CAPITULO II

MARCO TEORICO

Antecedentes de la Investigacin

Son diversas las investigaciones que se han hecho, tanto a nivel nacional como
internacional, sobre el diseo de Manuales de Normas y Procedimientos en las
organizaciones. En tal sentido,

Bases Tericas

Toda investigacin requiere de una base terica conceptual, que permita la

aplicacin del conocimiento a una realidad prctica, en la cual se desarrollen
conceptos muy importantes referidos a la temtica de estudio.

Manual

De acuerdo a Rojas, 1992, un manual se define como una gua tcnica,

orientadora que explica las normas y procedimientos para realizar una actividad
determinada.
Segn las definiciones anteriores, la finalidad de los manuales, es darle
instruccin a los miembros de una organizacin de los pasos a seguir en determinados
procesos; sin embargo, para Morales, 1989, no se le debe considerar la panacea de
todos los males, porque as como presenta ventajas tambin tienes sus limitaciones.
Entre las ventajas del diseo y uso de los manuales, tenemos las siguientes, Rojas
(1993):
1. Son una fuente permanente de informacin sobre la prctica general y sectorial de
las empresas.
2. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos. Las normas no
escritas son en general de difcil institucionalizacin, en cambio no ocurre lo mismo
si estn incluidas en el manual, ya que nadie puede aducir desconocimiento.
3. Posibilitan la normalizacin de las actividades.
4. Evitan discusiones y malos entendidos, hechos frecuentes en todas aquellas
organizaciones en las cuales no se ha establecido, por escrito, la versin oficial de la
organizacin sobre temas susceptibles de entrar en conflicto.
5. Aseguran continuidad y coherencia en las prcticas y normas a travs del tiempo,
ya que los procedimientos, adoptados por la organizacin, son definidos por el
manual y no por las personas que los aplican.
6. Aumentan la eficacia en la realizacin de las actividades.
7. Son un freno importante para la improvisacin, en sus distintas manifestaciones.
8. Al estar claramente establecido por escrito qu es lo que hay que hacer, existe una
mayor predisposicin por parte del personal a asumir responsabilidades.
Para Morales, (1989), stas son algunas de las limitaciones que presentan los
manuales:
1. Constituyen una herramienta, pero no la solucin para todos los problemas
administrativos que se puedan presentar.
2. Su mala o poco cuidadosa preparacin, trae aparejado serios inconvenientes en el
normal desenvolvimiento de las actividades, haciendo engorroso su uso.
3. El costo del diseo y revisin puede ser alto.
4. Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
5. Incluyen solo los aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los
aspectos informales.
6. Restan discrecionalidad al personal, convirtindose muchas veces en un freno
para la iniciativa individual.
Requisitos para la Eficiencia del Manual

Segn Barrios, (1989), para que un manual cumpla con eficiencia sus propsitos,
debe cumplir una serie de requisitos, entre los cuales tenemos que:
1. Su preparacin debe tener por objeto la satisfaccin de una necesidad real.
2. Su utilizacin debe ser racional y, debe actuar con flexibilidad cuando las
circunstancias as lo requieran.
3. Su contenido debe ser revisado continuamente, con la finalidad de mantenerlo
actualizado.
4. Se debe instruir al personal en su utilizacin, para obtener los mejores resultados
de su contenido.
5. Debe establecer y cumplir los pasos de auditora administrativa necesarios para
verificar el uso eficiente de los manuales.

Tipos y Estilos de Manuales

Para Rojas, (1993), los manuales con que deben contar las organizaciones, se
clasifican a su forma de presentacin y de acuerdo a su contenido; la forma de
presentacin determina el estilo y el contenido determina el tipo. De acuerdo a la
forma de presentacin, pueden ser:
1. Narrativo.
2. Recetario de Cocina.
3. Guion Teatral.
4. Encabezados o ttulos.
5. Matriz.
6. Grficos o diagramas.
7. Tablas.
Cada estilo de manual tiene una aplicacin definida de acuerdo a al contenido o
tipo del mismo o al fin que se o persiga con l. Establecer el tipo de manual es ms
delicado, ya que pueden existir innumerables tipos de manuales, debido a que stos
surgen de acuerdo a una necesidad especfica en un rea tambin especfica.

Circunstancias Necesarias para la Elaboracin de un Manual

Algunas de las circunstancias necesarias para la elaboracin de un manual, segn

Barrios (1989), son las siguientes:
1. Muchas personas desempeando actividades similares y complejas.
2. Alta rotacin de personal entre los puestos de trabajo.
3. Alta volatidad del personal, lo cual coinciden en que continuamente ingresan
nuevos empleados y es necesario adiestrarlos o entrenarlos e indicarles sus deberes,
derechos, obligaciones y tareas a desempear.
4. Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales grupos de usuarios
deben manejar diseos complejos y casi siempre desconocidos para ellos.
5. Grandes flujos de informacin entre unidades administrativas y funcionales, lo
cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captacin, proceso y manejo de
datos, sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.

Manuales ms Utilizados

Actualmente un gran nmero de organizaciones estn adoptando el uso de

manuales administrativos como medio para la satisfaccin de distintos tipos de
necesidades, ya sea por el convencimiento de la utilidad de los mismos o por la
necesidad de disearlos para establecer por escrito los procedimientos a seguir de las
actividades que se llevan a cabo en las diversas reas de la misma. Morales, (1989),
establece que entre los manuales ms utilizados, tanto por empresas pblicas como
privadas, tenemos:
1. Organizacin.
2. Polticas.
3. Normas y Procedimientos.
4. Especialistas.
5. Empleado.
6. Propsitos Mltiples.
7. Sistemas.