Project Management Programa Ejecutivo Clase - 12 Gestin de la

integracin
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Objetivo
Procesos de la integracin

Temario
Conocer los procesos de la integracin
Control de Cambios
Repaso integral del proceso.
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Mapa de Procesos
Grupo de Procesos
Area de Iniciacin Planificacin Ejecucin Monitoreo & Control Cierre
conocimiento
Integracin Generacin del acta de Desarrollar plan de Dirigir y gestionar la Monitorear y controlar el Cerrar Fase o Cerrar
constitucin del proyecto gestin del proyecto ejecucin del proyecto trabajo del proyecto proyecto

Realizar el control integrado

de cambios

La Gestin de la Integracin del Proyecto incluye los procesos y

actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y
coordinar los diversos procesos y actividades de la direccin de
proyectos dentro de los grupos de procesos de direccin de proyectos.
En el contexto de la direccin de proyectos, la integracin incluye
caractersticas de unificacin, consolidacin, articulacin, as como las
acciones integradoras que son cruciales para la terminacin del
proyecto, la gestin exitosa de las expectativas de los interesados y el
cumplimiento de los requisitos.
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Generacin del acta de constitucin del proyecto
Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto es el proceso que consiste en desarrollar
un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los
requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.

Establece relacin entre la entidad ejecutante y la entidad contratante

El proyecto se inicia formalmente con la firma del "acta"
Se selecciona y asigna PM tan pronto como sea posible
Se recomienda que el PM participe en la redaccin, ya que esta acta asigna
autoridad.
Los proyectos son autorizados por alguien externo al proyecto (sponsor, PMO, comit
ejecutivo)
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Enunciado del trabajo del proyecto

(The PMBOK Guide)

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Caso de Negocio

Demanda del Mercado

Necesidad Comercial
Solicitud de un cliente
Adelantos Tecnolgicos
Requisito Legal
Impacto Ecolgico
Necesidades Sociales

(The PMBOK Guide)

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Acta de constitucin del Proyecto

(The PMBOK Guide)

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Desarrollar plan de Direccin del proyecto
Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar,
integrar y coordinar todos los planes subsidiarios
Define la manera que el proyecto:
se ejecuta
se monitorea
se controla
se cierra
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Dirigir y Gestionar la ejecucin del proyecto
Es el proceso que consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan de direccin del proyecto para
cumplir con los objetivos del mismo. Entre otras, abarca las siguientes actividades:
realizar actividades necesarias para cumplir los requisitos
clear los entregables
reunir, capacitar y dirigir a los miembros del equipo
obtener, gestionar y utilizar los recursos (materiales, herramientas equipos e instalaciones)
implementar mtodos y normas planificados.
establecer y gestionar los canales de comunicacin
generar los datos del proyecto (costos, cronogramas, avances)
emitir solicitudes de cambio y adaptar los cambios aprobados al alcance, y los planes subsidiarios.
gestionar los riesgos e implementar respuestas a los mismos.
gestionar vendedores y proveedores
recopilar y documentar lecciones aprendidas.

Dirigir y gestionar tambin requiere la implementacin de los cambios aprobados que abarcan:
acciones correctivas (alinear el desempeo futuro previsto con las lneas base)
acciones preventivas (realizar actividad para reducir la probabilidad de ocurrencia de consecuencias
negativas)
reparacin de defectos
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Dirigir y Gestionar la ejecucin del proyecto
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Dirigir y Gestionar la ejecucin del proyecto

Las actividades de Direccin de un proyecto abarcan (entre otras)

Realizar las actividades necesarias para cumplir con los requisitos del proyecto
Crear los entregables
Reunir, Capacitar, Dirigir los miembros del equipo
Obtener, Gestionar y utilizar los recursos
Implementar las normas y mtodos planificados
Establecer y Gestionar los canales de Comunicacion
Generar los datos del proyecto (cronograma, avances, informes, etc.
Emitir y procesar las solicitudes de cambios
Gestionar los riesgos e implementar las actividades de respuestas a los mismos
Gestionar a los vendedores y proveedores
Recopilar y documentar las lecciones aprendidas.
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Proyectos Talle nico vs Proyectos a Medida
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Monitorear y controlar el trabajo
Consiste en monitorear, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeo definidos en el
plan de direccin de proyectos.
Se realiza a lo largo de todo el proyecto.
Consiste en recopilar, medir, distribuir informacin relativas al desempeo y evaluar las mediciones y tendencias.
El proceso consiste en determinar acciones correctivas y/o preventivas, modificar planes de accin y hacer seguimiento
de los mismos.
El proceso consiste en:
Comparar el desempeo real contra las lneas base
evaluar el desempeo para determinar acciones correctivas
identificar nuevos riesgos, analizar, revisar y monitorear los riesgos preexistentes.
mantener durante el proyecto, base de datos de informacin precisa y oportuna al producto/productos y
documentacin relacionada.
proporcionar informacin para sustentar el informa de avance.
proporcionar proyecciones que permitan actualizar la informacin relativa al costo y cronograma actuales.
monitorear la implementacin de cambios cuando estos se produzcan.
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Control y ejecucin de un proyecto

El CONTROL DE UN PROYECTO
tiene como objetivo principal el
mantener el proyecto alineado
con sus objetivos

El control de un proyecto se inicia desde las

primeras etapas del mismo

Del proyecto Del Alcance Del tiempo Del De la Calidad Del De los
- Monitorear - Verificar el - Controlar el presupuesto - Controlar la desempeo Riesgos
el trabajo alcance cronograma - Controlar la calidad - Controlar e - Monitorear
- Controlar - Controlar el performance - Asegurar la informar el los riesgos
los cambios alcance y que no Calidad desempeo
haya
desviaciones
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Control y ejecucin de un proyecto
Generacin de las lneas
base La lnea de base Baseline de un
proyecto es el plan original ms todos
los cambios negociados con los
patrocinadores y aprobados como
Una vez finalizada la parte del proyecto.
planificacin (al menos la
primera iteracin, se
generan las Lneas La lnea base La lnea base
Base . del tiempo del Costo es
es el el
cronograma Presupuesto
Controlar es comparar el
desempeo real contra
estas lneas base a fin La lnea base
de detectar, en forma del Alcance
temprana, las es la
desviaciones para poder declaracin
tomar acciones de alcance
correctivas
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Control y ejecucin de un proyecto

Brecha: Medicin de
Lnea Lo que es
Base contra el la realidad
deber ser

El objetivo del control es

determinar estas brechas para
Si el cambio tomar acciones correctivas
est aprobado,
se cambiar la
lnea base
CONTROL
PROCESO DE
CONTROL DE
CAMBIOS Informes de
desempeo

Toma de
Solicitudes acciones
de cambio
correctivas
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Realizar el control integrado de cambios
Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los
entregables, a los activos de los procesos de la organizacin, a los documentos del proyecto y al plan para la direccin
del proyecto.
El proceso de gestin integral de cambios, interviene en todo el ciclo del proyecto, desde el inicio al cierre del mismo.
El plan de gestin del proyecto, la declaracin del alcance del proyecto y otros entregables, se mantienen actualizados
mediante una gestin rigurosa y continua de cambios, aprobndolos o rechazndolos, de manera de asegurar que solo
los cambios aprobados se incorporen a una lnea base revisada.
Comprende los siguientes actividades:
asegurar que solo los cambios aprobados sean implementados
revisar, analizar y aprobar los cambios rpidamente (una decisin tarda puede influir en los costos o tiempos)
gestionar los cambios autorizados
mantener la integridad de las lineas base
revisar, aprobar o rechazar las acciones preventivas o correctivas sugeridas
coordinar los cambios a travs de todo el proyecto (impacto en las restricciones, impacto en costo, tiempo o
calidad)
documentar impacto de las solicitudes de cambio

Aunque los cambios pueden ser iniciados verbalmente, deben ser registrados por escrito e ingresarse en el sistema de
gestin de cambios

Las solicitudes de cambios aprobadas, pueden requerir la revisin o reelaboracin de estimados de costos, secuencias
de actividades, fechas programadas, necesidades de recursos y gestin de riesgos.
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Realizar el control integrado de cambios
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(The PMBOK guide)

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Plan de Gestin de Cambios

El plan de Gestin de Cambios es el documento

que describe el enfoque y el proceso de cambios
en el proyecto.

Se debe especificar en tiempos de planificacin

Debe contar con las definiciones:

Que es un cambio?
Como se procesa?
Quien lo procesa?
Como es el mtodo de aprobacin?
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Cambios

Dirigir el proyecto tambin requiere la implementacin de los cambios

aprobados, que abarcan:

Acciones Correctivas
Directivas documentadas para ejecutar el trabajo del proyecto para
poder alinear el desempeo futuro del proyecto con el plan

Acciones preventivas
Directiva documentada para realizar una actividad que puede
reducir la probabilidad de sufrir alguna consecuencia negativa (ej.
Riesgo)

Reparacin de defectos
Directiva para reparar o reemplazar un componente del proyecto
identificado como defectuoso
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Cerrar el proyecto o Fase
Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a travs de los grupos de procesos de direccin de
proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.
Al cierre del proyecto, el director revisara toda la informacin anterior procedente de cierres de fases previas para
asegurarse que todo el trabajo este completo y que el proyecto a alcanzado los objetivos.
Establece los procedimientos de anlisis y documentacin de las razones emprendidas en caso que un proyecto se de
por terminado antes de su culminacin.

Incluye tareas como:

acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de aceptacin, terminacin o salida de la fase o
proyecto
acciones y actividades necesarias para transferir los productos / servicios o resultados del proyecto a la siguiente
fase operativa o produccin
actividades necesarias para la recoleccin de los registros del proyecto o fase, auditar el xito o fracaso, reunir
lecciones aprendidas y archivas la informacin del proyecto para su uso futuro por parte de la organizacin.
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Cierre del proyecto; Lecciones aprendidas.

La fase de cierre se inicia

cuando se completa la
ejecucin del proyecto y el
cliente acepta el resultado

Finalizar todas las

Actividades
Escenario de Aprender de la vinculadas a los
verificacin de experiencia ganada grupos de procesos
cumplimiento de en el mismo, con el de gestin de
objetivos y fin de proyectos, para
criterios de xito mejorar el formalmente
desempeo en el completar el
futuro proyecto o fase
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Finalizar las actividades vinculadas a los procesos de gestin

Gestin de las Transferencia del

Gestin de
Gestin de Tiempos Gestin de Riegos Adquisiciones producto o Servicio
Gestin del alcance interesados y
y costos comunicaciones
- Verificar que el -Verificar que no - Comunicar a - Verificar que se - Efectuar pagos - Tareas
producto cumpla hayan quedado todos los cerraron todos los finales. necesarias para la
con las actividades sin interesados sobre riesgos -Cerrar contratos transferencia del
especificaciones cumplir o no la finalizacin del - Cerrar el registro producto o
- Lograr el OK terminadas proyecto de riesgos servicio al cliente
formal del cliente - Verificar que
todas las
expectativas y
requerimientos
de los interesados
fueron satisfechas

Actualizacin de las bases

Generacin de Cierre y liberacin del
de datos de conocimiento
Informes equipo
y gestin
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Referencias:

The PMBOK Guide - Gua de los fundamentos para la direccin de Proyectos.

Project Management institute