Comunicarea cu clientul

Prin conceptual de comunicare se intelege orice activitate , prin care o informative este
transmisa de o persoana/un grup catre alta persoana sau grup in cadrul colectivului sau in afara
acestuia.In proiectele de success un factor important il reprezinta alcatuirea si folosirea unui concept
efectiv de comunicare la nivelul tuturor celor implicate in proiect .Pe masura ce se emit instructiuni de la
un department la altul, informatiile trebuie retransmise prin canalele de comunicare pentru a semnala
rezultatele obtinute prin aplicarea fiecarei instructiuni.

Aceste date de feedback sunt utilizate pentru corectarea erorilor care pot sa apara pe parcursul
derularii proiectului . Majoritatea informatiilor legate de proiect circula de-a lungul liniilor ierarhice
stabilite , dar si intre acestea formand o retea complex de conexiuni functionale aflate in continua
transformare . La inceputul proiectului de dezvoltare se recomanda sa se defineasca sis a se instaleze un
concept tehnic de comunicare la nivelul membrilor echipei. Cu aceasta ocazie se stabileste ce fel de
informatii vor fi furnizate, in ce structura si unde . Prin utlizarea la nivelul proiectului a tehnicilor modern
de comunicare, se creaza o retea virtuala de comunicare

Comunicarea poate fi realizata in mod direct sau utilizand tehnologia informatiei. Comunicarea
prin discutii directe este avantajoasa pentru fiecare proiect de dezvoltare. In aceasta situatie membrii
colectivului se afla in contact direct, adica sub acelasi acoperis sau chiar in aceeasi camera. Discutiile
directe, fie ele char impulsive care au loc pe hol sau in cadrul unei sedinte convocate anterior constituie
un instrument efectiv de lucru. Comunicarea directa prin discutii are mare importanta sociala, dar este
mult mai indelungata cat timp . In present discutiile directe sunt de multe ori nerealiste deoarece
colectivele sunt partial impartite in diverse locuri, de asemenea lipsa cronica de timp reprezinta un
factor care nu poate fi neglijat.

In aceste cazuri este indicat sa se implementeze o retea informatica suplimentara, prin care pe
de-o parte se acopera comunicari mai mici iar pe de alta parte se faciliteaza sedinte de coordonare
eficiente care pot acoperi distante mai mari care despart pe membrii echipei de lucru. Comunicarea
bazata pe tehnologia informatiei este in present din ce in ce mai utilizata. Pentru aceasta exista cele mai
variate oferte software:

- e-mail/http- aplicabil in special in transferal de informatii si de date;

- forum de informatii- software complex pentru schimbul de informatii;
- e-mail si discutii Chat-Rooms;
- PDM- Product Data Management pentru administrarea si schimbul de documente;
- DMS-Document Management Systems pentru administrarea documentelor in siste,
 Proceste de executie- realizarea aplicatiei

In cadrul acestui process se realizeaza efectiv aplicatia de gestiune a activitatii Librariei Humanitas:

-executia bazei de date:

- nivelul conceptual

- nivelul logic

- realizarea schemei fizice

- crearea tabelelor si a legaturilor dintre ele

- aplicarea restrictiilor asupra bazei de date

- realizarea interfetei

- realizarea conexiunii aplicatiei cu baza de date

- implementarea operatiilor asupra bazei de date( adaugarea, modificarea, sortare, stergere, realizare
rapoarte in functie de criteriile dorite)si restrictii

- realizarea ascultatorilor pentru butoane

- introducerea datelor in baza de date

- verificare soft si date introduce

- executie documentatie

- manual de instalare

-manual de utilizare

-incheiere process de executie

 Procese de inceiere a proiectului

Inainte de incheierea proiectului, Comitetul de Conducere al Proiectului trebuie sa is idea acceptul in

scris in urma asigurarii ca toate librabilele au fost furnizate si acceptate si acolo unde este cazul, au fost
realizate aranjamentele necesare pentru suportul si intretinerea librabilelor pe durata lor de viata.

In cadrul acestui process trebuie realitate- la beneficiar- training-ul si predarea documentatiei

pentru beneficiar in vederea predarii proiectului:

- Organizare training
- Material pentru training;
- Desfasurarea training-ului;
- Material pentru asigurarea mentenantei
- Predarea documentatiei necesare;

Manual de instalare a programului

Manual de utilizare a programului

- Finalizarea operatiunilor economice;

- Elaborarea documentatiei pentru finalizarea proiectului
- Intalnirea finala cu beneficiarul;
- Incheiere proiect;

La sfarsitul proiectului, managerul de proiect tine o reunine de incheiere a proiectului. Se realizeaza un

raport care se distribuie echipei proiectului, comitetului de proiect si responsabilului de calitate. Pe
parcursul perioarei de garantie, seful de proiect va pastra in continuare si va tine la zi dosarul de proiect.

In aceasta faza, managerul de proiect are urmatoarele responsabilitati:

- Obtine aprobarile pentru acceptarea rezultatelor finale

- Intormeste si inainteaza rapoartele finale;
- Informeaza partenerii in legatura cu inchiderea proiectului si rezultatele obtinute;
- Realizeaza o evaluare a proiectului;;
- Evidentiaza performantele obtinute
- Siblinieaza tintele care nu au fost atinse
Procese de control si testare

Activitatile de control au ca obiectiv garantare faptului ca, la orice nivel al echipei de

management, nivelul superior de management poate

- Monitoriza progrsul;
- Compara planificarea cu realizarile
- Identifica problemele;
- Initia masuri corective;

Pe parcursul derularii proiectului trebuie in permanenta mentinunt controlul asupra progresului.

In cadrul procesului de control si testare se realizeaza testarea aplicatiei:

- Testarea codului;
- Identificarea problemelor;
- Modificarea codului;
- Testare mod de functionare a bazei de date;
Testarea introducerii datelor
Testarea modificarii datelor
Testarea stergerii datelor
Testarea sortarii datelor
Testarea realizarii de rapoarte
- Testarea modului de functionare a interfetei;
- Incheiere procese control-testare
Controlului schimbarii

In cadrlui oricarui proiect pot exista diverste deviatii care pot duce la neindeplinirea la timp a
produsului dorit.Aceste deviatii pot fi

- Schimbarea cerintelor utilizatorilor;

- Solicitarea din partea beneficiarului a unui nou criteriu de acceptanta;
- Imposibilitatea furnizorului de a libra in limitele de cost si timp;

Proiectul trebuie sa aiba o procedura de tratare a nevoilor de schimbare. In lipsa controlului

schimbarii nu poate exista un control al proiectului.

Sedintele de Control sunt o modalitate periodica de verificare de catre Managerul de Proiect a

stadiului unei anumite etape a proiectului.La aceste sedinte participa cei implicate in activitatile etapei
respective. In functie de anvergura proiectului si de organizarea acestuia. Sedintele de control pot fi
declansate de catre Managerul de Proiect sau de catre sefii de echipa. Obiectivul principal al unei
sedinte de control este Acela de a verifica toate aspectele proiectului comparative cu planurile, pentru a
se asigura ca nu exista problem neidentificate care pot afecta desfasurarea proiectului.

Raportul de stare este trimis de Managerul de Proiect catre Comitetul de Conducere al

Proiectului cu o frecventa stabilita in functie de durata etapei curente sau in functie de riscurile
existente in etapa respectiva. Acest raport contine cel putin urmatoarele:

- Realizari in cadrul perioadei curente;

- Realizari asteptate in cadrul perioadei urmatoare;
- Problem curente sau potentiale cu sugestii de rezolvare a lor;

Raportul de exceptie este o avertizare din partea Managerului de Proiect catre Comitetul de
Conducere al Proiectului referitor la faptul ca o anumita etapa(sau intreg proiectul) va devia in afara
limitelor de toleranta stabilite.

La sfarsitul fiecarei etape, Comitetul de Conducere al Proiectului verifica rezultatul etapei

finalizate is decide conditiile de demarare a unei noi etape