba observando las reglas ortogrficas.
Usar una correcta puntuacin.
Usar un lenguaje sencillo y no escribir con vocabulario rebuscado y pomposo que denote
petulancia por parte del remitente.
No usar abreviaturas dentro del cuerpo de la carta.
Si se usan siglas, stas deber ir ratificadas con el nombre completo.
Usar las palabras con toda propiedad y escribir oraciones construidas de acuerdo a las
recomendaciones gramaticales.
NATURALIDAD: esta caracterstica es bsica en los escritos; conduce al lector a escribir o redactar sin
adulaciones, sin formulismos, sin grosera, sin palabras de doble sentido, sin vulgaridad. Exige
vocabulario sencillo, frases naturales de cortesa, sinceridad en lo que se dice.
PRECISIN: consiste en utilizar las palabras precisas que den el verdadero sentido que se desea dar al
mensaje. Para observar esta caracterstica en el estilo, es conveniente usar con ms frecuencia el
diccionario y leer libros de autores famosos.
CONCISIN O BREVEDAD: esta es una caracterstica que le da al mensaje concrecin, que permite
escribir en pocas palabras todo lo que deseamos decir, sin recurrir al circunloquio (rodeo, ambigedad)
que adorna y empobrece a la vez nuestro mensaje. En la actualidad, es necesario ir al grano para
economizar tiempo y energas. La concisin no significa ser irrespetuoso; podemos ser corteses y
amables, pero breves.
ARMONA: todo ser humano es amante de la belleza y la armona. Escribir con armona, es escribir con
sonoridad; es decir, que el conjunto de palabras estn combinadas o entrelazadas de manera que al
leerlas en voz alta, su sonido sea agradable, aunque lo que se diga no sea necesariamente aspectos
positivos de un asunto.
Es conveniente evitar el choque fuerte de palabras o el uso excesivo y continuo de monoslabos.
Es importante evitar la cacofona (cacos=malo, fonos=sonido).
INTERS: este aspecto persigue despertar en el nimo del destinatario la curiosidad, la atencin,
incentivar y causar una buena impresin. El redactor debe evitar caer en lo rutinario (cartas de
machote), en lo impersonal, en lo abstracto, en lo vano.
Cada carta debe tener el toque personal del redactor; y demostrar la habilidad que tuvo ste en
despertar el inters en el lector.
Los argumentos presentados en una carta, deben ser de suficiente peso para que convenzan
positivamente al lector; y ste acte de acuerdo a nuestros deseos.
MEMBRETE: es la identificacin que se hace del remitente de una carta. Generalmente se imprime en la
parte superior de la hoja de papel, pero puede ir en cualquiera de los dos extremos superiores. Algunas
empresas tienen un tipo de membrete que cubre toda la hoja y otras usan un rayado vertical en la parte
izquierda del papel.
En el membrete puede ir:
El nombre de la institucin Direccin electrnica
Su lema Nombre de la ciudad
Direccin y telfono-s Otros.
NOMBRE DE LA CIUDAD Y FECHA: si en el membrete no va el nombre de la ciudad; deber ponerse sta
en la fecha. De lo contrario, basta poner solamente la fecha. La fecha se escribe poniendo primero el
da, luego el nombre del mes (con minscula) y seguidamente el ao (sin utilizar la coma, ya que en los
nmeros de cuatro dgitos, no se recomienda escribir ni punto ni coma.
b. El nombre completo de la persona. Debe respetarse la ortografa del nombre y el gusto del destinatario
en la forma de escribir su nombre.
c. Puesto que desempea la persona. Si el nombre de la persona es corto, puede escribirse en la misma
lnea el puesto que desempea, anteponindole una coma. Si el nombre de la persona es largo, es mejor
escribir el puesto en otra lnea. Una coma puede sustituir a las palabras de o de la.
Ejemplo:
Licenciado
Roberto Valdeavellano Castillo
Jefe, Departamento de Personal
d. Nombre completo de la institucin. No es conveniente escribir slo las siglas, ni aun en el caso de
escribir cartas internas.
e. Nombre del edificio y el nivel. Estos datos se colocan en la carta y en el sobre. Es importante colocar
estos datos para una mayor informacin del destinatario.
Ejemplo:
Doctor
Erwin Alemn, Director
Instituto de Nutricin
Edificio El Tringulo Nivel 17
7. Avenida 15-46, zona 4
Guatemala, Guatemala.
f. Direccin exacta. Al escribir la direccin hay que respetar la numeracin de calles y avenidas. En
Guatemala, de la 1. A la 10. Se conocen con nmeros ordinales. A partir de la 11 en adelante, los
nmeros son cardinales. Despus del nmero de la casa se coloca una coma y luego la palabra zona
que puede ir con mayscula, minscula o abreviatura; lo mismo se puede hacer con las palabras calle o
avenida.
g. Nombre de la ciudad. Las palabras presente y ciudad no se recomiendan porque son ambiguas y
no significan nada. Es mejor usar el nombre de la ciudad.
TRATAMIENTO, SALUDO O VOCATIVO: el tratamiento que se le da a una persona, depende del grado de
familiaridad o confianza que se le tenga. Si se escribe la palabra estimado o apreciado es porque se le
estima o aprecia. No se recomienda el uso de los adjetivos estimable o apreciable, ya que indica en la
persona que los usa, una actitud an no consumada. estimable o apreciable significa que puede llegar
a ser estimada o apreciada, no que lo sea para uno.
Cuando la carta es eminentemente oficial, es conveniente tratar a la persona por el puesto que
desempea; de lo contrario, puede tratrsele por su nombre o por su ttulo acadmico. El tratamiento,
sea cual fuere, debe ser siempre deferente y respetuoso.
La palabra seor en el saludo o vocativo se escribe sin abreviatura y siempre deber escribirse con inicial
mayscula.
INTRODUCCIN DE LA CARTA: la introduccin de una carta es la motivacin de la misma; ste tiene que
ser sumamente interesante para provocar toda la atencin en el lector. Las frases rutinarias y muy usadas
no causan una buena impresin. Es necesario usar frases originales, personales o propias que
demuestren la creatividad del remitente.
DESPEDIDA: la despedida puede catalogarse como el cierre de una carta. Existen cartas que requieren
una despedida larga y otras que exigen una despedida corta.
a. Despedidas cortas: Atentamente, Respetuosamente, Cordialmente, Sinceramente,
Afectuosamente, Muchas gracias.
b. Despedidas largas:
En espera de sus noticias, quedo de usted muy atentamente,
En espera de que mi solicitud tenga su aprobacin, quedo de usted atento servidor,
Nuevamente muchas gracias,
Mucho agradecer la atencin que d a mi solicitud; y en espera de su respuesta quedo muy
atentamente,
ANTEFIRMA: la antefirma puede ser el nombre de un departamento o el lema de alguna institucin. Esta
debe ser escrita totalmente en mayscula y despus de la despedida corta o larga.
Ejemplo:
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El nombre del remitente debe escribirse con inicial mayscula, anteponindole su ttulo acadmico.
La lnea que se coloca arriba del nombre mecanografiado del remitente, es innecesaria; ya que las
personas al firmar no la necesitan.
Si son varias personas las que firman una carta o documento, es conveniente buscar la esttica en la
colocacin de los nombres. Es muy importante escribir primero los nombres de las personas segn su
jerarqua.
Si la carta es firmada por una persona, y debe llevar el visto bueno del jefe; es correcto escribirlo as:
Atentamente,
Vo.Bo.
Licda. Lupe Palomo de Meneses
Directora del rea Secretarial
El sello de la institucin o del departamento se coloca de preferencia, en el lado izquierdo de la firma; sin
embargo, no est impuesto o establecido el lugar.
En las cartas de solicitud de empleo, se recomienda escribir abajo del nombre, la direccin y telfono del
remitente.
En la actualidad: si es hombre deber colocar inicial de su primer nombre y escribir su primer apellido.
Si es mujer escribir su primer nombre y colocar la inicial de su primer apellido.
ESTETICA DE LA CARTA
El tamao de una carta se mide por el nmero de palabras que tiene el texto de la misma.
1. Estilo Bloque extremo: consiste en que todas las partes de la carta principian en el margen
izquierdo u los prrafos no llevan sangra.
2. Estilo bloque: La fecha, despedida corta, antefirma y firma se colocan a partir de la mitad de la
hoja de papel. Las dems partes de la carta se escriben a partir del margen izquierdo y los
prrafos no llevan sangra.
3. Estilo semibloque: Es parecido al estilo anterior, con la nica diferencia de los prrafos llevan una
sangra de cinco o diez espacios.
4. Estilo Sangrado: Consiste en que el destinatario, la despedida corta, antefirma i firma se escriben
con una sangra de tres espacios entre lneas y lnea. Los prrafos llevan una sangra de cinco o
diez espacios, ni menos ni ms.
5. Estilo colgante: consiste en que la primera lnea del destinatario es la nica que se escribe sin
sangra; las dems llevan una sangra de tres espacios. Lo mismo se hace con la despedida,
antefirma, y firma.
Esta puntuacin se refiere a la forma de puntuar las diferentes partes de la carta, menos el
cuerpo o texto de la misma. Existen tres clases, a saber.
1. Puntuacin cerrada o completa: consiste en que al final de la fecha se escribe punto. Al final
de cada una de las lneas del destinatario llevan coma, menos en la ltima. Despus del
saludo se escriben los dos puntos.
Fecha ___________________________________
___________________________
___________________________ Destinatario
___________________________
2 espacios
_________________________ Tratamiento, saludo o vocativo
2 espacios
Introduccin de la carta_____________________________________
______________________________________________________________________________
____________________________________
2 espacios
2do. prrafo______________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________
2 espacios
3er.Prrafo________________________________________
______________________________________________________________________________
__________________________________________________
2 espacios
Despedida corta__________________________
2 espacios
Antefirma___________________________
4 espacios
Firma ____________________
Puesto___________________
2 4 espacios
_________ Aditamentos
_________
EJEMPLO DEL ESTILO BLOQUE EXTREMO CON PUNTUCIN ABIERTA
Seorita
Georgina Sandoval Paz
7. Avenida 3-24, zona 1
Guatemala
Me es grato dar respuesta a su carta del 2 de enero, en la cual solicita informacin sobre el estilo Bloque
Extremo. Al respecto puedo informarle que es el estilo ms sencillo, que requiere menos esfuerzo y el
ms econmico, ya que todas las partes de la carta principian en el margen izquierdo.
Este estilo no es muy artstico, ya que el peso recae en un solo lado, o sea, el margen izquierdo. Muchas
personas no usan este estilo por su esttica.
No se recomienda usar este estilo cuando la carta se escribe a rengln doble, ya que no es fcil
diferenciar un prrafo de otro. Observar que al principio de prrafo no uso sangra.
Espero que esta informacin le sea de beneficio para que usted tenga una idea ms amplia del estilo
Bloque Extremo.
Atentamente,
Seorita,
Anil Rodrguez,
10. Avenida A 3-04, zona 2,
Guatemala, Guatemala.
De acuerdo a nuestra conversacin telefnica del 16 de enero, me da mucho gusto informarle sobre las
caractersticas del etilo Bloque.
Este estilo consiste en que la fecha, la despedida corta, antefirma y firma se colocan a partir de la mitad
de la hoja de papel; y los prrafos de la carta no llevan sangra, por esa razn, no es recomendable
hacerla a rengln doble.
La puntuacin que uso en esta carta es la cerrada o completa, que consiste en colocar un punto al final
de la fecha, coma en el final de cada una de las lneas del destinatario, menos en la ltima que lleva
punto. Despus de la despedida se coloca una coma, al final de la firma se pone otra coma y en el puesto
de la persona se coloca un punto. Es importante que recuerde que cuando se habla de puntuacin de las
cartas, no se refiere al texto, sino a las dems partes de la misma.
Espero que esta informacin le sea de provecho y que en su prctica secretarial pueda usar este estilo.
Atentamente,
PROGRAMA DE ADIESTRAMINTO,
McdeF/mcdef.
EJEMPLO DEL ESTILO SEMIBLOQUE CON PUNTUACIN COMPLETA
Seorita
Marisol Camey,
Avenida Elena 3-40, zona 3,
Guatemala, Guatemala.
Estimada seorita:
De acuerdo a su solicitud del 12 de enero de 1986, con mucho gusto le envo la informacin
sobre el estilo de carta Semibloque.
Para una mayor ejemplificacin, esta carta se la escribo en el estilo Semibloque. Como usted
podr darse cuenta, es un estilo muy atractivo y por esta razn es el que ms se usa en la
correspondencia comercial y oficial.
La fecha, despedida corta, antefirma y firma van escritas a partir de la mitad de la hoja de papel;
las dems partes de la carta principian en el margen izquierdo y todos los prrafos llevan una sangra que
pude ser de cinco o diez espacios.
Mi deseo es que esta breve informacin que le proporciono le sea de mucha utilidad.
Cordialmente,
Seorita
Graciela Lpez
10. Calle 11-47, zona 1
Guatemala, Guatemala
Gustosamente doy respuesta a su atenta nota del 16 de enero de 1986, en la cual me solicita
informacin y detalles sobre las caractersticas del estilo Sangrado.
En este estilo cada una de las lneas del destinatario lleva una sangra de tres espacios, excepto la
primera. En la forma antes mencionadas se escribe la despedida corta, antefirma y firma (el puesto de la
persona se hace tambin con sangra).
Este estilo requiere demasiado tiempo y mucha dedicacin por parte del remitente; por lo tanto,
es de los menos usados. Se considera uno de los estilos ms conservadores, ya que muchas cartas
manuscritas se hacan en esta forma.
Para clarificar mi explicacin, le escribo esta carta en el estilo sangrado; aunque, en lo personal,
el estilo que yo ms uso es el semibloque.
Afectuosamente,
Mercedes C. de Figueredo.
Catedrtica
MCdeF/sm
EJEMPLO DEL ESTILO COLGANTE CON PUNTUACIN ABIERTA
Seorita
Gladys Prera
17 Avenida A 0-86, ZONA 15
Vista Hermosa I I
Guatemala, Guatemala
El curso de Cmo ser un eficiente auxiliar del ejecutivo desarrollar el siguiente programa, del 9 de
febrero al 12 de mayo, de 8 a 10 horas, en las instalaciones del INAP, 6. Avenida 13-11, zona 9.
El curso de Relaciones humanas para las Secretarias realizar un programa sorpresa y se llevar a cabo
del 24 de marzo al 12 de mayo, de 10 a 12 horas. Este curso contar con la participacin de
catedrticos destacados como el Licenciado Ral Roldn Rubn y la Licenciada Mara del Carmen
Garca de Fernndez, profesionales egresados de la Universidad Nacional de Chile.
Ojal que pueda participar en cualquiera de estos cursos que estn prximos a comenzar.
Cordialmente
Puntuacin Cerrada
Seor,
Fernando Soler,
Catedrtico, Programa de,
Adiestramiento en el Servicio,
Instituto Nacional de Adminis-
Tracin pblica -1 N A P- ,
6. Avenida 13-11, zona 2,
Guatemala, Guatemala.
Licenciada,
Irma Fernndez Vielman,
1. Avenida no. 30, zona 1,
Antigua, Guatemala.
Puntuacin abierta
Seorita
Leticia Garca Rosal
2da. Calle 30-23, zona 2
Quezaltenango
Bloque Bloque
Semibloque
Sangrado Sangrado
Colgante Colgante
Estndar
Abierta
Abierta
Cerrada Cerrada
La carta de dos o ms pliegos requiere que la primera hoja lleve membrete y las dems no; sin
embargo, deben ser identificadas y numeradas. En alguna instituciones privadas y del gobierno envan
cartas de varios pliegos, y todas las hojas van con membrete; sin embargo, esto no es necesario.
De la fecha de esta carta, la mercadera llegar a finales del mes de febrero en el Vapor Reina Victoria.
LMSL/sm
1. Que los mrgenes izquierdo y derecho, superior i inferior sean ms o menos iguales.
2. Que los prrafos no sean muy largos porque aburren al lector y se pierde la atencin en el
mensaje.
3. El papel que se use tiene que ser de buena calidad.
4. El mismo estilo puntuacin que se usa en la carta, debe usarse en el sobre.
5. El sobre y la carta deben ser escritos con el mismo tipo de mquina y color de tinta.
6. Al dividir una palabra a final de rengln debe usarse el guin pequeo. El guin de subrayar
solamente debe usarse en casos especiales como: solicitudes en papel sellado, certificaciones,
actas y otros documentos que se elaboran en papel sellado o espaol.
7. Algunas personas creen que los mrgenes izquierdo y derecho tienen que ser exactamente
iguales, y para conseguirlo usan el guin de relleno. Esto es incorrecto porque se sacrifica la
claridad del mensaje por la esttica de la carta.
Todas las cartas pueden tener su dentelleo, o sea, que es permisible que una lnea se salga del
margen hasta tres espacios. Hay instituciones que le exigen a sus secretarias que no dividan
palabras a final de rengln, y que las cartas no tengan dentelleo; esto, por supuesto, requiere de
una mquina especial y un mayor esfuerzo por parte de la secretaria.
8. No es recomendable usar la lnea arriba del nombre mecanografiado de la persona que firma la
carta. Esta lnea no se respeta, ya que algunas personas firman para abajo o para arriba.
9. Evitar, en lo posible, que haya divisin de palabras en tres lneas consecutivas. Ejemplo:
soli-
anten-
conven-
10. No usar en exceso el uso de las letras maysculas.
CLASIFICACION DE CARTAS
Segn su redaccin, las cartas pueden clasificarse as:
1. Cartas de tramitacin: son aquellas que como su nombre lo indica, sirven para tramitar algn
asunto. Estas cartas no requieren de un gran esfuerzo para escribirlas. Dentro de las notas o
cartas de tramitacin se pueden mencionar:
Cartas de pedido
Cartas de solicitud de referencias
Cartas de informacin
Cartas de acuse de recibo, etc.
2. Cartas argumentativas: son todas aquellas cartas que requieren de un mayor esfuerzo por parte
de la persona que las redacta, toda vez que los argumentos que exponga pueden ser decisivos
para la respuesta que se necesite. Estas cartas exigen o requieren de un gran cuidado y bastante
lgica para influir en el nimo de las personas. Ejemplo:
Carta de solicitud de empleo
Cartas de cobro
Cartas de recomendacin
Cartas de publicidad, etc.
Cuando la persona que redacta est principiando o no tiene mucha experiencia, es recomendable que
haga las cartas en borrador y luego las revise y las lea en voz alta.
Carta solicitud de Empleo
La carta de solicitud de Empleo debe reflejar nuestra propia personalidad. Antes de escribirla
auto examnese y hgase las preguntas siguientes:
Qu habilidades poseo?
El objeto de una carta de Solicitud de Empleo es lograr una entrevista, por lo que debe ser
persuasiva y tener el poder de convencer al empleador de que usted es la persona indicada para
desarrollar el trabajo que corresponde a la plaza vacante.
6.- Evite escribir datos personales que en nada pueden interesar al empresario.
Seores
Apartado Postal 567
Guatemala, Guatemala
Seores:
Tengo a la vista su anuncio de Prensa Libre del da de hoy, en el cual solicitan los servicios de una
Secretaria Comercial con experiencia y conocimientos en computacin.
Soy egresada del Liceo Miguel Angel Asturias en 2005. Escribo a razn de 100 palabras por
minuto en Taquigrafa y 70 palabras por minuto en Mecanografa. Mis conocimientos sobre Ortografa,
Redaccin y Archivo son buenos. Para dar a conocer mi experiencia y mi preparacin acadmica,
agradecer a ustedes darme la oportunidad de un examen de oposicin.
Por lo antes expuesto, muy atentamente solicito a ustedes la plaza vacante de Secretaria que
tienen ustedes en el departamento de Personal.
Mara V.
EJEMPLO DE CARTA DE SOLICITUD DE EMPLEO
Licenciado
Miguel Angel Barrios Paz
Jefe de Personal
Banco Nacional de Desarrollo
Agrcola B A N D E S A-
9 a. Calle 9-27, zona 1
Guatemala, Guatemala
Por medio del licenciado Higinio Hurtado, Jefe del Departamento de planificacin y programacin
y programacin de esa institucin, me enter que en el Depto de personal hay una plaza vacante de
Secretaria Bilinge; por lo tanto, muy atentamente solicito a usted ser tomada en cuenta para ocupar
dicha plaza.
Soy secretaria Bilinge, egresada en 1978 en el Colegio Sagrado Corazn. Tengo amplios
conocimientos en las ciencias secretariales. Mi experiencia como secretaria Bilinge es de dos aos,
los cuales he trabajado en la Embajada del Canad.
Adjunto a esta carta mi curriculum vitae y dos fotografas recientes para cualquier entrevista
personal o examen de oposicin, agradecer que me enven una citacin a la siguiente direccin: 1ra.
Calle B 4-32, zona 11 Colonia Molino de las Flores, telfono 481818.
5) Referencias: solamente debe dar como referencias, los nombres de las personas que
realmente le conozcan y que puedan informar sobre sus estudios, capacidad, puntualidad,
sentido de responsabilidad, etc.
6) No olvide que su carta va a competir con muchas ms y que de ella depende que Ud. sea una
de las personas seleccionadas para la entrevista.
MODELO DE UN CURRICULUM VITAE
CURRICULUM VITAE
DATOS GENERALES
Estudios Realizados
TRABAJO DESEMPEADOS
OTRAS ACTIVIDADES
Educacin:
Perito Contador, graduada en el Colegio Santa Marta, en noviembre de 1980. Secretaria Bilinge,
graduada en el Colegio El Carmen el 10 de octubre de 1981.
Ingls avanzado
Mecanografa 120 palabras por minuto
Taquigrafa 70 palabras por minuto
Experiencia:
Contadora en la Tabacalera Nac. S.A. de diciembre 1981 a mayo de 1982. Secretaria Contadora en la
Escuela Nacional de Ciencias Comerciales, de junio 1982 a la fecha.
Referencias:
Mara Lpez, directora del Colegio Santa Marta
Telfono 51304030
Las casas comerciales acostumbran solicitar referencias acerca de la persona que ha solicitado un empleo
o un crdito. Con anticipacin el solicitante ha proporcionado los nombres de las personas que pueden
dar tales referencias.
Licenciado
Ral Cbar Girn
Jefe de Personal
Instituto Nacional Forestal
-INAFOR
Finca La Aurora, zona 13
Guatemala, Guatemala
Anexo: 1 hoja de referencias, un sobre con franquicia postal. (no se le cobra el envo)
CARTAS DE REFERENCIAS
Es la respuesta que se da a la solicitud de referencias. Los informes que en ella se proporcionan deben
ser ajustados a la verdad.
Licenciado
Salvador Cruz Castillo
Gerente General
Banco Granai & Townson S.A.
7. Avenida 4-23, zona 4
Guatemala, Guatemala
Seor Gerente:
Me da mucho gusto informarle que la seorita Mara Paola Asturias Paz, trabaj en esta
institucin, por espacio de cuatro aos. Durante el tiempo que la seorita Asturias Paz Labor en estas
oficinas, se caracteriz por ser una secretaria muy eficiente y responsable; sin embargo, me siento en la
obligacin de informarle que la seorita mencionada padece frecuentemente de dolores de cabeza, lo
que le impide efectuar su trabajo con regularidad y cabalidad.
Espero que esta informacin que le proporciono, sea archivada en estricta reserva. Cualquier
informacin adicional sobre la seorita Asturias, puedo proporcionrsela por telfono.
Atentamente,
DEPARTAMENTO DE PERSONAL
A QUIEN INTERESE:
Me es grato informar que la seorita Mara Cristina Cifuentes Alejos trabaj en esta institucin por el
trmino de cinco aos; y desempe los cargos de secretaria del Depatamento de Abogados y secretaria-
recepcionista del Departamento de Personal.
La seorita Cifuentes Alejos demostr ser una persona capaz, puntual, respondable, colaboradora,
eficiente y fiel cumplidora de sus obligaciones. Se retir de esta empresa por mejoras salariales.
La institucin que ocupe los servicios profesionales de la seorita mencionada, adquirir un eemento
muy valioso. Cualquier informacin adicional con respecto a la citada persona, gustosamente la
proporcionar.
Atentamente,
El propsito de estas cartas es obtener informacin, como listado de precios, catlogos, muestras de
productos, respuesta a anuncios publicitarios, etc. El mensaje es muy corto.
Licenciada
Thelma Lpez Young
Coordinadora, Programa de
Adiestramiento en el Servicio
Instituto Nacional de Adminis-
Tracin para el Desarrlollo INAP-
6a. Avenida 13-11, zona 9
Guatemala, Guatemala
Muy atentamente solicito a usted informacin sobre los cursos que ese programa de
Adiestramiento en el Servicio impartir en el primer trimestre de 1986.
Tengo muy buenas referencias sobre los cursos que ustedes imparten, y como Jefe de personal
que soy del Banco Nacional de la Vivienda me interesa muchsimo que todos los empleados de esta
institucin tengan la oportunidad de participar en las asignaturas que les agrade e interese.
Tuve conocimientos de que las actividades docentes de INAP principiarn el 9 de febrero del ao
en curso; por lo tanto, necesito conocer todo el programa del 86 para poder promocinalo dentro del
banco.
Agradecer la atencin que d a mi solicitud, y espera de sus noticias quedo como su deferente
servidor,
DEPARTAMENTO DE PERSONAL
CVM/am
CARTAS DE RESPUESTA A SOLICITUD DE INFORMACIN
El objetivo de estas cartas es lograr que el cliente haga pedidos a la compaa en base a la informacin
proporcionada ya sea de precios, catlogos, trminos, servicios, etc.
Seor
Juan Manuel Castro Lpez
Gerente General
Elektra, S.A.
Cobn, A.V.
Acusamos recibo de su amable carta en la que nos solicitaban informacin detallada sobre nuestros
productos ya que, segn indicaban en la misma, queran ofrecer a sus clientes nuestra gama de equipos,
en estos momentos ms de 250.
No tenemos inconveniente alguno en hacerles llegar dicha informacin, pero dada la amplitud de
nuestras lneas de productos sera conveniente que nos indicaran qu tipos de equipos necesitan o bien
las necesidades que necesitan cubrir para recomendarles los productos ms adecuados.
Tenemos un servicio de atencin comercial al que pueden dirigirse o bien contactar directamente con el
Jefe de Ventas, el cual ha sido informado de su peticin. Si lo desean podemos contactar con ustedes va
telefnica o presencialmente el da y hora que nos indiquen
Ponemos a su disposicin nuestras instalaciones por si desean visitar la sede de nuestra empresa y
comprobar como trabajamos y a qu se debe el nivel de calidad de nuestros equipos.
Los datos principales que debe contener, son: cantidad, clase de artculo, marca, calidad, estilo, talla,
color, precio, etc., en general todos los datos que se consideren necesarios para evitar posibles
equivocaciones.
Tambin es importante indicar la forma en que se efectuar el pago o bien si se enva cheque, indicar el
nmero, cantidad y Banco girado. Indique adems, el medio de transporte.
En algunas casas comerciales se emplean formulas especiales de pedido, con un rayado similar al de las
facturas en las que en una forma ordenada indican los artculos que necesitan con todos los detalles,
accesorios, adjuntndolas a la carta.
Planeamiento Carta
Seores:
Solicitud Srvanse enviarnos los siguientes artculos:
Despedida Atentamente,
EJEMPLO DE CARTA DE PEDIDO
Seor
Mario Enrique Gonzlez Paz
Jefe, Departamento de Ventas
Librera La Lectura
6. Avenida 11-32, zona 1
Guatemala.
Mucho le agradecer enviarme para el 28 de enero del presente ao, la mercadera que detallo
en hoja adjunta.
Como en ocasiones anteriores, el pago lo har contra entrega del pedido y presentacin de la
factura correspondiente.
Espero que, como de costumbre, me haga el 10% de descuento sobre el monto total.
Atentamente,
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
PEDIDO No. 24
Atentamente,
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En algunas empresas comerciales hay formas especiales de envo que se hacen en duplicado o triplicado
debiendo la persona que recibe la mercadera devolver el original debidamente firmado.
Licenciada
Beatriz Rivera de Santos
Jefe, Depto. De Contabilidad
Instituto Nacional de Electrificacin
INDE
6. Avenida 4-37, zona 4
Guatemala, Guatemala
Apreciada Licenciada:
Recib su atenta carta del 11 de enero, en la cual me solicita el envo de una mercanca.
Gustosamente le comunico que su pedido No. 24 ser despachado el viernes 16 del mes antes
mencionado.
Agradezco la confianza que usted nos ha demostrado al preferirnos en sus compras.
Quedo de usted, como siempre, atento servidor y amigo,
LIBRERA LA LECTURA
CARTAS DE RECLAMO
Cuando un pedido no ha sido despachado conforme a nuestros deseos ya sea porque lleg mal
empacado o equivocado o bien deteriorado, nos vemos precisados a hacer un reclamo, el cual debe
hacerse en forma comedida y sin faltar a las reglas de cortesa, aun cuando tal error nos haya causado
molestias.
Cartas de Aclaracin
Cuando se ha cometido un error es necesario enviar una carta aclaratoria a qu se debi. Pidiendo
excusa o disculpa e indicando la forma en que puede rectificarse, o cuando menos, prometiendo mayor
atencin en las prximas operaciones. Son generalmente respuestas a las cartas de reclamo.
Cartas Circulares.
Son aquellos cuyo texto es necesario darlo a conocer a varias personas. Para reproducirlas, es decir para
sacar varias copias de una misma de carta, se hace uso del papel carbn cuando el nmero de copias no
pasa de diez, en caso de necesitarse un mayor nmero de copias se har uso del mimegrafo, ditto o
fotocopia.
Los espacios que se dejan entre fecha y saludo pueden ser de ocho a diez espacios.
Frases de introduccin.
1. Avisamos a Ud. Que nos hemos trasladado a
2.Avisame a usted que ha ingresado a nuestra compaa el conocido hombre de negocios..
3. Le rogamos tomar no raque nuestro negocio denominado El Paje, permanecer cerrado
4. Le comunicamos que a partir de esta fecha sus pagos pude efectuarlos
5. Nuestro apreciable socio se ausentar del pas.
Como su nombre lo indica, sirve para requerir el precio de determinados artculos. Los datos
importantes que se deben anotar en esta clase de cartas son: unidad y marca del artculo cuyo precio se
solicita.
Son las que sirven para informar acerca de los precios de determinados artculos, son de consiguient4
respuesta a la solicitud de precios.
Son aquellas en que se avisa el envo de un giro o cheque para saldar una cuenta. Es importante anotar
en estas el nmero del documento, el nombre de la persona o institucin encargado de hacer el pago, la
cantidad en letras y en nmeros y la indicacin de que con tal documento queda candelada nuestra
cuenta pidiendo a la vez que se sirvan avisarnos al recibo del mismo.
1. Con nuestro cheque No a cargo del Banco de Londres quedar cancelada nuestra cuenta.
2. Acompaamos a sta un giro por valor de Q con el cual se cancela factura...
3. Nuestro saldo de Q quedar cancelado con el giro postal que le enviamos.
4. Le estamos remitiendo el pago de nuestra factura No con el portador, seor
5. Srvanse cancelar nuestra factura No con cheque No a cargo del Banco Agrcola.
Cartas de Renuncia
Cuando una persona se retira de algn empleo sea cual fuere el motivo, es conveniente comunicarlo a los
jefes con un plazo anticipado (15 das) a su retiro a efecto de que el jefe pueda encontrar a otra persona
que la sustituya dentro del mismo. Las cartas de renuncia deben ser, siempre atentas tratando de
conservar la buena armona con los jefes. Pero es de mal gusto anotar que nos retiramos por
desavenencia con compaeros de trabajo o fejes; asimismo; debe evitarse el decir que renunciamos
irrevocablemente, palabra que se acostumbra nicamente entre funcionarios pblicos.
LA SOLICITUD
Es la forma en que una persona o dependencia, utiliza como medio de peticin para algo que quiere en
forma personal o colectiva.
Ejemplo:
07 de agosto de 2015.
Seora Ministra:
Por este medio me dirijo a usted, para informarle lo siguiente:
Desde hace cuatro aos he venido sufriendo quebrantos de salud y me he sometido a dos operaciones
por una enfermedad coronaria. Debido a que los tratamientos son muy frecuentes, me es imposible
laborar en forma normal y sin ausentarme de mi trabajo como docente en la escuela Salvador de Oliva,
ubicada en la zona 3 de esta ciudad.
Por lo tanto, solicito que me sea autorizada mi jubilacin por tener 20 aos de servicio como docente en
varios establecimientos pblicos.
Para confirmar todo lo respecto a mi enfermedad, los tratamientos y operaciones que me han realizado,
han sido por medio del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, especficamente en la Policlnica
ubicada en la zona 3 y en el Hospital General de Enfermedad Comn, zona 2 de esta ciudad.
Le agradezco la atencin a la presente, y estar en espera de una resolucin favorable a mi solicitud.
Atentamente,
EL OFICIO
Las instituciones oficiales se comunican por medio de oficios; sirven para dirigirse a una autoridad,
dependencia o persona con el objeto de exponer un problema, asunto personal o gestin colectiva, del
cual se tiene respuesta por escrito en su solucin, trmite o negacin. Consta de fecha, nmero de oficio,
persona o funcionario a quien se dirige, contenido y despedida; firma, direccin o telfono y sello.
Oficio No. 223-15
Reg. T/n
Ref. MACH/Luca
Seores (as)
Supervisores (as) Educativos (as)
Departamento de Guatemala
Presente
LA NOTA OFICIAL
Esta se usa cuando el asunto a tratar es uno solo y menos formal. La extensin, estilo y concepto vara
segn a quien va dirigida.
LA PROVIDENCIA
Es la respuesta al recibo de una peticin para que siga un determinado trmite.
Este documento se inicia con un encabezado fraccionado de la dependencia donde se origina, la fecha,
descripcin del asunto y contenido de lo que se desea expresar. Se dirige en forma atenta sin despedida
y con copia.
Ejemplo: (hoja tamao carta)
(10 espacios del borde)
Prov. 0-065-2015
(3 espacios)
Clasificacin 1372-37-G-9-2015
(3 espacios)
GERENCIA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ELECTRIFICACIN. Guatemala, 14 de agosto del dos mil
(1 espacio)
quince.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
(5 espacios)
Interesado-o-os: Compaa Ingenieros Civiles Asociados.
(2 espacios)
ASUNTO: Solicitud reajuste de precios al contrato nmero trece
guin dos mil catorce 113-2015.
Construccin de la fase Cinco (5) del Proyecto hidroelctrico
Pueblo Viejo Quixal. - - - - - - - - - - - - - - -
(5 espacios)
Trasldese expediente a la Direccin Legal para que examine el expediente completo y
(1 espacio)
dictamine si procede autorizar el reajuste.
(1 espacio)
Los interesados acompaan fotocopias legalizadas de los documentos que amparan la
(1 espacio)
peticin.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
(5 espacios)
(4 espacios)
Posterior a la revisin analtica del expediente y solicitud planteada, los resultados son los
siguientes:
Primero: en relacin al reajuste de precios, el Artculo once (11) del Decreto treinta y cinco guin dos mil
doce, es de aplicacin general por cuanto en el no hace referencia a un sistema de clculo de sobrecostos
en particular. De consiguiente, la disposicin en el contenida, es igualmente aplicable al sistema de
frmulas de escalamiento.
Segundo: el Artculo citado no hace alusin a un lmite mximo de sobrecostos (techo) superior al diez
por ciento (10%); pero, tampoco lo prohbe. Por lo tanto es factible que el I.N.D.E. incorpore el lmite
mencionado en los contratos que suscriba.
De presentarse el caso descrito, se tendr una franja, limitada superiormente por el lmite mximo de
sobrecostos e inferiormente por el diez por ciento (10%). Cualquier sobrecosto ubicado dentro de dicha
franja, deber reconocerse y, en el caso contrario, no.
Cuarto: en lo referente a mano de obra, no deber pagarse ningn sobrecosto, porque ste es menor al
diez por ciento (10%) citado.
Quinto; para futuras solicitudes, de afrontar similar problema de sobre-costo abajo del diez por ciento
(10%), los interesados, previamente, tendran que renegociar el contrato por medio de una ampliacin
de ste.
Con el presente dictamen, trasldese el expediente a Gerencia General, para su aprobacin final.
ACUERDO
Es una ley emitida por el Gobierno de la Repblica. Tiene por objeto reglamentar algn acto
administrativo con el fin de amparar los actos de una o varias personas. Comparada con el Decreto, sta
se considera una ley de menor grado.
El Acuerdo puede ser emitido por:
a) Los Ministerios, en cuyo caso se llama ACUERDO MINISTERIAL.
b) El Poder Ejecutivo; se le denomina ACUERDO GUBERNATIVO.
Los Acuerdos constan de las siguientes partes:
a) Nombre de la oficina.
b) Fecha de su emisin.
c) El o los Considerandos.
d) Los Por Tantos y
e) Lo acordado.
El o los Considerandos y los Por Tantos, a veces pueden ser omitidos, menos lo acordado.
Referencia P-680-2015
ACUERDO No. 90-2015
LA PRESIDENCIA DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL BANCO DE LA CONSTRUCCIN
CONSIDERANDO:
Que se tuvo a la vista el informe relativo a la Auditora Externa de las operaciones realizadas por
la Institucin durante el ao dos mil catorce.
CONSIDERANDO:
Que el mismo llena todos los requisitos exigidos por la Junta Evaluadora y que se ajusta a las
normas descritas en las bases de licitaciones;
CONSIDERANDO:
Que el informe fue entregado en el tiempo estipulado y en el nmero correcto de ejemplares;
ACUERDA:
Que se liquide el precio que por el mismo fue fijado al adjudicatario del trabajo; consistente en
Q.85,000.00 (ochenta y cinco mil quetzales exactos).
Guatemala, 7 de agosto de 2015.
Lic. Alejandro Lorca Pellecer
Presidente.
Hecho por: Marisol Estrada.
Confrontado por: Carlos Pinto Zelaya.
J. GREGORIO BETETA
Presidente
RESOLUCIN
Es un documento en donde se analiza el fondo del asunto y se toma una decisin, la cual le pone fin al
procedimiento, por ejemplo: derogacin de algn impuesto; y se basa en los datos que la ley y la lgica
requieren para resolverlo.
Tambin se realizan para expresar reconocimiento, honrar, felicitar, expresar pena, indicar accin,
conmemorar o introducir una lnea de accin.
La Resolucin comprende: a) Considerando, b) Por Tanto y c) Resolucin.
En la Resolucin pueden omitirse los Considerando y Por Tanto, menos la Resolucin.
RESOLUCIN
LA PRESIDENCIA EJECUTIVA DEL BANCO GRANAI & TOWNSON, en vista de la solicitud de crdito
presentada por la seora ROXANA BARRIENTOS, y con base a la opinin emitida por el Departamento de
Crditos, segn Dictamen No. 2125-97 de fecha 2 de agosto de dos mil quince.
RESUELVE:
APROBAR un prstamo Fiduciario a la seora ROXANA BARRIENTOS, segn Resolucin No. 1199 del Acta
No. 138 de fecha 2 de agosto de 2015, en las siguientes condiciones:
1. FIADOR: ROBERTO GONZALEZ MENDEZ.
2. MONTO: Q.90,000.00 (NOVENTA MIL QUETZALES EXACTOS).
3. PLAZO: 5 aos, contados a partir de la fecha de entregados los fondos.
4. DESTINO: Mejoras de negocio ubicado en la 7. Avenida 33-85, zona 6, Guatemala.
5. FORMA DE
ENTREGA: una sola entrega directamente a la deudora.
6. RECUPERACIN: A partir del ltimo da hbil del mes siguiente de entregados los fondos,
60, cuotas mensuales, niveladas, vencidas y consecutivas de Q.1,800.00
(un mil ochocientos quetzales exactos) cada una; incluyen capital e
intereses de la obligacin.
7. INTERESES: 20% anual, incluido en la cuota nivelada.
8. GARANTIA: Fiduciaria, solidaria y mancomunada de los seores ROXANA
BARRIENTOS y ROBERTO GONZALES MENDEZ, quienes participan en la
operacin como deudora y fiador respectivamente, que deber constar
en Escritura Pblica.
9. OTRAS
CONDICIONES: a. Cualquier diferencia financiera que resulte como consecuencia de la
presente operacin, deber ser cubierta por la deudora.
b. Cualquier variacin en la tasa de inters, no se aplicar a este crdito.
c. Esta operacin deber formalizarse en un plazo mximo de quince
das, contados a partir de la fecha de notificada en la presente
resolucin; en caso contrario, quedar sin efecto.
DOCUMENTOS LEGALES
ACTA EN GENERAL:
El acta siempre debe poseer las siguientes partes:
1. Introduccin
2. Clasulas o cuerpo del acta.
Introduccin: consta de nmero del acta, nombre de la ciudad, da,mes, ao y hora, lugar o sede de la
reunin o sesin, ttulo, nombre y puesto de las personas que participan, motiva de la reunin. La
introduccin puede iniciar con o sin sangra.
Cuerpo del acta: contiene las clusulas que deben redactarse claras y concretas. Si aparecen nmeros, se
escriben en letras, a excepcin de los nmeros de artculos o nmeros de Leyes.
PRESENTACIN DEL LIBRO DE ACTAS:
1. Todas las hojas deben numerarse correlativamente.
2. Todas las actas deben firmarse y sellarse.
TESTADO:
En documentos como el acta, cuya redaccin es delicada, clara y precisa; al mecanografiar no se
permiten tachones ni borrones o algn error sin aclaracin.
De igual forma, es prohibido destruir hojas cuando se incurre en equivocaciones. En este caso se recurre
a la anulacin del acta, por medio de otra que se levantar a continuacin.
Para salvar errores o inexactitudes, fue creado el testado.
TESTAR: es un proceso importante; se utiliza con el objeto de no corregir con borrador o corrector de
cualquier naturaleza sino por medio de entrelinear o salvar.
Si se corrige en forma no aceptada, la contraparte puede planear la excepcin de nulidad por alteracin
de documentos segn de lo que se trate.
El testado se escribe inmediatamente despus de la ltima clusula y antes de firmar.
Consta de: Entrelineados (omisiones y agregados).
Significado: vanse los siguientes ejemplos:
/documentos/
TERCERO: Se tiene a la vista los docmentos que amparan lo asegurado por la seora Gmez
/Porras Ruiz,/
Rosi, y de cuya veracidad del seor no manifiesta oposicin alguna.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
NUMERO CUATRO (4). En la ciudad de Cobn, departamento de Alta Verapaz, el nueve de agosto de dos
mil quince, Ane M: MARIO DURAN SARTI, Notario, comparecen, por una parte la seora ANDREA
MARIANA SALGUERO RODAS, de cuarenta aos de edad, soltera, Secretaria, guatemalteca, de este
domicilio, con Documento Personal de Identificacin dos mil quinientos veinte espacio diecisiete mil
setecientos cuatro espacio un mil seiscientos uno, extendido por el Registro Nacional de las Personas de
esta ciudad; quien en el curso de este contrato podr llamarse LA PROPIETARIA o LA ARRENDANTE, y
por la otra, el seor MARIO REN GLVEZ ESTRADA, de cuarenta aos de edad, soltero, Transportista,
guatemalteco de este domicilio, con Documento Personal de Identificacin dos mil quinientos ochenta
espacio diecisis mil seiscientos tres espacio un mil seiscientos uno, extendido por el Registro Nacional
de las Personas de esta ciudad, quien en el curso de este contrato podr llamarse EL ARRENDATARIO o
EL INQUILINO. Doy Fe: de haber tenido a la vista los documentos de identificacin anteriormente
relacionados, de que los comparecientes me aseguran ser de las generales consignadas y hallarse en el
libre ejercicio de sus derechos civiles y de que me manifiestan que han convenido celebrar el contrato de
ARRENDAMIENTO, contenido bajo las siguientes estipulaciones y condiciones: a) El plazo es de seis
meses, contados a partir del quince de agosto del ao en curso; b) El arrendatario pagar en concepto de
arrendamiento la cantidad de UN MIL QUETZALES EXACTOS (Q.1,000.00), por cada mes en forma
anticipada, todos los das quince de cada mes calendario. Los dos comparecientes con el carcter con que
se presentan, manifiestan que aceptan para s el presente contrato. Yo el Notario Doy Fe: De todo lo
expuesto; de haber quedado a la vista el documento que aclara la propiedad del bien inmueble, objeto
de este contrato, de haber ledo ntegramente lo escrito a los otorgantes y bien impuestos de su
contenido, objeto, validez y dems efectos legales lo aceptan, ratifican y firman, junto con el Infrascrito
Notario, que de todo lo relacionado da fe.
Ante m:
MARIO DURAN SARTI
Abogado y Notario
ESCRITURA
Es un documento legal y formal. Por su medio se transfiere el ttulo de una o varias propiedades o
inmuebles a una o varias personas, u otros.
Todo lo relacionado es aprobado por un Abogado, escribindolo en su protocolo, antes de certificarla a la
Agencia gubernamental correspondiente.
INDICACIONES ESPECIALES:
Todas las hojas van firmadas y selladas por el Abogado.
Al final todos los intervinientes firman.
El Abogado firma despus de las personas involucradas en el documento. Antepone la frase Ante m:
firma y sella.
AUTENTICA
Es una verificacin que efecta un Notario, de las firmas de la o las personas que aprecen en la redaccin
de un documento legal.
Estas firmas deben efectuarse ante el Notario, quien comprueba por medio de los Documentos de
Identificacin Personal, si dichas firmas corresponden a la o las personas mencionadas dentro del
documento. Las firmas se repiten.