Secretaria Escolar: Organizao e funcionamento

Secretaria Escolar

A Secretaria Escolar tem a seu cargo a execuo do plano letivo e de funcionamento da atividade
escolar, bem como a gesto e atualizao do processo administrativo-pedaggico individual dos
alunos. Assegura, neste mbito, o atendimento e o esclarecimento dos alunos em matrias da rea
administrativo-pedaggica, tais como as relativas a classificaes, avaliaes, transio de ano
curricular e justificao de faltas, entre outras. A Recepo assegura, em geral e em primeira
instncia, o atendimento e o esclarecimento dos alunos sobre todos os assuntos de carter
administrativo e escolar que lhes digam respeito, ou promove o seu encaminhamento para outros
servios quando a natureza das questes postas, por estar fora do seu mbito de competncias,
assim o determine. Organiza e mantm os processos individuais dos alunos.

Organizao e funcionamento

A escola uma organizao que essencialmente lida com pessoas. Sua peculiaridade est em ser a
primeira instituio que os cidados, ainda crianas, conhecem depois da famlia. Mais ainda, uma
instituio que, em complemento s famlias, tem a misso de educar. A experincia na escola pode
desenvolver ou no os sentimentos de confiana e satisfao de pertencer sociedade e de exercer a
cidadania.
Escolas funcionam mais ou menos organizadas e capazes de atender s necessidades de suas
comunidades interna e externa, dependendo, em boa medida, de seus secretrios escolares e
auxiliares de secretaria. Como um administrador, o secretrio escolar e auxiliares de secretaria
devem estar capacitados para:

Organizar racionalmente o trabalho;

Aproveitar os talentos e motivaes da equipe;

Simplificar processos e mtodos de trabalho;

Aproximar-se de seu pblico antecipando as suas necessidades;

Trabalhar com eficcia, reduzindo os desperdcios;

Local de trabalho espao adequado

A secretaria deve ter uma organizao espacial que atenda s suas atribuies, onde destacamos:

. Gerir a documentao escolar com racionalidade;

. Manter mobilirio limpo e com uma organizao racional;
. Local do arquivo deve arejado, seco e limpo, periodicamente.
.No fazer refeies, beber ou fumar prximo a documentos e livros, pois pode criar-se ambiente atrativo
para insetos, alm do risco de manchas e queimaduras, muitas vezes irreversveis.
. Manter um livro de protocolo para controle do recebimento e entrega de documentos.
. O atendimento ao pblico dever ser uma prioridade.

Atribuies dos funcionrios: Secretrio Escolar e os Auxiliares de Secretaria

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Sendo pea chave da administrao escolar, o secretrio escolar e auxiliares de secretaria colaboram
com a administrao da Unidade Escolar. Assim, suas principais atribuies seriam:

I Contribuir para o pleno funcionamento da secretaria da Unidade Escolar;

II - Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares;
III - Manter em dia a escriturao, arquivos, fichrios, correspondncia escolar e o resultado das
avaliaes dos alunos;
IV - Manter atualizados o arquivo de Legislao e os documentos da escola, inclusive dos ex-
alunos;
V - Compatibilizar os Histricos Escolares recebidos por transferncia(Adaptao);
VI - Manter as Estatsticas e levantamentos da Unidade Escolar atualizado.

As atividades da Secretaria envolvem:

. Preparao, redao e expedio de correspondncias administrativas, tais como: ofcios,
requerimentos, circulares, relatrios, Memorandos, entre outros.
. Classifica e guarda documentao escolar: correspondncias, dossis dos alunos etc.
. Efetivar escriturao escolar em fichas individuais, Atas e Livros de Registros.

Para as Unidades Escolares existe a possibilidade dos registros serem digitados no computador em
programas prprios e arquivados no disco rgido, CD, DVD ou em disquetes. Caso haja esta
possibilidade, no esquecer de todos os requisitos de segurana que registros dessa natureza
exigem.
Levando-se em conta as atribuies de produo e guarda da documentao e, de atendimento a
todos os componentes da comunidade escolar, inclusive da comunidade externa, a secretaria da
Unidade Escolar precisa localizar-se em lugar de fcil acesso. recomendvel que seja um local
agradvel e de fcil circulao interna, que tambm facilite o trabalho da equipe, que precisa
oferecer pronto atendimento ao pblico que comparece ao local, com um mnimo de prejuzo sobre
as suas outras funes. A secretaria um excelente local para se manter um jornal mural, que
funcione como um pr-atendimento aos usurios e divulgue informaes e notcias de interesse,
assim como um local de passagem dos professores e funcionrios para receber informaes e
notificar sua presena ou ausncia da escola.

Arquivamento Escolar

Com o crescimento e evoluo da escrita e da vida social, o ser humano passou a compreender
melhor o valor da informao e, por conseguinte, o valor dos documentos. A partir da, comeou-se
a agrupar documentos sistematizando em diferentes formas de acordo com as necessidades de suas
atividades cotidianas. Neste momento surgem os arquivos, que tinham como papel principal a
guarda e conservao de documentos cuja importncia era fundamental para a sociedade como um
todo.
Tanto na grande como na pequena instituio, o xito est diretamente vinculado ao conhecimento
de dados e informaes que no podem ficar ao sabor da memria das pessoas que nelas
desenvolvam suas atividades.
Todas as instituies necessitam conservar sua respectiva documentao, em muitos casos at por
exigncia legal, de modo a possibilitar o uso em qualquer momento em que for preciso. No seria
diferente para as instituies de ensino, onde os arquivos escolares motivam profundas
preocupaes relativas salvaguarda e preservao dos seus documentos, que constituem
instrumentos fundamentais para o funcionamento da escola.
Por tal razo, cada vez mais, se aprimoram os sistemas de informaes e as maneiras de agilizar a
sua utilizao.

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As informaes, traduzidas na forma de documentos, contendo uma variadssima gama de registros,
representam um indispensvel recurso de trabalho.
A guarda ou a reteno de tais documentos, catalogados por critrios individuais, em qualquer lugar
e de forma assistemtica no a soluo desejada nem recomendvel. claro ento que precisam
ser guardados em locais seguros e de forma acessvel e organizada.
O arquivo deixa de ser, em virtude disso, escolha do indivduo ou sofisticao administrativa para
se tornar requisito indispensvel ao bom funcionamento das instituies.
Os arquivos escolares constituem o repositrio das fontes de informao diretamente relacionadas
com o funcionamento das instituies educativas, da a importncia do arquivo estruturado de um
modo cientfico.
No existe qualquer organizao escolar que possa dispensar a montagem de um arquivo, onde a
documentao seja localizada de forma racional.

I Conceitos de Arquivo

a) Palavra de origem latina (archivum), que no sentido antigo, identifica o lugar de guarda de
documentos e outros ttulos.
b) a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio
ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando a
utilidade que podero oferecer no futuro.
c) conjunto, rigorosamente organizado, de documentos e informaes que comprovem, sem
equvocos, a identidade e os fatos relativos escolaridade de cada aluno e do conjunto de alunos da
instituio escolar e evidenciam, ao mesmo tempo, os aspectos de organizao e ao da escola
referentes ao processo de educao e ensino vivenciado pelos alunos, ao longo do todo o perodo de
funcionamento da instituio (arquivo escolar).

II Classificao dos Arquivos

a) Arquivo de movimento, vivo ou ativo
aquele utilizado para os documentos dos alunos que
estejam matriculados regularmente no ano letivo corrente e est sujeito a constantes atualizaes
pelo recebimento de novos documentos.

Consulta Frequente

Armazenamento
Dinmico

Arquivo de
Movimento

Abriga os documentos dos alunos

matriculados no ano letivo corrente
na instituio de ensino.

Tais documentos em virtude de sua atualidade e utilizao frequente sero conservados no arquivo
ativo, que ser montado com os recursos materiais convencionais, podendo ficar disposto em
fichrios metlicos ou similar, o que permitir a utilizao de pastas reunindo toda a documentao
de um aluno, constituindo a pasta individual (dossi do aluno).

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 Arquivo Metlico Pasta Individual

b) Arquivo inativo, morto ou permanente
destina-se a abrigar os documentos dos alunos que
frequentaram e concluram, ou por qualquer motivo, interromperam as atividades escolares da
instituio de ensino.
Consulta Espordica

Armazenamento
Esttico

Arquivo
Inativo

Abriga os documentos dos

alunos que no mais pertenam
ao estabelecimento de ensino.

O arquivo inativo mais simplificado aquele estruturado, montado e catalogado, tendo como
referncia de indexao o mtodo alfabtico, que ser abordado posteriormente. Consiste na reunio
de todos os documentos de uma determinada pessoa, num conjunto, formando um dossi, que ser
arquivado em caixas-arquivo na ordem alfabtica pelo nome da pessoa.
Ao final de cada ano letivo, a pasta dos alunos que interromperam a matrcula, por qualquer razo,
ser deslocada do arquivo ativo para o arquivo inativo.
O mtodo alfabtico representa a menor estrutura em termos de organizao. A principal vantagem
do mtodo reside no fato de ser organizado de forma que, com pequenas adaptaes possa,
paulatinamente, evoluir para a montagem de sistemas mais complexos, que ofeream maiores
facilidades e rapidez na recuperao dos documentos de determinado aluno.
Acontecendo o reingresso de um aluno, a pasta com os documentos do aluno que est no arquivo
inativo, dever integrar, logo aps a formalizao da matrcula, o acervo do arquivo ativo.
 Documentos do Aluno

 Pasta Suspensa

 Caixa Box
FLUXO DA MOVIMENTAO DE
DOCUMENTOS DO ARQUIVO INATIVO

 Arquivo Inativo

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III Administrao do Arquivo

A organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituio, pressupe o

desenvolvimento de vrias etapas de trabalho. Estas fases se constituem em:

Levantamento de Dados.
O levantamento deve ter incio pela anlise dos estatutos, regimentos, normas e demais documentos
constitutivos da instituio responsvel pelo arquivo a ser complementado pela coleta de
informaes sobre documentao. preciso analisar o gnero dos documentos; as espcies de
documentos mais frequentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do
acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos; controle de
emprstimo de documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos;
existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc.

Anlise dos dados coletados

Consiste em verificar se a estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem
sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de
falhas ou lacunas existentes na realizao do trabalho administrativo, enfim, das razes que
impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (ativo ou inativo) possa cumprir seus
objetivos, torna-se indispensvel a formulao de um planejamento que tenha em conta tanto as
disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.
O arquivo ser subordinado secretaria da Unidade Escolar, sendo os responsveis pelo mesmo a
Direo e o secretrio escolar da instituio de ensino, tendo em vista que a adoo desse critrio
evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas.
A descentralizao se aplica apenas fase ativa dos arquivos. Em sua fase inativa, os arquivos
devem ser sempre centralizados.
a) Centralizao: no consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas tambm
a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro, movimentao e
expedio de documentos de uso corrente em um nico setor, obrigatoriamente a secretaria da
instituio de ensino. Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece,
destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal que manuseia o arquivo, maiores possibilidades
de padronizao de normas e procedimentos, ntida delimitao de responsabilidades, economia de
espao e equipamentos.
b) Descentralizao: este sistema utilizado na fase inativa dos arquivos facilita o fluxo das
informaes, a imediata constatao das mesmas e rene os documentos por rea de atuao
(sees).
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia
so imprescindveis uma Coordenao que dever ser realizada pelo secretrio escolar, o qual
exercer funes orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: estabelecer e
fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas especficas de operao, a
fim de atender s peculiaridades de cada arquivo; promover a organizao ou reorganizao dos
arquivos, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado a trabalhar diretamente com os
arquivos; promover reunies peridicas com os funcionrios que manuseiam os arquivos.
O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela
estrutura da instituio de ensino.
Para que os trabalhos tenham continuidade e mantenham uniformidade de ao imprescindvel
que sejam estabelecidas normas bsicas de funcionamento, no somente do arquivo, como tambm
do protocolo. Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase da implantao, iro, juntamente
com modelos e formulrios, integrar o manual de arquivo.
Para que todos os objetivos sejam atingidos, torna-se necessrio a capacitao dos funcionrios nas
tcnicas utilizadas para o arquivamento da instituio de ensino, realizada pela mesma.

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De igual importncia para o bom desempenho das atividades de arquivo a escolha do local
adequado, quer pelas condies fsicas que apresente (iluminao, limpeza, ndice de umidade,
temperatura), quer pela extenso de sua rea, capaz de conter o acervo e permitir ampliaes
futuras. Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever merecer a ateno daqueles
que esto envolvidos com a organizao dos arquivos. Considera-se equipamento o conjunto de
materiais de consumo e permanente, indispensveis implementao e manuteno do arquivo.

Implantao e acompanhamento
Aps a implantao do arquivo, deve ser feito um acompanhamento constante e atento, a fim de
corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omisses que venham a ocorrer. Depois de
testados os procedimentos e as normas, deve ser elaborado o manual do arquivo que vai nortear o
trabalho do secretrio escolar ou do responsvel pelo arquivo. No manual, ficaro registradas as
normas, procedimentos e instrues que devero ser seguidas para garantir o funcionamento
eficiente e uniforme do arquivo como um todo.

Sistemas de Arquivamento
um conjunto de princpios coordenados que concorrem para o estabelecimento de certas regras
que expressam o que fazer:
- Sistemas Diretos: a recuperao da informao feita diretamente ao arquivo, onde est
armazenada. No depende do uso de um ndice de localizao.
- Sistemas Indiretos: depende de um ndice ou cdigo para localizar a informao.

RECORRA AO
NO O ALUNO EST SIM RECORRA AO
FREQENTANDO ARQUIVO ATIVO
ARQUIVO INATIVO

NO A DOCUMENTAO
SIM IDENTIFIQUE A
TURMA A QUE
EST MICROFILMADA O ALUNO
PERTENA

MTODO NUMRICO MTODO ALFABTICO PASTA INDIVIDUAL

MICROFILMADO
RECORRA AO IDENTIFIQUE A TURMA ARQUIVADA EM
LOCALIZE O
NDICE REMISSIVO A QUE O ALUNO ORDEM ALFABTICA
FOTOGRAMA
(FICHARIO AUXILIAR) PERTENCEU

LOCALIZE DOSSI LOCALIZA DOSSI ANALISE

ARQUIVADO EM ARQUIVADO EM NA
SEQNCIA NUMRICA ORDEM ALFABTICA LEITORA

SELECIONE O(S)
DOCUMETNO(S)
DESEJADO(S)

PROCEDA
A
CPIA

EMITA
DOCUMENTO (S)
SOLICITADO(S)

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Princpios

Localizao rpida - forma de localizar com rapidez onde se encontra o documento.

Especificamente, nossa sugesto para montagem da memria do arquivo o preparo do ndice
remissivo e que representa excelente instrumento de localizao de documentos por maior que seja
o arquivo.

Segurana - se os documentos a serem arquivados exigem toda uma infra-estrutura para sua guarda
e conservao, fato consumado que tal necessidade tem sua origem na importncia e significao
de tais documentos. A reserva no acesso ao arquivo prende-se ao conhecimento que devero ter
seus responsveis, evitando-se possibilidades de arquivamento em posies indevidas, coisa muito
comum em muitas instituies. No aspecto segurana deve ainda prever-se, proteo contra
incndio, roubo, etc.

Flexibilidade - o arquivo, e de forma especial o arquivo escolar, tende a aumentar

consideravelmente, em virtude do fluxo natural sada/ingresso de alunos por novas matrculas,
concluso de curso e outros motivos que acontecem anualmente. preciso entender que no futuro, a
forma convencional de arquivamento do documento original, provavelmente no ser possvel pelo
espao e investimento que exigir. Lembramos ento que o princpio da flexibilidade sugere a
padronizao de documentos, idealizados numa seqncia lgica que facilite a utilizao de
arquivos mais sofisticados como a microfilmagem, por exemplo.
Controle - as condies ou princpios anteriormente citados ficaro prejudicados se for esquecido
um sistema de entrada e sada de documentos. O controle poder ser exercido pelos mais variados
instrumentos, como protocolos, fichas, listas, etc., de circulao, que venham a garantir o
acompanhamento do movimento sada/retorno dos documentos a serem consultados.
Sigilo - a segurana com que so guardados tem fundamental importncia; muito embora no tendo
carter secreto e confidencial, no podero ficar ao alcance de qualquer pessoa. Do ponto de vista
do sigilo, devemos lembrar-nos do cuidado para evitar a filtragem ou utilizao indevida de
informaes. O sigilo um aspecto que est muito relacionado com a responsabilidade funcional,
ou seja, responsabilidade das pessoas que trabalham com arquivo.

GESTO DE DOCUMENTO
A gesto de documentos um somatrio de procedimentos e operaes referentes produo dos
mesmos, utilizao, avaliao e finalmente o arquivamento, considerando a fase ativa do arquivo,
tendo ainda em vista a sua eliminao ou recolhimento para o arquivo inativo.

importante destacarmos as trs fases bsicas da gesto de documentos:

a) A produo  a elaborao dos documentos, em face das atividades da instituio de ensino;
b) A utilizao  especificamente a aplicao dos documentos nas atividades da instituio de
ensino, analisando e corrigindo os mesmos se necessrio;
c) A avaliao e destinao dos documentos  o momento de anlise e avaliao dos documentos
acumulados nos arquivos, com o objetivo de verificar seus prazos de guarda de acordo com as
normas em vigor, determinando quais iro para o arquivo inativo e quais podero ser eliminados.

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Principais etapas da utilizao:

1- As rotinas bsicas de protocolo so: recebimento e registro no livro de protocolo e separao dos
documentos;
2- Movimentao: encaminhar o expediente ao respectivo destinatrio, conforme a designao do
emitente e manter um controle dos documentos recebidos.
3- Expedio: destina-se a dar sada, com registro em livro prprio, s correspondncias emitidas
pela instituio de ensino, devendo sempre ser arquivada cpia da documentao expedida.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO

Todos os documentos reunidos, formando um dossi, so dispostos nos arquivos de

maneiras tais que a busca de qualquer informao seja procedida com a maior rapidez possvel.
O ato de buscar e utilizar um documento ou conjunto de documentos arquivados denomina-
se recuperao. As formas de recuperao de uma determinada informao, contida em
documentos arquivados, extremamente importante; quanto mais geis forem os recursos para
encontrar o documento procurado tanto mais eficiente ser considerado o sistema de recuperao
adotado.
Por esta razo, os documentos devem ser sistematicamente dispostos nos arquivos e de tal
forma ordenados, que permitam o uso de indicadores para facilitar as buscas. Tais indicadores de
localizao so obtidos tanto com a utilizao de letras como de nmero, constituindo-se nos
chamados mtodos de arquivamento.
O arquivo escolar, tendo como exigncia de base a mais perfeita sintonia, deve ser analisado
em profundidade, compatibilizando organizao e funcionamento com todos os fatores que venham
a facilitar sua utilizao.
Um arquivo jamais dever ter uma organizao pessoal; dever ser racional e simples,
perfeitamente escriturado e organizado de forma que em qualquer poca outras pessoas que
vierem a lidar com ele, imediatamente tenham condies de entend-lo e manuse-lo com rapidez.
A natureza dos documentos e a estrutura da organizao so determinantes para a escolha do
mtodo de arquivamento. Mtodo , por assim dizer, um plano de disposio de documentos
objetivando facilitar tanto a guarda como a consulta.

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Os mtodos de arquivamento existentes so os bsicos e os padronizados, conforme a tabela abaixo:

Alfabtico
Geogrfico

Simples
Numricos
Cronolgico
Bsicos
Enciclopdico
Alfabticos
Dicionrio
Duplex
Ideogrficos
Decimal
Numricos
Unitermo ou Indexao
coordenada
Variadex
Automtico
Padronizados Soudex
Mneumnico
Rneo

Dos mtodos citados os mais utilizados em instituies de ensino so o Mtodo Alfabtico e

o Mtodo Numrico, devido a serem mais simples tanto na implementao como no manuseio e
manuteno do arquivo. Os demais mtodos so normalmente utilizados em empresas e grandes
organizaes, por este motivo no sero abordados neste momento.

Mtodo Alfabtico

Consiste em ordenar a documentao em rigorosa ordem alfabtica, ou seja, utilizado quando o

elemento principal a ser considerado o nome, pode ser chamado de sistema direto, pois a pesquisa
feita diretamente no arquivo por ordem alfabtica, devendo ser respeitadas as regras de
alfabetao. Este mtodo bastante rpido, direto e de fcil utilizao.
importante destacar que neste mtodo as letras K, W e Y, embora no pertenas ao alfabeto da
lngua portuguesa, devero ser convenientemente consideradas, pois entram na composio de
nomes de origem estrangeira. A posio correta que ocupam a seguinte: ...f, j, k, l,..., t, u, v, w, x,
y, z.
Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos
muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.

Regras de Alfabetao:
O arquivamento de nomes obedece a algumas regras, sendo estas as principais:
1- Palavra por palavra, letra por letra, at o final de cada palavra.
Exemplo: Lourdes Helena Nogueira
Lurdes Anita Cunha
Mrcia dos Santos Silva

2- Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.

Exemplo: Estela Rodrigues Magalhes
Guilherme Souza Assis de Andrad

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 Jos Carlos Valverde Magalhes

Arquiva-se: Andrade, Guilherme Sousa Assis de

Magalhes, Estela Rodrigues
Magalhes, Jos Carlos Valverde

3- Sobrenomes Compostos de um Substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.

Exemplo: Eduardo Castelo Branco
Gabriela Sanches Vila-Lobos
Rmulo Joo Monte Verde
Arquiva-se: Castelo Branco, Eduardo
Monte Verde, Rmulo Joo
Vila-Lobos, Gabriela Sanches

4- Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, e, um, uma, no so considerados.

Exemplo: Bruno Honrio de Freitas
Letcia Cristina d Andrade
Arquiva-se: Andrade, Letcia Cristina d
Freitas, Bruno Honrio de

Mtodo Numrico

O recurso numrico um excelente indicador de localizao de documentos arquivados.

A numerao de matrcula nada mais do que uma metodologia de recuperao de documentos
utilizados no mtodo numrico.
A numerao da matrcula permite uma utilizao seqencial indefinida, ou intermitente, no tem
regras fixas, podendo ser utilizada a forma que mais convier organizao do arquivo, bastando
que ao idealizar seu uso, seja definida que tipo de seqncia numrica ser adotada.
A numerao de matrcula ir definir a respectiva posio seqencial do arquivamento, facilitando
enormemente o encontro rpido da documentao desejada.
Lembramos, inicialmente, que uma quantidade significativa de alunos matricula-se anualmente nas
instituies de ensino.

Este mtodo pode ser:

a) Numrico Simples  obedecida a ordem de entrada no arquivo, pela numerao atribuda ao
documento ou do prprio, sem preocupao com a ordem alfabtica, devendo ter um ndice
alfabtico remissivo.
Exemplo: Amanda Florncio dos Santos  Matrcula n 00234 (PASTA 008)
Bernardo Nunes Moraes  Matrcula n 02732 (PASTA n 091)
Ruth Dias Teixeira  Matrcula n 04569 (PASTA n 153)
b) Numrico Cronolgico  neste mtodo deve ser levado em considerao, especificamente a data
e ano do documento.
Exemplo: 1 Ofcio n 34 de 20/02/07 e Ofcio n 41 de 13/03/07
Arquiva-se na
Pasta de Ofcios do ano de 2007 por ordem de data.
2 Dirio de Classe do ano letivo de 2003
Arquiva-se no arquivo
permanente na Pasta de Dirios de Classe - 2003.
3 Pasta de Gustavo Queiroz Botelho concluinte do Ensino Fundamental em
dezembro de 1997
Arquiva-se no arquivo permanente na Pasta de
alunos concluintes ou que interromperam seus estudos na instituio de ensino - 1997.

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 INCINERAO DE DOCUMENTOS

I - Conceituao
Queimar at reduzir a cinzas. Esta definio usualmente adotada em rgos da administrao
pblica ou privada, quando esses rgos no possuem espao fsico suficiente para guardar seus
documentos, ou seja, a incinerao consiste no ato de destruio de documentos que no necessitem
permanecer no arquivo da escola.
H documentos na vida escolar do aluno que devem ser preservados por tempo indeterminado, pois
o mesmo poder requerer documentao comprobatria de sua escolaridade a qualquer tempo,
devendo ser atendido.
H outros documentos, entretanto, que podem ser incinerados de acordo com a legislao em vigor.

II Etapas do processo:
. Formar uma comisso composta por trs funcionrios pertencentes ao quadro de funcionrios
pblicos desta rede de ensino que estejam lotados na Unidade Escolar;
. Identificar os documentos que no so mais necessrios aos trabalhos da Unidade Escolar;
. Verificar nas normas em vigor o prazo mnimo para guarda destes documentos;
. Registrar em Ata prpria o processo de incinerao citando todos os documentos;
. Incinerar os referidos documentos at reduzi-los a cinzas;

III BASE LEGAL

A eliminao de documentos pblicos dever obedecer aos procedimentos previstos na Resoluo
n. 7, de 20/5/97, que dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito
dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.
Seguem extratos da legislao vigente sobre eliminao de documentos:
A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser
realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de
competncia (art. 9., Lei Federal n. 8.159, de 08/01/91).
A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de
temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e
respeitado o disposto no art. 9. da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (art. 12, pargrafo
nico, Decreto Federal n. 1799, de 30/01/96).
Os rgos e entidades que ainda no elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem
proceder eliminao de documentos devero constituir suas Comisses Permanentes de
Avaliao, responsveis pela anlise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas
instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia, para aprovao (art. 5.,
Resoluo n. 7 do CONARQ, de 20/5/97).

Modelo de Atas de Incinerao

Aos .... dias do ms de ......... do ano de ......., s ....... horas, na Escola .................................., situada
na..............................................................................................................................................,
realizou-se a incinerao de documentos no mais necessrios ao trabalho escolar, j guardados
pelo prazo mnimo estabelecido pela legislao em vigor e tendo como comisso constituda para o
trabalho os seguintes funcionrios:.............................................., matrcula n ......;

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..............................................., matrcula n ...... e ................................................, matrcula n .......
Os documentos incinerados foram: (cit-los especificando o ano, turma, nmero, etc.) A
incinerao foi feita na presena da comisso e eu, ..................., diretora da Unidade Escolar, que a
tudo vi e ouvi, lavro a presente ata, que aps lida e aprovada ser por mim e pelos presentes
assinada.

Material importante para possvel consulta do participante:

. Deliberao CEE n 238/99, regulamenta o arquivamento eletrnico de documentos escolares de

instituies de ensino vinculadas ao Sistema Estadual e d outras providncias.

. Deliberao CEE n 239/99, regulamenta o arquivamento de documentos escolares em instituies

de Educao Bsica do Sistema Estadual.

. Lei n 8.159, de 8 de Janeiro de 1991, dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados e d outras providncias.

. Resoluo CNA n 4, de 28/03/96, dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de

Arquivo para a Administrao Pblica.

. Parecer CNE N 016, de 1997, define normas para a simplificao dos registros e do
arquivamento de documentos escolares.

Todo este texto foi extrado de igual teor organizado pela Equipe de Superviso
Educacional da Secretaria Municipal de Educao do Municpio de Duque de
Caxias e distribudo na Jornada Administrativa 2007.

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