MANUAL DE USO

EXCEL + MACROS + TABLAS DINAMICAS = CTA CONTABILIDAD

Aclaraciones
claraciones necesarias.
necesarias
Hay que hacer las aclaraciones necesarias para que esta obra pueda estar dentro del marco
legal. Todas las marcas aqu mencionadas son propiedad de sus respectivos propietarios y solo
dichos propietarios pueden distribuirlas o designar a terceros para tal fin, en esta obra solo se
hace referencia a software propietario y marcas registradas debido a que fueron las
herramientas utilizadas para
ara realizar el trabajo al que esta obra se refiere.

Esta obra est bajo licencia Creative Commons.

Commons
Donde descargar y guardar.
Puede descargar CTA Contabilidad de este link, una vez descargado, puede guardarlo en
cualquier lugar, notara que es un nico archivo de Excel lo que lo hace 100% portable, solo
necesita tener instalado en su PC el ya conocido Excel de la familia Microsoft Office.

Configura la seguridad de macros.

Se debe dejar una seguridad media, para que Excel permita la ejecucin de las macros previa
autorizacin, no se aconseja la ltima opcin que dice habilitar ya que si en posteriores
ocasiones recibe un archivo con virus de macro, este se ejecutara automticamente y puede
daar la PC.

La pantalla de configuracin es para Excel 2007, pero no vara en gran medida en las versiones
ms recientes.

Nota aclaratorias.
Se ha mantenido el archivo .xls ya que este sistema es para una pequea contabilidad, sea una
micro empresa o para fines educativos, y trabaja a la perfeccin con sus 65,536 filas x hoja, se
ha probado convertirlo a las versiones ms recientes de Excel y funciona muy bien, pero
debido a la cantidad de formulas e informacin que almacena se vuelve pesado en MB y muy
lento cuando las formulas superan las 65,536 filas, aun en una PC de buenas capacidades.
Ingreso al sistema.
Por ser un archivo de Excel este se abre como lo haramos con cualquier archivo de dicho
software, al ingresar notaremos el botn de advertencia, damos clic sobre l y nos mostrara
otra ventana.

Indicamos la opcin habilitar este contenido y clic en aceptar para poder habilitar todas la
funcionalidades.
Primeros pasos.
Nos dirigir automticamente al men principal y debemos llenar los datos de la empresa,
Nombre, NIT y NRC.

Posteriormente clic al botn Catalogo y nos dirigir al catalogo de cuentas, para que
ingresemos el catalogo a usar, encontrara un catalogo de referencia creado por nuestra
imaginacin para que pueda apreciar la estructura que debe ingresar.

Este catalogo acepta hasta 6 niveles como se muestra en la fila de color negro y debe
configurarlo en base a sus necesidades.

Bajo el nombre Catalogo de Cuentas, encontrara Dgitos x Nivel
, y en las celdas aledaas
los dgitos que maneja su catalogo por cada nivel de cuenta.

En la siguiente fila encontrara Total Dgitos
, y en las celdas contiguas deber ingresar el
total de dgitos que corresponden a cada nivel.

Los cdigos de cuenta debe digitarlos por nivel en las casillas indicadas, NO TOCAR/DIGITAR en
la parte con cdigos de fondo celeste (los cdigos que estn bajo Catalogo de Cuentas), esta
es una columna formulada y si digita los cdigos podra ocasionar un error en otra parte del
sistema.

Digite la Descripcin de la cuenta, el Rubro, la Aplicacin y en la casilla de Posteo

digitar Si o No indicando que esta cuenta si puede o no, ser usada para ingresar registros.
Regrese al men principal, clic en botn Ir a men y clic en botn BD General.

Observara que la primera fila son los ttulos de las columnas, la segunda y la tercera fila esta
con valores cero y a partir de la cuarta fila encontrara registros de ejemplo.

Tanto si es una nueva contabilidad o si es un nuevo ao a registrar deber borrar todos los
registros, NO ELIMINAR LA PRIMERA, SEGUNDA Y TERCERA FILA, solo los que estn a partir de
la cuarta fila.

Regrese al men principal, clic en botn Ir a men y clic en botn Compras.

Tanto si es una nueva contabilidad o si es un nuevo ao a registrar deber borrar todos los
registros, es decir a partir de donde si hay registros, NO ELIMINAR NADA ANTES DE ESO, solo
los que estn a partir de la octava fila.

Aclaro, entre los ttulos de libro de compras y los registros se observa una celda en blanco, la
cual realmente no est en blanco, contiene informacin en texto color blanco para que no se
vea mal al imprimir el libro, y es til y necesaria para las formulas y macros, NO BORAR.
Regrese al men principal, clic en botn Ir a men y clic en botn Vta. Consumidor.

Repita las indicaciones del libro de compras, la nica diferencia en este es que los registros
empiezan en la doceava fila.

Regrese al men principal, clic en botn Ir a men y clic en botn Vta. Contribuyente.

Repita las indicaciones del libro de compras, la nica diferencia en este es que los registros
empiezan en la octava fila.

Regrese al men principal, clic en botn Ir a men y clic en botn Retenciones.

Esta no es ms que una hoja base, en la cual ingresaremos los datos de las personas a las que
les retuvimos ISR, esto nos ayudara para realizar las declaraciones de ISR mensual y el informe
de RETENCIONES de cada ao, esta puede omitirse si ya se cuenta con un control similar para
tales fines.

Regrese al men principal, clic en botn Ir a men y clic en botn BD ClienProv.

Esta es otra hoja base, esta no debe ser borrada, en ella registraremos a todo cliente y
proveedor ya que de ac toman los datos los libros de IVA (Compras, Ventas a Consumidores y
Ventas a Contribuyentes) para evitarnos estar digitando cada vez sus datos.

Habiendo realizado todo lo anterior, estamos listos para trabajar en el sistema.

Ingreso de datos Registros
Regrese al men principal, clic en botn Ir a men y clic en botn Partida.

Nos encontraremos con un formulario completo para el ingreso de registros contables, en el

cual identificaremos lo campos siguientes:

Partida #, contiguo encontrara un recuadro con el numero de partida el cual es automtico, y

bajo el encontrara el botn Iniciar Mes = Partida #1 el cual debes presionar solamente
cuando inicia mes o quieres que el numero de partida sea 1 nuevamente.

Fecha, contiguo encontrara un recuadro con la fecha actual, este dato es modificable y cuando
guardes una partida retornara a la fecha actual.

Concepto General, contiguo encontrara el recuadro donde debe digitar un concepto general.

Tipo, contiguo encontrara un cuadro de seleccin para los diferentes tipos de partida.

Total Cargos, Total Abonos y Diferencia, las celdas contiguas muestras exactamente eso.

Cuenta, bajo este ttulo hemos de digitar el nmero de cuenta a registrar.

Concepto, Bajo este ttulo hemos de digitar el concepto del movimiento que estamos
registrando en dicha cuenta.

Cargo, Abono, bajo este ttulo hemos de digitar el valor monetario de nuestro registro.

Proyecto, bajo este ttulo hemos de colocar el cdigo del proyecto que estamos afectando,
este campo es de libre gestin, no es obligatorio.

NO DIGITAR en las columnas que se muestran en color celeste ni fuera de los campos
indicados, esto puede afectar los resultados finales.

Los botones son auto explicativos, por lo que no se detallara su funcin.

CAMBIOS PRACTICOS: Se agrego una celda con el listado de los meses del ao junto a fecha;
para seleccionar el mes en el cual queremos nuestros registro actual || Se agrego el botn
"Seguir Correlativo Mes" para que podamos continuar el correlativo del mes seleccionado ||
Se agrego una alerta junto a fecha, que se activa si el mes y la fecha no concuerdan.

Ingreso de datos Libros de IVA (Compras, Consumidor y Contribuyente)

Regrese al men principal, clic en botn Ir a men y clic en botn Compras.

Nos encontraremos con el libro legal tradicional con algunas modificaciones, para el ingreso de
registros de IVA y contables, e identificaremos claramente lo campos legales que contienen
dichos libros.

REGLA 1: El primer registro a digitar nica y exclusivamente debe ser digitado bajo la fila
siguiente de la celda en blanco (la celda seleccionada en la imagen anterior) que sigue a los
encabezados.

REGLA 2: No es necesario digitar el Nombre y NIT, aparecer inmediatamente al digitar el

nmero de registro, si no aparece habr que registrarlo, regresando al men principal y clic en
BD ClienProv.

REGLA 3: Al desplazarte a tu derecha en la hoja de clculo, encontraras una partida de diario,

en la cual debers modificar los cdigos de "cuenta" y de "proyecto" (este ltimo es opcional,
puedes dejarlo en blanco), el resto est en parte formulado y en parte ejecutado con macros.

Para iniciar con el ingreso de registros, clic en "Copiar Formula", copiara formulas en celdas
especificas y nos dejara posicionados en la celda en la que hemos de iniciar a digitar.

Una vez digitados desde "mes" hasta "proyecto" (este ltimo es opcional), clic en
"Contabilizar" y copiara los datos de la partida base que est a la derecha combinado con los
datos que acaba de digitar al formulario de "Partida" para que pueda ser contabilizado.

Al terminar de digitar, clic en "A Valores" para que las celdas que contienen formulas pasen a
valores y as evitar que el archivo incremente su tamao en MB ms de lo necesario.
Botones "Filtrar Mes" y "Quitar Filtro", al seleccionar la celda de mes notaran que es una celda
de seleccin, ya que los libros de iva son para digitar la informacin de todo el ao. As, cuando
deseemos la informacin de un mes especifico ya sea para imprimirlo o nicamente verlo en
pantalla, procedemos a: Seleccionar el mes --> clic en botn "Filtrar Mes". Al terminar: clic en
botn "Quitar Filtro".

La imagen es del libro de compras pero el funcionamiento descrito aplica para los otros dos.

Ingreso de datos Retenciones

Esta hoja de clculo solo es para ir digitando los datos de las personas a las que se les
realizaron retenciones para posteriores reportes mensuales y anuales.

Reportes
Esta seccin no necesita mayor informacin ya que son reportes legales y hasta puede decirse
tradicionales de la contabilidad.

nicamente me permito una nota; El "Balance Comp.", "Balance General" y "Estado

Resultados" son acumulados hasta el ltimo registro ingresado y procesado, si deseas reportes
de meses anteriores debers elaborarlos con los datos del "Libro Mayor" en una nueva hoja de
Excel.

Utilidades Catalogo
Se explico en la seccin de primeros pasos.

Utilidades BD General
Se explico en la seccin de primeros pasos.

Utilidades BD Auxiliar
Esta es una tabla dinmica y formulas para poder tomar de base y formar con estos datos los
reportes.

Nota: se recomienda, mejor dicho es necesario ingresar al menos una partida ficticia en cada
mes cuando este no tenga movimiento o cuando nuestra contabilidad inicie en un mes
diferente a enero, de lo contrario algn reporte no corresponder al mes seleccionado en
dicho reporte.

Utilidades BD ClienProv
Se explico su funcin en la seccin de "Libros de IVA".

Utilidades Actualizar Reportes

Realiza la accin que su nombre indica (actualiza todas las tablas dinmicas).