UNIVERSIDADE ESTADUAL DE FEIRA DE SANTANA

DEPARTAMENTO DE CINCIAS SOCIAIS APLICADAS

BACHARELADO EM ADMINISTRAO

TALO CABRAL ARAUJO

GERENCIAMENTO DE ESTOQUES NO SETOR PBLICO UM ESTUDO NAS

SECRETARIAS DE ASSISTNCIA SOCIAL E DE SADE DO MUNICPIO DE
SANTO ESTEVO-BA

Feira de Santana
2010
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TALO CABRAL ARAUJO

GERENCIAMENTO DE ESTOQUES NO SETOR PBLICO UM ESTUDO NAS

SECRETARIAS DE ASSISTNCIA SOCIAL E DE SADE DO MUNICPIO DE
SANTO ESTEVO-BA

Monografia apresentada ao Curso de Administrao da

Universidade Estadual de Feira de Santana, como requisito parcial
obteno do ttulo de Bacharel em Administrao em
Administrao.

Orientador: Prof. Rubislan Oliveira Passos, Msc.

Feira de Santana
2010
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AGRADECIMENTOS

Agradecer um gesto nobre e de reconhecimento a todos aqueles que

contriburam para a realizao de um sonho e da realizao desse trabalho. Em
primeiro lugar, agradecer a DEUS, pelo dom da vida e pelo direcionamento a seguir.
A meus pais, Emerson e Ana Cabral, pelo amor, dedicao e apoio em todos os
momentos de minha vida. A meu irmo Lucas Cabral, pela amizade e sinceridade. A
todos os meus amigos, que comigo dividiram as alegrias e tristezas. A meus
familiares, pelo apoio incondicional, sobretudo nos momentos mais difceis. As
Secretarias de Sade e de Assistncia Social, que contriburam para o
desenvolvimento desse trabalho. A Prefeitura Municipal de Santo Estevo, que deu
o suporte necessrio para a execuo dessa monografia e ao Professor Mestre
Rubislan Passos pela orientao e dedicao. Enfim, a todos aqueles que me
ajudaram, meu muito obrigado.
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RESUMO

Gerenciar estoques algo importante e necessrio para o bom andamento das

atividades organizacionais. Planejar o que vai ser consumido e nas quantidades
corretas tambm se tornam atividades essenciais, j que evitam os desperdcios e
as faltas dos materiais. O objetivo desse estudo compreender a importncia da
gesto de estoques no setor pblico, fazendo uma anlise nas Secretarias
Municipais de Sade e de Assistncia Social, fazendo ao fim as recomendaes
necessrias, de acordo com o estudo anteriormente realizado.

Palavras chave: gerenciamento, controle, armazenamento, planejamento

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ABSTRACT

Manage inventory is important and necessary for the proper conduct of

organizational activities. Plan what will be consumed in the correct amounts and also
become essential activities, since they avoid the waste and shortages of materials.
The aim of this study is to understand the importance of inventory management in
the public sector, making an analysis on the Municipal Health and Welfare, making
the necessary recommendations to the end, according to the study previously done.

Key - words: management, control, storage, planning

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SUMRIO

INTRODUO .............................................................................................................. 07
CAPTULO 1 GESTO E CONTROLE DE ESTOQUE .............................................. 11
1.1 Controle de Estoque ............................................................................................. 13
1.2 Curva ABC ........................................................................................................... 15
1.3 Gerenciamento de Estoque .................................................................................. 17
CAPTULO 2 A IMPORTNCIA DO PLANEJAMENTO PARA UMA BOA GESTO . 19
2.1 Gesto Pblica ..................................................................................................... 20
2.2. Planejamento Municipal ...................................................................................... 23
CAPTULO 3 PROCESSO DE COMPRAS ................................................................. 31
3.1 Compras no Setor Pblico.................................................................................... 35
3.2 O papel do almoxarifado ...................................................................................... 39
CAPTULO 4 UM ESTUDO NO MUNICPIO DE SANTO ESTEVO .......................... 47
4.1 Histrico de Santo Estevo .................................................................................. 47
4.2 Estrutura Administrativa e Planejamento.............................................................. 48
4.3 Um Estudo na Secretaria Municipal de Sade ..................................................... 49
4.4 Um Estudo na Secretaria Municipal de Assistncia Social................................... 50
4.5 Armazenamento na Prefeitura Municipal.............................................................. 50
5. CONSIDERAES FINAIS ...................................................................................... 52
6. RECOMENDAES ................................................................................................. 54
7. REFERNCIAS ......................................................................................................... 56
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INTRODUO

Este trabalho monogrfico tem como tema: Gerenciamento de Estoques no

Setor Pblico: um estudo nas Secretarias de Assistncia Social e de Sade do
Municpio de Santo Estevo-BA.
O gerenciamento de estoques nas organizaes pblicas importante, tendo
em vista que os objetivos esto voltados para atender as necessidades da
populao. Assim, para prestar servios de qualidade e adquirir produtos para as
suas unidades necessrio ter um bom planejamento e gerir de forma correta os
materiais solicitados.

A Administrao de Materiais uma funo coordenadora responsvel pelo

planejamento e controle do fluxo de materiais. Seus objetivos so:
maximizar a utilizao dos recursos da organizao e fornecer o nvel
requerido de servios ao consumidor. (ARNOLD, 2006, p.)

Surge ento uma pergunta: de que forma o gerenciamento de estoques nas

Secretarias Municipais de Sade e de Assistncia Social do municpio de Santo
Estevo - BA deve ser feito, otimizando os materiais por elas solicitados?
As respostas para atender a essa pergunta so: ter um bom planejamento,
percebendo as suas reais necessidades de materiais que possam manter suas
atividades por um determinado perodo de tempo; possuir mecanismos de controle
eficazes, que possam mostrar aos gestores que materiais devem realmente
comprar, na quantidade adequada e no momento certo, evitando a falta ou
desperdcios dos mesmos; solicitar ao setor responsvel pelas compras os materiais
de forma adequada, evitando assim aquisies no adequadas; acompanhamento
da chegada dos materiais ao almoxarifado, verificando se esto na quantidade e
qualidade corretas e de acordo com as especificaes solicitadas ao setor de
compras.
O objetivo desse estudo monogrfico realizar uma anlise dos processos de
gerenciamento de estoques do setor pblico. Espera-se que, a partir da realizao
desta pesquisa e, com a compreenso da importncia do gerenciamento de
estoques, particularmente no setor pblico, ter condies de apontar sugestes para
a racionalizao e otimizao dos materiais solicitados e utilizados pelas Secretarias
de Assistncia Social e de Sade do municpio de Santo Estevo Bahia.
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Deste objetivo mais geral, outras questes mais especficas surgem, tais
como:
a) Promover anlises sobre a importncia do planejamento;
b) Discutir a atuao do Setor de Compras e sua contribuio para a
aquisio dos produtos nas quantidades e qualidade corretas;
c) Averiguar qual a melhor maneira de estocar os produtos no almoxarifado,
de forma que sejam localizados por categorias iguais e estejam de fcil
acesso;
d) Identificar como gerenciar da melhor maneira possvel os recursos da
organizao: no presente estudo, a Secretaria de Sade e de Assistncia
Social do Municpio de Santo Estevo Bahia.
Este trabalho est divido em quatro captulos: no primeiro, enfoca o
gerenciamento dos estoques organizacionais, bem como instrumentos para controle
dos mesmos. de muita necessidade e importncia gerenciar o estoque, saber
quanto de material existe disponvel, quanto est sendo usado e fazer os pedidos de
forma correta. Um controle eficaz e rigoroso permite um acompanhamento real tanto
das entradas quanto das sadas de materiais e das reais necessidades para o setor.
O segundo captulo aborda a importncia do planejamento de uma forma
geral e em seguido sobre o planejamento municipal, buscando informaes
necessrias sobre as reais necessidades da populao em relao as compras
pblicas; assim, ver o que realmente a sociedade est precisando, coloca-se no
planejamento tais necessidades e assim poder executar esses anseios num
determinado perodo de tempo.
J o terceiro captulo trata sobre o papel crucial que o setor de compras tem
dentro da organizao. Uma compra mal feita causa prejuzos ao andamento das
atividades da mesma. E no caso do setor pblico, as compras possuem uma
particularidade, haja vista que existe uma legislao prpria e que deve ser
obedecida. Importante tambm salientar da importncia de armazenar bem os
produtos comprados. Aqui entra o papel de um depsito organizado, facilitando o
acesso dos usurios e a retirada dos materiais.
Por fim, faz-se um estudo sobre a gesto de estoques no municpio de Santo
Estevo BA, mais especificamente nas Secretarias de Sade e de Assistncia
Social. Aqui, far-se-o algumas sugestes para melhorias na gesto de estoques e
melhor adequao do almoxarifado.
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Perceber o fluxo dos materiais dentro de uma organizao necessrio,

tendo em vista que as quantidades dos produtos que entram numa organizao so
diferentes das quantidades que saem posteriormente. Se a velocidade de entrada de
produtos for superior a velocidade com que estes do sada dos estoques, existe
uma tendncia ao aumento destes, bem como o contrrio provoca um aumento.
Quando a situao composta por equilbrio entre entrada e sada dos
materiais, faz-se com que as variveis se caracterizem como controladas, o que
resulta em recursos previamente empregados e otimizados. A importncia se d em
conseguir manter os nveis de estoque em nveis aceitveis.

Os profissionais que atuam com a gesto de estoque devem ter o

compromisso de manter o estoque num nvel que no atrapalhe o
andamento das atividades da organizao, ou seja, que se evite a falta de
algum material. O estoque disponvel deve estar de acordo com a estrutura
da organizao e acessvel no momento em que for requisitado.
(VASCONCELOS, 2008, p. 26)

Entra, ento, um aspecto importante a ser considerado que a organizao

dos materiais. Tal fato se deve que no seu recebimento que se faz a verificao
tanto da qualidade quanto das quantidades entregues pelos fornecedores. Assim,
este trabalho mostrar aspectos do gerenciamento dos estoques, passando pelo
controle de materiais, o papel do setor de compras, chegando ao estudo na
Prefeitura de Santo Estevo Bahia.

METODOLOGIA

Para o estudo desse tema, buscar-se- fontes em livros e artigos que

abordem sobre gesto de estoques, planejamento municipal, compras, almoxarifado,
alm de um estudo aplicado no municpio de Santo Estevo Bahia.
Haver uma pesquisa com o levantamento de dados de variadas fontes,
baseada numa documentao indireta. Marconi e Lakatos (2006, pg. 23) afirmam
que a documentao indireta serve-se de fontes de dados coletados de materiais j
elaborados. Ocorrer um levantamento de bibliografia j publicada, seja ela em
livros, artigos ou material de internet.
O tema escolhido para este trabalho monogrfico foi baseado em um
conhecimento sobre a realidade dos pedidos de materiais e armazenamento na
Prefeitura de Santo Estevo Bahia. Alm de um estudo na prefeitura
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(particularmente nas Secretarias de Assistncia Social e de Sade), buscar-se-

fontes em materiais diversos que envolvem diversos aspectos, tais como:
Conceitos de gesto de estoques, sua importncia, sua aplicabilidade no
setor pblico; o controle de materiais, como proceder esse controle, sua importncia
e necessidade; o processo de compras, to importante para a aquisio de produtos
certos, bem como as compras no setor pblico, j que possui caractersticas
prprias; sobre armazenamento e sobre um bom planejamento para uma boa
gerncia de estoques.
Por fim, far-se- um estudo junto as Secretarias Municipais de Sade e de
Assistncia Social do municpio de Santo Estevo na Bahia, identificando os
Programas, Projetos e Unidades a elas subordinadas e como so feitos seus
planejamentos, pedidos, controles de estoques e sobre o armazenamento dos
materiais pedidos.
Da ento far-se-o recomendaes a cerca do armazenamento,
planejamento e compra da Prefeitura de Santo Estevo, observando as informaes
anteriormente pesquisadas. Assim, espera-se que este trabalho tenha uma
importncia para o melhoramento das atividades da organizao no que refere-se a
gesto de estoques.
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CAPTULO 1. GESTO E CONTROLE DE ESTOQUES

A Administrao de materiais conceituada e estudada como um sistema

integrado em que diversos subsistemas prprios interagem para constituir um todo
organizado.
um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma organizao
destinadas a suprir as diversas unidades com os materiais necessrios ao
desempenho normal das respectivas atribuies. Tais atividades abrangem
as compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento
dos mesmos aos rgos requisitantes, at as operaes gerais de controle
de estoques. (MARTINS, 2009, p. 7).

Ela tem como objetivo dar tanto a administrao quanto os demais setores
organizacionais dos materiais imprescindveis ao funcionamento da organizao, no
tempo certo, na quantidade necessria, na qualidade requerida e pelo menor custo
possvel.

Assim, torna-se uma funo coordenadora responsvel pelo planejamento e

controle do fluxo de materiais. Seus objetivos so: maximizar a utilizao
dos recursos da organizao e fornecer o nvel requerido de servios ao
consumidor. (ARNOLD, pg. 26).

Vale ressaltar que os estoques so materiais ou suprimentos que uma

organizao mantm armazenados. O controle de estoque exercido pelo controle
de itens individuais, chamados de unidade para armazenamento em estoques.
Vlido salientar tambm que a administrao de material no algo recente.

A atividade de material existe desde a Antiguidade, atravs das trocas de

caas e de utenslios at os dias de hoje, passando pela Revoluo
Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias algo to antigo
quanto a existncia do ser humano. Com a Revoluo Industrial, acirrou-se
a concorrncia de mercado e sofisticou as operaes de comercializao
dos produtos, fazendo com que compras e estoques ganhassem maior
importncia. Este perodo foi marcado por modificaes profundas nos
mtodos dos sistemas de fabricao e estocagem, que passaram a ser em
maior escala. (MARTINS, 2009, p. 5).

O trabalho antes artesanal foi em parte substitudo pelas mquinas, fazendo

com que a produo evolusse para um estgio tecnologicamente mais avanado e
os estoques passassem a ser vistos com maior importncia pelas administraes.

Com a constante evoluo fabril, o consumo, as exigncias dos

consumidores, o mercado concorrente e novas tecnologias deram novo
impulso Administrao de Materiais, fazendo com que a mesma fosse
 12

vista como uma cincia das mais importantes para o alcance dos objetivos
de uma organizao. (MARTINS, 2009, p. 5).

Com o passar dos tempos e a evoluo fabril, percebeu-se que um dos fatos
mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais devem ser
administrados cientificamente. Isso foi comprovado aps as duas grandes Guerras
mundiais e as conquistas de Napoleo Bonaparte.

Em todos os embates, de Napoleo e nas duas Guerras Mundiais, ficaram

comprovados que o fator abastecimento se constituiu num elemento de vital
importncia e que determinou o sucesso ou o insucesso dos
empreendimentos. Soldados e estratgias por mais eficazes que fossem,
eram insuficientes para o alcance dos resultados esperados. Munies,
equipamentos, vveres, vesturios adequados, combustveis foram, so e
sero necessrios sempre, no momento oportuno e no local certo.
(MARTINS, 2009, p. 6)

A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no

tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretar, em
regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organizao. Por outro
lado, a providncia do suprimento aps esse momento poder levar a falta do
material necessrio ao atendimento de determinada necessidade da administrao.
Do mesmo modo, o tamanho do lote de compra acarreta as mesmas
conseqncias: quantidades alm do necessrio representam inverses em
estoques ociosos, assim como quantidades aqum do necessrio podem levar
insuficincia de estoque, o que prejudicial eficincia operacional da organizao.
Segundo Martins (2009, p. 8), o tempo oportuno e a quantidade necessria
acarretam, se mal planejados, alm de custos financeiros indesejveis e prejuzos
promovidos pela interrupo de atividades na organizao.

Assim, a Gesto de Estoque tem por finalidade principal assegurar o

contnuo abastecimento de artigos necessrios para comercializao direta
ou capaz de atender aos servios executados pela organizao. As
organizaes objetivam diminuir os custos operacionais para que elas e
seus produtos possam ser competitivos no mercado. (MARTINS, 2009, p.
11)

Da mesma forma, a obteno de material sem os atributos da qualidade

requerida para o uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores,
retenes ociosas de capital e oportunidades de lucro no realizadas. Isto porque
 13

materiais, nestas condies podem implicar em paradas de mquinas, defeitos na

fabricao ou no servio, inutilizao de material, compras adicionais, etc.

1.1 CONTROLE DE ESTOQUES

Segundo Ramos (2005, p. 3), o estoque de uma empresa pode ser

monitorado atravs do Controle Permanente ou do Controle Peridico. O Controle
Permanente monitora o estoque permanentemente.
Assim, em qualquer momento que se desejar saber o saldo existente de uma
determinada mercadoria em estoque, s acessar o sistema e identificar a
quantidade existente, pois, ele faz um controle individual das quantidades existentes
de cada item do estoque atravs da Ficha Controle de Estoque.

O controle de estoque surgiu para suprir uma necessidade das

organizaes de controlar melhor seu material. Antigamente era controlado
manualmente atravs de fichas de prateleiras ou por fichas de controle,
inclusive at hoje ainda existem empresas que trabalham com um desses
sistemas, assim com o desenvolver das informaes e tecnologias a era da
informtica aprimorou o controle de estoque substituindo os antigos, por
informatizado. (PASCOAL, 2008, p. 14).

A partir deste momento s fazer a contagem e ver se est batendo com a

informao obtida no sistema. O Controle Permanente utiliza uma ficha para cada
produto, onde esto identificados a data da movimentao, o histrico (compra,
venda ou devoluo), entradas, sadas e saldo existente.
Este sistema necessita de um controlador de estoque para atualiz-lo
constantemente, dando entrada das mercadorias que foram adquiridas e entraram
para o estoque, bem como fazendo as baixas das mercadorias que saram ou foram
devolvidas. Caso o sistema no seja abastecido com as informaes de entrada e
sada de mercadoria, de nada adianta o sistema.

O Controle Peridico, diferentemente do Controle Permanente, no faz o

controle individual das mercadorias ficando restrito s quantidades totais do
estoque. Enquanto que no Controle Permanente pode-se saber as
quantidades mnimas e mximas de uma determinada mercadoria e o giro
do estoque, a qualquer momento. (RAMOS, 2005, p. 6).

Segundo Ramos (2005, pg. 6), no Controle Peridico isso feito de forma
emprica, no olho. Este controle s funciona mesmo se forem feitas contagens do
estoque constantemente, de preferncia ao ms.
 14

Aqui no h possibilidade de saber as quantidades exatas que cada item

deve ter no estoque como informa o Controle Permanente, ele simplesmente informa
as quantidades que sobraram depois das sadas realizadas.
Ainda para Ramos (2005, pg. 18), o monitoramento do estoque realizado
pelo sistema de Controle Permanente muito mais eficiente do que o Controle
Peridico. Mas torna-se necessrio se faz do conhecimento de novas tcnicas para
administr-lo inteligentemente.

O controle de estoque surgiu para suprir uma necessidade das

organizaes de controlar melhor seu material. Antigamente era controlado
manualmente atravs de fichas de prateleiras ou por fichas de controle.
Ainda hoje ainda existem empresas que trabalham com um desses
sistemas. Com o desenvolver das informaes e tecnologias, a era da
informtica aprimorou o controle de estoque substituindo os antigos pelo
informatizado. (PASCOAL, 2008, p. 13).

Mas qualquer que seja o mtodo fundamental a plena observncia das

rotinas em prtica a fim de se evitar problemas de controle, com conseqncias no
inventrio, que provoquem em prejuzos para a organizao. Controle de estoque
o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e sada de
mercadorias e produtos seja numa instituio.
O primeiro passo para conseguir um bom controle de estoque ter um bom e
confivel sistema que lhe auxilie na administrao de todo o material de forma que
ele consiga ainda realizar suas outras funes. importante o gestor manter o
controle do estoque por tipo de mercadorias/produtos existentes na organizao, da
seguinte forma: registrar no controle de estoque as quantidades, custo unitrio e
custo total das mercadorias/produtos adquiridos e produtos vendidos; calcular no
controle de estoque o saldo em quantidades, custo unitrio e custo total das
mercadorias/produtos que ficaram em estoque; periodicamente, confirmar se o saldo
apurado no controle de estoque bate com o estoque fsico existente na empresa.
Existem algumas vantagens do sistema de controle de estoque, a saber:
maior disponibilidade de capital para outras aplicaes; reduo dos custos de
armazenagem; reduo dos custos de paradas de mquina por falta de material;
reduo dos custos dos estoques que envolvem diminuio do nmero de itens em
estoque; reduo dos riscos de perdas por deteriorao; reduo dos custos de
posse de estoque. J os problemas que devem ser solucionados pelo sistema de
controle de estoque so: quanto e quando comprar de cada item.
 15

A administrao do controle de estoque deve minimizar o capital total

investido em estoques, pois ele caro e aumenta continuamente, uma vez que, o
custo financeiro tambm se eleva. O controle de estoque de suma importncia
para a empresa, porque ele controla os desperdcios, desvios e apura os valores
para fins de anlise, bem como apura o demasiado investimento.
O objetivo do controle de estoque tambm financeiro, pois a manuteno de
estoques cara e o gerenciamento do estoque deve permitir que o capital investido
seja minimizado. Ao mesmo tempo, no possvel para uma organizao trabalhar
sem estoque. Portanto, um bom controle de estoque passa primeiramente pelo
planejamento desse estoque.

1.2 CURVA ABC

O princpio ABC baseia-se na observao de que um pequeno nmero de

itens freqentemente domina os resultados atingidos em qualquer situao. Aplicada
administrao de estoques, observa-se geralmente que a relao entre a
porcentagem de itens e a porcentagem da utilizao anual em valores monetrios
segue um padro em que:
Cerca de 20% dos itens correspondem a aproximadamente 80% da utilizao
dos valores monetrios; cerca de 30% dos itens correspondem a aproximadamente
15% da utilizao em valores monetrios; e cerca de 50% dos itens correspondem a
5% da utilizao em valores monetrios.

O sistema de classificao ABC de estoques determina a importncia dos

itens, permitindo assim diferentes nveis de controle, baseados na
importncia relativa dos itens. Para se ter um controle melhor a um custo
razovel, til classificar os itens de acordo com sua importncia.
(PASCOAL, 2008, p. 18).

Estabelecer as caractersticas do item que influenciam os resultados da

administrao de estoques. Geralmente, toma-se a utilizao em valores
monetrios, mas podem tambm ser adotados; posteriormente classificam-se os
itens com base nos critrios estabelecidos; por fim, aplicar um grau de controle que
seja proporcional importncia do grupo.
 16

Segundo Yanaga (2007, p. 18), o dimensionamento de estoque pode ser feito

elaborando a classificao ABC dos materiais atravs do grfico de Pareto, onde os
itens consumidos so ordenados em funo de um valor financeiro.
O alicerce da curva de Pareto consiste no fato de que nem todos os produtos
ou itens apresentam as mesmas caractersticas ou o mesmo grau de relevncia para
uma organizao. Um dos critrios mais aplicados na classificao ABC a
demanda valorizada ou o valor do estoque, que representa o investimento unitrio
de cada produto.
Para Martins (2009, pg. 33), analisar em profundidade milhares de itens em
estoques uma tarefa difcil. necessrio que os itens mais importantes, segundo
algum critrio, tenham prioridade sobre os menos importantes.
Assim, a curva ABC um importante instrumento para o administrador porque
permite identificar aqueles itens que justificam ateno e tratamento adequados
quanto sua administrao. considerado um mtodo de priorizao para facilitar a
anlise dos itens em estoque concentrando-se naqueles que traro maiores
benefcios.
Ainda para Yanaga (2007, p. 19), considera que:
Classe A: entre 10 e 20% dos itens com valor acumulado de 50 a 80% do
valor total do estoque. Deve ser o menor estoque possvel, devendo ser
ressupridos por modelos Just-in-time;
Classe B: entre 20 a 30% dos itens devem ter um valor de 20 a 30% do
estoque;
Classe C: acima de 50% dos itens, valor de 5 a 10% do estoque, podendo
apresentar um estoque maior.
FIGURA 1: CLASSIFICAO ABC DOS MATERIAIS.

(YANAGA. ALAVANCAGEM COMPETITIVA DE UMA EMPRESA FAMILIAR)

 17

1.3 GERENCIAMENTO DE ESTOQUE

O mundo real possui incertezas, a taxa de consumo dos produtos no

totalmente previsvel, podendo variar consideravelmente ao redor do consumo
mdio. Alm disso, o lead time (momento de reabastecimento) tambm pode variar,
ocasionando atrasos na entrega.
Para se proteger desses efeitos inesperados, torna-se necessrio as
organizaes dimensionarem os estoques de segurana, em funo de uma
probabilidade aceitvel de falta de produto em estoque.

Num mundo ideal, sem incerteza, a taxa de consumo mdia dos produtos
totalmente previsvel dia aps dia. Dessa forma, pode-se saber exatamente
quando o estoque chegar a zero, ou seja, o momento do reabastecimento
para quando devemos programar a chegada de novos produtos. (WANKE,
2008, p. 2).

Cada vez mais as organizaes esto buscando, conforme Peter Wanke

afirma, garantir disponibilidade de produto ao cliente final, com o menor nvel de
estoque possvel.
Aumentar a eficincia desses processos significa, ento, operar com
tamanhos de lotes de ressuprimento menores, sem, no entanto, afetar a
disponibilidade de produto desejada pelos clientes finais ou incorrer em aumentos
nos custos logsticos totais.

A utilizao das Tecnologias de Informaes permitiram reduzir os custos

de processamento de pedidos, por meio da eliminao de erros resultantes
da interferncia humana na colocao dos pedidos, viabilizando uma
operao de ressuprimento com tamanhos de lotes menores. (WANKE,
2008, p. 6).

O trabalho bsico do gerente , ento, focalizar os esforos de seus

subordinados nos objetivos da organizao.

A gesto de estoque de gerir os recursos ociosos possuidores de valor

econmico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material
de uma organizao; com isso, os estoques so uma preocupao para
todos aqueles pertencentes a uma instituio. (MARTINS, 2009, p. 13).

E quando se trata de administrao de materiais, a meta principal a

aquisio de produtos pelo menor preo possvel. Para atingir esse objetivo
 18

fundamental, o gerente de materiais deve considerar os efeitos de sua ao a longo

e curto prazo e os custos de outras atividades da organizao.
 19

CAPTULO 2. A IMPORTNCIA DO PLANEJAMENTO PARA A UMA BOA

GESTO DE ESTQUE

Tanto as pessoas quanto as organizaes possuem objetivos. E para realiz-

los torna-se necessrio determin-los, mensurando com prazos finais e que sejam
alcanveis. Isso se torna importante, j que os objetivos proporcionam um senso de
direo, tendo em vista que sem eles as organizaes e as pessoas tendem a andar
sem saber o que fazer.
Estabelecendo objetivos, possvel superar os obstculos, focalizar novos
esforos, tendo em vista que as organizaes possuem recursos limitados e que
podem ser utilizados para alcanar vrios objetivos. Eles guiam os planos e
decises tanto de curto quanto de longo prazos da organizao, ajudando a tomar
muitas decises importantes para o desenvolvimento das atividades nela
desenvolvidas. Contribui tambm para ajudar a avaliar o progresso das atividades
realizadas dentro de um perodo de tempo estabelecido.

O desempenho de um administrador feito sob anlise de dois critrios: a

eficcia, que a sua capacidade de fazer as coisas certas e a eficincia,
que a capacidade de fazer as coisas certo. Esses critrios seguem
paralelos aos aspectos de um bom planejamento: determinar os objetivos
certos e escolher os meios certos para alcanar esses objetivos.
(PAMPLONA, 2005, p. 18).

Vasconcelos (2008, p. 19), diz que atravs do planejamento que se pode

estabelecer os planos que sero correlacionados com a operao das atividades
cotidianas, em razo de curtos, mdios e longos prazos.
Sem a utilizao de bons planos, os administradores no podem saber como
devem organizar as pessoas e os recursos e podem at mesmo no ter uma idia
clara sobre o que precisam organizar. Alm disso, sem a utilizao de um plano, os
administradores e seus colaboradores tm pouca chance de alcanar os objetivos
estabelecidos pela organizao.
A formulao de objetivos implica rever e compreender a misso estabelecida
pela organizao e estabelecer a misso em termos concretos. O conhecimento dos
objetivos existentes na organizao proporciona um esboo para definir que
aspectos do meio ambiente tero a mxima influncia na capacidade da
organizao em alcanar suas metas.
 20

Ao se falar em planejamento e objetivos, deve-se tambm pensar em algo

extremamente importante e necessrio: o controle. O controle garante que as
atividades realizadas esto de acordo com os objetivos que foram estabelecidos. O
controle tem incio no ponto em que o planejamento termina e comea a ser
executado. Assim, ajuda os administradores a monitorar a eficcia de seu
planejamento e de sua organizao, ajudando a tomar atitudes corretivas quando
necessrias.
Vale salientar que tanto os objetivos quanto as metas estabelecidas durante o
processo de planejamento devem ser expressos em termos claros e mensurveis,
incluindo prazos finais especficos para que todos da organizao possam
compreender e executar. O controle importante, pois monitora o progresso das
atividades e corrige os erros.

Sem uma profunda avaliao do ambiente interno e externo os planos se

baseariam em opinies, no em fatos, provocando uma ameaa a
organizao. Uma boa anlise envolve a investigao das opinies e dos
fatos, sendo importante para o planejamento estratgico. YANAGA, 2007, p.
28).

As metas e os planos facilitam a identificao dos funcionrios com a

organizao e ajudam a manter sua motivao e esclarecendo o que eles devem
realizar, proporcionando um senso de direo. Tambm focam a ateno nos alvos
especficos e direcionam os esforos de todos os funcionrios em direo ao
alcance dos resultados.

2.1 GESTO PBLICA

Ao falar em gerenciamento de estoque no setor pblico, devemos abordar

sobre a gesto pblica. Afinal, nos municpios que a populao vive e necessita
ser atendida em suas necessidades. Contudo, o que se espera que os municpios
sejam capazes de identificar condies mnimas para a realizao de uma gesto
satisfatria para atender a populao.

Os municpios, com o passar dos anos vm assumindo uma maior

autonomia e maiores responsabilidades na proviso de bens e servios
pblicos na medida de suas possibilidades. Algumas gestes, contudo, tm
se destacado mais que outras. (LUCAMBO, 2005, p. 1).
 21

Mesmo nas tentativas de gesto democrtica, a participao tem enfrentado

problemas, desafios e limitaes. E isso fcil de observar quando se trata dos
nveis de excluso que prevalecem na regio e que tm claros reflexos sobre o
potencial e a dinmica de participao social e poltica da populao.
A partir da observao em alguns municpios, tem-se que as presses, muitas
vezes, no passam sequer por uma melhoria dos servios pblicos, e sim pela
demanda de um emprego pblico ou de ajudas financeiras pessoais, seja para a
sobrevivncia imediata, seja para a melhoria de precrias habitaes existentes na
regio.
No Brasil, no mbito dos governos nacional e subnacionais, a gesto pblica
exige uma democratizao do Estado, um Estado para a sociedade civil. No mbito
da gesto poltica com parcerias entre governos e setores da sociedade civil, ela
requer a democratizao da sociedade civil que assuma responsabilidades de
carter pblico.

Assim, a adoo do oramento participativo por parte da administrao

pblica possibilita: maior transparncia administrativa; o fim da
intermediao na aplicao dos recursos pblicos; a alocao de recursos
pblicos passa a ser decidida a partir de critrios objetivos, pblicos e
impessoais; maior eficincia e eficcia na gesto pblica, a partir de novas
metodologias de administrao e planejamento e um melhor aproveitamento
de escassos recursos governamentais; ao introduzir maior racionalidade no
planejamento da ao governamental, potencializa a governabilidade dos
governos locais, atravs da agregao de novos agentes polticos na
negociao da ao governamental. (WANDERLEY; RAICHELIS, p. 177).

A capacidade de gesto pblica deve ser entendida, para Ctia Lucambo

(2005, p .4), como a capacidade de realizao, manuteno e administrao dos
recursos e servios pblicos, para o desenvolvimento social.

O perfil da gesto pode ser explicado por fatores ligados ao poltica. De

um lado, as relaes entre os nveis de governo e as estratgias de
articulao dos governos envolvidos na implementao das funes, podem
ser decisivas para o desempenho da gesto. De outro lado, a capacidade
de presso da sociedade civil organizada sobre os governos locais pode
definir o esforo destes governos em desempenhar bem funes relativas
oferta de servios sociais. (LUCAMBO, 2005, p. 4).

Vale ressaltar, inicialmente a proposio que confere grande importncia a

fatores estruturais. De uma maneira geral, na hiptese de que atributos estruturais
dos municpios sejam fatores determinantes do sucesso da gesto, a capacidade de
 22

gesto pblica depende diretamente de sua performance de gasto ou de sua

habilidade poltico-administrativa.

No se pode esquecer-se da importncia da varivel capacidade de gasto

dos governos. Est na base dos trabalhos que consideram que a
descentralizao fiscal da Constituio de 1988 precedeu por um efeito da
ampliao da capacidade de gasto das unidades subnacionais de governo.
Ou seja, uma vez que descentralizou-se a capacidade de gasto,
descentralizaram-se, por conseqncia, as atribuies na rea social.
Associa-se diretamente as possibilidades de bom desempenho na gesto
capacidade de gasto dos governos locais. (LUCAMBO, 2005, p. 5).

O desempenho de uma gesto pode estar sendo decisivamente condicionado

por fatores ligados ao poltica e as relaes entre os diversos nveis de governo.
possvel encontrar em um mesmo pas variaes substantivas na cultura poltica
das regies, o que implicaria relaes de diferente natureza entre a sociedade civil
organizada e seus governos.
Assim, variaes na existncia de governos regionais capazes de formular,
aprovar e implementar polticas compatveis com as atribuies que lhes forem
delegadas so diretamente determinadas pela existncia do capital social destas
regies.

Uma anlise do desempenho das gestes locais no Brasil envolve um

processo de reforma do Estado de dimenses considerveis, sob um
Estado federativo e caracterizado por expressivas desigualdades estruturais
de natureza econmica, social, poltica e capacidade administrativa de seus
governos locais. (LUCAMBO, 2005, p. 6).

A idia de capacidade de gesto pblica deve considerar tanto os fatores de

natureza estrutural, envolvendo as mudanas recentes no padro de gesto urbana,
quanto os aspectos poltico-institucionais, focalizando o contexto da
descentralizao das polticas sociais.
Uma das preocupaes sobre a capacidade de gesto pblica verificar em
que medidas determinados desempenhos se associam a certos estilos ou padres
de gesto entre os municpios.
E entre os aspectos considerados na anlise dos padres de gesto pblica
municipal, um deles chama ateno: o perfil dos governantes municipais, assim
como a sua habilidade governamental. Por menos significativo que seja o municpio
o poder do seu governante expressivo, j que concentra em suas mos a
capacidade decisria sobre os mais importantes aspectos das atividades municipais.
 23

E no se deve esquecer que os governantes so parte fundamental do

poder local, entendido em seu sentido mais amplo, ocupando um lugar
especial na constituio da classe poltica e nos processos de aglutinao
de interesses no interior dos partidos, tendo assim, um importante papel na
composio do Legislativo. (LUCAMBO, 2005, p. 6).

Vale lembrar que a implementao dos novos mecanismos de participao e

controle social da gesto pblica, includas no projeto de descentralizao das
polticas, na rea social, na medida em que devem ser ativados no nvel local de
governo, dependem muito da disponibilidade dos prefeitos de quere dividir o poder
de deciso com essas esferas participativas.

2.2 PLANEJAMENTO MUNCIPAL

O planejamento representa uma forma da sociedade exercer o poder sobre o

seu futuro e seus anseios. Como envolve decises e escolhas de alternativas em
torno de objetivos coletivos, o clculo que precede a ao passa por uma
negociao e formulao poltica. Toda escolha coletiva envolve interesses e
percepes, especialmente sobre o que se pretende alcanar no futuro.

O planejamento um instrumento de grande utilidade para a organizao

(no caso as Prefeituras), j que orienta as iniciativas, gera uma
convergncia e articulao das diversas formas de interveno da realidade
social. (BUARQUE, 1999, p. 43).

Isso contribui para a mobilizao das energias sociais e constitui uma

referncia para a implementao das aes que podem influenciar no processo de
transformao na direo e objetivos definidos pela sociedade.

O planejamento local e municipal a aplicao dos mtodos e tcnicas

consagrados na teoria e na prtica do planejamento governamental. uma
ferramenta de trabalho, utilizada para tomar decises e organizar as aes
de forma lgica e racional, garantindo assim os melhores resultados e a
realizao dos objetivos da sociedade. (BUARQUE, 1999, p. 35).

Assim, o planejamento municipal representa uma forma de controle sobre o

futuro das escolhas e prioridades dos indivduos, otimizando as foras, mecanismos
e recursos escassos da sociedade, evitando desperdcios. um instrumento de
negociao, alm de conferir transparncia s decises tomadas pela sociedade, j
que demonstra os objetivos e prioridades.
 24

O processo de planejamento deve se estruturar de forma articulada e

organizada, seguindo uma seqncia que assegure a participao da sociedade no
processo decisrio. importante considerar no que se trata de planejamento
municipal trs aspectos importantes: o Planejamento Estratgico Municipal, o Plano
Diretor da Cidade e o Plano Plurianual Municipal, pois so instrumentos de
planejamento e so de importncia muito inquestionvel.
Todos esses trs aspectos encontram-se na Constituio Federal de 1988,
atravs dos artigos: 165 a 169, alm dos artigos 182 e 183. Complementar a
Constituio, surge ento a Lei 10.257/2001 Estatuto das Cidades, que estabelece
as normas de ordem pblica e interesse social que regulam o uso da propriedade
urbana em prol do bem coletivo.

As questes territoriais, econmicas, financeiras, administrativas, sociais,

ambientais e de gesto tm constantemente desafiado os municpios.
Assim, eles requerem que o planejamento municipal contenha atividades do
governo local que devem ser pensadas para equilibrar essas relevantes
temticas e exigindo a efetiva participao dos muncipes. (REZENDE,
2008, p. 1).

Diante dessas necessidades, a administrao pblica municipal busca

competncia e efetividade dos seus gestores que devem se atualizar e agir por meio
de instrumentos tcnicos, modernos e prticos de planejamento e de gesto.
O planejamento nos municpios deve existir para corrigir distores
administrativas, facilitar a gesto municipal, alterar condies indesejveis para a
comunidade local, remover empecilhos institucionais e assegurar a viabilizao de
estratgicas propostas e aes a serem trabalhadas.

Planejar a cidade essencial, sendo o ponto de partida para uma gesto

municipal efetiva frente mquina pblica, na qual a qualidade do
planejamento ditar os rumos para uma boa ou m gesto. Existe um forte
preocupao com o comportamento das finanas municipais, que
estabelecem relaes entre receitas, despesas, investimentos e
endividamentos. (REZENDE, 2008, p. 1).

Os fundamentos e as premissas para elaborar o planejamento e os planos

municipais propostos esto relacionados com os temas: informaes oportunas e
conhecimentos personalizados no municpio; gesto pblica, urbana e municipal;
administrao e pensamento estratgico dos gestores locais; empreendedorismo e
inovao.
 25

J as polticas municipais e os projetos participativos municipais podem se

apresentar como objetivos, estratgias e aes municipais sustentveis e integradas
aos instrumentos de planejamento e de gesto dos municpios.

Torna-se necessrio aes estratgicas e inovadoras dos gestores locais.

Surge ento o Planejamento Estratgico Municipal (PEM), ele um
processo dinmico e interativo para determinao dos objetivos, estratgias
e aes do municpio. elaborado por meio de diferentes e
complementares tcnicas administrativas com o envolvimento dos
muncipes, gestores locais e demais interessados na cidade. (REZENDE;
ULTRAMARI, 2005, p. 265).

formalizado para articular polticas federais, estaduais e municipais visando

produzir resultados no municpio e assim gerar qualidade de vida.
Assume uma forma participativa e contnua de pensar o municpio no presente
e no futuro de forma sistemtica, gerindo as mudanas e dando alternativas de criar
um melhor futuro possvel para a cidade.
um processo criativo com base em uma atuao integrada em longo prazo,
que estabelece um sistema contnuo de tomada de deciso, mas que comporta
riscos, identifica cursos de aes, formula indicadores de resultado e envolve os
agentes sociais e econmicos locais.
Com isso, torna-se um instrumento de gerenciamento, que tem como propsito
tornar o trabalho de uma cidade mais eficiente. O enfoque estratgico no
desenvolvimento local diminui as indecises e favorece as transformaes
econmicas, sociais e polticas nas cidades.

O Planejamento Estratgico Municipal tem como objetivo principal a

coordenao dos vrios nveis e funes estratgicas de uma cidade,
considerando a misso, as estratgias, o oramento e o controle dos
objetivos e das aes municipais. uma forma de aprendizado sobre as
demandas e necessidades externas e sobre a capacidade de resposta da
administrao municipal para revelar expectativas e referncias de valor.
(REZENDE; ULTRAMARI, 2005, p. 266).

Inmeras situaes podem levar um municpio a formular um planejamento

estratgico. Por exemplo, a possibilidade de criar um consenso sobre um modelo de
futuro da cidade segundo a percepo das mudanas que se produzem ao redor da
mesma, de dar respostas s crises, recesso dos setores bsicos da economia
territorial e tambm, de perseguir uma maior coeso e integrao regional.
 26

Antes de iniciar a elaborao de um projeto de Planejamento Estratgico

Municipal (PEM), necessrio dedicar tempo para sua organizao, quando
podem ser trabalhadas as atividades: definio da metodologia do projeto;
constituio da equipe multidisciplinar e comits; divulgao do projeto;
capacitao das pessoas envolvidas; elaborao dos planos de trabalho; e
formalizao dos procedimentos de gesto do projeto (RESENDE, 2008, p.
3).

Todo projeto deve ser elaborado com uma metodologia adequada, vivel,
dinmica e inteligente. Como o PEM um projeto do municpio, requer uma
metodologia coletiva para sua elaborao e implementao. Pode se constituir em
uma abordagem organizada para alcanar o sucesso do projeto por meio de passos
preestabelecidos.
Uma elaborao do PEM pode ser dividida em: organizao; elaborao do
plano com base na anlise do diagnstico da cidade; implementao e
monitoramento; e programa de comunicao.

Elabora-se inicialmente um diagnstico da cidade e posteriormente, as

seguintes fases: planejamento e oramento; envolvimento dos stakeholders;
definio da equipe para anlises; definio dos consultores para projetar e
executar o processo; obteno de solues criativas; definio das
estratgias; aprovao e aceitao do plano. (REZENDE, 2008, p. 3).

Deve conter o incio do plano; caracterizao do modelo de desenvolvimento;

anlise externa; anlise interna; formulao da viso estratgica; desenvolvimento
das estratgias; e implantao e posterior reviso. E finalmente Motta (2004) reitera
as anlises racionais e as intenes pessoais, definindo a viso, produzindo as
estratgias (cenrios) e as decises.
O PEM adotado por um municpio no pode enfatizar s os componentes
mercantis ou a competitividade entre cidades e muito menos a busca desenfreada
pelos investimentos nos mercados internacionalizados. Deve levar em conta as
questes sociais e debater democraticamente a sustentabilidade urbana
contemplando as demandas socioambientais nas cidades.
Resende (2008, pginas 4 e 5) tambm mostra a existncia do Plano Diretor
da Cidade (PDC) tambm chamado de plano diretor municipal ou planejamento
urbano.

As cidades brasileiras passam por mudanas profundas que podero

garantir um futuro de desenvolvimento equilibrado. Tambm podero
universalizar o direito moradia digna em ambiente saudvel para todos os
seus muncipes. (REZENDE; ULTRAMARI, 2005, p. 264).
 27

Para tanto, as cidades tm de contar com fontes estveis e seguras de

financiamento para o desenvolvimento urbano e rural, indispensveis para que
possam se manter e expandirem adequada e democraticamente. Entretanto, para
que isso seja possvel, os cidados tambm tero que instituir formas de
planejamento e controle do territrio municipal.

Planejar democraticamente o futuro da cidade, incorporando todos os

setores sociais, econmicos e polticos que a compe, de forma a construir
um compromisso entre cidados e governos o desafio que o Estatuto da
Cidade impe a todos os planos diretores. REZENDE, 2008, p. 5).

Os problemas do plano diretor municipal esto mais relacionados com as

temticas territoriais: desenvolvimento econmico; reabilitao de reas centrais da
cidade e stios histricos; avaliao e atividades em reas rurais; polticas
habitacionais; regularizao fundiria; transporte e mobilidade; saneamento
ambiental; estudos de impactos de vizinhana; instrumentos tributrios e de induo
de desenvolvimento; desenvolvimento regional; e outras questes de ocupao do
solo.
J o PPA de periodicidade quadrienal, avanando um ano no prximo
governo. um instrumento do planejamento municipal que estabelece os objetivos,
as estratgias e as aes da administrao municipal para as despesas de capital e
outras delas decorrentes, bem como, para as despesas relativas aos programas de
durao continuada. Dele se derivam a LDO e LOA.
O Plano Plurianual Municipal (PPAM) uma pea de planejamento do
municpio e da prefeitura de mdio prazo para conduzir efetivamente o oramento e
os gastos pblicos municipais durante a sua vigncia, para manter o patrimnio
pblico e tambm para elaborar investimentos coerentes com as receitas e
despesas municipais.
Embora os recursos pblicos sejam escassos frente s necessidades, no
raramente os programas de governo falham em alcanar os resultados desejados
mais por deficincia na gesto do que por carncia de recursos. O reconhecimento
desta limitao levou o governo federal a editar o Decreto n 5.233, de 6 de outubro
de 2004, estabelecendo normas para a gesto do PPA.
O desenvolvimento da capacidade gerencial um desafio a ser enfrentado
para alcanar a excelncia no resultado dos programas do PPA. A boa gesto de
programas envolve o comprometimento do gestor com o modelo de planejamento
 28

adotado. Para isso, imprescindvel que ele compreenda o alcance da metodologia

do PPA, de modo a ser capaz de elaborar programas que expressem o que
pretende realizar.
O domnio das ferramentas e tcnicas de planejamento sem dvida uma
pr-condio para o bom delineamento dos programas e d aos gerentes e sua
equipe segurana para realizar um adequado planejamento oramentrio-financeiro
anual capaz de conduzir a bom termo a execuo dos Programas.
A partir da promulgao da Constituio Federal de 1988, as atividades de
planejamento e oramento passaram por uma aproximao, fato que estabeleceu
uma relao mais direta entre os seus instrumentos.
A vigncia de um Plano Plurianual - PPA vai do incio do segundo ano de
mandato at o final do primeiro ano de mandato do governo subseqente. Com isso,
o novo governo adquire tempo suficiente para realizar o reconhecimento do aparelho
pblico e promover as adequaes necessrias implementao de seu programa
de governo. Outro aspecto positivo a possibilidade concluso de aes iniciadas
no governo anterior durante o primeiro ano do governo subseqente, cuja
descontinuidade ou no concluso poderiam acarretar prejuzos sociedade.

O PPAM norteia e orienta o governo municipal quanto realizao dos

programas de trabalho para o perodo citado, ressaltando todas as obras
que se pretenda no perodo devero estar inseridas nesse plano, assim
como tambm os programas de natureza continuada, como, por exemplo,
aqueles relacionados com educao e sade. (RESENDE, 2008, p. 6).

No caso da LDO, ela de periodicidade anual. Estabelece um conjunto de

instrues em termos de normas de forma e o contedo com que a lei oramentria
de cada exerccio deve ser apresentada para indicar as prioridades a serem
observadas em sua elaborao. A LDO deve conter: metas e prioridades da
administrao municipal.
J a LOA de periodicidade anual e prover os recursos necessrios para
cada ao constante da LDO. A LOA uma lei de natureza especial em razo do
seu objeto e da forma peculiar de tramitao que lhe definida. Por meio dos seus
planos operacionais, estabelece as receitas previstas e autoriza as despesas
municipais.

Os principais objetivos do PPAM so: definir, com clareza, as metas e

prioridades da administrao, bem como os resultados esperados; organizar
 29

as aes de que resulte oferta de bens ou servios que atendam demandas

da sociedade; estabelecer a necessria relao entre os programas a
serem desenvolvidos e a orientao estratgica de governo; nortear a
alocao de recursos nos oramentos anuais; facilitar o gerenciamento das
aes do governo. (RESENDE, 2008, p. 6).

Seu ciclo de gesto composto pelas seguintes fases: elaborao;

implantao; monitoramento; avaliao; e reviso. Compe-se dos seguintes
elementos essenciais: base estratgica; programas; diagnstico; diretrizes;
objetivos; metas (quantidades); tipos de aes (projetos, atividades e operaes
especiais); natureza das aes (nova ou em andamento, contnua ou temporria);
resultados; indicadores, ndices ou unidades de medidas; valores (fonte de receitas,
despesas, investimentos, inverses financeiras e amortizaes de dvidas); pblico-
alvo; responsveis ou executores; e datas de incio e trmino.

A realizao do Plano Diretor da Cidade (PDC), do Plano Plurianual

Municipal (PPAM) e do Planejamento Estratgico Municipal (PEM) de forma
coletiva e participativa pode oferecer para os municpios e seus muncipes
inmeros benefcios, incluindo o desenvolvimento local. (REZENDE, 2008,
p. 9).

Os projetos devem ser organizados antecipadamente e amplamente

divulgados. Os envolvidos nos projetos devem ser capacitados. A viso, as
vocaes e os objetivos municipais devem ser realsticos. O PDC, PPAM, PEM e a
gesto municipal devem ser integrados e vivenciados constantemente. O
envolvimento dos muncipes, dos gestores locais e dos demais interessados na
cidade deve ser efetivo.

A deciso de elaborar o PEM, o PPAM e o PDC como projetos integrados

pode estar relacionada aos seguintes fatores: criar um consenso em torno
de um modelo de futuro para o municpio; definir um modelo de cidade a
partir da percepo das mudanas que se produzem no seu entorno; dar
uma resposta para situaes de crises ou de recesso dos setores bsicos
da economia local; e perseguir uma maior coeso e integrao local.
(RESENDE, 2008, p. 9).

O xito do PEM, do PPAM e do PDC pode se dar quando: a viso da cidade e

suas estratgias mobilizam todos no municpio; os objetivos so exeqveis; existe
consenso e trabalho coletivo compromissado; seus elaboradores esto capacitados
e motivados; os trs projetos esto integrados; e quando a gesto local assume e
vivencia esses projetos juntamente com seus muncipes e com polticas municipais
favorveis e sustentveis.
 30

Os municpios devem alinhar os seus diferentes planos e planejamentos

municipais que podem compreender os seguintes instrumentos integrados: PDC;
PPAM; PEM; polticas municipais; projetos participativos municipais; planejamento
de recursos humanos; e planejamento de informaes e tecnologias.
 31

CAPTULO 3. O PROCESSO DE COMPRAS

O setor de compras responsvel pelo estabelecimento dos fluxos dos

materiais na organizao, pelo contato junto ao fornecedor e pela agilizao da
entrega. Uma compra efetuada de forma errada prejudica o desenvolvimento das
atividades da organizao. Deve-se assim, haver uma integrao entre os setores
para que se comprem os produtos adequados e nas quantidades corretas.

O processo de compras no de responsabilidade exclusiva do setor de

compras. Sua funo muito mais ampla e, se realizada com eficincia,
envolve todos os setores da organizao. Obter o material certo, nas
quantidades certas, com a entrega correta, da fonte correta e no preo certo
so todas funes de compras. (ARNOLD, 2006, p. 207).

Dentro do processo de compras, preciso estar atento aos prazos de entrega

dados aos fornecedores; caso no sejam cumpridos, podem criar srias
perturbaes dentro da organizao. Mas o setor de compras pode reduzir o nmero
de problemas para todos os setores da organizao.

Os objetivos da funo de compras so: obter mercadorias e servios nas

quantidades certas e com a qualidade necessria; obter mercadorias e
servios ao menor custo; garantir o melhor servio possvel e pronta entrega
por parte do fornecedor; desenvolver e manter boas relaes com os
fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais. (ARNOLD, 2006, p.
209).

Mas para satisfazer a esses objetivos, preciso desempenhar algumas

funes bsicas, tais como: determinar as especificaes de compra (qualidade
certa, quantidade certa e entrega tempo e lugar); selecionar o fornecedor fonte
certa; negociar os termos e condies de entrega; emitir e administrar os pedidos de
compra.

Em relao s compras, existe um ciclo a ser seguido que contm os

seguintes passos: receber e analisar as requisies de compras; selecionar
fornecedores. Encontrar fornecedores potenciais, emitir solicitaes para
cotaes, receber e analisar cotaes, selecionar o fornecedor certo;
determinar o preo correto; emitir pedidos de compra; receber e aceitar as
mercadorias; aprovar a fatura para pagamento do fornecedor. (ARNOLD,
2006, p. 209).

As requisies de compra tm incio com o setor ou a pessoa que ser o

usurio final. O planejador libera um pedido planejado, autorizando o departamento
 32

de compras a processar o pedido. Mas as requisies de compras devem conter as

seguintes informaes: identificao e aprovao assinada do requisitante, alm da
conta em que ser debitado o custo; especificao do material; quantidade e
unidade de medida; local de entrega.

O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente

entreguem pontualmente. E quando as mercadorias so recebidas, o
departamento de recepo as inspeciona para garantir que foram enviados
corretos, na quantidade certa e que no foram danificados no transporte.
(ARNOLD, 2006, p. 211).

Efetuada a compra, emite-se uma ordem de compras para o fornecedor que,

dentro de um prazo estabelecido. Posteriormente, o fornecedor entregar as
mercadorias no lugar estabelecido, sendo necessria a conferencia dos bens. Aps
a conferncia, quando recebida a fatura do fornecedor, h trs informaes que
devem concordar: o pedido de compra, o relatrio de recebimento e a fatura. Os
itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos. Os preos e
suas extenses devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura.
Importante lembrar que uma preocupao da funo do setor de compras o
que comprar, e isso no uma deciso simples; importante determinar as
quantidades necessrias. A especificao do produto deve conter: caractersticas
fsicas ou qumicas, material e mtodo de produo, desempenho.

A funo de compras possui significativas influncias sobre as atividades do

almoxarifado. A eficincia das atividades do almoxarifado est diretamente
associada eficincia das compras. Se o trabalho do comprador no for
bem realizado, no respondendo com eficincia e qualidade as seguintes
questes: o que, quando e quanto comprar, poder gerar problemas para a
gesto de almoxarifado tais como: (GESTO DE MATERIAL EM
ALMOXARIFADO NA ADMINISTRAO PBLICA ESTADUAL, 2005, p. 8).

Recebimento de materiais de qualidade questionvel, decorrentes de

falhas na especificao ou ausncia de anlises nas amostras;
Atraso no ressuprimento de estoque ocasionando desabastecimento;
Valorao incorreta dos estoques em conseqncia de aquisies com
preos no condizentes com a realidade do mercado;
Comprometimento da armazenagem em decorrncia de no terem sido
considerados fatores como: validade do produto, qualidade de
embalagem, acondiciomanto etc.;
 33

Morosidade nas aquisies;

Atraso no envio do instrumento de contratao para o almoxarifado;
Ausncia ou deficincia de informaes quanto ao destino correto do
material.

E a tarefa de definir o que se quer, apesar de parecer fcil, pode tornar-se

bastante complexa. Assim, quando houver a necessidade de se comprar
algum tipo de material, seja consumo ou permanente, dever ter algumas
orientaes sobre alguns aspectos que se mostram bastantes importantes e
que influenciaro diretamente a qualidade da aquisio. (GESTO DE
MATERIAL EM ALMOXARIFADO NA ADMINISTRAO PBLICA
ESTADUAL, 2005, p. 8).

Quando um determinado material solicitado, o usurio sabe apenas o seu

nome genrico. Assim, um catlogo importante para consultas de produtos, mas
que deve estar em constante atualizao, havendo a necessidade de especific-la
detalhadamente. Mas o usurio observar dois aspectos importantes:
a) Aspecto legal trata-se do cumprimento da legislao vigente que regula
todas as compras das instituies pblicas. Deve-se deixar claro que ao usurio h
a necessidade de se descrever o material o mais detalhado possvel, j que
vedada a indicao da marca do produto.
necessrio que a escolha do material seja baseada em informaes
precisas, tendo como fonte de informaes catlogos tcnicos para que a descrio
do produto solicitado facilite o processo de compra, alm de economia de recursos,
tempo e trabalho.
b) Aspecto tcnico, que se trata de observar que a descrio do produto, sob
a tica da administrao de material, com as especificaes corretas.
Para tanto, importante definir qual o melhor momento para solicitar material
a ser utilizado. Para tanto, o usurio deve estabelecer uma previso de consumo
coerente com suas necessidades, de forma que no haja falta ou excesso de itens
em estoque. Deve-se, portanto definir a quantidade solicitada ao almoxarifado e para
os materiais mantidos em estoque, a quantidade solicitada dever prever um
consumo mensal.
Entra ento um aspecto a ser considerado que o controle dos produtos.

Manter um controle seguro e eficiente importante para garantir o

abastecimento contnuo a todas as unidades consumidoras. Assim, as
quantidades de materiais estocveis a serem solicitadas devero estar
baseadas num consumo realista, sem adio da chamada reserva de
 34

desconfiana. (GESTO DE MATERIAL EM ALMOXARIFADO NA

ADMINISTRAO PBLICA ESTADUAL, 2005, p. 22).

Mas deve-se observar que se na solicitao de pedidos no houver um

planejamento adequado, tal fato poder resultar em solicitao de materiais em
quantidade elevada, sendo desnecessrios para o setor. Isso requer local
apropriado, mais armrios, maior possibilidade de quebra e furto, alm de
desperdcio. Importante tambm observar os prazos para pedidos, compras e
entregas.

O calendrio de compras dever ser estabelecido de acordo com a poltica

de material da instituio. As compras planejadas de forma estratgica,
considerando a otimizao dos recursos financeiros, dever optar por
perodos curtos; com isso, evita-se no imobilizar recursos financeiros
desnecessariamente. (GESTO DE MATERIAL EM ALMOXARIFADO NA
ADMINISTRAO PBLICA ESTADUAL, 2005, p. 24).

O ciclo de compras de uma organizao representa uma das mais

importantes etapas relacionadas ao seu desempenho. Nesse sentido, planejar,
executar, monitorar e agir corretivamente so medidas que merecem ateno
especial quando se discute compras.

At a dcada de 1970, a funo compras era considerada uma atividade

simplesmente burocrtica e repetitiva. Era vista pelos demais setores das
instituies, como um rgo que tinha a nica tarefa de comprar, guardar e
distribuir os materiais solicitados, para o bom andamento dos servios. E
tinha mais: as compras eram consideradas como centros de despesa, no
de lucros. (PASCOAL, 2008, p. 18).

Com a globalizao, a funo de compras nas organizaes tem sido

desenvolvida com tcnicas cada vez mais sofisticadas. Isso se deve pelo fato das
organizaes estarem comeando a avaliar a performance de compras com muito
mais preciso do que anos atrs, chegando a atingir avaliaes precisas e
equiparveis a trabalhos desenvolvidos em outras funes administrativas.
Um ponto importante que as requisies de compras devero ser aprovadas
pelos responsveis antes de serem remetidas ao setor de compras. Tal
procedimento evitar trabalhos desnecessrios e prejuzos nas relaes da
organizao com os fornecedores. E os dados constantes na requisio de compras
devem ser bem esclarecedores e possibilitar a aprovao por parte da direo da
organizao.
 35

O preenchimento das requisies de compras dever conter uma srie

informaes dentre elas: discriminao perfeita do material solicitado; explicao
detalhada referente aplicao a ser dada a cada material; posio atual do
estoque, consumo mensal e data em que o material ser necessrio na organizao;
data e preo da ltima compra.
A ordem de compra um importante documento que deve ser impresso em
vias (para controle do setor de compras, para o fornecedor, para o almoxarifado,
para o rgo requisitante e o financeiro), permitindo uma arrumao dos servios de
compras.
Um outro aspecto a ser considerado a seleo do nmero de fornecedores,
que dever obedecer a critrios adequados, levando em conta cada mercado
fornecedor e as caractersticas do artigo a comprar. Geralmente, a opo negociar
com vrios fornecedores. E o comprador experiente conhece as conseqncias
desastrosas do no cumprimento dos prazos de entrega por parte dos fornecedores.
Torna-se ento necessrios mecanismos para acompanhar o andamento dos
fornecimentos e aumentar a presso com muita antecipao. O comprador dever
estar preparado para criar rapidamente solues emergenciais nos casos de
fornecimentos atrasados.
Tais solues podero ser onerosas, contudo so compensadoras, j que
evitaro prejuzos muito maiores em virtude de atrasos no atendimento a clientes ou
paralisao de alguma atividade (principalmente as essenciais).

3.1 COMPRAS NO SETOR PBLICO

No caso especfico da compra para a Administrao Pblica, deve-se

observar a legislao em vigor e suas alteraes. A eficcia das compras pblicas
s ser alcanada mediante a aplicao dos recursos de planejamento.
importante, em relao aos materiais, ficar atento a:
Estabelecer uma terminologia padronizada para os materiais, de forma
que se evite duplicidade na sua interpretao;
Criar regras simples que permitam a identificao dos materiais;
Permitir a gerao de publicaes destinadas a divulgar os dados de
identificao e codificao dos materiais.
 36

Segundo (FREITAS; MEDEIROS; MELO), da necessidade de fixar regras

para os processos licitatrios governamentais e do movimento por maior tica no
setor pblico, surgiu a Lei 8.666 de 21 de junho de 1.993, que resumiu e
sistematizou uma srie de normas gerais sobre licitaes e contratos
administrativos. No caso das compras, a lei 8.666 estabelece o seguinte:
Seo V
Das Compras
Art. 14. Nenhuma compra ser feita sem a adequada caracterizao de seu
objeto e indicao dos recursos oramentrios para seu pagamento, sob pena de
nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa.
Art. 15. As compras, sempre que possvel, devero:
I atender ao princpio da padronizao, que imponha compatibilidade de
especificaes tcnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as
condies de manuteno, assistncia tcnica e garantia oferecidas;
II ser processadas atravs de registro de preos;
IV ser subdivididas em tantas parcelas quantas necessrias para aproveitar
as peculiaridades do mercado, visando economicidade;
V balizar-se pelos preos praticados no mbito dos rgos e entidades da
Administrao Pblica.
Art. 16. Ser dada publicidade, mensalmente, em rgo de divulgao oficial
ou em quadro de avisos de amplo acesso pblico, relao de todas as compras
feitas pela Administrao Direta ou Indireta, de maneira a clarificar a identificao do
bem comprado, seu preo unitrio, a quantidade adquirida, o nome do vendedor e o
valor total da operao, podendo ser aglutinadas por itens as compras feitas com
dispensa e inexigibilidade de licitao.

Deve-se, contudo observar que o processo de inovao e de sofisticao

das atividades de compras ocorreu na esfera privada, ela tambm pode
ocorrer no certame pblico, mas com caractersticas particulares a sua
realidade. Vislumbrou-se no setor pblico a aplicao de tcnicas de gesto
de estoques devidamente planejadas e validadas. (GARCIA, 2008, p. 13).

Nos ltimos anos, essas preocupaes tm sido cada vez mais requeridas na
administrao pblica pela sociedade, pois esta passou a exigir maior
responsabilidade social.
 37

Na maioria dos pases, as compras feitas pels governos so importantes

instrumentos de polticas pblicas e desenvolvimento econmico.
Representam cerca de 10% a 15% do PIB (produto interno bruto) dos
pases que fazem parte da OMC, ou mais, se includas tambm as compras
feitas pelos militares. (GARCIA, 2008, p.1).

No Brasil, a Administrao Pblica, em todas as esferas governamentais, ao

efetuar licitaes e contratos, se sujeita aos princpios constitucionais da isonomia,
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficincia, legitimidade e
economicidade. A implementao harmonizada destes princpios orientada pelo
interesse pblico.
Um instrumento poderoso no Brasil foi criado e teve sua regulamentao por
meio da Lei Complementar n. 123, de 14 de dezembro de 2006, veio a mudar a
forma com que as compras governamentais, levando em conta o artigo 1. da Lei
Complementar em referncia, a qual estabelece normas gerais relativas ao
tratamento diferenciado e favorecido a ser dispensado s microempresas e
empresas de pequeno porte no mbito dos Poderes da Unio, dos Estados, do
Distrito Federal e dos Municpios.

A responsabilidade social pode ser promovida pelas compras pblicas de

vrios modos, entre eles, os incentivos ao emprego e renda, proteo aos
discriminados, defesa ambiental, incluso educacional e reduo da
desigualdade. (GARCIA, 2008, p. 2).

As compras feitas pelos governos atravs de suas Licitaes Pblicas podem

tanto desenvolver a economia sustentvel, como proporcionar a competitividade,
estimulando os mercados formais, proteo concorrncia, fomento tecnologia,
arrecadao de tributos, incentivando assim, a livre iniciativa.
importante no s selecionar o menor preo, mas preciso enfocar
empresas, produtos e servios que respeitem o cidado e o meio ambiente, a ordem
jurdica e suas legislaes e sejam teis sociedade.

A licitao o procedimento administrativo onde tanto os entes da

Administrao Pblica e os rgos por ela controlados selecionam a melhor
proposta entre as oferecidas pelos vrios interessados, com os objetivos
que so a celebrao de contrato ou ainda obter o melhor trabalho tcnico,
artstico ou cientfico. (GARCIA, 2008, p. 3).

a forma mais justa que encontrou o Estado para contratar um fornecedor de

maneira, buscando a melhor proposta para a Administrao Pblica.
 38

XXI ressalvados os casos especificados na legislao, as obras, servios,

compras e alienaes sero contratados mediante processo de licitao
pblica que assegure igualdade de condies a todos os concorrentes, com
clusulas que estabeleam obrigaes de pagamento, mantidas as
condies efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitir
as exigncias de qualificao tcnica e econmica indispensveis garantia
do cumprimento das obrigaes. (Valdinei Pereira Garcia (Polticas
Pblicas Nas Compras Governamentais pg. 3)

Em uma Repblica Federativa como o Brasil, a Constituio base de

todo o ordenamento jurdico. Assumindo esta Repblica a caracterstica de Estado
Democrtico e de Direito, sua Constituio, seu Pacto Social, passa a ter papel
relevante para a formao poltica e administrativa do pas.

No corpo de nossa Constituio, encontraremos uma srie de princpios e

normas que serviro, no apenas para fixarmos nossas metas a serem
alcanadas no plano do dever-ser, mas tambm para podermos fiscalizar os
atos praticados por aqueles encarregados pela administrao da pblica.
(GARCIA, 2008, p. 5).

Existem alguns princpios de Direito Administrativo voltados para uma das

mais importantes atividades do gestor pblico a licitao. Eis aqui os princpios: da
legalidade: onde ningum ser obrigado afazer ou deixar de fazer alguma coisa
seno em virtude de lei; da moralidade: deve ser vista como atributo necessrio
atuao de qualquer pessoa que lide com verba pblica. A lei no faz nascer a
moral; esta preexiste e inerente ao carter de cada um de ns; da impessoalidade:
trata-se, na verdade, da decorrncia do princpio da legalidade. Sua observncia
ser de primordial importncia quando o ato visado for de ordem discricionria; da
igualdade: princpio de extrema importncia para a lisura da licitao pblica,
significa que todos os interessados em contratar com a Administrao devem
competir em igualdade de condies, sem que a nenhum se oferea vantagem no
extensiva a outro; da publicidade: a publicidade dos atos da Administrao, no
campo da licitao pblica, de tremenda importncia para os concorrentes, pois,
d-se a eles a certeza do que est ocorrendo nas diversas etapas do processo, bem
como os possibilita de elaborar seus planejamentos e recursos administrativos em
caso de descontentamento com alguma deciso que venha a ser tomada pela
comisso de licitao, ou mesmo se houver alguma irregularidade ou ilegalidade no
certame; da probidade administrativa: a probidade tem o sentido de honestidade,
boa-f e moralidade por parte dos administradores; da vinculao ao instrumento: a
 39

Administrao no pode descumprir as normas e condies do edital, ao qual se

acha estritamente vinculada.
Com isso, imprescindvel estar atento a esses fatores, haja vista que a fuga
desses princpios pode ocasionar desde o afastamento dos agentes polticos, bem
como priso dos mesmos e perca de mandato por parte do representante do Poder
Executivo.

3.2. O PAPEL DO ALMOXARIFADO

O almoxarifado o local destinado para a guarda e conservao de materiais,

devendo estar em condies apropriadas, tendo a funo de destinar espaos onde
permanecer cada item armazenado, aguardando a necessidade do seu uso. O
armazenamento de materiais funciona como um bolso, capaz de suprir s
necessidades dos diversos setores da organizao.

O almoxarifado (ou armazm) o setor responsvel pelo recebimento,

armazenamento e distribuio dos produtos utilizando tcnicas e controles
especficos. Na administrao pblica, interessante que se tenha
almoxarifados conduzidos de forma gerencial sob o ponto de vista tcnico e
financeiro, sendo administrados estrategicamente. Sua importncia est na
sua atribuio maior de no permitir o desabastecimento dos setores da
organizao, ou seja, fornecer de forma contnua e ininterrupta os materiais
s diversas unidades. Deve satisfazer as necessidades materiais da
organizao, evitando que a cada demanda se crie um procedimento de
aquisio. (GESTO DE MATERIAL EM ALMOXARIFADO NA
ADMINISTRAO PBLICA ESTADUAL, 2005, p. 28).

Por ser um setor estratgico dentro de uma organizao, deve-se considerar

alguns pontos relevantes: o projeto de localizao e instalao. Para tanto, dever
considerar:
Maior proximidade com os usurios;
As condies topogrfica e meteorolgica do terreno;
Preferncias por local de fcil acesso, bem ventilado, que receba a luz
solar e onde a altura dos prdios vizinhos no o torne sombrio;
Evitar locais cujos acessos se dem por escadas, corredores estreitos,
elevadores etc.;
Subordinar-se a plano que vise principalmente o receber e o distribuir;
Optar quando possvel, por edifcio trreo, com ptio de manobras que
facilite a carga e descarga;
 40

Conhecimento prvio dos materiais que sero estocados.

Conforme Gesto de Material em Almoxarifado na Administrao Pblica
Estadual (2005, p. 30), a elaborao de um leiaute para a organizao de um
almoxarifado visa aproveitar melhor e de forma racional tanto seu espao horizontal
quanto o vertical, tendo por conseqncia uma melhor armazenagem dos materiais.
E no que se refere ao recebimento dos materiais, so indispensveis algumas
atitudes tais como:
Conferncia documental o confronto dos dados do documento fiscal com
a Autorizao de Fornecimento de Material, verificando as condies comerciais
pactuadas e constantes na Autorizao de Material;
Conferncia quantitativa a inspeo quantitativa compreende a conferncia
e contagem do material recebido, em confronto com a quantidade informada na Nota
Fiscal e na Autorizao de Fornecimento;
Conferncia qualitativa j a inspeo qualitativa compreende a verificao
da qualidade do material entregue pelo fornecedor.
Alm disso, no ato do recebimento, tambm torna-se indispensvel a
anlise/inspeo do material entregue pelo fornecedor sendo imprescindvel para
perfeita identificao do material em comparao com os requisitos tcnicos
exigidos. Essa inspeo pode ser feita sob duas formas:
Inspeo 100%: quando todos os materiais devem ser minuciosamente
analisados;
Ou ainda pela Inspeo por Amostragem: utilizada quando do recebimento de
um grande volume de um determinado material, onde se faz necessrio formar um
lote de inspeo, que se dar pela seleo aleatria de certa quantidade de
unidades, para verificao de conformidade com o exigido.
Ao se deparar com qualquer problema tcnico no recebimento, o responsvel
pelo almoxarifado deve tomar as providncias junto ao fornecedor para que se
tomem as providncias cabveis. Somente aps o recebimento e aprovao dos
setores competentes, que ser dado o recebimento definitivo.
Ainda sobre o recebimento de materiais, ao se falar de Administrao Pblica,
a lei 8.666/93, em seu Art. 15, 8, dispe que:

O recebimento de material de valor superior ao limite estabelecido no artigo

23desta Lei, para a modalidade de convite, dever ser confiado a uma
comisso de, no mnimo, 3 (trs) membros.
 41

Para arrumar os estoques de uma forma mais racional, conforme encontrado

em Gesto de Material em Almoxarifado na Administrao Pblica Estadual, o
almoxarife deve estar sempre atento aos seguintes cuidados, tais como:
Cuidar para manter permanentemente livres os acessos s prateleiras
do almoxarifado;
Manter os materiais estocados em perfeitas condies de uso;
Arrumar nas prateleiras os materiais mais antigos na frente dos
adquiridos mais recentemente;
Conservar os materiais de acordo com suas caractersticas;
No misturar materiais de diversos tipos;
Arrumar os materiais e equipamentos nas prateleiras de tal forma que
o peso fique bem distribudo, observando que os mais pesados e
volumosos devem ficar nas prateleiras de inferiores;
Estocar os materiais mais pesados em locais de fcil acesso;
Arrumar os materiais perecveis em locais de fcil visualizao;
Guardar materiais pequenos (porcas, presilhas, botes, etc.) em
caixas distribudas de forma ordenada nas prateleiras ou em gavetas.
Esses so alguns cuidados normais que so requeridos para a perfeita
conservao dependem das caractersticas e natureza dos materiais. Mas deve-se
estar atentos a deteriorao dos produtos; e as principais causas que atuam
diretamente contra a perfeita conservao dos materiais so:
Armazenagem prolongada (responsvel por fenmenos tais como
descolorao, apodrecimento, etc.); reaes qumicas (causadas por manipulaes
incorretas de embalagens, exposio a calor ou frio, contato com outros agentes);
contaminao (por insetos, roedores ou substncias txicas); agentes biolgicos
(ao de bactrias, fungo, mofo); danos fsicos (devido a movimentao e
armazenagem pouco cuidadosa gerando quebras e rompimento das embalagens);
umidade (inimigo nmero um da conservao, j que d causa a outros tantos
fenmenos prejudiciais conservao dos materiais); temperatura (variaes
inadequadas e freqentes).
Importante tambm na armazenagem a sua segurana. Para tanto,
torna-se necessrio um conjunto de aes, normas e procedimentos que evitem
 42

furtos, roubos, quebras e avarias dos equipamentos e dos materiais, bem como
acidentes pessoais. Para tanto, torna-se necessrio tomar algumas atitudes, a
saber:
Evitar acesso e circulao de pessoas estranhas ao quadro de servidores
do almoxarifado; proibir o fumo nas instalaes internas do armazm; providenciar a
instalao de equipamentos contra incndios, observando as normas tcnicas; evitar
trnsito de veculos em velocidade que ponha em risco as pessoas, materiais e
instalaes; utilizar smbolos que estabeleam cuidados na estocagem, manuseio e
transporte dos materiais.
Conforme Gesto de Material em Almoxarifado na Administrao Pblica
Estadual (2005, p. 39), outro aspecto tratado, que o manuseio dos materiais,
onde alguns aspectos devem ser levados em conta:
A manipulao dos materiais deve ter sempre em vista eliminar
desvios desnecessrios, aumento de distncia, circulao
excessiva, subida e descida de escadas e congestionamentos;
A embalagem original dos produtos deve ser mantida durante o
manuseio;
A manipulao deve ser feita com meios adequados de transporte
como: empilhadeiras, carrinhos, caixas, cestas, a fim de evitar
esforos desnecessrios, demoras ou danos;
Os meios de transportes internos devem ser totalmente
carregados at o limite de peso e volume, evitando viagens
desnecessrias.
Um aspecto importante a ser considerado o controle do almoxarifado, que
se d pelo conjunto de aes integradas que registram e garantem a eficincia da
movimentao de estoque, bem como de aes relacionadas a sua gesto,
manuteno e segurana.
As entradas de materiais devero se feitas por documentao especfica para
cada caso que lhe d origem. Devem conter algumas informaes: nmero do
documento de origem (Autorizao de Fornecimento de Material); nmero da nota
fiscal; data de emisso da nota fiscal e data do recebimento dos materiais.
J em relao as sadas de materiais, os estoques ocasionaro uma baixa no
seu saldo fsico e contbil, devendo se dar por documento de solicitao de material.
Todo documento que registre a sada de material dever apresentar: nome do setor
 43

de destino; data de sada; cdigo do material; descrio do material; quantidade

requisitada e efetivamente entregue; unidade de fornecimento; identificao do
solicitante, do autorizador e do despachante.

Nunca demais lembrar que todas as entradas e sadas devem estar

acompanhadas de documentos legais que comprovem a sua efetiva
movimentao. (GESTO DE MATERIAL EM ALMOXARIFADO NA
ADMINISTRAO PBLICA ESTADUAL, 2005, p. 42).

Vale lembrar que todo material adquirido e recebido pelo almoxarife depois de
ser debitado pela contabilidade, passa a ser de sua inteira responsabilidade,
incumbindo-se da sua guarda e distribuio.
A requisio dos materiais um pedido oficial do setor que ir consumi-lo.
Assim, ao receber uma requisio, o despachante ter que efetuar diversas
conferncias:
Verificar se o setor emitiu a requisio dentro dos padres previamente
definidos pelo almoxarifado;
Constatar se as quantidades pedidas esto normais e dentro das
possibilidades do estoque;
Examinar e confrontar a assinatura constante da requisio com a
assinatura credenciada junto ao almoxarifado, previamente autorizada.
Realizados tais exames e constatada a sua boa origem, o documento
remetido ao setor de estocagem. O estoquista separa o material, devendo efetuar as
anotaes devidas, remetendo o pedido para a expedio. Aqui, o despachante faz
a entrega ao requisitante e realiza o registro de sadas.

A manuteno de estoque de material representa custos administrativos e

operacionais para a instituio. O ideal seria atender ao usurio no
momento em que ocorresse a sua necessidade. Contudo isso no ocorre e
torna-se necessria a existncia de um certo nmero de materiais
estocados, disponveis ao usurios de forma imediata. Com isso, garante a
manuteno das atividades operacionais da instituio. (GESTO DE
MATERIAL EM ALMOXARIFADO NA ADMINISTRAO PBLICA
ESTADUAL, 2005, p. 43).

Assim, a existncia de estoques se da pelos seguintes motivos:

impossibilidade de se ter os materiais em mos quando as necessidades ocorrem;
reduo da necessidade de acionar constantemente o servio de compra, que alm
de gerar custo demorado; segurana contra riscos de desabastecimento do
mercado fornecedor; aumento imprevisto do consumo mdio.
 44

Justificada a necessidade de existncia, cabe ento a definio: o que e

quanto estocar. Para tanto, caber ao planejamento a identificao do
universo de materiais necessrios aos setores da instituio, bem como sua
quantidade de consumo. (GESTO DE MATERIAL EM ALMOXARIFADO
NA ADMINISTRAO PBLICA ESTADUAL, 2005, p. 43).

A quantidade a solicitar algo complexo, tendo em vista que o solicitante

costuma superestimar as suas necessidades. O desafio ento alcanar o ponto de
equilbrio entre o ideal e o possvel, considerando que neste caso qualquer
acrscimo gera custos adicionais.
O controle dos nveis de estoque no deve ser feito pela experincia, intuio
ou observao tcnica. Deve basear-se em frmulas matemticas que garantam
maior preciso e segurana na definio de parmetros de ressuprimento,
impedindo que haja falta ou estoque ocioso no almoxarifado.

Os objetivos dos depsitos so minimizar custos e maximizar o atendimento

aos clientes. Para se atingir esses objetivos, as operaes de depsitos
devem ser eficientes e desempenhar as seguintes tarefas: oferecer um
servio pontual aos clientes; manter um controle dos itens, de modo que
possam ser encontrados pronta e corretamente; minimizar o esforo fsico
total e, conseqentemente, o custo de transporte dos produtos para dentro
e fora do depsito; fornecer elos de comunicao com os clientes.
(ARNOLD, 2006, p. 353).

A operao de um depsito envolve vrias atividades de processamento e a

operao eficiente depende da maneira como essas atividades so
desempenhadas:
Receber os produtos o depsito aceita os produtos que chegam, assumindo
a responsabilidade por eles. Isso significa que o depsito deve checar os
produtos; checar as quantidades; verificar se no h danos e preencher relatrios de
danos caso necessrio e por fim inspecionar os produtos caso necessrio;
Identificar os produtos os itens so identificados pelo nmero de unidade de
armazenamento apropriado (nmero da pea) e a quantidade recebida e registrada;
Despachar os produtos para armazenamento os produtos so separados e
guardados;
Guardar os produtos os produtos so mantidos em estoque sob a proteo
adequada at que sejam requisitadas;
Escolher os produtos os itens pedidos de um estoque devem ser
selecionados e trazidos para uma rea de preparao;
 45

Preparar a remessa os produtos que compem um nico pedido so

reunidos e conferidos para que se observe se no h omisses ou erros. Os
registros de pedidos so atualizados;
Despachar a remessa os pedidos so embalados, os documentos de
embarque preparados e os produtos acondicionados no veculo correto;
Operar um sistema de informaes deve ser mantido um registro para cada
item em estoque, mostrando a quantidade em estoque, a quantidade recebida, a
quantidade liberada e sua localizao no depsito.
A localizao do estoque, ou o arranjo fsico do depsito, relaciona-se com a
localizao de itens individuais no depsito. No existe um nico sistema universal
de localizao de estoque que seja adequado para todas as ocasies, mas h vrios
sistemas bsicos que podem ser utilizados. O sistema, ou sua combinao, a serem
utilizados, dependem do tipo de produtos estocados, do tipo de instalaes de
estocagens necessrias, do processamento e tamanho dos pedidos.
importante que a administrao deve manter um estoque de segurana e
um estoque de trabalho suficientes para oferecer o nvel exigido de atendimento aos
clientes, manter um controle dos itens de modo que possam ser encontrados
facilmente e reduzir o esforo necessrio para receber, armazenar e retirar os
produtos.
De acordo com vila (2009, p. 20), existem alguns tipos de sistemas bsicos
de localizao de estoques que so:
Agrupar itens funcionalmente relacionados agrupar os itens de utilizao
semelhantes (funcionalmente relacionados); agrupar os itens de giro rpido se os
itens de giro rpido so colocados perto da rea de recebimento embarque, o
trabalho de mov-los para dentro e para fora reduzido. Itens de giro mais lentos
podem ser colocados em reas mais remotas do depsito; agrupar itens fisicamente
semelhantes muitas vezes exige suas prprias instalaes de armazenamento e
manuseio adequado; colocar o estoque de trabalho e o estoque de reserva em
locais separados quantidades relativamente pequenas de estoque de trabalho
podem ser posicionadas perto da rea de entrega e de remessa, enquanto que o
estoque de reserva pode ser colocado num ponto mais remoto.

O armazenamento vem ganhando destaque diante da sua importncia para

as organizaes. A armazenagem tem passado nos ltimos anos por
profundas transformaes e por isso exige uma abordagem gerencial.
 46

Essas mudanas refletem-se na adoo de novos sistemas de informaes

aplicados ao gerenciamento da armazenagem, em sistemas automticos de
movimentao e separao de produtos. (FLEURY; WANKE; FIGUEIREDO,
2008, p. 153)

Assim, quando se recebe um pedido, seus itens devem ser retirados do

depsito, agrupados e preparados para a remessa. O trabalho deve ser organizado
de modo a fornecer o nvel exigido de atendimento aos clientes. O estoque
composto por objetos tangveis, eles por vezes so perdidos, roubados ou
desaparecem durante a noite. Por isso, faz-se necessrio um sistema que ponha
obstculos aos erros ou desonestidade das pessoas.
 47

TPICO 4. UM ESTUDO NO MUNICPIO DE SANTO ESTEVO BA

4.1 HISTRICO DE SANTO ESTEVO

De acordo com o IBGE (Histria de Santo Estevo), a primeira penetrao do

municpio do ano de 1739, com o padre portugus Jos da Costa Almeida,
possuidor de mais de trs lguas de terra no lugar conhecido por Santo Estevo
Velho, onde morava. O mesmo, acossado pela seca que assolava aquela regio, foi
obrigado a sair dali em busca de alimento para o gado, indo encontrar forte
manancial de gua doce, na margem do riacho Salgado. A descoberta do lquido fez
com que ele a se fixasse, edificando currais, casas de moradia e uma capela sob o
orago de Santo Estevo.
Construda a capela em 1751 e dedicada a Santo Estevo, foi em 1754
elevada categoria de freguesia com o nome de Santo Estevo do Jacupe. Tinha
essa freguesia de Santo Estevo do Jacupe, na sua formao territorial de incio, 20
lguas e circunferncia, e estava situada entre os rios Paraguau e Jacupe,
limitando-se ao norte com a de Nossa Senhora do Rosrio de Cachoeira, e aquele
ao sul dividindo-a da de So Pedro de Muritiba.
O povoado Santo Estevo Novo s veio a desenvolver-se depois do ano de
1757, ano em que o 1 vigrio, Padre Antonio Rodrigues Nogueira.
Conforme menciona o IBGE (Histria de Santo Estevo)Quando a freguesia
de 2 Classe, passa a ser sede do distrito de paz de Santo Estevo de Jacupe,
subordinado vila de Nossa Senhora do Rosrio do Porto de Cachoeira, por Lei de
15 de outubro de 1827, com os mesmos limites da freguesia a sediada, tendo-se
notcia de que o povoado nesta poca contava de 300 casas e 376 eleitores, havia
um subcomissrio de polcia.
De acordo com o IBGE (Histria de Santo Estevo), pertenciam ao mbito
administrativo da freguesia as capelas de Nossa Senhora do Resgate de
Umburanas e Santo Antnio de Aquino, sendo delas desanexadas por haverem
alcanado o predicamento de matrizes; a primeira em virtude da Lei n 183, de 10 de
abril de 1843, e a segunda por fora da Lei n 1.588, de 13 de agosto de 1857.
A Lei n 1.491, de 12 de julho de 1921, sancionada pelo coronel Frederico
Augusto Rodrigues da Costa, que substitua o Governador do Estado, Jos Joaquim
Seabra, elevou a povoao categoria de vila e criou o municpio de Santo Estevo
 48

de Jacupe, com territrio desmembrado do de Cachoeira e mesmos limites do

distrito de paz. Ocorreu a sua instalao em 21 de setembro de 1921.

4.2 ESTRUTURA ADMINISTRATIVA E PLANEJAMENTO

De acordo com a Secretaria de Administrao de Santo Estevo, o municpio

de Santo Estevo possui sete secretarias: Secretaria de Sade; Secretaria de
Assistncia Social; Secretaria de Obras, Servios Pblicos e Meio Ambiente;
Secretaria de Governo; Secretaria de Administrao; Secretaria de Finanas e
Chefia de Gabinete.
A Prefeitura faz o planejamento trimestral para suas atividades, prevendo as
despesas a serem gastas durante o perodo determinado. Assim, cada secretaria faz
um estimativa das suas despesas (de acordo com suas receitas), aonde vm as
suas necessidades para o desenvolvimento de suas atividades durante um perodo
de tempo (no caso trs meses).
Cada secretrio, aps identificado suas necessidades, elaboram a Solicitao
de Despesa (SD) e entrega ao Prefeito que analisar caso a caso detalhadamente.
Ainda de acordo com a Secretaria de Administrao, o gestor, ao fazer essa
anlise junto ao secretrio da pasta, verifica a real necessidade do requisitante, alm
de se informar se h recursos financeiros suficientes para executar a despesa
solicitada. Ao autorizar cada despesa, as Secretarias encaminham suas solicitaes
de despesas para a Secretaria de Administrao, que providenciar que a execuo
do planejamento seja eficaz.
Dentro da Secretaria de Administrao h o setor de compras, onde tudo
aquilo de material que foi requisitado comprado seja por dispensa ou por outra
modalidade de licitao (Carta convite, prego presencial).
Quando as Solicitaes de Despesas de todas as secretarias chegam, faz-se
uma anlise dos pedidos para ento organizar as Licitaes por modalidade:
gneros alimentcios, material de limpeza, material de expediente, odontolgico,
medicamentos etc. Dentro da Secretaria de Administrao esto compostas a:
Comisso Permanente de Licitao e a Equipe de Prego.
A prefeitura possui um almoxarifado central que recebe bens permanentes e
materiais de limpeza, expediente e est diretamente ligado Secretaria de
Administrao. No caso dos gneros alimentcios, cada secretaria recebe e faz o
 49

controle; em relao aos medicamentos, h um tratamento diferenciado, que ser

falado mais adiante.

4.3 UM ESTUDO NA SECRETARIA MUNICIPAL DE SADE

Na Secretaria Municipal de Sade de Santo Estevo esto vinculados dez

Unidades de Sade da Famlia (USFs), sendo cinco na Zona Rural e cinco na Zona
Urbana, uma Unidade Bsica de Sade, um Hospital, um Centro de Apoio
Psicossocial (CAPS) e a Vigilncia em Sade (onde so desenvolvidas atividades da
Vigilncia Sanitria e Vigilncia Epidemiolgica).
Em relao s Unidades de Sade da Famlia, h uma coordenao que faz o
planejamento das atividades, alm do acompanhamento e controle do que est
sendo executado. Na Unidade Bsica de Sade, Hospital, CAPS e Vigilncia em
Sade h diretores que cuidam do planejamento e fazem os pedidos necessrios
para manuteno de suas atividades durante trs meses.
Nesses casos anteriormente citados, os pedidos so feitos com um
levantamento junto aos funcionrios de cada unidade. No que se refere Secretaria
de Sade, so tambm identificadas s necessidades dos funcionrios. Quando
essas necessidades tanto das unidades pertencentes Secretaria, quanto
Secretaria so identificados, so levados at a Secretria de Sade, que organiza os
pedidos na Solicitao de Despesa e encaminhada para anlise do Prefeito.
Os produtos, quando comprados, tm algumas caractersticas prprias. Em
relao aos materiais de expediente, de limpeza, de consumo e bens permanentes,
estes so encaminhados ao almoxarifado central da Prefeitura e so solicitados
quando as necessidades surgem. Em relao a alimentos e medicamentos
solicitados, a entrega e controle so feitos nas prprias unidades.
A Secretaria de Sade gerencia os estoques de gneros alimentcios pedidos
por ela, alm de controlar os estoques tanto de alimentos quanto de medicamentos
das Unidades de Sade da Famlia, atravs da Coordenao de USFs. J o CAPS,
Hospital e Unidade de Bsica de Sade, seus respectivos Diretores fazem o
gerenciamento dos medicamentos e dos alimentos. J a Vigilncia Sanitria recebe
esses materiais e fazem o gerenciamento.
 50

4.4 UM ESTUDO NA SECRETARIA MUNICIPAL DE ASSISTNCIA SOCIAL

A Secretaria Municipal de Assistncia Social de Santo Estevo possui dentro

de sua organizao alguns Programas e Departamentos, a saber: PROJOVEM,
CRAS (Centro de Referncia da Assistncia Social), CREAS (Centro de Referncia
Especializado da Assistncia Social), PETI (Programa de Erradicao do Trabalho
Infantil), Programa Bolsa Famlia, CREDIBAHIA, SINEBAHIA (Balco de Empregos)
e JSM (Junta de Servio Militar). A prpria Secretaria gerencia suas atividades e a
dos Programas e Setores a ela ligados.
Cada um desses programas e setores possui Coordenadores que fazem o
planejamento para atender as necessidades por trs meses. Da mesma forma como
ocorre na Secretaria de Sade, os pedidos, tanto da Secretaria quanto dos
programas, projetos e demais setores so elaborados pelos seus respectivos
coordenadores e encaminhados para a Secretaria que organiza os pedidos e
encaminha para o Prefeito para analisar e assim autorizar ou no o que foi
solicitado.
Cada programa possui verbas ou prprias ou de transferncia estadual ou
federal; no caso da Secretaria, ela utiliza recursos prprios para a manuteno de
suas atividades. O PROJOVEM utiliza recursos federais; o CRAS usa recursos
federal, estadual e municipal; Projeto Vencer recursos prprios; PETI e Programa
Bolsa Famlia utilizam recursos federais; j o CREDIBAHIA, SINEBAHIA E JSM
usam recursos prprios.
O PROJOVEM, o CRAS, CREAS e o Programa Bolsa Famlia utilizam
recursos para pagamento de funcionrios, bem como para a aquisio dos materiais
necessrios para suas atividades. Quando os coordenadores dos Projetos ou a
prpria Secretaria precisa retirar um produto do almoxarifado, faz-se uma pesquisa
para ver se no almoxarifado h o material necessrio. Caso haja, um talo de
pedidos preenchido adequadamente e o material retirado junto ao almoxarifado.

4.5 ARMAZENAMENTO NA PREFEITURA MUNICIPAL

A Prefeitura Municipal de Santo Estevo possui um almoxarifado central onde

armazena os materiais permanentes, de consumo, limpeza, expediente e material
eltrico. A Secretaria de Sade no possui uma central de distribuio para
 51

medicamento. Cada unidade solicitante de medicamento (hospital, centro de sade,

unidades de sade da famlia e CAPS) controla seus estoques.
Em relao a medicamentos, ainda existe uma questo a ser resolvida: ainda
h, mesmo que em menor grau com o decorrer do tempo, que a questo dos
pedidos planejamento. Ainda existe um mal gerenciamento por parte dos gestores
das unidades (Hospital e Centro de Sade). H produtos que faltam em estoque, o
que provoca compras emergenciais para atender as necessidades.
A Secretaria de Assistncia Social tem um depsito prprio, onde armazena
seus materiais, inclusive alimentos, para depois serem distribudos de acordo com
as necessidades de cada unidade e de cada projeto.
No que se refere ao almoxarifado central, existe quatro divises: uma parte
material eltrico, outra para material permanente, uma para material de expediente e
outra para material de consumo e de limpeza. Existia um problema mas que foi
resolvido: a questo de goteiras, mas j sanado.
Mesmo com essas divises, o que facilita em partes a locomoo dentro do
depsito, alguns materiais ainda ficam no cho, sem prateleiras. Em relao a sada
dos materiais, cada setor da Prefeitura preenche uma requisio que entregue ao
responsvel pelo almoxarifado que separa os produtos e entrega ao requisitante. Os
produtos permanentes s so liberados com as requisies devidamente
preenchidos e aps tombados pelo Setor de Patrimnio.
 52

5. CONSIDERAES FINAIS

Os estoques so de suma importncia na execuo das atividades das

organizaes. Com os estoques, cada departamento de uma organizao realiza as
tarefas necessrias para o alcance dos objetivos e a satisfao dos clientes.
Nas organizaes pblicas a realidade no diferente. Mais especificamente
em Santo Estevo, nas Secretarias de Sade e de Assistncia Social (objetos desse
estudo), os pedidos de compras so feitos para atender suas necessidades de
execuo das tarefas para assim atender ao cliente externo, que no caso a
populao.
Seria impossvel pensar numa boa gesto pblica sem um bom planejamento,
sem uma anlise minuciosa das reais necessidades da populao, de seus anseios,
de suas expectativas. E os materiais so consumidos por todos que numa cidade
vivem ou passam por ela: sejam medicamentos, doaes de alimentos, seja
produtos de iluminao pblica que so implantados na cidade e que tornam
melhores a vida da sociedade, so os materiais de limpeza que so utilizados para a
manuteno dos espaos pblicos bem conservados.
Todas as atividades de uma prefeitura que devem atender a um pblico
externo necessitam de materiais, que so pedidos e estocados num almoxarifado e
que devem ser bem gerenciados, controlados e fiscalizados. E falando das
Secretarias de Sade e de Assistncia Social, o gerenciamento deve ser muito mais
rigoroso, tendo em vista que tratam de forma mais direta com a sociedade e mexem
com recursos no s municipais, mas tambm estaduais e federais. Assim qualquer
desvio pode provocar cortes nos repasses de verbas e provocar conseqncias para
o municpio.
E no que tange ao almoxarifado, necessrio que esteja em boas condies
para recebimento e acomodao dos materiais, de forma que sejam facilmente
identificados e sejam de fcil acesso. Os relatrios do almoxarifado devem ser
atualizados constantemente e confrontados com o que est presente no depsito.
Assim, o gerenciamento de estoques na administrao pblica muito sria e
deve ser feita por pessoas capacitadas e que possam fazer um controle eficaz,
pedindo somente o necessrio, evitando-se assim o desperdcio tanto financeiro
quanto de estoques demasiados ou ainda evitar que produtos faltem no estoque e
que iro comprometer o andamento das atividades.
 53

Para tanto, tona-se necessrio cursos de capacitao tanto para os que

planejam quanto para os que so responsveis pelo almoxarifado. Passa tambm
pela capacitao da equipe de compras, sobretudo o Presidente da Comisso
Permanente de Licitao e do Pregoeiro; essas so as pessoas que comandam as
Licitaes de qualquer instituio pblica.
Um fator importante que deve ser frisado o sistema implantado no setor de
compras da Prefeitura Municipal de Santo Estevo e no almoxarifado central. Isso
facilita o andamento das atividades e de controle; no almoxarifado central, como
ficam todos os materiais das secretarias, importante um sistema que possa
mostrar com clareza que materiais por secretaria existem.
Como as Secretarias de Sade e de Assistncia Social so duas das maiores
secretarias do municpio, uma gesto de estoques deve ser estruturada, organizada
e feita por pessoas capacitadas. Afinal de contas, so muitos PSFs, Programas,
Projetos, alem de Hospital, Centro de Sade que pertencem a essas duas
secretarias.
Portanto, possvel controlar os estoques da Prefeitura de Santo Estevo,
mesmo com o volume de materiais solicitados. Com um sistema bem implantado e
como anteriormente dito, com pessoas capacitadas e treinadas, o gerenciamento
ser feito de forma correta, evitando-se erros, desperdcios, faltas de materiais,
compras feitas erroneamente. Importante tambm um almoxarifado com boas
condies fsicas, bem iluminado e bem estruturado.
 54

6 RECOMENDAES

Como dito anteriormente, a Prefeitura de Santo Estevo existe um

almoxarifado central onde so estocados os bens permanentes, alm de material de
consumo, de expediente, informtica. H uma diviso dos bens permanentes dos
produtos de consumo. Essa uma boa diviso, para que no haja mistura de bens
de espcies diferentes.
Contudo, os bens de consumo, que so em muitos casos pequenos devem
ser estocados em prateleiras, com identificao e que possam ser facilmente
visualizados. Importante aqui so os produtos de maior tamanho ficarem na parte
inferior e os de menor tamanho na parte superior. Tais separaes devem ser feitas
de modo a separar: materiais de informtica, materiais de limpeza, de expediente,
materiais de limpeza.
Cada responsvel pelos pedidos dos materiais devem fazer uma anlise
cuidadosa do que ser pedido para que assim no se comprem produtos que hajam
em estoque e acabem se perdendo ou deixe de comprar produtos necessrios, s
vezes urgentes e que esto em falta no estoque.
Para essa anlise, deve ser usado os relatrios de estoque fornecidos pelo
almoxarifado central. No caso dos medicamentos e gneros alimentcios, cada
unidade deve ter um controle e uma fiscalizao dos materiais disponveis,
observando suas reais necessidades.
Mas ainda existe um mau gerenciamento dos medicamentos por algumas
unidades de sade que subestimam as quantidades necessrias para sua demanda.
Apesar de que esse problema j foi pior; assim, cada responsvel deve acompanhar
de perto o consumo e fazer os pedidos de forma adequada. Sem um
acompanhamento, pacientes sero prejudicados e entra em risco a vida das
pessoas.
Em relao aos medicamentos, conforme desejo da prpria Secretria
Municipal de Sade, deve existir um depsito central para recebimento e o prprio
controle desses itens. Aqui, teria uma equipe que faria o recebimento dos
medicamentos do Hospital, Unidade Bsica de Sade, CAPS e Unidades de Sade
da Famlia. Fariam tambm o gerenciamento minucioso e poderiam informar com
maior preciso onde tem excesso ou falta de medicamentos.
 55

No caso de excesso, sinalizaria para a compra em menor quantidade ou at

permutas com unidades que estejam em falta; no caso de falta de itens, solicitaria a
compra, estipulando o prazo em que necessria a chegada desses medicamentos.
O prprio acompanhamento das compras e chegadas dos materiais devem
ser acompanhados pelos responsveis pelos programas, projetos, secretarias e
unidades administrativas, sinalizando para o setor de compras a real necessidade
dos bens chegarem logo. Acompanhar tambm se os bens j esto no almoxarifado
para que assim possam ser retirados.
Assim, para J. R. Tony Arnold (Administrao de Materiais, pg. 230),
importante administrar a demanda, reconhecendo e administrando todas as
demandas de produtos da organizao. E para que materiais e recursos de
capacidade sejam planejados de forma eficaz, todas as fontes de demanda devem
ser identificadas: estoques, disponibilidade de fornecedores, entregas dos materiais.
Uma relao ntima entre as Secretarias solicitantes e demandantes por
materiais com o setor de compras importantssimo. Atravs desse
acompanhamento, permite-se que haja um controle sobre que produtos devem ser
comprados, na forma correta e na quantidade correta. No caso da prefeitura de
Santo Estevo em que o almoxarifado est ligado a Secretaria de Administrao,
essa deve manter os outros setores informados sobre a chegada de materiais e
constantemente fornecer relatrios sobre entrada e sada de materiais.
Uma reformulao no almoxarifado, compartimentando seu espao fsico,
permitindo que cada secretaria visualize de forma clara cada material para sua
retirada importante nesse processo de estoque. O almoxarifado tem um espao
amplo e que deve ser melhor aproveitado, com estantes, melhorando sua
arrumao.
Isso pode requerer tempo e investimentos, mas essencial para gerir os
estoques, algo que to importante para a vida das organizaes. Ainda para J. R.
Tony Arnold (Gesto de Materiais, pg. 365) os erros acontecem e devem ser
detectados, de modo que a preciso de estoques seja mantida. E um ponto muito
positivo foi a mudana no programa de controle de estoques da prefeitura, que
mesmo com as dificuldades enfrentadas pelo incio de sua operacionalizao, tende
a trazer benefcios para a instituio.
 56

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Secretaria Municipal de Assistncia Social de Santo Estevo

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