Gestión de Parqueadero en La Universidad Politécnica Salesiana

SMART CIA. LTDA.
ANALISIS DEL CLIENTE

FECHA CORTE AL 30 DE DICIEMBRE DEL 2016
ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

CAMPUS GIRON
INDICE
ANEXO NOMBRE PGINA

D.C DECLARACION DE CONFIDENCIALIDAD 2
D.I DECLARACION DE INDEPENDENCIA 3
E.P INFORME DE LA ENTREVISTA PRELIMINAR 4
P.T PROPUESTA DE TRABAJO DE AUDITORIA DE GESTION 5
C.P CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIO DE AUDITORA DE GESTIN 7
M.P MAPA DE PROCESOS 9
N.R NARRATIVA 10
E.Q ESQUEMA 11
F.G FLUJOGRAMA 12
C.S CUESTIONARIO 13
E.N ENTREVISTA 18
C.C.P CEDULA DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR 20
M.D.P MEMORANDUM DE PLANIFICACION 21
O.T ORDEN DE TRABAJO 24
I.C.I INFORME DE CONTRO INTERNO 25
P.A PROGRAMA DE AUDITORIA 29
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CAMPUS GIRON
Quito, 30 de noviembre de 2016
Sr. Javier Herrn Gmez sdb

RECTOR DE LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA
DECLARACION DE CONFIDENCIALIDAD
De mi consideracin, confirmo a mi leal saber y entender que cumplo con lo establecido en el

cdigo de tica para profesionales de contabilidad y lo establecido en el reglamento de la
empresa, dando un aseguramiento de calidad al UPS, en cuanto a la confidencialidad de este o
cualquier otro proceso o poltica que se est realizando con el respectivo cliente asignado.
Atentamente,
X
Angie Montufar A.
Auditor
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CAMPUS GIRON

DECLARACION DE INDEPENDENCIA
De mi consideracin, confirmo a mi leal saber y entender que cumplo con las polticas y
procedimientos de la firma de auditoria de acuerdo a lo establecido en el cdigo de tica para
profesionales de contabilidad y lo establecido en el reglamento de la empresa, para de esta
manera dar un aseguramiento de calidad al cliente en cuanto a independencia del socio y
empleados.
Atentamente,
X
Angie Montufar A.
Auditor
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CAMPUS GIRON
UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA

INFORME DE LA ENTREVISTA PRELIMINAR
Entrevistado: Sr. Manuel Alomoto Lugar: Campus Girn

Cargo: Encargado de Parqueadero Fecha: 15 de diciembre del 2016
Actividad principal: Gestin del parqueadero de la UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA

CAMPUS GIRON
Visin: El parqueadero de la UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA es responsable en la

prestacin del servicio de parqueadero que garantizara seguridad a los vehculos que le sean
confiados y satisfaccin a los usuarios.
Misin: El parqueadero de la UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA con su eficacia,

transparencia y honestidad en la prestacin del servicio de parqueo en trminos de calidad y
eficiencia a todos los estudiantes, asumiendo el cuidado de los vehculos que son dejados a
disposicin de la UPS.
Objetivo: Prestar el servicio de parqueadero a los miembros seleccionados de la Universidad

Politcnica Salesiana (estudiantes, profesores, empleados) y a los visitantes autorizados,
brindando una administracin eficaz y eficiente con seguridad y confianza.
Estructura Departamental
Estudiantes
Departamento administrativo
Departamento de Seguridad
Localizaciones UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA SEDE GIRON
Atentamente,
X
Angie Montufar A.
Auditor
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CAMPUS GIRON

PROPUESTA DE TRABAJO DE AUDITORIA DE GESTION
Quito, 15 de noviembre del 2016

Estimado seor:
En vista de que la dinmica empresarial exige mayor claridad, transparencia e informacin
precisa y relevante sobre la gestin de los procesos que ejecutan y los riesgos que generan, se
hace indispensable la realizacin de una auditora de gestin, la misma que ser til para que
el parqueadero de la UPS Ltda. Conozca su nivel de desempeo, corrija falencias y mitigue
riesgos.
Smart Ca. Ltda., debido a la formacin y preparacin acadmica de alto nivel contamos con un
slido conocimiento de las mejores prcticas y normas aplicables, un espritu de equipo y un
estricto cdigo de conducta, para prestar un servicio de calidad.
Nuestro equipo est dispuesto a brindar servicios de auditora financiera, auditora de gestin
y auditora administrativa, con el objeto de detectar procesos obsoletos o mejorables.
Estamos desarrollando mtodos de trabajo e incorporando las oportunidades que ofrecen los
avances tecnolgicos en informtica y comunicaciones para beneficio de su cooperativa;
aportando soluciones y creando valor en nuestro trabajo.
Visin
Ser una firma de auditora con valor agregado en el mercado para ser reconocidos a nivel
regional y al mismo tiempo, desarrollar y promover las capacidades personales y profesionales
de nuestros integrantes.
Misin
Lograr una alianza estratgica con nuestros clientes y contribuir dentro de un marco legal y
tico, al xito de su gestin empresarial, ya sea sta administrativa, econmica o financiera,
mediante asesoramiento especializado.
Valores
Honestidad
Objetividad
Integridad
Confidencialidad
Cumplimiento de compromiso
tica profesional
Objetivos
Desarrollar y proveer servicios de asesora financiera-contable, gestin, administrativa y
consultora, proponiendo soluciones integrales para el mejoramiento de procesos de
operacin, gestin, financieros, administrativos y de control, de acuerdo con requerimientos
de nuestros clientes.
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Ofrecer servicios de auditora de calidad para establecer relaciones duraderas con nuestros
clientes dando soporte a la toma de decisiones correctas y oportunas.
Contribuir al desarrollo econmico de nuestros clientes, mediante aportes de calidad y tica
profesional para lograr el cumplimiento de objetivos estratgicos.
Portafolio de servicios
Auditoras financieras
Auditoras administrativas
Auditoras especiales
Asesoramiento en contabilidad
Objetivo de auditora
Evaluar el cumplimiento de los procesos de la cooperativa en cuanto a eficiencia, eficacia,
efectividad, economa, tica, equidad, educacin y excelencia, mediante la aplicacin de
pruebas de auditora para emitir recomendaciones que permitan mejorar los procesos y la
oportuna toma de decisiones.
Medir el grado de consecucin de la visin, misin, objetivos y principios cooperativos a ms
del cumplimiento de la normativa aplicable a la cooperativa; a travs de indicadores de gestin
para generar mecanismos que aporten a la estabilidad y crecimiento institucional.
Agradeciendo su preferencia y confianza en nuestros servicios, nos despedimos.
Atentamente,
X
Angie Montufar A.
Auditor
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CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIO DE AUDITORA DE GESTIN
Comparecen en la provincia de Pichincha el 15 de diciembre del 2016, por una parte el Sr.
Javier Herrn Gmez sdb RECTOR DE LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA, y por otra
parte la seorita Angie Montufar Armendriz- estudiante de la Universidad Politcnica
Salesiana; hemos convenido celebrar el siguiente contrato de prestacin del servicio de
auditora de gestin que se regir por las siguientes clusulas:
Primera.- Objeto del contrato

El presente contrato tiene por objeto la prestacin del servicio de auditora de gestin a la
UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA segn la propuesta aprobada por la misma, que hace
parte integral del presente contrato.
Segunda.- Alcance de auditora

El alcance de auditora de gestin a la sede de la UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA
ubicada en la provincia de Pichincha, se aplicar a las reas: administrativa-parqueadero.
Tercera.- Obligacin y funciones del auditor

SMART Ca. Ltda., realizar la auditora de acuerdo a las respectivas leyes, normas y
reglamentos que abalan nuestra profesin, con el fin de emitir un informe con
recomendaciones para mejorar la gestin de los procesos; se llevarn a cabo pruebas tcnicas
y de campo, revisin de documentos y anlisis de los mismos, con el fin de obtener seguridad
razonable en cuanto a la informacin y a poseer evidencia que sustenten nuestro informe.
Cuarta.- Duracin
Nuestro equipo de trabajo entregar el informe de auditora dentro de cuarenta y cinco das a
partir de la fecha del presente contrato.
Fase I Conocimiento preliminar 1 semana

Fase II Planificacin 1 semana
Fase III Ejecucin 3 semanas
Fase IV Comunicacin de Resultados 2 semanas
Quinta.- Obligaciones de la empresa

Para el efectivo desarrollo del trabajo, nos permitimos solicitarle la completa colaboracin y
facilidades por parte del personal encargado, para acceder a la respectiva documentacin; la
misma que ayudar a evaluar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas por la
empresa y la gestin de los procesos. Adems el monitoreo de la fase de Seguimiento ser
responsabilidad SMART Ca. Ltda.
Sexta.- Lugar de trabajo

El trabajo de auditora se realizar en las instalaciones de SMART Ca. Ltda., para el adecuado
progreso de la auditora de gestin.
Sptima.- Informacin confidencial

El equipo de Auditora no deber divulgar ninguna informacin suministrada por SMART Ca.
Ltda., generada u obtenida en la ejecucin del trabajo de auditora, sin el consentimiento
previo de la misma.
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En seal de conformidad, las partes acuerdan firmar el presente contrato en Quito, 15 de

noviembre del 2016.

Srta. Angie Montfar A.

Auditor
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Mapa de Procesos:
Prestar el servicio de parqueadero a los miembros seleccionados

de la UPS, brindando una administracin eficaz y eficiente con
seguridad y confianza.
PROCESOS ESTRATGICOS
UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA - PARQUEADERO
Comunicacin Revisin del sistema

interna para y planificacin Comunicacin a
establecer en que estratgica, para no los estudiantes
cometer errores en para el proceso
fechas se el sorteo
realizara el sorteo
PROCESOS CLAVES
ESTUDIANTE
Atender
Realizar un Entrega de
cualquier
sorteo de manera resultados para
inquietud
equitativa estudiantes
presentada por
los estudiantes
PROCESOS SOPORTE
Realizar una auditora para

comprobar que todos los Trabajar con el departamento
estudiantes que presentaron de informtica para establecer
la solicitud tengan los el logaritmo adecuado para el
requisitos adecuados sorteo
PROCESOS DE EVALUACION
Evaluacin y control del proceso Coordinacin para un proceso de

calidad
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Narrativa: Para una buena realizacin de la gestin de parqueadero en la Universidad

Politcnica Salesiana, primeramente se necesita establecer el cupo total de parqueaderos
disponibles que tan solo tiene un cupo de 290 espacios fsicos habilitados que se dividen para
el personal docente, administrativo y estudiantes, el parqueo de motocicletas tiene de dos
parqueaderos, para un cupo total de 20 motos, para establecer quien tendr un cupo para el
semestre en curso, se realiza un sorteo con la previa presentacin de una solicitud, despus de
ello el departamento administrativo da resolucin de los estudiantes que fueron elegidos para
un puesto en el parqueadero, a los cuales se les entregara un sticker plegable para que lo
coloquen en su vehculo y con eso puedan cada da tener acceso al parqueadero en el
siguiente horario lunes a viernes de 7:00 am a 22:00 pm y sbados de 7:00 am a 15:00 pm
como ltimo punto el departamento de seguridad tiene la obligacin de controlar la veracidad
del sticker y brindar seguridad y confianza, el ingreso y salida de vehculos solo puede ser
autorizado por el supervisor de seguridad. Al igual que lo sealado anteriormente, el sorteo
tambin aplicar para la asignacin de los parqueaderos de motocicletas, en caso de superar
los cupos mximos establecidos.
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Esquema:
ENTIDAD ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO
El estudiante tiene como
primer paso presentar una
Presentar solicitud solicitud para un cupo en el
parqueadero, despus de
Receptar respuesta esto tiene que esperar la
de solicitud respuesta de la solicitud, si
Estudiante
fue seleccionado tiene que
Recibir ticket solicitar un sticker en el
departamento administrativo
para colocarlo en el vehculo
y tener acceso al
parqueadero.
El departamento
Abrir cupos para el administrativo abre los cupos
sorteo del uso de e indica las fechas de
parqueaderos recepcin de solicitud para el
sorteo, luego de realizado el
Receptar solicitud mismo se debe informar
Departamento tanto a los estudiantes como
Administrativo Realizar sorteo al departamento de
seguridad sobre el estado de
Dar resolucin la solicitud y despus entrega
los stickers respectivos a
Entregar stickers aquellos estudiantes que ha
sido seleccionados para el
cupo
Se comunica con el
departamento administrativo
para estar al tanto sobre el
estado de la asignacin de
cupos, una vez establecido
presenta un informe mensual
Verificar estado de sobre riesgos presentados y
Departamento de Seguridad
usuario los vehculos que estn
haciendo uso de las
instalaciones, tambin tiene
como objetivo verificar que
ningn estudiante cometa
una falsificacin con el sticker
para obtener una plaza.
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Flujo grama:
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Cuestionario:
CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

PREGUNTAS SI NO N/A
1. Inters de la direccin por la tica del personal de la entidad. X
2. Existe un Cdigo de tica aprobado por las instancias
X
correspondientes de la Entidad?
3. Se conocen vulneraciones a la tica funcionaria por parte de los
X
ejecutivos de la entidad?
4. Existe conocimiento de actos fraudulentos o contrarios a la tica
X
que involucren a los empleados que ejecutan las operaciones?
5. La entidad ha exigido la aceptacin formal del Cdigo de tica por
X
parte de todos los empleados sin distincin de jerarquas?
6. La entidad realiza induccin a los nuevos empleados en cuestiones
X
ticas?
7. Se sancionan los comportamientos contrarios a la tica? X
8. Se investigan y documentan las posibles violaciones a la tica? X
9. El personal conoce las consecuencias por vulneraciones al Cdigo
X
de tica?
10. La entidad ha identificado sus reas estratgicas a efectos de
X
fortalecimiento para mejorar la calidad?
11. Los procedimientos incorporan actividades de control? X
12. Existen procedimientos administrativos para la implementacin
X
de los sistemas de administracin?
13. La entidad exige rendiciones de cuenta y ejerce controles
peridicos sobre las actividades de las reas y unidades X
desconcentradas?
14. Los empleados que toman decisiones administrativas y
X
operativas significativas tienen el nivel de autoridad correspondiente?
15. Existe personal suficiente para el desarrollo de las funciones de
X
cada una de las unidades organizacionales?
16. La direccin es consciente de los riesgos presentes y potenciales
X
que pueden afectar?
17. Existe evidencia que demuestre que los empleados poseen los
X
conocimientos y habilidades requeridos?
18. La entidad cuenta con polticas formalmente establecidas en el
X
Reglamento Interno de Personal?
19. Existen adecuados niveles de colaboracin por parte de los
trabajadores para que la entidad alcance y mejore su eficiencia X
operativa?
20. Existen instancias de coordinacin para trabajos de competencia
X
compartida entre reas y unidades?
CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL COMPONENTE PROCESO DE EVALUACION DEL RIEGO
21. Existen uniformes? X
22. Las Zonas de trabajo y lugares tienen un paso dificultados por
X
exceso de objetos?
23. Existe Trabajo en situacin de aislamiento o confinamiento
X
(aunque sea espordicamente)?
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24. Los controles y los indicadores asociados a su trabajo (mandos
de los equipos, tableros de instrumentacin, etc.) se visualizan con
X
dificultad?
25. Se ha difundido en todos los niveles organizacionales el concepto

X
de riesgo, sus distintas calificaciones y consecuencias para la entidad?
26. Se han determinado los responsables de la identificacin y el
X
anlisis de los riesgos?
27. Se han establecido procedimientos para aplicar
X
autoevaluaciones directas e indirectas?
28. La entidad ha establecido criterios para analizar los riesgos
X
identificados?
29. Se establecen las posibles acciones que sern consideradas en la
X
administracin de riesgos?
30. La entidad ha desarrollado sistemas de informacin para la
X
identificacin de riesgos potenciales?
31. Se han determinado los responsables de monitorear esta
X
informacin?
32. Se establecen las posibles acciones que sern consideradas en la
X
administracin de riesgos?
33. Se priorizan los riesgos considerando su nivel en funcin del
X
producto entre la importancia relativa y la frecuencia de ocurrencia?
34. Se han establecido procedimientos para implantar sistemas de
alertas tempranos que permitan detectar cambios generadores de X
riesgos en el entorno externo e interno?
35. Se han determinado los recursos que deben ser manejados
adecuadamente a efectos de no generar cambios que afecten la X
ejecucin de las operaciones?
36. Se ha definido la oportunidad en que se deben identificar los
X
riesgos?
37. Existen los insumos para el proceso de identificacin de riesgos? X
38. Promueve la Direccin una cultura de riesgos? X
39. La Direccin propicia la identificacin peridica de riesgos con la
X
participacin de los dueos del proceso?
40. Se han determinado los factores crticos del xito internos y
externos cuyos cambios negativos pueden perjudicar el logro de X
objetivos?
CUESTIONARIO PARA SISTEMAS DE INFORMACION APLICABLE A LOS INFORMES
FINANCIEROS Y LAS COMUNICACIONES
41. Conocen los usuarios el nivel de confiabilidad de la informacin
X
financiera y operativa que utilizan?
42. Permite el sistema la generacin de informacin financiera
X
oportuna para la toma de decisiones?
43. Los funcionarios que utilizan el sistema de informacin estn
conformes con respecto a la confiabilidad y oportunidad de los X
informes que emiten dichos sistemas?
44. Existen resguardos apropiados de la informacin contra
X
alteraciones, prdidas y falta de confidencialidad?
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45. Se protegen adecuadamente con copias de seguridad los
programas de aplicacin y los archivos informticos generados X
durante el procesamiento diario de las operaciones?
46. Existe asignacin de responsabilidades respecto de la custodia de
X
las copias de seguridad de los programas y archivos informticos?
47. Existen mecanismos para obtener informacin externa sobre las
X
necesidades y el nivel de satisfaccin de los usuarios?
48. Los sistemas de informacin son tiles y consistentes con los
X
planes estratgicos y programas operativos de la entidad?
49. Existe informacin suficiente y confiable para el seguimiento de
X
las estrategias?
50. Existen procesos para comunicar rpidamente la informacin
X
crtica a toda la entidad?
51. Los funcionarios comprenden cmo sus tareas afectan a, y son
X
afectadas por, las tareas de otros funcionarios?
52. Existen mecanismos establecidos para la coordinacin con entes
X
tutores?
53. La entidad ha determinado canales de comunicacin con los
X
entes tutores?
54. Existen mecanismos establecidos para la coordinacin de tareas
X
entre reas, unidades y funcionarios?
55. Existe una comunicacin adecuada (fluida, suficiente y oportuna)
entre todas las reas y unidades relacionadas de la entidad; como
X
tambin, entre los funcionarios que participan de una operacin
determinada?
56. La entidad ha establecido medios de comunicacin aptos para la
comunicacin inmediata de informacin urgente a toda la entidad o X
todos los responsables de las reas y unidades funcionales?
57. Existen procedimientos para comunicar las irregularidades que
X
los funcionarios hayan detectado?
58. Son conocidos estos procedimientos por todos los funcionarios
X
de la entidad?
59. Los procedimientos son aptos para comunicar acciones
X
impropias de la Direccin?
60. Los funcionarios conocen los objetivos de las actividades en la
X
cuales participan y cmo sus tareas contribuyen a lograrlos?
CUESTIONARIO PARA ACTIVIDADES DE CONTROL
61. La entidad ha implantado un sistema de contabilidad integrado
de acuerdo con lo establecido en la Ley y en las normas bsicas de X
contabilidad gubernamental integrada vigentes?
62. El sistema de contabilidad utilizado integra informacin
financiera, patrimonial y presupuestaria en un sistema nico, comn, X
oportuno y confiable?
63. La unidad de contabilidad realiza pruebas de consistencia entre
X
los estados financieros bsicos?
64. Los procedimientos establecen actividades de control para
asegurar que el presupuesto aprobado correspondiente a la gestin X
sea correctamente incorporado al sistema contable?
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65. Los procedimientos determinan actividades de control para
asegurar que las existencias de los bienes patrimoniales se valen X
adecuadamente?
66. Los procedimientos determinan actividades de control que
X
aseguren la integridad de los registros?
67. Los procedimientos determinan actividades de control para
asegurar el registro adecuado de las existencias de los bienes X
patrimoniales?
68. Los procedimientos determinan actividades de control que
aseguren la exactitud de los registros? X
69. Los procedimientos aseguran que todo movimiento de bienes se

X
incluya en los comprobantes correspondientes?
70.Los procedimientos determinan actividades de control sobre las
X
entradas o insumos del procesamiento?
71.Los procedimientos determinan actividades de control para la
proteccin fsica de los comprobantes y la documentacin de X
respaldo?
72.Los procedimientos determinan actividades de control para la
X
proteccin fsica de los registros?
73.Los procedimientos establecen actividades de control que
X
aseguren el registro oportuno de las operaciones?
74.Los archivos estn ubicados en lugares protegidos bajo la
responsabilidad de cada rea funcional y cuentan con acceso X
restringido?
75.Los procedimientos determinan los responsables de la custodia
X
de la documentacin?
76.Los procedimientos establecen actividades de control sobre la
informacin que debe ser considerada para la formulacin de X
objetivos de gestin de la entidad?
77.Se verifica el cumplimiento de los cronogramas? X
78.Los procedimientos establecen actividades de control para
X
asegurar que exista coherencia entre los objetivos formulados?
79.Los procedimientos establecen actividades de control para
X
asegurar exactitud e integridad sobre el inventario de personal?
80.Los procedimientos establecen actividades de control que
X
aseguren el cumplimiento de los procesos para reclutar al personal?
CUESTIONARIO PARA MONITOREO DE LOS CONTROLES
81.Requieren los procedimientos que se soliciten confirmaciones de
terceros para corroborar la informacin generada dentro de la X
entidad?
82.Existe una adecuada segregacin de funciones que permita el
X
desarrollo de controles por oposicin?
83.La funcin de auditora interna es independiente? X
84. Tienen los auditores internos autoridad y capacidad para
examinar cualquier aspecto de las operaciones y actividades de la
X
entidad?
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85. Las evaluaciones puntuales sobre el control interno son
X
adecuadas?
86.Los auditores comparan el conocimiento terico obtenido con la
X
realidad del funcionamiento?
87.Se investigan las causas de las deficiencias en los controles
X
internos?
88.Se realiza un seguimiento de las acciones efectuadas para
X
comprobar la implantacin de las recomendaciones?
89.Se corrigen las transacciones o las deficiencias identificadas? X
90.Existen polticas y procedimientos para asegurar que se toman
acciones correctivas oportunamente cuando ocurren excepciones en X
los controles?
91.Existen cronogramas para la implantacin de las
X
recomendaciones?
92.Existen pronunciamientos escritos sobre la aceptacin o rechazo
X
de las recomendaciones?
93.Las evaluaciones puntuales sobre el control interno son
X
adecuadas?
94.Los auditores comparan el conocimiento terico obtenido con la
X
realidad del funcionamiento?
95.Las deficiencias detectadas son puestas en conocimiento de la
X
mxima autoridad ejecutiva de la entidad?
96.Existe constancia de remisin de informes a entidades de
X
control?
97.Se han realizado las coordinaciones internas y externas antes de
X
comenzar la ejecucin de las actividades programadas?
98.Tienen los auditores internos autoridad y capacidad para
examinar cualquier aspecto de las operaciones y actividades de la X
entidad?
99.Existen controles gerenciales que permitan conocer el nivel de
eficacia de los controles internos aplicados durante el procesamiento X
de las operaciones?
100.Existe una adecuada separacin de funciones que permita el
X
desarrollo de controles por oposicin?
TOTAL 79 17 4
Conclusin: Al determinar lo establecido, el auditor considera que el riesgo se reduce a un

nivel aceptablemente bajo. Por lo que mientras ms bajo el riesgo se est dispuesto a aceptar
esta gestin de parqueadero.
Saludos,
Angie Montufar A.
Auditor
ELABORADO POR: Angie Montufar A. FECHA: 15 de noviembre del 2016

REVISADO POR: Santiago Toapanta FECHA: 15 de noviembre del 2016
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Entrevista:
1. COMO ACTUARIA EN CASO DE UN ACCIDENTE O UN INCIDENTE EN EL

PARQUEADERO?
Todo accidente o incidente debe ser informado, no se debe abandonar el lugar del
incidente y de ser necesario se proceder a tomar los datos personales como nombre,
apellido, nmero de telfono para dar solucin.
2. EN CASO DE QUE UN OCUPANTE DEL PARQUEADERO VIOLE LAS POLITICAS QUE

SUCEDERIA?
Estarn sujetas a medidas disciplinarias de acuerdo al reglamento interno de la
universidad
3. QUE TIPO DE PERSONAS TIENEN ACCESO AL PARQUEADERO DE LA UNIVERSDIAD?

Todo personal docente, administrativo y alumnos que tengan actividades dentro de la
universidad.
4. EL USO DE LA TARJETA SE PUEDE FACILITAR A OTRA PERSONA?

Es intransferible y se us por vehculo, se prohbe su uso con otro vehculo, dado el
incumplimiento se prohibir el ingreso del mismo
5. ES POSIBLE DEJAR ENTRAR AL PARQUEADERO SIN LA TARJETA ELECTRONICA,

COBRAR POR EL USO DEL PARQUEADERO?
No por ningn motivo el personal de seguridad puede recibir ni regalos ni dinero de
ningn colaborador, estudiante o personal ajeno a la institucin por el uso del
parqueadero.
6. EL PERSONAL SE ENCUENTRA CAPACITADO?

La capacitacin que nos dan es al inicio del contrato en el cual nos dan informacin
7. EL PERSONAL RECIBE CAPACITACIN CONSTANTE MENTE?

Solo a travs vez de charlas o comunicados que nos llegan desde la central
8. CREE QUE LA ENTREGA DE LOS TIQUETES DE PARQUEADERO SE REALIZA DE FORMA

LEGAL?
Se desconoce del tema ya que la seleccin se realiza por parte principal es decir
trmite interno propio de la universidad
9. SE PUEDE OFRECER UN SERVICIO ADICIONAL APARTE DE APARCAMIENTO?

Es muy limitado pero puede darse el servicio de lavado de los coches obviamente
contratando otra persona para que lo realice
10. EL PERSONAL CUENTA CON TODOS LOS IMPLEMENTOS REQUERIDOS PARA ESTE
SERVICIO?
Como somos una empresa de seguridad privada las dotaciones son entregadas desde
la cede y constan de un uniforme, gas pimienta, chaleco y en casos nos dan dotacin
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11. PODRA EXISTIR LA POSIBILIDAD DE QUE EL SERVICIO SE EXPANDA?
El espacio es muy limitado por lo cual es ms que imposible una expansin
12. SE CUENTA CON TECNOLOGA Y TODO LO NECESARIO PARA PRESTAR UN SERVICIO

DE CALIDAD Y PODER AFRONTAR TODO TIPO DE CONTINGENCIAS?
La tecnologa la necesaria ya que la universidad cuenta con sus propias cmaras de
seguridad
13. SE CONSIDERA UN SERVICIO ES UN SERVICIO PARA TODOS LOS QUE NECESITAN?

Realmente por el espacio limitada es un servicio privilegiado que pocos tienen acceso
14. QU OPININ CONSIDERA AL RESPECTO DE SU APROVECHAMIENTO DEL ESPACIO?

Que realmente para el alto nmero de demanda el espacio es muy corto y muchos
vehculos tienen que ser parqueados fuera del establecimiento, que debe considerar
esto.

APROBADO POR: Cristopher Borja FECHA: 15 de noviembre del 2016
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CEDULA DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR
NOMBRE DE LA ENTIDAD: UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA
DIRECCIN MATRIZ: Chambers 227 y 5 de Junio
DIRECCIN AGENCIA 1: Av. 12 de Octubre 2422 y Wilson
DIRECCIN AGENCIA 2: Calle Vieja 12-30 y Elia Liut
TELFONO: MATRIZ: (593) 4 2590-630
AGENCIA 1: (593) (2) 3962900
AGENCIA 2: (593) (7) 2862213
CORREO ELECTRNICO: svicerrectoruio@ups.edu.ec
FECHA DE CREACIN: 4 de agosto de 1994
HORARIO DE ATENCIN: 8:30 A.M. 5:30 P.M.
NIVELES DE LA ORGANIZACIN : NIVEL GOBERNANTE __

NIVEL GERENCIAL__
NIVEL EJECUTIVO __
NIVEL OPERATIVO__
FUNCIONARIOS PRINCIPALES
JAVIER HERRN GMEZ SDB RECTOR

LUIS TOBAR PESNTEZ VICERRECTOR ACADMICO GENERAL
CSAR VSQUEZ VSQUEZ VICERRECTOR SEDE CUENCA
JOS JUNCOSA BLASCO VICERRECTOR SEDE QUITO
ANDRS BAYOLO GARY VICERRECTOR SEDE GUAYAQUIL
PRINCIPALES SERVICIOS SERVICIOS ESTUDIANTILES
SE HAN REALZADO AUDITORAS DE GESTIN ANTERIORMENTE?

SI

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MEMORANDUM DE PLANIFICACION
Fecha: 15 de noviembre del 2016

Asunto: Elaborar la planificacin de auditora de gestin de parqueadero de la UPS sede Giron
Antecedentes
El 15 de noviembre del 2016 se renen en la ciudad de Quito, por una parte del rector de la
UPS y por la otra parte la empresa SMAT Ca. Ltda.
En la reunin se define realizar la auditora de gestin a la UPS; el personal involucrado en la
auditora sern: el rector, la administracin estudiantil, el departamento de seguridad.
Objetivo
Evaluar el cumplimiento de los procesos de la UPS en cuanto a eficiencia, eficacia, efectividad,
economa, tica, equidad, educacin y excelencia, mediante la aplicacin de pruebas de
auditora para emitir recomendaciones que permitan mejorar los procesos y la oportuna toma
de decisiones.
Alcance
Esta Auditora cubre la gestin de parqueadero de la UPS ubicada en la ciudad de Quito.
reas significativas
Administrativa: Establece el control en la toma de decisin.
Seguridad: Registro y control de movimientos que generen informacin para la toma de
decisiones y la presentacin oportuna a entes de control.
Polticas de la empresa
De depsitos, monedas, y fijacin de tasas de inters, de los certificados de aportacin, de las
cuentas de ahorro y plazo fijo; y de colocaciones y captaciones.
Equipo de trabajo
Angie Montufar A. Supervisor de auditora.
Santiago Toapanta Auditor senior.
Cristopher Borja Auditor senior.
Desarrollo
Cumplir con las siguientes actividades con su equipo de trabajo.
21
SMART CIA. LTDA.

CAMPUS GIRON
1. TIEMPO PRESUPUESTADO: Tiempo y recursos estimados para el trabajo de auditora
N PROCEDIMIENTO TIEMPO/HORAS FECHA

FASE I
1 Familiarizacin con la empresa 2 15-11-2016
a) Realizar la entrevista de 5 17-11-2016
conocimiento
preliminar
b) Firma del contrato de auditor 2 20-11-2016
FASE II
1 Cdula de conocimiento preliminar 3 21-11-2016
2 Realizar las rdenes de trabajo 3 22-11-2016
3 Evaluacin de control interno
a) Cuestionarios de control interno 20 06-12-2016
b) Informe de evaluacin del control 5 07-12-2016
interno
4 Elaboracin del programas de 5 09-12-2016
auditora
FASE III
1 Desarrollo del programa de 20 11-12-2016
auditora.
2 Preparar las hojas de hallazgos 15 12-12-2016
FASE IV
1 Preparacin y lectura del informe de
auditora
a) Realizar el borrador del informe 10 15-12-2016
b) Preparar el acta de discusin 5 16-12-2016
2 Informe final de auditora
a) Depurar el informe 5 19-12-2016
b) Preparar y entregar el informe 5 25-12-2016
final
Total tiempo 105
2. DETERMINACIN DE RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
CANTIDAD DETALLE COSTO UNITARIO TOTAL

3 Resmas de papel 4.00 12,00
2 Caja de esferos 2.00 4,00
2 Borrador 0.20 0,40
1 Grapadora 4.00 2,00
1 Perforadora 4.00 2,00
2 Caja de Clips 0.35 0,70
22
SMART CIA. LTDA.

CAMPUS GIRON
1 Caja de grapas 1.50 1,50
10 Carpetas 5.00 50,00
20 Separadores 0.10 2,00
TOTAL 74,60
3. ESTIMACIN DE PLAZO
Inicio del trabajo de campo: 15 de noviembre del 2016

Fin del trabajo de campo: 25 de diciembre del 2016
Fecha de discusin del informe: 26 de diciembre del 2016
Fecha de entrega del informe final: 30 de diciembre del 2016
X
Angie Montufar A.
Auditor

23
SMART CIA. LTDA.

CAMPUS GIRON
ORDEN DE TRABAJO # 001.

Ciudad
De conformidad al plan anual de actividades para el ao 2016 aprobado por el

COLEGIO DE CONTADORES ECUATORIANOS mediante oficio # 032 del 14 de Diciembre
de 2013 srvase realizar una Auditora Financiera a la Empresa Privada a la
UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA campus el Girn, durante el perodo
comprendido del 15 de Noviembre al 30 de Diciembre del 2016, la indicada auditoria
se efectuar con el objeto de determinar lo siguiente:
Determinar la racionabilidad de la gestin a auditar.
Establecer la solidez de los mecanismos del control interno, administrativos y

financieros aplicados a la UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA Campus Girn
Comprobar el cumplimiento de leyes, normas u otras disposiciones que regulen a la

UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA Campus Girn. Para el efecto deber realizar la
visita a los diferentes departamentos con la finalidad de elaborar planes y programas
para su aprobacin correspondiente, documentos que se utilizarn en el desarrollo de
la auditoria. El tiempo estimado para la ejecucin de este trabajo ser de 45 das
incluyendo el borrador del informe y tendr como operativos al seor: Cristopher
Borja.
Atentamente,
Angie Montufar A.
SUPERVISOR DE AUDITORA GENERAL
24
SMART CIA. LTDA.

CAMPUS GIRON
INFORME DE CONTROL INTERNO

Presente.
En cumplimiento al contrato de auditora de gestin a la UNIVERSIDAD POLITECNICA

SALESIANA Campus Girn, realizamos la evaluacin del control interno. Ponemos a su
consideracin los resultados obtenidos:
25
SMART CIA. LTDA.
ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA CAMPUS GIRON
PROBABILIDAD ALTO 6 8 9
1-3 Aceptable
MEDIO 3 5 7
4-6 Moderado
BAJO 1 2 4 7-9 Inaceptable
BAJO MEDIO ALTO
IMPACTO
INFORME DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE ESTUDIANTES DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD

Existe un cdigo de tica, para la Se cumple con las recomendaciones
Existe un control sobre los tiempos
FORTALEZAS seleccin de los estudiantes que emitidas por el departamento
para la presentacin de la solicitud
pueden utilizar el parqueadero administrativo
AMBIENTE DE
No aportar un
CONTROL Toma de decisin Brindar
cumplimiento
RIESGOS inadecuada por MODERADO informacin ALTO MODERADO
razonable en la
falta de decisin errnea
vigilancia
Considera los riesgos que implica la Se realiza el adecuado anlisis de las Se maneja los riesgos a travs
FORTALEZAS
decisin de presentar la solicitud solicitudes receptadas de indicadores recomendados
No estar
EVALUACIN
Prdida de preparado
DEL RIESGO Robo de algn
RIESGOS tiempo por BAJO para afrontar los MODERADO ALTO
vehculo
tramites riesgos
26
SMART CIA. LTDA.


Aceptar las polticas aplicadas para la La UPS ha designado un jefe de
FORTALEZAS Se establecen los cupos
presentacin de la solicitud procesos
Malestar de los
ACTIVIDADES DE
Manipulacin de Perdida de estudiantes
CONTROL
RIESGOS la solicitud MODERADO solicitudes ALTO debido al MODERADO
presentada receptadas proceso de
vigilancia
El departamento administrativo le
Reuniones permanentes para
La comunicacin es efectiva entre los proporciona informacin
FORTALEZAS Verificar que el proceso se est
estudiantes y funcionarios de la UPS que le permite realizar de manera
llevando de manera adecuada
INFORMACIN Y eficaz su trabajo
COMUNICACIN Desconocimiento No se mantiene
de cmo actuar Falta de actualizado en
RIESGOS BAJO MODERADO MODERADO
en caso de falta comunicacin base al proceso
de informacin de seleccin
Capacitacin constante para manejar
Actualizacin de documentacin al Cumplimiento de reglamento y otras
FORTALEZAS el proceso de seleccin de los
momento de presentar la solicitud disposiciones
estudiantes
SUPERVISIN Y Mala
Falta de Manipulacin de
MONITOREO organizacin al
disponibilidad al la informacin
RIESGOS BAJO ALTO momento de ALTO
presentar para favorecer a
cuidar los
documentos algn estudiante
vehculos
27
SMART CIA. LTDA.


CAMPUS GIRON
Recomendaciones:
Luego de evaluar los riesgos de los componentes en cada rea de la UPS, se presenta
recomendaciones para mitigar los riesgos y mejorar el sistema de control interno, con el fin de
que las mismas sean consideradas:
Estudiantes:
Presentar la solicitud a tiempo

Tener todos los documentos actualizados
Departamento Administrativo:
Tener reuniones peridicas para establecer un correcto control

Colocar bajo seguridad las solicitudes despus de la recepcin de las mismas
Colocar bajo seguridad los resultados antes de ser presentados
Departamento de Seguridad:
Realizar adecuaciones al rea de trabajo para un mejor desempeo de las actividades y

as ofrecer un mejor servicio a los estudiantes
Aprobacin del cdigo de tica para establecer confianza
X
Angie Montufar A.
Auditor

28
SMART CIA. LTDA.


CAMPUS GIRON
PROGRAMA DE AUDITORIA
Objetivos:
Verificar el cumplimiento de normas, manuales y polticas establecidas aplicables a la UPS
campus Girn.
Verificar la gestin adecuada de los procesos que se desarrollan dentro de la UPS campus
Girn.
TIEMPO
N PROCEDIMIENTO REF RESP. OBSERV.
/HORAS
1 Familiarizacin con la empresa A.M. 2 Horas
Realizar la entrevista de conocimiento E.P A.M. 5 Horas
2
preliminar
3 Firma del contrato de auditor P.T/C.P A.M. 2 Horas
4 Cdula de conocimiento preliminar C.C.P A.M. 3 Horas
5 Realizar las rdenes de trabajo O.T A.M. 3 Horas
6 Evaluacin de control interno I.C.I A.M. 5 Horas
7 Cuestionarios de control interno C.S A.M. 20 Horas
8 Informe de evaluacin del control interno I.C.I A.M. 5 Horas
9 Elaboracin del programas de auditora A.M. 5 Horas
10 Desarrollo del programa de auditora. P.A A.M. 20 Horas
11 Preparar las hojas de hallazgos A.M. 15 Horas
12 Preparacin y lectura del informe de auditora A.M. 5 Horas
13 Realizar el borrador del informe A.M. 10 Horas
14 Preparar el acta de discusin A.M. 5 Horas
15 Informe final de auditora A.M. 5 Horas
16 Depurar el informe A.M. 5 Horas
17 Preparar y entregar el informe final A.M. 5 Horas
Total tiempo 120 Horas
29
SMART CIA. LTDA.

Gestión de Parqueadero en La Universidad Politécnica Salesiana

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ANALISIS DEL CLIENTE

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

ANEXO NOMBRE PGINA

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

Quito, 30 de noviembre de 2016

Sr. Javier Herrn Gmez sdb

De mi consideracin, confirmo a mi leal saber y entender que cumplo con lo establecido en el

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

Quito, 30 de noviembre de 2016

Sr. Javier Herrn Gmez sdb

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA

Entrevistado: Sr. Manuel Alomoto Lugar: Campus Girn

Actividad principal: Gestin del parqueadero de la UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA

Visin: El parqueadero de la UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA es responsable en la

Misin: El parqueadero de la UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA con su eficacia,

Objetivo: Prestar el servicio de parqueadero a los miembros seleccionados de la Universidad

Localizaciones UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA SEDE GIRON

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA

Quito, 15 de noviembre del 2016

Sr. Javier Herrn Gmez sdb

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

Agradeciendo su preferencia y confianza en nuestros servicios, nos despedimos.

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

Primera.- Objeto del contrato

Segunda.- Alcance de auditora

Tercera.- Obligacin y funciones del auditor

Fase I Conocimiento preliminar 1 semana

Quinta.- Obligaciones de la empresa

Sexta.- Lugar de trabajo

Sptima.- Informacin confidencial

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

En seal de conformidad, las partes acuerdan firmar el presente contrato en Quito, 15 de

Sr. Javier Herrn Gmez sdb

Srta. Angie Montfar A.

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

Prestar el servicio de parqueadero a los miembros seleccionados

Comunicacin Revisin del sistema

Realizar una auditora para

Evaluacin y control del proceso Coordinacin para un proceso de

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

Narrativa: Para una buena realizacin de la gestin de parqueadero en la Universidad

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

25. Se ha difundido en todos los niveles organizacionales el concepto

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

69. Los procedimientos aseguran que todo movimiento de bienes se

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

Conclusin: Al determinar lo establecido, el auditor considera que el riesgo se reduce a un

ELABORADO POR: Angie Montufar A. FECHA: 15 de noviembre del 2016

ALCANCE: GESTION DE PARQUEADERO EN LA UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

1. COMO ACTUARIA EN CASO DE UN ACCIDENTE O UN INCIDENTE EN EL

2. EN CASO DE QUE UN OCUPANTE DEL PARQUEADERO VIOLE LAS POLITICAS QUE

3. QUE TIPO DE PERSONAS TIENEN ACCESO AL PARQUEADERO DE LA UNIVERSDIAD?

4. EL USO DE LA TARJETA SE PUEDE FACILITAR A OTRA PERSONA?

5. ES POSIBLE DEJAR ENTRAR AL PARQUEADERO SIN LA TARJETA ELECTRONICA,

6. EL PERSONAL SE ENCUENTRA CAPACITADO?