Una forma comn de elaborar un presupuesto es presentar los distintos tipos de gasto

(categoras de costo) y los ingresos (fondos disponibles o que deben recaudarse) en una hoja
de clculo simple (por ejemplo en Microsoft Excel). Podra ser necesario el uso de
presentaciones ms complejas, como varias hojas de clculo vinculadas entre s, debido a la
magnitud de la campaa o a los requisitos especficos de los donantes.

Qu debe contener un presupuesto

1. Gastos previstos

Personal: Todas las personas que cobran un salario por trabajar en la campaa. Pueden
indicarse por separado los costos directos (salarios) e indirectos (impuestos y seguros del
personal).
Inversiones: Es el equipo adquirido para el uso a largo plazo en la campaa, por ejemplo
dispositivos electrnicos, como cmaras y telfonos celulares. Para una rendicin de cuentas
eficaz, debera tomarse un inventario y actualizrselo peridicamente, es decir una lista de
todo el equipo, dnde se almacena y para qu puede usarse. Deberan celebrarse acuerdos por
escrito respecto de qu organizaciones recibirn el equipo despus de la finalizacin de la
campaa.
Costos operacionales: Son los costos relacionados directamente con la ejecucin de la
campaa que no son costos de personal ni inversiones. Los costos de impresin de los
materiales de la campaa, el alquiler de vallas publicitarias, el tiempo de emisin en la radio y
el transporte de un grupo de teatro itinerante son ejemplos de este tipo de costos.
Administracin: Son los gastos cotidianos de gestin de la campaa (por ejemplo alquiler de
espacio de oficina, electricidad, papelera, telfonos).
Adems, podra requerirse una partida por separado para los subcontratos, por ejemplo si se
contrata una empresa para disear los carteles de la campaa o a un consultor para que redacte
un informe de investigacin.

Recuerde: Cada categora de costo debera ser suficientemente detallada para poder hacer un
seguimiento adecuado de los gastos. Por ejemplo, en la partida de personal, debera llevarse
por separado cada puesto; en la de inversiones todo artculo o tipo de equipo debe tener su
propio rengln presupuestario (por ejemplo dos impresoras).

2. Ingresos proyectados

Subvenciones de donantes institucionales (por donante)

Donaciones de empresas, entidades de beneficencia locales, grupos confesionales, redes
profesionales y otras organizaciones que no son donantes institucionales
Donaciones de particulares
Suscripciones o cuotas de los miembros
Ganancias provenientes de la venta de artculos de la campaa e ingresos de otras actividades
Otros ingresos

Si parte de los ingresos se recauda para fines especficos (por ejemplo un donante sufraga los
gastos relativos a la participacin en una conferencia internacional), debera hacerse la
distincin entre las donaciones restringidas o para fines especiales que se usarn
exclusivamente para esos fines, y los ingresos no restringidos, que pueden usarse para otros
aspectos de la campaa (como gastos generales de administracin o personal).

3. Ingresos y gastos reales

 Muchas veces los gastos previstos pueden ser mayores o menores que los previstos o los
ingresos proyectados pueden ser inferiores a los necesarios para ejecutar la estrategia de la
campaa. Es til que un presupuesto tambin haga el seguimiento de las cantidades reales que
se recaudan y gastan, y que se usen para compararlas con las cantidades proyectadas. El
presupuesto tambin es un medio para determinar si se necesitan ajustes en la movilizacin y
asignacin de recursos a medida que la campaa progresa.

Recuerde: En general no es conveniente cambiar un presupuesto muchas veces a lo largo de

una campaa, pues lleva a cuestionar si la planificacin de la campaa tuvo en cuenta
adecuadamente los recursos necesarios para ejecutarla. No obstante, determinados factores
(tanto internos como externos) podran obligar a ajustar el presupuesto, en particular si la
campaa es muy prolongada, por ejemplo si un donante que ha prometido una contribucin se
retira, se han subestimado los gastos reales de comunicacin o se han producido cambios
administrativos, como la renuncia de personal o un aumento no previsto del alquiler de la oficina.
Debera examinarse el presupuesto cada seis meses y luego ajustarse de conformidad con los
datos reales si fuera necesario, para que siga siendo una proyeccin realista de los ingresos y
gastos futuros.

Puntos importantes que deben tenerse en cuenta al elaborar un presupuesto:

En campaas grandes y complejas, es aconsejable preparar una hoja del presupuesto por
cada conjunto de actividades, entre otras cosas para i) investigacin formativa, ii) costos de
produccin de anuncios de inters pblico por televisin, iii) costos de transmisin de esos
anuncios, iv) produccin de material impreso, v) diseo y mantenimiento del sitio web de la
campaa, y vi) actividades de recaudacin de fondos. Cada hoja debe incluir las distintas
categoras de costo y todos los ingresos especficos de la actividad. Una hoja resumen debera
agrupar todos estos presupuestos de actividades en una hoja, para mostrar los ingresos y
gastos generales de la campaa.
Para el seguimiento financiero eficaz, el presupuesto debera desglosarse en fases. Por
ejemplo en una campaa de dos aos, cada seis meses podran agregarse los gastos del
semestre en una columna complementaria de la hoja de clculo. Para una gestin financiera
eficaz, los presupuestos deben examinarse peridicamente y ajustarse rpidamente si se
producen cambios importantes, por ejemplo un cambio de las actividades de la campaa o una
disminucin imprevista de los ingresos proyectados.
El equipo de la campaa debera aprobar formalmente todas las revisiones del presupuesto,
que debera distribuirse a todos los interesados pertinentes. Para evitar confusiones y la mala
gestin financiera, es esencial incluir la fecha de aprobacin en la hoja del presupuesto y
marcar los proyectos de presupuesto como PROYECTOS que an no han sido aprobados.