Sunteți pe pagina 1din 21

U.S.A.M.V.

Bucureti Procedura operaional Ediia: I


Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 1 din 21
Exemplar nr.1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup


caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale

Elemente privind responsabilii/ Numele i


Funcia Data Semntura
operaiunea prenumele
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat Lazr Magdalena ef serviciu 23.02.2012
financiar
1.2. Verificat Bragadireanu Ioana Director economic 24.02.2012
1.3. Aprobat Diaconescu tefan Rector 28.02.2012
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 2 din 21
Exemplar nr.1

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale

Data de la care se aplic


Ediia sau, dup caz, revizia n
Componenta revizuit Modalitatea reviziei prevederile ediiei sau reviziei
cadrul ediiei
ediiei
1 2 3 4
2.1. Ediia I X X 01.03.2012
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 3 din 21
Exemplar nr.1

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia
din cadrul ediiei procedurii operaionale

Exemplar Nume i
Scopul difuzrii Compartiment Funcia Data primirii Semntura
nr. prenume
1 2 3 4 5 6 7
1 Direcia Drghici
3.1. aplicare finaciar - economist Valerica 29.02.2012
contabilitate
2 Direcia
3.2. aplicare finaciar - referent Nistor tefania 29.02.2012
contabilitate
3.3. aplicare 3 Relaii i referent Rou Mihaela 29.02.2012
imagine
4 Direcia
3.4. aplicare finaciar - economist Rdoi Delia 29.02.2012
contabilitate
3.5. informare 5 FMV administrator ef Ionacu Iuliana 29.02.2012

3.6. informare 6 FIFIM administrator ef Georgescu 29.02.2012


Ileana
3.7. informare 7 Management administrator ef Burcea Mariana 29.02.2012

3.8. informare 8 Agricultur administrator ef Ba Adrian 29.02.2012


3.9. informare 9 Zootehnie administrator ef Drogtoiu 29.02.2012
Dumitru
3.10. informare 10 Biotehnologii administrator ef Turtoi Mira 29.02.2012

3.11. informare 11 Horticultur administrator ef Dumitrescu 29.02.2012


Adriana
12 Direcia referent Costache
3.12 informare finaciar - Daniela 29.02.2012
contabilitate
13 Direcia director general Postamentel
3.13 informare General administrativ Mariana 29.02.2012
Administrativ
3.14. informare 14 Prorectorat prorector Dobrescu 29.02.2012
Niculae
15 Audit i Mocua Dorina
3.15. eviden Control- Audit auditor Nicoleta 29.02.2012
Public Intern
16 Direcia Lazr
3.16. eviden finaciar - ef serviciu Magdalena 29.02.2012
contabilitate
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 4 din 21
Exemplar nr.1

4. Scopul procedurii operaionale


4.1. Stabilete modul de realizare a activitii privind aprobarea i decontarea
cheltuielilor cu deplasrile externe, compartimentele i persoanele implicate;
4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii acestei
activiti;
4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului;
4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control,
iar pe manager, n luarea deciziei;
4.5. Asigur o mai bun informare, pentru toate persoanele interesate, a modului de
aprobare i decontare a cheltuielilor cu deplasrile externe.
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 5 din 21
Exemplar nr.1

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale


5.1. Prezenta procedur precizeaz etapele necesare ce trebuie parcurse n vederea
obinerii aprobrii pentru efectuarea unei deplasri externe precum i modul de
decontare a cheltuielilor aferente deplasrii;
5.2. Prezenta procedur nu se refer la activitatea de ordonanare a cheltuielilor
efectuate cu deplasrile externe i nici la activitatea de acordare a avansurilor pentru
deplasrile externe i modul de decontare, aceste activiti fcnd obiectul altor
proceduri de lucru;
5.3. Principalele activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat:
1. Acordarea vizei de CFP
2. Ordonanarea cheltuielilor
3. Acordarea avansurilor i decontarea lor
4. Operaiunile de cas
5. Efectuarea plilor prin banc
5.4. Lista compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale
activitii procedurate:
1. Serviciul Relaii i Imagine
2. Registratur
3. Compartimentele care solicit efectuarea deplasrii
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 6 din 21
Exemplar nr.1
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 7 din 21
Exemplar nr.1

6. Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate


6.1. Legislaie primar:
Legea finanelor publice nr.500/2002

6.2. Legislaie secundar:


HG 518/1995 privind unele drepturi si obligaii ale personalului romn trimis n
strintate pentru ndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar;
OMFP 1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea,
lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i
organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale;
Ordin 3512/2008 privind documentele financiar contabile.

6.3. Alte documente (inclusiv reglementri interne):


Procedura de lucru privind ordonanarea cheltuielilor;
Procedura de lucru privind acordarea avansurilor i decontarea lor;
Procedura de lucru privind plata cheltuielilor;
Procedura de lucru privind operaiunile de cas.
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 8 din 21
Exemplar nr.1

7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional


7.1. Definiii ale termenilor

Nr.
Termenul Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul
crt.
1. Procedura operaional Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a
metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii
activitii, cu privire la aspectul procesual
2. Ediie a unei proceduri operaionale Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale,
aprobat i difuzat
3. Revizia n cadrul unei ediii Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup
caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii
operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. P.O. Procedura operaional
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. Av. Avizare
5. A Aprobare
6. Ap. Aplicare
7. Ah. Arhivare
8. CFP Control financiar preventiv
9. ng. nregistrare
10. nt. ntocmit
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 9 din 21
Exemplar nr.1

8. Descrierea procedurii operaionale


8.1. Generaliti
Personalul USAMV Bucureti este trimis in strinatate pentru ndeplinirea unor
misiuni cu caracter temporar reprezentnd:
a) vizite oficiale, consultri, ncheieri de convenii, acorduri i alte asemenea nelegeri;
b) participri la trguri i expoziii; aciuni de cooperare tehnico-tiinific;
c) documentare, schimb de experien;
d) cursuri i stagii de practic i specializare sau perfecionare, inclusiv participarea
studenilor i cadrelor didactice nsoitoare la concursuri n domeniul nvmntului;
e) participri la congrese, conferine, simpozioane, seminarii, colocvii sau alte reuniuni,
care prezint interes pentru activitatea specific a unitii, precum i la manifestri
tiinifice, culturale, i altele asemenea;
f) primiri de titluri, grade profesionale, distincii sau premii conferite pentru realizri
tiinifice, culturale, artistice sau sportive;
Drepturile i obligaiile personalului USAMV trimis n strintate pentru
ndeplinirea unor asemenea misiuni se acord conform HG 518/1995 cu modificrile i
completrile ulterioare.

8.2. Documente utilizate


8.2.1. Lista i proveniena documentelor

Nr. Tipul Organisme abilitate cu emiterea i Cod de


crt. documentului actualizarea identificare
1 Nota de fundamentare Prorectorat
2 Dispoziia de deplasare Rectorat
3 Ordin de deplasare(delegaie) n strintate Ministerul economiei si finanelor 14-5-4/a
(transporturi internaionale)
4 Decont de cheltuieli pentru deplasri externe Direcia financiar- contabilitate

8.2.2. Coninutul i rolul documentelor

NOTA DE FUNDAMENTARE A DEPLASRII EXTERNE


1. Servete ca:
- document prin care se solicit aprobarea deplasrii externe;
- st la baza ntocmirii dispoziiei de deplasare.
2. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea departamentului care solicit deplasarea;
- numele, prenumele si funcia persoanei pentru care se solicit deplasarea; scopul,
destinaia i durata deplasrii;
- motivarea necesitii deplasrii
- cheltuieli solicitate: tipul cheltuielii (diurn, cazare, transport, alte cheltuieli legale),
suma maxim ce poate fi decontat i sursa de finanare
- semnturi: conductorul unitii, eful direciei financiar contabilitate, eful de
compartiment, persoana pentru care se solicit deplasarea.

DISPOZIIA DE DEPLASARE
1. Servete ca:
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 10 din 21
Exemplar nr.1

- dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea;


- document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de nregistrare n contabilitate.
2. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii;
- numele, prenumele i funcia persoanei delegate; scopul, destinaia i durata
deplasrii; tampila unitii; semntura conductorului unitii; data;
- cheltuieli: tipul cheltuielii (diurn, cazare, transport, alte cheltuieli legale), suma
maxim ce poate fi decontat i sursa de finanare
- semnturi: conductorul unitii, controlul financiar preventiv, eful direciei financiar -
contabilitate.

ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAIE) N STRINATATE (transporturi


internaionale)
1. Servete ca:
- dispoziie ctre conductorii auto s efectueze transporturi n strintate cu
autovehiculele unitii;
- document de stabilire a avansului n valut, pentru deplasrile conductorilor auto care
urmeaz s efectueze transporturi n strintate, pe baza cruia acetia ridic avansul de
la casierie;
- document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum i a valutei aduse la
napoiere n ar;
- document justificativ de nregistrare n registrul de cas (n valut) i n contabilitate.
2. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii;
- denumirea i numrul formularului;
- numele, prenumele i funcia titularului de avans; destinaia; marca i numrul
autovehiculului; scopul deplasrii;
- detalierea elementelor de avans n lei i n valut;
- numrul i data documentului pentru restituirea diferenei; diferena de primit/restituit;
- semnturi: conductorul unitii; eful de compartiment, controlul financiar preventiv,
titularul de avans.

DECONT DE CHELTUIELI (pentru deplasri externe )


1. Servete ca:
- document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (n
valut i n lei), cu ocazia deplasrii n strintate;
- document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de nregistrare n registrul de cas (n valut) i n contabilitate.
2. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii;
- denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;
- numele i prenumele titularului de avans;
- avansuri primite n valut sau n valut i n lei; sume decontate; diferene de
restituit/primit;
- semnturi: conductorul unitii; eful compartimentului financiar-contabil, controlul
financiar preventiv, persoana care verific decontul, titularul de avans.
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 11 din 21
Exemplar nr.1

8.2.3. Circuitul documentelor

Compartiment Persoana Operaiunea efectuat


Compartimentul care Persoana care solicit ntocmirea notei de fundamentare a deplasrii externe
solicit deplasarea deplasarea
Compartimentul care ef compartiment Avizare ef compartiment
solicit deplasarea
Direcia Financiar Persoanele care in evidena Avizare pentru fond disponibil
Contabilitate creditelor bugetare i
angajamentelor bugetare i
legale
Registratura nregistrarea notei de fundamentare i depunerea ei spre
aprobare n Biroul Senatului (Consiliul de Administraie)
Biroul Senatului(Consiliul Aprobarea notei de fundamentare
de Administraie)
Serviciul relaii i Referent ntocmirea dispoziiei de deplasare
imagine
Direcia Financiar Director economic Avizarea dispoziiei de deplasare
Contabilitate
Direcia Financiar Persoana care acord viza Acordarea vizei CFP pe dispoziia de deplasare
Contabilitate CFP CFP
Rectorat Rector Aprobarea deplasrii
Rectorat Secretar nregistrarea dispoziiei de deplasare
Registratur nregistrarea dispoziiei de deplasare i transmiterea ei
compartimentelor/persoanelor interesate
Compartimentul care ef compartiment ntocmirea ordonanrii de plat n cazul n care se solicit
solicit deplasarea avans
Direcia Financiar Persoana care se ocup de Acordare avans
Contabilitate (serviciul acordarea avansurilor si
financiar) decontarea lor
Direcia Financiar Plata avansului
Contabilitate (casierie)
Direcia Financiar Persoana care se ocup de Efectuarea de pli bancare (dac este cazul)
Contabilitate (serviciul plile bancare
financiar)
Compartimentul care Persoana care a solicitat ntocmirea decontului de cheltuieli pentru deplasarea
solicit deplasarea deplasarea extern ( la ntoarcerea din deplasare) i depunerea lui la
direcia financiar-contabilitate
Direcia Financiar Persoana care se ocup de nregistrarea decontului de cheltuieli i verificarea lui
Contabilitate (serviciul decontatrea deplasrilor
financiar)
Direcia Financiar Director economic/Persoane Avizare decont
Contabilitate mputernicite
Direcia Financiar Persoana care acord viza Acordarea vizei CFP
Contabilitate CFP
Rectorat Rector Aprobarea decontului de cheltuieli

Direcia Financiar Persoana care se ocup de ntocmirea dispoziiei de ncasare dac persoana care a
Contabilitate (serviciul acordarea avansurilor i efectuat deplasarea nu a decontat toat suma primit ca
financiar) decontarea lor avans( are de restituit bani)
Direcia Financiar Casier Depunerea avansului neutilizat
Contabilitate (casierie)
Compartimentul care ntocmirea ordonanrii de plat n cazul n care persoana
solicit deplasarea care a solicitat deplasarea a decontat o sum mai mare
ef compartiment
dect avansul primit(persoana mai are bani de primit)
Direcia Financiar Persoana care se ocup de ntocmirea dispoziiei de plat
Contabilitate (serviciul acordarea avansurilor i
financiar) decontarea lor
Direcia Financiar Casier Ridicarea sumelor cuvenite
Contabilitate (casierie)
Direcia Financiar Persoana care se ocup de Plata sumelor cuvenite, prin banc, in contul personal
Contabilitate (serviciul plaile bancare
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 12 din 21
Exemplar nr.1

Compartiment Persoana Operaiunea efectuat


financiar)

8.3. Modul de lucru


8.3.1. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii

Nr. Operaiunea
Modul de lucru
crt. efectuat
1 Se ntocmete nota de fundamentare a deplasrii externe, cu respectarea
ntocmirea notei de coninutului minim obligatoriu al acestui document (punctul 8.2.2. al
fundamentare a prezentei proceduri)
deplasrii externe Se anexeaz la nota de fundamentare invitaiile i comunicrile, scrise de
ctre partenerul extern, privitoare la aciunea i condiiile deplasrii n
strintate, precum i traducerea n limba romna a acestora
2 Avizare ef Se avizeaz nota de fundamentare(reprezinta acordul pentru efectuarea
compartiment deplasrii)

3 Avizare pentru fond Se verific existena necesarului de fonduri baneti pentru efectuarea
disponibil de ctre deplasrii
persoanele care in
evidena creditelor
bugetare,
angajamentelor
bugetare i legale
4 nregistrarea notei de Se nregistreaz nota de fundamentare de ctre registratur numai dac
fundamentare i exist toate vizele necesare:
depunerea ei spre
aprobare n Biroul
o ef compartiment
Senatului (Consiliul de o director economic
Administraie)
Se depune nota de fundamentare la mapa cu documentele ce sunt supuse
aprobrii Biroului de Senat (Consiliului de Administraie)

Biroul de Senat (Consiliul de Administraie) se pronun asupra


Aprobarea notei de necesitii i oportunitii efecturii deplasrii, aprobnd-o dac
fundamentare majoritatea membrilor si o consider necesar i oportun

Se verific dac HG 518/1995 a suferit modificri sau completri, pentru


ntocmirea dispoziiei a se lucra cu varianta actualizat a acestei hotrri
de deplasare de ctre Se verific ncadrarea sumelor aprobate prin nota de fundamentare n
serviciul relaii i plafoanele de diurn (categoria I) i cazare (categoria A) aprobate prin
imagine HG 518/1995
Se ntocmete dispoziia de deplasare n baza notei de fundamentare
aprobat de Biroul de Senat (Consiliul de Administraie)

Avizarea dispoziiei de Se avizeaz dispoziia de deplasare de ctre directorul economic


deplasare de ctre
directorul economic
Acordarea vizei CFP pe Se acord viza CFP cu respectarea procedurii de acordare a CFP
dispoziia de deplasare

Se aprob deplasarea prin semnarea dispoziiei de deplasare de ctre


Aprobarea deplasrii rector dac acesta a constatat c sunt ndeplinite toate condiiile pentru
de ctre rector aprobarea deplasrii
Se nregistreaz dispoziia de deplasare de ctre secretara rectorului

nregistrarea Se nregistreaz dispoziia de deplasare numai dac aceasta este semnat


dispoziiei de
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 13 din 21
Exemplar nr.1

Nr. Operaiunea
Modul de lucru
crt. efectuat
deplasare i de ctre rector
transmiterea ei Se transmite dispoziia de deplasare ctre : Rectorat, direcia Financiar-
compartimentelor/ Contabilitate, direcia Resurse Umane i persoana ce efectueaz deplasare
persoanelor interesate,
de ctre registratur
ntocmirea (n cadrul Se ntocmete ordonanarea la plat cu respectarea procedurii privind
compartimentului ce ordonanarea la plat a cheltuielilor
solicit deplasarea)
ordonanrii de plat,
n cazul n care se
solicit avans
Acordare avans n Se acord avansul cu respectarea procedurii privind acordarea avansurilor
cadrul direciei i decontatea lor
financiar - contabilitate
Plata Se platete avansul cu respectarea procedurii privind operaiunile de cas
avansului n cadrul
direciei financiar
contabilitate (casierie)
Efectuarea de plai Se efectueaz pli bancare(depunerea avansului n contul personal, plai
bancare n cadrul prin banc a facturilor reprezentnd transportul, cazarea sau alte
direciei financiar - cheltuieli aferente deplasrii) cu respectarea procedurii privind plata
contabilitate (dac cheltuielilor prin banc
este cazul)
ntocmirea decontului Se completeaz formularul decont de cheltuieli pentru deplasri
de cheltuieli pentru externe(anexa 2 la prezenta procedur)
deplasarea extern
( la ntoarcerea din Se anexeaz toate documentele justificative(facturi, chitane, etc.) la
deplasare) i decontul de cheltuieli
depunerea lui la Se prezint documentele justificative persoanelor cu atribuii de acordare
direcia financiar- a vizei BUN DE PLATA n vederea obinerii acestei vize
contabilitate de ctre Se depune decontul de cheltuieli la directia financiar-contabilitate
persoana care a
efectuat deplasarea
Se nregistreaz decontul de cheltuieli
Se verific ncadrarea perioadei n care a avut loc deplasarea n perioada
aprobat prin dispoziia de deplasare
nregistrarea Se verific efectuarea cheltuielilor conform HG 518/1995
decontului de cheltuieli Se verific ncadrarea sumelor decontate n plafoanele stabilite prin
si verificarea lui n dispoziia de deplasare
cadrul direciei
financiar
Se verific existena raportului de activitate vizat de eful de
compartiment al persoanei care a efectuat deplasarea
contabilitate (serviciul
financiar) Se verific documentele justificative: au fost vizate pentru BUN DE
PLAT de persoana care are aceste atribuii
Se verific corectitudinea calculelor efectuate pe decont i stabilete dac
mai sunt sume de primit sau de restituit
Se calculeaz eventualele penaliti n cazul n care avansul sau
documentele justificative nu sunt depuse n termenele legale stabilite prin
decretul 209/1976(regulamentul operaiunilor de cas)

Avizarea decontului de Se avizeaz decontul de cheltuieli de ctre directorul economic /


cheltuieli de ctre nlocuitorii acestuia (conform fiei postului)/responsabilii financiari pentru
directorul economic proiectele cu finanare extern/resonsabilii financiari pentru proiectele de
cercetare cu finanare intern

Acordarea vizei CFP pe Se acord viza CFP cu respectarea procedurii de acordare a CFP
decontul de cheltuieli
Aprobarea decontului Se aprob de ctre rector decontul de cheltuieli privind deplasarea
de cheltuieli de ctre extern
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 14 din 21
Exemplar nr.1

Nr. Operaiunea
Modul de lucru
crt. efectuat
rector
ntocmirea dispoziiei Se ntocmete dispoziia de ncasare cu respectarea procedurii privind
de ncasare dac acordarea avansurilor i decontatea lor
persoana care a
efectuat deplasarea nu
a decontat toata suma
primit ca avans( are
de restituit bani)
Depunerea avansului Se depune avansul neutilizat cu respectarea procedurii privind
neutilizat n cadrul operaiunile de cas
direciei financiar
contabilitate (casierie)
ntocmirea (n cadrul Se ntocmete ordonanarea la plat cu respectarea procedurii privind
compartimentului ce ordonanarea la plat a cheltuielilor
solicit deplasarea)
ordonanrii de plat,
n cazul n care
persoana care a
solicitat deplasarea a
decontat o sum mai
mare dect avansul
primit(persoana mai
are bani de primit)
ntocmirea dispoziiei Se ntocmete dispoziia de plat cu respectarea procedurii privind
de plat n cadrul acordarea avansurilor i decontarea lor
direciei financiar
contabilitate (serviciul
financiar)
Ridicarea sumelor Se pltete suma cuvenit cu respectarea procedurii privind operaiunile
cuvenite n cadrul de cas
direciei financiar
contabilitate (casierie)
Plata sumelor cuvenite Se efectueaz pli bancare cu respectarea procedurii privind plata
prin banc, n contul cheltuielilor prin banc
personal n cadrul
direciei financiar
contabilitate (serviciul
financiar)
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 15 din 21
Exemplar nr.1

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii

(Director economic)Direcia financiar-contabilitate

(Rector)Rectorat
(pli bancare)Direcia finanaciar-contabilitate
(pli numerar)Direcia financiar-contabilitate

Biroul Senatului (Consiliul de administraie)


(casierie)Direcia finanaciar-contabilitate
(CFP)Direcia financiar-contabilitate
(sef)solicitantCompartiment

Serviciul Relaii i Imagine


Compartiment solicitant

(Secretar)Rectorat
Registratur
Compartimentul
Nr.
(postul)/aciunea
crt.
(operaiunea)

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. ntocmirea notei de nt.
fundamentare a
deplasrii externe
2. Avizare ef Av.
compartiment
3. Avizare pentru fond Av.
disponibil
4. nregistrarea notei de ng.
fundamentare i
depunerea ei spre
aprobare n Biroul
Senatului (Consiliul de
Administraie)
5. Aprobarea notei de A
fundamentare
6. ntocmirea dispoziiei de nt.
deplasare
... Avizarea dispoziiei de Av.
deplasare
n Acordarea vizei CFP pe Av.
dispoziia de deplasare
Aprobarea deplasrii A
nregistrarea dispoziiei ng.
de deplasare
nregistrarea dispoziiei ng.
de deplasare i
transmiterea ei
compartimentelor/perso
anelor interesate
ntocmirea ordonanrii nt.
de plat n cazul n care
se solicit avans
Acordare avans Ap.
Plata avansului Ap.
Efectuarea de pli Ap.
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 16 din 21
Exemplar nr.1

(Director economic)Direcia financiar-contabilitate

(Rector)Rectorat
(pli bancare)Direcia finanaciar-contabilitate
(pli numerar)Direcia financiar-contabilitate

Biroul Senatului (Consiliul de administraie)


(casierie)Direcia finanaciar-contabilitate
(CFP)Direcia financiar-contabilitate
(sef)solicitantCompartiment

Serviciul Relaii i Imagine


Compartiment solicitant

(Secretar)Rectorat
Registratur
Compartimentul
Nr.
(postul)/aciunea
crt.
(operaiunea)

bancare (dac este


cazul)
ntocmirea decontului Ap.
de cheltuieli pentru
deplasarea extern ( la
ntoarcerea din
deplasare) i depunerea
lui la direcia financiar-
contabilitate
nregistrarea decontului ng., V
de cheltuieli i
verificarea lui
Avizare decont Av.
Acordarea vizei CFP Av.
Aprobarea decontului de A
cheltuieli
ntocmirea dispoziiei de Ap.
ncasare dac persoana
care a efectuat
deplasarea nu a
decontat toat suma
primit ca avans( are de
restituit bani)
Depunerea avansului Ap.
neutilizat
ntocmirea ordonanrii nt.
de plat n cazul n care
persoana care a solicitat
deplasarea a decontat
o sum mai mare dect
avansul primit(persoana
mai are bani de primit)
ntocmirea dispoziiei de nt.
plat
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 17 din 21
Exemplar nr.1

10. Anexe, nregistrri, arhivri

Nr. Numr de Arhivare Alte


Denumirea anexei Elaborator Aprob Difuzare
anex exemplare Loc Perioad elemente

0 1 2 3 4 5 6 7 8

1. Ordin de Ministerul Ministerul 1 Financiar -


deplasare(delegaie) economiei si economiei si contabilitate
n strintate finanelor finanelor
(transporturi
internaionale)
2. Decont de cheltuieli Direcia Direcia 1 Financiar -
pentru deplasri financiar- financiar- contabilitate
externe contabilitate contabilitate

Anexa 1

Unitatea ...............
ORDIN DE DEPLASARE (DELEGATIE) N STRAINATATE
(transporturi internationale)
nr. ..................
Titularii de avans......................................... (Numele, prenumele si functia) se
deplaseaza n ..................................................................................... cu
autovehiculul nr. ........................ marca ...............................
pentru ........................................................... conform comenzii nr. .......................
emisa de ........................................ locul de
ncarcare ................................................................. locul de
descarcare ................................................. pleaca la ...................... anul ........... se
napoiaza la terminarea cursei sau marsrutei .................................

Nr. Km. parcursi Relatia Relatia Relatia


Km. dus-ntors conform marsrutei
Km. pt. redirijare
Total Km.
Avans n valuta se acorda pentru Valuta Lei Valuta Lei Valuta Lei
1. Diurna
2. Cheltuieli de deplasare:

Total

Diferenta de restituit s-a depus cu dispozitie de ncasare Diferenta de primit / restituit lei ...............
catre casierie nr. ....................... din.....................
Aprobat
Control financiar-
conducatorul Verificat decont, Sef compartiment, Titular avans,
preventiv,
unitatii,
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 18 din 21
Exemplar nr.1
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 19 din 21
Exemplar nr.1

Anexa 2

Universitatea de Stiinte Agronomice


Medicina Veterinara - Bucuresti

DECONT DE CHELTUIELI nr.

Prezentat de D-na./Dl.---------------------------------------------------------------------------------------pentru justificarea


avansurilor in valuta si lei cu prilejul deplasarii in ----------------------------------------------------------------conform aprobarii
nr.---------------------din-----------------------------
I. AVANSURI IN VALUTA
a) Sume acordate:

Nr. si data Alte cheltuieli TOTAL


document Diurna Cazare Transport cu justificare VALUTA
----------- -------------------- -------------------- -------------------- -------------------- --------------------
-------------------- -------------------- -------------------- -------------------- -------------------- --------------------
------------- ---- ---- ---- ---- ----

TOTAL:---------------------------------------------------------------------

b) Alte sume incasate:-----------------------------------------------

c) Sume depuse:------------------------------------------------------

DE JUSTIFICAT--------------------------------------------------------------
II. SUME DECONTATE (conform anexei)
Justificare Diurna Cazare Transport Alte cheltuieli TOTAL
cu justificare VALUTA

- cu acte ----------- ----------- ----------- ----------- -----------


-fara acte ----------- ----------- ----------- ----------- -----------
- TOTAL ----------- ----------- ----------- ----------- -----------
III. Diferente
- de restituit:
- de primit:
Aprobat Director Control financiar- Verificat Titular
conducatorul economic preventiv decont avans
unitatii

Anexa la decontul de cheltuieli nr. pag 1

Decontul cheltuielilor efectuate in valuta


U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 20 din 21
Exemplar nr.1

1. Decontul diurnei:

Mijlocul de Ziua ]i ora Ziua ]i ora Nr. de zile


transport plecarii de la sosirii la pentru care s-a Nr. delegatiilor Diurna zilnica
folosit frontiera sau frontiera sau calculat diurna barem
aeroport aeroport roman
-------------------- -------------------- -------------------- -------------------- -------------------- --------------------
TOTAL DIURNA----------------------
Explicatii cu privire la decontarea diurnei:
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--

2. Decontarea cheltuielilor de cazare:


Nr. ]i Barem Total Barem
data pe zi Zile de Nr. Platit cheltuieli Nr. si pe zi Zile de Nr.
actului pentru cazare delegati cazare cazare data pentru cazare delegati TOTAL
cazare pe zi (3x4x5) actului cazare
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
--------- --------- --------- --------- --------- ------------ --------- --------- -------- --------- ---------
------ ------ ------ ------ ------ ------ ------ ------ ---- ------ ------

TOTAL cheltuieli de cazare:------------------------

Explicatii cu privire la decontarea cheltuielilor de cazare:


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------

3. Decontarea cheltuielilor de transport:

Nr. ]i data Ruta de Pretul biletului Nr.]i data Ruta de Pretul biletului
bilet calatorie la---------------- de calatorie biletului de la----------------- de calatorie
la---------------- calatorie la-----------------
-------------------- -------------------- -------------------- -------------------- -------------------- --------------------
-------------------- -------------------- -------------------- -------------------- -------------------- --------------------
-------------------- -------------------- -------------------- -------------------- -------------------- --------------------

Anexa la decontul de cheltuieli nr. pag 2

Explicatii cu privire la decontarea cheltuielilor in valuta pentru transport:


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------

4. Alte cheltuieli cu justificare:

Nr. si data actului Explicatii cu privire la natura Sume in valuta


cheltuielilor
------------------------------------------- ------------------------------------------- -------------------------------------------
------------------------------------------- ------------------------------------------- -------------------------------------------
U.S.A.M.V. Bucureti Procedura operaional Ediia: I
Direcia Financiar- Contabilitate privind deplasrile externe Nr. de ex.11
Cod: P.O.04 Revizia 0
Nr. de ex. 0
Pagina 21 din 21
Exemplar nr.1

Total alte cheltuieli cu justificare


mentiuni suplimentare:
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Semnatura titularului de avans:


------------------------------------------
Data: ----------------------------------

11. Cuprins

Numrul
componentei n
cadrul Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Pagina
procedurii
operaionale
0. Coperta
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, 1
a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale 2
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din 3
cadrul ediiei procedurii operaionale
4. Scopul procedurii operaionale 4
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale 5
6. Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate 6
7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional 7
8. Descrierea procedurii operaionale 8
9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii 14
10. Anexe, nregistrri, arhivri 16
11. Cuprins 20