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POLICA NACIONAL
SECRETARIA GENERAL
C O N S I D E R A N D O:
Que la Ley 594 del 14 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones" en su artculo 21 establece
que las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en
cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.
Que el Decreto 1080 del 16 de mayo de 2015 "Por medio del cual se expide el
Decreto nico Reglamentario del Sector Cultura" en su ttulo II. PATRIMONIO
ARCHIVSTICO prev el captulo I Sistema nacional de archivos, II. Evaluacin de
documentos de archivo, III. Archivos de entidades privadas que cumplen funciones
pblicas, IV Red Nacional de Archivos, V. Gestin de Documentos, VI. El Sistema
de Gestin Documental, VII. La Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo,
VIII Articulacin con otros Organismos y Entidades del Estado, IX. Transferencias
Secundarias, X. Transferencia de documentos de las dems ramas del poder
pblico y de los rganos autnomos y de control, XI. Procedimiento para realizar
las transferencias de documentos de conservacin permanente, XII. Contratacin
del Servicio de Custodia de Documentos de Archivo por Parte de Entidades
Pblicas y Privadas que cumplen Funciones Pblicas. Ttulo III. Captulo I.
Directrices Generales para la Publicacin de Informacin Pblica.
Que la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacin Pbica Nacional y se
R E S U E L V E:
CAPTULO I
GENERALIDADES
Artculo 7. Pblico al que va dirigido. Este documento est dirigido a todos los
funcionarios que integran la Institucin tanto en la parte operativa como
administrativa, permitiendo el uso de parmetros y polticas que debern ser
implementadas en todas las unidades policiales a nivel nacional en desarrollo del
Proceso de Gestin Documental.
Ley 594 del 14 de julio de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones" en su artculo 4 titulado Principios
Generales, literal D, precisa:
1. Direcciones
2. Oficinas Asesoras
3. Regiones de Polica, Metropolitanas, Departamento y Escuelas de
Formacin.
4. Secretara General (rea de Archivo General y Grupos de Gestin
Documental)
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 5,
continuacin.
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Artculo 13. Componentes de la Gestin Documental en la Polica Nacional.
La Gestin Documental en la Polica Nacional est conformada por los
documentos de archivo, fondo documental, los actores del sistema en los
diferentes niveles de la entidad y el soporte tecnolgico; todos ellos
fundamentados en una adecuada gestin de procesos y una eficiente
administracin de recursos.
Acuerdo 007 del 15 de octubre de 2014 Por medio del cual se establece los
lineamientos para la reconstruccin de expedientes y se dictan otras
disposiciones.
CAPTULO II
Artculo 22. Funciones. Son funciones del Comit de Archivo las siguientes:
Artculo 25. Funciones. Son funciones de los Comits de Gestin Documental las
siguientes:
Decreto 1080 del 16 de mayo de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto
nico Reglamentario del Sector Cultura" en su ttulo II PATRIMONIO
ARCHIVSTICO, captulos I sistema nacional de archivos.
CAPTULO III
Todo documento que llegue a la entidad debe ser radicado el mismo da,
atendiendo el orden de llegada, sin separar nmeros de radicado.
Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 Por el cual se establecen pautas para la
administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones pblicas.
CAPITULO IV
CLASES DE ARCHIVOS
Por otra parte, las Direcciones y Oficinas Asesoras que tengan unidades
desconcentradas, realizarn las gestiones pertinentes para la adecuacin de
espacios que sern destinados para conservar el acervo documental producido en
ejercicio de sus funciones, el cual estar a cargo de mnimo un funcionario quien
debe contar con el perfil de responsable de archivo.
Artculo 36. Archivo Histrico. Archivo al cual se transfiere del Archivo Central o
Intermedio, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de
Archivo o Comit de Gestin documental, debe conservarse permanentemente,
dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia, la cultura, derechos
humanos y derecho internacional humanitario. Este tipo de archivo tambin puede
conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito voluntario,
adquisicin o expropiacin.
CAPTULO V
Artculo 38. Tablas de Retencin Documental (TRD). Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo
o permanencia en cada fase del archivo.
Es necesario hacer las consultas con las instancias pertinentes a fin de evaluar el
grado de deterioro, el tipo de contaminacin de los documentos y definir las
acciones a seguir para su recuperacin e incorporacin al acervo documental.
Almacenamiento: como complemento de las acciones anteriores y para contribuir
con la adecuada conservacin de los documentos, entretanto estn en proceso de
organizacin, aquellas unidades que no conservan unidades documentales,
debern almacenar su informacin en cajas y carpetas, con el objeto de
salvaguardar el acervo documental y aplicar el correspondiente trmite. Esta
actividad se realiza solamente de ser necesario y contribuye a tener un acceso
ms rpido a los documentos durante las etapas posteriores.
Artculo 45. Normativa aplicada. Para el desarrollo del presente captulo se tom
como referencia la siguiente normativa:
Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente los
decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin,
presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las tablas de retencin
documental y las tablas de valoracin documental.
CAPTULO VI
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
1
Cartilla de ordenacin Pag. 8.
2 Cartilla de ordenacin Pag. 7.
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 25,
continuacin.
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Tienen una serie de valores tanto primarios (administrativo, legal, fiscal,
jurdico) como secundarios (valor informativo e histrico).
Culminados los plazos establecidos debern ser transferidos al Archivo de
Gestin, Central o Intermedio e Histrico.
Forman parte del Patrimonio Documental de la Institucin.
Los anexos forman parte de una unidad documental, por lo tanto, al momento de
ordenarlos cronolgicamente dentro de un expediente, se debe tener en cuenta la
fecha del oficio o radicado del mismo, mas no la fecha de los anexos.
ENERGA ACUEDUCTO
Cuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 00927824
Cuenta Interna No. 0464305-4 Cuenta Interna No. 00927825
Cuenta Interna No. 0464306-4 Cuenta Interna No. 00927826
2002, 02, 28
2002, 03, 01
2002, 03, 02
2002, 03, 03
Estadsticas.
Informes.
Informes a organismos de control.
Informes de gestin.
Informes estadsticos.
rdenes de Pago.
SG-01 Actas
SG-01-01 Actas Consejo Directivo
SG-02 Acuerdos
SG-04 Informes
Todos los documentos y expedientes forman parte de una serie. Se entiende por
serie al conjunto de documentos y expedientes generados por una unidad u
oficina, siendo resultado de una misma gestin, actividad o procedimiento.
Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada
uno se refiere a la resolucin de un asunto. Abra un expediente para cada
asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada acta,
para cada peticin de traslado, para cada convocatoria de oposiciones)
Determine el ttulo oficial del expediente y de la serie, que suelen estar
establecidos en normativas, reglamentos, en la propia documentacin, etc. Las
series deben identificarse por el tipo de informacin que contienen, y una vez
determinado su ttulo debe mantenerse en el tiempo.
No use como ttulos de series denominaciones como oficios, expedientes
generales, varios, etc.
Los criterios para la formacin de un expediente deben ser uniformes,
constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.
Debe evitarse la desmembracin y dispersin de los expedientes y la creacin
de falsas series documentales.
Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la
precaucin de saber si ya ha sido abierto.
No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto
si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer peticin de terceros.
Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del
documento, da y persona a la que se lo ha prestado.
Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la
resolucin de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia
debe ser entendida como documentacin de apoyo informativo, y ser destruida
cuando concluya su utilizacin.
Los expedientes iniciados por un procedimiento y continuados por otro deben
entenderse como produccin documental de la unidad que lo inicia, a la que
debe retornar una vez finalizada su tramitacin.
No debe incluirse como parte del expediente la documentacin de apoyo
informativo, que se ha usado para su resolucin, pero que no forma parte de l
(ej.: fotocopias, catlogos comerciales, fotocopias de otros expedientes,
disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras
constituyan fuente de informacin para las oficinas, despus deben destruirse.
La proliferacin de este tipo de documentacin de apoyo es causa de
desorganizacin de los archivos.
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 30,
continuacin.
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Cierre del expediente: El cierre de un expediente se puede llevar a cabo en dos
momentos.
Artculo 54. Normativa aplicada. Para el desarrollo del presente captulo se tom
como referencia la siguiente normativa:
Acuerdo No. 042 de Octubre 31 de 2002. Por el cual se establecen los criterios
para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico documental
y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la ley General de Archivos, ley 594
de 2000.
Acuerdo No. 005 de 2013 de 15 marzo 2013 Por el cual se establecen los
criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en
las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas".
Acuerdo 002 de 14 de marzo de 2014 Por medio del cual se establecen los
criterios bsicos para la creacin, conformacin, organizacin, control y consulta
de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.
CAPTULO VII
FOLIACIN Y ROTULACIN
Folio: hoja.
Foliar: accin de numerar hojas.
Folio recto: primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a esta.
Folio vuelto: segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeracin.
Pgina: cara de una hoja... Lo escrito o impreso en una cara...
Paginar: accin de numerar pginas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son
trminos diferentes sino tambin conceptos distintos. Para efectos de numeracin
en archivos, este documento se refiere nica y exclusivamente a foliacin, la cual
ratifica la ordenacin.
Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie.
En el caso de series documentales simples (Acuerdos, Decretos, Circulares,
Resoluciones, entre otras) la foliacin se ejecutar de manera independiente
por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas
(Contratos, Historias Laborales, Investigaciones Disciplinarias, Procesos
Jurdicos, entre otras), cada uno de sus expedientes tendr una sola foliacin
de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en ms de una
unidad de conservacin (carpeta), la foliacin se ejecutar de forma tal que la
segunda ser la continuacin de la primera.
No se debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la
mayora de los casos, por las mquinas reprogrficas.
Artculo 57. Normativa aplicada. Para el desarrollo del presente captulo se tom
como referencia la siguiente normativa:
CAPTULO VIII
CAPTULO IX
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Limpieza de la documentacin.
Depuracin de la informacin.
Eliminacin del material metlico.
Identificacin del material afectado por biodeterioro.
Revisin y foliacin.
Unidades de conservacin y realmacenamiento.
Diligenciamiento del Formato nico de Inventario Documental.
Para tal fin, es necesario identificar las series y subseries documentales que han
cumplido su tiempo de permanencia o perodo de retencin y que por sus valores:
histrico, cientfico, cultural, DD.HH y DIH (Captulo Documentos Pblicos
Relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario),
tengan relevancia para la Institucin, aplicando criterios de valoracin y seleccin,
los cuales tratan del conocimiento de la misin institucional que cumple o cumpli
la Unidad dentro de la Polica Nacional y de las particularidades de la produccin
documental generada en cada una de sus unidades; para ello es importante
obtener la suficiente informacin sobre el patrimonio histrico institucional,
procesos archivsticos y las normas que regulan la documentacin.
Documentos a elegir
6. Los Documentos sobre los cuales exista reserva legal, las o restricciones de
acceso, solo podr llevarse a cabo la transferencia una vez cesado la reserva
legal o la entidad a la que pertenecen los documentos, levante dicha reserva y
autorice la consulta al pblico, observando los siguientes parmetros:
La micrografa de documentos con valor legal solo puede operarse dentro del
marco de las condiciones exigidas por la ley o reglamentacin vigente, si se
pretende que el soporte microfilmado conserve el mismo valor que el documento
original.
Ventajas de la microfilmacin.
a) Aspectos tcnicos
b) Aspectos legales
Los Decretos Ley 2527 de 1950 y 3354 de 1954 establecen los parmetros y
procedimientos que se deben tener en cuenta para que un microfilm se
constituya como medio vlido para transferir documentacin, incluso cuando
se descartan los papeles.
Tipo cualitativo:
Tipo cuantitativo:
Criterios de la digitalizacin.
a) Aspectos Tcnicos
Conservacin: Los medios de almacenamiento digitales no han sido diseados
con miras a una larga permanencia.
Requieren personal altamente calificado para adelantar procesos de
digitalizacin exitosos.
Vertiginosa obsolescencia tecnolgica.
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 52,
continuacin.
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Dependencia tecnolgica: Los diseadores de programas no dan la posibilidad
de cambiar elementos para mejorar el rendimiento.
Accesibilidad: El cambio en los formatos de almacenamiento puede impedir la
consulta cuando no se cuenta con las mismas herramientas usadas al ingreso.
b) Aspectos legales
Aun cuando la Ley 527 de 1999 o la Ley de Comercio Electrnico y la Ley 594
de 2000 o la Ley General de Archivo, establecen la utilizacin de nuevas
tecnologas en el manejo de los documentos contables y los de las entidades
del Estado respectivamente, es importante considerar que el Prrafo 1 del
artculo 19 de esta ltima estable la obligacin de garantizar la autenticidad,
integridad y la inalterabilidad de la informacin all consignada, aspectos no
del todo resueltos por la tecnologa.
Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
CAPTULO XI
b) Aspectos estructurales
d) Distribucin
e) reas de depsito.
Estantera
Diseo acorde con las dimensiones de las unidades que contendr, evitando
bordes o aristas que produzcan daos sobre los documentos.
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 55,
continuacin.
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Los estantes deben estar construidos en lminas metlicas slidas, resistentes
y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado,
qumicamente estable.
Deber tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja deber soportar un
peso de 100kg/metro lineal.
La estantera total no deber tener ms de 100 metros de longitud.
Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben
utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En
todo caso se debern anclar los estantes con sistemas de fijacin a piso, a
techo y entre s.
La balda superior debe estar a un mximo de 180 centmetros, para facilitar la
manipulacin y el acceso del operario a la documentacin.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 centmetros del piso.
Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas,
para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una
graduacin cada 7 centmetros o menos.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados
para evitar desgarres en la documentacin.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento
de documentos ni de ningn otro material.
Distribucin de estanteras.
Archivadores verticales
Contenedores
Soporte en papel:
Temperatura de 15 a 20C con una fluctuacin diaria que no exceda los 4C.
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuacin diaria que no exceda del 5%
entre valores mximos y mnimos.
Temperatura de 15 a 20C.
Para conservacin permanente la temperatura deber ser inferior a 15C.
Humedad relativa de 40% a 50%.
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 57,
continuacin.
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Para conservacin permanente de copias en papel 40% de humedad relativa.
Negativos entre 30% y 40% de humedad relativa evitando fluctuaciones diarias.
Fotografa a color:
Cintas de audio:
Temperatura de 10 a 18C.
Humedad relativa de 40% a 50%.
Medios magnticos:
Temperatura 14 a 18C
Humedad relativa de 40% a 50%.
Discos pticos:
Temperatura de 16 a 20C.
Humedad relativa de 35% a 45%.
Microfilm:
Temperatura de 17 a 20C.
Humedad relativa de 30% a 40%.
Filtrado de aire:
c) Ventilacin:
El caudal debe garantizar la renovacin continua y permanente del aire de una
a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones
ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber
permitir una adecuada ventilacin a travs de ellos.
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 58,
continuacin.
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Filtrado de aire. Deber contar con medios de filtracin del aire de ingreso
tanto de partculas slidas como de contaminantes atmosfricos. Los niveles
de stos guardan relacin con el sitio de emplazamiento de la edificacin.
d) Iluminacin en depsitos:
Para radiacin visible lumnica, menor o igual a 100 lux.
Para radiacin ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentacin y contenedores.
Como iluminacin artificial se podr emplear luz fluorescente pero de baja
intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
Los balastros no deben estar en el interior de los depsitos.
e) Seguridad:
Disponer de equipos para atencin de desastres como extintores de CO2,
solkaflan o multipropsito y extractores de agua de acuerdo con el material a
conservar. Evitar el empleo de polvo qumico y de agua.
Las especificaciones tcnicas de los extintores y el nmero de unidades
deber estar acorde con las dimensiones del depsito y la capacidad de
almacenamiento (ver anexo 2).
Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Proveer la sealizacin necesaria que permita ubicar con rapidez los
diferentes equipos para la atencin de desastres y las rutas de evacuacin y
rescate de las unidades documentales.
f) Mantenimiento
Garantizar la limpieza de instalaciones y estantera con un producto que no
incremente la humedad ambiental.
Las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en seco
y para el efecto se deben emplear aspiradoras.
Cada ao se deber hacer una revisin completa del estado de las estructuras
por parte de un tcnico especializado y actuar en consecuencia.
Todas las observaciones relativas al estado de las estructuras y suelo es
aconsejable que sean consignadas en un registro en el que se harn constar,
fecha, naturaleza de la anomala registrada, trabajos hechos para remediarla y
su fecha. Tambin se debern consignar informaciones relativas a las cargas
e informarlas inmediatamente al jefe inmediato.
Asegurar unas inspecciones diarias que detecten anomalas fcilmente
visibles tales como: elementos deformados, defectos de verticalidad de la
estantera, debilitamiento del suelo, falta de gatillos de seguridad, cargas
deterioradas o en exceso etc. y proceder a su reparacin inmediata.
g) Sealizacin:
i) Consideraciones generales:
Planeacin: Se debe analizar al momento de tomar la decisin de construir o
adecuar instalaciones para los archivos en el sentido de que las instalaciones que
pretenden ser adecuadas, adolecen tcnicamente de una estructura adecuada y
digna para los documentos y en este entendido en ocasiones es ms costosa esta
que la misma construccin.
Tamao: Las dimensiones de un edificio para archivo debe partir sobre la base de
calcular las distintas reas de los mismos comenzando por los depsitos para
documentos de distintos soportes, zonas de trabajo, zonas administrativas,
laboratorios, reas de consulta reas sociales (cafetera, auditorios, aulas etc) y
reas de servicios
k) Medidas constructivas:
Paredes: Utilizar materiales no porosos que se puedan limpiar y desinfectar
fcilmente; la pared externa debe ser gruesas que retarden el paso de calor.
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 60,
continuacin.
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a) Factores naturales
Vegetacin: Los arboles de sombro y el recubrimiento de los terrenos aledaos
con pasto o csped atenan el efecto de la radiacin sobre el edificio, sin
embargo, esta situacin puede propiciar la aparicin de insectos, mamferos y
aves que causan dao al acervo documental o al edificio; por lo cual se
recomienda:
No sembrar rboles muy cerca del edificio, estos deben ubicarse por lo menos
cinco (5) metros de las paredes y ventanas.
Los rboles seleccionados no deben ser frutales.
Los rboles no deben ser granes consumidores de agua.
Realizar fumigaciones peridicas
Establecer rutinas regulares de poda de rboles y pastos.
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 61,
continuacin.
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Los mamferos: Los mamferos roedores son los responsables de la prdida de
un gran nmero de documentos importantes, ya que roen el cartn, papel, cuero,
pieles y adhesivos de las encuadernaciones para alimentarse o para construir sus
nidos. De igual manera, pueden provocar incendios al roer los cables de las
instalaciones elctricas, la falta de limpieza en los inmuebles proliferan ambientes
propicios para la crianza de los roedores, los cuales pueden trasmitir
enfermedades fatales para el hombre como la leptospirosis, peste bubnica, fiebre
tifoidea e hidrofbica. Para evitar esta situacin se pueden aplicar controles como
los siguientes:
Establecer una rutina de higiene para todas las dependencias del edificio.
Realizar inspecciones continuas sobre los estantes y documentos para detectar
la aparicin de insectos o situaciones que puedan permitir su crecimiento.
Prohibir el consumo de alimentos dentro de las diferentes reas del edificio,
limitando su consumo a un rea restringida, preferiblemente fuera del edificio.
Aplicar peridicamente insecticidas de tipo piretroide sobre los pisos, zcalos y
accesos de aguas negras.
Ventanas, puertas y respiraderos deben mantenerse cerrados en la medida de
lo posible, o cubiertos con telas o mallas para impedir el ingreso de animales.
CAPTULO XII
PROGRAMA DE REPROGRAFA
Se debe aclara que esta actividad ser realizada nicamente por el Archivo
General de la Polica Nacional excluyendo a la Direccin de Investigacin Criminal
e Interpol y la Direccin de Inteligencia Policial, teniendo en cuenta que ellos la
utilizaran para la consulta de sus acervos documentales y de acuerdo a los
niveles de clasificacin de seguridad de la informacin que sean establecidos por
ellos.
Deben hacerse todos los esfuerzos para obtener documentos faltantes, de modo
que pueda hacer una pelcula del archivo tan completo como sea posible. Si las
paginas, documentos u otras unidades faltantes no pueden ser localizadas, se
debe microfilmar una tarjeta con el ttulo pgina faltante o documentos
faltantes; si el tamao o forma fsica no permite que ciertos documentos sean
microfilmados se debe microfilmar una tarjeta en el lugar apropiado identificando
cada documento y explicando su omisin.
Despus de que todos los documentos han sido organizados correctamente deben
ser removidos todos los ganchos, clips y otros elementos extraos. Este
procedimiento es indispensable si se utiliza una microfilmadora rotativa, ya que
tales elementos pueden atorar, rayar, daar la microfilmadora o las guas del
vidrio. En microfilmadoras planetarias se recomienda remover los ganchos, clips,
etc., en caso de documentos que tengan informacin en ambas caras.
1. Longitud de la pelcula
2. Ancho de la pelcula
3. Reduccin
4. Tamao del documento
5. Tamao del rea fotogrfica
6. Orientacin
7. Requerimientos flmicos para cada archivo.
Estos factores determinan la cantidad de pelcula que avanza por cada toma (en
algunas microfilmadoras esta cantidad es fija, en otras es variable), los fabricantes
del equipo deben instruir a sus clientes es este aspecto.
Indizacin por marca del Documento. Es una marca o blip que se microfilmar en
lugar adyacente a cada momento o toma, esta marca es contada por un aparato
fotoelctrico en el lector. Para recuperar la informacin es preciso elaborar un
ndice que indique el nmero de rollo y el blip que corresponde a cada documento
o grupo documental. (Para mayor informacin ver ANSI/NMA M88-1979).
Indizacin por Titulo Gua. En este mtodo se utiliza una tarjeta preparada con
anterioridad, de apariencia diferente a los dems documentos, que describen un
tema en especial o un cambio dentro de un lote de documentos, cuando este no
califica para una separacin, ms visual por otro sistema.
Tarjetas Especiales. Las siguientes son muestras de tarjetas que pueden ser
necesarias para propsitos especiales.
Tarjeta de Ttulo. El ttulo ser una descripcin abreviada de los documentos que
se hallan en la pelcula. Debe observar las caractersticas de las tarjetas de las
secciones 1.5.2 y 1.5.3.
Dependiendo del tipo de documento microfilmado la tarjeta de ttulo ser como
sigue:
Tarjetas de material publicado. Nombre del autor, ttulo del trabajo, lugar y
fecha de la publicacin. El propietario del material original debe dar el nombre
del individuo, organizacin o institucin, unidad organizacional u oficina cuyo
archivo se est microfilmando. Si los originales son documentos que sern
destruidos, este hecho deber incluirse en la tarjeta. Para materiales duplicados
o impresos, la informacin se puede tomar de catlogos u otras publicaciones
de referencia.
Tarjetas Dentro del Texto. Texto se refiere a los documentos o informacin que
son registrados en el microfilme.
Tarjetas miscelneas. Las siguientes son tarjetas que deben ser usadas
dentro del texto cuando sea necesario.
Error
Pgina faltante
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 68,
continuacin.
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Legajo, edicin o archivo faltante
Mejor documento disponible
Paginacin incorrecta
Las siguientes pginas estn mutiladas
Las siguientes pginas estn ilegibles
Las siguientes pginas estn ilegibles por partes
Remicrofilmacin. Adems de las tarjetas referidas en este captulo hay que
tener en cuenta las que se hallan en el anexo No. 1 formatos, que contemplan
aspectos legales.
Tarjeta Final. Las palabras final o favor rebobinar, se colocarn en una tarjeta
para indicar el fin del rollo y las letras deben tener las caractersticas ya anotadas.
Espacio Libre al Final. Debe quedar libre de fotogramas una longitud de 500 mm.
(20 pulgadas) de pelcula al final, de modo que la ltima imagen pueda ser vista o
duplicada antes de que la punta de la pelcula se suelte de a ranura del carrete.
Formatos.
Rollo de Pelcula. Si la reduccin necesaria para los formatos de pgina doble IIA
(cine), o IIB (comic) no producen los niveles de calidad y legibilidad requeridos,
entonces se debe escoger un formato que permita una reduccin inferior IA, IB. El
objeto es establecer la reduccin y el formato correspondiente teniendo en cuenta
otros requisitos del sistema, como tamao del documento original, tamao de la
ampliacin, etc.
Las pelculas de tono continuo (contraste bajo) y a color son utilizadas cuando el
sistema requiere registrar tonos continuos o a color de los documentos originales.
En este caso se requiere iluminacin especial.
La gran mayora de estos equipos usan pelcula de 16 mm, aun cuando existen
algunos modelos para ser usados con pelcula de 35 mm. Por otra parte, algunos
de ellos aplican solo el mtodo simplex o estndar de microfilmacin y otros
pueden utilizar los tres sistemas: simplex, duo y dplex. Existen otros equipos que
pueden operar con uno o dos rollos simultneamente. A algunos de estos equipos
se les pueden incorporar controles externos, tales como: odmetro, control de
exposicin, endosador, codificador, alimentador automtico, etc.; otros los traen ya
incorporados.
Cada microfilmadora deber ser aspirada una vez por da; sin embargo, si se est
microfilmando material muy sucio o empolvado debe aspirarse con ms
frecuencia. El rea de trabajo debe mantenerse limpia y ordenada.
Algunas microfilmadoras rotativas tienen mesa con ruedas para facilitar su cambio
de sitio. Sin embargo, puesto que este cambio puede alterar ajustes crticos y
resultar en degradacin de las resoluciones se recomienda que, una vez la
alineacin e instalacin estn completas, las microfilmadoras permanezcan fijas.
Cuando una microfilmadora se traslada, es preciso efectuar chequeos de
resolucin, antes y despus de cambiarla de lugar.
Por ltimo, debemos mencionar un grupo especial de lectores que permite verificar
o insertar porciones de pelculas a las microformas unitarias, tales como los
jackets y las tarjetas de apertura o ventanilla. La seleccin de un determinado
equipo lector depender del sistema aplicable en cada caso.
Equipos para Control de Calidad. Son los equipos necesarios para evaluar la
calidad de los microfilmes.
Por transmisin, los cuales se usan para medir densidades en la pelcula por
transmisin ptica;
Por reflexin, para medir la densidad sobre reflejos de luz sobre superficies no
transparentes, como papel fotogrfico.
Los equipos diseados para duplicar pelcula convencional usan una luz normal de
intensidad graduable. Adems, puede ajustarse su velocidad de duplicacin.Esto
se hace para obtener una calidad ptima constante de acuerdo a la calidad de los
originales.
Insertador. Es un equipo que nos permite introducir el microfilme dentro del jacket
respectivo y adems cortarla. Se utiliza para actualizar la informacin contenida en
cada jacket.
Se recomienda los siguientes cinco (5) grupos de densidad para que cada
institucin fije su norma:
Para establecer los planes de inspeccin se debe tener presente los factores
econmicos involucrados, no solo en la inspeccin misma, sino tambin con
relacin a las repeticiones del trabajo.
Costos unitarios de aceptacin (daos causados por una unidad defectuosa que
no se detecta en la inspeccin).
Costos unitarios de rechazo (costos de encontrar un producto defectuoso en el
lote rechazado, ms los costos de corregir los defectos).
Costos de inspeccionar un solo producto.
Costos de reponer o remplazar un solo producto defectuoso
Otros gastos que se deben considerar son aquellos que afectan las funciones
propias del control de calidad como:
Gastos de proyecto.
Gastos propios de fabricacin (microfilmacin).
Gastos generados para controlar la calidad.
Gastos de proyeccin de producto (mercado-usuarios)
Inspeccin visual La inspeccin visual, se har en un ligar limpio y libre de polvo,
utilizando guantes de algodn, inspector de pelcula (caja de luz y avanzadores de
pelcula), lupa de 12x a 20x y microscopio. El inspector examinara el rollo de
pelcula al menos cada 3 metros (10 pies) utilizando la clasificacin de demritos
del plan establecido.
Recuerde, sin embargo, que no obstante la alta calidad del sistema de produccin
microgrfica no podr mejorar nunca la calidad de los documentos originales.
Proteccin al Fuego. Toda empresa debe tener una norma sobre el valor de los
distintos tipos documentales, como tambin de normas de proteccin y seguridad;
para ello se debe recurrir a las normas existentes en asociaciones internacionales
de seguridad industrial, o a la asociacin nacional americana de proteccin contra
el fuego.
Libre de polvo, por lo tanto sobran los tapetes; el aseo se har con
trapeadores hmedos para no levantar polvo, o utilizar extractores de aire.
La puerta debe ser metlica, igualmente se debe tener presente que dentro
del lugar no puede existir muebles de madera, papeles o materiales
combustibles.
La bveda no debe ser como la de los bancos, pues esta no tiene aire
acondicionado, ni circulacin de aire para las pelculas.
Gabinetes Los gabinetes deben ser metlicos, que tengan orificios en cada uno
de sus compartimientos para garantizar una buena aireacin de los microfilmes y
as evitar la oxidacin y otros problemas.
La pintura de los gabinetes debe ser de tipo horneable, que con el calor no suelte
humedad y que mantenga fuera de distorsin los microfilmes; para tal efecto
puede verse las normas dadas por NATIONAL BOARD OF FIRE UNDER
WRITERS.
Hoy en da son muy prcticos los archivadores rodantes por cuanto dan una alta
capacidad de almacenaje y aireacin; pero hay que tener en cuenta, en los casos
en que estn fabricados con madera, que este elemento es combustible, por lo
tanto el archivo debe prever este condicionamiento de seguridad.
Altas Temperaturas. Las pelculas con base de seguridad (safety film) que estn
almacenadas con humedad relativa de 50% o menos, pueden resistir 250 F
durante 24 horas. A 300 F, pueden ocurrir distorsiones en pocas horas.
La humedad baja hace que las pelculas tiendan a ser quebradizas, por eso se
recomienda que antes de hacer uso de ellas se aclimaten al ambiente de trabajo;
esto puede durar hasta ocho das.
Los carretes plsticos son pues los ms adecuados para evitar las oxidaciones,
las cajas plsticas deben desecharse; las cajas ms prcticas deben ser de un
cartn con mnimo ndice de acidez para evitar contaminacin qumica.
Las cajas de cartn permiten que las pelculas reciban oxigenacin; las cajas
plsticas y metlicas son recomendables en lugares donde hay mucho polvo y
contaminacin ambiental, pero se requiere garantizar una humedad relativa baja
de por lo menos 30%; adems, los gabinetes de almacenaje deben ser aireados
diariamente.
Existen en el mercado otros mtodos no tan exactos, pero que dan una indicacin
de lavado como son el Kodak HYPO TEST SOLUTION HT-2 y el SISTEMA
ALTERMAN.
Pelcula Diazo
Humedad relativa: 15 30 %
Temperatura: mximo 21 C
Pelcula Vesicular
Humedad relativa: 15 50 %
Temperatura: mximo 21 C
Para que el documento cumpla con el objetivo por el cual fue creado, la entidad
debe tener polticas y procesos claros en cuanto al manejo del ciclo vital, de tal
forma que no se alteren los principios de autenticidad, confiabilidad, integridad y
disposicin.
Artculo 97. Como llegar a la imagen digital. Los medios para llegar a la imagen
digital son el documento, el microfilme y el escaneo directo de los documentos, de
conformidad con el significado de calidad, "aptitud o idoneidad para el uso", o lo
que puede ser lo mismo, "cubrir las necesidades de la Institucin y de sus
usuarios", verificando los elementos que entran en juego en la calidad de la
imagen digital, no sin antes decir que todo esto requiere una verdadera
planeacin de la calidad del manejo documental, en donde se observen todos los
elementos que en ello intervienen.
Artculo 98. Documento. Aunque anteriormente este tema se trat, es
importante mirarlo desde otra ptica, en especial con lo que va a estar
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 86,
continuacin.
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relacionado con la calidad; por lo tanto, lo primero que se debe considerar es el
documento como medio de informacin y respaldo a la gestin empresa- rial, y
que en definitiva es el protagonista para la aplicacin de la tecnologa de
conservacin e informacin.
Para que los documentos tengan una respuesta con calidad por parte de la
tecnologa digital (incluso en el microfilme), se debe emprender una tarea, de
diseo de los documentos, de vigilar el contraste de la informacin, crear una
identificacin de documentos por medio de cdigos de barra (con calidad), y
vigilar el trato que se le da al documento (rasgaduras, arrugas, etc.), por
ltimo, en la medida de lo posible, los archivos empresariales no deben tener
documentos propios generados en fotocopia y en papel de fax.
Dentro del diseo de los documentos, se deben tener presente los tipos y tamaos
de las letras, los colores (tanto en los caracteres como en el papel, las fotografas,
entre otros), ya que en el sistema digital estos factores cuentan en la capacidad de
almacenaje de las imgenes.
Se deben considerar dentro de las bases de datos: los archivos del Estado,
estos deben seguir los lineamientos del Consejo Internacional de Archivos, con
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adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 87,
continuacin.
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miras a poder difundir y recibir informacin a nivel mundial bajo parmetros
estndar, por lo tanto, las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF), son un requisito
imprescindible. La empresa privada, por lo general tiene slo necesidades
internas, por lo tanto, y muy seguramente, se acoplarn ms a los Software
comerciales.
Artculo 101. Control de calidad. El control de calidad, puede existir para cada
paso del proceso (preparacin, Digitalizacin, Indexacin y Armado). No
necesariamente se debe implementar en todos y cada uno de ellos, esto depende
del nivel de relevancia que cada paso tenga dentro del proceso para la entidad.
CAPITULO XIII.
DOCUMENTOS ELECTRNICOS
Por su origen: pueden ser hechos por la administracin pblica o presentados por
los ciudadanos, empresas u organizaciones.
Datos o contenido.
Datos de identificacin para la autenticacin y validacin del documento.
Bloque de metadatos
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adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 92,
continuacin.
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La estructura lgica del documento electrnico es:
b) Que el mtodo sea tanto confiable como apropiado para el propsito por el
cual el mensaje fue generado o comunicado.
Metadatos del documento electrnico. Los metadatos son los datos que
describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos del archivo
y su gestin a lo largo del tiempo.
a) Los mensajes que llegan por correo electrnico, adems de ser almacenados
en el buzn del correo electrnico institucional, se deben guardar y mantener
en la carpeta electrnica correspondiente de la serie, subserie o tipo
documental, de ser necesario segn su valor.
b) Cambiar peridicamente la contrasea del correo institucional.
d) Para discos (CD, DVD, etc.) se deben mantener en forma vertical, evitar
exponerlos a temperaturas altas, rayos solares o campos magnticos. No se
deben colocar objetos sobre ellos, ni papel engomado o adhesivo en los
discos.
f) Las memorias USB y discos duros externos deben ser analizadas cada vez
que se conectan al equipo, con programas de antivirus instalados que
detecten y eliminen los virus.
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adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 94,
continuacin.
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Backup o copias de seguridad. Realizar una migracin peridica de la
informacin importante a medios electrnicos como los mencionados
anteriormente, evita la posible prdida irreparable de la informacin por cualquier
situacin no prevista.
Descripcin.
Formato.
Estado.
Proceso administrativo.
Unidad Administrativa responsable.
Perfil autorizado.
Ubicacin (en el sistema fsico y/o lgico).
Serie/sub-serie documental.
De contexto:
Jurdico-administrativo.
Documental.
De procedencia.
Procedimental.
Tecnolgico.
Artculo 119. Cero papel. El concepto de ocinas Cero Papel u ocina sin papel
se relaciona con la reduccin sistemtica y ordenada del uso del papel mediante la
sustitucin de los documentos en fsico por soportes y medios electrnicos.
El objetivo de largo plazo que requiere que todas las organizaciones o personas
que intercambien informacin con la administracin pblica, utilicen de forma
exclusiva los medios electrnicos, lo que hace necesario que tengan las
condiciones tcnicas disponibles y que se generalice el uso de estos medios por
cada uno de ellos.
Reutilizar el papel impreso por una cara. Se utilizarn las hojas de papel
usadas por una cara para la impresin de borradores, toma de notas, impresin de
formatos a diligenciar en forma manual, lista de asistencia entre otros.
CAPTULO XIV
Nuestra Institucin logra asegurar que sus nuevos policiales sean portadores de
su doctrina y legado cultural mediante procesos de apropiacin y sentido de
pertenencia. Por eso, es necesario cultivar una conciencia institucional para
preservar la informacin. Una forma importante de conservar el pasado es
precisamente a travs de los documentos que consignan el devenir histrico de
las unidades, y que son testimonio de hechos que forman parte de nuestras
vivencias policiales y se constituyen por s mismos en portadores de valores
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 102,
continuacin.
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histricos de referencia material y tecnolgica. Aqu yace la importancia de
conservar los documentos en todas sus etapas del ciclo vital.
Para llevar a cabo este propsito en lo que concierne a los bienes documentales,
es necesario estructurar un plan de trabajo que nos oriente adecuada y
certeramente en la aplicacin de las estrategias para su desarrollo y as lograr
nuestro objetivo principal: los archivos al servicio del cliente interno y externo.
EI diagnstico garantiza:
Es importante anotar que el SIC en cada unidad, debe plantearse de acuerdo con
las necesidades propias, por eso, es necesario que se identifiquen aquellos
factores intrnsecos y extrnsecos de deterioro que pueden estar afectando la
documentacin y se tomen las medidas preventivas y correctivas necesarias.
Se considera pertinente abordar los artculos 2 y 3 del Acuerdo 050 de 2000, Por
el cual se desarrolla el artculo 64 del Ttulo VII "Conservacin de Documentos", y
del Reglamento General de Archivos sobre "Prevencin de deterioro de los
documentos de archivo y situaciones de riesgo", as:
Aun cuando en algunas ocasiones el personal de las oficinas piense que puede
ser riesgoso el uso de carpetas sin ganchos, planos en carpetas y planotecas y
eliminacin del material metlico al interior de los archivos de gestin, es
importante resaltar que el Archivo General de la Polica Nacional y su Grupo de
Administracin y Conservacin Documental, han obtenido muy buenos resultados
con esta prctica y estamos convencidos de que pueden y deben extenderse a
todas las unidades policiales. Un buen manejo de la gestin documental NO
depender de si el expediente esta legajado, sino de otros factores, tales como el
control de los documentos (inventario nico documental actualizado, hoja de
control) y la foliacin adecuada.
EI Archivo de Gestin de cada oficina debe contar con el mobiliario apropiado para
almacenar el volumen de documentacin que maneje. Dentro del mobiliario
recomendado, encontramos archivadores metlicos o estantera (fija o rodante),
que cumpla con las especificaciones dadas en el Acuerdo 049 de 2000, emitido
por el AGN. Es necesario anotar que cada archivador tiene una capacidad mxima
que debe ser respetada para evitar daos de la documentacin y del mobiliario.
Dentro del archivador, la documentacin debe ubicarse al interior de carpetas y
con su respectiva identificacin dentro del archivador de acuerdo con las TRD de
cada unidad o dependencia deber proyectarse el espacio suficiente dentro de
cada oficina, de manera que no se presenten inconvenientes y episodios en los
que las oficinas soliciten hacer transferencias extemporneas al Archivo Central,
debido a la falta de espacio y no al tiempo de retencin estipulado en la respectiva
Tabla de Retencin Documental; esto puede generar mltiples deterioros por
almacenamiento inadecuado debajo de escritorios, cajas en el piso o al interior de
espacios no adecuados como baos, cafeteras y corredores entre otros.
Artculo 132. Monitoreo y control ambiental y biolgico. Para lograr una buena
conservacin, es necesario controlar de manera permanente las condiciones
ambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilacin y contaminantes
atmosfricos), en particular en reas de depsito documental, consulta, limpieza y
procesos tcnicos y aplicar mecanismos y sistemas para estabilizar y controlar las
condiciones ambientales y evitar el ataque de agentes biolgicos
Es necesario recordar que NO siempre podr lograrse que los archivos cuenten
con las condiciones ideales, estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000; en esos
casos, se deber controlar ms que el lograr la temperatura y la humedad relativa
ideales, los niveles de fluctuacin, que no debern exceder los 4C y el 5%
diario; ya que el papel por su naturaleza, tender siempre amoldarse a las
condiciones exteriores, por lo tanto una fluctuacin mayor a la ya indicada,
producir cambios estructurales muy fuertes que terminaran deteriorando el
soporte.
La ubicacin de las cajas y estantes dentro del archivo, deber permitir una
adecuada ventilacin, por esto se recomend anteriormente que la estantera
nunca quede recostada sobre los muros.
La luz deber ser encendida nicamente cuando deba ingresar personal a buscar
documentacin, el resto del tiempo deber permanecer apagada. En trminos
ideales, los depsitos de archivo, no deberan tener ventanales por donde ingrese
luz natural, y la ventilacin debera garantizarse por otros medios. Sin embargo, en
casos donde se requiere adecuar los espacios ya existentes, podr pensarse en
soluciones alternativas como las ya propuestas o con persianas (no cortinas de
tela, que conservan grandes cantidades de polvo) que se mantengan cerradas.
a) Importancia del control del clima: Aunque no se pueden eliminar todas las
causas del deterioro de los inventarios documentales sin sacrificar el acceso
que se tiene a ellos, s se puede en gran medida desacelerar el deterioro
producido por el ambiente. El control de factores como la luz es relativamente
sencillo, pero el control del clima es ms difcil y se constituye como un hecho
esencial para la preservacin a largo plazo de los acervos documentales.
4
Manual de preservacin de bibliotecas y archivos del Northeas Document Conservation Center Pg. 68.
5
Ibid.
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 118,
continuacin.
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Para evitar el deterioro de la documentacin es necesaria una buena
climatizacin, la regla sera mientras ms fresco sea el clima y mientras ms
cerca del nivel moderado (35 - 45% humedad relativa y 20C de temperatura)
ser mejor.
h) Instrumento de medicin:
Nota: En el ao 2013 se dotaron a todas las unidades que cuentan con Archivos
Centrales de termo higrmetros marca CEM modelo DT-172 los cuales cuentan
con el respetivo certificado de calibracin expedido por el fabricante;
posteriormente se realizar la calibracin del equipo cada ao. Es
responsabilidad de las unidades prever los recursos a travs del presupuesto
para la compra o calibracin de sus instrumentos de medicin.
Ubicacin: es importante situar los termo higrmetros por encima del nivel del
suelo (mnimo a 60 centmetros), lejos de los respiraderos y de los equipos de
calefaccin, enfriamiento, humidificacin y deshumidificacin, as como de
puertas y ventanas.
6
Manual de preservacin de bibliotecas y archivos del Northeas Document Conservation Center Pg. 185.
7
Ibd.
8
Ibd.
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 122,
continuacin.
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cuarentena y sellarse para apartarla del resto del edificio, en la medida de lo
posible.
9
Ibd. Pg. 187
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 123,
continuacin.
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Aspire los estantes y pisos con una aspiradora de lquidos/polvo llena de una
solucin fungicida, luego pseles un pao la solucin similar, djelos secar por
completo antes de volver a colocar los materiales; si permanece un olor a
humedad en la sala, puede colocar envases abiertos de bicarbonato.
Aspire las estanteras y la parte superior de los libros sin cajas colocados
en ellas, o lmpielos con un pao magntico.
Mantenga las ventanas cerradas, de manera que se pueda impedir la
entrada de las esporas activas, y prohba las plantas vivas en las zonas de
almacenamiento, pues tambin son fuente de esporas.
Evite almacenar los documentos en zonas potencialmente hmedas o en
lugares donde pueden acontecer accidentes con agua.
Elabore un plan para la atencin de desastres, que permita actuar en caso
de presentarse una contingencia en las reas destinadas a archivos en la
Institucin.
j) Consideraciones generales: Es importante para garantizar la conservacin
del patrimonio documental de la Institucin que las unidades gestionen la
consecucin de elementos como aires acondicionados, ventiladores,
extractores de aire, deshumidificadores, humidificadores, que permitirn el
mantenimiento de la temperatura y humedad relativa en las instalaciones
donde se albergan documentos.
Acuerdo 049 de 2000 AGN. Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7
Conservacin de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre
condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 124,
continuacin.
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Acuerdo 050 de 2000 AGN. Desarrolla el artculo 64 del ttulo VII conservacin de
documentos del reglamento general de archivos sobre prevencin de deterioro de
los documentos de archivo y situaciones de riesgos.
CAPITULO XV
CONSIDERACIONES GENERALES
Modelo de Apertura
Ciudad y fecha
___________________________________________________
Firma y Post firma Jefe o Comandante de unidad y/o dependencia
Modelo de Cierre
Ciudad y fecha
_______________________________________________________
Firma y Post firma Jefe o Comandante de unidad y/o dependencia
b) Instrucciones generales:
PUBLIQUESE Y CUMPLASE:
ORIGINAL FIRMADO
General RODOLFO PALOMINO LOPEZ
Director General de la Polica Nacional
Elaborado por: PT. Bayron Jos Herrera Salcedo
PT. Jhonnatan Alcal Martnez
APA012 Laura Bibiana Briceo Rincn
ASE-06 Clara Josefa Ruiz Lenis
Revisado por: ASE-16 Yenny Alexandra Montao Granados
CT. William Alejandro Moncada vega
TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
CR. Pablo Antonio Criollo Rey
Fecha de elaboracin: 06-12-2015
Ubicacin: //Documentos/resoluciones
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 128,
continuacin.
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ANEXOS
Anexo 2: Extintores
Para tener una idea de la mnima cantidad de extintores que debern ubicarse
dentro de un depsito de archivos, se incluye la siguiente tabla.
El diseo de las cajas que se recomiendan a continuacin permite por medio del
plegado y el ensamble obtener una estructura resistente al aplastamiento y al
rasgado. Los siguientes diseos facilitan la produccin en lnea y su posterior
armada al no involucrar adhesivos ni ganchos metlicos. Cabe aclarar, que las
cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos y
en cuanto al material, stas deben ser fabricadas con cartn kraft corrugado de
pared sencilla y cumplir los siguientes requisitos:
Diseo: Incluye una apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el
deslizamiento de las unidades interiores como carpetas, legajos o libros.
Pargrafo: Este diseo tambin puede ser utilizado para Archivo Histrico.
Dimensiones:
Tapa:
Dimensiones
Largo: 60 cm. X Ancho: 44 cm. X alto: 8 cm.
internas:
Dimensiones
largo: 60,5 cm. X Ancho: 44 cm. X alto: 8,5 cm.
externas:
Resolucin nmero ________00208________ del ___25 ENE 2016____, Por la cual se
adopta el Manual nico de Gestin Documental para la Polica Nacional, hoja No. 132,
continuacin.
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Base:
Dimensiones
Largo: 57,5 cm. X Ancho: 41 cm. X alto: 8 cm
internas:
Dimensiones
Largo: 58 cm. X Ancho: 43 cm. X alto: 8,5 cm
internas:
Diseo: iincluye tapa con bisagra de apertura a 15 cm. del borde, para facilitar la
consulta y retiro de la documentacin.
Dimensiones:
Tapa:
Base:
Dimensiones
Largo: 87 cm. X Ancho: 59 cm. X alto: 8 cm.
internas:
Dimensiones
Largo: 87,5 cm. X Ancho: 60 cm. X alto:8,5 cm.
externas:
Diseo: Incluye tapa con bisagra de apertura a 15 cm. del borde, para facilitar la
consulta y retiro de la documentacin.
Dimensiones:
Material:
Diseo:
Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan
al interior. Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre
los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento.
La capacidad mxima de almacenamiento es de 200 o 250 folios. No debe incluir
adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.
DIAGRAMA DE CARPETA
35 cm
22 cm
17 cm
cm 5 cm
cm
22 cm
5
17.5 cm
cm 25.5
cm
5 5
Las Carpetas para archivo a adquirir deben cumplir los siguientes requerimientos:
Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseo no incluye
adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.
Las carpetas deben ser diseadas de acuerdo con el volumen y formato de folios
que van a albergar. En un lugar visible y de acuerdo con el diseo adoptado, se
debe consignar la identificacin de su contenido.
Dimensiones:
Ancho de la cartulina: 45,5 cm.
Largo del pliegue: 35 cm.
Ancho cubierta posterior: 23,5 cm.
Ancho cubierta anterior: 22 cm.
Instrucciones de Diligenciamiento
EQUIPOS Y/O ELEMENTOS: Se deben registrar los equipos y/o elementos con
los cuales se realizara la tarea o actividad segn lo indicado en el Anexo N 5 del
presente Manual.
Glosario
Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final.
Infraestructura. Est concebida como todos los elementos del espacio en el cual
funciona el archivo. Su lugar geogrfico, el inmueble y sus alrededores, los
elementos arquitectnicos como cimientos, techos, ventanas, desages, etc.
Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio
ante la ley.
Elaboracin y redaccin
Secretaria General - rea de Archivo General
Grupo de Administracin y Conservacin Documental