COMUNICAREA SCRIS

DOCUMENTUL

Necesitatea documentelor

Proiectarea informaional

Planificarea documentelor

Aspecte etice i legale

TIPURI DE DOCUMENTE

Raportul

Scrisori si memo
COMUNICAREA SCRIS

Documentul

Necesitatea documentelor

pentru a prezenta rezultatele obinute n cadrul unui contract;

pentru a obine un nou contract;

pentru a convinge cumprtorul c produsul tehnic este de

bun calitate, eficient, sigur n funcionare i uor de utilizat;

pentru a prezenta caracteristicile i modul de utilizare ale unui

aparat, sistem, program etc;

pentru a prezenta rezultatele unei activiti.

COMUNICAREA SCRIS

Necesitatea unei documentaii de bun calitate

pentru a convinge beneficiarii asupra corectitudinii punctelor de

vedere ale autorului / autorilor;

fiind, de multe ori, unicul rezultat al muncii trebuie s conving pe

cei ce finaneaz lucrarea;

poate s promoveze eficient un produs nou.

COMUNICAREA SCRIS

De ce este greu de scris un document

lipsa unor noiuni privind comunicarea

documentele scrise n timpul instruirii se bazeaz pe utilizarea

unei cantiti mari de informaie prezentat n limbajul
specific, sofisticat;

pe perioada instruirii cei care recepteaz informaia sunt

familiarizai cu ea i o evalueaz

n viaa practic scopul i audiena sunt diferite

audiena nu dorete s evalueze informaia, ci s nvee i s

utilizeze cele scrise pentru munca lor

presupune reguli i tehnici specifice.

COMUNICAREA SCRIS

Proiectarea informaional

Documentele reprezint informaie scris

Documentul trebuie s fie:

scris ntr-un limbaj pe nelesul receptorului

atractiv

uor de citit

uor de utilizat

clar i concis
COMUNICAREA SCRIS

Obiectivele urmrite:

a informa
a cere
a convinge

De exemplu:

dorim s nvm cititorul ceva ce noi tim (manuale, tratate tiinifice)

dorim s nvm cititorul cum s fac ceva (manuale de utilizare)

dorim ca cititorul s ntreprind o aciune Ce anume

s ne cumpere produsul
s asigure o finanare
s participe la o prezentare
s ne ofere un loc de munc etc.
COMUNICAREA SCRIS

Motivaia documentului n funcie de categoria sa

Categoria Motivele pentru care l

documentului scriem
Document de instruire
informare notificare
explicare
avertizare
clasificare
Document pentru a obinerea de drepturi
formula o cerere obinerea de informaii
obinerea de aciuni
Document pentru a face impresie
convingere a influena o decizie
a obine o avansare
a obine o
recomandare
a vinde un produs
COMUNICAREA SCRIS

Audiena

Se va ine cont de:

ce anume doresc cititorii s cunoasc i cum ar dori s-i

nsueasc aceste cunotine;

nivelul de educaie i cunotinele preliminare ale cititorilor;

atitudinea pe care ei ar putea s o adopte fa de document;

bugetul de timp pe care ei pot sau doresc s-l aloce citirii

(studierii) documentului.
COMUNICAREA SCRIS

Coninut

componente verbale

componente ilustrative
grafice
organigrame
scheme logice
flow-chart
desene
fotografii
elemente grafice de prezentare

componente tip date

ecuaii
tabele
date generate de calculator (programe)
expresii numerice
COMUNICAREA SCRIS

Aspecte etice i legale

legea dreptului de autor

fair use

TIPURI DE DOCUMENTE

Raportul

n mod obinuit un raport cuprinde urmtoarele pri:

pagin de titlu;
cuprins;
o introducere;
partea principal;
anexe.
COMUNICAREA SCRIS

Introducerea va explica scopul raportului, cine a autorizat studiul, n ce

scop, cui i este adresat etc.

Partea principal poate fi format din unul sau mai multe capitole, fiecare
cu subcapitolele corespunztoare. Pentru o mai bun nelegere i pentru o
prezentare clar, este recomandabil ca lungimea capitolelor s fie
aproximativ egal.
De obicei, capitolele sunt:

cadrul general (obiective);

abordare (metodologie);

concluzii;
COMUNICAREA SCRIS

recomandri pentru ntocmirea raportului

* Este bine ca primul capitol s nu conin mai mult de ase pagini pentru a nu
plictisi cititorul.
* Titlurile trebuie s fie ct mai expresive, ct mai sugestive i n concordan cu
coninutul. n special cei care au obiceiul de a citi rapid sau de a citi pe srite sunt
atrai de expresivitatea titlurilor.
* Prezentarea ideilor sau argumentelor complexe este unul din cele mai dificile
aspecte ale scrierii. Este preferat prezentarea ideilor ntr-o succesiune ordonat,
astfel nct cititorul s poat urmri linia argumentrii fr dificultate.
* Un argument complex poate fi reprezentat ntr-o form ierarhizat, pornind de
la idei simple ctre cele cu grad sporit de abstractizare. Trebuie incluse numai
ideile relevante combinate n grupuri logice cum ar fi:
pri ale unui ntreg;
cauzele unui efect, n ordinea importanei;
evenimente, n ordinea cronologic;
amplasamente etc.
dac la sfritul unui proiect s-a ajuns la anumite concluzii, este recomandabil ca
argumentele care au condus la aceste concluzii s fie reamintite.
COMUNICAREA SCRIS

Uneori n partea principal a unui raport nu pot fi prezentate anumite

informaii care vor fi incluse n anexe.

n aceast categorie intr: tabelele lungi i complicate, extrase mari din alte
rapoarte, documente eantion etc.

n text trebuie s existe referiri la materialul anexat i o descriere a

informaiei coninute.

O excepie de la aceast regul o constituie cazul n care realizarea unui

anumit tabel este unul din principalele obiective ale raportului.
COMUNICAREA SCRIS

alte recomandri pentru ntocmirea raportului

n raport tabelele, graficele i diagramele pot nlocui descrierile greu de

urmrit i neles;

tabelele i graficele din partea principal a raportului trebuie s ocupe mai

puin de o pagin astfel nct descrierile sau comentariile s poat fi
prezentate pe aceeai pagin;

graficele, tabelele i diagramele trebuie numerotate i trebuie s aib un

titlu; ele vor fi nsoite de o explicaie concis i o referire n text;

numrul de note i trimiteri la alte surse trebuie s fie mic, altfel autorul va
da impresia c i-a petrecut tot timpul n bibliotec citind despre cercetrile
altora n loc s-i realizeze propria activitate;

indicaiile asupra conveniilor folosite vor fi furnizate n cadrul paginii

dedicate cuprinsului; cnd sunt citate alte surse, ele trebuie indicate n
bibliografie;
COMUNICAREA SCRIS

numrul anexelor nu trebuie s fie prea mare. Dac este cerut

un volum mare de date primare, acestea vor fi introduse n
documentele de lucru care pot fi consultate la nevoie, separat
fa de raport;

raportul trebuie s fie ct mai concis;

numerotarea capitolelor, subcapitolelor figurilor, tabelelor etc.

trebuie s fie unitar;

raportul trebuie dactilografiat ngrijit i legat ntr-un mod

atractiv.
COMUNICAREA SCRIS

Scrisori i Memo
Strategii si comunicare prin Scrisori i Memo

Componentele S M
strategiei
Problema transmitere de informaii n n interiorul organizaiei
afara organizaiei
Obiective: Convingere / informare / informare / cerere /
generale cerere convingere
coninut mai lung dect memo mai scurt dect scrisoarea
specific mai formal dect memo mai puin formal ca o
personal scrisoare
personal
Cititor / Din afara organizaiei Din interiorul organizaiei
Audien
ordonare la fel la fel
informaii
Format apte pri de baz cinci pri de baz
antet adresare specific
COMUNICAREA SCRIS

Principiile generale ale ntocmirii

alegerea cu grij a cuvintelor

construirea de propoziii cu coninut uor de neles

construirea de propoziii pe specificul cititorului, focalizate pe

obiectivele

acestuia, dar concordante cu obiectivul scrisorii.

COMUNICAREA SCRIS

Principiile ntocmirii unei scrieri scrisoare / memo bune

uor de neles

Deoarece, de cele mai multe ori, cititorii citesc n grab scrisorile,

sau n aa numita metod pe diagonal pentru a fi neleas o
scriere de tip scrisoare trebuie s fie: clar, concis, complet,
puternic i bine organizat.

claritatea

De aceea, ea trebuie neleas de la prima citire.

conciziunea