UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA

DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L.
(EMPREsa - comercial)

1. ASPECTOS GENERALES

1.1. DATOS DE LA EMPRESA

a. Denominacin: DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L.

b. Ruc: 20131683937

c. Direccin: CAR.PANAMERICANA NORTE NRO. 561 URB.

MAMPUESTO LA LIBERTAD - TRUJILLO - TRUJILLO

d. Actividad econmica: Venta al por mayor de materiales de

construccin, artculos de ferretera y equipo y materiales de fontanera y
calefaccin.

1.2. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

La empresa DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L. en sus principios fue

llamada como AZAHUANCHE AZABACHE MARA JACOBA, Inicia su
actividad el 27 de Diciembre del 1970 con direccin en Av. Amrica Oeste
Mza. I lote 3, en la provincia de Trujillo, departamento La Libertad, solo con
el giro de transporte de carga, contando para ello con una unidad de
transporte, luego ampla su giro de negocio con la compra y venta al por
mayor y menor de materiales de construccin y artculos de ferretera en
general, enfocados al sector construccin. Actualmente se encuentra muy
bien posicionada en el mercado considerndose lder en el rubro.
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1.3 OBJETIVOS DE LA EMPRESA:

Lograr satisfacer las necesidades de nuestros clientes, ofreciendo

productos de calidad, a precios justos, los cuales sean capaces de cumplir con
las expectativas deseadas.

Brindar a los clientes no solo la venta de productos sino tambin una

buena atencin y/o servicio al cliente de manera eficiente y eficaz.

Incrementar nuestras ventas, para as lograr un mayor margen de

rentabilidad.

Llegar a ser una empresa lder en la venta de materiales de construccin

en general muy competente en el mbito local, as como en el mbito regional,
con un variado portafolio de productos.

1.4 FILOSOFA EMPRESARIAL

1.4.1. VISIN:

Ser una empresa lder en la regin norte al 2020; ejemplo de equidad,

honestidad, trabajo y eficiencia; generador de condiciones para elevar la
competitividad de los trabajadores de desarrollo, a travs del trabajo de un
equipo humano eficiente y responsable.

1.4.2. MISIN:

Somos una empresa con estabilidad y reconocimiento en el mercado

trujillano, promoviendo valores como por ejemplo la honestidad, el respeto,
el trabajo y eficiencia; promotor del desarrollo social, econmico y
ambiental sostenible.

Trabajando en equipo logramos brindar un servicio de calidad y eficacia a

nuestros clientes, actuando de manera oportuna.
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1.5 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Auditoria Junta General de Socios

Interna

Gerente General

Dpto. Administrativo Planeamiento

Asesora
Recursos Humanos
Jurdica
Tesorera

Contabilidad

Logstica

Sistemas

Servicios

Dpto. de Control Dpto. de Dpto. de Dpto. de

interno Ventas Marketing
Compras

Almacn

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2. DOCUMENTOS QUE RIGEN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA EMPRESA DEPOSITO

SANTA BEATRIZ S.R.L.

El manual de Organizacin y funciones (MOF), es un instrumento normativo de

la gestin institucional que describe las funciones bsicas a nivel de puestos,
trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignacin de personal (CAP).
El presente Manual de Organizacin y Funciones (MOF), como documento de
gestin en la empresa permitir:
a) Determinar las funciones especficas, responsabilidad y autoridad de los
cargos dentro de una estructura orgnica de cada divisin y departamento
de la empresa.
b) Proporciona informacin fidedigna a los funcionarios y servidores en
general sobre las funciones especficas, su independencia jerrquica y
coordinacin para el cumplimiento de sus responsabilidades y funciones.
c) Facilita el proceso de induccin y capacitacin del personal, adems de
permitir la orientacin de las funciones y responsabilidades del cargo
que le ha sido asignados, as como la aplicacin de los programas de
capacitacin.

1. Finalidad

Tiene como finalidad constituirse en un instrumento de gestin institucional que

orienta a los empleados de la empresa en la ejecucin de las funciones
especficas, y responsabilidades. As como permite la mejora de la gestin
administrativa.

2. Objetivos

a. Servir de fuente de informacin para conocer la organizacin formal de

la DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L.
b. Describir las funciones que le compete a cada cargo y delimita su
responsabilidad y campo de accin.

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c. Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas

de los cargos con responsabilidad y campo de accin.

d. Constituir un instrumento eficaz para apoyar en la organizacin,

direccin, supervisin y control de los procesos de la empresa.

A. DE LA ORGANIZACIN

1. FUNCIONES GENERALES
La empresa DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L. Se encarga de:
a) Brindar bienes y servicios de ptima calidad, puesta a
disposicin de los clientes.
b) Satisfacer las necesidades de nuestros clientes superando sus
expectativas.
c) Buscar el bienestar y desarrollo de todos los trabajadores que
forman parte de la empresa DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L.
d) d. Maximizar la rentabilidad de la empresa generando
nuevas inversiones y retribuir de manera justa a los
accionistas y colaboradores en general.

2. CARGOS
a. Gerente general
b. Administrador
c. Contador
d. Recursos Humanos
e. Tesorero
f. Jefe de logstica
g. Jefe de ventas
h. Jefe de almacn
i. Jefe de cobranzas

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3. DESCRIPCIN DE RESPONSABILIDADES

a. Gerente General
El gerente general es el ejecutivo que tiene responsabilidad
general de administrar los ingresos y egresos de la empresa, por lo
que significa que este debe preocuparse por todas la funciones de
mercadeo y ventas, finanzas y recursos humanos de una empresa,
as como de las operaciones diarias. El gerente general es
responsable de liderar y coordinar las funciones de planeamiento
estratgico de la empresa.

Funciones
- Liderar el proceso de planeacin estratgico de la organizacin,
estableciendo objetivos y metas especficas de la empresa.
- Implementar una estructura administrativa que contenga
elementos necesarios para el desarrollo de los planes de accin.
- Definir necesidades de personal concernientes con los objetivos y
planes de la empresa.
- Seleccionar personal competente y desarrollar programas de
entrenamiento para potenciar sus capacidades.
- Ejercer un liderazgo dinmico para volver operativas y ejecutar los
planes y estrategias determinados.
- Evaluar continuamente la ejecucin de las estrategias aplicadas y
comparar los resultados reales.

b. Administrador
El administrador se encarga de la planeacin, supervisin y control
de la empresa. Es el responsable ante las instancias superiores y
ante las autoridades superiores por los actos de la empresa, por tal
motivo debe notificarse oficialmente su nombramiento.

Funciones:
- Planificar, dirigir, coordinar y supervisar el trabajo desarrollado por
el personal.
- Elaborar informes, estudios, memorias, y estadsticas sobre las
distintas reas de la empresa.
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- Elaborar estrategias de gestin.

- Supervisar que estas mismas se cumplan.

c. Contador
El cargo de contador depende jerrquicamente del gerente. Esta
encargada de planificar, organizar, supervisar y controlar todas las
actividades contables, la formulacin de los estados financieros,
as como la emisin de la informacin econmica financiera que
solicite la gerencia general.

Funciones:
- Clasificar, registrar, analizar e interpretar la informacin financiera
de conformidad con el plan de cuentas vigente.
- Llevar los libros principales y auxiliares necesarios, de
conformidad con lo establecido por la norma.
- Preparar y presentar informes sobre la situacin financiera que
requieran los entes de control y mensualmente entregar balances
de comprobacin al gerente general.
- Preparar y presentar las declaraciones tributarias a los cuales la
empresa est obligada, en los plazos determinados.
- Preparar y certificar los estados financieros de fin del ejercicio, de
conformidad con lo establecido en las normas vigentes.
- Asesorar a la gerencia de los asuntos relacionados con el cargo.
- Asesorar a los socios en materia crediticia, cuando estos lo
requieran.
- Presentar los informes que requiera el gerente y superiores en
tema de su competencia.

d. Jefe de Recursos Humanos

El Jefe de Recursos Humanos es el encargado de administrarle
personal de la empresa, gestionando procesos de seleccin,
control y retiro de personal, y liderar programas de salud ocupacional,
afiliaciones a seguros de salud, liquidacin de nminas, velar por
el cumplimiento de las funciones y ejecutar sanciones
disciplinarias.

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Funciones
- Planifica, dirige y supervisa los programas referentes a
(Reclutamiento, seleccin y evaluacin del desempeo del
personal), as como la aplicacin de las polticas del personal.
- Coordina con sus superiores, las necesidades del personal para la
elaboracin del presupuesto anual.
- Coordina con la gerencia la actualizacin de la estructura de los
puestos de la empresa.
- Vela por que se notifique a la gerencia los cambios que se
produzcan en la nmina de los empleados.
- Responsable de la actualizacin de la base de datos del personal.
- Vela por la correcta aplicacin de sus funciones por parte del
personal de la empresa, de las normas y disposiciones contenidas
en el Reglamento de Personal.
- Coordina y controla el programa anual de Vacaciones.

Depende de: Gerente General

e. Tesorero
El cargo del tesorero debe ser desempeado por una persona
honrada, sin antecedentes judiciales y/o policiales, debe ser una
persona capaz de controlar los fondos que se le asignen.
Deber planificar, organizar, ejecutar y controlar la gestin
administrativa de los recursos de la empresa con eficiencia,
eficacia, efectividad de acuerdo a las polticas y normas de la
empresa.

Funciones
- Administrar eficaz y eficientemente los fondos que se le otorguen.
- Desembolsar los pagos por todo concepto que efecte la
empresa.
- Preparar diariamente el estado de flujo de efectivo e informar al
Gerente sobre los excesos de liquidez para la toma de decisiones.

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- Custodiar el libro auxiliar de bancos cuando se presenten

movimientos asociados a ello.
- Proporcionar informacin que solicite el rea de contabilidad.

f. Jefe de logstica

El jefe de logstica es el encargado del correcto funcionamiento,

coordinacin, y organizacin de esta rea a nivel de producto como
a nivel de gestin de personal, con el objetivo de distribuir a los
clientes los pedidos de la mercadera en tiempo y forma oportuna.

Funciones
- Coordinar la formulacin y aplicacin de polticas de
abastecimiento en forma oportuna.
- Elaborar el registro de proveedores.
- Proporcionar los materiales, equipos, herramientas de trabajo.
- Velar por la utilizacin, preservacin y reparacin de los bienes y
servicios.
- Optimizar, organizar, planificar la preparacin y distribucin de
requerimientos.

g. Jefe de Ventas
El cargo deber ser cubierto por una persona acostumbrada a
trabajar bajo presin y deber lograr sus objetivos, realzando
estudios de mercado y aplicando estrategias de marketing, para
lograr los requerimientos del mercado.

Funciones
- Analizar costos, utilidades y volumen de ventas.
- Planificacin comercial, marketing, anlisis de precios.
- Previsiones de ventas.
- Estudio y conocimiento de la competencia.

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h. Jefe de Almacn
El jefe de almacn debe ser una persona capaz de organizar,
coordinar y dirigir el manejo de entradas, almacenamiento y
distribucin de los productos de la empresa. Debe llevar un control
sistematizado de los productos.

Funciones
- Organizar y coordinar los productos de almacn
- Supervisar la recepcin y despacho de los productos.
- Elaborar las rdenes de salida.
- Aumentar la eficiencia de almacn.

i. Jefe de cobranzas
Este cargo debe ser cubierto por una persona ntegra, capaz de
administrar, supervisar, y controlar las actividades de cobranza
manejando la cartera de clientes.
Funciones
- Supervisin, control, consolidacin de la recaudacin mensual de
las ventas realizadas a crdito.
- Elaboracin de informes de cobranza al rea comercial y
contabilidad.
- Cumplir con las disposiciones internas y el reglamento interno de
trabajo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO)

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo: 1. JEFE DE VENTAS
Dependencias: AREA DE VENTAS
Nmero de cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del cargo) Gerente

N PROCEDIMIENTO

1. Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los

clientes en relacin a los pedidos y entregas de los productos.
2. Analizar cada uno de los datos de los clientes.

3. Solicitar a los clientes nombres completos, domicilio, persona de

contacto.
4. Constar que el cliente est activo en el sistema comercial.

5. Realizar el registro contable, administrativo y archivar en la base

de datos.

6. Realizar y mantener actualizados los registros contables

utilizados para el control de ventas.

7. Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas.

8. Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega de

pedidos y descuentos ofrecidos a tiempo.

9. Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de rea de

ventas.

10. Autorizar por escrito las rdenes de compras.

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Identificacin del Cargo

Nombre del cargo: 2. JEFE DE LOGISTICA
Dependencias: REA OPERATIVA
Nmero de cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del cargo) Gerente

N PROCEDIMIENTO

1 Realizar la programacin de asignacin de recursos para los

programas, proyectos de rea operativa para su desarrollo.

2 Atender solicitudes, requerimientos, y peticiones de los

vendedores.

3 Determinar las estrategias a aplicar para para la mejor

distribucin de los productos.

4 Realizar el informe de actividades diarias acerca de la distribucin

de la mercadera para establecer control de la empresa.

5 Estar atentos a informar sobre actos inseguros dentro de la

empresa con el fin de prevenir inconvenientes, teniendo en
cuenta las normas de seguridad.

6 Elaborar y digitar los informes finales diarios del rea operativa.

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Identificacin del Cargo

Nombre del cargo: 3. VENDEDOR
Dependencias: REA DE VENTAS
Nmero de cargos Cinco (5)
Reporta a (Nombre del cargo) Jefe de ventas

N PROCEDIMIENTO
1 Saludar amablemente, mostrarle respeto y hacer sentir
importantes a los clientes.
2 Prestar atencin de las especificaciones que pidan los clientes y
proporcionarles los productos correctos que ellos ordenen,
tomando nota por escrito o de manera electrnica.
3 Plasmar en la agenda lo que ha vendido por da, llevando de este
modo el control de su trabajo, para luego entregar un informe a su
superior.
4 Se debe ofrecer con los productos que el respectivo negocio
pueda tener brindndole las descripciones y cualidades del
producto.
5 Dar a conocer las promociones, regalos o descuentos respecto a
las ventas.
6 Proporcionarles de ser el caso el libro de reclamaciones, as
como indicarles que existe un buzn de sugerencias, con el fin de
mejorar la calidad de la atencin al cliente.
7 Tomar cursos referentes a los productos, leer manuales y libros
de ventas, estar siempre activos e investigando la mejor manera
de vender.
8 Ordenar de forma rpida los productos, de manera que sean ms
visibles, proporcionar propaganda, como afiches cada vez que se
pueda y la empresa lo suministre.

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Identificacin del Cargo

Nombre del cargo: 4. AUXILIAR LOGSTICO
Dependencias: AREA OPERATIVA
Nmero de cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del cargo) JEFE DE LOGISTICA

N PROCEDIMIENTO

1 Se realiza y desarrolla actividades de formulacin y tramitacin de

las rdenes de compra y ordenes de servicios.

2 Registrar y archivar la documentacin sustentadora y establecer

estadsticas y atenciones efectuadas por las oficinas y
direcciones.

3 Clasificar el tipo de producto o servicio que comercializan

proveen y emitir semestralmente el reporte interno de
proveedores

4 Revisar que todo este correcto y se adjunta toda la sustentacin

(pedidos, proformas, propuestas y clasificacin), y se pasan los
documentos para que lo firme y apruebe el encargado de rea.

5 Hacer reuniones cada vez que sea necesario con el personal a

cargo para mejorar la retroalimentacin entre las distintas reas.

6 Tener un estricto control de inventario y supervisin de productos

en el almacn, anotando a detalle las entradas y salidas de
mercadera.

7 Adjuntar la documentacin de suma importancia, ordenndolos

de mayor a menor relevancia

8 Registrar correctamente las tareas desempeadas; ya sean

pedidos, inventarios o de cualquier otro aspecto, relacionado con
sus funciones.

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Identificacin del Cargo

Nombre del cargo: 5. ALMACENERO
Dependencias: AREA OPERATIVA
Nmero de cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del cargo) JEFE DE LOGISTICA

N PROCEDIMIENTO

Atender al cliente de manera cordial, mostrndole su

1 predisposicin a servirle y entregarle el material o producto
solicitado.

Constatar mediante boleta y/o factura del cliente el producto a

2
entregar.

Verificar que los materiales o productos entregados se

3
encuentren en condiciones ptimas y sin defectos.

Embalar o empacar los productos y entregar la mercadera

4
requerida.

Realizar el registro de entregas de productos, seguidamente de

5
rdenes de entrega o recojo.

Hacer firmar al cliente la orden de recojo o entrega, significando

6
conformidad con los productos entregados.

Recibir la mercadera con sus respectivas guas para dar ingreso

7
al almacn y verificar que todo este conforme.

Se mira la mercadera y se clasifica por producto, marca, tamao;

8
colocndolos el cdigo correspondiente.

9 Reportar cualquier anomala o defecto en los productos recibidos.

10 Controlar de manera minuciosa el ingreso y salidas de productos.

Registrar diariamente la entradas y salidas de los productos y

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pasar reporte a su jefe inmediato.

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Identificacin del Cargo

Nombre del cargo: 6. ENCARGADO DE COBRANZAS
Dependencias: AREA OPERATIVA
Nmero de cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del cargo) JEFE DE VENTAS

N PROCEDIMIENTO

1 Archivar en orden los documentos de la gestin de cuentas por

cobrar.

2 Analizar la situacin y comportamientos crediticios de los clientes

para alertar al jefe de ventas sobre las situaciones que sean
necesarias.

3 Elaborar y digitalizar en el sistema los recibos o voucher de la

caja por recaudo de cartera.

4 Digitalizar y elaborar notas de crdito solicitados con aprobacin

del jefe de ventas.

5 Verificar la administracin de las diferentes cuentas

correspondientes a las facturas de clientes.

6 Archivar los reportes de todos los informes referentes a

cobranzas.

7 Digitalizar y enviar el informe final al jefe de ventas.

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Identificacin del Cargo

Nombre del cargo: 7. CAJERO
Dependencias: AREA OPERATIVA
Nmero de cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del cargo) JEFE DE VENTAS

N PROCEDIMIENTO

Una vez que el cajero empieza a atender al pblico no debe

1
ausentarse de su lugar

Cada vez que un cliente se acerque a la caja, el cajero debe

2
poner la mejor disposicin para su atencin.

3 Se proceder a verificar de manera cuidadosa el dinero recibido.

Finalmente el cajero proceder a emitir el recibo de cancelado y/o

4
sellado del comprobante de venta.

Al tratarse de depsitos o transferencias, este deber corroborar

5
en los estados de cuenta si los importes son conformes.

Al tratarse de emisin de cheques por parte del cliente, este debe

verificar que tengan los sellos y firmas legibles, que el cheque se
6
encuentre visible, verificar que se encuentre emitido a nombre de
la empresa.

Al momento de entregar vueltos recalcar al cliente que revise

7
antes de retirarse, y evitar reclamos posteriores.

Al terminar la jornada, es responsable de realizar un arqueo de

8 caja, y posteriormente rendicin de cuentas con sus respectivos
registros.

Si hubiera alguna diferencia en la caja, se realizara un informe y

9
deber justificar esa diferencia.

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REGLAMENTO INTERNO DE CONTROL DE ASISTENCIA Y

PERMANENCIA DE TRABAJADORES

OBJETIVO: Garantizar la prestacin eficiente del servicio y normar la

puntualidad, asistencia y permanencia de los trabajadores de las diferentes
sucursales y todas las reas de la empresa DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L.

FINALIDAD: Proporcionar a los trabajadores de todas las sucursales y reas un

documento tcnico normativo que formalice, regule y garantice la puntualidad,
asistencia y permanencia del personal en su centro de trabajo.

GENERALIDADES:

1- Los trabajadores de la empresa DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L.,

estn obligados a concurrir puntualmente a su centro de labores y
permanecer en este durante el horario establecido, as como adoptar una
conducta laboral adecuada a su formacin.

2- Es responsabilidad del Jefe de Recursos Humanos ejercer control en la

permanencia de los trabajadores a su cargo durante el horario
establecido; as tambin velar por el cumplimiento de sus funciones,
generando valor agregado para la empresa.

3- Es obligacin del Jefe de Recursos Humanos, efectuar el control de

asistencia y permanencia del personal, teniendo autoridad para realizar
visitas sorpresivas de verificacin de cumplimiento de las funciones de los
trabajadores.

4- Es derecho del trabajador percibir incentivos laborales, siempre y

cuando cumpla con la jornada mnima de 8 horas diarias efectivas de su
labor ms el tiempo adicional que se haya establecido.

Los das que el trabajador haga uso de permisos y/o de licencias sin
goce de remuneracin o incurra en descuentos por tardanzas, salidas

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sin permiso, que consecuentemente origine que no cumpla con su jornada

diaria mnima (8 hrs), no tendr derecho a percibir incentivos laborales.

HORARIO DE TRABAJO

Concepto Hora de Refrigerio Hora de salida

Ingreso
Lunes a viernes 8:00 am 1:00 a 3:00 pm 6:00 pm
-
sbados 8:00 am 2:00 pm

- Es obligatorio llevar el control de ingresos y salidas del personal que

labora dentro de la empresa DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L. Los
inicios y salidas fuera del horario establecido ser materia de descuento.

- El personal deber de llenar el registro de asistencia al momento de

ingresar y salir de la empresa, colocando la hora exacta y su firma
respectiva.

ASISTENCIA

1. El rea de Administracin y Finanzas es la responsable de hacer

cumplir las normas que aseguren el control de asistencia,
puntualidad y permanencia en el puesto de trabajo del personal.
Siendo la puntualidad del personal, absolutamente necesaria para el
correcto funcionamiento de la empresa.

2. Es obligacin de los trabajadores llegar puntualmente a sus labores,

de acuerdo al horario de trabajo, que la empresa expondr en forma
permanente y en lugar visible. Aquellos trabajadores que no cumplan
con el horario de trabajo, sern sancionados de acuerdo a lo previsto
en el presente Reglamento.

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3. A su llegada, el personal de la empresa, registrar su hora de

entrada al inicio de sus labores cotidianas, procediendo de igual
forma a registrar su hora de salida.

4. Est prohibido registrar el control de asistencia de otro trabajador.

Hacerlo ser considerado como falta grave, de acuerdo a lo sealado
en la legislacin vigente.

5. En el caso de los Gerentes, estos no estarn sujetos al control de

asistencia y puntualidad, sin embargo, estarn igualmente impedidos
de marcar la asistencia de otro u otros trabajadores, aplicndoseles,
en caso de hacerlo, las mismas sanciones.

6. Los permisos por inasistencias y salidas en horas de trabajo se

obtendrn del Gerente General y sern comunicados al responsable
de Recursos Humanos. Se exceptan los permisos por Comisiones
de Servicios.

7. Todo trabajador deber dar aviso a su Jefe inmediato a primera hora

si no le es posible asistir al trabajo, indicando el motivo de su falta.
En caso de enfermedad, deber el trabajador comunicarlo a su
inmediato superior, para luego acreditarla oportunamente con el
Certificado Mdico.

8. La ausencia al trabajo sin motivo, priva al trabajador de la

remuneracin respectiva. Adicionalmente, y segn las circunstancias,
oportunidad, reiterada, etc., se le aplicarn las sanciones previstas
en el presente Reglamento y en la legislacin vigente.

9. En los casos de descanso mdico prescrito por el Facultativo, se

exigir necesariamente la presentacin del certificado respectivo. La
Empresa se reservar el derecho de enviar un mdico con la
finalidad de verificar el real estado del trabajador que se haya
reportado enfermo o con descanso mdico.

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 UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

10. El otorgamiento de licencias con o sin goce de remuneracin es una

facultad discrecional del empleador, la cual debe gestionarse por
escrito, ante la Gerencia de Administracin y Finanzas y requiere de
la aprobacin expresa de su respectiva Gerencia y de la Gerencia
General.

11. La empresa establece cuatro (4) clases de medidas disciplinarias en

casos de infraccin al presente Reglamento:

a) Amonestacin Verbal.
b) Amonestacin por escrito con el correspondiente demrito en su
file personal.
c) Suspensin segn el caso.
d) Despido.

Cabe mencionar que el orden de enumeracin de estas sanciones no

significa que deban aplicarse necesariamente en forma Correlativa.

Cada sancin se adecuar a la naturaleza y/o gravedad de la falta y a

los antecedentes personales del trabajador.

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 UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

POLTICAS DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL PARA LA EMPRESA

DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L.

Propsito: Mantener un proceso de actualizacin y mejoramiento permanente

de la organizacin, que permitan alcanzar los objetivos estratgicos de la
empresa.

POLTICAS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

a) Se establecer claramente y por escrito, las polticas bsicas que deber

adoptar para alcanzar sus objetivos fundamentales, de acuerdo con las
disposiciones aplicables.

b) La Administracin deber redisear y posteriormente mantener la estructura

orgnica de la compaa enfocada hacia el cliente, orientada a satisfacer sus
necesidades y al desarrollo de productos y servicios innovadores, acordes con
los avances tecnolgicos.

c) Toda modificacin en la estructura organizacional deber ser aprobada por

la Junta General de Accionistas, en base a estudios y anlisis de procesos
organizacionales.

d) Se deber limitar al mximo posible la creacin y funcionamiento de nuevas

unidades sern factibles en la medida que conlleve la creacin de nuevos
servicios o la mejora de los existentes, en trminos de costo, tecnologa,
oportunidad y calidad.

e) Se establecer un sistema de comunicacin que le permita al encargado de

la empresa brindar mayor atencin a las situaciones que demuestran
desviaciones significativas dentro del curso normal de las actividades.

f) Se revisar y propender al permanente mejoramiento del funcionamiento

del sistema de Control Interno de cada entidad, actualizando sus
procedimientos.

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 UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

POLTICA DE REGULACIN INTERNA

Propsito: Ordenar y difundir el marco normativo interno de la compaa.

Exposicin De La Poltica

a) Es poltica de DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L. mantener informados a sus

colaboradores sobre las Polticas, Reglamentos, Normas, Procesos, Estructura
y Procedimientos, de manera que todo el personal tenga plenamente identificado
cul es su rol dentro de la organizacin, su relacin con todas las reas, y como
ejecutar sus funciones de acuerdo a los procesos y procedimientos en vigencia.

b) Se deben publicar los documentos organizacionales para que los usuarios

dispongan de todos aquellos que les son necesarios para el desempeo de sus
funciones, los cuales podrn consultar, imprimir o copiar.

c) La estructura de la documentacin est integrada de la siguiente manera:

Las Polticas y de stas se derivan los siguientes niveles de la documentacin,
los Reglamentos, Manuales que contendrn las instrucciones de trabajo en forma
detallada para realizar una actividad.

d) Es obligacin del responsable de cada proceso, el asegurar que ste y la

documentacin asociada, se revise y se mantenga actualizada para garantizar
la correcta ejecucin del proceso que le ha sido asignado.

POLTICA SALARIAL

Propsito: Crear un sistema de remuneracin ordenado, equitativo para la

organizacin y para los empleados, que motive eficazmente el trabajo productivo
y el cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa.

Exposicin De La Poltica

a) Las remuneraciones de la empresa obedecer a un modelo interno

aceptado y su valoracin estar de acuerdo con el mercado laboral local.

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 UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

b) Se procurar establecer un sistema de remuneracin estable en funcin del

cumplimiento de objetivos y metas.

c) Las elevaciones salariales se realizarn nicamente como consecuencia de

la evaluacin de desempeo y la situacin financiera de la empresa.

d) Todo requerimiento de pago de horas extras y viticos deber obedecer a una

programacin de trabajo previamente establecida y en funcin de su costo
beneficio; y debern ser autorizados por el Gerente de la empresa DEPOSITO
SANTA BEATRIZ S.R.L.
e) Los empleados sometidos a condiciones y horarios especiales de trabajo, de
acuerdo a normas del trabajo, no podrn laborar horas extraordinarias y/o
suplementarias a fin de precautelar su salud y bienestar.

POLTICA DE SELECCIN Y CONTRATACIN DE PERSONAL

Propsito: Establecer las normas aplicables a las actividades de seleccin y

contratacin del recurso humano que permitan escoger personas idneas, que
se ajusten a los requerimientos de la empresa y a los perfiles establecidos para
alcanzar sus objetivos estratgicos y asegurar su futuro desarrollo.

Exposicin De La Poltica

a) Todo proceso de seleccin de personal se iniciar con la elaboracin del

correspondiente Requerimiento de Personal, el mismo que deber estar
firmada por el Gerente. Esto se aplicar para todos los casos de vacantes,
reemplazos y creacin de nuevos puestos. El Gerente aprobar los
requerimientos de personal, en base a la documentacin sustentara que
justifique la decisin.

b) En caso que se genere una vacante, se dar preferencia al personal estable

de la empresa, que se ajuste al perfil del cargo, mediante un concurso interno.
En caso de declararse desierto el concurso debido a que no existe personal
que cumpla con el perfil requerido, se buscarn fuentes de reclutamiento
externo.

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 UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

c) No se podr realizar ninguna contratacin de personal que no haya cumplido

con el proceso de seleccin.

d) Para la incorporacin de personal en los niveles de Coordinaciones, Gerencias

y administraciones, previamente, la Gerencia de Recursos Humanos confirmar
la existencia del cargo dentro del organigrama.

e) La contratacin de personal nuevo deber ser efectuada preferentemente bajo

la modalidad de contrato.

f) En todo contrato de trabajo se establecer la obligatoriedad de que vencido

el plazo convenido, el empleado se comprometa a no ingresar a su lugar de
trabajo sin autorizacin. Los modelos de contratos de trabajo a utilizarse en la
empresa debern previamente ser aprobados por el Directorio.

g) La eleccin del candidato a ser contratado constituye responsabilidad

exclusiva del Gerente, quin tomar su decisin en base a la informacin
provista por el proceso de seleccin respectivo.

h) No se aceptarn reingresos de ex empleados o trabajadores de DEPOSITO

SANTA BEATRIZ S.R.L., Que hayan salido de las empresas por: Visto Bueno,
Renuncia, Despido intempestivo.

POLTICA DE CAPACITACIN

Propsito: Establecer directrices para desarrollar competencias laborales en sus

trabajadores, que contribuyan a conseguir los objetivos organizacionales y la
satisfaccin de nuestros clientes.

Exposicin De La Poltica

a) El Plan Capacitacin deber ser sustentado por la Gerencia y presentado

por la Administracin para aprobacin del Directorio, en base a las necesidades
y realidades de la empresa.

b) Todo personal contratado o ascendido por la empresa deber participar del

proceso de capacitacin del cargo a desempear.

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c) La administracin procurar capacitar a la mayor cantidad posible de

trabajadores, en un proceso continuo, priorizando los objetivos estratgicos de
la empresa. El adiestramiento deber ser otorgado en consideracin a las
actividades que realice el trabajador y las necesidades de actualizacin del
rea, para que pueda mejorar su desempeo.

d) Para la capacitacin de todo tipo de Postgrado o Programa Superior, la

empresa cubrir un porcentaje del mismo en funcin de las necesidades de la
empresa, el costo y los ingresos del empleado.

e) El trabajador que participe de la capacitacin debe comprometerse a cumplir

con el Plan de Estudios y aprobarlo, caso contrario deber reintegrar, si lo
hubiere, el valor cubierto por la empresa, a excepcin de caso fortuito o fuerza
mayor.

POLTICA DE PAGOS

Propsito: Establecer los parmetros que aseguren el cumplimiento oportuno

de las obligaciones econmicas contradas por la empresa a proveedores de
bienes y servicios.
Exposicin de la Poltica
a) Se entiende por proveedores a todas aquellas personas naturales o
jurdicas, e instituciones que tengan firmado un contrato de servicios, provisin
de bienes, equipos o cualquier tipo de convenio que genere obligaciones de pago
a DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L.

b) Todas las reas que realicen compras y que generen compromisos de pago
a la empresa DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L., sern responsables por la
correcta y adecuada generacin de obligaciones.
c) Todo pago que realice la empresa deber fundamentarse en obligaciones
contradas por los responsables y que aseguren su correcta verificacin al
momento de realizarse el pago.

e) Todo pago deber tener su correspondiente asignacin, es decir ningn

pago podr realizarse sin estar previamente contemplado en el presupuesto
anual de la compaa, salvo casos de excepcin previamente autorizados por
el Directorio.

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DISEO DE CICLO DE INGRESOS

Descripcin: Este flujograma nos refleja de manera general el proceso que

deben seguir los encargados de las distintas reas de la empresa para cumplir
con el objetivo que es el de incrementar la rentabilidad y esto se obtiene
mediante una buena coordinacin entre las reas relacionadas, como son las
reas de ventas, compras, almacn, contabilidad y otras.

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FLUJOGRAMA PARA EL REA DE VENTAS

INICIO

SE ATENCION
AL CLIENTE

CLIENTE SE LE INSISTE EN
YA TIENE NO LA COMPRA
PEDIDO?

SE TRATA DE
SI
CONVENCER
VENDEDOR AL CLIENTE
CLIENTE CANCELA EN REALIZA
CAJA COMPROBANTE
SE LEVANTA
PEDIDO
SE ATIENDE
PEDIDO EN
ALMACEN FIN

ENTREGA DE
PRODUCTO

SE GENERA GUIA SE GENERA

ORDEN DE
RECOJO

FIN

Descripcin: Se muestra un diseo ms especfico para la realizacin de ventas,

siguiendo estos pasos se obtendr mejores resultados, llegar a la meta y cumplir
con una atencin adecuada para los clientes de la empresa DEPOSITO SANTA
BEATRIZ S.R.L.

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FLUJOGRAMA PARA EL REA DE COMPRAS

A
INICIO
Revisar el
requerimiento
de compra y verificar
Detecta Necesidad Recibe requerimiento, firma, si
de Suministros anota fecha de recepcin, y esta dentro del
presupuesto.
entrega copia de cargo.

Elaboracin de
Realiza orden de compra para
requerimiento de
Compra proveedor

Lleva requerimiento a
Encargado de rea para Tiempo mximo del proceso de
que firme autorizacin, compra no debe exceder a 1
posteriormente entrega al da, una vez recibida las
cotizaciones por escrito por
comprador con su Si
parte del usuario
respectiva cotizacin.

Proveedor
A nuevo

Realiza llenado de No
formato y archiva

Archivo (Requerimiento y
Orden de compra)

FIN

GERENTE DE
USUARIO COMPRADOR REA

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DEFICIENCIAS ENCONTRADAS EN EL FUNCIONAMIENTO DEL CONTROL

INTERNO DE LA EMPRESA DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L.

Segregacin de funciones de carcter incompatible dentro la empresa.

Falta de seleccin de empleados idneos, hbiles, capaces y de
moralidad para desempear cargos de confianza dentro de la empresa.
Rotacin peridica de cargos o funciones dentro de la empresas
Evitar uso de efectivo por ms de un da en caja chica ya que no s
realiza un arqueo de caja chica diariamente.
No hay una identificacin de puntos clave de control en cada actividad, o
rea.
No se realiza unas inspecciones de inventarios fsicos frecuentes.
Falta de una actualizacin de medidas de seguridad.
No se realiza un registro adecuado de toda la informacin para poder
tomar decisiones.
No hay una poltica de la conservacin de documentos.

APORTE DEL EQUIPO A LA EMPRESA DEPOSITO SANTA BEATRIZ S.R.L.

Promover los valores fundamentales dentro y fuera de la empresa.

Evaluar al postulante a algn cargo de manera minuciosa para cada
rea que se requiera.
Brindar constante capacitacin al personal en el rea que le
corresponda.
Hacer cumplir el Manual de Organizacin y Funciones.
Incentivar al personal para que juntos se logre el xito de la empresa.
Llevar un adecuado de control de efectivo y equivalente de efectivo ya
que no se practica un arqueo de caja diariamente.
Control de ingreso y salida de mercadera para poder contar con los
saldos reales de las mismas y no tener mercadera ociosa o faltante.
Hacer cumplir todas las normas establecidas por la empresa.

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