ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS

Hay muchas maneras de realizar una valuacin de puestos es por ello que
muchos consideran anticuados por la rigidez que se muestra. Para evitar que
sean rgidos y a su vez que nos sigan proporcionando informacin til y eficaz,
lo ideal sera que sean dinmicos, es decir que continuamente se renueve.
(JOS ARMANDO PEA MORENO)

El objeto del anlisis de puestos es instalar las caractersticas fundamentales

de cada puesto y los requisitos a las que debe responder el postulante a fin de
estar preparado para realizar las tareas especficas de la mima de una manera
efectiva. El anlisis de puestos comienza generalmente por la identificacin de
puestos; seguidamente debe compilarse, la informacin exacta de las diversas
funciones.

Asimismo se debe de identificar las caractersticas personales que debe reunir

el postulante a fin de cumplir las diferentes funciones tales como conocimiento,
aptitudes y capacidades individuales

VALUACION Y COMPENSACION OBJETIVAS DE SUELDOS

GUIA PRACTICA PARA OPERAR UN SISTEMA DE SALARIOS

Rafael Martn del CampoEd. TrillasANLISIS DE PUESTOSAgustn Reyes

PonceEd. Limus

a
 EL ANLISIS DE PUESTOS

El anlisis de puestos es:

Un proceso de investigacin de las actividades de trabajo y de las

demandas sobre los trabajadores, cualquiera que sea el tipo o nivel de
empleo.
La determinacin de las tareas que comprende un trabajo y las
habilidades requeridas del trabajador para obtener un rendimiento
satisfactorio que lo diferencie de los dems.
La definicin y el estudio de una ocupacin y de las condiciones bajo las
cuales se realiza con el objeto de determinar sus requisitos desde el
punto de vista de la organizacin.
La separacin y el ordenamiento cientficos de los elementos que
integran un puesto.
El mtodo cuya finalidad consiste en determinar las actividades que se
realizan en el mismo, los requisitos (conocimientos, experiencias,
habilidades etctera) que debe satisfacer la persona que va a
desempearlo con xito y las condiciones ambientales que privan en el
sistema donde se encuentra enclavado.
La informacin reunida, analizada y compilada en descripciones y
especificaciones de un puesto.
Un procedimiento sistemtico orientado a recopilar informacin sobre la
manera en que llevan a cabo los trabajos y las caractersticas
personales que requieren (W.C. Howel, 1979)
Estudios definidos que determinan que tipos de comportamientos deben
seguir los empleados para desempear eficazmente las funciones de
sus cargos (GAMA BERNAL Elba, Bases para el anlisis de
puestos)

Segn las definiciones citadas se puede decir que el anlisis de puestos en una
tcnica de recursos humanos mediante el cual un puesto es estudiado en una
organizacin determinada a fin de descubrir las tareas o funciones.
SU NECESIDAD

El anlisis de puestos es una necesidad indispensable para la empresa, ya que

es necesario conocer las funciones de cada puesto de trabajo y que tareas se
realizan en ellas asimismo, conocer lo que se requiere para hacer bien estas
funciones y/o tareas.

a) Para los altos directivos de una negociacin:

Representa la posibilidad de estar al tanto y saber de las obligaciones y
caractersticas detalladamente de cada uno de los puestos de trabajo de
la organizacin. Le ser muy til ya que de esta manera, ser posible
que tenga una visin del trabajo de una manera concreta.

b) Los supervisores:
Primordialmente los inmediatos al trabajador, ya que estos son los que
conocen a cabalidad las funciones que ellos se encuentran vigilando.
Pero es necesario que tengan este instrumento del anlisis de puestos
para que de esta manera puedan tener una precisin de las funciones
que integra cada puesto para que de esta manera puedan ms
debidamente las obligaciones.

c) Los trabajadores:
Si los trabajadores conoces sus funciones, deberes y en forma detallada
cada una de sus operaciones, ser ms fcil para el trabajador cumplir
con sus obligaciones en su totalidad de una manera ptima.

d) Para el departamento de personal:

Es bsico saber detalladamente todas las funciones de los distintos
puestos de trabajo para realizar una coordinacin efectiva de los
trabajadores asimismo poder saber el grado de necesidad de cada
puesto.
e) Necesidad Legal

Frecuentemente se encuentra contratos de trabajo en los que no se les

da la debida importancia a las numerosas funciones del puesto,
ocupndose en otras, ocupndose ms bien en otros puntos como las
que regulan la relacin, esto puede dar pie a posibles conflictos ya que
no se tomando la verdadera materia de trabajo.

f) Necesidad social
Es una necesidad social cuando se refiere a que las relaciones de toda
organizacin que se da en los RR.HH van a tener una importante
consecuencia en la misma. Esto se debe a que los trabajadores la
mayor parte de su tiempo dentro de la organizacin, como consecuencia
de esto de esto los trabajadores forman grupos con otros trabajadores
con caractersticas diferentes a las de su grupo familiar.

Es importante mencionar que hay dos tipos de grupos que se pueden

formar en las organizaciones como son la frmales e informales

Los grupos formales vendran a ser cada uno de los departamentos que
componen la organizacin, entonces estos grupos estn determinados
por la organizacin. Para formar parte de este grupo es necesario que
las personas cumplas con los distintos requisitos que son: edad, sexo,
nivel acadmico entre otros

En cuanto a los grupos informales se dan en forma espontnea, es

decir se juntan a partir de inters en comn entre los trabajadores, el
grupo es el que dicta las normas y las reglas.

Por lo mencionado en los prrafos anteriores es que se dice que el

anlisis de puestos es una tcnica en la que se determina las
caractersticas de la persona que debe ocupar dicho puesto.
 Esto es con la finalidad de encontrar a la persona idnea la cual se
sienta satisfecha porque sus intereses sociales y econmicos
concuerdan con el trabajo que desempea.

g) Necesidades De Eficiencia Y Productividad

Es indispensable que tosa organizacin tenga un desarrollo continuo a
cargo de los altos directivos contando a si mismo con los diferentes
trabajadores eficientes y eficaces para desempearse en los diferentes
puestos de trabajo. Por cierto la mejor forma de lograr efectividad es
brindando un el entrenamiento continuo y adecuado a los trabajadores
nuevos, las que van a ser promovidas a otro, o tambin, los que lo
requieran para poder desempearse de una manera ms adecuada en
su labor. (GAMA BERNAL Elba, Bases para el anlisis de puestos)

OBTENCION DE INFORMACION PARA EL ANALISIS DE PUESTOS

Antes de compilar informacin sobre algn puesto en especfico es

indispensable que los trabajadores estn informados, por razones la empresa
est realizando el anlisis de puestos. Este comunicado ser con la finalidad de
evitar los rumores y desconciertos entre los trabajadores aparte que de esta
manera podemos obtener su colaboracin. Si esto no ocurre, los trabajadores
al sentirse amenazados pueden resistirse a colaborar en cuanto a brindar
informacin

Otro de los pasos que se debe seguir antes de obtener la informacin radica en
que el analista se familiarice con la organizacin y con su ambiente externo.
Debe conocer a fondo la estrategia, el propsito, la estructura, los insumos, y
los productos de la organizacin. El conocimiento de la empresa o entidad, de
la comunidad son elementos que contribuyen que el analista elabore un
mtodo de informacin de puestos que resulte muy provecho.
Cuando el analista tiene un conocimiento en un grado adecuado del entorno,
la organizacin, los empleados y el trabajo comprenden el objetivo de la tarea
de obtener la informacin importante para el anlisis de puestos, el analista:

Identifica los puestos para realizar el anlisis.

La elaboracin del cuestionario para q nos ayude a realizar el anlisis.
Obtencin de la informacin para el anlisis

IDENTIFICACIN DEL PUESTO

Antes de obtener informacin especfica, los analistas identifican los
distintos puestos que existen en la organizacin. En las compaas de
grandes dimensiones el analista tal vez tenga que utilizar listas
derivadas de los registros de la nmina, de organigramas y de
discusiones con los trabajadores y supervisores. Si se efectu antes un
anlisis de puestos, los analistas deben tener acceso a los registros
anteriores para identificar muchos de los puestos de la
Compaa.
Este apartado contiene todos los datos necesarios para la fcil
identificacin del puesto, o de los puestos que conforman una
organizacin.

DESARROLLO DEL CUESTIONARIO

Los analistas generalmente desarrollan una serie de cuestionarios que le
permiten obtener informacin. Este procedimiento garantiza que la informacin
sea consistente y homognea en todos los casos. Es importante utilizar
siempre cuestionarios idnticos para puestos similares. El analista se esfuerza
en lograr que la informacin que recopila refleje las diferencias reales entre un
puesto y otro, y no las diferencias que pueden generar la inconsistencia en
preguntas formuladas.
El departamento de personal no debe limitarse a utilizar un solo formulario para
obtener informacin sobre puestos muy disimiles entre s. Con frecuencia los
puestos de carcter tcnico deben evaluarse independientemente de los
puestos de carcter gerencial y estos de los de carcter secretarial. El secreto
radica en usar un solo cuestionario para un mismo puesto.
OBTENCION DE DATOS
Toda la informacin es levantada por el analista del puesto con los empleados
directamente o supervisores mediante:
Entrevistas. Consiste en hacer al titular del puesto una serie de
preguntas sobre el mismo. La ventaja principal de la entrevista es su
capacidad de exploracin y de reciprocidad entre el analista, el titular y
el supervisor. Un inconveniente de la entrevista es que la calidad de la
informacin que se obtiene depende, en gran medida, de la relacin de
comunicacin que se establezca entre el entrevistador y el titular del
puesto. Otra de las desventajas de la entrevista son el hecho de que
requiere tiempo y que su naturaleza es perceptiva y por lo tanto
subjetiva.21
21DOLAN Simn, VAALLE Ramn, JACKSON Susan, SCHULLER
Randall La gestin de los recursos humanos.
Como atraer, retener y desarrollar con xito el capital humano en
tiempos de trasformacin.
Grupos de expertos. Este mtodo trata de pedir opiniones a expertos
sobre los distintos puestos, estos mtodos son costosos y de lenta
ejecucin pero nos permiten tener resultados de alta confiabilidad.
Cuestionarios. Constituyen otro mtodo para obtener informacin del
puesto. A travs de ellos los empleados describen las tareas, deberes y
obligaciones de su empleo. Un esquema basado solamente en
cuestionarios es de mucho menor costo que el basado en entrevistas.
Por otra parte si est bien administrado brindar informacin acertada.22
Bitcora de empleados. Otra opcin para obtener datos sobre un puesto
consiste en dar instrucciones a cada empleado para que lleve un diario o
bitcora de sus actividades cotidianas. Este puede ser un proceso lento
y costoso.23
 Combinaciones. Ya que cada mtodo muestra ventajas y desventajas
los analistas de puestos con frecuencia se sirven de combinaciones de
tcnicas y utilizan dos o ms de manera simultnea.

Dificultades en la determinacin de las labores.

Es ciertamente difcil precisar los elementos que integran cada puesto ya que
este, no solo est formado por una serie de operaciones materiales y tangibles,
sino tambin por un conjunto de elementos impalpables, tales como la forma de
realizar el trabajo la responsabilidad que implica, las aptitudes que se supone,
los riesgos que origina, etc. Esta dificultad es mayor aun en la compleja vida
industrial moderna, porque en ella el producto es obra conjunta de varias
manos y recibe una fisonoma peculiar principalmente de la mquina.

EL ANLISIS DE LOS PUESTOS DE ALTOS EJECUTIVOS.

El anlisis de puestos es una tcnica que describe de horma detallada las

tareas, involucradas en una posicin, determinando la relacin del puesto y
descubre conocimientos, habilidades y destrezas necesarias para que un
empleado realice exitosamente el trabajo.

Para elaborar un Anlisis de Puesto de un alto ejecutivo se requiere que

contengan ciertos elementos, por eso en ocasiones resulta un poco difcil.

La redaccin del anlisis de puesto ejecutivo es esencialmente similar a la de

un puesto operativo. Ambos estn conformados por la misma estructura:
encabezado, descripcin especfica y especificacin del puesto.

CONTENIDO DEL ANLISIS DE PUESTO DE UN ALTOEJECUTIVO

1. TITULO DEL PUESTO.

Debe estar perfectamente determinado dentro del sistema de la
organizacin de la empresa el mtodo para fijar los ttulos.
Se necesita adoptar un sistema lgico y consignarlo con toda claridad
dentro de la empresa.
2. POSICIN EN LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA.
Se debe de fijar cuidadosamente su posicin jerrquica determinando:
 a) Adems de su jefe inmediato, al cual se le informa la totalidad de los
problemas que tiene a su cargo, aquellos jefes a los que debe
estrictamente informar.
b) Por cuanto hace a sus subordinados, deben distinguirse aquellos que en
forma inmediata reportan ante l y aquellos otros que, aunque son
subordinados de quienes dependen inmediatamente de l, siguen
estando bajo su responsabilidad, an delegado, sigue compartindose.
c) Solo debern ponerse en el anlisis los contactos eventuales, ni
aquellos que ordinariamente no se tengan por lo menos algunas veces
cada semana.
3. DEBERES GENERALES.
Tambin se le conoce como definicin o funciones bsicas. Para formular la
definicin se recomiendan las siguientes preguntas:
Qu funcin llena ese puesto para la empresa?
Qu misin especfica es la que se le tiene encomendada?
Qu espera la empresa de su trabajo?
Qu razones justifican la posicin jerrquica que se le ha
otorgado dentro de la organizacin?

4. FUNCIONES BASICAS.
Equivale a la descripcin genrica del Anlisis comn, pero adems se
agregan otras caractersticas.
Debe seguirse un orden funcional.
La clasificacin es esencial y para ello se necesita la misma
definicin realizada por los seis elementos de la administracin de
personas y de cosas q que nos hemos referidos. Tambin ayuda
la divisin real de los departamentos que debieran existir o
existen en la empresa.
Es conveniente una separacin, distribucin y una clasificacin
numrica.
5. DESCRIPCIN ESPECFICA. Es bueno aadir una enumeracin de
actividades muy generales de orden cronolgico, parecidas a un anlisis
ordinario. Adems ayudara como base a los cuadros de Distribucin de
trabajo, Diagramas de Proceso, etc.

6. ESPECIFICACIN DEL PUESTO.

Esta parte constituye lo ms importante, pero a la vez lo ms difcil y
tcnico, en el anlisis de puestos de un alto ejecutivo.
a) Un factor imprescindible son los conocimientos necesarios para ocupar
el puesto.
b) Tambin lo esencial de un jefe es la autoridad que ejerce y la
responsabilidad que asume.
Para fijar su autoridad se tendr que precisar su tipo, que puede ser:

FORMAL:
Es aquella que solo ejerce sobre un grupo determinado, o bien funcional, es
decir que sobre un mismo grupo tendrn autoridad otros jefes para
determinadas funciones.

TCNICA:
La que es propia de organismo staff, los que su propia naturaleza solo
imponen sus decisiones a travs de la lnea formal y con el consentimiento
de sta, a base de convencimiento.

OPERATIVA:
Que no se ejerce sobre personas, sino solamente sobre actos propios