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01
Coloque el cursor sobre el nombre del men (por ejemplo, Ordenes) para recuperar el men
de comandos relacionados.
Barra de Seriadas
La barra de seriadas contiene informacin breve acerca del registro seleccionado, como el
ttulo de la publicacin.
Barra de la Orden
La barra de la orden contiene informacin breve acerca del registro seleccionado, como el
ttulo de la publicacin.
Para mostrar un registro de una orden, seleccione el parmetro de bsqueda del men de
seleccin, Por ejemplo, nmero de la orden. Ingrese el nmero apropiado en el campo
adjunto, y pulse sobre , o pulse enter.
Barra de la factura
La barra de la factura permite recuperar una factura General sus lneas de tems y crear una
nueva factura.
1.2 Paneles
Panel de Navegacin
El panel de navegacin contiene:
Pestaa principal
rbol de navegacin
Pestaa principal
El mdulo de Adquisiciones/Seriadas esta compuesto por seis actividades:
Ordenes
Facturas
Administracin
Bsqueda de la orden
Seriada
Bsqueda
Las actividades anteriores son acezadas desde la pestaa principal del panel izquierdo, el
cual contiene una fila de iconos que corresponden a la mayora de las actividades en
adquisiciones.
Haciendo clic se llama la interfaz asociada con el icono. Por ejemplo, pulsando en el icono
de la Orden se llama una interfaz para conducir las actividades de la orden.
Nombre
Orden
Factura
Administracin
Bsqueda de la orden
Seriada
Bsqueda
Funcin
Lleva a la pestaa de administracin F6
Lleva a la pestaa de bsqueda de la orden F7
Lleva a la pestaa de la factura F5
Lleva a la pestaa de la orden F2
Lleva a la pestaa de bsqueda F9
Lleva a la pestaa de seriadas F8
Funcin
Todas las listas imprime listas F11
Edita la fecha y la hora resetea las fechas F12
Ayuda F1
1.4 El proceso de adquisiciones
El proceso de adquisiciones incluye los siguientes pasos:
1. Crear un registro bibliogrfico en el mdulo de catalogacin. Este
registro puede ser actualizado despus.
Una orden de una seriada es para una publicacin que es emitida como una serie
consecutiva numerada e indefinidamente continuada. Los ejemplos incluyen peridicos y
diarios. Con una orden de seriada, el nmero de fascculos recibidos durante el curso de la
suscripcin y el precio de la suscripcin son conocidos con anticipacin, aunque pudieran
cambiar durante el periodo de una suscripcin.
Una orden pendiente generalmente es para monografas en serie (por ejemplo, Grandes
Artistas del Mundo) o para monografas de una material particular. En cualquier caso, la
orden es generalmente para volmenes que sern publicados en el futuro. Una orden
pendiente es una orden que permanece abierta hasta que es cancelada. Normalmente no se
conoce por adelantado el nmero de volmenes que recibir, ni el precio por cada volumen.
1.7 Requisitos
Antes de comenzar cualquier orden, primero debe asegurarse que:
1.8 Contraseas
Ms funciones de actualizacin dentro del mdulo de Adquisiciones/Seriadas requieren de
autorizacin de contraseas, incluyendo adicin, actualizacin, y borrado de ordenes, y
trabajo con presupuestos y proveedores. Las autorizaciones pueden darse por fundn o
para funciones globales, y por unidades de orden/sub-bibliotecas o para todas las unidades
de orden/sub-biblioteca.
2 Monedas
La funcin monedas permite definir los valores para las monedas usadas por el proveedor y
proveedores de PIB.
Este captulo incluye las siguientes secciones:
Moneda local
Lista de monedas
Tipo de cambio
Agregar moneda
Para usar Cargar tipos de cambio de monedas (acq-20), usted debe tener un archivo con
datos validos en el directorio del escenario llamado currency.dat. El archivo debe estar en
el formato:
NNN DDDDDDDD R.R
Por ejemplo:
USD 20002804 4.035
Para ver los cambios de la moneda que fueron realizados en otra fecha, pulse sobre la
flecha ubicada a la derecha del campo Ingresar Fecha Anterior y luego pulse Ir.
Agregar Tipo
Para agregar un nuevo tipo para una moneda que ha sido definida, seleccione la moneda y
pulse sobre Agregar Tipo. Ingrese el nuevo cambio en el campo tipo de cambio en el panel
inferior, pestaa Tipo de cambio y clic en Agregar.
Para agregar un cambio a la moneda que no ha sido definida, primero definala pulsando en
Agregar moneda. La moneda se agregar a la lista y usted puede entonces seleccionarla y
agregar el tipo de cambio.
Eliminar
Para borrar un tipo para una moneda particular, con una fecha particular, seleccione la
entrada y pulse sobre Eliminar. El sistema le pedir que confirme la eliminacin.
Agregar moneda
Para definir una nueva moneda (no es tipo de cambio), pulse sobre Agregar moneda y
llene los detalles del panel inferior. (Despus de que ha definido la nueva moneda, usted
puede definir el tipo de cambio seleccionndola y pulsando en Agregar tipo.)
Borrar moneda
Para borrar la moneda del sistema, seleccione la moneda y pulse sobre Borrar moneda. El
sistema le pedir que confirme la eliminacin. Si selecciona Si, todos los tipos de cambio
sern borrados. Tenga cuidado de no eliminar una moneda que se haya usado para ordenes.
Ingrese el nuevo tipo de cambio, cambie la fecha si es necesario, y pulse sobre Agregar.
Cdigo
El cdigo de la moneda es tomado automticamente para usted. Usted no podr cambiar
esta informacin.
Descripcin
La descripcin es llenada automticamente para usted.
Tipo de cambio
En muchos casos, su moneda local tendr el tipo de cambio 1.000000. Las dems monedas
son moderadas contra este estndar.
Cdigo de moneda
Este es un cdigo de tres caracteres nico que identifica la moneda. Tenga cuidado al
ingresar este cdigo porque despus de hacer clic en Aceptar, no podr cambiarlo. Una
lista de monedas y sus cdigos estn disponibles en la Web.
Nota
Sistemas que trabajan con EDI debe asegurarse de que sus cdigos de moneda coincidan
con la lista ISO 4217.
Descripcin
Use este campo para ingresar una descripcin de la moneda. Por ejemplo, ingrese Francos
franceses para describir el cdigo FRF.
3 Proveedores
Antes de comenzar cualquier orden, debe asegurarse primero que la lista de proveedores
este creada y este incluido el proveedor que desea para la orden.
Este captulo incluye las siguientes secciones:
Lista de proveedores
Formulario del proveedor
Proveedor dos niveles
Nota
El sub-nivel en la lista de proveedores, panel superior bajo la lista de proveedores es
mostrado solo cuando el sistema es definido para ser usado en dos niveles.
Usted puede usar los filtros de bsqueda para agilizar la consulta de un proveedor
particular:
Exacta
Para recuperar un presupuesto especifico, digite el cdigo del presupuesto exacto y pulse
sobre Ir.
Palabras clave
Usted puede recuperar proveedores por palabras clave que usted asigne. Puede truncar
palabras ingresando las primeras letras de su bsqueda (por ejemplo, Hog para recuperar
Hogwarts). Los siguientes campos son consultados para las palabras claves.
Cdigo adicional
Nombre del proveedor
Contacto
Pas
Tipo de material
Direccin del proveedor
Cuando consulta la lista de proveedores por nombre o por cdigo tambin puede usar los
filtros: Sub-Biblioteca y Moneda.
Nota
Si el proveedor no fue definido como asociado a una unidad de orden/sub-biblioteca, el
proveedor aparecer en la lista de proveedores, no importa la unidad de orden/sub-
biblioteca seleccionada para el filtro. Use un asterisco (*) como sufijo en el filtro unidad de
orden/sub-biblioteca para filtrar la lista de proveedores por aquellos que comienzan con una
cadena especifica
Nuevo
Para agregar un nuevo proveedor a la lista, pulse sobre Nuevo. El panel inferior se activar
y el formulario del proveedor ser mostrado para que lo llene.
Duplicar
Puede adicionar un nuevo proveedor copiando los detalles de un proveedor existente y
editando esta informacin. Para esto, seleccione el proveedor del cual desea copiar la
informacin, y luego pulse sobre Duplicar. El formulario del proveedor es mostrado en el
panel inferior, llenado con la informacin copiada del proveedor seleccionado. Usted
puede entonces editar el formulario con la informacin apropiada para el nuevo proveedor.
Borrar
Para borrar un proveedor de la lista, seleccione el proveedor y pulse sobre Borrar.
Notas
1. si existe una orden o una factura genera conectada al proveedor, el sistema no permitir
borrar el proveedor
2. En mltiples ambientes ADM, dependiendo de la configuracin de su sistema, el puede
verificar lo siguiente antes de borrar el registro Global del proveedor un registro Global
tiene enlaces a sub-niveles, ordenes, facturas o registros de PIB en cualquiera de los
sistemas?
Si una orden o factura o registro de PIB es encontrado en cualquier ADM (incluyendo las
unidades conectadas al ADM), el borrado del registro global del proveedor es bloqueado.
Si sub-niveles enlazados son encontrados en otras unidades ADM (excluyendo la unidad a
la cual esta conectada), el borrado del registro global del proveedor es bloqueado.
Si las verificaciones anteriores han pasado y los sub-niveles existen solo en la unidad ADM
conectada el registro Global del proveedor es borrado.
Direccin
Cuando pulse sobre Direccin, el formulario de direcciones del proveedor es mostrado.
Este formulario es usado para registrar las direcciones del proveedor para las rdenes,
reclamos, pagos, devoluciones y EDI.
Ingrese las direcciones del proveedor para usar en las rdenes, pagos, reclamos,
devoluciones y EDI.
Nota
Debe ingresar una direccin para las ordenes, pero puede dejar en blanco las dems. Si
deja en blanco las dems, la direccin de la Orden es usada. Si la direccin de Pagos es
llenada, esta ser mostrada en la impresin del servicio reporte de facturas (acq-10). Si la
direccin de pagos no es llenada, la direccin de la Orden ser usada en el reporte impreso
de facturas. Adicionalmente, si deja en blanco el nombre del proveedor en esta ventana, el
nombre del formulario de informacin del proveedor ser llenado aqu.
Al lado del campo E-mail existe un icono de un sobre. Cuando pulse sobre l, una forma
de mensaje aparece, permitiendo enviarle un mensaje de correo electrnico al proveedor.
Agregar
Este botn aparece solo cuando su sistema esta configurado para usar el modo dos-niveles
de proveedor. pulse sobre Agregar para asignar un nivel secundario de unidad de
orden/sub-biblioteca al proveedor.
Borrar
Este botn solo aparece cuando su sistema esta configurado para usar el modo dos-niveles.
Para borrar un sub-nivel del proveedor, seleccione el sub-nivel (unidad de orden o sub-
biblioteca) y pulse sobre Borrar.
El formulario del proveedor tiene cuatro partes, accesibles pulsando en la pestaa de cada
parte. Cuando termine de llenar las cuatro partes, pulse sobre Actualizar.
Nota
Las direcciones del proveedor estn disponibles pulsando en el botn Direccin de la lista
de proveedores
Fecha de actualizacin
Esta es la fecha en la cual el registro fue actualizado. Es llenada automticamente por el
sistema.
Catalogador
Este es un campo solo de lectura. El nombre del usuario staff actual es automticamente
insertado en este campo.
Solo para el Puede configurar su sistema para ejecute una verificacin en el prefijo del cdigo del
administrador proveedor. Para las instrucciones de la configuracin vea el captulo Administracin del
sistema
Solo para el Para asegurarse de que una orden puede enviarse por EDI a un proveedor, usted debe
administrador ingresar el cdigo EDI del proveedor. El cdigo EDI del proveedor puede tener hasta 35
caracteres.
Pas
Campo opcional. Es informacin de referencia.
Tipo de material
Este campo es opcional. selo para describir el tipo de material que generalmente ordena a
este proveedor. Puede ingresar hasta 20 caracteres.
Nota
Puede ingresar una nota de hasta 200 caracteres.
Institucin bancaria
Opcional. Usted puede ingresar el nombre del banco y el nmero de cuenta usado por el
proveedor.
Moneda 1-4
Estas son las monedas usadas por el proveedor y las monedas en las cuales usted recibir
las facturas. Puede ingresar hasta cuatro monedas. La moneda 1 ser copiada a cada orden
de este proveedor como la moneda predeterminada.
Signo
Entre un ms (+) o un menos (-) para indicar si hay un cargo adicional o un descuento para
ordenes de este proveedor. Esto se relaciona con el precio estimado, esto es, el
compromiso. Puede dejar el campo en blanco, si lo llena, asegrese de llenarlo en trminos
de porcentaje.
Porcentaje
Ingrese el porcentaje del cargo o descuento
Entrega de la orden
Esta es la forma en la cual su biblioteca enva la orden al proveedor.
Formato de la carta
Este el recibo predeterminado de la orden que se generar para el proveedor, a menos que
otro este definido en el formulario de la Orden de la adquisicin. Este recibo ser generado
cuando pulse sobre el botn Enviar en la ventana Lista de Ordenes.
Mtodo de envo
Usted puede seleccionar imprimir el recibo de la orden y enviarlo por correo convencional,
o puede enviar el recibo por correo electrnico. Note que para enviar el recibo por e-mail,
la direccin debe estar en la ventana de direcciones del Proveedor y la definicin correcta
debe ser configurada en el archivo print.ini por el administrador.
Formato de la lista
Este es el formato que el sistema usa cuando se genera una lista de ordenes para un
proveedor en el momento de ejecutar el servicio Enviar lista de ordenes a un proveedor
(acq-14).
Contacto 1-5
Estos campos son opcionales. Hasta 5 contactos de personas pueden ser ingresados en
estos 5 campos. Cada campo de contacto contiene hasta 200 caracteres. Cuando se asigna
un proveedor a una orden, el primer contacto (desde el campo contacto 1) ser usado como
predeterminado en el campo Contacto del proveedor en el formulario de la orden. Todos
los nombres en los 5 campos de contacto sern listados en el men de seleccin del campo
contacto del proveedor en el formulario de la orden.
Mail Anexo
Este campo define como el proveedor recibe las cartas en mensajes de correo electrnico.
Las opciones son para ser recibidas solo en anexos HTML, solo en texto plano dentro del
cuerpo del correo electrnico, o ambos. El valor predeterminado es ambos.
3.3 Unidades de Orden
Sub-bibliotecas/Unidades de orden
Esta pestaa puede ser llamada Sub-bibliotecas o Unidades de Orden. Esto depende de si
su sistema de adquisiciones trabaja con sub-bibliotecas o con unidades de orden. pulse
sobre la pestaa de Sub-bibliotecas/Unidades de orden para asignar una o ms unidades de
orden/Sub-bibliotecas al proveedor.
Nota
Si su sistema no es configurado para trabajar con dos niveles de proveedor, use la pestaa
Unidades de orden/Sub-bibliotecas para asignar las Unidades de orden/Sub-bibliotecas
permitidas al proveedor. El sistema permitir asignar un proveedor a una orden solo si las
Unidades de orden/Sub-bibliotecas del proveedor coinciden con las Unidades de
orden/Sub-bibliotecas de la orden. Si no selecciona alguna Unidad de orden/Sub-
bibliotecas, todas las Unidades de orden/Sub-bibliotecas sern asignadas al proveedor. Sin
embargo, si su sistema esta configurado para trabajar con dos niveles de proveedor, usted
no tiene que usar la pestaa de Unidades de orden/Sub-bibliotecas para definir las Unidades
de orden/Sub-bibliotecas permitidas para el proveedor. En cuanto al registro del subnivel
del proveedor que es creado especificando una unidad de orden/sub-biblioteca, usted puede
asignar este subnivel del proveedor a ordenes cuyas Unidades de orden/Sub-bibliotecas
coincidan con las Unidades de orden/Sub-bibliotecas del subnivel del proveedor.
Cuando la variable esta definida como Y, el sistema de adquisiciones trabaja con unidades
de orden y el subnivel ser Unidad de orden.
Cuando la variable es definida como N, el sistema usa sub-biblioteca y el sub-nivel es una
sub-biblioteca.
Si usted trabaja en un ambiente multi-ADM, su sistema puede ser configurado para
impedirle ver los sub-niveles asociados con sub-bibliotecas o Unidades de orden de
unidades ADM diferentes a la unidad ADM a la cual esta usted conectado. Esto significa
que si usted es un usuario staff de una unidad ADM especifica, usted estar impedido para
ver, cambiar o borrar subniveles asociados con sub-bibliotecas o unidades de orden de otras
unidades ADM.
Por ejemplo, en la siguiente lista de proveedores, un usuario staff esta conectado a USM50.
El cdigo del proveedor ANAT con subniveles asociados en USM50 es mostrado:
Aqu, un usuario esta conectado a USM51. El cdigo del proveedor ANAT asociado a
subniveles en USM51 se ve as:
Sin embargo, un usuario staff de USM50 solo ver los siguientes subniveles:
Lo siguiente es un ejemplo de cmo el proveedor con dos niveles es usado. En este
ejemplo, el sistema trabaja con subnivel sub-biblioteca (no unidad de orden). A.V. es un
proveedor genrico el cual tiene diferentes porcentajes de descuento en dos sub-bibliotecas
diferentes: UARCV y ULINC. Cada sub-biblioteca puede tener su propio registro de
proveedor de subnivel para A.V: un subnivel A.V. para UARCV y otro subnivel A.V para
UNLINC. El campo del porcentaje de descuento ser diferente en cada registro de
subnivel del proveedor. Cuando el proveedor A.V. es asignado a la orden UARCV, el
porcentaje predeterminado de descuento ser tomado del registro subnivel del proveedor
A.V. Cuando el proveedor A.V. es asignado a una orden UNLINC, entonces el porcentaje
del descuento ser tomado del registro subnivel de ULINC. Bsicamente, este representa
un proveedor genrico con dos registros de subnivel por sub-biblioteca. Si su sistema esta
configurado para trabajar con unidades de orden (en lugar de sub-biblioteca), habr un
proveedor genrico con dos (o ms) subniveles por unidad de orden.
3.5 Lista de proveedor por subnivel
Cuando su sistema es configurado para trabajar con dos niveles, la lista es mostrada bajo la
lista de proveedores en el panel superior.
Para cambiar o ver informacin de registro genrico (USM50) o uno de los registros del
sub-nivel, seleccione el registro apropiado. Los detalles sern mostrados para edicin en el
panel inferior. Cuando modifica el formulario del subnivel del proveedor, algunos campos
sern solo de lectura y otros podrn ser cambiados para el registro del subnivel.
tab_vendor_sub_lib define que grupo de campos del registro del proveedor sern
Solo para el
administrador tomados y sern solo de lectura para el registro del subnivel y que grupo de campos podrn
ser definidos especficamente para el registro del subnivel.
Agregar
pulse sobre Agregar para insertar un nuevo subnivel al proveedor genrico. Este abrir la
ventana Agregar Subnivel, la cual permite seleccionar la unidad de orden/sub-biblioteca
que desea adicionar como subnivel del registro del proveedor. Despus de seleccionar el
subnivel, el formulario del proveedor de la unidad de orden/sub-biblioteca se activar en el
panel inferior para ser llenado.
Borrar
Use el botn Borrar para eliminar el subnivel seleccionado. Para borrar el registro
genrico del proveedor, use el botn Borrar en la lista principal de proveedores. Este
borrar el proveedor genrico y todos sus registros de subnivel.
Como puede ver en el ejemplo anterior, la mayora de los campos son solo de lectura. Esta
informacin esta basada en el registro genrico del proveedor y el usuario no podr
cambiarla. Solo los campos de nmeros de cuenta, signo y porcentaje pueden ser definidos
especficamente para el subnivel UARCV. Su administrador puede determinar que campo
son de lectura y que campos pueden ser especficos para el subnivel. Cuando usted asigna
el proveedor A.V. a un registro URLEC, la informacin predeterminada del registro del
proveedor ser tomada del subnivel UARCV. Si no hay un subnivel que coincida con la
unidad de orden/sub-biblioteca, el sistema usa la informacin del registro genrico.
4 Presupuestos
Los presupuestos son una caracterstica opcional y son solo para usuarios que desean
controlar el presupuesto. Antes de comenzar cualquier orden, primero debe crear una lista
de presupuestos. Despus de que el presupuesto ha sido creado, este puede ser asignado a
una orden (vea el captulo de Ordenes en la pgina 43). Este captulo incluye las siguientes
secciones:
Lista de presupuestos
Formulario del presupuesto
Jerarqua del presupuesto
Permisos
Bsqueda
Puede explorar la lista de presupuestos y saltar a un punto particular en la lista ingresando
un cdigo parcial del presupuesto en el espacio proporcionado y luego pulsando en Ir. La
opcin de Bsqueda permite filtrar la lita solo por aquellos presupuestos usados por una
unidad de orden/sub-biblioteca, presupuestos que tienen un estado en particular, y/o
presupuestos de un ao particular.
Nota
Si el presupuesto no fue definido asociado con una unidad de orden/sub-biblioteca en
particular, el presupuesto aparecer en la lista, no importa la unidad de orden/sub-biblioteca
seleccionada para el filtro. Seleccione la casilla Ver autorizados para mostrar solo los
presupuestos para los cuales el usuario al menos una clase de permiso. (Las autorizaciones
a usuarios se realizan desde la ventana de presupuestos, llamada en la ventana de
privilegios del staff).
Palabras
La bsqueda por palabras recupera presupuestos por las palabras que ingreso. Usted puede
truncar las palabras ingresando las primeras letras de su consulta. Los siguientes tres
campos sern consultados: Nombre, presupuesto externo y departamento.
Exacto
Para recuperar un presupuesto especifico, ingrese el cdigo exacto del presupuesto y Luego
pulse sobre Ir.
Comodn
La bsqueda con comodn permite seleccionar un grupo de presupuestos ingresando el
cdigo del presupuesto parcial y un asterisco (*). Por ejemplo, B*-2003 recuperar todos
los presupuestos que comienzan con la letra B y finaliza con -2003
Grupo
Ingrese un grupo del presupuesto y pulse sobre Ir. Por ejemplo, MON recuperar todos los
presupuestos que tienen MON (Monografas) en el campo Grupo del presupuesto en la
pestaa 1 de informacin del presupuesto del panel inferior.
Es posible filtrar la bsqueda por Grupo usando el estado y el ao del presupuesto (para
presupuestos anuales con sufijo -AO o presupuestos no anuales que segn las
convenciones pertenecen a cualquier ao). Seleccione el Grupo, ingrese el termino de
bsqueda como una cadena en el campo, por ejemplo, MON 2003 AC para indicar un
presupuesto activo con el grupo MON para el ao 2003, o alternativamente ingrese el grupo
MON como una cadena de bsqueda y llene en estado AC y el ao 2003 en los campos
correspondientes del filtro.
Nota importante
Dependiendo de la configuracin de su sistema, la lista de presupuestos puede contener
solo aquellos presupuestos con unidades de orden/sub-biblioteca que coinciden con el
usuario asignado a la unidad de orden/sub-biblioteca.
Nuevo
Para agregar un nuevo presupuesto a la lista, pulse sobre Nuevo. El formulario del
presupuesto en el panel inferior ser mostrado para ser llenado.
Duplicar
Usted puede agregar un nuevo presupuesto copiando los detalles de un presupuesto
existente y editando el formulario. Para esto, seleccione el presupuesto cuya informacin
desea copiar, luego pulse sobre Duplicar. El formulario del presupuesto ser cargado para
el nuevo presupuesto, el cual estar llenado con la informacin copiada del presupuesto
seleccionado. Usted puede entonces editar el formulario con la informacin apropiada para
el nuevo presupuesto.
Borrar
Para borrar un presupuesto de la lista, seleccione el presupuesto y pulse sobre Borrar. Si
un presupuesto esta enlazado a una orden no podr borrarse.
Fecha de creacin
Esta es la fecha en la cual el registro fue abierto. Esta es llenada automticamente por el
sistema.
Departamento
Ingrese el departamento dentro de la institucin al cual el presupuesto esta enlazado.
Nombre externo
Si el presupuesto es parte de una autoridad administrativa superior, ingrese el cdigo del
presupuesto para esta autoridad aqu.
Tipo de presupuesto
El tipo de presupuesto es solo informativo. Si no selecciona el tipo de presupuesto, el
sistema selecciona el primero en la lista como predeterminado, Los diferentes tipos son
definidos por el administrador. Algunos ejemplos de tipos de presupuesto son:
REG - Regular
INB - Interno
SPE - especial
RES - Consulta
CLS presupuesto balanceado
Nombre
Este es el nombre del presupuesto. Esta informacin es opcional. Puede ingresar hasta 60
caracteres.
Valido desde/hasta
Ingrese las fechas en las cuales las rdenes pueden ser colocadas contra el presupuesto.
Una orden quedar atrapada si es colocada fuera del periodo valido.
Nota 1-4
Cada nota puede contener hasta 100 caracteres de longitud.
En el otro caso, si la casilla del lmite es seleccionada (esto es, este campo es el mximo por
debajo del compromiso), entonces puede hacerse un compromiso de hasta $80. Este puede
estar expresado como un porcentaje (dependiendo de si selecciono la casilla Expresado
como porcentaje).
Mximo a gastar sobre/bajo
Esta es la cantidad mxima por la cual el presupuesto puede ser debitada (esto es, facturas
pagadas), adems del balance del presupuesto estimado. Este campo tambin depende de
las casillas: Expresado como porcentaje y Lmite bajo gastar/comprometer.
En el otro caso, si la casilla del lmite es seleccionada (es decir, este campo mximo a
gastar), se puede comprometer hasta $80. Este puede expresarse como un porcentaje
(dependiendo de si selecciono la casilla Expresado como porcentaje).
Si, por otra parte, no marca la casilla, entonces el valor del campo Mximo a comprometer
ser tomado como tal (no como porcentaje) y agregado a la asignacin. En el ejemplo
anterior, 20 ms 1000 igual a 1020.
Ejemplo:
Presupuesto Anual
Si usa el formato cdigo-ao (ver informacin de la ventana 1), e indica que este es un
presupuesto anual entonces al final del ao, el remanente del presupuesto puede agregarse
automticamente al presupuesto para el nuevo ao.
Nota
Cualquier compromiso y facturas sin pagar sern transferidos tambin.
Asignacin inicial
Esta es la cantidad que fue originalmente asignada al presupuesto.
Asignado
Este es el monto total del la Asignacin regular (ALC) que se ha hecho a este
presupuesto.
Remanente
Esta es la cantidad que fue dejada por el presupuesto del ao anterior y esta acreditada al
presupuesto de este ao.
Transferido
Esta es la suma de todas las transferencias-in menos todas las transferencias-hacia fuera.
Pagos
Estas son las facturas que ya han sido pagadas.
IVA de la factura
Esta es la cantidad de IVA de las facturas, las cuales se han recibido pero an no se han
pagado.
IVA pagado
Esta es la cantidad del IVA de las facturas que han sido pagadas.
Balance actual
Cuando el balance actual es calculado, los compromisos no son substrados. La ecuacin
es: Balance actual = total de asignaciones (pagos + facturas no pagadas).
Balance libre
Cuando el balance libre es calculado, los compromisos son substrados. La ecuacin es:
Balance libre = total asignaciones (pagos + facturas pagadas + compromisos).
Esta ventana muestra las subdivisiones de los cdigos de objeto del presupuesto. Esta
contiene informacin en cuanto las cantidades pagadas y no pagadas por cada cdigo de
objeto.
Filtrar por
Para mostrar solo las transacciones de tipos especficos, seleccione el tipo de transaccin
apropiada y pulse sobre filtrar por.
Asignacin
Para asignar fondos al presupuesto seleccionado, pulse sobre Asignacin. Para ms
informacin, vea tambin Asignar transaccin.
Imprimir
Para imprimir una lista de transacciones, pulse sobre imprimir
Transferir
Para transferir fondos de un presupuesto a otro, pulse sobre Transferir. Para ms
informacin, vea tambin Transferir presupuesto.
Asignar transaccin
Cuando usted pulse sobre Asignacin en la pestaa de Transacciones, la siguiente ventana
aparece:
Esta ventana permite asignar fondos a un presupuesto. Cuando termine de llenar los
campos, pulse sobre Aceptar.
Campos:
Fecha
El sistema automticamente los llena con la fecha actual; peso usted puede cambiarla.
Inicial/Regular
Si el monto asignado es una asignacin inicial (tipo de transaccin ILC), seleccione inicial.
Si la cantidad asignada es adicional o regular (tipo de transaccin ALC), seleccione regular.
El sistema tiene el valor predeterminado como Regular.
Moneda
Esta es la moneda de la asignacin.
Fecha de la moneda
Esta es la fecha del tipo de cambio de la moneda. El sistema automticamente los llena con
la fecha actual, pero usted puede cambiarla.
Cantidad
Esta es la cantidad por la cual el presupuesto es debitado o acreditado.
Debito/Crdito
Este indica si la cantidad ser deducida o adicionada al balance del presupuesto.
Nota
Usted puede adicionar una nota para las transacciones de asignacin (hasta 200 caracteres).
Transferir presupuesto
Cuando pulse sobre Transferir en la pestaa de transacciones la siguiente ventana es
mostrada:
Esta ventana permite transferir cantidades de un presupuesto a otro. Para ejecutar una
transaccin de transferencia de un presupuesto a otro ingrese el cdigo de presupuesto de
los dos presupuestos (del cual la cantidad ser transferida y el otro al cual se har la
transferencia) en el campo Presupuesto. El cdigo del presupuesto puede ingresarse
seleccionndolo de la lista o ingresndolo y presionando Enter. Solo si el cdigo del
presupuesto es vlido sus detalles sern mostrados. De otra forma, un mensaje de error es
mostrado. Use las flechas para transferir las cantidades de un presupuesto a otro. Las
flechas de transferencia estarn disponibles solo cuando los dos presupuesto sean vlidos
(su informacin es mostrada) y la suma a transferir sea mayor a cero.
Para transferir fondos de un presupuesto a otro, llene la forma y pulse sobre Aceptar.
4.2.5 Pestaa sub-bibliotecas
HIST-A - $5.00
HIST-B - $10.00
Si en los dos presupuestos HIST-A y HIST-B, la casilla Use el presupuesto padre para el
reporte de facturas esta seleccionada, entonces el reporte de la factura ser: $15
comprometido en HIST- COUNCIL. Si en los dos presupuestos HIST-A y HIST-B, la
casilla no es seleccionada, entonces el reporte ser: $5 comprometidos en HIST-A, $10
comprometidos en HIST-B.
5 Ordenes
Esta seccin explica la funcin Orden. Adems de simplemente ordenar materiales, esta
funcin permite comprometer presupuestos para una orden, generar reclamos, registrar la
llegada del material y registrar facturas.
La funcin orden es accesible desde la pestaa Orden en el panel de navegacin y la desde
la barra Orden.
El captulo de ordenes contiene los siguientes temas:
Bsqueda de ordenes
Lista de ordenes
Formulario de la orden
Enviando ordenes a proveedores
Compromisos para ordenes
tem/Subscripciones
Cancelando ordenes
Borrando ordenes
Bitcora de ordenes
Mensajes en la bitcora
Proceso Multi orden (para monografas)
Para comenzar una nueva orden o para modificar una orden existente, use la barra Orden y
la pestaa Orden. Cada seleccin permite recuperar la lista de ordenes.
Barra de la orden
La barra de orden permite recuperar el registro de una orden que corresponda con el
parmetro seleccionado en el tipo de ndice del men. Los parmetros de bsqueda pueden
ser bibliogrficos (por ejemplo, ttulo de la orden, autor de la orden) o Administrativo (por
ejemplo, cdigo del proveedor, nmero de la orden).
Seleccione el parmetro de bsqueda y entre el valor de la bsqueda. Por ejemplo:
seleccione como parmetro de bsqueda: Nmero de orden y digite 81874-1. En cuanto
pulse sobre traer uno de los siguientes resultados:
Esta ventana permite buscar ordenes cuyos estados son New (nuevas), LC (cancelado por la
biblioteca), VC (cancelada por el proveedor) y CNB (cancelada, no hay presupuesto).
Permite borrar rdenes si tiene permiso para ello.
Refrescar filtro
Si tiene texto ingresado en un campo (en lugar de seleccionar en el men), usted primero
debe hacer clic en el botn Refrescar para activar el filtro. Las entradas relevantes son
mostradas entonces.
Limpiar filtro
Para limpiar todos los filtros del ndice, pulse sobre Limpiar filtro.
Imprimir orden
Para imprimir la orden para la entrada seleccionada, pulse sobre Imprimir Orden.
Seleccionar
Para ver la lista de rdenes del tem seleccionado y ejecutar un nmero de diferentes
funciones relacionadas con una orden, pulse sobre Seleccionar.
El ndice de ordenes nuevas y canceladas permite al usuario buscar ordenes que tienen el
estado New (nuevas), LC (canceladas por la biblioteca), VC (cancelada por el proveedor) y
CNB (cancelada, no hay presupuesto) y permite borrar ordenes si tiene permiso para ello.
Las rdenes en el ndice son ordenadas por fecha de estado en orden descendente.
Filtros
Usted puede filtrar la lista por tipo de orden, grupo de la orden, cdigo del proveedor, tipo
de material. Puede tambin mostrar ordenes que fueron creadas dentro de un periodo
especifico (definidos por la fecha Desde y la fecha hasta).
Buscar ahora
Para activar la bsqueda, pulse sobre el botn Buscar ahora. Las entradas relevantes sern
mostradas.
Limpiar filtro
Este botn limpia los filtros.
Imprimir orden
Para imprimir la informacin de la orden seleccionada, pulse sobre Imprimir orden.
Seleccionar
Para ver la lista de rdenes para el tem seleccionado y ejecutar diferentes funciones
relacionadas con la orden, pulse sobre Seleccionar.
Borrar
Para borrar rdenes, seleccione las rdenes que desea borrar, luego pulse sobre Borrar.
Para seleccionar varias, pulse sobre Ctrl/Shift.
Para uno solo use la misma rutina estndar para borrar. Esto significa que estar impedido
para borrar si no tiene los permisos necesarios. Si existe un enlace a
tems/reclamos/llegadas/facturas, el sistema le pedir que confirme el borrado. Para
mltiples selecciones de borrado, usted ser notificado al final de la operacin de cuantos
fueron satisfactoriamente eliminados.
Eliminar todo
Para borrar todas las ordenes listadas, pulse sobre Eliminar todo. El sistema borrar solo
las rdenes que este autorizado para borrar. Usted ser notificado al final de la operacin
cuantas fueron borradas satisfactoriamente. Si hubiera una sola orden listada y enlazada a
tems/reclamos/llegadas/facturas, el sistema le pedir confirmacin para la eliminacin.
Use la lista de ordenes para agregar/duplicar y borrar ordenes. Para modificar una orden
existente, seleccione la orden deseada y actualice los campos en el formulario de la orden
en el panel inferior. Si su administrador ha determinado que la columna cantidad
compromiso/activo deber mostrarse, esta desplegar la suma comprometida, dividida en
tres partes:
Agregar
Para adicionar una nueva orden, pulse sobre Agregar. Usted podr escoger el tipo de
orden: monografa, ordenes pendientes o seriadas.
Duplicar
Usted puede agregar una nueva orden copiando los detalles de una orden existente y
editando la forma que aparece. Para esto, seleccione la orden de cuya informacin desea
copiar, luego pulse sobre Duplicar. Un formulario ser mostrado para la nueva orden, el
cual estar llenado con la informacin copiada de la orden seleccionada. Usted podr
entonces editar el formulario con la informacin apropiada para la nueva orden.
Borrar
Para borrar una orden de la lista, seleccione la orden y pulse sobre Borrar. Cuando se
elimina una orden de la lista de ordenes para ordenes de tipo M (Monografas), una
advertencia acerca de la existencia de tems aparece. Ignorando este mensaje se borrarn
los tems enlazados con la eliminacin de la orden misma. Un mensaje para borrar los
reclamos aparecer cuando intente borrar una orden con reclamos enlazados. Ignorando
este mensaje se borrarn todos los reclamos anexos.
Un mensaje para la eliminacin de rdenes aparecer cuando intente borrar una orden con
llegadas. Ignorando esta orden sern borradas todas las llegadas anexas. Un mensaje para
la eliminacin de facturas enlazadas aparecer cuando intente borrar una orden con facturas
asignadas. Ignorando este mensaje se borraran todas las lneas de tems.
Imprimir/Cancelar
Haciendo clic en este botn para determinar que procedimiento de impresin ser usado:
Enviar
Para generar un recibo de una orden para el proveedor o enviarla por correo electrnico,
pulse sobre Enviar. El formato de la carta predeterminada ser impresa o enviada al correo
electrnico como se defini en la pestaa Proveedor del panel inferior. El formato de la
carta puede cambiarse para una orden especifica modificando el campo Enviar carta en la
pestaa Proveedor del panel inferior.
Una orden puede enviarse como una nica carta (tipo de entrega LE) o como parte de la
lista de ordenes (tipo de entrega LI). Para una carta, cuando se pulse sobre la opcin
enviar, el estado de la orden cambia a SV (enviada al proveedor). Para una lista de ordenes,
el estado de la orden cambia a RSV (listo para enviar al proveedor).
El formulario de la orden esta compuesto por cuatro pestaas, accesibles pulsando en cada
una de las pestaas. Las cuatro pestaas son: Orden, General, Proveedor y Cantidad y
precio.
Nota
La informacin del proveedor en la pestaa Proveedor puede variar, dependiendo de si el
tipo de la orden es Monografa, Seriada u Orden pendiente.
Agregar/Actualizar
Cuando termine de llenar o actualizar el formulario, pulse sobre Agregar o Actualizar.
Cuando una orden es creada, un botn Agregar esta presente en esta ventana. Cuando una
orden existente ha sido recuperada y modificada, un botn Actualizar aparece.
Guardar predefinidos
Si desea guardar los valores ingresados en los campos y copiarlos para cada nueva orden
que abra, pulse sobre Guardar Predef. Los valores son guardados para cada estacin de
trabajo.
Nmero de orden 1
Nmero de orden 2
Grupo de la orden
Estado de la orden
Sub-Biblioteca
Mtodo de adquisicin
Tipo de material
Cdigo del proveedor
Referencia del proveedor
Nota proveedor
Urgente
ID Usuario
Accin
Nota Biblioteca
ID Aprobado
No. de unidades
Das mximo de llegada
Reclamos en lote
Coleccin (para ordenes de monografa)
Presupuesto comprometido
Para los campos estado de la orden, coleccin del tem y presupuesto comprometido, un
mensaje adicional de confirmacin ser mostrado si los campos no estn vacos al guardar
los predeterminados. Adems, estos campos pueden ser guardados como predeterminados
solo en modo Nuevo o Duplicar. Los dems campos pueden ser guardados en modo
Modificar.
Note que cuando pulse sobre el botn Guardar predefinidos, mucha de la informacin
que ingrese acerca del proveedor (los campos listados abajo) no sern copiados cuando
Agregue o Duplique un registro. En su lugar, la informacin que ingreso en estos campos
sern tomados del registro del proveedor. Los siguientes son los campos cuyos valores son
copiados del registro del proveedor:
Tipo de carta
Tipo de entrega de la orden
Tipo de entrega
Enviar carta por
Moneda
Signo
Porcentaje
Refrescar
pulse sobre Refrescar para que el sistema calcule y muestre el costo local basado en el tipo
de cambio efectivo de la moneda.
Los siguientes campos estn disponibles en esta ventana:
Nmero de la orden
El sistema automticamente asignar un nmero de orden pero usted es libre para cambiar
el nmero, siempre que el nmero que ingrese no este en uso.
Estado de la orden
Los siguientes estados estn disponibles:
Nota
Su administrador puede enriquecer la lista de estados de la orden disponibles. Estos
estados adicionales no sern controlados por el sistema. El usuario tendr que actualizar el
estado de la orden manualmente.
ISBN/ISSN Orden
Este campo es opcional.
ERM ID
Este campo es usado para soportar procesos de adquisiciones para recursos electrnicos en
Verde, que actuarn recprocamente con ALEPH.
Fecha de apertura
Esta es la fecha en la que la orden fue iniciada. La fecha es llenada automticamente por el
sistema.
Grupo de la Orden
Este campo es opcional. El grupo de la orden es una categora definida por la biblioteca.
Por ejemplo, su administrador puede decidir usar este campo para categorizar ordenes por
el grupo de trabajo de biblioteclogos que ordenan el tem, o por el departamento para el
cual los tems son ordenados. Para guardar el valor ingresado y copiarlo encada nueva
orden que abra, pulse sobre el botn Guardar predef.
Fecha de estado
Esta es la fecha en la que el estado fue cambiado la ltima vez. Este es llenado por el
sistema.
Fecha de la orden
Esta es la fecha en la que la orden fue enviada al proveedor. Es llenada automticamente
por el sistema y el estado de la orden es cambiado automticamente a SV.
Para facturas incompletas, el sistema contina debitando el remanente del compromiso del
presupuesto hasta que la factura este completa. Cuando la factura esta completa, el la
cantidad facturada es diferente del compromiso, el presupuesto es debitado de acuerdo con
la cantidad facturada.
Tipo de material
Seleccione el tipo de material del tem ordenado. Para guardar el valor ingresado para el
tipo de material y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botn Guardar predef.
Formato del Material
Este campo es usado para apoyar el proceso de adquisiciones de recursos electrnicos en
Verde, que actuarn recprocamente con ALEPH.
Sub-Biblioteca
Seleccione la sub-biblioteca a la cual la orden pertenece. Para guardar el valor ingresado y
copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre Guardar predef.
Mtodo de Adquisicin
Seleccione el mtodo por el cual el tem es adquirido. Para guardar el valor ingresado y
copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botn Guardar predef. Algunos de los
ejemplos de mtodos de adquisiciones son:
P - Compra
A - Aprobado
G - Donacin
E - Intercambio
D - Deposito
O - Otro
PF compra gratuita (permite una reduccin en el precio hasta del 100.00
por ciento)
ID usuario
Si la orden es para un usuario especifico, ingrese el ID aqu. Usted puede seleccionarlo de
la lista de usuarios pulsando en el botn ubicado a la derecha del campo. Para guardar el
valor ingresado para el ID del usuario y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botn
Guardar predef.
Usuario
Si ingreso un ID de usuario, el sistema automticamente llenar el nombre del usuario.
Accin
Este campo se habilita solo cuando un ID de usuario ha sido ingresado. En este campo,
usted puede seleccionar el objeto de la accin para esta orden. Las posibles acciones son:
Enviar correo seleccione esta opcin si desea que un mensaje sea enviado
al correo electrnico o mediante una carta impresa sobre la primera
LLEGADA de una orden. El mensaje, anunciando que la orden ha llegado a
la biblioteca, es enviada al usuario (iniciador) de la orden.
Para guardar el valor ingresado para este campo y copiarlo en cada nueva orden, pulse
sobre el botn Guardar predef.
ID de quien aprueba
Si existe quien aprueba esta orden para el usuario, ingrese su ID en este campo. Usted
puede seleccionarlo de la lista de usuarios, pulsando en el botn ubicado a la derecha del
campo. Para guardar el valor ingresado en este campo y copiarlo en cada nueva orden,
pulse sobre el botn Guardar predef.
Nota de la biblioteca
Usted puede ingresar una nota de hasta 200 caracteres. Dependiendo de la configuracin
de su cliente GUI, el texto de la nota ser emergente cuando la recepcin del material sea
ejecutada.
Nota:
Si su sistema esta configurado para usar niveles de proveedor, los campos que toman sus
predeterminados del registro del proveedor sern los de la unidad de orden/sub-biblioteca
relevante, si existe uno. Si no existe un sub-nivel, el sistema usar la informacin del
registro genrico. El sub-nivel puede ser sub-biblioteca o una unidad de orden
(dependiendo de la configuracin de su sistema).
Para guardar el cdigo del proveedor y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botn
Guardar predef. Note que solo el cdigo del proveedor ser copiado y no otro
informacin acerca del proveedor, como el tipo de entrega de la orden, el tipo de entrega y
el tipo de la carta. (La informacin para estos campos ser tomada del registro del
proveedor, como se explico anteriormente).
Tipo de entrega
Esta es la forma en la cual el material es enviado al proveedor desde su biblioteca.
Ordenes de monografas:
Ordenes pendientes:
Z68-ORDER-DATE + Z68-MMAX-NO-ARRIVAL-DAYS
Ordenes seriadas:
Urgente
Si esta es una orden urgente, seleccione esta opcin. Para guardar el indicador y copiarlo
en cada nueva orden, pulse sobre el botn Guardar predef. Dependiendo de la
configuracin de su cliente GUI, si la casilla es seleccionada, una notificacin ser
mostrada cuando la recepcin del material sea ejecutada.
Nmero de unidades
Ingrese el nmero de unidades ordenadas. Estas sern impresas en el recibo de la orden.
Para guardar el valor ingresado en este campo y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre
el botn Guardar predef.
Precio unitario
Ingrese el precio por unidad.
Precio total
Si el precio por unidad fue ingresado, el sistema automticamente calcular el precio total
multiplicando el nmero de unidades por el precio unitario.
Nota de cantidad
Esta nota ser impresa en el recibo de la orden. Usted puede usar la nota para aadir
comentarios en cuanto a las copias o volmenes que ordena. Puede ingresar hasta 200
caracteres.
Precio
Ingrese un estimado de lo que la orden le costar para que un compromiso para el tem
pueda ser debitado del presupuesto. El precio ingresado deber ser en la moneda del
proveedor. El precio total es automticamente copiado si el campo es dejado en blanco.
Precio final
Precio final = precio +/- trminos
Si el(los) presupuesto(s) asociado(s) con esta orden tiene compromisos, y el precio final es
cambiado ms adelante, el sistema automticamente cambiar los compromisos en
consecuencia.
Precio local
El precio local ser calculado por el sistema como sigue: Precio en la moneda del
proveedor X termino X tasa de cambio de la moneda = precio en la moneda local.
Nota de precio
Usted puede ingresar hasta 200 caracteres.
Presupuesto comprometido
Este campo solo esta visible cuando se agrega una nueva orden. Si desea comprometer un
nico presupuesto para esta orden, ingrese el cdigo del presupuesto aqu. Para
seleccionarlo de la lista, pulse sobre el botn que aparece al lado derecho del campo.
Si desea comprometer ms de un presupuesto, no llene este campo. En su lugar, use la
pestaa Presupuesto de la Orden (seleccione el nodo Compromisos de la pestaa orden).
5.5.1 Botones
Los botones disponibles en esta ventana son:
Agregar presupuesto
Para asignar un nuevo presupuesto para esta orden, llene el cdigo del presupuesto a
agregar y pulse sobre el botn Agregar.
Compromiso
Para indicar la cantidad por la cual el presupuesto particular ser comprometido, seleccione
el presupuesto, ingrese la cantidad en el campo llamado Compromiso y pulse sobre el
botn Comprometer.
Borrar presupuesto
Para borrar un presupuesto de la lista, seleccione el presupuesto y pulse sobre Borrar.
Balance
Para ver el balance del presupuesto seleccionado, pulse sobre Balance.
Cerrar
Despus de hacer todos los cambios deseados en esta ventana, pulse sobre Cerrar.
5.5.2 Campos
Cdigo de presupuesto a agregar
Este es el nico cdigo que identifica el presupuesto. pulse sobre la flecha a la derecha del
campo para seleccionarlo de la lista de presupuestos.
Compromiso
Esta es la cantidad por la cual el presupuesto seleccionado ser comprometido. Usted
puede llenar la cantidad actual en este campo o dejarlo en blanco y entrar un porcentaje del
precio estimado en el campo Porcentaje a comprometer.
Porcentaje a comprometer
Este es el porcentaje del precio estimado por el cual el presupuesto seleccionado ser
comprometido. Si llena este campo, deje en blanco el campo Compromiso.
5.6 tem/Suscripcin
Usted puede agregar tems a una orden, en este caso, un enlace desde el registro de tem a la
orden es automticamente creada. Para agregar tems a una orden especifica, seleccione el
nodo tems/suscripcin bajo la pestaa Orden.
La lista de tems ser mostrada en el panel superior derecho para ordenes de monografas.
La lista de suscripciones ser mostrada en el panel superior derecho para ordenes de
seriadas.
Puede borrar una orden seleccionado la orden en la Lista de Ordenes y pulsando en el botn
Borrar. Si existe tems/llegadas/reclamos/facturas enlazadas a la orden, el sistema le pedir
confirmacin para la eliminacin.
Filtrar por
Usted puede filtrar las transacciones de la lista seleccionando las casillas de la lista de
transacciones. Es posible marcar ms de un filtro.
Agregar
Manualmente puede agregar una transaccin a la bitcora de la suscripcin. Cuando pulse
sobre Agregar, el panel inferior se mostrar y podr ingresar los detalles de la nueva
transaccin.
Borrar fecha
Usted puede quitar una accin previamente ingresada seleccionando la transaccin
relevante y pulsando en este botn.
Fecha de la accin
Si manualmente agrego una transaccin, usted puede seleccionar la fecha para esta accin.
Una transaccin con una fecha de accin ser recuperada por el Servicio Reporte de la
bitcora (acq-22).
Tipo de transaccin
Para agregar manualmente una transaccin a la bitcora, seleccione el tipo deseado de la
lista.
Existen 4 tipos de ordenes de seriadas y suscripciones que no sern generadas
automticamente por el sistema:
Transaccin No. 00 Nota General que aparecer en la bitcora y no en
otra parte.
Texto de la bitcora
Solo para el
Las transacciones mostradas en la lista de seleccin pueden ser ingresadas manualmente y
administrador son determinadas en la tab45.lng, columna 3. Tambin puede determinar, en la tab45.lng,
columna 2 que transacciones sern activas/inactivas.
Nota
Cuando un registro de una orden es movido de un registro ADM a otro (usando el mapa de
navegacin), todos los registros de la bitcora son movidos tambin y un nuevo registro en
la bitcora es creado bajo el nuevo registro ADM para indicar la fecha de la accin y el
nmero anterior de la orden/nmero-ADM desde el cual la transaccin fue tomada.
El formulario Multi Ordenes en un formulario de una orden para todas las ordenes
seleccionadas de la lista del ndice anterior. En esta forma, seleccione el proveedor, el
nmero de unidades, nota de cantidad y el presupuesto para todas las ordenes. Por ejemplo:
Si selecciona el proveedor SWETS, No. Unidades 2 y Presupuesto "HISTORY-2007",
todas las ordenes de esta multi orden tendrn a "SWETS" como el proveedor, 2 como el
nmero de unidades, y "HISTORY-2007", como el presupuesto comprometido. De esta
forma, usted puede manejar cantidades de ordenes como si fueran una (sin tener que
registrar formularios separados para cada una de ellas). En el formulario de la orden existe
una casilla para Crear los registros de tems. Si desea que el sistema automticamente cree
los registros de tems por cada copia ordenada, marque la casilla. Cuando pulse sobre
Aceptar, las siguientes acciones son ejecutadas:
Clculo del precio total de las ordenes. El sistema toma el precio del
registro BIB (MARC 21 campo 020, subcampo c o UNIMARC campo 010
sub-campo d); la moneda es tomada del registro del proveedor (campo
Moneda 1) y los campos del signo y el porcentaje del registro del proveedor
tambin son tomados en cuenta al realizar el clculo de cualquier
descuento/aumento en la cantidad del porcentaje. Una mensaje con el precio
acumulado es publicado y usted puede seleccionar detenerse o continuar.
Use el formulario para mltiples tems para separar las copias entre las sub-bibliotecas y
colecciones. Por ejemplo, si ingresa 5 como el nmero de unidades en la forma de ordenes
mltiples (esto es, cinco copias son esperadas por cada orden), use el formulario para
mltiples tems para distribuir las copias (por ejemplo, 2 copias para la sub-biblioteca
UARCV coleccin General, 1 copia para UARCV coleccin de Referencia y 1 copia para
UHLTH coleccin General). En cuanto pulse sobre Aceptar, los tems sern creados.
Nota
Todas las ordenes que fueron creadas y enviadas por e proceso de ordenes mltiples
tendrn la casilla marcada Bitcora de Reclamos. Tambin, el tipo de entrega es tomado
del campo Entrega 1 del registro del proveedor y la fecha del reclamo es calculada de
acuerdo con el campo demora en la entrega 1 del registro del proveedor.
El proceso de mltiples ordenes es terminado en esta etapa. Los reclamos, llegadas,
facturas y las actividades relacionadas para estas ordenes sern manejadas separadamente
para cada orden. Para recuperar ordenes de la misma orden mltiple, use el ndice de la
Orden: buscar en la lista por el ndice GON (Nmero del grupo de la orden). El ndice
mostrar todas las ordenes cuyo campo Nmero de Orden 1 adicional (Z68-ORDER-
NUMBER-1) especificado en el campo Punto inicial. Esta recuperacin tambin puede ser
efectuada para ordenes creadas por acq-24 pero cuyo proceso de ordenes mltiples no ha
sido completado (esto es, aquellas ordenes que no fueron manejadas por el ndice de
mltiples ordenes en ACQ del GUI).
6 EDI
Este captulo incluye las siguientes secciones:
Configuracin EDI
Registro de la orden EDI
Reclamo a travs de EDI
Cancelacin de la orden
Enviar mensajes salientes EDI (edi-11)
Cargar mensajes EDI
Especificaciones de requerimientos Aleph para EDI.
Varias normas existen para generar y enviar mensajes EDI. ALEPH 500 trabaja con la
norma UN/EDIFACT (D96.A) EANCOM. UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data
Interchange for Administration, Commerce and Transport) comprende un juego de normas
internacionales, directorios y pautas para intercambio electrnico de datos (ISO 9735).
EANCOM es una pauta de aplicacin detallada de UN/EDIFACT. Para ms informacin
vea http://www.unece.org/trade/untdid/welcome.htm.. EDItEUR es un subconjunto de
UN/EDIFACT, seleccionado y acomodado para el comercio en libros y seriadas por el
grupo internacional que coordina los desarrollos de la infraestructura de las normas para
comercio electrnico en la industria de libros y seriadas. EDItEUR es patrocinada por la
Biblioteca European Bureau, y la federacin European Booksellers. EDItEUR tiene
miembros en USA, Japn, Sur frica e Israel. Este coordina los desarrollos de mensajes
EDI y la implementacin del uso asi como los proyectos de datos bibliogrficos y normas
de ediciones electrnicas. Este sitio web es http://www.editeur.org/
Columna 4: tipo del cdigo del cliente EDI. Ingrese una de las opciones
de tres caracteres listados:
Entrega de la orden
La forma en la cual su biblioteca genera una carta de la orden al proveedor. Las opciones
son:
LE carta nica
LI Lista de ordenes
Mtodo de envo de la carta
El mtodo que su biblioteca usa para enviar las cartas de las ordenes al proveedor.
Seleccione EDI.
Formato EDI
No esta en uso.
Nota
La ayuda para los otros campos del formulario, Informacin del proveedor pestaa 1 es
suministrada en el captulo Proveedor
Seleccione el proveedor que desea y pulse sobre Direccin. Luego pulse sobre la quinta
pestaa: Direccin EDI.
Campo de direccin - lnea 1: Direccin IP o su alias.
Campo de direccin - lnea 2: nombre del usuario.
Campo de direccin - lnea 3: Contrasea
Campo de direccin - lnea 4: nombre del directorio en el servidor ftp.
0 = (default) Z68-ORDER-NUMBER-1 no
es adicionado al mensaje de ORDENES EDI
como segundo nmero de orden.
1 = Z68-ORDER-NUMBER-1 es
adicionado al mensaje de ORDENES EDI
como segundo nmero de orden.
Para editar el registro de la orden que contiene la informacin necesaria para enviarla por
EDI, siga estos pasos:
Nota
Cuando selecciona Todo para incluir las ordenes de todas las sub-biblioteca, o las
ordenes con ms de una sub-biblioteca enviadas por EDI, verifique que la tab35
tenga una lnea definida para el escenario ADM activo (vea tab35)
7. Envi todas las ordenes EDI (LI o LE) sometiendo el servicio Enviar
mensajes salientes EDI (edi-11). Desde el men Servicios, seleccione EDI y
pulse sobre Enviar mensajes salientes EDI (edi-11). edi-11 genera archivos
EDI en formato ALEPH XML y los enva al proveedor EDI.
Los siguientes campos son relevantes para EDI:
LE nica carta
LI Lista de ordenes
Los dos tipos de entrega, cartas y listas, pueden enviarse al proveedor en un formato
EDI, colocando EDI en el campo Enviar carta por.
Nota
Para ayuda en otras opciones, vea el captulo Ordenes.
Nota
Un reclamo solo puede enviarse por EDI si la orden correspondiente ha sido enviada
por EDI.
Nota
Antes de realizar un reclamo en lnea, asegrese de que en el registro del proveedor,
la opcin solo para ordenes EDI no este seleccionada.
1. Desde la ventana Lista de tem del mdulo de seriadas, pulse sobre
Reclamos.
El proceso en batch edi-11 escanea todos los archivos XML que han sido generados
(ordenes, reclamos, fascculos de seriadas y cancelaciones). Estos archivos son
colocados por el sistema inicialmente en el directorio ./xxx50/print/edi.
Si el proceso determina que el archivo tiene toda la informacin necesaria para una
comunicacin EDI, este genera un archivo EDI y copia el archivo original en el
directorio ./xxx50/edi/out/xml_processed.
Si el proceso detecta un problema en el archivo XML, el archivo es copiado al
directorio /xxx50/edi/out/xml_rejected y el proceso es detenido.
Los archivos EDI que han sido creados de los archivos ubicados en
./xxx50/edi/out/xml_processed son ubicados en
/xxx50/edi/out/edi_outgoing. edi-11 intenta enviar cada uno de los archivos
EDI al proveedor. Cuando la transferencia de un archivo EDI es satisfactoria, este es
movido al directorio ./xxx50/edi/out/edi_sent.
Si la transferencia de un archivo EDI al proveedor falla, el archivo EDI es movido al
directorio./xxx50/edi/out/xml_rejected.
Esta funcin puede identificarse en la bitcora y en la cola de procesos por el nombre
p_edi_11.
Esta funcin escanea todos los archivos nuevos entrantes EDI que
estn ubicados en su servidor bajo el directorio
./xxx50/edi/in/edi_incoming y los convierte en archivo XML de
ALEPH. Si la conversin es satisfactoria, los archivos con el mismo
nombre y una extensin xml son creados en
./xxx50/edi/in/xml_incoming, y los archivos originales EDI son
movidos a ./xxx50/edi/in/edi_processed con un archivo del log
(.log) que indica cualquier problema durante el proceso. Si la
conversin no es satisfactoria, el archivo original EDI es movido a
./usm50/edi/in/xml_rejected con un archivo log (.log).
En el caso de que el cdigo del proveedor del archivo cargado EDI no se encuentre
dentro de ALEPH, edi-10 no lleva a cabo el proceso de carga y la bitcora de carga
EDI (Z74) no es creada. La bitcora de carga EDI graba cada archivo EDI en
ALEPH y muestra todas las transacciones ocurridas durante la carga. Cada
transaccin puede ser de los siguientes tipos:
I= Informa que la transaccin se llevo a cabo con xito.
W = La transaccin se llevo a cabo con xito, pero el sistema omiti
una advertencia que el sistema encontr una inconsistencia. Por
ejemplo falta el ISBN en el registro de la orden.
E = La transaccin no se llevo a cabo. Por ejemplo en una situacin
en donde el nmero de factura que aparece en el archivo cargado
existe en el sistema.
Nota
Antes de ejecutar esta funcin, es recomendado hacer una copia (usando p_file-03) de
los siguientes registros: Z77, Z75, Z68, Z601.
Mensajes Bitcora-Accin
En general (no es especficamente para EDI), la ventana de Mensajes muestra todas
las transacciones de la orden, para ser manejado o tomar nota de, por el periodo hasta
e incluyendo la fecha del da.
Para propsitos EDI, la ventana de Mensajes muestra todas las respuestas del
proveedor recibidas a travs de EDI. Esto significa que usted no tiene que buscar
cada bitcora para encontrar la transaccin disparada por la carga de la respuesta de
reclamos/ordenes EDI. Cuando una respuesta EDI de un proveedor es cargada en el
sistema un tipo de entrada 94 (Respuesta EDI del proveedor) es automticamente
creada y su fecha de accin es configurada en cero. La bitcora de entradas es
mostrada es mostrada en la ventana de Mensajes. pulse sobre Orden para traer cada
bitcora relacionada con esa orden.
La rutina de orden de la lista es la misma de la rutina de la lista de la bitcora de la
orden (esta es tomada de pc_server_defaults variables:
acq_user_z71_sort_routine Y acq_user_z71_sort_order).
DESADV
Seriadas
PIA SI cdigo para el nmero SICI.
ORDRSP
Libros
BGM 231 o 23C cdigos para identificacin rpida como el mensaje de libros.
IMD slo el subconjunto para descripcin breve en los cdigos numricos y alfa
est implementado.
RFF en la seccin lnea del mensaje, el cdigo LI (no esta en ON), que significa
nmero de orden original, es un imperativo para ALEPH. Adems, LIP (nmero de
orden del proveedor) puede enviarse para las futuras comunicaciones. Sin embargo,
si LI no esta disponible, el cdigo SLI es imperativo, si los mensajes anteriores
fueron enviados a la biblioteca usando este nmero SLI, entonces ALEPH500 ya los
ha guardado.
RFF si el mensaje ORDRSP es una respuesta a un reclamo y no a una orden, en la
seccin de la lnea del mensaje, cdigo ACT debe aparecer con el nmero original del
reclamo incluyendo el nmero de secuencia del reclamo. El nmero original del
reclamo fue enviado al proveedor bajo el cdigo ACT en el mensaje OSTENQ
Seriadas
BGM el cdigo 23S identificar rpidamente el mensaje como de seriada.
IMD los cdigos numricos y alfa son aceptables.
RFF en la parte de la lnea del mensaje, el cdigo LI (no esta en ON), que significa
que el nmero original de la orden, es imperativo para ALEPH. Adems, SNA
(nmero de suscripcin del agente) o SNP (nmero de suscripcin del publicador)
puede enviarse para futuras comunicaciones. Sin embargo, si LI no esta disponible,
SNA debe estar presente.
RFF si el mensaje ORDRSP es una respuesta a un reclamo y no a una orden, en la
seccin de la lnea del mensaje, el cdigo ACT aparece con el nmero del reclamo
original incluyendo el nmero de secuencia del reclamo. El nmero del reclamo
original fue enviado al proveedor bajo el cdigo ACT en el mensaje OSTENQ.
Libros
MOA - en la lnea de nivel 203 o la cantidad 128.
MOA en el nivel de factura (seccin resumen) 9 total cantidad pagada, 124 cantidad
de IVA, 176 cantidad de impuesto total (si existen otros impuestos adems del IVA) y
8 (seccin del encabezado) cantidad del cargo total de la factura.
RFF en la seccin de lnea del mensaje, el cdigo LI (no esta en el cdigo ON), que
significa el nmero original de la orden, es imperativo para ALEPH. Adems, SLI
(nmero de orden del proveedor) puede enviarte para futuras comunicaciones. Sin
embargo, si LI no est disponible, el cdigo SLI es imperativo, si los mensajes
anteriores enviados a la biblioteca usan este nmero SLI, entonces ALEPH ya los ha
guardado.
Seriadas
BGM - JINV o JCRN en elementos de datos componentes 1000 para una
identificacin rpida como mensaje de seriadas.
MOA en la lnea de nivel cantidad 203.
MOA en un nivel de factura (seccin resumen) 9 cantidad total pagada, 124
cantidad para IVA, 176 total impuestos (si existes otros impuestos adems del IVA) y
8 (seccin del encabezado) asignacin o cantidad cargada para la factura.
RFF en la lnea del mensaje, el cdigo LI (no esta en cdigo en ON), que significa
el nmero original de la orden, este es imperativo para ALEPH500. Adems, SNA
(nmero agente de la suscripcin) puede enviarse para comunicaciones futuras. Sin
embargo, si LI no esta disponible, el cdigo SNA debe estar presente.
7 Facturas
Existen dos formas de registrar una factura:
Orden
Factura
Ese Orden cuando desee registrar una factura para una orden especifica. Use Factura
cuando desee registrar una factura para diferentes ordenes. Existe tambin una
opcin para crear facturas generales y lneas de tems para ordenes de seriadas
cargando archivos EDO desde proveedores EDI.
7.1 Orden
Recupere una orden usando la barra Orden. Seleccione la orden en la lista y luego
seleccione el nodo Factura de la pestaa Orden; la pestaa facturas de la orden se
mostrar:
Esta ventana muestra la lista de facturas que han sido registradas para una orden
especfica y permite que actualice una factura o cree una nueva lnea junto con una
nueva factura general. Para modificar los detalles de una lnea de tem de la factura,
seleccione la lnea deseada y actualcela en el panel inferior.
Nuevo
Para registrar los detalles para una nueva lnea de factura, pulse sobre Nuevo. Si la
factura general no existe, una ser creada para usted.
Fact. General
Para ver o actualizar una factura general y sus lneas de tem, seleccione una lnea y
pulse sobre Fact. General. Usted ser llevado a la pestaa factura, la cual le
proporciona acceso al formulario de la factura y de las lneas de tems.
7.2 Factura
Esta seccin explica la factura e incluye las siguientes ventanas:
Formulario general de la factura
Lneas de tems de la factura
Formulario lnea de tem
Lista de presupuestos de la factura
Para registrar una factura use la barra factura, la cual permite recuperar una factura
general y sus lneas de tems o crear una nueva factura.
Botones
Los siguientes botones estn disponibles en esta ventana:
Actualizar
Al terminar de llenar el formulario, pulse sobre Actualizar.
Refrescar
Para que el sistema recalcule la cantidad total y la cantidad local, reinicie la cantidad
total en cero y pulse sobre Refrescar.
Borrar
Para borrar una factura general con todas sus lneas de tems, pulse sobre Borrar.
Usted deber confirmar su deseo de eliminar.
Imprimir
Permite imprimir informacin de la factura, incluyendo informacin de las lneas y
del presupuesto.
Cancelar
El sistema cancelar la transaccin.
Pestaa factura
Cdigo de proveedor
El cdigo del proveedor deber ser llenado automticamente por el sistema.
Nmero de factura
Ingrese el nmero de factura asignado por el proveedor. Usted puede ingresar hasta
15 caracteres.
Cantidad neta
Ingrese la cantidad especificada en la factura para esta orden.
Refer. A factura
Si existe una factura original a la cual la factura actual se refiere, ingrese ese nmero
aqu.
Fecha de la factura
Obligatorio. Esta es la fecha en la cual la factura general fue preparada por el
proveedor.
Embarque
Opcional.
Tipo
Seleccione el tipo de factura. El tipo puede ser REG (normal), PRO (pro forma), o
DEP (depsito). Si deja el campo en blanco, el tipo predeterminado ser REG. La
lista puede ser enriquecida por su administrador. El tipo de factura solo es para
propsitos informativos, todos los tipos de factura son manejados de la misma manera
por el sistema.
Fecha de recepcin
Esta es la fecha en la cual la factura general fue recibida o registrada por el
biblioteclogo. Si la fecha se deja en blanco, el sistema automticamente colocar la
fecha actual.
Gastos generales
Opcional.
Estado
El estado puede ser REG (normal) o SUP (suplemental). Si se deja en blanco, el
estado predeterminado ser REG. Estados adicionales pueden ser configurados por el
administrador. Este estado solo tiene propsitos informativos; ambos estados son
manejados de la misma manera por el sistema.
Fecha de envo
Esta es la fecha en la cual la factura fue enviada por el proveedor a la biblioteca. Si el
campo se deja en blanco, el sistema automticamente colocar la misma fecha del
campo fecha de la factura.
Seguro
Opcional.
Moneda
Obligatorio. Seleccione la moneda usada para la factura. La primer moneda definida
en el registro del proveedor ser ingresada como predeterminada.
Receptor IVA
Seleccione la entidad que debe recibir el valor del impuesto. La lista de receptores de
IVA puede ser definida por su administrador.
Descuento
Opcional.
Tipo de cambio
Si el proveedor definir una tasa de cambio, ingrselo aqu. El sistema calcular el
precio total. Si no es ingresado un tipo de cambio, el sistema consultar la tabla de
monedas.
Porcentaje IVA
Opcional. Este campo puede editarse solo cuando el campo IVA por tem no esta
seleccionado. Si desea, ingrese el porcentaje de la cantidad total que deber tener el
receptor del IVA y el sistema calcular automticamente la cantidad del IVA. La
cantidad del IVA es incluida en la cantidad total (Por ejemplo, si la cantidad total es
$117, y usted ingresa 17% para el porcentaje del IVA, entonces el sistema calcular
que la cantidad del IVA debe ser $17).
Cuando el campo IVA por tem esta seleccionado, el campo porcentaje del IVA
estar inactivo y la cantidad del IVA solo es calculada de las cantidades de IVA de
todos los tem enlazados.
Cantidad total
Si deja el campo en blanco, el sistema automticamente llenar la cantidad total en la
moneda del proveedor, basado en la cantidad neta ms los cargos adicionales o menos
los descuentos.
Nota
El sistema toma la diferencia entre la cantidad neta y la cantidad total (la diferencia
esta en los cargos adicionales y descuentos) y los adiciona proporcionalmente a todas
las ordenes enlazadas a la factura. Si no desea que los cargos sean distribuidos
proporcionalmente a las ordenes, entonces debe ingresar manualmente la cantidad
total, asegurndose que sea la misa cantidad neta.
Dbito/Crdito
Indica si esta es una factura dbito o una factura de crdito.
Cantidad IVA
Opcional. Este campo puede editarse solo cuando el campo IVA por tem no esta
seleccionado. La cantidad del IVA es la cantidad que deber recibir el receptor. La
cantidad del IVA es incluido en la cantidad total.
Cuando el campo IVA por tem no est seleccionado, la cantidad de IVA de la factura
general es el valor indicado en este campo y el valor del IVA de todos los tems es
calculado de acuerdo con el porcentaje del IVA de la factura general.
Cuando el campo IVA por tem es seleccionado, el campo del IVA estar inactivo.
Este es calculado desde la cantidad de IVA de todos los tems enlazados.
Cantidad Local
El sistema automticamente calcular esta informacin basado en la tasa de cambio
efectiva de la moneda o basado en el valor del campo tasa de cambio. Esta
informacin solo es para el despliegue. No es posible cambiarla en esta ventana.
Cuando el campo es seleccionado, significa que el valor del IVA de los tems puede
ser definido individualmente para cada tem y la cantidad de IVA de la factura
general es calculada desde la cantidad de IVA de todos los tems enlazados.
Nota
Usted puede ingresar una nota de hasta 60 caracteres en longitud.
Pestaa Pago
Fecha de pago
Ingrese la fecha en la cual la factura genera fue pagada. (Deje ceros si la factura no
ha sido pagada).
Nmero de cheque
Ingrese el nmero del cheque que fue usado para pagar la factura general. (Deje este
campo en blanco si la factura no ha sido pagada).
Cantidad
Ingrese la cantidad que fue o ser pagada.
Estado
Seleccione el estado de pago apropiado. Los estados estndar incluyen:
Dep. Aprueba
De la lista de seleccin escoja el departamento que aprueba para esta factura general.
La lista de departamentos puede ser configurada por su administrador, quien tambin
puede configurar un departamento predeterminado para este campo sea llenado
automticamente por el sistema. Este campo puede usarse como filtro cuando se
ejecute el servicio: Reporte de facturas (acq-10).
Nmero de aprobacin
Usted puede ingresar manualmente un nmero de aprobacin para esta Factura
General o asignar un nmero de aprobacin programado el servicio Reporte de
facturas (acq-10). Este campo puede usarse tambin como filtro al ejecutar el
servicio: Reporte de facturas (acq-10).
Para modificar una lnea de tem existente, seleccione la lnea y actualice los detalles
en el formulario del panel inferior.
Agregar
Para adicionar una nueva lnea de tem, pulse sobre Agregar. En la ventana que
aparece ingrese el nmero de la orden a la cual desea adicionar una lnea de tem.
Seleccione ignorar para agregar una lnea de tem no conectada a una orden. Esto
activar el formulario de la lnea del tem en el panel inferior.
Borrar
Para quitar una lnea de tem de la lista, seleccione la lnea y pulse sobre Borrar.
Orden
Para ir a la lista de rdenes de la orden asociada con una lnea de tem, seleccione la
lnea y pulse sobre orden. Este botn se inactivar cuando la lnea seleccionada no
este conectada a una orden.
Agregar/Actualizar
Al terminar de llenar la forma, pulse sobre Agregar.
Refrescar
Si desea que el sistema calcule y muestre la cantidad agregada, la cantidad total y la
cantidad local (basado en el cambio de tasa de la moneda), pulse sobre Refrescar.
Presupuestos
Para ver o asignar los presupuestos que pagarn la factura, seleccione la orden y pulse
sobre Presupuesto.
Campos
Nota
Parte de los campos son mostrados cuando una nueva lnea es agregada (este no es el
caso cuando actualiza una lnea de tem existente).
Precio estimado
Opcional. Ingrese el precio estimado para esta lnea de tem de la factura. Como un
predeterminado, el sistema lo llenar con el valor ingresado en el campo Precio final
de la pestaa Cantidad y precio del formulario de la orden.
Cantidad neta
Ingrese la cantidad neta de la orden en la moneda del proveedor.
Cantidad adicional
El sistema calcular automticamente esta informacin tomando las cantidades
agregadas en la factura General y distribuyndolas proporcionalmente a las ordenes
individuales. La cantidad mostrada aqu esta en la moneda del proveedor.
Cantidad total
El sistema calcular automticamente esta informacin agregando la cantidad neta y
la cantidad adicional. La cantidad total esta en la moneda del proveedor. Si la
cantidad total es cambiada, y la orden tiene un presupuesto asignado, el presupuesto
ser debitado de acuerdo con.
Cantidad local
El sistema calcular automticamente esta informacin basado en la tasa de cambio
de la moneda. Esta informacin solo es para el despliegue. No puede cambiarse en
esta ventana.
Nmero de unidades
Ingrese el nmero de unidades que se facturan. Como predeterminado, el sistema lo
llenar con el valor que se ingreso en el campo Nmero de unidades en la pestaa
Cantidad y precio del formulario de la orden. En el caso de que existan ms lneas de
tem para esta orden, el nmero de unidades es definido tal como el nmero restante
de unidades de la orden y las dems lneas de tems.
Nmero de factura
El sistema llenar automticamente el nmero de la factura.
Crdito/Dbito
Indique si esta factura es un dbito o un crdito.
Moneda
Seleccione la moneda usada para la factura.
Cdigo del objeto
Seleccione el cdigo del objeto apropiado para esta lnea de tem. Si el uso del
cdigo de un objeto es obligatorio (dependiendo de su configuracin), un cdigo de
objeto debe ser asignado a la factura y debe coincidir con los cdigos asignados al
presupuesto.
Porcentaje IVA
Opcional. Si la casilla IVA por tem no esta seleccionada, este campo estar inactivo.
Si la casilla IVA por tem de la factura General esta seleccionada, este campo puede
ser editado y usted puede calcular la cantidad del IVA ingresando un porcentaje en
este campo.
Nota
Usted puede ingresar una nota de hasta 200 caracteres en longitud.
La opcin para marcar/no marcar esta casilla solo est disponible cuando se agrega
una nueva lnea de tem. Cuando modifica, la casilla no es mostrada. Para modificar
el estado de la factura, use la casilla Estado de factura completa de la pestaa
Informacin de la orden en el formulario de la Orden.
Botones
Los botones disponibles en esta ventana son:
Agregar presupuesto
Para asignar un nuevo presupuesto para esta factura, llene el campo llamado cdigo
de presupuesto para agregar y luego pulse sobre el botn Agregar presupuesto.
Dbito
Para indicar la cantidad por la cual un presupuesto particular ser debitado, seleccione
el presupuesto, y luego ingrese la cantidad en el campo llamado Cantidad a debitar,
pulse sobre el botn Dbito.
Borrar presupuesto
Para borrar un presupuesto de la lista, seleccione el presupuesto y pulse sobre
Borrar.
Balance
Para ver el balance del presupuesto seleccionado, pulse sobre Balance.
Crear
Este botn permite recrear el presupuesto desde el compromiso de la orden. Si la
creacin del presupuesto desde el compromiso falla, un mensaje es mostrado con los
detalles de todos los errores.
Por ejemplo: en un sistema que trabaja con cdigos de objeto: la creacin del
presupuesto falla cuando el cdigo del objeto del presupuesto no coincide con el
cdigo del objeto de la lnea de tems. Un mensaje ser mostrado indicando que no
hay coincidencia entre los cdigos de objetos.
Cerrar
Despus de hacer todos los cambios deseados en la ventana, pulse sobre Cerrar.
Campos
Agregar cdigo de presupuesto
Este es el cdigo nico que identifica el presupuesto. pulse sobre la flecha ubicada a
la derecha del campo para seleccionarlo de la lista de presupuesto.
Cantidad a debitar
Esta es la cantidad que ser debitada del presupuesto seleccionado. Usted puede
llenar la cantidad actual en este campo o dejarlo en blanco e ingresar un porcentaje
del precio estimado en el campo Porcentaje del compromiso.
Porcentaje a debitar
Este es un porcentaje de la cantidad que ser debitada del presupuesto seleccionado.
Si llena este campo, deje en blanco el campo Compromiso.
Total Debitos
Si uno o ms presupuestos han sido asignados para pagar la factura, este campo
muestra la cantidad total que hasta ahora ha sido cargada.
8 Recepcin
Este captulo incluye las siguientes secciones:
Lista de ordenes recibidas
Formulario de recepcin
Botones
Los siguientes botones estn disponibles en esta ventana:
Agregar
Para reportar la recepcin de unidades, pulse sobre Agregar. El formulario de
recepcin es mostrado para su edicin.
Borrar
Para borrar una lnea de la tabla que muestra el nmero de unidades recibidas y la
fecha en la cual se recibieron, pulse sobre Borrar.
Imprimir
Para imprimir un recibo de recepcin, seleccione una entrada y pulse sobre Imprimir.
Campos
No. Unidades recibidas
Ingrese el nmero de unidades que est recibiendo. El sistema automticamente
ingresa el valor predeterminado, el cual es tomado del campo Nmero de unidades
del formulario de la orden.
Fecha de embarque
Este campo es opcional. Ingrese la fecha en la cual el proveedor envia las unidades a
su biblioteca.
Fecha de recepcin
Ingrese la fecha en la cual las unidades han llegado. Si deja el campo en blanco, la
fecha actual es llenada automticamente.
Nota
Usted puede ingresar una nota de hasta 60 caracteres en longitud
Para enviar un Nuevo reclamo, desde la lista de reclamos de la orden, pulse sobre
Nuevo. Este activa el formulario del reclamo en el panel inferior:
Esta forma permite registrar un reclamo para una orden. Usted puede usarla tambin
para cambiar los detalles de un reclamo que ya esta registrado.
Cuando termine de llenar el formulario, pulse sobre Agregar. Si cambia los detalles
de un reclamo ya registrado, pulse sobre Actualizar.
Formato de la carta
Seleccione un tipo de formato de la carta de la lista. El formato solo es relevante
cuando el reclamo es enviado al correo electrnico o impreso (no es relevante para
reclamos EDI).
Fecha de reclamo
Ingrese la fecha valida para este reclamo. La fecha predeterminada es la fecha actual.
Fecha de respuesta
Si ha recibido respuesta del proveedor, ingrese la fecha de la respuesta.
10 Pagos
Este captulo incluye las siguientes secciones:
Factura general estado de pago
Autorizacin usuarios
Reporte de facturas
When the payment status of the General Invoice is changed, the system changes all
linked item debits. If all invoices of an order are paid and the material arrival status is
complete, the system will change the status of the order to Closed (CLS).
Por ejemplo: para actualizar un estado de pago a Y (dar autorizacin de pago) y tener
autorizacin para actualizar una factura con estado de pago Y y todas sus lneas de
tems relacionados, el usuario debe tener los siguientes derechos de acceso:
Actualizar Dar autorizacin de pago de la factura general y/o sus lneas de tems
(INVOICE-HEAD-P-S-Y ).
11 Reportes
Este captulo incluye las siguientes secciones:
Tipos de reportes
Ejemplo para usar el Formulario General de Recuperacin (acq-02-
01)
Paso 1:
Recupere los nmeros de registros de las ordenes de adquisiciones que cumplan con
varios criterios. Un archivo de salida ser creado el cual lista los nmeros de
registros sin informacin detalladas para cada registro. El archivo de salida puede
encontrarse en el directorio ALEPHE_SCRATCH.
Paso 2:
Para ver los contenidos actuales de los registros, debe usar el servicio Imprimir
Registros de adquisiciones (acq-03).
11.1 Tipos de reportes
Usando los servicios de adquisiciones, usted puede recuperar ordenes que cumplan
con los siguientes criterios:
Ordenes parcialmente llenadas (acq-02-02)
Ordenes de monografas estado "New" (acq-02-03)
Ordenes para los cuales no hay factura (acq-02-04)
Ordenes que tienen un estado en particular (acq-02-05)
Ordenes que fueron canceladas por el proveedor (acq-02-06)
Ordenes que correspondan con cualquiera de los 40 diferentes
criterios que puede definir usando el formulario General de
Recuperacin (acq-02-01). La lista completa de criterios y detalles
para llenar la forma est disponible en la ayuda en lnea del servicio
Formulario General de Recuperacin (acq-02-01).
o C-recepcin completa.
o P- recepcin parcial.
o N-no se han recibido tems,
Para nuestro ejemplo, ingrese C-recepcin completa.
12 Servicios de Adquisiciones
Cada servicio es identificado en la bitcora y en la cola de procesos por el nombre del
procedimiento.
Ordenes y reclamos
Reporte de la bitcora de ordenes (acq-22)
Reporte de reclamos y cartas para ordenes de monografa (acq-12)
Reporte de reclamos para ordenes pendientes (acq-11)
Reporte de reclamos para ordenes de seriadas (acq-19)
Enviar lista de ordenes a un proveedor (acq-14)
Administracin de presupuestos
Abrir presupuesto anual (acq-05)
Renovar compromisos de ordenes para monografas (acq-06-a)
Renovar compromisos de ordenes para seriadas y ordenes pendientes
(acq-06-b)
Transferir balance remanente (acq-07)
Actualizar precio local de las transacciones de presupuesto (acq-08)
Desactivar compromisos (acq-09)
Resumen de presupuestos (acq-16)
Lista de ordenes por presupuesto (acq-17)
Moneda
Reporte de monedas (acq-01)
Actualizar tasas de cambio (acq-20)
EDI
Enviar mensajes EDI (edi-11)
Procesar mensajes entrantes EDI (edi-09)
Cargar mensajes entrantes EDI (edi-10)
Otros
Reporte de facturas (acq-10)
Reconstruir ndice ordenes de PIB y de adquisiciones (acq-04)
Cartas para renovacin de suscripcin (acq-23)
Exportar a Banner/FRS (acq-21)
Reporte de actualizacin de datos de direcciones (acq-60)
Actualizar cdigo del proveedor en los registros de las ordenes y
suscripciones (acq-26)
Creacin general de ADM y ordenes (acq-24)
Estadsticas
Estadsticas por fechas - Material/Mes (acq-25)
General
Imprimir reporte de disparadores (com-01)
Construir ndice de palabras para un registro (manage-111)
Reiniciar servicios (sys-01)
Construir paquete de plantillas de impresin (sys-02)
SV = Enviado al proveedor
Este no trabaja con ordenes que tengan el estado NEW = Nuevo. Si el compromiso
para la orden esta activo (en otras palabras, la factura esta incompleta), el
compromiso ser asignado al nuevo presupuesto anual.
12.5 Moneda
Reporte de monedas (acq-01)
Este servicio imprime un reporte que muestra las fechas en las cuales las tasas y las
tasas actuales fueron asignadas a la moneda. El reporte puede incluir hasta 10
monedas.
12.6 EDI
Enviar mensajes EDI (edi-11)
Este servicio enva mensajes EDI a los proveedores. Este recoge todos los archivos
XML generados (ordenes, reclamos de ordenes fascculos de seriadas y
cancelaciones).
12.7 Otros
Reporte de facturas (acq-10)
Este servicio ejecuta una de las siguientes acciones y genera dos reportes:
1. Asigna nmeros de aprobacin para todas las factures generales
recuperadas por el servicio y genera un reporte mostrando las facturas
que fueron asignadas. Seleccione Si en el campo Actualizar base de
datos y No en el campo Recuperar usando nmero de aprobacin.
El sistema automticamente asignar un nmero de aprobacin para
todas las facturas reportadas. El estado de pago de las facturas
recuperadas cambiarn de acuerdo con el campo Cambiar estado a.
Reporte de facturas
Un reporte por factura o por grupo de factures organizado por el proveedor y la
moneda. Esto depende de su seleccin en el Reporte por el campo factura nica.
Esto depende de su seleccin en el Campo Reporte por factura nica. El reporte
incluye:
Todas las facturas generales reportadas Existe una lnea
por cada factura, comenzando con el nmero de factura,
cantidad total y fecha, y si hay un balance entre la factura
general y sus lneas de tem.
Reporte resumen
El reporte resumen incluye todas las facturas tratadas por acq-10 en la moneda local.
Note que hay un reporte resumen generado junto con cada reporte de factura nica o
el reporte de factura por proveedor y moneda. La salida es una tabla organizada por
nmero de factura, incluyendo el cdigo del proveedor, nombre del proveedor, fecha
de factura, cantidad, y as. Esto tambin lista el presupuesto usado por cada factura
en un cdigo de objeto. El precio local total para todas las facturas aparece al final.
El reporte incluye solo los precios locales ya que puede comprender facturas que
estn en diferentes monedas. El reporte usa la plantilla XSL invoice-report-
summary.xsl.
Reconstruir ndice de PIB y el ndice de ordenes de adquisiciones (acq-04)
El servicio reconstruye los siguientes ndices:
1. ndice de ordenes de adquisiciones
2. ndice de solicitudes entrantes en PIB
3. ndice de solicitudes salientes en PIB
Cada archivo del ndice ser borrado y creado leyendo todos los registros de solicitud
de las ordenes de Adquisiciones/PIB.
Antes de correr este servicio, usted debe cargar los nuevos registros bibliogrficos
usando el servicio: Cargar Registros al catlogo (p-manage-18). La salida de p-
manage-18 debe usarse como la entrada para este servicio.
El servicio cierra las ordenes y las suscripciones relacionadas y abre nuevas ordenes y
suscripciones, duplicando las ordenes cerradas y suscripciones, y tomando la nueva
informacin de los parmetros ingresados por el usuario staff.
Un listado de las ordenes que fueron manejadas y la razn. Estas son las
razones:
o No existe la orden
Este servicio actualiza el estado de la orden y/o EDA para un grupo de ordenes. El
servicio usa un archivo de entrada de nmeros ADM + nmero de secuencia +
escenario ADM.
Archivo de entrada, Nuevo estado de la orden, Actualizar EDA? (S,N), Nueva EDA
12.8 Estadsticas
Estadsticas por fecha - Material/Mes (acq-25)
Este servicio genera un reporte estadstico de adquisiciones con las siguientes
columnas:
12.9 General
Imprimir reporte de disparadores (com-01)
Este servicio genera una impresin de los disparadores.
El ndice de palabras clave que es creado permite al usuario buscar en registros por
palabras claves.