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I Actualidad y Aplicacin Prctica

Generacin de archivos para libros


electrnicos (Parte l)
Ficha Tcnica
- DECLARA FCIL (formulario virtual 621)4: - Condicin para ser miembro de la OCDE:
Autora : Gabriela del Pilar Ramos Romero Se ha modificado la estructura de los li- Con el objeto de ser considerado un
Ttulo : Generacin de archivos para libros bros electrnicos, principalmente sobre el miembro pleno de la Organizacin para
RC y el RVI a efectos de que de ellos fluya la Cooperacin y el Desarrollo Econmico
electrnicos (Parte l)
la informacin que debe consignarse en (en adelante, OCDE) antes del 2021, el
Fuente : Actualidad Empresarial N. 350 - Primera la declaracin jurada mensual IGV-Renta. Per se ha comprometido a la adhesin
Quincena de Mayo 2016 Esto explica no solo la incorporacin de del instrumento denominado Declara-
nuevos campos5, tambin algunas fun- cin sobre el intercambio automtico de
cionalidades que son novedad en esta informacin en materia tributaria7, lo
versin, como el generar el RC y el RVI a que implica que el Per posea el detalle
El Sistema de Libros Electrnicos (en ade- la vez (hasta la versin anterior se permita de las operaciones que sus residentes
lante, SLE) est compuesto por el progra- la generacin independiente de cada realizan con empresas que pertenecen
ma de Libros Electrnicos (en adelante, registro), adems de las nuevas fechas a naciones ya adscritas a la sealada
mximas de atraso para el Cronograma organizacin internacional; lo anterior
PLE)1; y, por el aplicativo que permite explica la incorporacin del formato
Tipo A6, cronograma que siempre se
a travs de Sunat Operaciones en Lnea caracteriz por ser inmediato, pero para 8.2 - Informacin de operaciones con
generar el Registro de Ventas e Ingresos el 2016 se adelant con el objeto de que sujetos no domiciliados, del Registro
electrnico (en adelante, RVI) y el Registro la generacin de los sealados registros de Compras. Esta informacin adems
de Compras electrnico (en adelante, RC), sea anterior al plazo de vencimiento de ayudara a que el pas honre compromi-
obligaciones mensuales, de suerte que sos adoptados con otras organizaciones
denominado PORTAL, en clara referencia internacionales de las que ya es miembro
al momento de presentar la declaracin
al lugar en el que se encuentra alojado. mensual de IGV-Renta, el contribuyente como el Asia-Pacfico, o incluso los conve-
que para entonces ya debi generar el nios para evitar la doble imposicin que
La presente aplicacin prctica tiene por ya se encuentran vigentes.
RC y el RVI, opte por cumplir tal obliga-
objeto realizar el paso a paso para la cons- cin a travs del Formulario Virtual 621 - Incorporar nuevas validaciones: Si bien el
truccin de los archivos necesarios para (denominado e IGV-Renta mensual), PORTAL como aplicativo realiza una serie
generar el RC y el RVI, pasando primero el que ya tiene registrada la informacin de validaciones que el PLE no ejecuta;
por comentar de manera funcional las de los libros electrnicos, en condicin de en ambos sistemas se han incorporado
novedades en la actual versin vigente, informacin personalizada. La intencin para el RC los campos 36, 37, 38 y 39,
es que el nuevo formulario virtual 621 referido a los denominados Error tipo 1:
buscando la incidencia que tal reforma declara fcil, sea un medio que le permita inconsistencia en el tipo de cambio; Error
tiene en la construccin de las estruc- al contribuyente reducir el tiempo que le tipo 2: inconsistencia por proveedores
turas, las reglas de generacin que nos toma preparar la declaracin mensual. no habidos; Error tipo 3: inconsistencia
permitirn entender las validaciones que De otro lado, esta necesidad tambin por proveedores que renunciaron a la
el SLE realiza, y comentando, entre otros explica la existencia de los formatos exoneracin del Apndice I del IGV; Error
ordinales o completos (8.1 y 14.1), y tipo 4: inconsistencia por DNIs que fueron
aspectos, la estabilizacin de las reglas simplificados (8.3 y 14.2) de los RC y utilizados en las Liquidaciones de Compra
para los contribuyentes obligados al RC y del RVI, desarrollados tanto para el PLE y que ya cuentan con RUC, respectiva-
al RVI electrnico. Finalmente, tomando como para el PORTAL, los que poseen mente. En el caso del RVI, tanto para el
en cuenta a partir del 2016 los obligados menos campos, ante la posibilidad de que PLE como para el PORTAL, el campo 32
al Libro mayor en formato electrnico, el contribuyente no necesite discriminar referido a Error tipo 1: inconsistencia en
o no posea determinada informacin. el tipo de cambio. Incluso en los formatos
pueden optar por dejar de llevarlo, en Cabe precisar que, las condiciones para simplificados se han incluido estos cam-
tanto cierren el sealado libro al periodo que el contribuyente pueda generar los pos o nuevas validaciones. No obstante,
anterior, especificaremos de qu manera formatos simplificados del RC y del RVI, cabe precisar que dichos campos son NO
se debe cumplir con tal formalidad. se encuentran sealadas en el artculo 3 obligatorios, es decir, que el contribuyente
de la Resolucin de Superintendencia N. puede no consignar informacin alguna
361-2015/SUNAT, en el extremo que en los mismos, siendo SUNAT quien se
1. Novedades para el 2016 modifica el artculo 13 de la Resolucin de encargue del control de las diferencias.
Superintendencia N. 286-2009/SUNAT,
Desde el 09-02-2016 entr en vigencia y que ha sido materia de comentario en
la Resolucin de Superintendencia N. nueva revista en la edicin N. 344 de la
169-2015/SUNAT2, modificada por la primera quincena de febrero de 2016, en 2. Reglas de generacin
Resolucin de Superintendencia N. 361- la pgina I18 y siguientes.
De acuerdo a lo hasta aqu reseado,
2015/SUNAT3, mediante la que se postul con la nueva versin vigente, tanto para
la versin 5.0 del PLE y las nuevas estruc- 4 Aprobado mediante la Resolucin de Superintendencia N. 320- el PLE como para el PORTAL, existen los
2015/SUNAT, publicada el 22-11-2016.
turas para el PORTAL, incorporndose una 5 Como los campos 15 y 17 del formato 14.1 Registro de Ventas e siguientes formatos:
serie de informacin adicional, versiones Ingresos (ordinal), relativo a descuento de la base imponible y
que responden a tres necesidades espe- descuento del IGV y/o IPM, respectivamente, a efectos de consignar Registro de compras
en dicho campos los montos de las nota de crdito, siempre que la
cficas de la Administracin Tributaria: referida nota de crdito ajuste operaciones de periodos anteriores; - 8.1 Registro de Compras
informacin que SUNAT reflejara en la casilla 102 de la pestaa de
ventas del Formulario Virtual 621 Desc. concedidos y/o devolu- - 8.2 Registro de Compras - Informa-
ciones de ventas. Tome en cuenta que si la nota de crdito ajusta
1 Sistema que posee 13 libros y/o registros vinculados a asuntos tribu- operaciones del mismo periodo, dicha base e impuesto deben ser cin de operaciones con sujetos no
tarios: Libro Caja y Bancos (formato 01), Libro Inventario y Balances
(formato 03), Libro de Retenciones incisos e) y f) del artculo 34
detallados en los campos 14 (base imponible) y 16 (IGV y/o IPM), domiciliados
los mismos que se netearian con las ventas del mes y el resultante
de la LIR (formato 04), Libro Diario (formato 05), Libro Diario de
Formato Simplificado (formato 05-A), Libro Mayor (formato 06),
sera llevado a la casilla 100 Ventas Netas de la pestaa de Ventas - 8.3 Registro de Compras Simplificado
del Formulario virtual 621, de acuerdo a la precisin seala en la
Registro de Activos Fijos (formato 07), Registro de Compras (formato ayuda del PDT 621 (ingresando mediante la funcin F1 del teclado).
08), Registro de Consignaciones (formato 09), Registro de Costos 6 Cronograma aprobado mediante la Resolucin de Superintendencia
(formato 10), Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas N. 360-2015/SUNAT, publicado el 31-12- 2015, aplicable a los
(formato 12), Registro de Inventario Permanente Valorizado (formato contribuyentes que en el 2015 ya deban generar libros electrnicos, 7 Tal como refiere el documento elaborado por el CEPLAN, denomina-
13) y el Registro de Ventas e Ingresos (formato 14). adems de a todos aquellos contribuyentes, quien se han afiliado do Per 2021: Pas OCDE, el mismo que puede descargar en <http://
2 Publicada el 30-06-2015. de forma voluntaria al SLE, incluso a aquellos que lo hayan hecho www.ceplan.gob.pe/documentos/peru-camino-ser-miem-
3 Publicada el 30-12-2015. en el 2016. bro-ocde-2021> (revisado el 09-05.2016).

I-18 Instituto Pacfico N. 350 Primera Quincena - Mayo 2016


rea Tributaria I
Registro de Ventas e Ingresos RC y el RVI en formatos electrnicos desde las obligaciones de almacenar, archivar y
- 14.1 Registro de Ventas e Ingresos el periodo enero inmediato. conservar los registros electrnicos. Estos
dos grupos de contribuyentes tambin
- 14.2 Registro de Ventas e Ingresos pueden optar por cumplir con su obli-
Simplificado 4. Condiciones y caractersticas gacin a travs del PLE, pero no quedan
Al respecto, ambos sistemas, esto es, el del PLE y PORTAL obligados a comunicar el domicilio
PLE y el PORTAL, validan desde el mo- Como se ha comentado en nuestra revista adicional sealado en el prrafo anterior
mento de la validacin o carga, segn en varias ediciones anteriores, ni el PLE (aplicable solo para PRICOS), aunque s a
corresponda, que el contribuyente que ni el PORTAL son sistemas o software de guardar los archivos .txt ya que, habiendo
tenga la posibilidad de generar los forma- contabilidad toda vez que su funcin cumplido la obligacin en el PLE, tal como
tos simplificados, lo haga tanto para el RC no es realizar proyecciones ni entregar se seal antes, solo le llega un resumen
como para el RVI. Es decir, el formato 8.3 reportes al contribuyente, el SLE es solo a la Administracin Tributaria. Estos dos
(RC simplificado) se debe generar junto una forma de cumplir con la obligacin grupos de contribuyentes pueden migrar
con el formato 14.2 (RVI simplificado); a de llevar libros y/o registros vinculados del PLE al PORTAL y viceversa en cualquier
su vez, que el formato 8.1 (RC completo u a asuntos tributarios ante la Sunat. Tam- mes o periodo dentro del ejercicio, sin un
ordinal) vaya junto con el 14.1 (RVI com- poco es necesario para la generacin de lmite en el nmero de oportunidades, no
pleto u ordinal), en cuyo caso adems se libros electrnicos que el contribuyente obstante, para un mismo periodo debe
hace obligatorio la generacin del forma- posea un software de contabilidad, si se generarse el RC y el RVI en un solo sistema;
to 8.2 (RC - informacin de operaciones trata de un contribuyente con un nmero por ejemplo, si para enero de 2016 se
con sujetos no domiciliados), incluso si no pequeo de operaciones de compras y ha decidido llevar el RVI en el PLE, el RC
tuviese operaciones con no domiciliados ventas en el mes, es perfectamente posi- tambin debe ser generado en el sealado
se debe generar el referido formato en ble que se elabore la informacin en una sistema, o si para febrero se opta para el
0 (discriminando tal situacin a nivel hoja Excel, respetando los parmetros RC en el PORTAL, el RVI tambin debe ser
de la nomenclatura). No es posible que requeridos; si el nmero de las operacio- generado en dicho aplicativo.
el contribuyente pretenda generar el nes es considerable, el software se hace
formato 8.1 junto con el 14.2; o el 8.3 Punto importante es que desde la Re-
necesario (para obtener la informacin solucin de Superintendencia N. 247-
junto al 14.1; o el 8.3 y el 14.2 con el 8.2. de las operaciones, o el cdigo nico de 2014/SUNAT, publicada el 05-08-2014,
la operacin de la contabilidad principal, las estructuras del RC y del RVI para el
3. Estabilizacin para MEPECOS o el asiento correlativo del Libro diario) PLE y PORTAL son similares, de manera
pero no obligatorio.
obligados 2017 que al construir el .txt para un sistema,
Hasta el 2016 cada ao la Sunat se obliga Una caracterstica o condicin principal es posible utilizar la misma estructura
a emitir una resolucin de superintenden- es que el PLE es el sistema al que quedan para el otro. Siendo as, para la presente
cia para sealar las condiciones que los obligados los principales contribuyentes aplicacin prctica solo se trabajar con
MEPECOS deban cumplir para encon- (sean estos PRICOS nacionales, regionales la estructura del PLE, lo que implica que
trarse obligados a partir del 1 de enero o de oficinas zonales), los mismos que de- las condiciones aqu sealadas tambin
del ao siguiente, a llevar el RC y el RVI ben informar un domicilio adicional para son de aplicacin para el PORTAL en lo
electrnicos; as, a travs de Resolucin conservar un ejemplar del bloc de notas relativo a la construccin del archivo.
de Superintendencia N. 018-2015/ o archivo de texto plano (.txt). Adems,
todos los contribuyentes que se encuentran
SUNAT8, se seal que aquellos contribu-
obligados o que hayan optado por cum-
5. Obligacin de conservar la
yentes que hubiesen superado las 75 UIT informacin (solo para PLE)
entre los periodos enero a diciembre de plir su obligacin a travs del PLE, deben
2015 se encontraran obligados a llevar considerar que al validarse el archivo .txt, De acuerdo al numeral 7 del artculo 87
en formato electrnico el RC y el RVI a el PLE genera un resumen, el mismo que del TUO del Cdigo Tributario, el contri-
partir de enero de 2016. Para el 2015 es enviado a travs del mismo aplicativo, buyente tiene la obligacin de almacenar,
fueron 150 UIT y para el 2014, 500 UIT, asignndosele un algoritmo o cdigo nico archivar y conservar los libros y registros,
modificando incluso en cada ejercicio el de seguridad denominado Hash. De aqu llevados de manera manual, mecanizada
periodo de evaluacin. se advierte que lo que finalmente llega a la o electrnica, as como los documentos y
Sunat no es la totalidad de la informacin, antecedentes de las operaciones o situa-
Mediante la Resolucin de Superinten- solo se trata de un resumen, razn por ciones que constituyan hechos suscepti-
dencia N. 361-2015/SUNAT antes cita- el contribuyente se encuentra obligado bles de generar obligaciones tributarias,
da, se incorpora una regla general aplica- a conservar o almacenar el archivo .txt mientras el tributo no est prescrito, esto
ble desde el ejercicio 2017 en adelant; validado, y por su parte la Administra- es, 4 aos, 6 aos si las obligaciones no
en la que se ha establecido que el RC y el cin Tributaria conserva la facultad de se han declarado o 10 aos si se tratan
RVI electrnico ser obligatorio para los fiscalizar la informacin enviada as como de tributos retenidos o percibidos no
contribuyentes que hayan superado las la informacin fsica que sustenta los re- pagados. No obstante, el artculo 5 del
75 UIT, tomando como periodo de eva- gistros validados y enviados a travs del Decreto Ley N. 25988, modificado por
luacin mayo del ejercicio precedente al PLE. Adems, habindosele otorgado un el artculo 1 de la Ley N. 27029 dispone
anterior y abril del anterior (por ejemplo, cdigo de seguridad (hash), Sunat dentro que las empresas cualquiera que sea su
para el 2017, sera entre mayo de 2015 de un procedimiento de fiscalizacin o forma de constitucin estarn obligadas
y abril de 2016). verificacin, queda facultado a confrontar a conservar los libros, correspondencia y
Esta medida permitir que los contribu- el archivo que el sujeto conserva con el otros documentos relacionados con el de-
yentes conozcan con la debida antici- enviado, ello con el fin de comprobar la sarrollo de su actividad empresarial, por
pacin su obligacin de ser generados veracidad de la informacin almacenada. un periodo que no exceder de 5 (cinco)
electrnicos de los registros aludidos, aos contado a partir de la ocurrencia del
En el caso del PORTAL, es el sistema por
preponderando la predictibilidad de la hecho o la emisin del documento.
el que pueden optar los contribuyentes
obligacin, y evitando que cual regalo obligados por superar las 75 UIT o los que No obstante las normas antes glosadas, el
de fin de ao- el contribuyente se enter voluntariamente hayan decidido llevar Informe N. 162-2006-SUNAT/2B0000 ha
a fines de diciembre que debe generar el libros electrnicos, en cuyo caso el sistema dispuesto que [l]a Administracin Tribu-
especifica que es Sunat quien sustituye taria se encuentra facultada para exigir la
8 Publicada el 23-01-2015. al contribuyente en el cumplimiento de exhibicin de libros y registros contables,

N. 350 Primera Quincena - Mayo 2016 Actualidad Empresarial I-19


I Actualidad y Aplicacin Prctica
as como documentos y antecedentes de consolidado se debe adicionar un nmero en la informacin anotada y generada a
situaciones u operaciones ocurridas en secuencial separado de un guin (-). Con- travs del SLE, dicha informacin a modi-
periodos prescritos, en tanto contengan solidacin que de acuerdo a la nueva regla ficar se consignar junto a la informacin
informacin que se encuentra relacionada de los prrafos precedentes podra ser solo del periodo en que se haya advertido
con hechos que tengan incidencia o deter- diaria (ya no mensual). Adems importa de dicho error, utilizando el cdigo que
minen tributacin en periodos no prescri- que la discriminacin del nmero correlati- lo identificar como una correccin de
tos materia de fiscalizacin. En funcin vo se realice en el referido campo 2 (CUO), datos y no como una operacin del pe-
del criterio anterior, la recomendacin es y no en el campo 3 (nmero correlativo del riodo generado, en suma, para corregir
almacenar los libros y registros vinculados asiento contable), como se muchos contri- errores no se presentarn declaraciones
a asuntos tributarios por un periodo de buyentes obligados haban interpretado y rectificatorias. Por ejemplo, si ya se ha
10 aos, que es el plazo que el artculo as se vena generando hasta antes de la presentado el RVI del periodo 01/2016,
2001 del Cdigo Civil ha diseado para la entrada en vigencia de la nueva versin. y en setiembre de 2016 se advierte de
prescripcin de la accin personal o real, un error, en dicho periodo (09/2016) al
recomendacin que alcanza a los libros - En relacin al RVI, si bien las normas consignar la informacin de las ventas,
generados y enviados a travs del aplica- generales (artculo 14 del Reglamen- se volver anotar la venta de enero, co-
tivo PLE, ya que los generados a travs de to de Comprobantes de Pago y los rrigindose el error y sealando el cdigo
PORTAL, es Sunat quien tiene la obligacin numerales 3.3, 3.4 y 3.6 del artculo o estado que indica la oportunidad de
de conservar los libros electrnicos. 10 del Reglamento de la Ley del IGV) la anotacin 9, haciendo referencia
permiten la anotacin de operaciones que la operacin de venta corresponde
que no otorguen derecho a crdito a un periodo anterior. El mismo cdigo
6. Consolidacin de operaciones fiscal de forma consolidada por da y 9 identifica la correccin de errores en
Lo principal que debe resaltarse es el punto de emisin, ya sea para la con- todos los dems libros, incluso para el RC.
cambio de polticas sobre la consolidacin tabilidad manual o computarizada; el
o centralizacin de operaciones. actual campo 9 de los formatos 14.1
y 14.2, en el que se consignara el n- 9. Tipo de cambio para el RC y
- As, en el campo 2 del Libro Diario, mero de documentos final (hasta) de el RVI
relativo al Cdigo nico de Opera- la anotacin conglomerada, especifica:
cin (en adelante, CUO), entendida De acuerdo al numeral 17 del artculo 5 del
como la llave nica o clave nica o Reglamento de la Ley del IGV, Decreto Su-
1. Solo se permite cuando el tipo de docu- premo N. 29-94-EF y modificatorias (en
clave primaria del software contable mento = 00, 03,12, 13 y 87.
que identifica de manera unvoca el adelante RLIGV), en el caso de operaciones
[]
asiento contable, se ha precisado: realizadas en moneda extranjera, la con-
3. A partir del 1 de julio de 2016, para tipo versin en moneda nacional se efectuar
documento = 03 (boleta de venta), se
Solo se permite la consolidacin de ope- deber registrar de manera detallada al tipo de cambio promedio ponderado
raciones, siempre que se cumpla con las (individual) cuando el monto total sea venta, publicado por la SBS en la fecha
siguientes condiciones: igual o mayor a S/ 700.00. de nacimiento de la obligacin tributaria,
1. Que sea diaria, y salvo en el caso de las importaciones en
2. Que por las mencionadas operaciones se donde la conversin a moneda nacional
mantenga la informacin detallada que 7. Tipo de moneda se efectuar al tipo de cambio promedio
permita efectuar la verificacin individual ponderado venta publicado por la men-
de cada documento. La norma general de libros y registros
cionada superintendencia en la fecha de
Dicha informacin detallada deber ser vinculados a asuntos tributarios, Resolu-
cin de Superintendencia N. 234-2006/ pago del Impuesto correspondiente.
llevada mediante un sistema de control
computarizado y contener como mnimo la SUNAT ha establecido como regla la con- No obstante, a travs del Informe N.
misma estructura del presente registro y ser tabilizacin en moneda nacional (soles), 200-2009-SUNAT/2B0000, la adminis-
proporcionada mediante medios magnticos
cuando sea requerida por la SUNAT. salvo lo sealado por el numeral 4 del tracin tributaria sostiene que: [] la
artculo 87 del TUO del Cdigo Tributario. publicacin del tipo de cambio promedio
Los contribuyentes obligados a llevar el
Registro de Inventario Permanente Valori- A la fecha, de acuerdo al Decreto Supremo ponderado venta que se efecta tanto
zado solo podrn consolidar las operaciones N. 151-2002-EF (26-09-2002), se en el diario oficial El Peruano como en
relacionadas con los inventarios hasta el establecen disposiciones para que los el portal institucional (pgina web) de la
31/12/2016. contribuyentes que han suscrito contratos SBS, tiene valor oficial. En citado informe
con el Estado y recibido y/o efectuado concluye: Para efecto de lo dispuesto
Es decir, desde la vigencia de la versin 5.0, inversin extranjera directa, puedan llevar en el numeral 17 del artculo 5 del
y de las nuevas estructuras del RC y del contabilidad en moneda extranjera. Para Reglamento de la Ley del IGV, se podr
RVI para PORTAL, ya no se permitira que ello es necesaria la presentacin del For- utilizar indistintamente el tipo de cambio
las compras o las ventas de un periodo o mulario 2305 ante la Sunat. Cabe precisar promedio ponderado venta publicado
mes, se centralicen en el diario como una que el tipo de moneda se identifica en la por la SBS en el diario oficial El Peruano
operacin o dinmica contable (subdiario nomenclatura del libro o registro y solo es o en su Portal Institucional.
compras o subdiario ventas). Se especifica posible en el PLE, la norma que establece
las condiciones del PORTAL expresamente Cabe precisar que el tipo de cambio que
que la centralizacin debe ser diaria y
ha sealado que en estos supuestos no se recoge la pgina web de la Sunat es el
limitada para aquellos que superen las
podra utilizar dicho sistema. publicado en el da por el diario oficial
1 500 UIT en el 2016 (que los obligara a
El Peruano. En tal sentido, se induce del
llevar el registro de inventario permanente
valorizado en formato fsico o electrnico), informe que para efectos del RC y del
8. Modificacin de la informa- RVI, en el caso de operaciones realizadas
solo hasta el presente ejercicio.
cin en moneda extranjera, el contribuyente
Lo anterior genera una incidencia directa Siguiendo la lgica de las normas interna- puede utilizar indistintamente el tipo
en el campo 2 del RC y del RVI tambin cionales de contabilidad (NIC 8), as como de cambio promedio ponderado venta
relativo al CUO, tanto en los formatos la naturaleza unitaria del libro y/o registro, publicado en la pgina institucional de
completos como en los simplificados para el archivo .txt validado y generado debe la SBS o en la pgina web de la Sunat.
ambos registros, en los que especifica: si permanecer inmodificable. En el caso
el CUO proviene de un asiento contable que posteriormente se advierta de errores Continuar

I-20 Instituto Pacfico N. 350 Primera Quincena - Mayo 2016

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