TCNICAS DE RECOPILACIN DE INFORMACIN

Los analistas utilizan una variable de mtodos a fin de recopilar los datos sobre
una situacin existente, como entrevistas, cuestionario, inspeccin de registros
y observacin. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se
utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a
asegurar una investigacin completa. A continuacin se vern cada una de
ellas.
ENTREVISTA IRMA (EXPOSICION)

Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs

de preguntas que propone el analista. Quienes responde pueden ser gerentes
o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema, existen usuarios
potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionaran datos o sern
afectadas por la aplicacin propuesta. El analista puede entrevistar al personal
en forma individual o en grupos.

Recabar datos mediante la entrevista.

La entrevista es una forma de conversacin, no interrogacin! Al analizar las

caractersticas de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por
sus conocimientos sobre es sistema los analistas pueden conocerlos datos que
no estn disponibles en ninguna otra forma.

En las investigaciones de sistemas, las formas cualitativas y cuantitativas de la

informacin son importantes. La informacin cualitativa esta relacionada con
opiniones, polticas y descripciones cuantitativas tratan con nmeros,
frecuencia o cantidades. A menudo las entrevistas dan la mejor fuente de
informacin cualitativa; los otros mtodos tienden a ser ms tiles en la
recopilacin de datos cuantitativos.

Mucha gente incapaz de expresarse por escrito puede discutir sus ideas en forma
verbal. Como resultado de esto las entrevistas pueden descubrir rpidamente
malos entendidos, falsas expectativas o incluso resistencia potencial para las
aplicaciones en desarrollo; mas aun a menudo es ms fcil calendarizar una
entrevista con los gerentes del alto nivel, que pedirles que llenen cuestionarios.

Determinacin del tipo de entrevista.

La estructura de las entrevistas varia. Si el objetivo de la entrevista radica en

adquirir informacin general, es conveniente elaborar una serie de preguntas
sin estructura, con una seccin de preguntas y respuestas libres. La atmsfera
abierta y de fcil flujo de esta modalidad proporciona una mayor oportunidad para
conocer las actitudes, ideas y creencias de quien responde. Sin embargo, cuando
los analistas necesitan adquirir datos ms especficos sobre la aplicacin o
desean asegurar una alta confiabilidad en las respuestas a las preguntas que
han propuesto a sus entrevistados, las entrevistas estructuradas son mejores.

Las entrevistas estructuradas utilizan preguntas estandarizadas. El formato de

respuestas para las preguntas puede ser abierto o cerrado; las preguntas para
respuesta abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que
parezca apropiada. Con las preguntas para respuestas cerradas se
proporciona al usuario un conjunto de respuestas que se pueda seleccionar.
Todas las personas que responden se basan en un mismo conjunto de posibles
respuestas.

La confiabilidad es solo una consideracin en la seleccin del mtodo de

entrevista. Los analistas tambin deben dividir su tiempo entre desarrollar
preguntas para entrevistas y analizar las respuestas. Las entrevistas no
estructuradas requieren menos tiempo de preparacin, porque no se necesita
tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Sin embargo,
analizar las respuestas despus de las entrevistas lleva ms tiempo que con
las entrevistas estructuradas. De cualquier manera, el mayor costo radica en la
preparacin, administracin y anlisis de las entrevistas estructuradas para
preguntas cerradas.

Dado que un numero de personas se seleccionara para la entrevista, los analistas

deben tener cuidado de incluir aquellas personas que tienen informacin que no
se podr conseguir de otra forma. Durante las primeras etapas de un estudio de
sistemas, cuando los analistas determinan

La factibilidad del proyecto, con frecuencia las entrevistas solo se aplican a la

gerencia o personal de supervisin. Sin embargo, durante la investigacin
detallada en donde el objetivo es descubrir hechos especficos, opiniones y
conocer como se manejan las operaciones desempeadas actualmente, las
entrevistas se aplican en todos los niveles gerenciales y de empleados y
dependen de quien pueda proporcionar la mayor parte de la informacin til
para el estudio. As, los analistas que estudian ala administracin de
inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepcin,
al personal del almacn y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir,
aquellas personas que realmente trabajan en el almacn; tambin entrevistaran
a los agentes ms importantes.

Realizacin de la entrevista.

La habilidad del entrevistador es vital para el xito en la bsqueda de hechos

por medio de la entrevista. Las buenas entrevistas dependen del conocimiento
del analista tanto de la preparacin del objetivo de una entrevista especifica como
de las preguntas por realizar a una persona determinada.

El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar

una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier
oportunidad de xito. Por ejemplo, un analista que trabaja en la aplicacin
enfocada a la reduccin de errores probablemente no tendra xito si llegar a una
oficina de gerencia de nivel medio con la presentacin equivocada, por ejemplo,
si dijera, hola, fui enviado para encontrar una forma de mojar el rendimiento y
de reducir los errores que presentan aqu. O la introduccin: Estamos aqu para
resolver su problema, es igualmente mala. Es imaginable la rapidez con la que
va a responder ser irrita y se molesta con un enfoque de este tipo.

A travs de la entrevista, los analistas deben preguntarse as mismos las

siguientes interrogantes:

Qu es lo que me esta diciendo la persona? Por qu me lo esta diciendo a

m? Qu se esta olvidando? Qu espera esta persona que haga yo? Si se
considera cada elemento de la informacin contra estas preguntas, los
analistas tendrn mas conocimientos no solamente de la informacin adquirida
sino tambin de su importancia.

CUESTIONARIO

Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy til para las entrevistas; sin
embargo, existen ciertas caractersticas que pueden ser apropiadas en algunas
situaciones e inapropiadas en otras.

Recopilacin de datos mediante cuestionarios

Para los analistas los cuestionarios pueden ser la nica forma posible de
relacionarse con un gran numero de personas para conocer varios aspectos del
sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamentos, se
puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar
hechos con relacin al sistema. Por supuesto, no es posible observar las
expresiones o relaciones de quienes responden a los cuestionarios.

Tambin las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos ms

confiables. Por otra parte, las caractersticas anteriores tambin son
desventajas de los cuestionarios. Aunque su aplicacin puede realizarse con
un mayor numero de individuos, es muy rara una respuesta total. Puede
necesitarse algn seguimiento de los cuestionarios para motivar al personal
que responda; todas las respuestas se encontraran en una proporcin entre el
25 o 35%, que es lo ms comn.

Seleccin de formas para cuestionarios.

El desarrollo y distribucin de los cuestionarios es caro; por lo tanto, el tiempo

invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. Tambin es
importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilacin de
hechos significativos.

Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos; cuestionario abierto y

cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano
todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlos. Con
frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.

Cuestionarios abiertos.

Al igual, que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican
cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales;
tambin son tiles al explorar el problema bsico, por ejemplo, un analista que
utiliza cuestionarios para estudiar los mtodos de verificacin de crdito, en un
medio ambiente de ventas al a menudeo, podra recabar mas informacin
provechosa de una pregunta abierta de este tipo: Cmo podra simplificarse y
mejorarse el proceso de verificacin de crdito para los clientes?

Cuestionarios cerrados.

El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por

medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco
de referencia. Este formato es el mejor mtodo para obtener informacin sobre
los hechos. Tambin fuerza a los individuos para que tomen una posicin y forma
de opinin sobre los aspectos importantes.

Etapas en el desarrollo de un cuestionario

Los cuestionarios bien hechos no se desarrollan rpidamente, llevan tiempo y
mucho trabajo. La primera consideracin se encuentra en determinar el objetivo
del cuestionario. Qu datos quiere conocer el analista a travs de su uso? El
analista define como utilizar los cuestionarios a fin de obtener los hechos al
considerar la estructura mas til para el estudio y la ms sencilla de entender por
parte de los interrogados.

Lleva tiempo desarrollar preguntas bien elaboradas y deben siempre probarse

y modificarse, si es necesario, antes de que imprima una forma final y se
distribuya.

Seleccin de quienes recibirn el cuestionario

Aquellas personas que reciban el cuestionario deben seleccionarse de a

cuerdo con la informacin que puedan proporcionar. Escribir o imprimir un
cuestionario no significa que se pueda distribuir ampliamente sin un anlisis
previo. Lo pueden contestar personas no calificadas y si el cuestionario no es
annimo, y no ser posible retirar sus respuestas de la muestra. La realizacin
de esto tambin es desgastante y cara.

O B S E R V A C I O N VANESSA (EXPOSICION)

Ver es creer! Observar las operaciones le proporciona la analista hechos que no

podra obtener de otra forma.

Recopilacin de datos mediante la observacin

Leer en relacin con una actividad del negocio le proporciona al analista una
dimensin de las actividades del sistema. Entrevistar personal, ya sea
directamente o a travs de cuestionarios, tambin le ayuda y le dice algo ms.
Ninguno de los dos mtodos da una informacin completa; por ejemplo, leer en
relacin con un viaje en jet no reproduce la experiencia de volar a unos 30 mil
pies de altura.

La observacin proporciona informacin de primera mano en relacin con la

forma en que se llevan a cabo las actividades. Las preguntas sobre el uso de
documentos, la manera en la que se realizan las tareas y si ocurren los pasos
especficos como se pre-estableciern, pueden contestarse rpidamente si se
observan las operaciones.
Cuando observar

La observacin es muy til cuando el analista necesita ver de primera mano como
se manejan los documentos, como se llevan a cabo los procesos y si ocurren los
pasos especificados. Saber que buscar y como guiar su significado, tambin
requiere de experiencia. Los observadores con experiencia captan quien utiliza
los documentos y si encuentran dificultades; tambin estn alertas para detectar
documentos o registros que no se utilizan.

MUESTREO

Con frecuencia, en muchas empresas la informacin ya se encuentra

disponible para que el analista conozca las actividades u operaciones con las
cuales no esta familiarizado. Muchos tipos de registros e informes son accesibles
si el analista sabe donde buscar. En la revisin de registros, los analistas
examinan datos y descripciones que ya estn escritos o registrados y en relacin
con el sistema y los departamentos de usuarios. Esta forma de encontrar datos
puede servir como presentacin del analista, si se realiza al iniciar el estudio, o
como un termino de comparacin de lo que sucede en el departamento con lo
que los registros presentan como lo que debera suceder.

Recopilacin de datos por medio de la inspeccin de registros.

El termino registro se refiere a los manuales escritos sobre polticas,

regulaciones y procedimientos de operaciones estndar que la mayora de las
empresas mantienen como gua para gerentes y empleados. Los manuales que
documentan o describen las operaciones para los procesos de datos existente,
o sistemas de informacin que entran dentro del rea de investigacin, tambin
proporcionan una visin sobre la forma en la que el negocio debera
conducirse. Normalmente muestran los requerimientos y restricciones del
sistema (como cantidad de transacciones o capacidad de almacenamiento de
datos) y caractersticas de diseo (controles y verificacin del procesamiento).

Los registro permiten que los analistas se familiaricen con algunas

operaciones, oficinas de la compaa y relaciones formales a las que debe
darse apoyo. No obstante, no muestran como producen de hecho las actividades,
donde se ubica el poder verdadero para las decisiones, o como se realizan las
tareas en la actualidad. Los otros mtodos con objeto de encontrar datos
estudiados en esta seccin son ms eficaces para proporcionar al analista
este tipo de informacin.
Seleccin de los registros para revisin

En la mayor parte de las empresas los manuales de estndares sobre

procedimientos de operacin usualmente son obsoletos; a menudo no se
mantienen al corriente lo suficiente para sealar los procedimientos existentes.
Los diagramas de organizacin muestran como las diferentes unidades
deberan relacionarse con otras; pero muchas no reflejan las operaciones
actuales.

DOCUMENTOS DE TRABAJO PARA LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

DEFINICIN DIEGO (EXPOSICION )

Son el conjunto de cdulas y documentacin fehaciente que contienen los

datos e informacin obtenidos por el auditor en su examen, as como la
descripcin de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los
cuales sustenta la opinin que emite al suscribir su informe.

PROPSITO

El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar

en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de
auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que
corresponden a la auditoria del ao actual son una base para planificar la
auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las
pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoria, y una
base de anlisis para los supervisores y socios.

CLASIFICACIN

La clasificacin de los papeles de trabajo es la siguiente:

Archivo de referencia permanente : Contiene informacin que servir para

auditorias posteriores

Legajo de Auditoria

Los papeles de trabajo que sustentan el resultado de la auditoria

ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO

Todas las asociaciones de contadores pblicos establecen un mtodo propio

para preparar, disear, clasificar y organizar los papeles de trabajo, y el auditor
principiante adopta le mtodo de su despacho. Los conceptos generales
comunes a todos los papeles de trabajo son:
ARCHIVOS PERMANENTES. Tienen como objetivo reunir os datos de
naturaleza histrica o continua relativos a la presenta auditoria. Estos archivos
proporcionan una fuente conveniente de informacin sobre la auditoria que es de
inters continuo de un ao a otro. Ms adelante estudiaremos ms acerca del
archivo permanente.

ARCHIVOS PRESENTES. Incluyen todos los documentos de trabajo aplicables

al ao que se est auditando. Los tipos de informacin que se incluyen en el
archivo presente son: programas de auditoria, informacin general, balanza de
comprobacin de trabajo, asientos de ajuste y reclasificacin y cedulas de apoyo.

CONTENIDO

La preparacin adecuada de las cdulas acumuladas para documentar las

evidencias de auditoria, los resultados encontrados y las conclusiones
alcanzadas es una parte importante de la auditoria. El auditor reconoce las
circunstancias que requieren una cdula y el diseo adecuado de las cdulas que
deben incluirse en los archivos. Aunque el diseo depende de los objetivos
involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas caractersticas:

Cada papel de trabajo debe de estar identificado con informacin tal como
nombre del cliente, periodo cubierto, descripcin del contenido, la firma de
quien lo prepar, la fecha de preparacin y el cdigo de ndice.

Los papeles de trabajo estn catalogados y con referencias cruzadas para ayudar
el archivo y organizacin.

Los papeles de trabajo completos indican con claridad el trabajo de auditoria

realizado.

Cada papel de trabajo incluye suficiente informacin para cumplir los objetivos
para los cuales fue diseado.

Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de auditoria que se

esta considerando tambin se expresan en forma clara.

PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Los papeles de trabajo preparados durante la auditoria, incluyendo aquellos

que prepar el cliente par ale auditor, son propiedad del auditor. La nica vez
en que otra persona, incluyendo el cliente, tienen derechos legales de examinar
los papeles es cuando los requiere un tribunal como evidencia legal. Al trmino
de la auditoria los papeles de trabajo se conservan en las oficinas del despacho
de contadores para referencia futura.
CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO. GERMAN EXP

De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad

respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas,
as tambin los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el
contador pblico rinde con relacin a esos mismos balances y estados
financieros.

Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo

hace a travs de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los
libros y registros contables o procedimientos administrativos.

El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo
tanto no revelar ninguna informacin confidencial que haya obtenido en el curso
de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente.

Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir

-y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto
como prueba de su buena fe, como de la correccin tcnica de sus
procedimientos para llegar a su dictamen.

CDULAS

Para realizar un trabajo de auditoria, ya sea como empleado del departamento

de auditoria interna o como contador publico, el auditor necesitar examinar los
libros y los documentos que amparen las operaciones registradas y deber,
adems conservar constancia de la extensin en que se practic ese examen,
formulando al efecto, extractos de las actas de las asambleas de accionistas,
del consejo de administracin, de los contratos celebrados, etc. as como anlisis
del contenido de sus libros de contabilidad, de los procedimientos de registro,
etc. Estos extractos, anlisis, notas y dems constancias constituyen lo que se
conoce como cdulas, y su conjunto debidamente clasificado y ordenado los
papeles de trabajo.

Estos documentos constituyen la base y la evidencia para el dictamen o el

informe final.

Una definicin de cdulas de auditoria podra ser:

Cedula de Auditoria: Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado

por el auditor sobre una cuenta, rubro, rea u operacin sujeto a su examen.

CLASIFICACIN

Las cdulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:

Tradicionales.
Eventuales.

Las tradicionales, tambin denominadas bsicas, son aquellas cuya

nomenclatura es estndar y su uso es muy comn y ampliamente conocido;
dentro de estas se encuentran las:

Cedulas sumarias.- Que son resmenes o cuadros sinpticos de conceptos y/o

cifras homogneas de una cuenta, rubro, rea u operacin.

Cedulas analticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman

una cdula sumaria.

Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informar, por
grupos homogneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a
auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, as como el saldo total de cada
grupo. Las cdulas analticas se harn una por cada tipo de clientela,
sealando en ellas como est conformado el saldo de cada grupo.

Las cedulas eventuales no obedecen a ningn tipo de patrn estndar de

nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser
cdulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste,
cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cdulas
de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes,
entre muchos ms tipos de cedulas que pudieran presentarse