introduo

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje 1

Simplicidade a ltima moda.

Leonardo da Vinci
4 Apresentao Zen
 1
Apresentando-se
no Mundo de Hoje
Com apresentaes bem-sucedidas em Tquio para trs, embarquei s 5h03 da tarde
no Super Express destinado a Osaka, satisfeito com meu ekiben (um tipo especial
de lancheira japonesa, ou bento, vendida em estaes de trem japonesas) e uma
lata de cerveja Asahi na mo. A quintessncia da experincia japonesa para mim
sair em disparada pelo interior japons a bordo da tecnologia ferroviria de ponta
enquanto experimento delcias tradicionais japonesas com meus hashis (pauzinhos
japoneses), dando goles numa cerveja japonesa e vendo de relance templos, santurios
e at mesmo o Monte Fuji, do lado de fora da espaosa janela. uma justaposio
maravilhosa do novo e do velho, e um modo prazeroso de terminar o dia.
No meio da apreciao do contedo do meu bento, eu olhei rapidamente
para a minha direita, do outro lado do corredor, para ver um homem de negcios
japons com um olhar pensativo no rosto revisando uma montanha de slides de
PowerPoint impressos. Dois slides por pgina, uma pgina aps a outra, cheias de
boxes lotados com textos tediosos em japons em vrias cores diferentes. Nenhum
espao vazio. Nenhum grfico exceto pelo logo da empresa no topo de cada slide.
Slide aps slide de textos, ttulos de assuntos, bullet points e logomarcas.
Esses slides foram usados numa apresentao oral? Se foram, eu simpatizo
com a audincia. Desde quando uma platia consegue ler e ouvir algum falar ao
mesmo tempo (mesmo que eles pudessem realmente ver o texto, em fonte 12, na
tela bem o suficiente para l-lo)? Os slides foram usados simplesmente como um
tipo de documento impresso em PowerPoint? Se foram, eu tenho pena tanto do
autor quanto do leitor, porque o PowerPoint no uma ferramenta para a criao de
documentos. Boxes de bullet points e logomarcas no fazem um folheto ou relatrio
serem bons. E julgando pelo modo com que o homem pulava para frente e para
trs entre as pginas de slides, talvez frustrado pela ambigidade do contedo, isso
estava se tornando claro para ele.
Que contraste no contedo das apresentaes, eu pensei comigo mesmo:
o lindamente eficiente e bem desenhado bento japons de antes, contendo
nada suprfluo, em comparao com a mal desenhada e difcil de entender
montanha de slides de PowerPoint do outro lado do corredor. Por que o

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje 5

 design e a apresentao de negcios e contedos tcnicos para uma conversa ao
vivo no podem ter o esprito dos simples bentos vendidos nas estaes de trem
japonesas? Por exemplo, o bento japons apresentado de maneira simples, bonita
e balanceada. Nada faltando. Nada suprfluo. Sem enfeites, mas lindamente
desenhado. Uma maneira satisfatria e inspiradora de se passar 20 minutos.
Quando foi a ltima vez que voc pde dizer o mesmo de uma apresentao?
Um delicioso bento japons e uma apresentao em PowerPoint podem
parecer no ter nada em comum, mas foi naquele momento, h muitos anos atrs,
rolando atravs do Japo a 200 milhas por hora, que eu tive um insight ou um
despertar. Com esse flash de compreenso, eu descobri que algo precisava
ser feito para acabar com o flagelo dos maus slides de PowerPoint e a narrao
sem vida que os acompanha, e que eu podia fazer algo para ajudar. No Japo,
exatamente como em qualquer outro lugar do mundo, profissionais sofrem com
apresentaes mal feitas diariamente.
Apresentaes nas quais os slides frequentemente fazem mais mal do que
bem. No so prazerosas e no so eficazes. Eu sabia que, se pudesse comear a
ajudar os outros a olhar para a preparao, o design e o ato da apresentao das
to chamadas apresentaes em PowerPoint de um modo diferente, talvez eu
pudesse fazer minha pequena parte para ajudar outros a se comunicarem de forma
mais eficaz. Naquele momento no Trem Bala em algum lugar entre Yokohama
e Nagoya foi quando eu comecei a escrever este livro, compartilhando meus
pensamentos sobre o website Apresentao Zen, um blog que eu iria comear com
o objetivo de torn-lo o mais visitado da internet sobre o design de apresentaes.

Este livro tem trs sees: Preparao, Design e o Ato da Apresentao. Ao longo
do caminho eu fornecerei um bom balano de princpios e conceitos, inspirao e
exemplos prticos. Eu at mesmo irei mostrar para voc fotos de antes e depois do
tal bento no Trem Bala que foi a inspirao para este livro. Antes de revisar o estado
atual de apresentaes de hoje em dia e porque as apresentaes importam agora
mais do que nunca, vamos primeiro olhar qual o intuito de Apresentao Zen.

6 Apresentao Zen
A abordagem Apresentao Zen
Este no um livro sobre o Zen; este um livro sobre comunicao e sobre
como ver a apresentao de uma maneira ligeiramente diferente, uma maneira
que est em sintonia com os nossos tempos. Embora eu faa inmeras
referncias ao Zen e s artes Zen ao longo do caminho, minhas referncias
ao Zen ficam bem mais para a analogia do que para o literal. Literalmente, a
tradio do Zen, ou prtica Zen, no tem nada a ver diretamente com a arte
da apresentao no mundo de hoje. Entretanto, nossas atividades profissionais
especialmente a comunicao profissional podem compartilhar a mesma
natureza do Zen. Isto , a essncia ou o esprito de muitos princpios achados
no Zen a respeito de esttica, ateno, conexo e assim por diante, que podem
ser aplicados em nossas atividades dirias, incluindo as apresentaes.
Um professor diria que o primeiro passo para o estudante que procura o
esclarecimento enxergar verdadeiramente que a vida est de certa forma fora
de sincronia ou que algo no est certo, que existe sofrimento, se voc me
permite. E que este algo que no est certo uma conseqncia do nosso
apego s coisas que so insignificantes.
Da mesma forma, o primeiro passo para a criao e a formao de grandes
apresentaes ser cuidadoso com o formato atual do que passado como
sendo apresentaes normais de PowerPoint; e o que normal hoje est
fora de sincronia e incorreto com a forma com que as pessoas realmente
aprendem e se comunicam.
Cada situao diferente. Mas todos ns sabemos, atravs da nossa
prpria experincia, que o formato atual das apresentaes de negcios e
acadmicas causa, da mesma forma, um nvel prprio de sofrimento no
pblico e nos apresentadores. Se ns desejamos nos comunicar com mais
clareza, integridade, beleza e inteligncia, ento devemos ir alm do que
considerado normal para alcanarmos alguma coisa diferente e bem mais
eficaz. Os princpios com os quais eu sou mais cuidadoso em cada passo do
processo da apresentao so: cautela, simplicidade e naturalidade. Cautela
na preparao. Simplicidade no design. Naturalidade no ato da apresentao.
Os quais, no final, levam a uma maior clareza para ns e para nossa audincia.
De vrias formas, alguns dos princpios bsicos tm mudado desde os
tempos de Aristteles, h uns 2300 anos atrs, ou do conselho bsico dado
por Dale Carnegie nos anos 30 do sculo passado. Mas o que pode parecer
bom senso, a respeito de apresentaes, no a prtica comum. A abordagem
Apresentao Zen desafia a sabedoria convencional do feitio de apresentaes
em PowerPoint no mundo de hoje e encoraja as pessoas a pensar de modo
diferente sobre o design e a performance de suas apresentaes.

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje 7

 Uma Abordagem, No um Mtodo
A Apresentao Zen, no entanto, no um mtodo.
Um mtodo implica num processo sistemtico
passo-a-passo, algo muito planejado e linear, com
um procedimento comprovado e definitivo que voc
pode pegar de uma prateleira e seguir de A a Z numa
seqncia lgica tradicional. A Apresentao Zen
mais uma abordagem. Uma abordagem significa uma
estrada, uma direo, uma estrutura de pensamento,
talvez at uma filosofia, mas no uma frmula de
regras comprovadas a serem seguidas.
Mtodos so importantes e necessrios. Mas no
existem panacias e eu no ofereo receitas para o
sucesso. O sucesso depende exclusivamente de voc e
da sua situao. No entanto, eu ofereo direcionamentos
e algumas coisas para pensar que correm de encontro
sabedoria convencional de como fazer uma apresentao
ao vivo com equipamentos multimdias.
Similarmente, o prprio Zen uma abordagem para
a vida e uma maneira de ser, mais do que um conjunto
de regras ou dogma a ser seguido por todos da mesma
forma. Realmente, existem muitos caminhos para o
esclarecimento. No mago do Zen est a necessidade
de uma conscientizao pessoal e a habilidade de
enxergar e descobrir. O Zen prtico e est preocupado
com o aqui e o agora. E o prtico, o aqui e o agora, o
que nos preocupa tambm aqui com as apresentaes.
O objetivo deste livro ajudar profissionais a se
libertarem da dor de criar e layoutar apresentaes,
ajudando-os a ver as apresentaes de um modo
diferente mais simples, mais visual e, finalmente,
muito mais significativo.

8 Apresentao Zen
Cada Caso Diferente
Nem todas as situaes de apresentaes so apropriadas para
o uso de equipamento multimdia. Por exemplo: se voc tem
uma audincia pequena e um material de dados intensivos para
discutir, uma pasta com os materiais e uma discusso interativa
geralmente so mais apropriadas. Existem muitas situaes
onde um quadro-negro ou uma seqncia de ilustraes ou um
papel com figuras detalhadas do um suporte melhor. Cada
caso diferente. As discusses neste livro, no entanto, esto
centradas nessas apresentaes quando o equipamento
multimdia se encaixar com a sua situao singular.
Este livro no especfico sobre ferramentas de software.
Ainda, por manter princpios como cautela e simplicidade em
mente, voc pode usar as lies que esto aqui para formatar
melhor os apetrechos visuais apropriados para a sua situao.
Quando se trata das funes de software, eu no acredito que o
desafio seja aprender mais, mas sim ignor-los mais e esquecer
mais para que voc possa se concentrar nos princpios e nas
poucas tcnicas que so importantes. As tcnicas de software
no devem ser suas principais preocupaes.
Caracterizando as idias sobre a tcnica do mestre
espadachim Odagiri Ichiun, o estudioso do Zen, Daisetz Suzuki
diz: ...o primeiro princpio da arte no depender dos truques
da tcnica. A maioria dos espadachins se apega demais
tcnica, s vezes fazendo dela sua principal preocupao...
E a maioria dos apresentadores fazem do software a sua
principal preocupao no processo de preparao e no ato
da apresentao. Isto geralmente termina em desenhos
desordenados e conversas desordenadas que no so nem
empolgantes, nem memorveis.
Sim, importante saber o bsico do software. Tcnicas de
como apresentar e certos e errados so teis para entender.
Mas isto no apenas sobre tcnica. A arte da apresentao
transcende a tcnica e permite que um indivduo quebre barreiras
e se conecte com a audincia para informar ou persuadir de uma
maneira muito significativa, num momento nico no tempo.

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje 9

 Onde Ns Estamos Hoje:
PowerPoints Muito Ruins
Parece que o PowerPoint esteve sempre por a, mas na verdade s vem sendo
usado comumente h 15-20 anos. O PowerPoint 1.0 foi criado no Vale do
Silcio em 1987 por Robert Gaskins e Dennis Austin como uma maneira de
mostrar imagens de apresentaes num Mac. Foi legal. E funcionou. Eles
venderam a aplicao mais adiante naquele ano para a Microsoft. Uma verso
para o PC chegou ao mercado alguns anos depois, e (ai Jesus!) o mundo no
tem sido mais o mesmo desde ento.
O PowerPoint tornou-se popular nos anos 90 e, at o ano 2000, o uso da
aplicao foi onipresente nos negcios e escolas ao redor do globo. Mas no
era bom. Foi mais ou menos nessa poca, na verdade, que o termo Morte
por PowerPoint comeou a ser usado por a. Em 2001, o guru do marketing
e autor de best-sellers Seth Godin que viu mais apresentaes ruins do que
qualquer homem deveria ser submetido deu um basta. Seth decidiu que
ele iria tentar fazer a diferena. Ento escreveu um e-book de 10 pginas
chamado Really Bad PowerPoint, vendido pelo Amazon por U$ 2 (o dinheiro
foi para caridade) e tornou-se o best-seller do ano.
O PowerPoint poderia ser a ferramenta mais poderosa do seu computador,
mas no , disse Seth. na verdade um fracasso catastrfico. Quase todas
as apresentaes em PowerPoint so to ruins quantos ovos podres. O guru
da comunicao visual Edward Tufte, que escreveu alguns livros maravilhosos
sobre maneiras de apresentar informaes quantitativas, como Beautiful
Evidence and Visual Explanations (da editora Graphic Press), juntou-se ao
coro daqueles que faziam chacota da ferramenta PowerPoint num artigo de
Setembro de 2003 da revista Wired, intitulado simplesmente de PowerPoint
o Mal (PowerPoint is Evil). No mnimo, diz Tufte, um formato de
apresentao no deveria fazer mal. No entanto, o estilo do PowerPoint
comumente perturba, domina e banaliza o contedo. Apresentaes em
PowerPoint muito frequentemente lembram uma pea teatral de escola
muito barulhenta, muito lenta e muito simples.
Milhes de apresentaes agora so feitas todos os dias com a ajuda do
PowerPoint ou outro slideware*. Ainda assim, a maioria das apresentaes
continua chata de dar dormncia no crebro, algo a ser enfrentado tanto

* Slideware um termo que, no meu conhecimento, foi originado por Edward Tufte para descrever o
PowerPoint e outras aplicaes similares, como o Keynote.

10 Apresentao Zen
pelo apresentador quanto pela platia. As apresentaes so geralmente
ineficazes no porque faltam aos apresentadores inteligncia e criatividade,
mas porque eles adquiriram maus hbitos e sofrem da falta de discernimento
e conhecimento sobre o que faz uma grande apresentao (e o que no faz). A
tpica apresentao de slide atual consiste em um orador apresentando um fluxo
de informaes para slides com ttulos generalizados, clip-art, lista tipo bullet
aps bullet no to familiar formato hierrquico de tpico/subtpico. Apresentar
com slides uma parte to grande da nossa cultura agora que as pessoas mal
podem imaginar se preparar para uma reunio e se apresentar sem os slides.

A escria da pilha
As conferncias tambm perpetuaram as pilhas cheias de bullets, pedindo
aos apresentadores para seguir um formato de slide padro. Kathy Sierra,
co-autora de Use a Cabea Java (Alta Books), assim como o blog Creating
Passionate Users, tm atendido e apresentado um monte de conferncias.
Aqui est o que ela disse no seu site em 2005, num post chamado Pare sua
apresentao antes que ela mate de novo: Dada a quantidade de pessoas que
odeiam apresentaes de slide, diz Sierra, por que presume-se universalmente
que onde h uma conversa, h um PowerPoint (ou seu primo muito mais
bacana, o Keynote da Apple)? Coordenadores de conferncias raramente
perguntam aos oradores se haver projeo de slides. Eles mandam os templates
de slides, e ento comeam a exigir seus slides vrias semanas antes do show.
Dizer que voc no tem slides como dizer que voc far seu discurso pelado.
E que tipo de elementos visuais as pessoas esto usando para dar suporte as
suas conferncias? Elementos visuais so mais memorveis do que palavras,
mas bullet points ainda so o contedo principal da maioria dos slides e eles
normalmente no acrescentam em nada, diz Sierra.

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje 11

 Finalmente Chegou a Hora de Dispensar o PowerPoint?
Na primavera de 2007, o Sydney Morning Herald publicou um artigo intitulado
Pesquisador aponta o dedo para o PowerPoint, por Anna Patty, o que
gerou uma polmica. O artigo apontou descobertas dos pesquisadores da
Universidade de New South Wales, incluindo John Sweller, que desenvolveu a
teoria da carga cognitiva nos anos 80. Uma das descobertas mencionadas no
artigo: mais difcil processar informaes que chegam a voc verbalmente
e na forma escrita ao mesmo tempo. Como as pessoas no conseguem ler
e escutar bem ao mesmo tempo, a reprter sugeriu que isso pode significar
a morte da apresentao em PowerPoint. O pressuposto de que uma
apresentao feita com a ajuda do slideware, como o PowerPoint ou o Keynote,
deve necessariamente incluir linhas de texto projetadas numa tela que espelha
a palavra escrita do apresentador. O artigo gerou muita ateno, em parte
devido citao do Professor Sweller:

O uso da apresentao em PowerPoint tem sido um desastre.

Ela deveria ser descartada.
John Sweller

O comentrio do Professor Sweller d uma manchete provocativa e

somado a uma longa lista de profissionais e pesquisadores que debocham da
ferramenta PowerPoint. O que o professor Sweller certamente quer dizer que
o modo como o PowerPoint usado deveria ser descartado. E eu concordo
com isso. Existe alguma verdade na idia de que os templates (modelos) e
todos os sinos e apitos somados ao PowerPoint ao longo dos anos contriburam
para a existncia de alguns PowerPoints muito ruins. Mas o PowerPoint (ou
o Keynote, etc.) no um mtodo; uma ferramenta que pode ser usada
eficazmente, com mtodos de design apropriados ou ineficazmente com
mtodos inapropriados.

Os Tempos Esto Mudando Bastante

Ento finalmente chegou a hora de descartar o PowerPoint? Dificilmente, mas
j passou da hora de descartar o uso dos onipresentes templates de bullet list
encontrados tanto no PowerPoint quanto no Keynote. E j passou da hora de
descobrirmos que colocar a mesma informao num slide em forma de texto

12 Apresentao Zen
exatamente da mesma maneira que sai da nossa boca no ajuda na verdade,
isso danifica nossa mensagem. A maioria de ns sabe intuitivamente que, quando
temos 20 minutos para fazer uma apresentao, criada para uma audincia, com
slides cheios de textos, no funciona. Pesquisas apiam a idia que, na verdade,
mais difcil para a audincia processar informaes que so apresentadas
para eles da forma falada e escrita ao mesmo tempo. Ento talvez fosse melhor
apenas manter o silncio e deixar as pessoas lerem os slides. Mas isto levanta a
questo: Por que voc est l?
Uma boa apresentao oral diferente de um documento bem escrito
e a tentativa de combin-los resulta em apresentaes e documentos
pobres. A m notcia que a maioria das apresentaes orais
acompanhadas de equipamentos multimdias so bastante medocres
hoje em dia. Mas a boa notcia que esta uma oportunidade para voc
ser diferente. O nvel est muito baixo agora, ento mesmo melhorando
devagar, voc ainda pode fazer uma grande diferena. Entretanto,
conforme mais e mais pessoas forem descobrindo que a sabedoria
convencional sobre apresentaes est fora de sincronia com a realidade,
as expectativas certamente iro aumentar.

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje 13

 Apresentaes na
Idade Conceitual

Meu livro favorito no vero de 2006 foi o best-seller de Daniel Pink, O Crebro
do Futuro (Editora Campus). Tom Peters chamou o livro de um milagre. Existe
uma razo. O Crebro do Futuro estabelece o contexto para a abordagem da
Apresentao Zen para as apresentaes no mundo de hoje, uma era que Pink
e outros tinham apelidado de a idade conceitual onde as aptides do high-
touch (termo cunhado no incio dos anos 80 por John Naisbitt, que diz que nada
substitui o toque humano) e do high-concept (que apela s massas) esto em
primeiro entre os iguais. O futuro pertence a um diferente tipo de pessoa, diz
Pink. Designers, inventores, professores, contadores de histrias pensadores
do lado direito do crebro, criativos e com empatia, cujas habilidades marcam a
linha divisria entre quem vai adiante e quem no vai.
Em O Crebro do Futuro , Pink pinta um exato e vvido quadro das ameaas e
oportunidades diante dos profissionais de hoje. Pink clama que estamos vivendo
em uma era diferente, uma idade diferente. Uma idade onde aqueles que pensam
diferente sero valorizados mais do que nunca. Ns estamos vivendo numa idade,
diz Pink, que ...animada por uma diferente forma de pensamento e uma nova
abordagem para a vida que premia aptides que eu chamo de high concept e high
touch. O high concept envolve a capacidade de detectar padres e oportunidades,
para criar beleza artstica e emocional, de moldar uma narrativa satisfatria....
Mas Pink no est dizendo que lgica e anlise (o to chamado raciocnio do
lado esquerdo do crebro), to importante na idade da informao, no so
importantes na idade conceitual de hoje. Na realidade, raciocnio lgico
uma condio necessria. Contudo, cada vez mais claro que a lgica por si s
no uma condio suficiente para o sucesso de indivduos e de organizaes.
O raciocnio com o lado direito do crebro importante em cada parte agora
em alguns casos mais importantes do que o raciocnio com o lado direito do
crebro (a distino do lado direito/lado esquerdo do crebro uma metfora
baseada em diferenas reais entre os dois hemisfrios; uma pessoa saudvel
usa os dois hemisfrios at mesmo para tarefas simples).
Em O Crebro do Futuro os seis sentidos ou as seis aptides direcionadas do
lado direito so particularmente valiosos, as quais Pink diz que so necessrias
para profissionais de sucesso possuir, no mundo mais interdependente em que
vivemos, um mundo de crescente automao e fontes externas.

14 Apresentao Zen
 As seis aptides so: design, histria, sinfonia, empatia, brincadeira e
significado. Domin-las no o suficiente, mas tirar vantagem dessas aptides
tem agora se tornado necessrio para o sucesso profissional e a satisfao pessoal
no mundo de hoje. A introduo das aptides que seguem na prxima pgina
escrita em apresentaes com multimdia avanada em mente, mas voc poderia
tirar as seis aptides e aplic-las arte do design de games, programao, design
de produtos, gerncia de projetos, tratamentos de sade, ensino, varejo e assim
por diante. O slide abaixo resume seis dos pontos-chave encontrados no livro de
Pink (as imagens originais do slide so de um arquivo vetorial do iStockphoto.com,
arquivo nmero 700018).

DESIGN Histria SINFONIA

No apenas funo No apenas argumento No apenas concentrao

empatia BRINCADEIRA SIGNIFICADO

No apenas lgica No apenas seriedade No apenas acumulao

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje 15

 Design
Para muitas pessoas de negcios, design algo que voc espalha na superfcie,
como cobertura em um bolo. bom, mas no fundamental. Mas isto no
design para mim e sim decorao. Decorao, para melhor ou pior,
notvel s vezes agradvel, s vezes irritante, mas est inconfundivelmente
l. Contudo, os melhores designs so to bem feitos que o design nunca nem
notado conscientemente pelo observador/usurio, como o design de um livro
ou as placas de um aeroporto (por exemplo: ns notamos conscientemente as
mensagens que o design tornou totalmente claras, mas no a palheta de cores,
tipografia, conceito, etc.).
O design comea pelo comeo, no pelo fim, no algo que pensado
depois. Se voc usa slideware na sua apresentao, o design desses apetrechos
visuais comea no estgio de preparao, antes mesmo de voc ligar o seu
computador. Durante o estgio de preparao, voc diminui a velocidade e pra
a sua mente ocupada para poder considerar o seu tpico e seus objetivos, suas
mensagens-chave e sua audincia. S ento voc comear a esboar idias que
iro aparecer de alguma forma em visual digital mais adiante.

Histria
Fatos, informaes, dados. A maioria deles est disponvel on-line ou pode
ser mandada para as pessoas em um e-mail, num anexo em PDF, em CD
ou atravs de uma carta de papel. Dados e os fatos nunca estiveram
to disponveis. O cientista cognitivo Mark Turner chama o ato de contar
histrias de imaginando a narrativa, uma espcie de instrumento-chave
do pensamento. Ns estamos ligados para contar e receber histrias. Ns
somos todos contadores de histrias natos (e ouvintes de histrias). Quando
crianas ns espervamos ansiosamente pelas apresentaes escolares, e
nos juntvamos com nossos amigos durante o recesso e na hora do recreio e
contvamos histrias sobre coisas reais e eventos reais que importavam pelo
menos eles importavam para ns.
Mas em algum lugar ao longo do caminho, estria virou sinnimo de fico
e at mesmo falsidade. Ento as histrias e o ato de contar histrias tm
sido marginalizados nos negcios e nas rodas acadmicas como algo em que
pessoas srias no se envolvem. Mas juntando o que estudantes universitrios
me dizem, os melhores e mais eficientes professores so aqueles que contam
histrias verdadeiras. Meus estudantes me dizem que os melhores professores
(do ponto de vista deles) no apenas seguem o material de um livro, mas

16 Apresentao Zen
colocam sua prpria personalidade, carter e experincias no material em
forma de narrativa, o que iluminador, empolgante e memorvel. Histrias
podem ser usadas para o bem: para ensinar, para compartilhar e, claro,
para uma persuaso honesta.

Sinfonia
Concentrao, especializao e anlise tm sido importantes na idade
da informao, mas na idade conceitual, a sntese e a habilidade de
usar peas aparentemente relacionadas para formar e articular o todo
na nossa frente crucial, at mesmo um diferenciador. Pink chama essa
aptido de sinfonia.
Os melhores apresentadores podem iluminar os relacionamentos que
ns podemos no ter visto antes. Eles podem ver os relacionamentos
entre os relacionamentos. A sinfonia requer que nos tornemos melhores
na viso realmente vermos de uma maneira nova. Qualquer um pode
entregar toneladas de informaes e repetir descobertas representadas
visualmente em bullet points numa tela, mas aqueles que conseguem
reconhecer padres, que so aptos a ver nuances e a simplicidade que
podem existir num problema complexo que so necessrios. Sinfonia
no mundo da apresentao no significa simplificar demasiadamente
informaes em pedaos de som e pontos de conversa to populares da
mdia de massa, por exemplo. Sinfonia utilizar nossa mente inteira
lgica, anlise, sntese, intuio para fazer sentido no nosso mundo
(leia-se, nosso tpico), achar o todo e determinar o que importante
e o que no antes do dia de nossa conversa. tambm saber decidir o
que interessa e abrir mo do resto.

Empatia
Empatia emocional. saber colocar-se na posio dos outros. Isso
envolve um entendimento da importncia das deixas no-verbais de outros
e estar ciente das suas prprias. Bons designers, por exemplo, possuem a
habilidade de colocarem-se na posio do usurio, do cliente ou do membro
da audincia. Isto um talento, talvez, mais do que uma habilidade que
pode ser ensinada, mas todo mundo pode ficar melhor nisso. A empatia
permite ao apresentador, mesmo sem pensar nisso, notar se a audincia
est compreendendo e quando ela no est. O apresentador emptico pode
fazer ajustes baseados na sua leitura de uma audincia em particular.

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje 17

 Brincadeira
Na idade conceitual, diz Pink, trabalho no se resume apenas seriedade, mas
sobre brincar tambm. Cada tipo de apresentao diferente, mas em certas
palestras pblicas, espirituosidade e humor podem tornar uma apresentao mais
atraente. Humor no quer dizer ser piadista ou uma informalidade palhaa,
mas sim o bom e velho humor que leva s risadas.
A mdica indiana Mandan Kataria aponta no livro de Pink que muita gente
acha que pessoas srias so mais adequadas para os negcios, que so mais
responsveis. [Mas] isso no verdade, diz Kataria. Isso notcia velha,
pessoas sorridente so pessoas mais criativas. Elas so pessoas mais produtivas.
Em algum lugar do caminho, nos venderam a idia de que uma apresentao deve
ser chata, desprovida de humor e algo para ser aturado, no apreciado. E se voc
usa slides e Deus te ajude se voc no usa quanto mais complexo, detalhado
e feio melhor. Essa abordagem ainda est viva e saudvel hoje em dia. Mas ns
esperamos que, no futuro, isto tambm se torne notcia velha.

O satrico Tom Rielly em

apresentao no TED 2007.
TED/ leslieimage.com

18 Apresentao Zen
Significado
Eu no quero ser muito definitivo nesse ponto, mas ao fazer uma
apresentao voc tem uma oportunidade de fazer uma pequena diferena
no mundo (ou na sua comunidade, sua companhia, sua escola, etc.). Uma
apresentao que vai mal pode causar um impacto devastador no seu
esprito ou na sua carreira. Mas uma apresentao que vai bem pode ser
extremamente satisfatria tanto para voc, quanto para a audincia, e pode
ainda ajudar a sua carreira. Alguns dizem que ns nascemos por causa
do significado e vivemos pela expresso pessoal e a oportunidade de
compartilhar aquilo que sentimos ser importante. Se voc tem sorte, voc
est num trabalho pelo qual voc se sente apaixonado. Se est, ento
com excitao que voc espera pela possibilidade de compartilhar a sua
expertise - sua histria - com os outros. Poucas coisas podem ser mais
recompensadoras do que conectar-se com algum ensinando-lhe algo novo,
ou compartilhar o que voc sente que muito importante com outros.
As audincias esto to acostumadas com o movimento morte pelo
PowerPoint que eles aparentemente aprenderam a ver isto como normal,
mesmo que no seja ideal. Entretanto, se voc diferente se voc
excede expectativas e mostra para eles que voc pensou neles, fez sua
lio de casa e conhece o seu material, e demonstrou atravs de suas
aes o quanto voc gostou de estar l e que voc est l por eles
as chances so de que voc trar um certo impacto e far a diferena,
mesmo que seja de um modo muito pequeno. Pode haver um grande
significado at mesmo nessas pequenas conexes.
Design. Histria. Sinfonia. Empatia. Brincadeira. Significado. O Crebro
do Futuro , de Dan Pink, nos d o contexto do novo mundo em que
estamos vivendo e porque talentos high touch e isto inclui habilidades
excepcionais de apresentao so to importantes hoje. Os profissionais
ao redor do globo de hoje precisam entender como e por que as tais
aptides do lado direito do crebro em design, histria, sinfonia, empatia,
brincadeira e significado so mais importantes do que nunca. As melhores
apresentaes da nossa gerao sero criadas por profissionais tanto
engenheiros como CEOs e criativos que tenham fortes aptides e
talentos do crebro inteiro. Essas no so apenas as nicas aptides
necessrias ao apresentador moderno, mas dominar esses talentos,
juntamente com outras importantes habilidades como poderosas tcnicas
analticas, iro lev-lo longe como comunicador na idade conceitual.

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje 19

 Seth Godin
Palestrante, blogueiro, autor de Meatball Sunday
www.sethgodin.com
Guru do Marketing e extraordinrio apresentador, Seth Godin
diz que apresentar trata-se da transferncia de emoo.
No importa se voc est tentando ser o lder da
igreja, da escola ou de uma empresa do Fortune 100,
voc provavelmente acabar usando PowerPoint.
O PowerPoint foi desenvolvido por engenheiros
como uma ferramenta para ajud-los a se comunicar
com o departamento de marketing e vice-versa.
uma ferramenta incrvel, porque permite uma
comunicao verbal muito densa. Sim, voc poderia
enviar um memorando, mas ningum mais os l. Com
as nossas companhias ficando cada vez mais rpidas,
ns precisamos de uma forma de comunicar idias de
um grupo para outro. A que entra o PowerPoint.
O PowerPoint poderia ser a ferramenta mais
importante do seu computador. Mas no .
Inmeras inovaes falham porque seus lderes
usam o PowerPoint da maneira que a Microsoft
quer que eles usem, ao invs da maneira correta.
Comunicao sobre como fazer os outros
adotarem o seu ponto de vista, para ajud-los a
entender porque voc est excitado (ou triste, ou
otimista ou o que quer mais que voc esteja). Se tudo
o que voc quer criar um arquivo de fatos e figuras,
ento cancele o encontro e mande um relatrio.
Nossos crebros tm dois lados. O lado
direito emocional, musical e de veneta. O lado
esquerdo centrado em destreza, fatos e dados
consistentes. Quando voc aparece para fazer
uma apresentao, as pessoas querem usar as
duas partes dos seus crebros. Ento eles usam o
lado direito para julgar a maneira como voc fala,
o modo como se veste e sua linguagem corporal.
Frequentemente, as pessoas chegam a uma
concluso sobre sua apresentao quando
voc chega ao segundo slide. Depois disso,
tarde demais para os seus bullet points fazerem
algum bem. Voc pode estragar um processo de
comunicao com uma lgica ruim ou fatos sem
substncia, mas voc no pode complet-lo sem
emoo. Lgica no suficiente. Comunicao
a transferncia da emoo. Campees devem
vender para audincias internas e para o mundo
l fora. Se todos no recinto concordassem com
voc, voc no teria que fazer uma apresentao,
teria? Voc poderia economizar muito tempo
imprimindo um relatrio de projeto de uma lauda
e entregando-o a cada pessoa. No, a razo pela
qual fazemos apresentaes para chegar a um
ponto, para vender uma ou mais idias.
Se voc acredita na sua idia, venda-a. Faa do
seu argumento o mais forte possvel e consiga
aquilo pelo qual voc veio. Sua audincia ir
agradec-lo por isso, porque l no ntimo, todos
ns queremos nos vender.
Como melhorar imediatamente
Primeiro: faa slides que reforcem suas palavras e
no que as repitam. Crie slides que demonstrem,
com prova emocional, que o que voc est
dizendo verdade, e no apenas correto. No
mais do que seis palavras num slide. Nunca. No
existe apresentao to complexa que precise
quebrar essa regra.
Segundo: no use imagens de segunda. Use
imagens de um estoque de fotos profissionais.
Vai falar sobre a poluio em Houston? Ao
invs de me dar bullet points com dados da
EPA (Environmental Protection Agency/Agncia
de Proteo Ambiental), e ler para mim as
estatsticas, por que no mostrar-me a foto de
um monte de pssaros mortos, um nevoeiro ou
at um pulmo doente? Isto trapacear! Isto no
justo! Isto funciona.
Terceiro: sem dissolvies, reviravoltas ou
outras transies. Mantenha a simplicidade.
 Quarto: crie um documento. Algo para deixar
para trs. Coloque nele quantas notas de rodap e
detalhes voc quiser. Ento, quando voc comear
a sua apresentao, diga para a audincia que voc
vai lhes dar todos os detalhes da sua apresentao
quando termin-la, e que eles no tm que anotar
tudo o que voc disser. Lembre-se de que a
apresentao para fazer uma venda emotiva. O
documento a prova que ajuda os intelectuais de
sua audincia a aceitar a idia que voc lhes vendeu
emotivamente. No entregue cpias de seus slides.
Eles no funcionam sem voc l.
O golao fcil de descrever: voc coloca o
slide. Isso provoca uma reao emocional na
audincia. Eles se acomodam e querem saber se
o que voc vai dizer ir combinar com aquela
imagem. Ento, se voc fizer certo, toda vez que
eles pensarem no que voc disser, eles iro ver a
imagem (e vice-versa). Claro, isso diferente da
maneira como todo mundo faz. Mas todo mundo
est ocupado defendendo o status quo (o que
fcil) e voc est ocupado emplacando bravas
novas inovaes, o que difcil.

Sample Slides
Aqui esto algumas amostras de slides das
apresentaes do Seth. Sem o Seth, essas
figuras no tm praticamente significado
algum. Mas com a narrativa envolvente
do Seth, as figuras ajudam a iluminar uma
histria memorvel.
 Uma Nova Era Requer um Novo Pensamento
As habilidades necessrias para se tornar um comunicador eficaz hoje so
diferentes das do passado. Hoje, alfabetizao no apenas ler e escrever
um texto (apesar de ser bastante necessrio), mas tambm sobre entender
a comunicao visual. Hoje, ns precisamos de um nvel mais alto de
alfabetizao visual e um entendimento do grande poder que a imagem tem de
expressar mensagens importantes.
Pessoas que projetam artifcios visuais e os usam em apresentaes ao vivo
tipicamente se lembram do PowerPoint como uma ferramenta de criao de
documentos. Seus princpios e tcnicas parecem ser largamente influenciados
pela sabedoria convencional com relao criao apropriada de documentos de
negcios, como cartas, relatrios, planilhas e assim por diante. Muitos executivos e
estudantes utilizam slides multimdia como se eles no passassem de transparncias
superiores glorificadas que contm caixas de texto, bullets e alguma figura.
Se voc quer descobrir como se tornar um apresentador melhor, ento
procure ir alm dos conselhos dados em livros sobre como usar o PowerPoint
ou livros sobre tcnicas de apresentao (incluindo esse aqui). Esses livros
tm o seu lugar, mas voc deve procurar outras formas e maneiras de contar
histrias tambm. Documentrios visuais, por exemplo, so um meio de contar
uma histria no-fictcia incorporando narrao, entrevistas, udio, um vdeo
poderoso e imagens congeladas, e s vezes, texto em tela. Esses so elementos
que podem ser incorporados em uma apresentao oral ao vivo tambm.
Cinema e apresentaes so diferentes, mas no to diferentes quanto voc
imagina. Eu aprendi muito sobre o uso de imagens incorporadas ao ato de
contar histrias assistindo virtualmente todos os documentrios produzidos por
Ken Burns.
A arte dos quadrinhos outro lugar para buscar conhecimento e inspirao.
Quadrinhos, por exemplo, so incrivelmente eficazes em tornar parceiros imagem
e texto, que juntos formaro uma poderosa narrativa, envolvente e memorvel.
Quadrinhos e filmes so os dois maiores exemplos de como histrias podem
ser contadas atravs da imagem. Um ponto que deve ser lembrado que os
princpios e tcnicas para criar uma apresentao para uma conferncia ou para
um discurso pblico tm mais em comum com os princpios e tcnicas por trs
da criao de um bom filme de documentrio ou uma boa revista em quadrinhos
do que com a criao de um documento de negcios estatsticos convencional
com bullet points.

22 Apresentao Zen
Abrindo Mo
Parte da abordagem Apresentao Zen para apresentar bem aprender
a desistir daquilo que aprendemos sobre como fazer apresentaes na
era das pilhas de PowerPoint e dos mtodos de design e performance
produzidos em massa. O primeiro passo deixar a nossa histria e
condicionamento sobre o que ns sabemos (ou pensvamos que
sabamos) inibir nossa abertura a outros modos de apresentao. Sete
frases por slide? Algum clip art usado por uma boa causa? Ningum
nunca foi demitido por causa disso, certo? Mas se permanecermos ligados
ao nosso passado, no poderemos aprender nada novo. Ns devemos
abrir nossas mentes para podermos ver o mundo como ele com uma
perspectiva novinha em folha.

A arte de abrir mo
do passado

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje 23

 Exerccio
Faa uma sesso de brainstorming (tempestade de idias) sozinho, com um
grupo de trabalho ou time onde voc examine suas vises atuais e orientaes
(se voc as tem) com relao organizao de suas apresentaes. Como
suas atuais apresentaes esto desordenadas? Em que aspectos elas esto em
sincronia? Quais questes voc deveria estar se perguntando sobre o design e
a performance da apresentao que voc no fez no passado? Quais aspectos
do processo de design e performance tm causado sofrimento nos seus
apresentadores e suas audincias? Esforos passados estiveram muito focados
de forma comparativa em coisas inconsequentes? Quais so os aspectos
inconsequentes e onde o foco pode mudar?

24 Apresentao Zen
Em suma
Como o bento japons, grandes apresentaes de slides contm um
contedo apropriado distribudo da maneira mais eficiente e graciosa,
sem decoraes suprfluas. A apresentao do contedo simples,
balanceada e bonita.

A Apresentao Zen uma abordagem, no uma lista inflexvel de

regras a serem seguidas por todos da mesma maneira. Existem muitos
caminhos para projetar e performar apresentaes.

A abordagem morte por PowerPoint comum e normal, mas no

eficaz. O problema no apenas uma das ferramentas ou a tcnica, mas sim
os maus hbitos. Apesar de algumas ferramentas serem melhores do que
outras, possvel apresentar-se efetivamente, mesmo com verses antigas
de PowerPoint (ou Keynote, etc.).

Na idade conceitual, as habilidades de apresentao slidas so

mais importantes agora do que jamais foram. Apresentar bem uma
habilidade de crebro inteiro. Bons apresentadores miram no lado
esquerdo e no direito dos crebros das pessoas.

Conversas ao vivo melhoradas por equipamento multimdia so

como contar histrias e tm mais em comum com a arte de filmes
documentrios do que ler um documento de papel. Conversas ao vivo
hoje devem contar uma histria melhorada com imagens e outras
formas de multimdia apropriadas.

Ns aprendemos alguns hbitos ineficazes com o passar dos anos.

O primeiro passo para mudar abrir mo do passado.

Captulo 1 Apresentao no Mundo de Hoje 25