Sunteți pe pagina 1din 9

Procedura de gestionare a stocurilor

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza nregistrrii n
contabilitate i n gestiune a bunurilor de natura stocurilor;
nregistrarea n contabilitate a operaiilor aferente stocurilor astfel nct:
s se reflecte cantitativ i valoric toate intrrile/ieirile de stocuri;
s se asigure datele necesare efecturii inventarierii patrimoniului;
s se asigure controlul gestiunilor de bunuri materiale.

Domeniul

Procedura se aplic la recepia, utilizarea, vnzarea, scoaterea din gestiune a bunurilor de natura
stocurilor de ctre persoanele din cadrul compartimentelor tehnic, informatic i financiar-contabil.

Reglementri aplicabile
Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificrile i completrile ulterioare;
O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

Descrierea procedurii

A. Documentele justificative
Stocurile pot intra n administrarea unitii pe mai multe ci:
achiziii;
transfer de la alte uniti;
producie proprie i prelucrare n unitate;
prelucrare la teri;
dezmembrri i casri de imobilizri sau alte stocuri;
plusuri de inventar;
- donaii de la persoane fizice sau juridice.
Recepia i nregistrarea n contabilitate a bunurilor se realizeaz pe baza urmtoarelor documente
justificative:
Pentru achiziii:
Factur
Aviz de nsoire
Bon fiscal
Not de recepie i constatare diferene
Se ntocmete n unul/dou exemplare, la locul de depozitare sau n unitatea cu amnuntul, dup caz, pe
msura efecturii recepiei.
Nota de recepie i constatare de diferene (NIR) se folosete ca document de recepie obligatoriu numai
n cazul:
- bunurilor materiale cuprinse ntr-o factur sau aviz de nsoire a mrfii, care fac parte din gestiuni
diferite;
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, n custodie sau n pstrare;
- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
- bunurilor materiale care sosesc nensoite de documente de livrare;
- bunurilor materiale care prezint diferene la recepie;
- mrfurilor intrate n gestiunile la care evidena se ine la pre de vnzare.
n cazurile n care nu este obligatorie ntocmirea NIR-ului, recepia i ncrcarea n gestiune, dup caz, i
nregistrarea n contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care nsoete transportul (factura, avizul
de nsoire a mrfii etc.).

n cazul n care bunurile materiale sosesc n trane, se ntocmete cte un formular pentru fiecare
tran, care se anexeaz apoi la factur sau la avizul de nsoire a mrfii.

n condiiile n care nu se nscriu datele valorice n Nota de recepie i constatare de diferene, este
obligatoriu ca acestea s se regseasc ntr-un alt document justificativ care st la baza nregistrrii n
contabilitate a valorii bunurilor.

n situaia n care se constat diferene la recepie, entitile trebuie s stabileasc prin proceduri proprii
informaiile care trebuie s fie nscrise n Nota de recepie i constatare de diferene (ex: cantitatea i valoare
constatate plus/minus, persoanele care au fcut recepia i alte meniuni, n funcie de necesiti).

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Pentru stocurile procurate de la persoane fizice:

Fil din Carnetul de comercializare pentru achiziii de la productorii individuali sau de la alte
persoane fizice, n momentul achiziiei
Borderou de achiziie

Borderoul de achiziie se ntocmete de ctre persoana care efectueaz aprovizionarea cu bunuri de la


persoane fizice, n momentul achiziiei pentru alte bunuri dect cele agricole.

Not de recepie i constatare diferene

Pentru stocurile transferate de la alte uniti:

Aviz de nsoire a mrfii

Not de recepie i constatare diferene

Pentru stocurile rezultate din casarea mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar:
Proces-verbal de scoatere din funciune a mijloacelor fixe de declasare a unor bunuri materiale

Pentru bunurile rezultate din prelucrare:

Proces-verbal de transformare

Bon de predare-transfer, restituire pentru stocurile de produse finite predate la magazie

Bonul de predare a produselor finite se ntocmete n unul/dou exemplare, pe msura predrii la


magazie a produselor.

Circul:
- la magazia de produse finite, semnndu-se de predare de ctre secie (atelier) i de primire n gestiune
de ctre gestionar;
- la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitatea sintetic i
analitic;
- la compartimentul care urmrete realizarea produciei.
Se arhiveaz:
- la compartimentul financiar-contabil sau de ctre persoana care conduce evidena;

Bonul de predare a materialelor refolosibile la magazie se ntocmete n dou exemplare, pe msura


predrii la magazie a materialelor refolosibile de ctre secii, ateliere etc. i se semneaz de eful seciei care
dispune predarea.

Circul:
- la magazia de materiale refolosibile, semnndu-se de predare de ctre delegatul seciei, atelierului etc.
i de primire n gestiune de ctre gestionar;
- la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidena, pentru efectuarea
nregistrrilor n contabilitatea sintetic i analitic.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil

Bonul de transfer ntre dou gestiuni aflate n incinta unitii se ntocmete n dou exemplare, pe msur
ce se efectueaz transferul, de ctre persoana care dispune transferul, care semneaz la rubrica
corespunztoare. Transferul se efectueaz numai ntre gestiuni din incinta aceleiai uniti. n cazul gestiunilor
dispersate teritorial se ntocmete Aviz de nsoire a mrfii (cod 14-3-6A).

Circul:
- la magazia predtoare pentru eliberarea cantitilor prevzute, semnndu-se de predare de ctre gestionar ;
- la delegatul magaziei primitoare care semneaz de primire - la compartimentul financiar-contabil.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Pentru bunurile primite cu titlu gratuit:

Contract de donaie pentru stocurile primite cu acest titlu

Scderea din gestiune a stocurilor

Obiectele de inventar se nregistreaz la darea n folosin.

Consumul n procesul de producie:

Bonul de consum

Se ntocmete n unul/dou exemplare, pe msura eliberrii materialelor din magazie pentru consum, pe
baza programului de producie i a consumurilor normate, sau de ctre alte compartimente ale unitii care
solicit materiale pentru a fi consumate.

Circul:
- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitilor prevzute, semnndu-se de predare de ctre
gestionar i de primire de ctre delegatul care primete materialele (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitatea sintetic i
analitic (ambele exemplare).
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Casri

Proces-verbal de casare

Lipsuri la inventariere
Proces-verbal de inventariere

Transferurile interne

Bon de predare-transfer, restituire

Vnzare

Factur de vnzare

Aviz de nsoire a mrfurilor

Dispoziie de livrare

Se ntocmete n dou exemplare de ctre serviciul desfacere.

Circul:
- la magazie, pentru eliberarea produselor, mrfurilor sau a altor valori materiale i pentru nregistrarea n
evidena magaziei, semnndu-se de ctre gestionarul predtor pentru cantitile livrate (ambele exemplare);
- la compartimentul desfacere, pentru nregistrarea bunurilor livrate n evidenele acestuia i pentru
ntocmirea avizului de nsoire a mrfii sau facturii, dup caz (exemplarul 2).

Se arhiveaz:
- la magazie (exemplarul 1);
- la compartimentul desfacere (exemplarul 2) sau compartimentul financiar-contabil, dup caz.

Contabilitatea analitic se ine cu ajutorul formularelor:

Fi de magazie

Se ntocmete pentru fiecare fel de material i se completeaz de ctre:


- compartimentul financiar-contabil, la deschiderea fiei i la verificarea nregistrrilor.
- gestionar sau persoana desemnat care completeaz coloanele privitoare la intrri, ieiri i stoc.
Fiele de magazie se in la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate
pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau n ordine alfabetic.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la teri sau n custodie se ntocmesc fie distincte care
se in separat de cele ale valorilor materiale proprii.

nregistrrile n fiele de magazie se fac document cu document.

Cantitile se nregistreaz zilnic de gestionar sau persoana desemnat, pe baza documentelor de intrare
(factur, aviz de nsoire a mrfii, not de recepie i constatare de diferene etc.) i a documentelor de ieire
(bon de consum, fi limit de consum, aviz de nsoire a mrfii, factur, bon de transfer etc.), poziie cu
poziie.

Fiele de magazie se in n ordinea n care sunt nscrise materialele n registrul stocurilor.


Nu circul, fiind document de nregistrare.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Fi de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin


Se ntocmete ntr-un exemplar, pe msura drii n folosin a bunurilor, pe fiecare persoan, de ctre
gestionarul care elibereaz obiectele respective sau de ctre persoana desemnat s in evidena acestora.
Servete ca document de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar, date n folosina
personalului, pn la scoaterea lor din uz.

Se ntocmete pe msura drii n folosin a bunurilor, pentru fiecare persoan care le primete.

Nu circul, fiind document de nregistrare.


Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

B. nregistrarea n contabilitate

nregistrrile n contabilitate se fac pe baza documentelor justificative, cronologic, prin respectarea


succesiunii documentelor, dup data ntocmirii sau intrrii lor, i sistematic, n conturile sintetice i analitice.

Contabilitatea sintetic se desfoar n analitic, pe gestiuni i locuri de folosin, iar n cadrul acestora
pe surse de finanare i activiti (curent i mobilizare).

nregistrarea n contabilitate a stocurilor se face la valoarea de intrare (contabil), prin care se nelege:
costul de achiziie, pentru cele procurate cu titlu oneros;
costul de producie, pentru cele realizate n unitate;
valoarea just pentru cele primite cu titlu gratuit, plusuri de inventar sau rezultate cu ocazia scoaterii
din funciune a mijloacelor fixe.
Achiziii interne

nregistrarea achiziiei stocurilor de mrfuri pe baz de factur:

% = 401
301, 302, 303, 326, 371 Furnizori
4426
TVA deductibil

Primire bunuri n regim de consignaie

Se nregistreaz n conturile n afara bilanului, la valoarea evaluat sau nscris n avizul de nsoire a
mrfii.

8033 Debit
Valori materiale primite n pstrare sau custodie

nregistrarea vnzrii bunului ctre teri, pe baz de factur sau bon fiscal:

5311 (411) = %
Casa n lei (Clieni) 707
Venituri din vnzarea mrfurilor
4427
TVA colectat

nregistrarea n gestiune a bunului pe baza facturii:

% = 401
371 Furnizori
Mrfuri
4426
TVA deductibil
dac deponentul este persoan fizic, nregistrarea n gestiune a bunului pe baza borderoului de
achiziie:

371 = 461
Mrfuri Debitori diveri

nregistrarea adaosului comercial:

371 = %
Mrfuri 378 adaos comercial
Diferene de pre la
mrfuri
4428 TVA aferent adaos
TVA neexigibil

Descrcarea din gestiune a mrfurilor vndute:

% = 371
607 Mrfuri valoare de achiziie
Cheltuieli privind
mrfurile
378 adaos comercial
Diferene de pre la
mrfuri
4428 TVA
TVA neexigibil

Descrcarea de gestiune din conturile extrabilaniere:

8033 Credit
Valori materiale primite n pstrare sau custodie

Bunuri primite pe baza avizului de nsoire pentru care nu s-a ntocmit factura:

% = 408
3xx Furnizori facturi nesosite
Conturi de stocuri i producie n
curs de execuie
4428
TVA neexigibil

Primirea facturii de la furnizor:

408 = 401
Furnizori facturi nesosite Furnizori

4426 = 4428
TVA deductibil TVA neexigibil

Achiziii intracomunitare

3xx = 401
Conturi de stocuri i producie n
Furnizori
curs de execuie
4426 = 4427
TVA deductibil TVA colectat

Importuri

3xx = 401
Conturi de stocuri i producie n
Furnizori
curs de execuie

3xx = 446
Alte impozite, taxe i vrsminte
asimilate

Producie

nregistrare consumuri:

601 = %
Cheltuieli cu materiile prime 301
Materii prime
302
Materiale consumabile
alte cheltuieli:

641 = 421
Cheltuieli cu salariile Personal salarii datorate
personalului

645 = %
Cheltuieli privind asigurrile i 431
protecia social Asigurri sociale
437
Ajutor de omaj
Amortizare:

6811 = 281
Cheltuieli de exploatare privind Amortizarea imobilizrilor
amortizarea imobilizrilor corporale

nregistrarea altor cheltuieli:

% = 401
605 Furnizori
Cheltuieli privind energia i apa
6022
Cheltuieli privind combustibilii
628
Cheltuieli cu alte servicii prestate
de teri
4426
TVA deductibil
obinerea produselor finite:

345 = 711
Venituri aferente costurilor
Produse finite
stocurilor de produse
Donaii, stocuri rezultate din dezmembrri

3xx = 758
Conturi de stocuri i producie n
Alte venituri din exploatare
curs de execuie

Vnzri de stocuri

Vnzarea pe baz de factur:

411 = %
Clieni 701, 707, 706
4427
TVA colectat

descrcarea de gestiune:

% = 371
607 Mrfuri valoare de achiziie
Cheltuieli privind
mrfurile
378 adaos comercial
Diferene de pre la
mrfuri
4428 TVA
TVA neexigibil
Stocurile la dispoziia clientului transferate pe baz de aviz de nsoire:

357 = 371
Mrfuri aflate la teri Mrfuri
nregistrarea veniturilor la emiterea facturii:

411 = %
Clieni 707
Venituri din vnzarea mrfurilor
4427
TVA colectat

Descrcarea de gestiune:

607 = 357
Cheltuieli privind mrfurile Mrfuri aflate la teri

Vnzarea pe baz de aviz de nsoire a mrfurilor:

418 = %
Clieni facturi de ntocmit 701, 707
4428
TVA neexigibil

Descrcarea de gestiune pe baza bonului de consum:

607 = 371
Cheltuieli privind mrfurile Mrfuri
711 = 345
Venituri aferente costurilor
Produse finite
stocurilor de produse

ntocmirea facturii:

411 = 418
Clieni Clieni facturi de ntocmit

Persoane responsabile

Directorul financiar contabil:


- organizarea i conducerea contabilitii;
- verificarea articolele contabile aferente intrrilor/ieirilor de stocuri;
- urmrirea respectrii prezentei proceduri;
- urmrirea revizuirii n timp a procedurii, n funcie de schimbrile reglementrilor utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate:


primirea spre operare a documentelor justificative care ndeplinesc condiiile de form i fond;
contabilizarea operaiunilor privind intrrile/ieirile de stocuri;
respectarea procedurii de lucru;
propunerea de modificare a procedurii n funcie de modificrile legislaiei n domeniu.

Dispoziii finale:

Procedura va fi adus la cunotina personalului care execut activitatea respectiv.


Procedura intr n vigoare la data de .................... .

S-ar putea să vă placă și