BOAS PRTICAS EM ROTINAS ADMINISTRATIVAS COMO MODELO DE

EFICINCIA E EFICCIA PARA AS ORGANIZAES

Jos Wellington Abreu Pereira1, Ricardo Alencar Librio2

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Professor de Especialista em Administrao IFTO. e-mail: jose.wellington@ifto.edu.br
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Professor Mestre em Produo Animal IFTO. e-mail: ricardo.liborio@ifto.edu.br

Resumo: O presente artigo foi desenvolvido com o objetivo de analisar a evoluo da

Administrao ao longo da histria com o foco principal nas rotinas administrativas atravs de suas
tcnicas e de como essas quando bem implementadas de forma eficiente e eficaz podem tornar as
organizaes melhores preparadas para enfrentar um mercado bastante competitivo e dinmico.
Buscou-se conhecer alguns conceitos de autores sobre eficincia e eficcia e algumas prticas que
atualmente envolvem as rotinas administrativas. A pesquisa foi realizada baseada na reviso
atualizada da literatura, atravs de levantamento bibliogrfico, incluindo livros, artigos cientficos
especializados, etc. Destaca-se como resultados e consideraes finais, a importncia do papel que
as pessoas exercem nas rotinas administrativas e tambm a percepo sobre a forma como as
organizaes lidam com essa questo, na grande maioria das vezes, determina o sucesso ou
insucesso destas.

Palavraschave: Administrao, competitividade, planejamento, produtividade

1. INTRODUO

Para entendermos um pouco sobre rotinas administrativas, antes, faz-se necessrio

analisarmos a histria sobre a origem da administrao, seus pressupostos e a evoluo que a
mesma sofreu ao longo dos anos para que se chegasse ao modelo que conhecemos atualmente.
Temos vrias definies para a palavra administrao, porm, Chiavenato (2010, p. 5),
descreve administrao como o processo de trabalhar com e atravs de outras pessoas, para
alcanar eficientemente objetivos organizacionais pelo uso eficiente dos recursos limitados em um
ambiente mutvel. Sendo assim, entendemos que a funo da administrao interpretar os
objetivos propostos pela organizao e transform-los em aes organizacionais por meio de suas
funes que so: planejamento, organizao, direo e controle de todos os esforos realizados nas
mais diversas reas e em todos os nveis da organizao. Ou seja, na administrao, toda
organizao inicialmente dever traar seus planos, pois so eles que nortearo a aplicao dos
recursos necessrios ao alcance dos objetivos, j as pessoas ou membros da organizao realizam
atividades consistentes com os objetivos e procedimentos escolhidos. O progresso na direo dos
objetivos deve ser monitorado e medido, de modo que possam ser tomadas atitudes corretivas
quando necessria ou caso no lhe seja satisfatria. A funo de organizar o ponto central do
processo que compreende arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros
da organizao de modo que cada um possa alcanar eficientemente os objetivos da mesma. J a
funo dirigir, significa o repasse das diretrizes e informaes necessrias, influenciando
positivamente s pessoas garantindo de que as partes de forma interdependente funcionem como
um todo, enquanto que o controle verifica os resultados, providenciando aes corretivas quando

ISSN 2179-5649 1
VII JICE2016
necessrias de forma a assegurar a concretizao dos objetivos.
Uma organizao, seja com fins comercial, industrial, ou mesmo uma organizao da
administrao pblica, independente disso, normalmente, ela tem uma finalidade e um propsito, e
as pessoas que compem essas organizaes devem figurar dentro de uma estrutura organizacional
com atribuies pr-estabelecidas.
Nesse contexto, essas atribuies ou atividades administrativas, que devem ser exercidas em
trs nveis, sendo: estratgico, ttico e operacional. Como objeto de estudo, o enfoque especfico
ser nas atividades realizadas em nvel operacional, pois nelas se compreendem atividades que so
realizadas de forma cotidiana e rotineira atingindo os objetivos de curto prazo.
Para Chiavenato (2010), a administrao visa ao alcance dos objetivos organizacionais de
maneira eficiente e eficaz. De acordo Maximiano (2012) eficincia significa realizar tarefas de
maneira inteligente, com o mnimo de esforo e com o melhor aproveitamento de recursos. Ainda
sobre eficincia conforme Maximiano (2010) quanto mais alto o grau de produtividade ou
economia na utilizao dos recursos, mais eficiente a organizao . Sendo assim uma
organizao eficiente sempre ter como consequncia a eficcia, ou seja, o atingimento dos
objetivos propostos pela mesma. A palavra eficcia usada para indicar que a organizao realiza
seus objetivos, ou seja, quanto mais alto o grau de realizao dos objetivos, mais a organizao
eficaz (MAXIMIANO, 2010).
Na histria da administrao e das Teorias Administrativas mais especificamente na
Administrao Cientfica, quando houve um grande crescimento e surgimento de empresas, surgiu
tambm a necessidade de lidar com a eficincia das enormes quantidades de recursos que essas
empresas e os governos passaram a mobilizar (MAXIMIANO, 2010). Naquela poca, na
utilizao desses recursos o homem era tratado como apenas mais um componente dentro do
processo produtivo, assim como tecnologias, insumos, equipamentos, etc., pois emprestava
somente sua fora de trabalho. Essa teoria teve Frederick Winslow Taylor como a principal pessoa
que liderou o movimento do aumento da eficincia produtiva atravs de tcnicas e princpios
cientficos, com nfase nas tarefas. Atravs desses princpios, eram estabelecidos tempos e padro
de produo para um operrio realizar a tarefa devidamente de forma racional e a forma encontrada
para garantir esse nvel de eficincia na tarefa era atravs de incentivos salariais que se baseiam na
concepo do homo economicus, ou seja, na pressuposio de que as pessoas so motivadas
exclusivamente por interesses salariais e materiais (CHIAVENATO, 2010).
Porm, atualmente, para que a eficincia e a eficcia sejam de fato alcanadas no
desenvolvimento das atividades operacionais, ainda utilizam-se recursos materiais, tecnologias,
mquinas e tambm pessoas, sendo essa ltima, a essncia da transformao e inovao.
Aps entendermos um pouco sobre administrao, precisamos conhecer um pouco e
analisarmos sobre as organizaes e sua dinmica no mercado. Segundo Maximiano (2010) uma
organizao um sistema que procura realizar algum tipo de objetivo (ou conjunto de objetivos).
As organizaes so grupos de pessoas que se juntam e se estruturam em prol de objetivos comuns,
normalmente surgem em resposta s necessidades que os mesmos tenham e que individualmente
no conseguiriam alcanar, por diversas e variadas formas de tarefas e trabalhos que so
necessrios.
A administrao e as organizaes so essenciais para atendimento das necessidades da vida

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em sociedade atravs de suas mais variadas atividades. Mas antes de entrarmos na questo sobre o
quanto que as atividades administrativas so importantes para todo tipo de organizao,
independente de ser pblica ou privada, de pequeno, mdio ou grande porte importante
entendermos que atividades administrativas so tambm conhecidas como rotinas administrativas.
As rotinas administrativas so compreendidas como um conjunto de processos que acontecem
sistematicamente e que requerem certo conhecimento tcnico e domnio de tecnologias. Sendo
assim, processo um grupo de atividades realizadas numa sequncia lgica com o objetivo de
produzir um bem ou um servio que tem valor para um grupo especfico de clientes. (HAMMER
E CHAMPY, 1994 apud GONALVES, 2000, p. 7). Um processo consiste em um conjunto de
procedimentos com entradas, processamento e resultados.
As rotinas administrativas esto inseridas dentro deste contexto, pois podem ser considerada
como um conjunto de processos que so desenvolvidos atravs das pessoas nos mais diversos,
nveis que executam atividades diversas a fim de se obter resultados. Dentre as vrias reas de
atuao, desde os primrdios at os dias atuais, algumas funes bsicas das tcnicas em rotinas
administrativas desenvolvidas dentro das empresas comerciais so: a funo tcnica, funo
financeira, recursos humanos, funo comercial e de contabilidade (CASA DA CONSULTORIA,
2016). O que difere a sua atuao, que se d atravs de competncias distintas como, por
exemplo, as gerncias e as atividades propriamente consideradas administrativas, enquanto a
gerncia fica responsvel pelas estratgias, alocao de recursos, etc., para que as atividades
desenvolvidas em nvel operacional possam ser desempenhadas atravs do uso de tcnicas e que
sempre visem o alcance dos objetivos (CASA DA CONSULTORIA, 2016).
Sabe-se que nos dias atuais, no contexto empresarial e organizacional h uma tendncia
muito forte na busca pela melhoria contnua e no aumento produtividade e por consequncia, da
competitividade, seja atravs da inovao ou da melhoria de seus processos administrativos. Sobre
esse assunto, Andrade e Amboni (2009) destaca que, o movimento da economia mundial rumo
globalizao vem redefinindo os fatores determinantes da competitividade, fazendo emergir novas
organizaes de sucessos e tornando obsoletas as incapazes de se adaptar ao novo ambiente.
Esta tendncia se explica, pois as organizaes que almejam atingir seus objetivos se
deparam com um mercado ou pblico-alvo cada vez mais exigentes. Porm, muitas dessas
organizaes quando exageram nos limites de arquivos, tornando um crculo vicioso que contamina
todos os departamentos, como, por exemplo, a cobrana por formalizao de rotinas, excesso de
formalismo, como consequncia, tem-se a insatisfao de seu pblico-alvo, o no atingimento de
metas, desorganizao, baixo desempenho da equipe, problemas de relacionamento entre membros
da equipe de trabalho, entre outros.
Diante do que se espera de uma organizao que almeja resultados de alta performance,
percebe-se uma lacuna entre o que se prope e o que realmente se alcana, neste sentido, este artigo
tem como objetivo identificar atravs do estudo da literatura o conceito e suas formas aplicao no
que diz respeito eficincia e eficcia; analisar o contexto organizacional no mercado atual
concernente s prticas em rotinas administrativas e; apresentar possveis alternativas que
solucionem ou mitiguem os impactos negativos das aes no cotidiano das organizaes.

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2. MATERIAL E MTODOS

Na elaborao deste artigo, utilizou-se como mtodo, a pesquisa bibliogrfica. Segundo Gil
(2010, p. 29), este tipo de pesquisa elaborado com base em material j publicado e inclui
material impresso, como livros, revistas, jornais, teses, dissertaes e anais de eventos cientficos.
Para Cervo, Bervian e da Silva, (2007, p.60) a pesquisa bibliogrfica procura explicar um
problema a partir de referncias tericas publicadas em livros, artigos, dissertaes e teses.
Especificamente, para esta pesquisa foram utilizados livros de autores conceituados na rea
e artigos cientficos atravs da busca em banco de dados da scielo. A pesquisa foi realizada entre
julho e agosto de 2016.

3. RESULTADOS E DISCUSSO

Pode-se perceber que dada situao problema que boa parte das organizaes enfrentam no
desenvolvimento de suas atividades, portanto, imprescindvel que as organizaes como um todo
se esforce na elaborao de procedimentos, formulrios ou documentos de forma lgica, inteligente
e prtica.
Em relao s tcnicas em rotinas administrativas muitas empresas comerciais e tambm
organizaes pblicas comum o uso de manuais onde descrevem normas e regras necessrias para
execuo de atividades especficas, se utilizam tambm de regulamentos internos.
Uma ferramenta que muito til e que contribui para uma melhoria na eficincia dos
processos o organograma. De acordo com Daft (2006, p. 79) cita que a estrutura organizacional
se reflete no organograma, que a representao visual do conjunto inteiro de atividades e
processos subjacentes a uma organizao. O organograma demostra como as partes de um
processo de relaciona como um todo, identificando os departamentos e os nveis de hierarquia
facilitando assim a percepo do colaborador quanto a quem dever reportar quando necessrio e
tambm ao entendimento do mesmo sobre onde se insere sua atividade dentro do processo.
Observa-se que o processo histrico da Administrao teve outros autores com suas
respectivas teorias desde as que enfatizaram a estrutura organizacional, incluindo a Teoria Clssica,
Teoria da Burocracia, Teoria Estruturalista at chegar teoria que tinha como nfase as pessoas,
atravs da Escola das Relaes Humanas e a Teoria Comportamental, ficando em segundo plano as
tarefas e a estrutura. Apesar de diversas caractersticas dessas teorias, a concluso que o foco
principal so as competncias pessoais, pois na Era da Informao em que estamos vivendo
grandes desafios precisam ser superados, o mundo est cada vez mais competitivo e dinmico.
Segundo Chiavenato (2010, p. 20) muito embora a Administrao Cientfica de Taylor e
seus seguidores tenham se preocupado na poca com a tecnologia, suas incurses nesse campo
limitam-se estritamente no nvel de tarefa individual de cada operrio e de maneira concreta e
imediatista. Ou seja, cada vez mais, novas tecnologias esto surgindo e a organizaes de modo
geral que detm melhor conhecimento tendem a se destacar mais neste mercado, corroborando com
essa questo, somente as pessoas so capazes de transformar, decidir, criar, inovar, sendo elas os
principais ativos das organizaes e pea fundamental para que as mesmas possam concretizar seus
objetivos (eficcia) como maior nvel de eficincia possvel, independente do cargo ou de seu nvel

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de poder ou de importncia. E como vimos, as contribuies das pessoas nas rotinas
administrativas so fundamentais, pois cada de tarefa realizada dentro de cada departamento so
realizadas com aplicao de conhecimento tcnico e conhecimento cientfico. Complementando
esses conhecimentos, podem se somar o emprico, ou seja, as experincias adquiridas pelos anos de
trabalho de cada indivduo que por sua vez podem ser compartilhadas com os demais colaboradores
dos departamentos ou mesmo com a organizao de forma geral, isso atravs do relacionamento
interpessoal, pois quando h sinergia entre as pessoas, as tarefas tendem a ser realizadas com maior
eficincia e eficcia.

4. CONCLUSES

Percebeu-se que as prticas de rotinas administrativas so muito importantes para que as

empresas possam atingir seus objetivos, principalmente quando executadas de forma eficiente,
evidenciou-se tambm que as primeiras teorias administrativas - atravs da especializao do
operrio tarefa - tiveram grande contribuio para o modelo dessas prticas, embora sendo
modificadas ao longo dos tempos em um processo evolutivo compelido pelo avano das
tecnologias e de novas formas de trabalho, essas modificaes contribuem para que o indivduo
como ser social seja capaz de influenciar e ser influenciado em seu ambiente de trabalho.
As organizaes por sua vez, quando se conscientizam da importncia em ter uma equipe de
trabalho valorizada e capacitada principalmente nas atribuies das tarefas que desempenham no
dia-a-dia, sem deixar de lado a necessidade de estar se reinventado em relao aos mtodos e
processos de trabalho, com certeza se destacar como modelo de excelncia na gesto das rotinas
administrativas e, consequentemente, proporcionar um ambiente de trabalho agradvel
contribuindo de forma significativa para o aumento da eficincia e eficcia.

AGRADECIMENTOS

Agradeo primeiramente a Deus por ter me oportunizado a realizao desse trabalho, de

forma especial agradeo tambm minha famlia, ao professor Ricardo Alencar Librio pela sua
contribuio. No poderia deixar de agradecer tambm a todos da comunidade acadmica que
compem o Instituto Federal do Tocantins, especialmente ao Campus/Gurupi e a todos que direta e
indiretamente cooperaram para realizao do mesmo.

REFERNCIAS

ANDRADE, Rui Otvio de Bernardes; AMBONI Neri. Teoria Geral da Administrao. Rio de
Janeiro : Elsevier, 2009.

CERVO, Amado Luiz; BERVIAN, Pedro Alcino; DA SILVA, Roberto. Metodologia Cientfica. 6.
ed. So Paulo : Pearson Prentice Hall, 2007.

CHIAVENATO, Idalberto. Administrao nos novos tempos. 2. Ed. Rio de Janeiro : Elsevier,

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2010.

CHIAVENATO, Idalberto. Administrao: teoria, processo e prtica. Rio de Janeiro : Elsevier;

So Paulo: Anhanguera, 2010.

DAFT, Richard L. Teoria e Projeto das Organizaes. 6. ed. Rio de Janeiro : LTC, 2006.

EDITORIA CASA DA CONSULTORIA. Rotinas Administrativas. Disponvel em:

http://casadaconsultoria.com.br/rotinas-administrativas/. Acesso em: 25 de agosto de 2016.

GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 5 ed. So Paulo : Atlas, 2010.

GONALVES, Jos Ernesto Lima. As empresas so grandes colees de processos. RAE -

Revista de Administrao de Empresas, v. 40 n. 1, Jan./Mar. 2000. Disponvel em:
http://www.scielo.br/pdf/rae/v40n1/v40n1a02.pdf. Acessado em: 28 de agosto de 2016.

MAXIMIANO, Antnio Cesar Amaru. Introduo Administrao. Edio compacta 1 ed. 5.

Reimpr. So Paulo : Atlas, 2010.

MAXIMIANO, Antnio Cesar Amaru. Fundamentos de Administrao: manual compacto para

as disciplinas TGA e introduo administrao. 2 ed. 4. Reimp. So Paulo : Atlas, 2012.