Universitario, que no se te escape nada al panificar un evento

Consejos para una planificacin de eventos exitosa

La planificacin de eventos puede convertir incluso a la persona ms capaz en
una bola de nervios. Pero si has sido seleccionado para planificar la prxima
fiesta de tu universidad, banquetes de premios o casa abierta, reljate. Nuestros
consejos tiles para planificacin de eventos pueden hacer que el proceso
vaya ms suave y con xito.
Consideraciones iniciales
En primer lugar, considera cmo deseas que tu evento se vea y se sienta. Piensa
en: Qu tipo de evento ests celebrando? Quines asistirn? Cul es la
razn del evento o celebracin? Qu esperas lograr? Tiene metas o
resultados especficos que esperar? Ten en cuenta que tu evento debe generar
buena voluntad y entusiasmo. Recuerda que esta experiencia la podras usar en
el futuro para hacer crecer tu empresa y como una oportunidad para fortalecer
las relaciones con empleados y clientes.
Planificando tu evento
Una vez que hayas definido los parmetros bsicos, estars listo para continuar
con la planificacin.
Has una lista de verificacin: Crea una lista de verificacin para proporcionar
una gua paso a paso para organizar y ejecutar un evento especial.
Desarrolla un presupuesto: Esto te proporcionar un "plan" financiero para el
evento. El presupuesto debe ser especfico e incluir oportunidades de ingresos
(patrocinio, venta de entradas, donaciones, etc.), as como gastos como
impresin, permisos, seguros, altavoces, alimentos, suministros y seguridad.
Mantn buenos registros de todos los ingresos y gastos. Adems, prev lo
inesperado, los gastos adicionales se presentarn.
Verifica las instalaciones: La ubicacin y el lugar de tu evento es fundamental
para el xito. Seleccionar un sitio es ms que encontrar las instalaciones
disponibles. Hay muchos factores a considerar, incluyendo la capacidad del sitio,
si ests teniendo un evento al aire libre o en un local, si hay necesidades
especiales de rampas / ascensores, si necesitas un podio, escenario o equipo
especial, y cuntas mesas y sillas sern necesarias para los asistentes.
Ten un montn de comida y bebidas - Qu tipo de comida vas a servir?
Almuerzo? Meriendas? Cena? Buffet?...Qu tipo de bebidas estarn
disponibles? Sern servidas en una lata, un tazn de fuente o cualquier otra
manera? Si tiene la intencin de servir alcohol, asegrese de que haya
suficientes conductores designados para transportar a los que no puedan
conducir a su casa.
 Planea la publicidad / marketing - Una buena publicidad y marketing son la
clave para un evento exitoso. Hay muchos mtodos diferentes que puedes
utilizar para dar a conocer tu evento. Considera la posibilidad de complementar
la publicidad pagada con volantes baratos, folletos, mensajes de correo
electrnico y de boca en boca.
Reservar a un orador / animador - Considera los siguientes factores si ests
planeando un orador: Quines son los mejores oradores de tu clase? Cuntas
personas se espera que asistan? El orador tiene requisitos tcnicos especiales
para su presentacin? El artista requiere alojamiento o transporte?
Organiza el estacionamiento - Si ests esperando un gran nmero de
invitados, asegrate de que hay un amplio aparcamiento. El aparcamiento que
selecciones debe ser fcilmente accesible a la ubicacin del evento. Si tienes
camiones de reparto, proveedores o equipo especial tendrs que asegurarte de
que todo el mundo sepa la mejor ubicacin para la descarga.
Evala el evento - Uno de los elementos ms ignorados, pero importantes, de
la planificacin de proyectos es la evaluacin. Si deseas determinar el xito de
un evento, tendrs que recopilar la opinin de los participantes. Crear un
formulario de evaluacin para distribuir (y, si es posible, recoger) al final del
evento. Para fomentar la participacin, tu formulario de evaluacin debe ser
annimo y corto.
Has reflexiones - Una vez que tu evento ha terminado, tmate el tiempo para
reflexionar sobre l. Tambin considera todo el proceso de planificacin y los
comentarios proporcionados en los formularios de evaluacin. Reflexionar te
ayudar a mejorar el acontecimiento para la prxima vez.
Independientemente del tipo de evento que est planeando, asegrate de que
es significativo y celebra de una manera nica y positiva. Esto har que tu evento
un asunto que sea verdaderamente una ventana abierta a futuros negocios
exitosos.