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SGDN / DCSSI / SDO / BCS Archivage scuris Cahier des charges SAE 16 mai 2006
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3 DFINITIONS............................................................................................................................................. 6
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1 Domaine d'application
Le prsent document a pour objet de faciliter les relations entre les administrations clientes dun
systme darchivage lectronique et les Prestataires potentiels pour un tel systme. Il est ainsi entre
autres prcis quelles sont les informations qu'il est conseill de faire figurer dans un cahier des
charges pour l'acquisition de tels systmes par une administration.
Ce document est adapter par la personne publique ou la personne prive charge dune mission de
service public.
3 Dfinitions
- Archive : Paquet dinformations reu, conserv et communiqu par un Service darchives
(cette dfinition issue du standard dchange est la dfinition de rfrence dans le prsent
Cahier des charges).
- Archives : documents sous forme lectronique, quels que soient leur date et leur support,
produits ou reus par tout service ou organisme public ou priv, dans lexercice de leur activit
(dfinition issue du code du patrimoine).
- Archive courante : les Archives qui sont dutilisation habituelle pour lactivit des services,
tablissements et organismes qui les ont produites ou reues.
- Archive dfinitive : les Archives qui ont subi les tris et liminations dfinis aux articles 15 et
16 du dcret n 79-1037 du 3 dcembre 1979.
- Archive intermdiaire : les Archives qui ont cess dtre considres comme des Archives
courantes et les Archives qui ne peuvent encore, en raison de leur intrt administratif, faire
lobjet de tri et dlimination conformment larticle 16 du dcret n 79-1037 du 3 dcembre
1979.
- Authentification : procd visant vrifier l'identification dune personne physique par des
moyens techniques, tels que mot ou phrase de passe, un code secret, une rponse un dfi
ou encore une scurisation numrique (Certificat).
- Certificat : document sous forme lectronique attestant du lien entre lidentit du titulaire et
les donnes de vrification de signature lectronique.
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- limination (ou Destruction) : opration autorise par un visa dlimination consistant, aprs
tri, dtruire lObjet darchive.
- Objet darchives : Donnes qui font lobjet de larchivage (dfinition issue de du Standard
dchange)
- Oprateur darchivage : entit qui fournit les services, lis au Service darchivage, demands
et spcifis par lAutorit darchivage au bnfice de cette dernire, oprant dans un cadre
hirarchique, rglementaire ou contractuel.
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- Politique d'archivage : ensemble de rgles portant un nom qui indique les exigences
relatives un archivage lectronique scuris pour une communaut particulire et/ou une
classe d'application avec des exigences de scurit communes.
- Politique de scurit : ensemble de rgles portant un nom qui dfinit les exigences
physiques, techniques et logiques afin de garantir un niveau de scurit dtermin pour une
communaut particulire et/ou une classe d'applications.
- Service producteur : entit qui a initialement reu ou produit lArchive et qui en est
propritaire. Le Service producteur et le Service darchives peuvent tre assurs par une
mme personne juridique.
- Support : tout instrument permettant lUtilisateur de stocker des informations, de telle sorte
que celles-ci puissent tre consultes ultrieurement pendant une priode adapte lobjectif
de ces informations, et permettant la reproduction exacte des informations stockes.
- Stockage : opration consistant garder des Archives sur un Support pendant une dure
dtermine et dans un format prenne.
- Usager : personne physique ou morale autorise consulter les Archives conserves sur le
Systme darchivage lectronique dans le respect de la lgislation applicable en matire de
communication des Archives.
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Il est recommand de commencer le cahier des charges par un rsum qui fournisse les lments cl
du projet darchivage lectronique.
Notamment, il est ncessaire de prsenter de faon gnrale le ou les buts du Systme darchivage
lectronique envisag. Il est souvent utile de prciser en plus dune certaine ncessit, les gains
attendus : meilleure diffusion de linformation, suppression dArchives sous forme papier, rduction du
temps de traitement de dossiers
Il est aussi important de situer ce Systme darchivage lectronique au sein du systme d'information
de ladministration, en particulier identifier les liens quil peut avoir avec les autres outils informatiques.
Il convient galement de rappeler que le cahier des charges doit sappuyer sur la Politique darchivage
lectronique tablie par ladministration rdactrice du cahier des charges. Il est en effet indispensable
que le Systme darchivage lectronique rponde aux exigences poses dans la Politique
darchivage, dfaut le manque de cohrence serait prjudiciable la fiabilit de larchivage
lectronique mis en place.
Il convient aussi de prciser si le Systme darchivage lectronique objet du cahier des charges est
destin lensemble dune administration (centralise, dconcentre, dcentralise), ou si il ne
concerne quune direction, un service, voire un sous-ensemble de services.
Des organigrammes, des spcifications de poste peuvent tre fournis en annexe du cahier des
charges pour complter cette prsentation et permettre une meilleure apprhension du contexte du
projet.
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Lun des points fondamentaux dun Systme darchivage lectronique rside dans le respect des
obligations lgales et rglementaires relatives au Service darchives et aux Archives traites.
La mise en place du Systme darchivage lectronique devra galement respecter les obligations
lgales et rglementaires relatives aux donnes caractre personnel, aux dclarations auprs de la
CNIL ds lors que des donnes caractre personnel sont en cause.
ce titre, le Prestataire devra effectuer les formalits adquates auprs de la CNIL en ce qui
concerne la conservation des donnes caractre personnel traites dans le cadre des prestations
quil devra assurer (voir galement les clauses ddies cette question dans le prsent Cahier des
charges ; ce point est important car le Prestataire a des obligations qui lui incombent en tant que
responsable de ses traitements mais galement en tant que Prestataire des personnes publiques qui
peuvent tre elles mme responsables de traitements et doivent, de ce fait, sassurer de la scurit
des traitements quelles mettent en place ou font mettre en place).
4.5 Primtre
Il convient d'indiquer dans le cahier des charges les types dArchives devant tre traits par le
Systme darchivage lectronique et de prciser notamment leur statut initial tel que tlprocdures,
messages lectroniques, fichiers bureautiques, fichiers images, Gestion lectronique des Documents.
Ladministration prcisera galement les impratifs de scurit souhaits selon la politique de scurit
qui lui est applicable.
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Contenu dinformation
Information de reprsentation
Un objet contenu de donnes peut tre un objet physique ou un objet numrique sachant que ne sont
traits ici que des objets numriques. Un objet numrique (Digital Object) est un objet constitu dune
suite de bits qui prend la forme dun fichier lectronique gnr dans un format donn (par exemple
un format image ou un format texte).
Par exemple dans le cadre de dlibrations transmises par les collectivits aux prfectures pour le
contrle de lgalit, la correspondance avec les dfinitions prcdentes pourrait tre :
- Objet contenu de donnes : fichiers PDF correspondant aux dlibrations transmises et les
informations de signatures ventuelles associes
- Informations de reprsentation : indication du format PDF
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- Information de contexte (Context Information) : information qui dcrit les liens entre un
contenu dinformation et son environnement. Elle inclut entre autres les raisons de la cration
de ce contenu dinformation et son rapport avec dautres objets contenu de donnes.
Information de prennisation
Information de provenance
Information de contexte
Information didentification
Information dintgrit
Paquet dinformation
Information dempaquetage
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Par exemple dans le cadre du contrle de la lgalit cette information descriptive, destine identifier
une dlibration, pourrait tre la date de la dlibration et le nom de la collectivit mettrice.
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Producteurs
Utilisateurs
Services versants
Dans le cas du Versement il est ainsi propos que soient transfrs les diffrents fichiers constituant
lObjet archiver, ainsi que linformation de prennisation associe dcrite suivant les rgles de la
DTD EAD, lensemble tant rassembl sous un numro unique didentifiant du versement.
Dans certains cas, lobjet archiver correspondra un fichier XML, pouvant encapsuler, en Base64,
les diffrents fichiers si ceux-ci taient initialement sous un format binaire.
Devront par ailleurs tre spcifis, partir dun rfrentiel laborer par la direction des Archives de
France, partir dune part du cadre commun dinteroprabilit et, dautre part du registre de formats
PRONOM, les formats des fichiers, les seuls formats accepts pour larchivage moyen et long terme
tant des formats dont les spcifications sont publiques.
Est brivement rappel ci-dessous lensemble des fonctions attendues par le SAE avant de le dcrire
plus en dtail.
F1. Versement : permet le traitement des paquets dinformations en provenance des Services
versants dans son ensemble. Cette fonction inclut tous les mcanismes de prparation, transmission,
contrle, rejet, complment dinformation ainsi que tous les traitements de ces informations pour une
intgration dans le dispositif de Stockage des contenus et celui de gestion des donnes descriptives ;
F2. Stockage : gre lensemble des services lis la conservation des paquets dinformations
archivs partir du moment o ils sont mis sa disposition par la fonction de Versement jusqu leur
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destruction/limination sil y a lieu tout en garantissant leur intgrit. Cette fonction prend entre autres
en compte les aspects de choix de supports et de gestion de lensemble des migrations ;
F3. Gestion des donnes descriptives : assure la conservation, la mise disposition et la mise
jour des informations descriptives associes aux contenus dinformations, conservs par la fonction
Stockage. Ces informations doivent servir aux utilisateurs comme point dentre au SAE et permettre
de retrouver les donnes quils recherchent en assurant le lien avec leur identification de localisation
dans le systme de stockage ;
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P2.Vrifier
transmission
PIV
P5.Consulter AR
Information Identification
PIV
P3.Contrler
conformit
F2. Stockage
PIV
P6.Convertir
AR
F3. Gestion
donnes
descriptives
AR
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ce stade le facteur cot trouvera toute son importance quant au dimensionnement des capacits de
transmission en entre. En effet, techniquement, il sera toujours possible de mettre en place
larchitecture correspondant exactement aux besoins exprims, tant en nombre daccs simultans
quen matire de volumtrie absorber. Par contre les cots sont dautant plus importants que ces
dernires valeurs sont leves. Il sera donc primordial que lAdministration dfinisse ses besoins en
tenant compte du fait que certains versements sont traiter avec moins durgence que dautres et en
consquence ne pas hsiter prvoir peut-tre plus de transferts sur support externe, nettement
moins onreux.
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P3.Dtruire
PIA
F4. Consultation
PID
Communication
P2.Mode de P4.Garantir P6.Prparer
F1. Versement PIA P1.Recevoir PIA
stockage lintgrit PID
AR
Information Identification PIA F5. Administration
P5.Grer les
migrations
P7.Fournir
statistiques
F3. Gestion
donnes
descriptives
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critres dont les principaux sont laccessibilit et la dure. Pour ce faire il pourra tre
envisag de mettre en place un systme de HSM (hierarchical storage management) afin
daider cette gestion des diffrents supports ;
- P3.Dtruire : Ce processus est destin traiter le cas chant la destruction des paquets
dinformations archivs de faon manuelle ou automatique ;
- P5.Grer les migrations : Il sagit de matriser lensemble des migrations (voir ci aprs)
requises par le systme tant des supports que des formats. Ces migrations interviennent
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soit de faon planifie (voir fonction Administration) soit par exemple pour corriger des
erreurs dtectes sur tel ou tel support ;
Par rapports ce qui prcde en matire de migration il est important dattirer lattention sur le fait que
les technologies se prtent plus ou moins bien aux migrations. Ainsi certains systmes possdent par
exemple une logique de cellules de stockage indpendantes, particulirement bien adapte pour les
migrations dans la mesure o le volume migrer est limit la taille dune cellule et limpact sur le
reste des donnes est donc forcment rduit. Il conviendra par consquent de bien prendre en
compte cette fonctionnalit dans le choix qui sera fait.
- P7.Fournir les statistiques : Il sagit de btir des statistiques dexploitation relatives dune
part aux capacits utilises par rapport aux diffrents supports et espaces de stockage,
ainsi que sur ltat des supports et dautre part en matire de communication des paquets
dinformations archivs, en complments aux statistiques de consultation, sans oublier
lvolution des paquets dinformations verss.
En rsum, un systme de stockage doit avoir les caractristiques suivantes : fiabilit, disponibilit,
maintenabilit, scurit mais doit galement permettre labstraction de la plate-forme matrielle, tre
extensible, interoprable et volutif.
En fonction de ses besoins lAdministration pourra indiquer, le cas chant, les divers types de
supports ou typologies de stockage pouvant tre utiliss par le SAE :
- Typologie darchitecture (NAS, SAN) ou organisations spcifiques autour du concept du
CAS (content addressed storage) ou encore choix dun systme plutt organis en
cellules indpendantes et autonomes ;
- Supports magntiques (bande, disque, cartouche) ;
- Supports optiques rinscriptibles ou non rinscriptibles (disque optique ou magnto-
optique, CD-R, CD-RW, DVD, carte).
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Nanmoins il sera prfrable de laisser au prestataire le soin de faire des propositions en matire de
types de supports. LAdministration devra de prfrence se limiter bien dfinir le type de donnes
archiver et surtout dans quelles conditions de dure et daccessibilit. Il faudra galement avoir soin
de prciser le format logique utilisable sachant que lon pourra ce niveau se rfrer au standard
dchange tel quvoqu.
Dans le cas des CD et sauf volumtries trs rduites, on ne prconise pas leur utilisation comme
supports de conservation du fait principalement de leur faible capacit de stockage, des manipulations
ncessaires, du processus de validation des lots de CD mettre en place en matire de processus
qualit, de la relative fragilit du support. Il en est de mme pour les DVD pour lesquels bien que la
capacit soit suprieure celle des CD, la fiabilit est loin dtre assure et les formats encore trop
peu standardiss et normaliss.
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Information identification
F2. Stockage
La fonction gestion des donnes descriptives est compose des quatre processus suivants :
- P1.Assurer lien : Ce processus consiste maintenir le lien entre les informations
descriptives et la localisation physique ou lectronique des contenus dinformations ;
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P1.Vrifier
Communicabilit Droits daccs
accs
P2.Grer
F2. Stockage Requte Demandes Utilisateurs
demandes
P3.Excuter
PID Transmission requtes
requtes
PID
P4.Mettre
PID PID P5.Communiquer
en forme
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Au-del de ces diffrents processus, lAdministration devra galement prciser ses demandes
spcifiques concernant :
- Le nombre de consultations envisages (minimum, maximum, moyenne) de faon globale
(10xxx interrogations par mois) et simultane (10xxx interrogations par seconde) en
fonction de la nature de larchive (intermdiaire ou dfinitive) et de son type (dossiers
comptables, individuels, contentieux, judiciaires) ;
- Le nombre a priori de communications prvoir en frquence, volumtrie et type
(tltransmission ou support physique) en fonction de la nature et du type darchive ;
- Les diffrents impratifs de temps d'accs aux archives en fonction de leur nature et de
leur type ;
Lensemble de ces spcifications pourra galement tre complt en introduisant un critre
dvolution des besoins en fonction de lge de larchive.
Supports physiques
En ce qui concerne les supports physiques de communication des archives, il est ncessaire que
lAdministration prcise a priori les types de supports quelle souhaite proposer. Sont cits ici pour
mmoire :
- supports papier, pour lesquels on pourra au besoin prciser :
o Type(s) d'imprimante (matricielle, jet d'encre, laser, transfert thermique,
lectrostatique),
o Noir & blanc ou couleur,
o Format(s) des copies,
o Recto ou recto/verso,
o Rsolution(s) (en points/millimtre ou en points/pouce),
o Vitesse(s) d'impression en nombre de pages par minute,
o Production journalire souhaite (en page par jour).
- supports magntiques :
o Bande (format, densit, label, compression, ...),
o Cassette (format, densit, label, mode de compression, ...),
o Disque dur externe (format, capacit, connectivit),
o Cl USB.
- supports optiques :
o Non rinscriptible du type WORM (format, densit, label, ...) tels les CD-R, DVD-R,
o Rinscriptible (format, densit, label, ...), tels les CD-RW, DVD-RW,
Tltransmission
Pour ce qui est de la communication des archives par voie lectronique il convient den prciser les
modalits en fonction des besoins propres lAdministration. Il pourra sagir dune consultation :
- par un rseau local (type de rseaux, dbit, protocole, type de cblage physique) ;
- distance (type de rseaux, mode de transmission, protocole, dbit) ;
- lintrieur de rseaux existant de type intranet ou extranet ;
- en utilisant les capacits dinternet avec par exemple la mise en place de serveurs Web.
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Exploitation
- Grer la configuration du matriel et des logiciels du SAE consistant en assurer la
matrise technique destine surveiller en permanence son fonctionnement global ;
- Contrler lexploitation du SAE, de son fonctionnement et de ses performances en
fonction de lutilisation qui en est faite en fournissant entre autres des statistiques
dtailles. Par ailleurs ds quune anomalie quelle quelle soit est dtecte une alerte doit
automatiquement tre gnre et transmise pour information et traitement ;
Scurit
- Contrler laccs physique au SAE en fonction des rgles de scurit dfinies et des
dispositifs de scurit adopts en consquence ;
- Assurer la protection de lensemble des donnes gres par le SAE dont certaines sont
confidentielles : contenus dinformations, informations descriptives, donnes de gestion.
Ce processus devra assurer la sauvegarde globale de lensemble des informations ;
- Permettre la restauration totale ou partielle des donnes suite un sinistre ;
- Assurer la traabilit complte de tout ce qui se passe dans le SAE au travers de la
gestion dun journal dvnement y compris le suivi de rsolution des incidents rencontrs
quelle quen soit lorigine. Ce processus devra galement permettre lenregistrement des
tentatives daccs par des utilisateurs non autoriss ;
Gestion
- Permettre un suivi des commandes de communication en cours afin de pouvoir
renseigner les utilisateurs sur lavancement des traitements ;
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- Grer les donnes administratives comme celles relatives aux utilisateurs afin den
assurer le suivi et permettre le cas chant la production des lments de facturation
rsultants des commandes effectues ;
- Vrifier et garantir lintgrit de lensemble des donnes administratives directement lies
lexploitation vis--vis des utilisateurs mais aussi en interne ;
Conformit
- laborer et maintenir des standards et rgles applicables au SAE comme les normes ou
formats applicables, lensemble des procdures suivre pour les oprations de
Versement ou de migration pour le stockage afin dviter lobsolescence du SAE ;
- Grer les protocoles de versement avec les services versants en dfinissant les modalits
dchange et de transfert, un chancier de Versement des Paquets dinformations
verss, les besoins associs en matire de ressources ;
volutivit
- Veiller aux volutions des exigences des Utilisateurs cibles en matire par exemple de
formats de donnes, de type de supports, des progiciels ou plates-formes informatiques
cibles ;
- Assurer une veille tant technologique que du point de vue des volutions des
recommandations dans le domaine des normes et autres rgles et pratiques d'archivage ;
- Proposer dadapter les dispositifs existants en fonction des volutions technologiques ;
- Poursuivre le dveloppement de stratgies et de standards de prennisation afin
danticiper au mieux les changements venir concernant lvolution des exigences des
Utilisateurs et les changements technologiques ayant pour consquence de ncessiter
des migrations.
En complment ce qui prcde, lAdministration pourra prciser ses besoins en terme dutilitaire
dadministration du systme ainsi que ses besoins en terme de gestion des utilisateurs :
- Annuaires dutilisateurs type LDAP ou autre dj existant ou non ;
- Gestion des droits daccs et volutions. Quelle information, pour qui ;
- Type dauthentification requis (login - mot de passe, certificat)
Sans que la fonction suivante fasse proprement parl du systme darchivage lectronique mettre
en place, il est nanmoins important de la prvoir.
Dans le cas effectif dune reprise, elle indiquera les volumes dArchives rcuprer sur le systme
darchivage dj en place ainsi que le dtail des caractristiques techniques de ces Archives, entre
autres formats, systme de description
LAdministration devra indiquer si elle souhaite raliser cette opration en interne avec ses propres
agents, en interne avec le personnel dune socit extrieure ou bien en recourant totalement la
sous-traitance. Dans ces deux dernires hypothses, lAdministration devra imposer le respect du
secret professionnel au personnel amen effectuer le travail.
Par rapport au dtail des fonctionnalits est prsent ci-aprs un exemple de demande plus prcise
que pourrait faire lAdministration au prestataire afin de satisfaire lensemble des processus
correspondants. Seront ainsi successivement abords les composants applicatifs puis larchitecture
gnrale.
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Le schma ci-dessous prsente ce que lon pourrait qualifier de synthse des systmes actuels. En ce
qui concerne la partie plus particulirement stockage, ont t volontairement dissocis les systmes
destins pour lun grer les donnes de gestion et les informations de descriptions, pour lautre celui
destin conserver les paquets dinformations archivs et plus prcisment les contenus
dinformations.
Services versant
Accs Accs
Utilisateurs
SITE 1 SITE 2
Donnes de Paquets
Serveur applicatif gestion archivs
Rseau
Serveur stockage
Donnes de Paquets
gestion archivs
SITE 3
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Le tableau ci-dessous est destin montrer la correspondance entre les fonctionnalits dfinies
prcdemment pour le SAE et les aspects plus orients architecture. Lon retrouve ainsi en colonnes
les diffrentes fonctionnalits et en lignes les lments dinfrastructure. La prsence dune croix dans
une case indique que le matriel correspondant la ligne influence la ralisation de la fonction relative
la colonne. Le serveur applicatif a galement t ventil afin de donner plus de visibilit au prsent
tableau.
Gestion
Consultation
Versement Stockage donnes Administration
Communication
descriptives
Serveur frontal X X
Serveur WEB X
Serveurs applicatifs :
- versement X
- base de donnes X
- commandes X
- administration X
Serveur stockage X
Espace stockage
X X
donnes de gestion
Espace stockage
paquets
X X
dinformations
archivs
Nombre de sites
Concernant lutilit du troisime site, il est important de prciser quil est possible de sen passer mais
tout dpendra de la technologie de rplication mise en place entre les sites 1 et 2. En effet, par
exemple dans le cas o lon dtecterait une modification dintgrit ou toute autre erreur de donne
sur le site numro 1 pour un paquet dinformation archiv et si le dispositif de rplication est
compltement automatique et synchronis, il y a fort parier que la mme erreur se retrouve sur le
site numro 2. Le troisime site, dsynchronis des deux prcdents, permettra ainsi dans ce cas de
retrouver le bon paquet dinformation archiv en question afin de pouvoir corriger lanomalie dtecte.
Le type de rplication est ainsi trs important, voir ci-dessous, car une automatisation totale peut
conduire rpliquer des erreurs.
Par ailleurs il est clair que les trois sites prsents ci-dessus doivent tre gographiquement distincts,
au moins les sites 1 et 2. Les paquets dinformation archivs existeront ainsi sur trois supports
diffrents dans trois endroits diffrents. Ceci ne tient videmment pas compte des possibilits de
scurit offerte directement par les systmes de stockage eux-mmes comme par exemple la
technologie RAID qui duplique automatiquement les donnes. De ce fait et en supposant que lon
dispose dun tel systme sur les site 1 et 2, les paquets dinformations archivs seront disponibles en
cinq exemplaires (2 sur le site 1, 2 sur le site2, 1 sur le site 3).
La copie sur bande ou tout autre support pour le site numro 3 peut tre effectue indiffremment
partir du site numro 1 ou du site numro 2. Afin de gagner en efficacit et en capacit il faut prvoir
le recours un robot de gestion de bandes. Dans ce dernier cas une solution galement envisageable
consisterait connecter soit le site numro 1, soit le site numro 2 directement sur le site numro 3
via un rseau scuris, vitant du mme coup lensemble des manipulations de bandes ou autre
support.
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pour une solution fonctionnant comme un guichet darchivage, la partie stockage sera de faite
compltement isole.
linverse dautres solutions intgrent de fait une partie applicative avec le systme de stockage,
auquel cas le dcoupage sera galement obtenu de facto.
Par rapport lensemble des variantes possibles, lAdministration pourra ainsi demander au
prestataire de prsenter et chiffrer les diffrentes solutions envisages sous forme doptions. Laspect
cot sera l encore un des points dterminants pour choisir telle ou telle solution. Attention galement
au fait que lAdministration devra bien prendre soin de considrer lensemble des cots savoir le
cot direct de la solution propose ainsi que les cots dexploitation associs tant en interne pour son
usage au quotidien quen matire de maintenance.
Interoprabilit
LAdministration devra galement porter une attention toute particulire concernant linteroprabilit
des systmes installer. Un changement de plate-forme de stockage doit en effet tre transparent
pour les utilisateurs et lorganisation logique des archives. De mme il doit tre possible de changer
une brique du systme sans devoir tout remettre en cause. La conception globale de ce dernier doit
ainsi prvoir linteroprabilit par une organisation si possible en couches logiques, quasiment
indpendantes les unes des autres, ce qui autorise leur changement sans perturber lensemble.
LAdministration aura galement soin dviter de retenir des solutions dites propritaires dont la
principale consquence est justement daller lencontre de cette interoprabilit.
La configuration telle que prsente prcdemment permet davoir un trs bon niveau de scurit en
matire de conservation. Par contre une telle configuration ne garantit pas la disponibilit parfaite du
service. En effet les utilisateurs ne peuvent accder quau site numro 1 et si lun des serveurs tombe
en panne, le service est interrompu pendant tout le temps de la rparation de ce dernier.
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Principe de la sauvegarde
Sauvegarde traditionnelle : Le premier site se sauvegarde sur le deuxime intervalles rguliers, par
exemple la journe, voire la demi-journe.
Avantages : Facile mettre en uvre partir des logiciels du march
Inconvnients :
- Perte potentielle dinformation en cas de problme, directement fonction de lintervalle retenu
entre deux sauvegardes ;
- Pas de vritable redondance dans la mesure o le deuxime site nest pas directement
oprationnel en cas de problme. Il faut en effet relancer le premier et recharger au besoin
linformation sauvegarde sur le deuxime.
Sauvegarde en continu selon le concept CDP (continuous data protection). Le principe consiste
effectuer des sauvegardes intervalle trs court et ne transmettre que le diffrentiel de donnes par
rapport la sauvegarde prcdente, sur le deuxime site afin de ne pas surcharger le rseau.
Avantages :
- Pas de perte dinformation entre les deux sites ;
- A priori relativement conomique ;
- Possibilit de restaurer une heure et un jour donns (et non en fonction dune version).
Inconvnients :
- Pas de vritable redondance dans la mesure o le deuxime site nest pas directement
oprationnel vis--vis de lextrieur mais sert uniquement aux sauvegardes.
Principe de synchronisation
1. Une premire solution pour ce complment logiciel consiste effectuer une double mise
jour de lensemble des informations, une pour chaque site.
Avantage : notion de redondance vritablement synchronise.
Inconvnient : performances quant lcriture sur le site distant pouvant tre ralenties du fait
mme de lloignement, peut tre partiellement limin si le logiciel est conu de telle sorte ne pas
attendre le deuxime accus de rception dcriture sur le site 2 (peu recommand).
2. Une autre solution revient travailler selon la logique de messages posts. Afin de pallier
linconvnient relatif la performance de la solution prcdente lon pourra avoir recours une autre
logique qui consisterait enregistrer dans un journal sur le site numro 1 lensemble des oprations
effectues avec les donnes correspondantes. Un autre applicatif sur le deuxime site lirait
rgulirement le journal ainsi cr afin danalyser si des oprations sont ou non effectuer. Dans
laffirmative, le programme serait alors capable dinterprter les lments du journal afin de les traiter
sur le site numro 2, deffectuer les mises jour et dindiquer au site numro 1que ces lments ont
bien t pris en compte.
Avantages :
- Vritable synchronisation ;
- Le site 2 est matre de ses accs au site 1 et non linverse.
Inconvnients :
- Lger dcalage dans les mises jour, du fait mme de la logique propose ;
- Perte potentielle de donnes si non protges sur site 1 (cf attente possible sur site 1 avant
traitement site 2) ;
- Complexit et cot du dveloppement sil nest pas propos en standard.
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Le tableau ci-dessous permet de mettre en vidence les diffrentes configurations possibles et leur volution en fonction de la disponibilit des accs au
service darchivage dun point de vue global. Il est clair que cette accessibilit devra tre relaye par lutilisation des systmes de stockage ad hoc permettant
entre autres un accs en ligne de gros volumes dinformation. Il faudra ainsi viter davoir des systmes de stockage off line sur bandes si lon dsire un
accs direct aux donnes.
Les informations indiques au niveau des risques constituent en fait le risque rsiduel existant en fonction de la configuration retenue.
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Afin dtre le plus exhaustif possible, lAdministration pourra galement complter le tableau
prcdent avec le critre concernant le contrle de lintgrit mis en place, savoir quil pourrait tre :
ponctuel, par sondages rguliers ou continus.
Enfin ce tableau pourra tre utilis au moment du dpouillement des appels doffre en y introduisant
les notions de cots. En effet au fur et mesure que lon descend dans les lignes afin daugmenter la
disponibilit des accs au service et de diminuer globalement le risque darrt, le montant des
investissements correspondant croit en consquence. Il sera ainsi sans doute trs utile pour
lAdministration de pouvoir choisir un niveau daccessibilit en toute connaissance de cause et en lien
avec le budget allou.
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6 Procdure
Il convient de prciser :
- Le nombre d'exemplaires souhaits ;
- Le format de documents admissibles ;
- S'il y a des imprims, documents spciaux, fiches ou des tableaux remplir.
Dans le premier cas, la forme de la rponse devra tre relativement ouverte, en particulier pour que le
prestataire puisse justifier ses choix.
Enfin, dans tous les cas, il est indispensable de demander un calendrier prvisionnel de mise en place
du Systme (ce calendrier sera dtermin au vu du descriptif de la procdure tablie larticle 8 du
prsent cahier des charges), en prenant en compte les priodes o lAdministration devra participer
cette mise en place (analyse dtaille, tests demands).
6.2 Maquettage
En fonction de ses besoins, lAdministration pourra souhaiter disposer dun maquettage du SAE et
dans ce cas il y aura lieu de prciser quel niveau ce maquettages doit se trouver :
- Soit lors de la phase de slection du Prestataire ;
- Soit lors du processus de dveloppement de lapplication.
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tape 5 Ralisation
La phase de ralisation comprend la ralisation des composantes du systme d'information, c'est
dire le dveloppement, l'intgration, la qualification et la recette.
Les phases de dveloppement, intgration et qualification sont de la responsabilit du matre d'uvre,
sous contrle du matre d'ouvrage. En revanche, la recette qui est la vrification de la conformit du
projet par rapport la demande formule dans le dossier valid de conception gnrale, est du
ressort de la matrise d'ouvrage.
tape 6 Exploitation
Cette tape comprend l'homologation du systme d'information, son dploiement, sa mise en uvre
en situation oprationnelle, sa maintenance jusqu' sa fin de vie.
Ds lors que le prestataire aura t retenu en tant que matre duvre, le projet pourra tre lanc en
respectant les diffrentes tapes suivantes.
6.3.3. Ralisation
6.3.3.1 Dveloppement
Mettre en uvre les spcifications dtailles rpondant au cahier des charges.
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6.3.3.2 Intgration
Intgrer la solution et sassurer que le service fourni rpond aux besoins fonctionnels exprims.
6.3.4 Exploitation
6.3.4.2 Dploiement
Le cas chant lAdministration pourra prvoir un plan de dploiement du service, entre autres en
matire dextension des sessions de formation vis--vis par exemple des services producteurs, des
services versants et des utilisateurs.
6.3.4.3 Maintenance/Support
Cette tape doit permettre de dfinir les conditions dans lesquelles le service sera maintenu et suivi.
LAdministration aura soin de dcrire les garanties souhaites sur le matriel et le logiciel, ainsi que le
type de maintenance prvoir :
- Diffrents niveaux de support
- Dlais d'intervention (variables ou non suivant les sites gographiques, les types
d'quipement),
- Dlais d'indisponibilit,
- Modes d'intervention des techniciens du ou des Prestataires,
- Habilitation et certification des personnels,
- Modes de contrle des interventions,
- Calcul des pnalits de retard,
- Les possibilits de tl-maintenance
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7 Dispositions juridiques
Le Prestataire retenu sengagera respecter certaines clauses qui seront reprises dans le contrat.
Mais les engagements les plus importants doivent tre ports la connaissance du Prestataire ds la
remise du cahier des charges.
ce titre, les clauses suivantes ne pourront pas faire lobjet de modifications. La rponse lappel
candidature entrane lacceptation des prsentes clauses.
tant donn lobjet de la prestation, savoir un archivage lectronique scuris, le Prestataire devra
sengager sur la fiabilit du Systme darchivage mis en place. Les procdures de sauvegarde, de
redondance, de scurit du systme doivent tre optimales pour assurer la conservation, lintgrit et
la prennit de la plate-forme darchivage.
Le Prestataire et la personne publique conservent la proprit exclusive des brevets, des logiciels,
des dessins et modles, du savoir-faire et des informations leur appartenant, dvelopps ou acquis
antrieurement l'entre en vigueur du contrat les liant ou en dehors du cadre de celui-ci.
Le Prestataire mettant disposition de ladministration, des programmes ou donnes dont les droits
ont t rservs par des tiers garantit quil a obtenu les autorisations ncessaires cet effet et informe
ladministration des restrictions ventuelles lusage de ces programmes et donnes.
Pour ce qui est des lments composants le Systme darchivage que le Prestataire met en uvre
dans le cadre des prestations, le Prestataire dclare disposer de tous les droits ncessaires
lexcution conforme de ses obligations contractuelles.
Suivant loption retenue par ladministration, eu gard aux offres de chaque candidat, le Prestataire :
- cdera lensemble des droits de proprit intellectuelle relatifs au systme dinformation mis
en uvre pour laccomplissement des prestations ;
- ou concdera une licence dutilisation pour le systme dinformation mis en uvre par le
Prestataire titre exclusif pendant toute la dure du contrat liant le Prestataire
ladministration.
En tout cas, le Prestataire sengage dposer auprs de ladministration les programmes et codes
sources ncessaires aux prestations fournies qui pourra les utiliser en cas de dfaillance du
Prestataire ou de fin de contrat et ce quelle quen soit la cause.
En cas dexpiration du contrat liant le Prestataire ladministration, quelle quen soit la cause, le
Prestataire sengage assister la personne publique, vis vis des diteurs des progiciels utiliss par
le Prestataire pour lexcution des prestations, pour obtenir au profit de ladministration une licence
dutilisation desdits progiciels pour la dure de protection des droits de proprit intellectuelle de ceux-
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ci, telle que reconnue par les lois prsentes ou venir, les conventions internationales et pour le
territoire de la Rpublique franaise.
Concernant ces Travaux, le Prestataire cde donc dfinitivement ladministration, conformment aux
dispositions du Code de la Proprit Intellectuelle, avec l'ensemble des garanties de droit et de fait,
l'intgralit des droits d'exploitation dfinis ci-aprs :
- le droit de reproduire ou faire reproduire en tout sur tout support connu ou inconnu ce jour,
- le droit dadapter ou de faire adapter tout ou partie de ces Travaux, le droit de corriger, de
faire voluer, de maintenir, de dcompiler, de modifier, dassembler, de transcrire, darranger,
de traduire ces Travaux ;
- le droit de diffuser ou faire diffuser tout ou partie de ces Travaux de quelque manire que ce
soit, par tous procds quels quils soient, connus ou inconnus ce jour, et notamment par
tous rseaux de tlcommunication, actuels ou futurs, tels que lInternet, lIntranet, le Minitel,
par tous moyens de tldiffusion ainsi que la radiodiffusion par tous moyens de
tlcommunication ;
- le droit de commercialiser, y compris la location et le prt titre gratuit ou onreux ;
- le droit de faire tout usage et toute exploitation, titre personnel ou au bnfice de tiers, titre
onreux ou gratuit, de ces dveloppements spcifiques et de la documentation associe.
La cession du droit dexploitation de ces Travaux est consentie titre exclusif ladministration pour la
dure de protection des droits de proprit intellectuelle telle que reconnue par les lois prsentes ou
venir, les conventions internationales et dans le monde entier sans restriction.
Compte tenu de ce qui prcde, le Prestataire est tenu de ne pas diffuser, sous quelque forme que ce
soit, reproduire, traduire, adapter, commercialiser ou utiliser autrement les Travaux, sauf pour
lexcution des prestations accomplies pour ladministration.
En cas de rclamation, le Prestataire doit ses frais et au choix de ladministration et dans des dlais
compatibles avec l'obligation de ladministration d'assurer la continuit de fourniture de son service :
- soit modifier tout ou partie de l'lment litigieux afin d'viter la contrefaon ;
- soit obtenir lautorisation de continuer utiliser les lments litigieux ;
- soit fournir une solution de remplacement condition qu'un tel remplacement ou qu'une telle
modification n'affecte pas le fonctionnement du systme dinformation mis en uvre.
Il est entendu que le Prestataire prend en charge tout frais, cot ou indemnit ncessaire pour
permettre ladministration de continuer utiliser llment litigieux jusqu la mise en uvre de la
solution choisie conformment aux dispositions prcites.
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Le niveau de scurit mis en uvre doit tre doit tre adapt au regard des risques prsents par le
traitement et la nature des donnes protger.
Le Prestataire doit apporter ladministration les garanties suffisantes au regard des mesures de
scurit technique et dorganisation relatives aux traitements effectuer et doit veiller constamment
au respect de ces mesures.
Sagissant de la scurit des autres types de donnes, ladministration devra se rfrer la Politique
de scurit ainsi qu la Politique darchivage.
7.4 Interoprabilit
titre pralable, il convient de noter que linteroprabilit dsigne une solution non propritaire
ouverte et compatible avec les autres solutions non propritaires et standard .
Le Prestataire sengage ce que les technologies utilises dans le cadre du Systme darchivage
lectronique soient interoprables avec les technologies en principe utilises par ltat de lart. Plus
spcialement, le Prestataire sengage respecter le Rfrentiel gnral dinteroprabilit tel que dfini
par lAgence pour le dveloppement de ladministration lectronique (ADAE) et la Direction centrale
de la scurit des systmes dinformation (DCSSI).
7.5 Rversibilit
Le processus de rversibilit a pour but de faire basculer les traitements raliss par le Prestataire sur
le Systme darchivage vers ladministration ou tout tiers dsign par elle.
Cette clause trouvera sappliquer lorsquil sera ncessaire deffectuer un transfert dun service vers
un autre.
Le Prestataire garantit quil continuera durant la phase de rversibilit fournir les prestations
contractuelles, dans des conditions identiques. Le Prestataire garantit quil assistera ladministration
ou tout tiers dsign par elle avec toute la diligence ncessaire pour ce type dobligation afin de
mener bien la rversibilit.
Le Prestataire sengage :
a) informer systmatiquement ladministration de toute modification pouvant avoir une
incidence sur le primtre de la rversibilit,
b) fournir ladministration, dans les cinq (5) jours ouvrs suivant chaque demande, une copie
de la dernire situation affrente la solution, quant aux informations et donnes sous une
forme informatiquement exploitable.
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c) restituer ladministration, dans un dlai maximal de trois (3) mois, avant la date de
terminaison du Contrat lorsque la date de la terminaison est connue ou au jour de la
terminaison lorsque celle-ci est inopine, lintgralit des informations, donnes, exploites par
le Prestataire pour lexcution des prestations et n'en conserver aucune copie. ce titre, le
Prestataire renonce tout droit de rtention sur un quelconque lment appartenant
ladministration, y compris les ventuels droits sur des logiciels ou dveloppements spcifiques,
et mis la disposition du Prestataire au titre des prestations. Le Prestataire tiendra jour les
dossiers techniques et d'exploitation relatifs au primtre de rversibilit et les fournira
ladministration.
l'issue du Contrat et pendant les douze (12) mois qui suivront, le Prestataire s'engage rpondre
toute demande d'assistance manant de ladministration portant sur l'exploitation de la solution.
7.7 Assurance
Le Prestataire atteste avoir souscrit une assurance Responsabilit civile professionnelle concernant
lensemble des activits relatives au prsent cahier des charges.
Il sengage assurer et maintenir en vigueur son contrat dassurance auprs dune compagnie
dassurance notoirement solvable et tablie, en France, pour toutes les consquences pcuniaires de
sa responsabilit civile professionnelle vis--vis de dommages corporels, matriels et immatriels
conscutifs ou non causs au Prestataire et tout tiers dans le cadre de lexcution des prestations.
Dans un premier temps, les cas de force majeure suspendront lexcution des prestations. Si les cas
de force majeure ont une dure suprieure trente (30) jours, le contrat est rsili et la clause de
rversibilit produit ses effets.
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- Loi n 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures damlioration des relations
entre ladministration et le public et diverses dispositions dordre administratif, social et
fiscal (J.O. du 18 juillet 1978, p. 2851 et s.) modifie.
- Loi n 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives (J.O. du 5 janvier 1979, p. 43 et s.).
- Loi n 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations
avec les administrations (J.O. du 13 avril 2000, p. 5646 et s.).
- Loi n 2004-809 du 13 aot 2004 relative aux liberts et responsabilits locales (J.O. du
17 aot 2004, p. 14545).
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- Dcret n 2000-318 du 7 avril 2000 relatif la partie Rglementaire du code gnral des
collectivits territoriales (J.O. du 9 avril 2000, p. 5769 et s.). Ce dcret codifie dans la
partie rglementaire du code gnral des collectivits territoriales les dispositions
issues du dcret n 88-849 du 28 juillet 1988, les article R. 317.1 R. 317-4 du code
des communes et les articles 6, 7 et 8 du dcret n 79-1037 du 3 dcembre 1979 et
abroge ces derniers.
- Dcret n 2001-492 du 6 juin 2001 pris pour lapplication du chapitre II du titre II de la loi
n 2000-321 du 12 avril 2000 et relatif laccus de rception des demandes prsentes
aux autorits administratives (J.O. du 10 juin 2001, p. 9246 et s.).
- Dcret n 2001-493 du 6 juin 2001 pris pour lapplication de larticle 4 de la loi n 78-753
du 17 juillet 1978 et relatif aux modalits de communication des documents administratifs
(J.O. du 10 juin 2001, p. 9246 et s.).
- Code des marchs publics issu du dcret n 2004-15 du 7 janvier 2004 (J.O. du 8
janvier 2004, p. 37003).
- Dcret n 2004-617 du 29 juin 2004 relatif aux modalits et effets de la publication sous
forme lectronique de certains actes administratifs au Journal officiel de la Rpublique
franaise (J.O. du 30 juin 2004).
- Dcret n 2004-114 du 26 octobre 2004 relatif lexcution des marchs publics par
carte dachat (J.O. du 29 octobre 2004, p. 18259 et s.).
- Dcret n 2004-459 du 28 mai 2004 fixant les catgories dactes individuels ne pouvant
faire lobjet dune publication sous forme lectronique au Journal Officiel de la Rpublique
franaise (J.O. du 29 mai 2004, p. 9583).
- Dcret n 2005-324 du 7 avril 2005 relatif la transmission par voie lectronique des
actes des collectivits territoriales soumis au contrle de lgalit et modifiant la partie
rglementaire du code gnral des collectivits territoriales (J.O. du 8 avril 2005, p.
6340).
- Dcret n2005-972 du 10 aot 2005 modifiant le dcret n56-222 du 29 fvrier 1956 pris
pour lapplication de lordonnance du 2 novembre 1945 relative au statut des huissiers de
justice, (J.O. du 11 aot 2005, p. 13095) et dcret n2005-973 du 10 aot 2005
modifiant le dcret n71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes tablis par les
notaires, (J.O. du 11 aot 2005, p. 13096).
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- Arrt du 18 avril 2005 relatif aux conditions de protection du secret et des informations
concernant la dfense nationale et la sret de ltat dans les contrats (J.O. du 20 avril
2005, p. 6914).
- Arrt du 26 octobre 2005 portant approbation dun cahier des charges des dispositifs
de tltransmission des actes soumis au contrle de lgalit et fixant une procdure
dhomologation de ces dispositifs (J.O. du 3 novembre 2005, p. 17289).
- Circulaire du 2 novembre 2001 relative la gestion des archives dans les services
et tablissements publics de ltat (PRMX0105139C).
- Circulaire du 7 janvier 2004 portant manuel dapplication du code des marchs publics
(J.O. du 8 janvier 2004, p. 37031 et s.) modifie par la circulaire du 16 dcembre 2004
(J.O. du 1er janvier 2004, p. 12813 et s.).
- Instruction du 3 mars 2005 relative aux actions entreprises par la direction des archives
de France en matire darchivage lectronique dans le cadre du dveloppement de
ladministration lectronique (DITN/RES/2005/002).
- Loi n 78-17 du 6 janvier 1978 relative linformatique, aux fichiers et aux liberts (J.O.
du 7 janvier 1978, p. 7 et s.).
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- Les archives lectroniques, Manuel pratique publi par la Direction des archives de
France, Catherine Dhrent, 2002, disponible sur commande ladresse suivante :
http://larecherche.servicepublic.fr/df/oxide?criteriaContent=dherent&page=resultsdfB&acti
on=launchsearch&DynRubrique=Catalogue&DynCorpus=&DynDomain=Catalogue
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Identification de la contribution
Nom et organisme (facultatif) : ..................................................................................................................
Adresse lectronique : ...............................................................................................................................
Date : .........................................................................................................................................................
Si oui :
Pensez-vous qu'il puisse tre amlior dans son fond ? Oui Non
Si oui :
Si oui :
Si non :
Prcisez le domaine pour lequel il ne vous convient pas et dfinissez ce qui vous
aurait convenu :
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................