HOTRRE nr.

585 din 13 iunie 2002 pentru aprobarea

Standardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate n
Romnia

CAPITOLUL III: REGULI GENERALE PRIVIND

EVIDENA, NTOCMIREA, PSTRAREA, PROCESAREA,
MULTIPLICAREA, MANIPULAREA, TRANSPORTUL,
TRANSMITEREA I DISTRUGEREA INFORMAIILOR
CLASIFICATE

Art. 40
(1) n unitile deintoare de informaii clasificate se organizeaz
compartimente speciale pentru evidena, ntocmirea, pstrarea,
procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea i
distrugerea acestora n condiii de siguran.
(2) Activitatea compartimentelor speciale prevzute la alin. (1) este
coordonat de structura/funcionarul de securitate.
Art. 41
La redactarea documentelor ce conin informaii clasificate se vor
respecta urmtoarele reguli:
a) menionarea, n antet, a unitii emitente, a numrului i datei
nregistrrii, a clasei sau nivelului de secretizare, a numrului de
exemplare i, dup caz, a destinatarului;
b) numerele de nregistrare se nscriu pe toate exemplarele
documentului i pe anexele acestora, fiind precedate de un zero (0)
pentru documentele secrete, de dou zerouri (00) pentru cele strict
secrete, de trei zerouri (000) pentru cele strict secrete de importan
deosebit i de litera "S" pentru secrete de serviciu;
c) la sfritul documentului se nscriu n clar, dup caz, rangul,
funcia, numele i prenumele conductorului unitii emitente,
precum i ale celui care l ntocmete, urmate de semnturile
acestora i tampila unitii;
d) nscrierea, pe fiecare pagin a documentului, a clasei sau
nivelului de secretizare atribuit acestuia;
e) pe fiecare pagin a documentelor ce conin informaii clasificate
se nscriu numrul curent al paginii, urmat de numrul total al
acestora.
Art. 42
(1) n situaia n care documentul de baz este nsoit de anexe, la
sfritul textului se indic, pentru fiecare anex, numrul de
nregistrare, numrul de file al acesteia i clasa sau nivelul de
secretizare.
(2) Anexele se clasific n funcie de coninutul lor i nu de cel al
documentelor pe care le nsoesc.
(3) Adresa de nsoire a documentului nu va cuprinde informaii
detaliate referitoare la coninutul documentelor anexate.
(4) Documentele anexate se semneaz, dac este cazul, de
persoanele care au semnat documentul de baz.
(5) Aplicarea, pe documentele anexate, a tampilei unitii emitente
este obligatorie.
Art. 43
(1) Cnd documentele ce conin informaii clasificate se semneaz
de o singur persoan, datele privind rangul, funcia, numele i
prenumele acesteia se nscriu sub text, n centrul paginii.
(2) Cnd semneaz dou sau mai multe persoane, rangul, funcia,
numele i prenumele conductorului unitii se nscriu n partea
stng, iar ale celorlali semnatari n partea dreapt, n ordinea
rangurilor i funciilor.
Art. 44
Cnd documentele care conin informaii clasificate se emit n
comun de dou sau mai multe uniti, denumirile acestora se nscriu
separat n antet, iar la sfrit se semneaz de ctre conductorii
unitilor respective, de la stnga la dreapta, aplicndu-se tampilele
corespunztoare.
Art. 45
Informaiile clasificate vor fi marcate, inscripionate i gestionate
numai de ctre persoane care au autorizaie sau certificat de
securitate corespunztor nivelului de clasificare a acestora.
Art. 46
(1) Toate documentele, indiferent de form, care conin informaii
clasificate au nscrise, pe fiecare pagin, nivelul de secretizare.
(2) Nivelul de secretizare se marcheaz prin tampilare,
dactilografiere, tiprire sau olograf, astfel:
a) n partea dreapt sus i jos, pe exteriorul copertelor, pe pagina cu
titlul i pe prima pagin a documentului;
b) n partea de jos i de sus, la mijlocul paginii, pe toate celelalte
pagini ale documentului;
c) sub legend, titlu sau scara de reprezentare i n exterior - pe
verso - atunci cnd acestea sunt pliate, pe toate schemele,
diagramele, hrile, desenele i alte asemenea documente.
Art. 47
Poriunile clar identificabile din documentele clasificate complexe,
cum sunt seciunile, anexele, paragrafele, titlurile, care au niveluri
diferite de secretizare sau care nu sunt clasificate, trebuie marcate
corespunztor nivelului de clasificare i secretizare.
Art. 48
Marcajul de clasificare va fi aplicat separat de celelalte marcaje, cu
caractere i/sau culori diferite.
Art. 49
(1) Toate documentele clasificate aflate n lucru sau n stadiu de
proiect vor avea nscrise meniunile "Document n lucru" sau
"Proiect" i vor fi marcate potrivit clasei sau nivelului de secretizare
a informaiilor ce le conin.
(2) Gestionarea documentelor clasificate aflate n lucru sau n stadiu
de proiect se face n aceleai condiii ca i a celor n form
definitiv.
Art. 50
Documentele sau materialele care conin informaii clasificate i
sunt destinate unei persoane strict determinate vor fi inscripionate,
sub destinatar, cu meniunea "Personal".
Art. 51
(1) Fotografiile, filmele, microfilmele i negativele lor, rolele,
bobinele sau containerele de pstrare a acestora se marcheaz vizibil
cu o etichet care indic numrul i data nregistrrii, precum i
clasa sau nivelul de secretizare.
(2) Microfilmele trebuie s aib afiat la cele dou capete clasa sau
nivelul de secretizare, iar la nceputul rolei, lista elementelor de
coninut.
Art. 52
(1) Clasa sau nivelul de secretizare a informaiilor nregistrate pe
benzi audio se imprim verbal, att la nceputul nregistrrii, ct i
la sfritul acesteia.
(2) Marcarea clasei sau a nivelului de secretizare pe benzi video
trebuie s asigure afiarea pe ecran a clasei sau a nivelului de
secretizare. n cazul n care nu se poate stabili cu exactitate clasa sau
nivelul de secretizare, nainte de nregistrarea benzilor, marcajul se
aplic prin inserarea unui segment de band la nceputul i la
sfritul benzii video.
(3) Benzile audio i video care conin informaii clasificate
pstreaz clasa sau nivelul de secretizare cel mai nalt atribuit pn
n momentul:
a) distrugerii printr-un procedeu autorizat;
b) atribuirii unui nivel superior prin adugarea unei nregistrri cu
nivel superior de secretizare.
Art. 53
Proieciile de imagini trebuie s afieze, la nceputul i sfritul
acestora, numrul i data nregistrrii, precum i clasa sau nivelul de
secretizare.
Art. 54
(1) Rolele, bobinele sau containerele de pstrare a benzilor
magnetice, inclusiv cele video, pe care au fost imprimate informaii
secrete de stat, vor avea nscris, la loc vizibil, clasa sau nivelul de
secretizare cel mai nalt atribuit acestora, care va rmne aplicat
pn la distrugerea sau demagnetizarea lor.
(2) La efectuarea unei nregistrri pe band magnetic, att la
nceputul, ct i la sfritul fiecrui pasaj, se va meniona clasa sau
nivelul de secretizare.
(3) n cazul detarii de pe suportul fizic, fiecare capt al benzii va
fi marcat, la loc vizibil, cu clasa sau nivelul de secretizare.
Art. 55
n toate cazurile, ambalajele sau suporii n care se pstreaz
documente sau materiale ce conin informaii clasificate vor avea
inscripionat clasa sau nivelul de secretizare, numrul i data
nregistrrii n evidene i li se va ataa o list cu denumirea
acestora.
Art. 56
(1) Atunci cnd se utilizeaz documente clasificate ca surse pentru
ntocmirea unui alt document, marcajele documentelor surs le vor
determina pe cele ale documentului rezultat.
(2) Pe documentul rezultat se vor preciza documentele surs care au
stat la baza ntocmirii lui.
Art. 57
Numrul i dala iniial a nregistrrii documentului clasificat
trebuie pstrate, chiar dac i se aduc amendamente, pn cnd
documentul respectiv va face obiectul reevalurii clasei sau a
nivelului de secretizare.
Art. 58
Conductorii unitilor vor asigura msurile necesare de eviden i
control al informaiilor clasificate, astfel nct s se poat stabili, n
orice moment, locul n care se afl aceste informaii.
Art. 59
(1) Evidena materialelor i documentelor care conin informaii
clasificate se ine n registre speciale, ntocmite potrivit modelelor
prevzute n anexele nr. 4, 5 i 6.
(2) Fiecare document sau material va fi inscripionat cu numrul de
nregistrare i data cnd este nscris n registrele de eviden.
(3) Numerele de nregistrare sunt precedate de numrul de zerouri
corespunztor nivelului de secretizare atribuit sau de litera "S"
pentru secrete de serviciu.
(4) toate registrele, condicile i borderourile se nregistreaz n
registrul unic de eviden a registrelor, condicilor, borderourilor i a
caietelor pentru nsemnri clasificate, conform modelului din anexa
nr. 7.
(5) Fac excepie actele de gestiune, imprimatele nseriate i alte
documente sau materiale cuprinse n forme de eviden specifice.
Art. 60
(1) Documentele sau materialele care conin informaii clasificate
nregistrate n registrele prevzute n art. 59 nu vor fi nregistrate n
alte forme de eviden.
(2) Emitenii i deintorii de informaii clasificate sunt obligai s
nregistreze i s in evidena tuturor documentelor i materialelor
primite, expediate sau a celor ntocmite de unitatea proprie, potrivit
legii.
(3) n registrele pentru evidena informaiilor clasificate vor fi
menionate numele i prenumele persoanei care a primit
documentul, iar aceasta va semna de primire pe condica prevzut
n anexa nr. 8.
Art. 61
(1) Atribuirea numerelor de nregistrare n registrele pentru eviden
se face consecutiv, pe parcursul unui an calendaristic.
(2) Numerele de nregistrare se nscriu obligatoriu pe toate
exemplarele documentelor sau materialelor care conin informaii
clasificate, precum i pe documentele anexate.
(3) Anual, documentele se claseaz n dosare, potrivit problematicii
i termenelor de pstrare stabilite n nomenclatoare arhivistice,
potrivit legii.
(4) Clasarea documentelor sau materialelor care conin informaii
clasificate se face separat, n funcie de suportul i formatul
acestora, cu folosirea mijloacelor de pstrare i protejare adecvate.
Art. 62
(1) Informaiile strict secrete de importan deosebit vor fi
compartimentate fizic i nregistrate separat de celelalte informaii.
(2) Evidena documentelor strict secrete i secrete poate fi operat
n acelai registru.
Art. 63
Hrile, planurile topografice, asamblajele de hri i alte asemenea
documente se nregistreaz n registrele pentru evidena
informaiilor clasificate prevzute n anexele nr. 4, 5 i 6.
Art. 64
Atribuirea aceluiai numr de nregistrare unor documente cu
coninut diferit este interzis.
Art. 65
Registrele de eviden vor fi completate de persoana desemnat care
deine autorizaie sau certificat de securitate corespunztor.
Art. 66
(1) Multiplicarea prin dactilografiere i procesare la calculator a
documentelor clasificate poate fi realizat numai de ctre persoane
autorizate s aib acces la astfel de informaii.
(2) Multiplicarea documentelor clasificate poate fi realizat de
persoane autorizate, numai n ncperi special destinate.
Art. 67
(1) Documentelor care conin informaii clasificate rezultate n
procesul de multiplicare li se atribuie numere din registrul de
eviden a informaiilor clasificate multiplicate, conform modelului
din anexa nr. 9.
(2) Numerele se atribuie consecutiv, ncepnd cu cifra l, pe
parcursul unui an calendaristic i se nscriu obligatoriu pe toate
exemplarele documentului.
Art. 68
(1) Evidenierea operaiunii de multiplicare se face prin marcare att
pe original, ct i pe toate copiile rezultate.
(2) Pe documentul original marcarea se aplic n partea dreapt jos a
ultimei pagini.
(3) Pe copiile rezultate, marcarea se aplic pe prima pagin, sub
numrul de nregistrare al documentului.
(4) n cazul copierii succesive, la date diferite, a unui document
clasificat, documentul original va fi marcat la fiecare operaiune, ce
va fi, de asemenea, nscris n registru.
(5) Exemplarele rezultate n urma copierii documentului secret de
stat se numeroteaz n ordine succesiv, chiar dac operaiunea se
efectueaz de mai multe ori i la date diferite.
Art. 69
(1) Multiplicarea documentelor clasificate se face n baza aprobrii
conductorului unitii deintoare, cu avizul
structurii/funcionarului de securitate, ambele nscrise pe cererea
pentru copiere sau pe adresa de nsoire n care se menioneaz
necesitatea multiplicrii.
(2) Parchetele, instanele i comisiile de cercetare pot multiplica
documente care conin informaii clasificate numai n condiiile
prezentelor standarde.
(3) Extrasul dintr-un document care conine informaii clasificate se
face n baza cererii pentru copiere, cu aprobarea conductorului
unitii, iar documentul rezultat va avea menionat sub numrul de
exemplar cuvntul "Extras" i numrul de nregistrare al
documentului original.
(4) Clasa sau nivelul de secretizare atribuit unui document original
se aplic, n mod identic, reproducerilor sau traducerilor.
Art. 70
(1) Dac emitentul dorete s aib control exclusiv asupra
reproducerii, documentul va conine o indicaie vizibil cu
urmtorul coninut: "Reproducerea acestui document, total sau
parial, este interzis".
(2) Informaiile clasificate nscrise pe documente cu regim restrictiv
de reproducere care au meniunea "Reproducerea interzis" nu se
multiplic.
Art. 71
n cazul copierii unui document care conine informaii clasificate
se procedeaz astfel:
a) se stabilete numrul de exemplare n care va fi multiplicat;
b) se completeaz i se aprob cererea pentru multiplicare, potrivit
art. 69 alin. (1), dup care aceasta se nregistreaz n registrul de
eviden - anexa nr. 4 sau anexa nr. 5, dup caz;
c) documentul original se pred operatorului pe baz de semntur;
d) dup verificarea exemplarelor rezultate, beneficiarul semneaz n
registrul de eviden a informaiilor clasificate multiplicate,
conform modelului din anexa nr. 9;
e) repartiia n vederea difuzrii exemplarelor copiate se
consemneaz de ctre structura/funcionarul de securitate pe spatele
cererii pentru copiere;
f) cererea pentru copiere mpreun cu exemplarele copiate se predau
pe baz de semntur structurii/funcionarului de securitate n
vederea difuzrii sau expedierii.
Art. 72
(1) Cnd se dactilografiaz, se proceseaz la calculator sau se
copiaz documente care conin informaii clasificate, n mai mult de
dou exemplare, pe spatele exemplarului original sau al cererii
pentru copiere se nscriu destinatarii documentelor i numrul
exemplarelor.
(2) Atunci cnd numrul destinatarilor este mare se ntocmete un
tabel de difuzare, care se nregistreaz ca document anexat la
original.
(3) Numerotarea exemplarelor copiate se va face consecutiv pentru
fiecare copie, indiferent de data executrii, avndu-se n vedere i
numrul de exemplare rezultat n urma dactilografierii sau
procesrii la calculator
Art. 73
Documentele clasificate pot fi microfilmate sau stocate pe discuri
optice ori pe supori magnetici n urmtoarele condiii:
a) procesul de microfilmare sau stocare s fie realizat cu aprobarea
emitentului, de personal autorizat pentru clasa sau nivelul de
secretizare a informaiilor respective,
b) microfilmelor, discurilor optice sau suporilor magnetici de
stocare s li se asigure aceeai protecie ca a documentului original;
c) toate microfilmele, discurile optice sau suporii magnetici de
stocare s fie nregistrate ntr-o eviden specific i supuse, ca i
documentele originale, verificrii anuale.
Art. 74
(1) Difuzarea informaiilor clasificate multiplicate se face
obligatoriu cu avizul structurii/ funcionarului de securitate.
(2) Informaiile clasificate pot fi redifuzate de ctre destinatarul
iniial la ali destinatari, cu respectarea normelor din prezentele
standarde.
(3) Emitentul este obligat s indice clar toate restriciile care trebuie
respectate pentru difuzarea unei informaii clasificate. Cnd se
impun astfel de restricii, destinatarii pot proceda la o redifuzare
numai cu aprobarea scris a emitentului.
Art. 75
n cazul n care un document secret de stat este studiat de o
persoan abilitat, pentru care s-a stabilit necesitatea de a accesa
astfel de documente n vederea ndeplinirii sarcinilor de serviciu,
aceast activitate trebuie consemnat n fia de consultare, conform
modelului din anexa nr. l.
Art. 76
(1) Informaiile clasificate ieite din termenul de clasificare se
arhiveaz sau se distrug.
(2) Arhivarea sau distrugerea unui document clasificat se
menioneaz n registrul de eviden principal, prin consemnarea
cotei arhivistice de regsire sau, dup caz, a numrului de
nregistrare a procesului-verbal de distrugere.
(3) Distrugerea informaiilor clasificate nlocuite sau perimate se
face numai cu avizul emitentului.
(4) Distrugerea documentelor clasificate sau a ciornelor care conin
informaii cu acest caracter se face astfel nct s nu mai poat fi
reconstituite.
Art. 77
(1) Documentele de lucru, ciornele sau materialele acumulate sau
create n procesul de elaborare a unui document, care conin
informaii clasificate, de regul, se distrug.
(2) n cazul n care se pstreaz, acestea vor fi datate, marcate cu
clasa sau nivelul de secretizare cel mai nalt al informaiilor
coninute, arhivate i protejate corespunztor clasei sau nivelului de
secretizare a documentului final.
Art. 78
(1) Informaiile strict secrete de importan deosebit destinate
distrugerii vor fi napoiate unitii emitente cu adres de restituire.
(2) Fiecare asemenea informaie va fi trecut pe un proces-verbal de
distrugere, care va fi aprobat de conducerea unitii i semnat de
eful structurii/funcionarul de securitate i de persoana care asist
la distrugere, autorizat s aib acces la informaii strict secrete de
importan deosebit.
(3) n situaii de urgen, protecia, inclusiv prin distrugere, a
materialelor i documentelor strict secrete de importan deosebit
va avea ntotdeauna prioritate fa de alte documente sau materiale.
(4) Procesele-verbale de distrugere i documentele de eviden ale
acestora vor fi arhivate i pstrate cel puin 10 ani.
Art. 79
(1) Distrugerea informaiilor strict secrete, secrete i secrete de
serviciu va fi evideniat ntr-un proces-verbal semnat de dou
persoane asistente autorizate s aib acces la informaii de acest
nivel, avizat de structura/funcionarul de securitate i aprobat de
conductorul unitii.
(2) Procesele-verbale de distrugere i documentele de eviden a
informaiilor strict secrete, secrete i secrete de serviciu vor fi
pstrate de compartimentul care a executat distrugerea, o perioad
de cel puin trei ani, dup care vor fi arhivate i pstrate cel puin 10
ani.
Art. 80
(1) Distrugerea ciornelor documentelor secrete de stat se realizeaz
de ctre persoanele care le-au elaborat.
(2) Procesul-verbal de distrugere a ciornelor se ntocmete n
situaia n care acestea au fost nregistrate ntr-o form de eviden.
Art. 81
(1) Documentele i materialele ce conin informaii clasificate se
transport, pe teritoriul Romniei, prin intermediul unitii
specializate a Serviciului Romn de Informaii, potrivii normelor
stabilite prin hotrre a Guvernului.
(2) Documentele i materialele care conin informaii clasificate se
transport n strintate prin valiza diplomatic, de ctre curierii
diplomatici selecionai i pregtii de Serviciul de Informaii
Externe.
(3) Este interzis expedierea documentelor i materialelor ce conin
informaii clasificate prin S.N. "Pota Romn" ori prin alte
societi comerciale de transport.
Art. 82
Conductorii unitilor deintoare de informaii clasificate vor
desemna, din structura de securitate proprie, n condiiile
prezentelor standarde, cel puin un delegat mputernicit pentru
transportul i executarea operaiunilor de predare-primire a
corespondenei clasificate, ntre aceasta i unitatea specializat a
Serviciului Romn de Informaii.