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GED (Gestion lectronique

de Documents) en 2014
> techniques, outils, panorama de loffre, dmarche de mise en
uvre,
best practices

La GED est aujourdhui encore en pleine effervescence, aussi bien pour les technologies et
les outils disponibles que pour les best practices mettre en uvre. En deux journes denses, ce
sminaire dresse un tat de lart complet, pragmatique et structur du domaine de la GED. Il en
rappelle et clarifie les concepts cls, examine les caractristiques et la maturit des solutions
disponibles sur le march, propose des modles dorganisation et des dmarches pour russir la
mise en uvre dun projet de GED.

Les diffrentes applications mtier : quel type de GED pour quels besoins ? Exemples concrets et
dtaills de solution de GED.
Les composants techniques de la GED (dmatrialisation, workflow, BPM, archivage
lectronique, rfrentiels, moteur de recherche, etc.) : comment les intgrer dans le systme
dinformation global de lentreprise ?
Quels sont les facteurs de russite et les leviers dun projet de GED ?
Comment valuer les impacts organisationnels, fonctionnels et techniques ?
Comment calculer les cots et valuer le retour sur investissement dun projet de GED ?
Comment mesurer le niveau de performance et la qualit du systme de GED ?
Quelle mthodologie projet adopter ?
Quel plan daction pour un systme de GED prenne, volutif et performant ?
Comment piloter un projet de GED et assurer la conduite du changement ?
Quelles sont les tendances du march ?
Comment sy retrouver dans loffre commerciale et choisir sa solution ?

Les diffrents domaines dapplication de la GED sont illustrs par des exemples et des cas rels
prsentant les objectifs, les critres, les choix techniques effectus, ainsi que les rsultats obtenus.
Ce sminaire privilgie une prsentation concrte et directement oprationnelle de la GED.

Un sminaire pragmatique et directement oprationnel


Bas sur de nombreux exemples et cas concrets issus de diffrents domaines dactivit, ce
sminaire apporte de nombreux conseils pratiques et examine les best practices pour concevoir,
mettre en uvre et piloter efficacement son systme de GED. Il porte un regard actuel et critique
sur les solutions disponibles, la stratgie et les conditions de mise en uvre.

Rappel des concepts cls


volution des concepts cls
Les concepts cls de la GED : contexte, enjeux, primtre de la GED, dfinitions, etc.
o
La place de la GED dans lECM.
o
Les diffrents types de GED : rfrentiel documentaire, dossiers daffaires. Caractristiques et
o
points de diffrenciation.
Place du collaboratif
o Primtre, briques fonctionnelles, etc.
o Exemples concrets de projets.
Gestion de contenu web
o Primtre, briques fonctionnelles, etc.
Exemples concrets de projets.
o
GED versus archivage lectronique
o Les relations entre la gestion de documents vivants et le records management.
o Le cycle de vie des documents.
o Quelques exemples dapplication.
Normes et rglementation
o Ce que dit la loi : valeur probatoire des documents, impacts sur les processus de traitement
documentaire, impacts sur la conception des solutions de GED.
o Loriginal numrique : quelles consquences ?
o La normalisation : porte et signification de la normalisation et de la certification des solutions
de GED, intgration avec larchivage lectronique et prconisations de la norme NF Z42-013
(ISO 14-641-1), les autres normes en projet dans ce domaine.

Concevoir une solution de GED


Pour chaque domaine fonctionnel, on mettra en vidence les volutions techniques en cours et les
perspectives, les meilleures pratiques actuelles, les prcautions ventuelles et les piges viter.

Domaines fonctionnels de la GED


La capture : dmatrialisation des documents papier, LAD, RAD, EDI, OCR/ICR, COLD,
o
intgration de documents lectroniques, exemples de traitement de documents (factures,
etc.), points dattention.
o La gestion : mtadonnes (rfrentiel documentaire, dossiers daffaires), rfrentiel de
classement, gestion des versions, fonctions collaboratives, rgles de gestion, workflow
documentaire, workflow mtier (BPM).
o La diffusion : recherche, interface de consultation, gestion des droits et accs, intgration/
interoprabilit avec les SI mtier.
o La recherche : besoins et approches possibles, indexation et recherche sur les mtadonnes
et/ou contenus textuels, cas des documents multimdias, indexation des contenus structurs.
o La conservation : signature lectronique, horodatage, scellement numrique, versement au
systme darchivage lectronique, destruction, exigences de scurit.
o Larchivage : exigences de prennit (journalisation, documentation, supports de
conservation, formats, audit), certificats lectroniques.
o Le pilotage et ladministration de la solution : audit, statistiques, import/export en masse,
interface avec le SI,rfrentiels.
Composants dun systme de GED
o Architecture et environnement techniques des solutions de GED : architectures fonctionnelle et
technique des solutions de GED, solutions possibles pour lintgration avec les applications
mtier existantes.
o Choix des supports de stockage.
o Critres des choix de supports en fonction du primtre fonctionnel.
o Infrastructures de stockage : SAN, NAS, CAS, Cloud, critres de choix.
o Portabilit des documents : quel codage pour garantir la prennit des documents,
positionnements respectifs de HTML et dAcrobat PDF, apports et contraintes du format PDF/A,
place de XML.
o volution des standards de compression de donnes.
o Moteurs de recherche.

Conduire un projet de GED


Mthodologie projet
Identifier les lments cls : analyse du contexte, objectifs et enjeux, acteurs et sponsors,
o
flux/volumes, taux de consultation, dure de rtention, frquence de mise jour, nombre et
rpartition gographique des utilisateurs, facteurs dvolution des facteurs dterminants, etc.
o Cartographie documentaire.
o Interface avec le systme dinformation de lentreprise.
o Multiprojets GED : avantages des centres de comptence, modalits de pilotage.
o Points de repre conomique : investissements prvoir, charges de fonctionnement, gains
quantitatifs et qualitatifs.
o Comment valuer le ROI, exemples de cas types.
Construction du socle de GED
o Stratgie GED : GED versus ECM, primtre, stratgie oprationnelle et organisationnelle,
matrice de cohrence entre les enjeux du projet et les enjeux de lorganisation.
o Construction dune offre de services V.0 : points de vigilance, comment raliser une enqute
sur lorganisation en matire de GED.
o Construction du socle technique GED : environnement technique, spcifications techniques et
fonctionnelles, politique de scurit, interoprabilit/urbanisation du SI, volutions court et
moyen termes.
o Projets connexes, quipements, contraintes prendre en compte, etc.
Enrichissement du socle GED
o Finalits et dfinition du projet.
o Identifier les opportunits et les contraintes : utilisateurs, organisation, juridique et technique.
o Dfinir le systme cible : composante fonctionnelle, composante organisation, plan daction.
o Modalits de mise en uvre.
Intgration au systme dinformation
o Principes fondamentaux et critres de mise en uvre.
o Exemples concrets dans une collectivit territoriale : projet de GED courrier.
Pilotage dun projet de GED
o Acteurs : sponsors, socits de conseil, experts techniques et fonctionnels, etc.
o Accompagnement au changement : mesures des impacts sur les utilisateurs, plan
de communication, supports de communication, leviers. Exemples concrets.
Prsentation de cas concrets
o Exemples de projet : retours dexprience, facteurs de russite et de frein.
o Grille dapplication de mthode spcifique.

Panorama de loffre GED


Pour chaque segment du march, on passera en revue les principaux outils disponibles :
caractristiques fonctionnelles et techniques, positionnement commercial, points forts et points
faibles, principaux domaines dapplication, contre-indications ventuelles, etc.
Physionomie du march
o Tendances du march : tendances du march franais et du march international.
o Typologie des prestations offertes.
o Critre de classement des offres.
o Focus sur loffre Open Source : atouts et contraintes, les vraies conomies et les limites,
solutions dominantes du march.
o March de services (tiers de confiance, intgrateurs, etc.).
o Positionnement de quelques intgrateurs majeurs.
o Panorama de loffre workflow des majors et des indpendants.
Principaux outils du march
o Les majors lchelle internationale : IBM, FileNet, OpenText, EMC CM&A, Banctec,
Microsoft, Xerox Docushare, etc.
o Impacts des derniers rapprochements sur les gammes de solutions.
o Solutions franaises : EverTeam, Tessi (Docubase), Dip Systmes, etc.
o Middle market : Adoc, Archimed, Zylab, Numrial, Azur Technology, Iris, etc.
o Positionnement dacteurs particuliers : Adobe, etc.
o Grilles doutils spcialiss dans le rfrentiel documentaire : Alexandrie 7.1, E-Dip, EverSuite
Content Management, JLB-Net, Cindoc.
o Logiciels de capture : A2iA, Readsoft, DocUpost, Itesoft, Ascent Kofax, EMC Captiva, Iris.
o Focus sur les moteurs de recherche.
o Cloud Computing.
o Loffre BPM : TIBCO, IBM Filenet, Plexus Banctec, W4, etc.
Comment choisir un outil de GED ?
o Comment choisir un outil de GED ?
o Comment choisir un prestataire : diteur ou intgrateur. Critres dterminants pour le choix.
o Exemples de cahiers des charges : quelques piges viter.
o Grille daide la dcision.