Furnizor ASOCIAIA SOCIALITER

CIF 31498577

IMPORTANA TIC N ACTIVITATEA DE

SECRETARIAT

Curs specializare
Secretar coal
COD COR 235909

IAI
 CUPRINS

Activitatea de secretariat atributiile si sarcinile secretarului;functiile secretariatului3

Atribuiile i sarcinile secretariatelor4

Functiile secretariatului evolutia meseriei de secretar..7

Ct de indispensabil a devenit calculatorul n activitatea de secretariat n

secolul XXI....................................................................................................................10

Concluzii........................................................................................................................13
Bibliografie.....................................................................................................................14

2
 Activitatea de secretariat atributiile si sarcinile secretarului;

functiile secretariatului

Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-

sociale se numr i activitatea de secretariat.

Activitatea de secretariat este structurat pe compartimente specializate i are o

ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale
ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat
(primrii, consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor cu profiluri
diferite (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea,
structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite
de la o organizaie la alta.

Munca de secretariat n administraia public prezinta unele particulariti faa de

secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului c insui managementul instituiilor
publice i structura organizaionala sunt diferite de oranizarea si conducerea companiilor
i firmelor private. Aici termentul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul

angajat i cu persoanele din afara instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri)
o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor
specifice. Astfel, secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti
administrative, activiti de relaii cu publicul.

Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin

degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare
realizrii principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare
control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care
reprezint actul esenial al conducerii.

3
 n literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii
i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe.
Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de
secretariate, efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct
conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea
lucrrilor specifice muncii de secretariat.

Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti :

1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje

telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi,
clasarea documentelor, nregistrarea corespondenei).

2) Activiti prin care se duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia

postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor
etc.).

3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire

a secretarelor din subordine),

4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu

parteneri de afaceri, etc.)

Activitile se compun din atribuii, iar atribuiile din sarcini. Atribuia reprezint
sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un
compartiment presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor
ce decurg din aceste activiti.

Atribuiile i sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se

detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de
structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia
postului.

4
 Se poate spune c potrivit modului cum este conceputa la noi n ar activitatea
de secretariat, (n cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include
urmtoarele atribuii i sarcini :

executarea lucrrilor de registratur general (sortarea, nregistrarea, datarea,

distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur.

lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei

primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea
rezolvrii corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza
documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a
corespondenei cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru
expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea
transportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor.

atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea

materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme,
statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune
funcionri a arhivei unitii.

scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de

afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.

multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau

calculatorul (folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea
mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare
a materialelor pentru editorial.

traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare,

cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.

probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru

desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea
vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce
privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine
5
 partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor
evenimente.

evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara

ntocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat,
ine evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor
i a evenimentelor profesionale.

pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de

hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru
ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful
i stabilirea programului.

cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de

multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea
tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.

organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea

informaiilor.

ntocmirea contabilitii primare a firmei

primirea i transmiterea comunicrilor telefonice

organizarea edinelor i a materialelor necesare.

difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.

preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara

(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de
responsabiliti persoanelor din subordine.

perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia,

evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.

6
 respectarea disciplinei muncii.

Funciile secretariatului evoluia meseriei de secretar

O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul

evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de
nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au
marcat funcionarea pn astzi:

meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de

decizie ai vieii economico- sociale;

tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,

confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.

Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(),

provenind din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i
pstreaz secrete.

Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii
sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile
administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem
lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a
constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic.

n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori

specializai n comunicarea scrisa. Problema confidenialitii se punea, la vremea
respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de rare persoanele care tiau s citeasc.
Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de
pstrarea secretului profesional.

Termenul grammatikos, denumind n limba greac i profesia de secretar, poate

fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu
nceputurile scrierii.

7
 Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor
de comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii.

n perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de

conducere prin apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport
informaional, munca de secretariat capt contururile specializrii.

Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de

corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea
n continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte
operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise.

n epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile

administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de
imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana,
cu aceea de dactilograf.

Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a

aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate
drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile
ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat
goana dup o egalitate de sexe.

n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt

ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate
dect brbaii n domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. Se
contureaz, astfel, noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul
modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind
resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine
precum sociologia, psihologia, ergonomia.

Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea

auxiliarului su de baz, secretariatul.

8
 n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor
informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi,
competenele secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi
cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii.
Abordnd, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera:
stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de
texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i
comunicaie; cunoaterea principiilor de organizare a timpului i a documentelor;
posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie internaional; cunotine generale de
statistic i contabilitate; abiliti de comportament n relaiile cu publicul i ali factori;

Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot mai complex i

specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe
ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze
fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a
informaiei i de comunicaie. Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului
sunt nelimitate.

Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei

curente de opinie:

a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit
i c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului
calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul
va ajunge s suplineasc rolul secretarei;

b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei
este n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;

c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul

profesional actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care
competenele ei s impun cunotine noi din alte domenii (economie, management,
juridic), alturi de cele tradiionale.

9
 Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata
de oricine i oricum. n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor,
secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau
pentru lucru la distan.

Ct de indispensabil a devenit calculatorul n activitatea de secretariat n secolul

XXI

Tehnologia informaiei i tehnologiile de comunicare, aflate ntr-un evident progres

accelerat, au devenit astzi cele mai dinamice sisteme ale societii moderne.
Confruntndu-se cu o team descurajant vizavi de aceast situaie, foarte multi oameni
fie neag evidena, fie ignor n ntregime fenomenul. n urma analizelor, problema nu
arata chiar atat de rau. Avem, deci, toate motivele s nu ne fie team de acest drum. n
ceea ce priveste ignorarea lui, atitudinea nu este cea mai potrivit. Arhimede a spus:
Dai-mi un punct de sprijin i voi rasturna universul. Este evident c punctul de sprijin
pe care l avem n aceast faz a existenei umane l reprezint dezvoltarea tehnologic
accelerat, iar tipurile de universuri menite a fi rasturnate ne sunt la ndeman.

Trim n mileniul informaiei, iar prezena computerului i a tehnologiei n viaa

noastr este deja un lucru firesc. Oricine are un PC mai mult sau mai puin performant,
iar interesul pentru tehnologia informaiei crete constant, odat cu dezvoltarea
(exponenial) a acesteia. Deoarece cantitatea de informaie pe care trebuie s o
acumuleze a crescut semnificativ n ultimii ani (i este n cretere), n ziua de azi ne
orientm ctre utilizarea computerului ca un mijloc de informare i de asistare n procesul
de nvare, de redactare. Surse de informaie precum internetul i programele
informatice sunt din ce n ce mai folositoare, pentru departamentul de secretariat i nu
numai.

Este de remarcat faptul c internetul este una dintre principalele surse de informare
folosit n activitatea de secretariat, chiar dac folosim i metodele clasice de

10
nregistrare, scriere. n consecin, calculatorul a devenit o necesitate pentru noi iar n
ultima vreme o preocupare sporit.

Spus pe scurt, utilizarea computerului fie el vzut ca o jucrie, instrument ajuttor sau
surs de informare este important ntr-o er dominat de descoperiri i progrese
tehnologice, dar mai ales de nevoia de cunoatere i informare continu n toate
domeniile.

Dezvoltarea continu a tehnologiei informaionale i comunicaionale reprezint o

sans pentru secretare. E-mail (posta electronic), calculatorul, calendarul electronic de
termene nseamn pentru secretare o degrevare de muncile de rutin, mari
consumatoare de timp. Biroul va deveni mai sarac n hrtii, iar ntocmirea, distribuirea i
gestiunea informaiilor se vor accelera. Aceasta presupune, ns, cunoaterea tehnicilor
necesare. Folosirea acestora prezint pentru secretare urmatorul avantaj: timpul cstigat
pe care l poate folosi pentru rezolvarea altor sarcini.
n actuala revoluie tehnico-tiinific informatic, telecomunicaiile, producerea i
comunicarea informaiei au devenit prioritati incontestabile dar cu largi aplicaii n viata
tiinific, economic i social. n acest context a aparut o disciplin relativ recenta:
birotica - termenul fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz
automatizarea activitilor administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor
administrative.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil
o data cu raspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au patruns n orice birou
i n orice secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea
i calitatea muncii administrative.
Birotica s-a nascut din necesitatea integrarii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative
i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind
creterea performanei i calitii muncii de secretariat i de birou din toate domeniile de
activitate.
Pe de alta parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai
importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i
roluri multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformari sunt
valabile i n cazul societii romneti.
Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmatoarele: prelucrarea
informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legatura pentru
solicitri de contracte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.
Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor
(asistent manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind

11
suportul pentru decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd
o pondere important ntr-o organizaie.
Puncte tari
- Eficientizarea procesului educaional prin
utilizarea TIC;
- Schimbul operativ de informaie i
formarea bazelor de date;
- Necesitatea racordrii sistemului la
standardele internaionale n TIC este
contientizat de factorii educaionali i
societatea civil;
- Un numr considerabil de instituii
denvmnt dispun de calculatoare;
- Programele de formare iniial i continu
includ modulul utilizarea calculatorului;
Oportuniti
- Colaborarea cu companii de stat i private
ndomeniu TIC;
- Colaborarea cu universitile din ar i cu
autoritile administraiei publice locale.
Puncte slabe
- Majoritatea angajailor din sistem
nu au abiliti suficiente de
utilizare a TIC n educaie;
- Nivel insuficient de asigurare
informaional a managementului
educaional.
Ameninri
- Nealocarea necesarului de
fonduri pentru achiziionarea de
echipament i soft educational i
pentru dezvoltarea sistemului;
- Implementarea parial a
msurilor prevzute de program;
- Neacceptarea noilor tehnologii de
ctre o parte din personalul
angajat.
12
Concluzii

Calculatorul a devenit indispensabil n educaia modern, fiind utilizat de ctre toi

oamenii venii din diferite domenii de activitate . Fiind un mijloc modern de educaie,
utilizarea sistemelor informatice a ctigat teren datorit virtuilor foarte atractive,
accesibilitii i facilitrii prezentrii informaiilor.

Utilizarea calculatorului n educaie ct i n difertite domenii are marele avantaj de a

facilita timpul de lucru, de a uura munca, de a socializa, de a ajunge mai repede la
anumite informaii.

Munca unei secretare ar deveni foarte dificil, mai mult dect att imposibil deoarece
n toate unitile de nvmnt, calculatorul i are un rol important, dac nu cel mai
important n activitile de: tehnoredactare, de trimiterea unui fax, a unui e-mail, de
crearea de tabele, grafice, publicarea unor anunuri pe pagina unitii, de accesarea
paginii inspectoratului judeean pentru a fi la curent cu ultimile anunuri, lucrarea pe
platforme precum: REVISAL, SIIIR, EDUSAL, INSPECT, EDUASSIST.
Att de mult a ajuns s ne acapareze i s ne ajute sistemul informatic nct nu cred c
ne-am mai vedea lucrnd fr un calculator!

13
Bibliografie:
1. A. Berciu-Draghicescu (coordonator). Manual de secretariat si asistenta
manageriala, ebooks.unibuc.ro ;

2. M. Pariza. Curs de secretariat i asisten managerial, Editura C.H. Beck,

Bucuresti, 2008;

3. M. Gatjens-Reuter. Manual de secretariat si asistenta manageriala, Editura

Tehnica, Bucuresti, 2001;

4. https://www.scribd.com/document/58807128/analiza-swot.

14