Departamento: Procedimiento No: Pginas

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COMERCIAL AMERICA
Procedimiento de Ventas NUEVO
EL NARANJO
Fecha de emisin: Vigencia:
01/03/16

PROCEDIMIENTO DE NOMINA

RESPONSABILIDADES DE
DISTRIBUCIN ARCHIVO ACTUALIZACIN NIVEL DE ACCESO
Auditoria Interna Auditoria Interna Auditoria Interna INTERNO:
Gerencia Financiera
EXTERNO:

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NDICE

1. Objetivo
2. mbito de aplicacin
3. Glosario
4. Flujograma del procedimiento de ventas
5. Documentos relacionados
6. Normas de control interno para la nmina
7. Desarrollo del proceso
8. Historial de modificaciones

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PROCEDIMIENTO DE NOMINA

1. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es en ser un instrumento de apoyo para facilitar la

elaboracin de la nmina, adems de permitir la induccin al personal de nuevo ingreso
en las actividades ms importantes que se desarrollan en el proceso de nmina.

La nmina se determina como el instrumento administrativo que posibilita realizar el pago

de sueldos o salarios a los trabajadores de una manera ordenada y precisa, del mismo
modo proporciona la informacin contable y la estadstica, tanto para la empresa como al
sujeto de regular las relaciones laborales.

Por lo tanto, la administracin de nmina, es el sistema de mayor impacto sobre los

empleados, clientes y el mercado laboral; puesto que todos esperan recibir el sueldo de
manera oportuna y precisa todos los meses. Esta generacin de nmina, ya sea
semanal, quincenal o mensual, comprende una serie de pormenores, procedimientos y
subprocesos que van ms all de realizar un depsito o consignacin en la cuenta del
trabajador.

La importancia de la nmina, reside en que esta posibilita determinar y especificar el

valor neto de los sueldos y salarios que se debe otorgar al personal el da de pago
establecido, el cual se constituye en el documento legal para registrar los gastos
empresariales, asociados a la consignacin de salarios en cada tiempo determinado;
adems facilita calcular los aportes que se realizan conforme a la reglamentacin de la
seguridad social, estas son las mismas retenciones que la compaa hace a sus
trabajadores.

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Por lo tanto, la nmina es de vital importancia y trascendencia en las organizaciones,

debido a que, a travs de ella, tercerizando estas tareas tan operativas como es
generacin de novedades, liquidacin de nmina, emisin de reportes permite a la
empresa concentrarse en trabajar en pro del talento humano, mejorando sus habilidades
y capacidades en buenas prcticas de retencin de talento y dems estrategias que se
necesitan para afinar a los trabajadores a la proyeccin y cumplimiento de los objetivos
de la empresa.

2. AMBITO DE APLICACIN

El mbito de aplicacin de este procedimiento involucra a los encargados de la entidad

que tienen la responsabilidad de realizar la nmina.

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3. GLOSARIO

Nmina: Documento contable y de control que muestra el monto de los salarios pagados
de una manera detallada, as como las deducciones analticamente y como
consecuencia, la cantidad neta pagada al trabajador en un perodo determinado.
Un conjunto de operaciones aritmticas que se desarrollan para determinar los ingresos
y las deducciones de cada uno de los trabajadores, as como la determinacin del costo
de la mano de obra, en forma sistemtica y detallada, para un perodo determinado.
El documento administrativo que concentra los registros detallados por perodos
predeterminados de las percepciones a que tiene derecho un trabajador, en
compensacin a la prestacin de sus servicios, sean salarios, prestaciones u otros
beneficios; y que determinan su ingreso bruto; as como las deducciones a las que est
sujeto y que el patrn tiene la obligacin de retener, a fin de calcular el monto neto de
sus ingresos y la determinacin del costo empresa.
Sueldo: Son las retribuciones que reciben los que realizan algn trabajo permanente y
que se estipulan por un periodo determinado, semanas, quincenas, meses o aos. Se
entiende que el que recibe sueldo es empleado, en tanto que el que recibe salario es
obrero.
Salario: En la relacin laboral, el trabajador presta sus servicios a un empresario que se
obliga a remunerarlo. Es por ello que el salario es la obligacin bsica del empresario en
la relacin de trabajo y su incumplimiento faculta al trabajador para solicitar la extincin
del contrato con derecho a recibir la indemnizacin que correspondera a un despido
improcedente. El salario se paga por hora o por da, aunque se liquide semanalmente de
ordinario, el salario se aplica ms bien a trabajos manuales o de taller.
Salario extraordinario: El trabajo efectivo que se ejecute fuera de los lmites de tiempo
que determinan el cdigo de trabajo para la jornada ordinaria, o que exceda del lmite
inferior que contractualmente se pacte, constituye jornada extraordinaria y debe ser
remunerada por lo menos con un cincuenta por ciento ms de los salarios mnimos o de
los salarios superiores a stos que hayan estipulado las partes. Las jornadas ordinarias y
extraordinarias no pueden exceder de un total de doce horas diarias, salvo caso de
excepcin muy calificadores que se determinen por siniestro ocurrido o riesgo inminente.

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Prestaciones laborales: Son prestaciones mnimas que concede la ley y que el

trabajador tiene derecho a devengar desde el inicio de la relacin laboral, es un derecho
necesario e imperativo, o sea de aplicacin forzosa.
Aguinaldo: Es una obligacin otorgar a los trabajadores anualmente en concepto de
aguinaldo, el equivalente al cien por ciento del sueldo o salario ordinario mensual que
stos devenguen por un ao de servicio continuo o la parte proporcional
correspondiente, el perodo comprendido de esta prestacin es del 01 de diciembre al 30
de noviembre del siguiente ao, pero en situaciones especiales se puede solicitar
autorizacin al Ministerio de trabajo para que el perodo sea diferente al indicado. El
plazo para pagar es primera quincena de diciembre.
Bonificacin anual: Se establece con carcter de prestacin laboral obligatoria para
todo patrono, equivalente al cien por ciento del salario o sueldo ordinario que devengue
el trabajador. Esta prestacin es adicional e independiente al aguinaldo anual que
obligatoriamente se debe pagar al trabajador. Comprende el perodo del uno de julio al
treinta de junio siguiente, dejando como fecha mxima para efectuar el pago la primera
quincena de julio. Para el clculo de la prestacin se tomar como base el promedio de
los sueldos o salarios ordinario devengados por el trabajador en el ao o si fuere menor
la relacin laboral ser proporcional al tiempo laborado.
Indemnizacin: La base legal para el otorgamiento de esta prestacin se fundamenta en
el artculo 82 del Cdigo de Trabajo, el cual dice: si el contrato de trabajo por tiempo
indeterminado concluye una vez transcurrido el perodo de prueba, por razn de despido
injustificado o por causa justa que facultan al trabajador a dar por terminado su contrato,
el patrono debe pagar a ste una indemnizacin por tiempo servido equivalente a un mes
de salario por cada ao de servicios continuos y si los servicios no alcanzan a un ao, en
forma proporcional al plazo trabajado. Para los efectos del cmputo de servicios
continuos, se debe tomar en cuenta la fecha en que se ha iniciado la relacin laboral,
cualquiera que sea.
Vacaciones: Todo trabajador sin excepcin, tiene derecho a un perodo de vacaciones
remuneradas despus de cada ao de trabajo continuo al servicio de un mismo patrono,
cuya duracin mnima es de quince das hbiles. El perodo de vacaciones debe ser
gozado sin interrupciones, en los casos que el trabajo sea de ndole especial, puede ser
dividido en dos perodos como mximo.

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IGSS: Decreto Nmero 295 Ley Orgnica del Instituto Guatemalteco de Seguridad
Social, establece: De conformidad con lo establecido en la Ley Orgnica del Instituto
Guatemalteco de Seguridad Social, todos los habitantes de Guatemala que sean parte
activa del proceso de produccin de bienes y servicios, estn obligados a contribuir al
sostenimiento del Rgimen de Seguridad Social, en proporcin a sus ingresos. El
patrono est obligado a descontar las contribuciones de seguridad social a sus
trabajadores, para enterarlas al Instituto junto con la contribucin patronal, dentro del
plazo reglamentario dentro de los veinte primeros das de cada mes, la Planilla de
Seguridad Social y sus soportes respectivos, y las cuotas correspondientes a los salarios
pagados dentro del mes calendario anterior.

Anticipos: El artculo 99 del Cdigo de Trabajo dice: Los anticipos que haga el patrono
al trabajador por cuenta de salarios en ningn caso deben devengar intereses. Las
deudas que el trabajador contraiga con el patrono por este concepto, por pagos hechos
en exceso o por responsabilidades civiles con motivo del trabajo, se deben amortizar
hasta su extincin, en un mnimo de cinco perodos de pago, excepto cuando el
trabajador, voluntariamente, pague en un plazo ms corto. Es entendido que, al terminar
el contrato, el patrono puede hacer la liquidacin definitiva que proceda. En los dems
casos, las deudas que el trabajador contraiga con el patrono o con sus asociados,
familiares o dependientes durante la vigencia del contrato o con anterioridad a la
celebracin de ste, slo pueden amortizarse o, en su caso, compensarse, en la
proporcin en que sean embargables los respectivos salarios que devengue.

ISR de personas individuales en relacin de dependencia: Se establece un impuesto

sobre la renta que obtenga toda persona individual o jurdica, nacional o extranjera,
domiciliada o no en el pas, as como cualquier ente, patrimonio o bien, que provenga de
la inversin de capital, del trabajo o de la combinacin de ambos.

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4. Flujograma del procedimiento de Caja Chica

No. Descripcin Responsable Encargado de Contabilidad Cuentas por pagar Gerencia
caja chica
Encargado recibe
Encargado Inicio
1 fondo fijo en efectivo
de caja chica
para gastos menores

Encargado recibe
Encargado Solicitud
2 solicitudes para pago
de caja chica
de caja chica

Encargado decide si Encargado

3 Aprueba?
aprueba solicitud o no de caja chica

Encargado analiza y
Encargado
4 clasifica las facturas Clasifica
de caja chica
recibidas

Encargado paga Encargado

5 Paga
gastos menores de caja chica

Encargado emite
Encargado
6 solicitud para Solicitud
de caja chica
reembolso caja chica
NO

Auxiliar de
Auxiliar de Autorizacin
7 contabilidad analiza y
contabilidad
revisa solicitud
SI

Auxiliar registra en
Auxiliar de
8 sistema para orden Registra
contabilidad
de pago

Auxiliar de
Emision de cheque y Emision
9 Ctas. por
envia para firma cheque
pagar

Recepcion de cheque
Gerencia
10 para firma Recibe
General
correspondiente

Recepcion cheque Auxiliar de

recep. cheque
11 firmado para entrega Ctas. por
correspondiente pagar

Recibe cheque y
Encargado
12 cambia por efectivo
de caja chica
cambio efec.
para disponibilidad

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5. Documentos relacionados

a) Planilla de nomina

b) Formato de horas extras

c) Formato de deducciones

6. Normas de control interno para la nmina

Las normas de control interno que se citarn a continuacin, representan la garanta para
la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administracin de personal,
estn siendo adecuadamente distribuidos.

Deben ser aprobadas por la persona o personas autorizadas

a) La contratacin del personal

b) El salario a pagar
c) Las deducciones que se realizarn en nmina
d) Horas extraordinarias y otros pagos especiales

El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:

a) Preparen la nmina
b) Pagan la nmina
c) Para el personal que no est involucrado en el proceso de nmina

7. Desarrollo del proceso

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Diseo de Nminas

De acuerdo a la magnitud de la empresa, se debe disear el modelo de la nmina

apropiada, el cual cambiar sustancialmente de una compaa a otra, sujeto a las
variaciones de asignaciones, deducciones, acumulativos, determinados por la necesidad
de la empresa.

Nmina Computarizada: Se elabora a travs de un computador, el cual permite,

generalmente por medio de codificaciones, calcular automticamente, tanto los aportes
como los descuentos efectuados en el perodo a pagar.

Segn la forma de pago

a) Semanal: Para obreros o personal de nmina diaria, cuyo perodo de pago est
establecido en ese tiempo.

b) Quincenal: Para empleados cuyo perodo de pago est establecido en ese tiempo.

Segn el tipo de personal

a) Nmina ejecutiva: Para directivos y alta gerencia. (nmina confidencial).

b) Nmina de empleados: Para el resto del personal empleado.

c) Nmina de obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para
efectos de costo, en personal de produccin y personal de mantenimiento.

Partes de la nmina

Asignaciones legales

a) Sueldo o salario

b) Bonificacin

c) Horas extraordinarias

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d) Licencia con goce de sueldo

e) Licencia sin goce de sueldo

Deducciones normales

a) Seguro social

b) Impuesto sobre la renta

c) Anticipos

d) Prestamos

e) Descuentos judiciales

f) Crdito comercial

g) Otros

La implementacin de un buen sistema de nminas significa pagar a tiempo y

cuidadosamente a los empleados. Las empresas enfrentan tambin la responsabilidad
de aplicar la normativa de prestaciones laborales de empleados y sus propios impuestos
sobre nminas. Estas demandas requieren que las empresas procesen un gran nmero
de informacin de nminas. Para hacer un registro adecuado del clculo,
cuidadosamente y a tiempo desarrollando el sistema de pago de nminas.

Independientemente del sistema que utilice la empresa para registrar sus pagos por
concepto de nminas, est claro que significa desembolsos de efectivo, los cuales tienen
una relacin directa con el proceso contable, derivado que de las nminas surgen
obligaciones por pagar y procesos contables que registrar. El proceso contable incluye
algo ms que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta
informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable
para ayudar en la toma de decisiones, que se deben integrar en los estados financieros
generales de la empresa.

Importancia de la nmina

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Es procesar los pagos del personal garantizando que se efecten oportunamente, en los
montos correctos y en el lugar designado. Su importancia radica en la cancelacin de
dinero en forma correcta y oportuna, en el tiempo y lugar requerido a fin de brindar al
trabajador la seguridad y confiabilidad necesaria para satisfacer sus requerimientos o
demandas personales.

En cuanto al nmero de personal, toda empresa pequea, mediana o grande, requiere

que los pagos a su personal se realicen en forma organizada y controlada; por otra parte,
la nmina es un procedimiento requerido en cualquier lugar donde la gente cambia su
tiempo, habilidad y sus servicios por dinero. En este sentido las asignaciones y
deducciones requieren de un personal de nmina, que las organice, ejecute y controle,
para que de esta manera el empleado mantenga la credibilidad y confianza en la
empresa que labora.

Jornadas de Trabajo
Es el tiempo de trabajo efectivo en que el trabajador permanece a las rdenes del
patrono.

Diurna: La labor diurna normal semanal ser de cuarenta y cinco horas de trabajo
efectivo, equivalente a cuarenta y ocho horas para los efectos exclusivos del pago de
salario. No puede ser mayor a 8 horas diarias. El horario comprende de las 6 a las 18
horas de un mismo da.

Nocturna: No puede exceder de 6 horas diarias, ni de 36 a la semana. Horario

comprendido entre las 18 horas a las 6 horas del da siguiente.

Mixta: No puede exceder de 7 horas diarias, ni de 42 horas a la semana. Abarca parte

del da y parte de la noche, comprendiendo mayor nmero de horas de trabajo durante el
da.

Ordinaria: Puede dividirse en dos o ms perodos con intervalos de descanso que se

adapten racionalmente a la naturaleza del trabajo y necesidades del trabajador. Siempre
que se pacte jornada ordinaria continua, el trabajador tiene derecho a un descanso

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mnimo de media 29 hora dentro de esa jornada, el que debe computarse como tiempo
de trabajo efectivo.

Extraordinaria: El trabajo que se ejecuta fuera de los lmites de tiempo que determinan
los artculos anteriores para la jornada ordinaria o que exceda del lmite inferior que
extraordinariamente se pacte, constituye jornada extraordinaria. Debe ser remunerado
como mnimo con un 50% del salario ordinario.

La jornada ordinaria de trabajo puede ser continua o dividirse en dos o ms perodos con
intervalos de descansos que se adopten racionalmente a la naturaleza del trabajo de que
se trate y a las necesidades del trabajador. Siempre que se pacte una jornada ordinaria
continua, el trabajador tiene derecho a un descanso mnimo de media hora dentro de esa
jornada, el que debe computarse como tiempo de trabajo efectivo.

De acuerdo al artculo 120 del Cdigo de Trabajo Los trabajadores permanentes que por
disposicin legal o por acuerdo con los patronos laboren menos de cuarenta y ocho
horas a la semana, tienen derecho de percibir ntegro el salario correspondiente a la
semana ordinaria diurna.

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8. Historial de cambios

Primera edicin: Noviembre, 21 2015.

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