2.2.

5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la gestin de
documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la
disposicin final de los documentos.

Para efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental, se

determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se
desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del
documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):

1. Produccin de documentos
2. Recepcin de documentos,
3. Distribucin de documentos,
4. Trmite de documentos,
5. Organizacin de documentos,
6. Consulta de documentos,
7. Conservacin de documentos
8. Disposicin final de documentos.

2.2.5.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL

DEFINICIN: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus

funciones. (GRGA)

ACTIVIDADES

La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de

formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad
o dependencia.

En el Anexo 1, Produccin Documental, se orientan los formatos que son de uso comn a
la administracin, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio
de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus
funciones especficas.

Creacin y diseo de documentos.

Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y
procesadores de texto).
Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD-
ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
Determinacin de tamaos , calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
Determinacin de uso y finalidad de los documentos.
Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la
entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
Adecuado uso de la reprografa.
2. Normalizacin de la produccin documental

Identificacin de dependencias productoras.

Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios
regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la
TRD.
Directrices relacionadas con el nmero de copias.
Control de la produccin de nuevos documentos.
Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

2.2.5.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS

DEFINICIN: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe

realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurdica. (GRGA)

ACTIVIDADES

Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo

anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con
el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales

como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se
desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben
estar regulados en los manuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo

electrnico, pgina web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

1. Radicacin de documentos

Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos

establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envo.
Impresin de rtulo de la radicacin.
Registro impreso de planillas de radicacin y control.

2. Registro de documentos

Recibo de documentos oficiales.

Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
 Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales
como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del
funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita),
entre otros.
Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de
documentos recibidos y enviados.

2.2.5.3 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

DEFINICIN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

destinatario. (GRGA)

ACTIVIDADES

La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la

entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con
mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este
proceso se distinguen actividades como:

1. Distribucin de documentos externos

Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

Clasificacin de las comunicaciones.
Organizacin de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignacin de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribucin de documentos internos

Identificacin de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribucin de documentos enviados

Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo

electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Mtodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guas y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organizacin mensajera externa.
Registro de control de envo de documentos.
2.2.5.4 TRMITE DE DOCUMENTOS

DEFINICIN: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el

cumplimiento de su funcin administrativa. (GRGA)

ACTIVIDADES

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos

objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series
documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los

tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones.

En este proceso se sealan las actividades de:

1. Recepcin de solicitud o trmite

Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite.

Identificacin del trmite.
Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias.
Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta

Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin.

Proyeccin y preparacin de respuesta.
Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin
del asunto.

2.2.5.5 ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

DEFINICIN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin

de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos
(GRGA)

ACTIVIDADES

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos

comprende los procesos archivsticos de:

1. Clasificacin documental. Proceso archivstico mediante el cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y
subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad (GRGA).

Actividades:

Identificacin de unidades administrativas y funcionales.

Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia.
Conformacin de series y subseries documentales.
 Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin yo valoracin y de
los documentos de apoyo.
Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.

2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas

series en el orden previamente acordado.

Actividades:

Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.

Conformacin y apertura de expedientes.
Determinacin de los sistemas de ordenacin.
Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos.
Foliacin.

3. Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de

sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la
gestin o la investigacin (GRGA).

Actividades:

Anlisis de informacin y extraccin de contenidos.

Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e
ndices.
Actualizacin permanente de instrumentos.

Para el caso de la descripcin archivstica, la ISAD(G), Norma Internacional General de la

Descripcin Archivstica, trata las reglas generales aplicables a la descripcin archivstica
sin tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Esta norma ha sido homologada para
Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la Nacin y es la Norma NTC 4095, en
ella se determina la formulacin de la informacin mediante veintisis elementos que
pueden ser combinados para constituir la descripcin de una entidad archivstica. La
organizacin de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripcin.

En la estructura de la Norma ISAD(G), los elementos se agrupan en siete reas de

informacin: 1. rea de identificacin. 2. rea de contexto. 3. rea de contenido y
estructura. 4. rea de condiciones de acceso y uso. 5. rea de documentacin asociada.
6. rea de notas. 7. rea de control de la descripcin.

Un instrumento archivstico que permite la normalizacin de la gestin documental y la

institucionalizacin del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de
Retencin Documental, la cual acta en las entidades como regulador de las decisiones
en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilizacin de
nuevas tecnologas en los archivos.

Para estos efectos, la retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en

que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal
como se consigna en la tabla de retencin y de valoracin documental (GRGA).

La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes,

valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de
ordenacin fciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta,
transferencia o disposicin final.

Actividades:

Elaboracin de inventarios documentales.

Organizacin y entrega de transferencias documentales.
Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.

2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS:

DEFINICIN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la

informacin que contienen. (GRGA)

ACTIVIDADES:

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona

natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en los
documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el
cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos y
solicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o remitiendo al usuario al
funcionario competente.

La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras

dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser

autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y slo se permitir cuando la informacin no
tenga carcter de reservado conforme a la Constitucin y a las leyes.

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al
funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico.

La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por

medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la
disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.

Las actividades bsicas en esta fase son:

1. Formulacin de la consulta

Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta.

Determinacin de competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por
conservacin.
Reglamento de consulta.

2. Estrategia de bsqueda
 Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de informacin.
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicacin de los documentos.

3. Respuesta a consulta

Atencin y servicio al usuario.

Infraestructura de servicios de archivo.
Sistemas de registro y control de prstamo.
Uso de testigos y formatos para el control de devolucin.
Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin.

2.2.5.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

DEFINICIN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar

la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido
(GRGA)

ACTIVIDADES:

En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la

proteccin de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para
el archivo, sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes.

El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de

archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas.

En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema

Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones:

Diagnstico integral.
Sensibilizacin y toma de conciencia.
Prevencin y atencin de desastres.
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de reas y documentos.
Control de plagas.
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.
Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin
de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo,
determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento).
Apoyo a la reproduccin.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Establecimiento de medidas preventivas.
Implantacin de Planes de contingencia.
Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.
2.2.5.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

DEFINICIN: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a
su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las
Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental. (GRGA)

ACTIVIDADES

Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin
Pblica Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a
cada serie o subserie se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir su
conservacin permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya
aplicacin se observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados
sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigacin o la
seleccin de algunas muestras representativas.

Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta:

Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar la aplicacin

conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la
informacin, evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales pueda
facilitar su deterioro.

La decisin de eliminar expedientes en los archivos de gestin, es una opcin vlida en

casos tales como el de los informes de gestin en los que se conserva una copia en las
unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de
planeacin quienes conservarn el total de la serie y la transferirn al archivo central
correspondiente.

Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentos

originales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin
reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterable y
que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan los periodos de
prescripcin aplicables en cada caso.

Aun cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas sera conveniente conservar

algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan
analizar caracteres diplomticos.

ACTIVIDADES:

1. La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es

decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora,
convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio
documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la
ciencia y la cultura. (Mini- manual tabla de retencin y trasferencias documentales: versin
actualizada, AGN, 2001. P.88.)
 Recepcin de transferencias secundarias.
Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
Conservacin y preservacin de los documentos.

2. Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las

tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en
otros soportes. (GRGA)

Aplicacin de lo estipulado en la TRD o TVD.

Valoracin avalada por el Comit de Archivo.
Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin.

3. Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de

retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de
escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin
permanente (GRGA).

Aplicacin de mtodo elegido.

Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro medio.

4. Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas

imgenes en pelcula. (RGA)

Determinacin de metodologa y plan de trabajo.

Fines en la utilizacin de la tcnica.
Control de calidad durante todo el proceso.

Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de

manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede
ser leda o interpretada por computador. (GRGA)

Determinacin de la metodologa y plan de trabajo.

Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
Control de calidad durante todo el proceso.