CLASES DE DOCUMENTOS
DEFINICION Y USO DIFERENCIAS
Determinado por el lugar
donde se encuentra toda la
DOCUMENTO DE informacin producida o
ARCHIVO recibida por una entidad
pblica o privada, en razn El contenido es inseparable
de sus actividades o
funciones.
Toda la informacin
generada, enviada,
recibida, almacenada o
DOCUMENTO acumulada por medio
ELECTRONICO electrnico. Tambin se Su contenido puede ser
encuentran documentos
electrnicos de archivo que
cumplen su accin durante
todo el ciclo vital
documental, como son los
archivos: de gestin, central
e histrico.
CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
DEFINICION TIPOS
Se clasifican por sus Textuales: esta clase de
caractersticas documentos son los que ms
fsicas y condiciones se utilizan en las empresas,
de conservacin. algunos ejemplos de ellos
son los manuscritos como;
memorandos, circulares.
Grficos: permiten visualizar
SEGN EL de manera rpida la
APORTE informacin, y el modelo
empleado depende de la
actividad o requerimiento
especfico.
Imagen: reflejan y/o
evidencian la informacin
plasmada en textos o
grficos, por lo general, se
realiza a travs de cuadros,
fotografas y diapositivas.
Cinta: son aquellos medios
audiovisuales que buscan, de
una manera dinmica,
motivar, plasmar y captar la
atencin de una o varias
personas, como los videos.
El registro esta acogido en
un medio, cuya informacin
se hace accesible a travs
de smbolos implcitos en l.
de su medio o soporte.
Recoge informacin en un
medio cuyos smbolos solo
pueden ser ledos por un
ordenador.
separado de su soporte
original, para ser transferido
a otros.
DIFERENCIAS
Tienen relacin con los
elementos materiales y
grficos. Es
imprescindible su
conocimiento por parte
de los profesionales de
la documentacin pues
de una buena
conservacin de los
soportes derivar una
correcta conservacin
de los documentos. Son
caractersticas
genricas, como la
naturaleza del
documento (Textual,
grfica, sonora,
audiovisual,
informtica...)
Se relacionan con los
elementos lingsticos e
intelectuales. Objetivo,
contenido, autora,
modo de difusin,

Se refiere a la Documento Pblico: son los
empresa o persona documentos producidos o
que elabora el recibidos por un funcionario o
documento y la ente del estado, es decir,
SEGN EL funcin a la cual se aquel instrumento que se
PRDOCUTO destina. tramita ante un funcionario
O AUTOR pblico, que cumple una
funcin que atae
directamente al Estado y
tiene carcter representativo.
Documento Privado: son
aquellos documentos
producidos o recibidos por
entidades privadas o
personas naturales.
accesibilidad,
originalidad.
Por regla general, todo
documento pblico
puede ser consultado
por cualquier persona, a
excepcin de aquellos
documentos que por
expresa disposicin
legal son reservados.
El documento privado,
por su propia naturaleza
no puede estar
disponible al pblico,
sino en los casos en
que una autoridad as lo
decida.

Cuando Documentos dispositivos:

los Serie de documentos
documentos tienen aquellos que imparten que se han recogido y
una funcin con un normas de obligatorio dan apoyo con su
objetivo que deben cumplimiento: Leyes, contenido a las tareas
cumplir, pero que Decretos. administrativas. Estos
considera Documentos informativos:
la documentos han de
SEGN SU circunstancia que
aquellos que conforman la eliminarse una vez
FINALIDAD hace que se genere generalidad de los hayan cumplido su
la informacin que documentos dentro de la funcin. Estos
est soportando. funcin administrativa de una documentos pueden ser
empresa, como son: cartas, fotocopias, documentos
circulares, presupuestos. de otra administracin,
Documentos testimoniales: legislacin, etc.
aquellos que sirven como
prueba o testimonio, un
ejemplo son como los
documentos contables,
contratos.
Los documentos se Sustantivos o especficos: Los
crean con el nimo aquellos que soportan las documentos nicamente
de apoyar una funciones y objetivos de la no son un producto que
gestin. empresa en sus diferentes se genera en la
reas, por ejemplo la empresa en el
SEGN SU programacin de horarios de cumplimiento de sus
FUNCIONAL atencin, rotacin de turnos, funciones, si no,
IDAD agenda de vuelos, ruteros y que son tambin instru
dems. mento primordial para
Faciltativos o Comunes: conducir y coordinar las
aquellos que adems de actividades diarias de
apoyar la gestin la organizacin, sustent
empresarial, tambin se an la toma de
hacen presentes con decisiones en todos los
contenidos diferentes pero niveles de la entidad y
cumpliendo las mismas
funciones, por ejemplo las
nminas, los libros contables,
hojas de vida y control de
expedientes del personal.
son testimonio de toda
la gestin administrativa
.