Sunteți pe pagina 1din 32

UNIVERSITATEA DE STAT BOGDAN PETRICEICU HASDEU DIN CAHUL

Aprobat
la edina Senatului
din 26 mai 2011
proces verbal nr. 08

MANUALUL

DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM

CAHUL 2011
MANUALUL COD PS-01
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL DOCUMENTELOR 1/0

Elaborat Verificat Semntura: Data intrrii


n vigoare:
Banu Felicia Comisia Senatului n
problemele calitii 01.09.2011
procesului de studiu

pag. 2 din 33
MANUALUL COD PS-01
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL DOCUMENTELOR 1/0

INTRODUCERE

Prezenta lucrare include un set de Proceduri de sistem i Proceduri specifice. Ea este parte
component a documentaiei Sistemului de Management al Calitii (SMC) al USC. Procedura
este un mod specific de efectuare a unei activiti sau a unui proces. Fiecare procedur este
documentat, scris i conine : scopurile i domeniile de aplicare ale unei activiti, ceea ce trebuie
de fcut i de ctre cine, cnd, unde i cum trebuie fcut activitatea, ce materiale, echipamente i
documente trebuie utilizate, cum trebuie controlat i nregistrat activitatea.
Sistemul de Management al Calitii cuprinde 2 tipuri de proceduri:
1. Proceduri de sistem;
2. Proceduri specifice.
Pentru Sistemul de Management al Calitii al Universitii de Stat din Cahul au fost
elaborate urmtoarele proceduri:
PROCEDURILE DE SISTEM:
PS-01: Controlul documentelor
PS-02: Controlul nregistrrilor
PS-03: Audit intern
PS-04: Controlul serviciului neconform
PS-05: Aciuni corective preventive
PS-06: Identificarea i analiza cerinelor clienilor
PS-07: Comunicarea cu clientul i msurarea satisfaciei acestuia

PROCEDURI SPECIFICE
PSP-01: Procedura de elaborare, evaluare periodic i modernizare a curriculumului
PSP-02: Evaluarea curent a studentului
PSP-04: Evaluarea final a studentului

Setul de proceduri a fost determinat n urma analizei principalelor activiti universitare


legate de organizarea procesului de studiu. Acest set nu este complet, la etapa actual, dar urmeaz
s fie completat cu un ir de alte proceduri pe msura acumulrii experienei. Ar mai fi necesare
elaborarea urmtoarelor proceduri privind procesul de admitere al studenilor, cercetarea tiinific
a cadrelor didactice i a studenilor.

pag. 3 din 33
MANUALUL COD PS-01
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL DOCUMENTELOR 1/0

1. SCOP

Scopul prezentei proceduri este de a defini criteriile pentru redactarea, verificarea,


aprobarea, emiterea, distribuirea, modificarea, arhivarea i analiza documentelor Sistemului de
Management al Calitii.
Regulile privind controlul documentelor SMC se refer la:
Aprobarea documentelor nainte de emitere n ceea ce privete caracterul lor adecvat;
Analiza, actualizarea, reaprobarea documentelor (dup caz);
Identificarea modificrilor i a reviziilor curente ale documentelor;
Disponibilitatea documentelor la punctele de utilizare;
Asigurarea integritii documentelor;
Identificarea i distribuia controlat a documentelor de provenien extern;
Identificarea unic a documentelor n timpul utilizrii i pe perioada pstrrii.
Prevenirea utilizrii neintenionate a documentelor perimate i aplicarea unei
identificri adecvate dac sunt pstrate indiferent n ce scop.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedur se aplic la urmtoarele documente:


1. Manualul calitii
2. Procedurile sistemului de management al calitii
3. Instruciunile operaionale
4. Contracte cu clienii i furnizorii
5. Documente referitoare la procesele de studii i activitate tiinific
6. Fie interne (formulare)
7. Documente de origine extern
Toate documentele interne din cadrul Sistemului de Management al Calitii sunt emise
parcurgnd 3 faze: elaborare, verificare, aprobare. nregistrrile calitii sunt controlate conform
procedurii controlul nregistrrilor calitii.

pag. 4 din 33
MANUALUL COD PS-01
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL DOCUMENTELOR 1/0

3. DEFINIII I ABREVIERI

3.1. Definiii
Procedur - mod specificat de desfurare a unei activiti sau a unui proces (ISO
9000:2005);
Informaie date semnificative (ISO 9000:2005);
Document informaie mpreuna cu mediul sau suport (ISO 9000:2005);
nregistrare - document care declar rezultatele obinute sau furnizeaz dovezi ale
activitii realizate;
Formular - document cu un numr de cmpuri ce urmeaz a fi completate cu date ca
urmare a efecturii unei activiti descrise n procedur i care, n acest fel, devine nregistrare;
Document Extern - standarde, reglementri legale interne i internaionale, orice alt tip de
document primit oficial de la un client, furnizor sau colaborator extern;

3.2. Abrevieri
MC eful Seciei de Management al Calitii
SC ef de catedr
S - Secretar
USC Universitatea de Stat B.P. Hasdeu din Cahul
PR Procedur
FR Formular de nregistrare
D Decan
CSPC - Comisia Senatului cu probleme de Calitate
RMC Reprezentantul conducerii pentru calitate
SMC Sistem de management al calitii
ME Ministerul Educaiei al Republicii Moldova
CM Comisia didactico-metodic
MC Manualul calitii
IL Instruciune de lucru
R Rectorul Universitii
PC Plan al calitii

pag. 5 din 33
MANUALUL COD PS-01
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL DOCUMENTELOR 1/0

4. RESPONSABIL DE PROCES RMC

Responsabilul de elaborarea documentului:


Elaboreaz documentul n baza standardelor i legilor n vigoare;
Modific documentul conform indicaiilor persoanei care l verific sau l aprob;
Semneaz n spaiul corespunztor, dup ce a redactat documentul.
Persoana responsabil de verificarea documentului:
Examineaz documentul primit;
Transmite comentariile proprii persoanei ce a elaborat sau redactat documentul;
Semneaz n spaiul corespunztor, dup ce a verificat documentul.
Persoana ce aprob documentul:
Transmite comentariile proprii ctre persoana ce a redactat documentul referitor la
eventualele modificri/completri;
Semneaz n spaiul corespunztor, atestnd validitatea documentului.

pag. 6 din 33
MANUALUL COD PS-01
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL DOCUMENTELOR 1/0

5. DESCRIEREA PROCESULUI

5.1. Controlul Manualului Calitii (MC)

5.1.1. Elaborare, verificare, aprobare


Manualul Calitii se elaboreaz de ctre MC, se verific de CSPC i este aprobat de
ctre Senatul Universitii de Stat B.P.Hasdeu din Cahul. Manualul trebuie s fie semnat de
ctre MC, CSPC i de ctre R n spaiile prevzute, indicnd data, ediia, i revizia lui.
Coninutul Manualului trebuie s fie conform cu standardul ISO 9001:2008.
5.1.2. Ediia i Revizia
Manualul Calitii este actualizat de ctre MC, verificat de CSPC i aprobat de ctre
Senatul Universitii. Ediia i Revizia nou se indic n spaiul corespunztor pe coperta
Manualului Calitii. MC nregistreaz modificrile.
5.1.3. Distribuire
Distribuirea Manualului este efectuat de ctre MC, care actualizeaz permanent Lista de
distribuire a Manualului Calitii i a altor documente ale SMC. Pentru copiile trimise n exterior
ale Manualului i a altor documente SMC, MC completeaz registrul de transmitere, indicnd
obligatoriu numrul de copii ale documentelor transmise.

5.2. Controlul procedurilor SMC

5.2.1 Elaborare, verificare, aprobare


Necesitatea elaborrii unei noi proceduri a SMC poate fi stabilit la orice nivel ierarhic al
USC i trebuie s fie adus la cunotina conductorului nemijlocit. Conductorul subdiviziunii
(catedr, facultate, alte subdiviziuni) stabilete de comun acord cu RMC necesitatea elaborrii
procedurii. RMC stabilete persoana (persoanele) responsabile de elaborarea proiectului
procedurii. Persoana respectiv elaboreaz documentul i apoi RMC verific coninutul procedurii,
dac e complet i corespunde cu standardul de referin. n cazul depistrii unor neconformiti
n proiectul documentului, el este ndreptat ctre persoana responsabil de elaborare pentru a
introduce modificrile necesare.

pag. 7 din 33
MANUALUL COD PS-01
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL DOCUMENTELOR 1/0

Intrarea n vigoare a procedurii se consider n momentul semnrii de ctre Responsabilul


stabilit. Data intrrii n vigoare se indic n cmpul prevzut din procedur. Toate exemplarele
controlate ale procedurilor trebuie s aib pe prima pagin tampila original a instituiei.
5.2.2. Formatul procedurilor SMC
Procedura urmeaz s fie scris pe formatul A4 i trebuie s aib urmtoarele elemente:
1. Sigla USC;
2. Denumirea procedurii, coordonat cu RMC;
3. Codul procedurii;
4. n cmpul ELABORAT semntura persoanei care a elaborat procedura;
5. n cmpul VERIFICAT semntura persoanei autorizate de a confirma c
aplicarea procedurii va conduce spre atingerea scopului indicat i c procedura
corespunde cerinelor clauzei respective a standardului de referin;
6. n cmpul APROBAT semntura persoanei care e autorizat s aprobe
procedura. Data aprobrii documentului este i data intrrii ei n vigoare;
7. Paginile urmeaz s fie indicate n colul drept de sus.

5.2.3. Structura procedurii SMC


Scop
Se indic scopul pe care l urmrete subdiviziunea prin aplicarea procedurii.
Domeniu de aplicare
Stabilete domeniul de aplicare a documentului i activitile reglementate de document.
Definiii i abrevieri
Sunt date definiiile termenilor aplicai frecvent n document i sunt explicate
abrevierile aplicate.
Responsabil de proces. Responsabilitate i autoritate.
Este indicat subdiviziunea sau persoana responsabil de controlul asupra procesului
descris n procedur, precum i structurile responsabile de anumite etape ale
procesului. Sarcinile subdiviziunilor urmeaz s fie indicate succint i n
consecutivitate logic. La indicarea sarcinilor poate fi utilizat forma descriptiv sau
tabelar.

pag. 8 din 33
MANUALUL COD PS-01
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL DOCUMENTELOR 1/0

Descrierea procesului
Descrierea procesului include: activitile din cadrul procesului; responsabilii de
efectuare a activitilor; cnd, unde i cum urmeaz s se desfoare activitile; ce
materiale, instrumente i documente urmeaz s fie aplicate; punctele de control i
locul nregistrrii rezultatului controlului.
Referine
Sunt indicate: codul i denumirea documentelor la care se face direct referin sau
sunt subnelese n procedur. Documentele urmeaz s fie indicate n urmtoarea
ordine:
Documente emise de organizaiile internaionale stabilite ca obligatorii
pentru USC prin hotrrea instanelor superioare;
Documente legislative, Hotrri ale Guvernului, Regulamente ale
Ministerului Educaiei al Republicii Moldova;
Manualul calitii;
Procedurile SMC;
Alte documente.
Distribuire
Sunt indicate subdiviziunile implicate n procedur, crora RMC sau MC urmeaz
s le transmit exemplare controlate ale procedurilor.
5.2.4. Modificarea documentelor.
RMC actualizeaz documentele SMC ori de cate ori este necesar ca urmare a necesitilor
de mbuntire a procesului procedural sau a modificrii condiiilor specifice n documentele de
referin. Modificarea documentelor SMC are acelai algoritm ca i elaborarea primei revizii.
Noua revizie se indic n cmpul din dreapta de sus a procedurii, drept exemplu utiliznd actuala
procedur. Fiecare revizie nou exclude precedenta. Copiile reviziei noi nu se distribuie nainte de
a colecta toate copiile vechi. RMC lichideaz copiile vechi, apoi distribuie noua revizie funciilor
indicate n procedur. Dup aprobarea noii revizii a documentului, RMC nregistreaz modificrile
efectuate.

pag. 9 din 33
MANUALUL COD PS-01
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL DOCUMENTELOR 1/0

5.3. Controlul altor documente


5.3.1. Alte documente cu distribuire controlat.
Din aceast categorie de documente fac parte Planurile calitii (ex: Planurile i
Programele de studii). Editarea acestor documente este reglementat de actuala procedur. Fiecare
document trebuie s includ:
Semnturile stabilite;
Ediia/revizia;
paginile, indicate n colul drept de jos;
codul (conform indicaiilor de mai sus);
denumirea documentului;
data elaborrii, verificrii, aprobrii.
Responsabil de distribuirea documentelor este persoana responsabil de elaborarea
documentului.
5.3.2. Corespondena, documentele de ieire
Scrisorile adresate altor organizaii vor include:
sigla instituiei i rechizitele;
argumentul scrisorii;
referine la corespondena anterioar;
numrul de nregistrare;
data;
semntura persoanei responsabile;
numele, funcia nr. de telefon sau adresa electronic a persoanei care a
redactat scrisoarea.
Persoana, care intenioneaz s lanseze un document altei organizaii, nainteaz
documentul pentru verificare i semnare efului nemijlocit, apoi ine sub control toate activitile
legate de subiectul documentului. Documentul semnat se nregistreaz, se arhiveaz o copie a
documentului, iar originalul l transmite destinatarului.
5.3.3. Documente de intrare
Toate documentele de intrare sunt controlate de ctre R i se nregistreaz. R indic pe
originalul documentului dispoziiile legate de subiectul documentului, executorul.

pag. 10 din 33
MANUALUL COD PS-01
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL DOCUMENTELOR 1/0

5.3.4. Contractele
Toate contractele USC cu clienii i furnizorii sau cu alte pri interesate se nregistreaz
n registru.
5.3.5. Documentele de comunicare intern
Documentul este semnat de ctre persoana responsabil i transmis destinatarului. Ordinele
i deciziile R sunt nregistrate n registrul ordinelor.

5.4. Documente cu distribuire necontrolat


Acestea sunt documentele care, cu toate c fac parte din sistemul calitii, sunt transmise
subdiviziunilor fr careva formaliti. Aceste documente pot fi transmise subdiviziunilor care nu
sunt indicate n lista de difuzare ca deintori ai documentelor respective. Ca exemplu de asemenea
documente, poate fi copia documentului SMC fr tampil original sau documentul n form
electronic.

5.5. Arhivele
Arhivele sunt destinate pentru pstrarea originalelor documentelor. Documentele destinate
arhivrii sunt pstrate n subdiviziunile responsabile. Mapele cu documente sunt identificate n
felul urmtor: pe copert este indicat abrevierea subdiviziunii (conform abrevierilor din structura
organizatoric), numrul de ordine a mapei n cadrul subdiviziunii i denumirea mapei.
Pe partea intern a copertei se include lista documentelor din map i nr. de ordine al
documentului. Nr. de ordine se indic n colul drept de jos pe prima pagin a fiecrui document.
Mapele cu documente se aranjeaz n ordinea numerelor i se marcheaz cu o linie oblic comun.
Pentru documentele ce se pstreaz la locurile de munc sunt instituite urmtoarele reguli:
se pstreaz doar copii ale documentelor, originalele se utilizeaz doar pentru scurte
consultaii;
se asigur protecia documentelor contra deteriorrii;
la transmiterea copiilor documentelor modificate, documentele nvechite sunt lichidate;
se stabilesc termenii de pstrare a documentelor, respectndu-se cerinele actelor normative.

pag. 11 din 33
MANUALUL COD PS-01
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL DOCUMENTELOR 1/0

RMC, stabilete i aduce la cunotina efilor de catedre lista mapelor cu documente care
trebuie s fie, n mod obligatoriu, la catedr i asigur verificarea prezenei acestor documente n
cadrul auditurilor interne i/sau a controalelor interne.

5.6. Documente cu acces limitat


Rectorul USC stabilete lista documentelor cu acces limitat. Asemenea documente sunt
difuzate de RMC sau de ali conductori ai subdiviziunilor numai cu permisiunea R.
RMC, ali conductori ai subdiviziunilor controleaz aceste documente prin actualizarea
listei.

5.7. Documente pe suport electronic


Responsabil de controlul asupra documentelor pe suport electronic este SIEMA. Acest tip
de documente este inut sub control, conform prevederilor acestei proceduri.

5.8. Responsabilitatea conductorilor subdiviziunilor privind controlul documentelor.


Conductorii subdiviziunilor de toate nivelurile ntocmesc i in la zi lista documentelor
interne i a documentelor externe care sunt sub controlul departamentului, aplicnd prevederile
acestei proceduri privind evidena, distribuirea, modificrile, documentele cu acces limitat.

6. REFERINE

1. Standards and Guidelines for Quality Assurance in the Higher Education Area. ENQA, Bergen.
2005
2. Legea RM Nr. 1257-XIII din 16.07.97 Cu privire la acreditarea instituiilor de nvmnt din
Republica Moldova
3. EN ISO 9000:2005 Sisteme de Management al Calitii principii fundamentale i Vocabular.
4. EN ISO 9001:2008 - Sisteme de Management al Calitii Cerine.
5. Manualul calitii MC.
6. PS-02 Controlul nregistrrilor.

pag. 12 din 33
MANUALUL COD PS-02
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL NREGISTRRILOR 1/0

1. SCOP

Prezenta procedur stabilete regulile privind colectarea sistematic a datelor,


identificarea, catalogarea, stabilirea modalitilor de acces, arhivarea, actualizarea i stabilirea
modalitilor de eliminare a nregistrrilor Calitii, destinate pentru a demonstra aplicarea
eficient a Sistemului Calitii i conformitatea sa cu condiiile specificate.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedur se aplic tuturor documentelor USC care conin nregistrri ale calitii,
n particular:
nregistrri ale Analizei Sistemului Calitii efectuate de ctre Management
nregistrri ale analizei contractelor/comenzilor
nregistrri ale distribuirii documentelor
nregistrri ale produsului proprietate a clientului, care a fost gsit neconform
nregistrri rezultate din verificarea cunotinelor candidailor i ale studenilor
nregistrri referitoare la controlul proceselor de studii i de cercetare tiinific
nregistrri legate de procesul de proiectare i dezvoltare a noilor specialiti
rapoarte de audit
nregistrri ale neconformitilor interne i externe
nregistrri ale aciunilor corective/preventive
nregistrri ale instruirii personalului i ale altor activiti pentru obinerea
competenelor necesare pentru asigurarea calitii
nregistrri ale satisfacerii clientului intern i extern

3. DEFINIII I ABREVIERI

3.1. Definiii
Informaie date semnificative (EN ISO 9000:2005);
Document informaie mpreuna cu mediul sau suport (EN ISO 9000:2005);
nregistrare - document care declar rezultatele obinute sau furnizeaz dovezi ale
activitii realizate (EN ISO 9000:2005);

pag. 13 din 33
MANUALUL COD PS-02
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL NREGISTRRILLOR 1/0

Formular - document cu un numr de cmpuri ce urmeaz a fi completate cu date


ca urmare a efecturii unei activiti descrise n procedur i care, n acest fel, devine
nregistrare;

3.2. Abrevieri
MC eful Seciei de Management al Calitii
SC ef de catedr
S - Secretar
USC Universitatea de Stat B.P. Hasdeu din Cahul
PR Procedur
D Decan
CSPC - Comisia Senatului cu Probleme de Calitate
RMC Reprezentantul conducerii pentru calitate
SMC Sistem de management al calitii
ME Ministerul Educaiei al Republicii Moldova
CM Comisia didactico-metodic
MC Manualul calitii
IL Instruciune de lucru
R Rectorul Universitii
PC Plan al calitii

pag. 14 din 33
MANUALUL COD PS-02
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL NREGISTRRILOR 1/0

4. RESPONSABIL DE PROCES RMC

Reprezentantul Conducerii pentru Managementul calitii este responsabil de:


Elaborarea acestei proceduri i efectuarea modificrilor ulterioare;
Elaborarea, actualizarea i distribuirea (cte o copie) a Listei documentelor de
nregistrare subdiviziunilor USC care sunt responsabile de meninerea nregistrrilor;
Controlul asupra modalitii de efectuare a nregistrrilor, controlul asupra respectrii
cerinelor acestei proceduri.
Verific aceast procedur i modificrile ulterioare;
R Rectorul
aprob aceast procedur i modificrile ulterioare;
aprob documentele de nregistrare care urmeaz s fie restabilite.
aprob eliminarea nregistrrilor.
D Decanul
asigur disponibilitatea documentelor i formularelor aplicabile la fiecare loc de munc
rspunde de respectarea regulilor prevzute n proceduri, precum i de respectarea
circuitului nregistrrilor, a datelor de pstrare i arhivare
Subdiviziunile USC sunt responsabile de:
a efectua nregistrri i a controla documentele de nregistrare n conformitate cu
cerinele acestei proceduri i a altor proceduri ale SMC n care sunt prevzute
nregistrri.

5. DESCRIEREA PROCESULUI

5.1. Formularele de nregistrri. Identificarea.


n scopul furnizrii dovezilor conformitii cu cerinele specificate i a funcionrii
eficiente a Sistemului de Management al Calitii, s-au proiectat, sau dup caz, au fost preluate din
reglementri /normative, formulare codificate (denumite) i ataate procedurilor, precum i reguli
pentru utilizarea acestora.
Orice modificare a nregistrrilor se face prin trasarea unei linii oblice peste textul ce
urmeaz a fi nlocuit mpreun cu semntura persoanei care a efectuat modificarea.

pag. 15 din 33
MANUALUL COD PS-01
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL NREGISTRRILOR 1/0

5.2. Arhivare, protecie, acces, actualizare, lichidare a nregistrrilor.


Subdiviziunile instituiei sunt responsabile de controlul nregistrrilor n limitele propriilor
competene. n particular, aceast responsabilitate const n urmtoarele:
Registrele trebuie s fie identificate, cusute i sigilate, iar paginile numerotate;
Fiele de nregistrare trebuie s fie identificate i inute n mape. Subdiviziunile
responsabile de controlul fielor de nregistrare trebuie s in la zi lista fielor de
nregistrare aflate n mape;
Registrele i mapele cu fie de nregistrare trebuie s fie pstrate n dulapuri sau safeuri
i s fie protejate contra deteriorrilor eventuale (mucegai, umezeal, roztoare, etc.);
nregistrrile trebuie s fie sistematizate astfel, ca s fie asigurat corelarea dintre ele
i activitile pe care le reflect;
Conductorii departamentelor sunt responsabili de asigurarea respectrii termenilor de
pstrare a documentelor de nregistrare.
R aprob documentele de nregistrare care urmeaz s fie restabilite;
Dup expirarea termenilor de pstrare, documentele de nregistrare trebuie s fie
lichidate. Lichidarea documentelor de nregistrare cu termenul de pstrare expirat se
face conform regulamentelor interne ale instituiei. (Numirea comisiei de lichidare,
ntocmirea actelor de lichidare, etc.);
Dac este prevzut de contract sau de legislaia n vigoare, RMC transmite clientului
sau altor pri interesate, pentru un termen stabilit de comun acord, documentele de
nregistrare ca dovad c s-au efectuat toate controalele necesare prevzute de
documentele interne si externe.

6. REFERINE
1. Standards and Guidelines for Quality Assurance in the Higher Education Area. ENQA, Bergen.
2005
2. Legea RM Nr. 1257-XIII din 16.07.97 Cu privire la acreditarea instituiilor de nvmnt din
Republica Moldova
3. EN ISO 9000:2005 Sisteme de Management al Calitii principii fundamentale i Vocabular.
4. EN ISO 9001:2008 - Sisteme de Management al Calitii Cerine.
5. Manualul calitii MC.
6. PS-01 Controlul documentelor

pag. 16 din 33
MANUALUL COD PS-03
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
AUDIT INTERN 1/0

Auditul este o activitate complex i dinamic ce vizeaz adaptarea permanent a


instituiilor la schimbrile aprute n mediul n care funcioneaz, precum i efectuarea unor studii
tematice n vederea perfecionrii activitii i creterii gradului de profesionalism.

1. SCOP

Scopul auditului intern este de a acorda asisten structurilor auditate pentru ndeplinirea
responsabilitilor ce le revin, prin intermediul politicilor i procedurilor menite s sporeasc
eficiena activitii. Misiunea de audit intern n cadrul USC revine Senatului Universitii care,
prin structurile i auditorii si, evalueaz eficacitatea i performana n implementarea politicilor,
programelor i a procedurilor, oferind recomandri n vederea mbuntirii continue a acestora.
Rezultatele auditului intern i recomandrile sunt transmise structurilor auditate i Biroului
Senatului care are abilitatea de a impune soluii n vederea perfecionrii activitii.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedur se aplic n cadrul SMC al Universitii de Stat B.P.Hasdeu din Cahul
n scopul mbuntirii continue. Aceast procedur reglementeaz auditurile interne ale SMC. Sunt
astfel prezentate metodele pentru planificarea, pregtirea, efectuarea i nregistrarea Auditurilor
Interne ale Calitii.
Auditurile Interne ale Calitii se efectueaz n toate structurile USC ori de cte ori este
necesar. n cadrul auditului se evalueaz:
pregtirea i instruirea personalului;
modalitile de control al documentelor i al nregistrrilor;
nivelul de nelegere i aplicare a Procedurilor Managementului Calitii, a
regulamentelor interne i externe i a Instruciunilor operaionale;
capacitatea Proceselor de studii i cercetare tiinific i conformitatea
rezultatelor acestor
procese cu condiiile specificate;

pag. 17 din 33
MANUALUL COD PS-03
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
AUDIT INTERN 1/0

3. DEFINIII I ABREVIERI
3.1. Definiii
Audit - proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii de dovezi de audit
i evalurii lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit
(EN ISO 9000:2005);
* Not: Auditurile interne sunt conduse de universitate / facultate / catedr pentru scopuri interne
i formeaz baza propriei organizaii pentru o declaraie a conformitii.

Auditor - persoan ce are competena pentru a conduce un audit (EN ISO 9000:2005);
Neconformitate - nendeplinirea unei cerine (EN ISO 9000:2005);
Conformitate: ndeplinirea unei cerine (EN ISO 9000:2005)
Aciune corectiv aciune viznd eliminarea cauzei unei neconformiti sau a unei situaii
nedorite detectate (EN ISO 9000:2005).
Aciune preventiv aciune viznd eliminarea cauzei unei neconformiti poteniale sau
a unei situaii potenial nedorite (EN ISO 9000:2005).
Corecie aciune viznd eliminarea unei neconformiti detectate (EN ISO 9000:2005).
Echip de audit unul sau mai muli auditori care efectueaz un audit susinui, dac e
necesar, de experi tehnici (EN ISO 9000:2005).

3.2. Abrevieri
MC eful Seciei de Management al Calitii
SC ef de catedr
S - Secretar
USC Universitatea de Stat B.P.Hasdeu din Cahul
PR Procedur
FR Formular de nregistrare
RNC Raport de neconformitate
CSMC Coordonatori SMC n subdiviziunile USC
RMC Reprezentantul conducerii pentru calitate
SMC Sistem de management al calitii
ME Ministerul Educaiei al Republicii Moldova
R Rectorul Universitii
D Decan
AC/AP Aciuni corective/preventive

pag. 18 din 33
MANUALUL COD PS-03
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
AUDIT INTERN 1/0

4. DESCRIEREA PROCESULUI

Managementul procesului este realizat prin aplicarea continu a ciclului PEVA (Planific
Efectueaz Verific - Acioneaz).

4.1. Analiza informaiilor


Se analizeaz urmtoarele categorii de informaii n scopul planificrii auditurilor interne:

concluziile auditurilor interne i externe anterioare din rapoartele de audit


rezultatele analizelor neconformitilor
raportul de analiz din partea managementului (rector, senat, RMC, MC)
deciziile managementului (rector, senat, RMC, MC)

4.2. Elaborarea, aprobarea programului de audit


n baza analizei informaiilor, CSPC elaboreaz programul anual de audit, care este
verificat de RMC i aprobat de Rectorul instiuiei. Programul anual de audit este adus la cunotina
structurilor auditate la nceputul fiecrui an.

4.3. Pregtire audit


4.3.1. Se asigur instruirea personalului care urmeaz s efectueze auditul intern al calitii.
Auditorii elaboreaz planurile de audit. Planul de audit va cuprinde:
obiectivele i domeniul auditului;
identificarea documentelor de referin, a elementelor ;
subdiviziunea (ex:catedra) activitatea creia va fi auditat, persoana responsabil;
data i durata estimat pentru fiecare activitate a auditului
Chestionarul de audit va cuprinde:
Subdiviziunea auditat (ex.: catedr)
Data auditului
Numele auditorilor
Elementele standardului i ale altor documente (ex: legislaie) n baza crora se
face auditul
Dovezi obiective de respectare sau nerespectare a cerinelor

pag. 19 din 33
MANUALUL COD PS-03
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
AUDIT INTERN 1/0

4.3.2. Se convoac echipa de audit i se stabilesc atribuiile membrilor echipei.

4.3.3. Se pregtesc documentele necesare pentru a facilita investigaiile echipei de audit


pentru a documenta i argumenta rezultatul auditului.
4.4. Realizare audit
Auditul se efectueaz (interviu, examinarea documentelor) n vederea colectrii dovezilor
obiective, necesare pentru stabilirea neconformitilor. Auditarea propriu-zis se va desfura n
zonele prevzute n planul de audit i va avea la baz chestionarul pentru determinarea
conformitii sistemului calitii cu cerinele specificate. Modificrile planului de audit, pe
parcursul desfurrii auditului, se vor face cu acordul compartimentului auditat, la nivel de ef
Catedr, Decan.
Neconformitile se identific pe baz de dovezi obiective, se documenteaz n
Chestionarul de audit i se comunic auditatului la sfrit. Raportul de audit trebuie elaborat astfel
nct s se asigure corectitudinea i caracterul complet al acestuia.
Raportul de audit trebuie s conin urmtoarele elemente:
a) domeniul i obiectivele auditului
b) detalii ale planului de audit, identitatea membrilor echipei de audit, perioada desfurrii auditului
i identificarea catedrei / activitii auditate
c) identificarea documentelor de referin n raport cu care a fost efectuat auditul
d) aprecierea echipei de audit asupra msurii n care auditatul se conformeaz cerinelor specificate,
precum i capacitatea sistemului de a realiza obiectivele definite ale calitii
Conductorul subdiviziunii auditate analizeaz raportul de audit i stabilete aciunile
corective/preventive. Implementarea coreciilor, aciunilor corective i preventive se face conform
procedurilor Controlul produsului neconform. Toate documentele de audit sunt arhivate la MC.

5. REFERINE
1. EN ISO 9000:2005 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular.
2. EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii Cerine.
3. EN ISO 19011:2002 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i/sau de mediu.
4. Manualul calitii MC
5. Controlul documentelor PS-01
6. Controlul nregistrrilor PS-02
7. Controlul produsului neconform PS-04
8. Aciuni corective i preventive PS-05

pag. 20 din 33
MANUALUL COD PS-04
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL SERVICIULUI
1/0
NECONFORM

1. SCOP
Procedura stabilete responsabilitile pentru detectarea, evaluarea, documentarea,
evidena i analiza neconformitilor interne.
Procedura urmrete scopul prevenirii recepiei, procesrii, distribuirii ctre ctre client a
produsului neconform.
Procedura stabilete modalitatea de identificare a neconformitilor, corecie i reverificare
dup corecie pentru a demonstra conformitatea cu cerinele.

2. DOMENIU DE APLICARE
Se aplic pentru neconformitile procesului de studii, indiferent la ce faz a procesului au
fost depistate: verificare la admitere, pe parcursul ciclului de instruire, verificare final a
cunotinelor.
Se aplic pentru bunurile materiale i serviciile neconforme, destinate susinerii procesului
de studii i a procesului de cercetare, depistate la fazele de recepie, transportare, depozitare.

3. DEFINIII I ABREVIERI
3.1. Definiii
Produs / Serviciu - rezultat al unui sistem de activitii interconectate, care transform
intrrile n ieiri (EN ISO 9000:2005)
Proces - grup de activiti corelate sau n interaciune, care transform intrrile n ieiri.
* Note: 1. n general, intrrile ntr-un proces sunt ieiri ale altor procese.
2. n general, procesele dintr-o organizaie, de regul, sunt planificate i se desfoar n
condiii controlate
pentru a aduga valoare.
3. Un proces n care conformitatea produsului rezultat nu poate fi verificat prompt sau
economic este frecvent denumit ca proces special (EN ISO 9000:2005)

Calitate - msura n care un ansamblu de caracteristici intrinseci ndeplinesc cerinele.


* Note: 1. Termenul calitate poate fi utilizat cu adjective cum ar fi: slab, bun, sau excelent.
2. Intrinsec ca opus la atribut reprezint ceva ce exist ca o caracteristic permanent (EN
ISO 9000:2005)

Cerin - nevoie sau ateptare care este declarat, n general implicit sau obligatorie
* Note: 1. n general implicit are sensul c aceasta reprezint o practic intern sau o obinuin
pentru organizaie, pentru clienii acesteia i pentru alte pri interesate, la care nevoia sau
ateptarea luate n consideraie este implicit.
2. Pentru a desemna un tip specific de cerine, ca de exemplu cerine ale produsului, cerine
ale managementului calitii, cerine ale clientului poate fi utilizat un calificativ.
3. O cerin specificat este una care este declarat, de exemplu, ntr-un document.
4. Cerinele pot fi generate de diferite pri interesate (EN ISO 9000:2005)

pag. 21 din 33
MANUALUL COD PS-04
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL SERVICIULUI
1/0
NECONFORM

Conformitate - ndeplinirea unei cerine (EN ISO 9000:2005)


Neconformitate - nendeplinirea unei cerine (EN ISO 9000:2005)
Defect - nendeplinirea unei cerine referitoare la o utilizare specificat avut n vedere.
Aciune corectiv - aciune viznd eliminarea cauzei unei neconformiti sau a unei situaii
nedorite detectate (EN ISO 9000:2005).
Aciune preventiv - aciune viznd eliminarea cauzei unei neconformiti poteniale sau
a unei situaii potenial nedorite (EN ISO 9000:2005)
Corecie aciune viznd eliminarea unei neconformiti detectate (EN ISO 9000:2005).

3.2. Abrevieri
MC eful Seciei de Management al Calitii
SC ef de catedr
S - Secretar
USC Universitatea de Stat B.P.Hasdeu din Cahul
PR Procedur
EMM Echipamente de msurare i monitorizare
RNC Raport de neconformitate
PCA Preedintele comisiei de admitere
CSMC Coordonatori SMC n subdiviziunile USC
RMC Reprezentantul conducerii pentru calitate
SMC Sistem de management al calitii
ME Ministerul Educaiei al Republicii Moldova
MMC Manualul de management al calitii
IL Instruciune de lucru
R Rectorul Universitii
PC Plan al calitii
J Jurist
D Decan

pag. 22 din 33
MANUALUL COD PS-04
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL SERVICIULUI
1/0
NECONFORM

4. RESPONSABIL DE PROCES - RMC

Responsabilitile i autoritile din cadrul procesului sunt stabilite n Tabelul 1 din pct. 5
al actualei proceduri.

5. DESCRIEREA PROCESULUI

5.1. Controlul neconformitilor n cadrul procesul de instruire

Procesul de control este reflectat n Tabelul 1.

pag. 23 din 33
MANUALUL COD PS-04
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL SERVICIULUI
1/0
NECONFORM

Tabelul 1. Controlul neconformitilor n cadrul procesul de instruire

Etapele Neconformitate Mijlocul de identificare a Msuri de prevenire a utilizrii Analiz neconformitate. Corecii.
Responsabil
procesului referitoare la neconformitii neintenionate nregistrri.
1. Elaborarea Caracteristici referitoare Verificare/validare n Procesul de instruire sau etapa Analiz curriculum neconform. Noi Consiliul
curriculumului la calitate, conform Consiliul Facultii i Senatul respectiv a procesului vor fi ediii/revizii ale Planului de Facultii,
(proiectare PSP-01: Procedura de universitii, ME RM realizate doar dup tratarea nvmnt, Curriculum disciplinar, Decan
specialitate) elaborare, evaluare neconformitilor i obinerea Planificarea Proiectrii Planului i
periodic i rezultatelor pozitive ale Curriculum disciplinar.
modernizare a reinspectrii.
curriculumului
2. Admiterea Cerine de 1.Verificare documente ale 1.Izolare documente neconforme. 1.Act de restituire a documentelor cu PCA
acceptabilitate pentru candidatului Restituire candidatului. semntura candidatului.
admitere formulate n 2.Verificare cunotine 2.Not nesatisfctoare n lucrarea 2.Act de restituire a documentelor cu PCA,
procedurile interne i candidat prin intermediul scris i n borderou. Izolare i semntura candidatului. Examinatori.
externe privind testrilor. identificare documente candidat.
admiterea (a se vedea 3.Concursul candidailor cu 3.Elaborara i afiarea listelor cu 3.Act de restituire a documentelor cu PCA,
PS-01 Controlul note pozitive la testri. candidaii admii. Izolare i semntura candidatului. Restituire Rector
documentelor) identificare a documentelor documente.
candidailor neadmii.
3.Evaluarea Cerine de 1.Verificare dac studentul a 1. nregistrare n Borderoul de 1.Studentul este informat privind Decanat
studentului pe acceptabilitate la ntrunit cerinele de admitere examen n dreptul studenilor cauzele neadmiterii la examen cu (metodist,
parcursul examinrile curente la atestri i examene neadmii prezentarea dovezilor respective. metodist
procesului de formulate n procedurile Dup nlturarea neconformitilor ECTS/SNCS)
instruire interne i externe studentului i se permite reexaminarea
Controlul n conformitate cu orarul stabilit.
documentelor) nregistrare n ndreptarea eliberat
de decanat.
MANUALUL COD PS-04
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL SERVICIULUI 1/0
NECONFORM

Etapele Neconformitate Mijlocul de identificare a Msuri de prevenire a utilizrii Analiz neconformitate. Corecii.
Responsabil
procesului referitoare la neconformitii neintenionate nregistrri.
2. Verificare cunotine 2. Not nesatisfctoare pe 2. Examen repetat cu nregistrare Decanat
lucrarea scris cu argumentele emis de decanat. (metodist),
respective i semntura Exmatriculare n cazul nentrunirii Examinator,
examinatorului. Not cerinelor de continuare a studiilor Rector
nesatisfctoare n borderou. formulate de regulamentele interne.
nregistrare n registrul de Ordin de exmatriculare emis de
evidenta a reuitei din decanat. rector.
4. Evaluarea Cerine de Examinarea studentului 1.Not nesatisfctoare pe Reprogramri pentru susinerea Decan,
final a acceptabilitate la lucrarea scris la examenul de examenului de licen. Susinere Sef catedr,
studentului i evaluarea final licen. repetat. Rector
eliberarea formulate n procedurile Not nesatisfctoare n Procesul Exmatriculare n cazul nentrunirii
documentelor interne i externe (a se Verbal al examenului de licen. cerinelor de promovare.
de certificare a vedea PS-01 Controlul Ordin de exmatriculare emis de
studiilor documentelor) rector.
2.Not nesatisfctoare n Proces Verbal de susinere a Decan,
Procesul Verbal de susinere a examenului de licen, Sef catedr,
proiectului de licen. Proces verbal de susinere a Rector
Absolventului nu i se elibereaz proiectului de diplom,
diploma de specialist liceniat. Proces verbal de conferire titlu i
acordare diplom.

pag. 25 din 33
MANUALUL COD PS-04
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL SERVICIULUI 1/0
NECONFORM

5.2. Documentarea i comunicarea neconformitilor

Neconformitile identificate sunt documentate n nregistrri specifice aa cum sunt


prevzute n Tabelul 1.

Responsabil: conform procedurilor interne i externe la care se face referire n Tabelul 1.

Neconformitile identificate n procesul de:


admitere - sunt comunicate Preedintelui Comisiei de Admitere a Universitii.
prestarea cursului i a seminarului - sunt comunicate efului de catedr, Decanului.
Evaluarea studentului pe parcurs - sunt comunicate efului de catedr, Decanului,
Metodistului ECTS/SNCS i Titularului de disciplin.
Evaluarea final a studentului - sunt comunicate Decanului.

5.3. Analiza neconformitii i a cauzelor


Analiza neconformitilor identificate, se face pentru a stabili msurile de corecie
respectiv: elaborarea unor ediii/revizii noi ale planurilor i programelor de nvmnt,
admitere/neadmitere la susinerea repetat a testrilor i examenelor, decizii privind
continuarea/ntreruperea studiilor, eliberarea/neeliberarea diplomei de licen.
Responsabili: Preedintele Comisiei de Admitere, Decan, ef catedr, Comisia de evaluare
final.
Cauzele neconformitilor majore sau sistematice de produs, neconformitile de proces,
de sistem, de securitate a muncii, neconformitile depistate la auditurile interne i externe sunt
analizate de funciile care au depistat neconformitatea n colaborare cu RMC sau MC/CSMC din
subdiviziune i sunt nregistrate n cmpul respectiv al Raportului de neconformitate/Aciune
corectiv/Aciune preventiv n baza rezultatelor analizei sunt ntreprinse msurile de corecie i
de nlturare a cauzelor neconformitilor depistate sau a celor poteniale n conformitate cu
procedura Aciuni corective/preventive.
Responsabili: RMC, MC, CSMC.

5.4. Tratare neconformiti (corecii)


Produsul neconform al procesului de instruire urmeaz s fie tratat prin una sau mai multe
dintre urmtoarele metode:

pag. 26 din 33
MANUALUL COD PS-04
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
CONTROLUL SERVICIULUI 1/0
NECONFORM

prin ntreprinderea unor aciuni de eliminare a neconformitii detectate (asigurarea


posibilitii de nlturare a cauzelor neadmiterii la examene, de susinere repetat a testelor,
examenelor etc.);
prin ntreprinderea unei aciuni care s mpiedice aplicarea sau utilizarea intenionat iniial
(exmatriculare, repetare an de studii).
prin aplicarea unor aciuni corespunztoare efectelor sau potenialelor efecte ale
neconformitilor, atunci cnd produsul neconform este detectat dup distribuire sau dup ce
utilizarea sa a nceput.

5.5. Executarea deciziei aprobate. Verificarea produsului neconform dup corecie


Raportul de neconformitate este nmnat de persoana care a semnat decizia privind
soluionarea neconformitii executorilor. Originalul Raportului este pstrat la responsabilul
subdiviziunii, care asigur controlul asupra executrii tuturor deciziilor, i reverificarea produsului
neconform dup corecie.

6. REFERINE
1. Regulamentul de organizare i desfurare a admiterii n instituiile de nvmnt superior din
Republica Moldova aprobat prin Hotrrea Colegiului Ministerului Educaiei nr. 6.2 din
24.06.2004
2. Manualul calitii MC
3. Controlul documentelor PS-01
4. Controlul nregistrrilor PS-02
5. Aciuni corective i preventive PS-05
6. Planuri de nvmnt
7. Programe de nvmnt

pag. 27 din 33
MANUALUL COD PS-05
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
ACIUNI CORECTIVE I 1/0
PREVENTIVE

1. SCOP

Scopul acestei proceduri este eliminarea cauzelor neconformitilor aprute i celor


poteniale ale SMC, activitilor, proceselor i serviciului de instruire i mbuntirea continu a
SMC i sporirea eficienei instituiei.

2. DOMENIU DE APLICARE

Neconformiti depistate pe parcursul auditurilor interne


Neconformiti grave i/sau repetitive ale serviciului de instruire i activitilor de
cercetare
Tendine negative ale proceselor
Reclamaii ale clienilor i altor pri interesate
Nendeplinirea de ctre funcii sau departamente a sarcinilor la implementarea,
meninerea i dezvoltarea SMC.

3. DEFINIII I ABREVIERI

3.1. Definiii
Neconformitate nesatisfacere a unei exigene (EN ISO 9000:2005).
Aciune corectiv aciune viznd eliminarea cauzei unei neconformiti sau a unei
situaii nedorite detectate.
*Note: 1. Pentru o neconformitate potenial, poate exista una sau mai multe cauze.
2. Aciunea corectiv este ntreprins pentru a preveni reapariia, pe cnd aciunea
preventiv este ntreprins pentru a preveni apariia.
3. Exist o distincie ntre corecie i aciune corectiv. (EN ISO 9000: 2005).

Aciune preventiv aciune viznd eliminarea cauzei unei neconformiti poteniale sau
a unei situaii potenial nedorite.
* Not: Aciunea preventiv este ntreprins pentru a preveni apariia, pe cnd aciunea corectiv se
ntreprinde pentru a preveni reapariia. (EN ISO 9000:2005).

Corecie aciune viznd eliminarea unei neconformiti detectate (EN ISO 9000: 2005).

3.2. Abrevieri
MC eful Seciei de Management al Calitii
SC ef de catedr

pag. 28 din 33
MANUALUL COD PS-05
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
ACIUNI CORECTIVE I 1/0
PREVENTIVE

USC Universitatea de Stat B.P.Hasdeu din Cahul


PR Procedur
RNC Raport de neconformitate
PCA Preedintele comisiei de admitere
CSMC Comisia Senatului cu Probleme de Calitate
AC / AP Aciune corectiv/preventiv
RMC Reprezentantul conducerii pentru calitate
SMC Sistem de management al calitii
ME Ministerul Educaiei al R. Moldova
MC Manualul calitii
IL Instruciune de lucru
R Rectorul Universitii
D Decan

4. RESPONSABIL DE PROCES RMC


Responsabilitile i autoritile din cadrul procesului sunt stabilite n Tabelul 1 din pct. 5
al actualei proceduri.

5. DESCRIEREA PROCESULUI

5.1. Determinarea neconformitilor existente


Neconformitile existente se determina conform Tabelului nr.1

pag. 29 din 33
MANUALUL COD PS-05
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
ACIUNI CORECTIVE I 1/0
PREVENTIVE

Tabelul 1

Decizie de
Instrumentul Responsabilitatea corecie,
Categoria de
de Tipul de nregistrare determinrii i AC/AP,
neconformiti
determinare documentrii verificare
rezultate
Neconformiti - Monitorizare nregistrri specifice CSMC, Decan
referitoare la procese i msurare a procedurilor SMC Cadru didactic CSMC
procesului - Raport de audit - Auditor RMC
- Audit
Neconformiti - Monitorizare Registrul de eviden - Auditor ef catedr,
referitoare la i msurare a - Raport de audit RMC
echipamente, procesului
- Audit
Neconformiti - Audit - Raport de audit - Auditor
referitoare la personal - Testarea - Rezultatele testelor - CSMC Decan
nivelului de
competen
Neconformiti - Audit - Raport de audit - Auditor Rector
referitoare la
infrastructur
Neconformiti - Audit - Raport de audit - Auditor Decan,
referitoare la mediul de - nregistrri protecia - ef catedra
lucru muncii
Neconformiti - Audit - Raport de audit - Auditor MC, RMC,
referitoare la CSMC
documentele SMC
Neconformiti - Audit - Raport de audit - Auditor MC, RMC,
referitoare la controlul CSPC
documentelor
Neconformiti - Audit - Raport de audit - Auditor MC, RMC,
referitoare la controlul CSPC
nregistrrilor
Neconformiti - Audit - Raport de audit - Auditor MC, RMC,
referitoare la CSMC, Decan
organizare, ef catedr
responsabiliti i
autoriti
Neconformiti - Audit - Raport de audit - Auditor RMC, Decan,
referitoare la satisf. - Investigaie - Chestionare de - CSPC ef catedr,
cerinelor client. pe baza de msurare a satisfaciei
chestionar clientului
Reclamaie Adresa client
client

pag. 30 din 33
MANUALUL COD PS-05
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
ACIUNI CORECTIVE I 1/0
PREVENTIVE

5.2. Analiza neconformitilor i stabilirea aciunilor corective i preventive

Analiza neconformitilor existente i determinarea aciunilor corective se efectueaz ori


de cte ori este detectat neconformitatea. Analiza neconformitilor existente urmrete:
determinarea rdcinii cauzei neconformitii
selectarea soluiei optime
Analiza curent a cauzelor neconformitilor existente se realizeaz la nivelul fiecrei
catedre / fiecrui serviciu. Pentru fiecare neconformitate identificat se determin mulimea de
cauze prin brainstorming, se clasific cauzele pe categorii de cauze i se repartizeaz pe o diagrama
cauze efect. Se acord prioritate cauzelor pe baza de vot simplu, criteriul fiind frecvena apariiei
cauzei i caracterul critic al cauzei n determinarea neconformitii, n raport cu celelalte cauze.
Pentru selecia soluiei optime se aplic votul simplu pentru cel puin doua criterii, respectiv:
eficacitate i fezabilitate.
Analiza anual a neconformitilor existente urmrete evoluia ratei neconformitilor pe
ultimele 12 luni i eficacitatea soluiilor aplicate. Analiza se bazeaz pe nregistrrile care pun n
eviden neconformitile, cauzele neconformitilor, aciunile corective implementate i
rezultatele obinute.
Ca urmare a prelucrrii datelor pe baza tehnicilor statistice, se ntocmete un Raport de
analiz a cauzelor neconformitilor care cuprinde:
componena grupului de lucru
data realizrii analizei
nregistrrile care au stat la baza analizei
rezultatele analizei efectuate
compararea rezultatelor cu obiective stabilite
propuneri de aciuni corective i preventive pe termen mediu
Responsabili: RMC, MC, CSPC

5.3. Analiza neconformitilor poteniale i determinarea aciunilor preventive


Aceast analiz se realizeaz anual, prin lucrul n grup i se bazeaz pe experiena
dobndit a membrilor grupului att n domeniul activitii desfurate, ct i n domeniul
managementului calitii.

pag. 31 din 33
MANUALUL COD PS-05
DE PROCEDURI SPECIFICE I DE SISTEM
Ed./Rev.
ACIUNI CORECTIVE I 1/0
PREVENTIVE

Responsabili: RMC, MC, CSPC


Aciunile preventive stabilite ca urmare a acestei analize sunt documentate n Raportul de
neconformitate, aciune corectiv/preventiv,
Rezultatele analizei anuale a AC/AP documentate sunt incluse de ctre MC n raportul
anual al Analizei efectuate de management, compartimentul Stadiul aciunilor corective i
preventive ntreprinse i eficacitatea acestora.
Aciunile corective/preventive stabilite ca urmare a analizei efectuate i care se regsesc n
nregistrrile specificate, se aplic n termenul optim necesar pentru a se obine eliminarea cauzelor
i prevenirea repetrii/apariiei neconformitilor n condiiile utilizrii eficiente a resurselor.
Fiecare responsabil pentru aplicarea aciunilor corective/preventive rspunde de instruirea
personalului i de monitorizarea implementrii aciunii corective/preventive i comunic
permanent Metodistului ECTS/Decanului stadiul implementrii acesteia.

5.4. Evaluarea eficacitii i eficientei soluiei reinute


Se evalueaz eficacitatea soluiei implementate. Se consider c soluia a fost eficace dac
neconformitatea nu s-a repetat sau nu a aprut. n situaia n care soluia a fost eficace, se menine
aceast soluie.

6. REFERINE

1. Manualul calitii MC
2. Controlul documentelor PS-01
3. Controlul nregistrrilor PS-02
4. Audituri interne PS-03
5. Controlul serviciului neconform PS-04

pag. 32 din 33