Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte

HOJA DE CLCULO EN LA ENSEANZA

8. Organizacin de datos

Instituto de Tecnologas Educativas y de Formacin

del Profesorado. 2012

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Hoja de clculo en la enseanza

Organizacin de datos
Una de las ventajas de las herramientas informticas aplicadas a la enseanza es la de poder estructurar bien la informacin, de forma
que mejore su gestin y presentacin. Unos datos bien ordenados se entienden y se manejan mejor. Esto es fundamental en la
enseanza actual, en la que se valora la investigacin y el trabajo personal.
La Hoja de Clculo, con su estructura en filas y columnas es un instrumento muy til para la estructuracin de datos. Tanto es as que en
muchas empresas, ONGs y Centros de Enseanza usan estos programas como sustitutos de los gestores de bases de datos, mucho
ms potentes, pero tambin de complejidad excesiva para el pblico no profesional.

Objetivos

En este mdulo aprenderemos a...

Estructurar una tabla en forma de rea de datos.

Ordenar, filtrar y consolidar los datos.

Todas las operaciones se abordarn de manera elemental ya que son ms propias de las bases de datos.

Contenidos
A veces los datos que estudiamos son muy numerosos y con tantas categoras, que hacen difcil su manejo y comprensin. Por ejemplo,
abre el modelo cuerpos, que es el catlogo de los cuerpos celestes ms importantes del Sistema Solar. A simple vista se percibe que tal
cantidad de datos y con formatos tan diferentes no invita a su anlisis sin simplificarlo antes. Este es el objeto de nuestro estudio:

Cmo ordenar bien los datos?

Podra quedarme slo con alguna categora eliminando las dems?
Sera posible buscar lo que me interesa entre tanta informacin?

Aunque la cantidad de operaciones con datos que se pueden abordar es muy extensa y compleja, nos quedaremos tan slo con lo
fundamental, dejando para la sesin de ampliacin otros aspectos secundarios.

rea de datos

En OpenOffice Calc y en otras hojas de clculo, todo conjunto de filas y columnas que est separado del resto de la hoja por otras filas y
columnas en blanco y que en la fila superior contenga rtulos, se considera como un rea de datos que es el equivalente elemental de
las bases de datos clsicas. Es imprescindible que la tabla est totalmente rodeada de filas y columnas en blanco y que la primera fila
contenga los rtulos de los datos que figuran debajo. Sirva como ejemplo la siguiente tabla en la que se recoge la edad y el estado civil
de cuatro personas:

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Cada fila del rea se interpreta como un registro, es decir, un conjunto de datos distintos que corresponden a una sola entidad o
individuo. La tabla del ejemplo contiene cuatro registros, correspondientes a Mara, Marcos, Elena y Cristina respectivamente. El registro
Elena se compone de la fila: Elena - 37 - S. Las columnas constituyen los campos, que son las partes de un registro, cada una con un
carcter diferente: Nombre, Edad y Estado. As, el campo Estado del registro Marcos es S.

Lo primero ser convertir esta tabla en rea de datos. Para ello seala con el ratn en cualquier celda de esa tabla y pide del men
Datos > Definir rea... El programa reconocer qu filas y columnas forman la tabla y los nombres de los campos. Te aparecer una
ventana de propuesta en la que puedes asignar un ttulo al rea. Observa que la propuesta de celdas de abajo aparece con color gris,
como indicando que no es definitivo.

Si no deseas utilizar la tabla entera, debers seleccionar previamente la parte elegida de la tabla o efectuar la correccin en el cuadro de
arriba.

Para practicar con una tabla ms grande abre el modelo cuerpos en el que encontrars un catlogo de los cuerpos celestes ms
importantes del Sistema Solar. En esa tabla los registros son los distintos cuerpos del Sistema Solar: Adrastea, Amaltea, Anake, Aniel,...
hasta 71 registros o filas, y los campos los distintos datos de cada cuerpo: Naturaleza, Centro, Radio, Masa, etc.

Seala una celda y pide Datos > Definir rea... En este caso el programa te propone el ttulo Cuerpos, porque lo ha ledo en el ttulo
general de la hoja. En general, intentar adelantarse a tus deseos, pero ve con cuidado, que a veces "se pasa de listo" y te puede
confundir. Procura comprobar que en Opciones est activada la de contiene etiquetas de columnas. A partir de ahora, para trabajar
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con ella bastar sealar una celda del rea cuerpos y acudir al comando Datos > Seleccionar rea..., el programa seleccionar todo el
rango disponible.

Ordenar

Abre el archivo electricidad. Observars que contiene unos datos de consumo de electricidad en Catalua, de forma algo compacta y
confusa. Es difcil comparar datos o efectuar el ms pequeo anlisis. Imagina que deseamos comparar cada mes con el mismo del ao
siguiente. Cmo podramos tener todos los meses de enero consecutivos y ordenados por aos?. Debemos empezar por definir el rea
de datos de la manera que hemos aprendido en el punto anterior:Datos > Definir rea... y le ponemos de nombre electricidad. Una vez
definido lo seleccionamos (Datos > Seleccionar rea...) y pedimos Datos > Ordenar. Obtendremos un cuadro de dilogo en el que se
pueden dar hasta tres criterios con orden de prioridad.

Elegimos como primer criterio Mes y Ascendente, como segundo, Ao y Ascendente y el tercero lo dejamos en blanco. Si temes
alterar demasiado la tabla de datos debes guardarla antes de efectuar estas operaciones, o bien no guardar los cambios que hacemos

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ahora. Como una columna contiene fechas, si no lo avisamos el programa aplicar el orden alfabtico. Por eso, en la pestaa Opciones,
elegimos Orden de clasificacin definida por el usuario y seleccionar el orden enero, febrero, etc.

Pulsamos Aceptar y comprobamos que, efectivamente, se ordenan por meses (todos los enero juntos, por ejemplo) y con aos
ascendentes.

Practica con otros criterios para ordenar:

En qu mes de este periodo se ha gastado ms Mw. en consumo domstico? (Solucin: El primer criterio puede ser Domstico
- Descendente y en los otros dos - no definido - y te resultar enero de 2002)
Y el consumo total mnimo? (Solucin: junio del 99)
En qu mes el consumo industrial se acerc ms a la cantidad de 150.000 Mw? (Solucin: en febrero de 2002)

Para terminar este apartado un par de trucos:

Si deseas que el rea ordenada se copie en otro lugar de la hoja, en otra hoja o en un rea de datos distinta, tendrs que activar,
en Opciones, la de Copiar resultado de clasificacin en, e indicar la celda de destino. Tambin puedes definir como rea de
datos una parte en blanco de una de las hojas.

La lista de enero, febrero, etc. est ya predeterminada en OpenOffice, pero t tambin puedes definir tus listas (por ejemplo
INS, SUF, BIEN, NOT, SOB) para usarlas en cualquier otro modelo. Como es un tema de ampliacin, aqu solo te indicamos la
ruta que debes seguir: Herramientas > Opciones > OpenOffice.org Calc > Listas ordenadas, pulsar el botn Nuevo y
seguidamente escribir la lista y Aceptar.

Filtrar

Cuando las bases de datos contienen mucha informacin, es conveniente disponer de un instrumento de consulta y bsqueda, para
poder restringir los datos a ciertas propiedades o categoras. Por ejemplo, en el modelo de los cuerpos celestes podramos estar
interesados en los satlites de Jpiter, o en los diez cuerpos de ms masa. En OpenOffice Calc esto se consigue con filtrados, que son
criterios de bsqueda que restringen el rea de datos a los que verdaderamente nos interesan en cada momento.

Supongamos que deseamos crear en el modelo electricidad una tabla que contenga nicamente los datos de los aos 2002 y 2003 y la
queremos situar en la Hoja 2, en la celda G10. Para ello, siempre con el rea definida (Datos > Definir rea...) y seleccionada (Datos >
Seleccionar rea...) elegimos Datos > Filtro > Filtro estndar. Como puedes observar en la figura, en el primer criterio elegimos
Nombre del campo: Ao, Condicin: =, Valor: 2003. Esto se logra con las pequeas flechas situadas a la derecha de cada lnea de
texto, o escribiendo directamente.

En la segunda fila elegimos O porque nos da igual 2002 que 2003 y despus rellenamos Ao, =, 2002. Pulsamos seguidamente Ms
opciones y activamos Copiar resultado en... y, sealando o escribiendo, concretamos nuestro deseo de copiar la tabla en
$Hoja2.$G$10 (Hoja 2, celda G10) De esta manera creamos una tabla que solo contendr los aos deseados.

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Esta tabla depende del filtro, de tal forma que si anulamos o cambiamos el filtro, tambin cambiar ella. Selecciona de nuevo el rea de
datos y pide Datos > Filtro > Eliminar filtro. Pasa despus a la Hoja 2 y celda G10 y observars que se ha reproducido el rea
completa.

Organizaremos otro filtro para practicar con estas ideas. Selecciona de nuevo el rea de datos, que hemos denominado electricidad, y
aplica el filtro "Consumo total mayor que 400000". En la figura vers qu condiciones hay que aplicar. Pasa la tabla a la Hoja 2, celda
G10, igual que en el ejemplo anterior.

De nuevo en la Hoja 2, celda G10, se nos mostrar el resultado del filtro: tabla con todos los meses en los que se ha pasado de 400.000
Mw. Si no quieres perder esta tabla al eliminar el filtro puedes copiarla en otra parte, por ejemplo en la Hoja 3. Sigue esta secuencia:

Selecciona la tabla filtrada de la Hoja 2, celda G10, y pide Copiar.

Pasa a la Hoja 3 y en cualquier celda pide Pegar.
Vuelve al rea electricidad y pide Datos > Filtro > Eliminar filtro.
Pasa a Hoja 2 y observars que en G10 se reproduce la tabla primitiva sin filtrar.
Comprueba en la Hoja 3 que la copia no se ha alterado y constituye un rea independiente de la primitiva.

Una opcin de filtrado menos potente pero ms intuitiva para los alumnos es la de Autofiltro o Filtro automtico. Abre el modelo de
cuerpos celestes, define y selecciona el rea de datos. Elige ahora Datos > Filtro > Filtro automtico y conseguirs con ello dotar a

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cada campo de un pequeo botn que al abrirlo nos ofrecer todas las opciones de filtrado, pero como ves, menos potentes que el
Estndar o Predeterminado.

Por ejemplo, si deseas obtener los satlites de Neptuno, despliega el campo Centro y elige Neptuno. Obtendrs la lista de los ocho
satlites de Neptuno. Para anular el filtro, en el mismo campo Centro elige Todos, o bien pide de nuevo Datos > Filtro > Filtro
automtico y se anular. Haz unas cuantas pruebas con este tipo de filtro para familiarizarte con l.

Consolidar

Esta funcin permite agrupar datos de varias reas independientes y a partir de ellas se calcula una nueva rea con ayuda de una
funcin matemtica seleccionable. Es decir, unifica la informacin que contengan varias reas y a la par aplica una operacin
matemtica sobre ellas. Es mejor verlo con un ejemplo: Abre el archivo internet que contiene una seleccin de porcentajes de
internautas en algunas comunidades espaolas.

Observa que todas las tablas de datos tienen la misma estructura. Ese es el escenario ideal para realizar una consolidacin. Por
ejemplo, deseamos conocer el promedio de internautas en las dos Castillas. Para eso, asigna un nombre a cada tabla mediante la
operacin de Datos > Definir rea... Por ejemplo, llama CL a Castilla y Len y CM a Castilla La mancha (no olvides pinchar una celda
de cada rea antes de definirla). Para consolidar ambas comunidades pide Datos > Consolidar... y obtendrs este cuadro de dilogo:

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 Como instruccin de Clculo elige Promedio (abre la lista con el botn de la derecha de la lnea).
Para rellenar las reas de consolidacin busca en Intervalo de datos de origen (abriendo la lista) el rea CL y pulsa Aadir,
con lo que el rea subir al marco de reas de consolidacin. Repite la operacin con CM.
Por ltimo debers concretar la celda de la Hoja (o de otra hoja) en la que se va a situar la consolidacin. Por ejemplo, en A28.
Para ello pulsa el botn sealado en la imagen de arriba, pincha la celda que desees y vuelve a pulsar el mismo botn para
volver al cuadro. Pulsa Aceptar para terminar.

El resultado es un poco soso ya que no se copian los formatos. Lo puedes arreglar asignando a las cantidades el formato porcentaje y
cambiando colores y fondos a tu gusto.

El ejemplo ha sido muy simple, pero imagina lo que sera unificar notas, o presupuestos de Departamentos, o recogidas de datos en un
trabajo estadstico de clase.

Sobre el mismo modelo vamos a averiguar el mximo uso que se hace de Internet en Catalua, Madrid y Navarra. Te indicamos los
pasos sin dar muchos detalles: Asigna nombres a las tres reas, por ejemplo MAD, CAT, NAV. Pide Datos > Consolidar y aade esas
reas a la consolidacin. Como Instruccin de clculo elige Mx. Te debern salir estos porcentajes: 26,60%, 27,10% y 35,20%

Las tablas que se consolidan no tienen que tener exactamente la misma estructura. Lo vers en la Prctica 2, en la que uniremos tablas
en las que puede faltar alguna fila.

Complementos
Estudiamos, a modo de ampliacin, un par de aspectos secundarios:

La creacin de Subtotales.
La estructuracin mediante el Piloto de datos.

Subtotales

Aunque en la enseanza son menos tiles, salvo en operaciones de gestin o pequeos presupuestos o informes de gastos, la creacin
de Subtotales (o sumas parciales por grupos) es parte de la cultura general de hojas de clculo y merece la pena conocer brevemente
en qu consisten.

Cuando se selecciona un rea de datos, es posible agruparla automticamente por categoras dentro de sus campos y adems realizar

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clculos sobre ellas. Por ejemplo, en el archivo electricidad.ods podemos estar interesados en agrupar por aos y calcular el consumo
total habido en cada uno de ellos. Abre ese modelo, electricidad y define el rea electricidad. Ordena el rea por aos ascendentes.
Para lograrlo pide Datos > Ordenar.. y le das como primer criterio Ao (ascendente) y como segundo Mes (ascendente). Con ello ya
tienes la tabla ordenada de forma temporal.

La dotaremos de subtotales, mediante la secuencia Datos > Subtotales. Se abrir el marco de Subtotales para que elijas los criterios:

Como ves en la figura, podemos probar a agrupar por aos y sumar el Consumo Total. Observa que est activado el TOTAL y la SUMA.
Acepta y obtendrs los subtotales de consumo por ao y el consumo Total de todo el periodo. Se escriben en cursiva para destacarlos.

Con la secuencia Datos > Subtotales > Eliminar puedes anular lo que has hecho. Cuando lo hayas estudiado lo puedes anular para
practicar otra agrupacin. Vuelve a recorrer todas las operaciones de Subtotales, pero ahora pide:

Agrupar por meses.

Calcular el consumo domstico.
En lugar de Suma obtener el Promedio.

Debers obtener este resultado:

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Observa el esquema que se ha creado por s mismo en el margen izquierdo. Los signos + y - que contienen te permiten abrir o cerrar los
detalles de la agrupacin por meses. Ve pulsando sobre los signos - situados ms a la derecha hasta conseguir que slo se vean los
totales. Cambia un poco el aspecto del esquema y comprobars su utilidad a la hora de estructurar bien tus datos. Por ejemplo, puedes
ocultar resultados de pruebas parciales de los alumnos y quedarte nada ms que con las evaluaciones.

Piloto de datos

Esta prestacin es la que se conoce en otras hojas como Tablas dinmicas. Es algo muy til para estructurar datos que se presentan en
bruto. Por ejemplo, supongamos que hemos realizado con unos grupos de alumnos dos actividades para celebrar un Centenario.
Pasamos unas encuestas annimas de valoracin de las dos actividades, Teatro y Exposicin y disponemos de los datos
correspondientes en dos columnas clasificados segn los dos grupos que han respondido: 2 A y 3 D. Puedes consultar este ejemplo
en el modelo actividad. Observa que los datos estn como se han recogido y que slo se ha tomado nota del grupo. Ya tiene definida el
rea como Encuesta. Supongamos que esta organizacin de los datos no nos acaba de gustar y deseamos contar los pares de
respuestas (2,3), (4,1), etc. en una tabla de doble entrada. Para eso sirve el Piloto de datos. Diseamos una tabla dinmica de ejemplo
con l.

Selecciona el rea Encuesta y pide Datos > Piloto de datos > Inicio. Se te pedir que elijas entre Seleccin actual y Fuente de
Datos. Elige la primera (que ya estar activada) y se abrir este cuadro de dilogo:

Ahora debemos indicar qu datos deseamos que aparezcan en columna, fila o en el interior de la tabla. Hay muchas posibilidades.
Seala el botn Curso y arrstralo hasta Campos de columnas. Haz lo mismo con el botn Teatro. Arrastra el botn Exposicin a
Campos de filas. Por ltimo, arrastra de nuevo Exposicin a Campos de datos. Quedar as:
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Haz doble clic en el nuevo botn Suma - Exposicin. En las opciones que aparecen elige Contar, porque lo que deseamos es contar
cuntos alumnos han elegido cada par de valoraciones. Haz doble clic tambin en el nuevo botn Curso que figura en Campos de
columnas, activa la opcin definido por el usuario y marca Contar. Termina pulsando Aceptar y busca en qu parte de la hoja se ha
creado una tabla nueva, similar a esta:

En ella ya estn contados los alumnos de cada curso que han efectuado alguna valoracin concreta: 5 alumnos de 2A han valorado
con 3 la exposicin y con 3 tambin el teatro. Adems figuran todos los totales, por curso, por columnas, por filas, etc.

Por ser un tema de ampliacin slo hemos querido presentarte la tcnica de creacin de tablas dinmicas. Si sigues profundizando en el
tema encontrars nuevas aplicaciones.

Prcticas

8.1. Cuerpos celestes

Abre el modelo cuerpos.ods y sigue las siguientes instrucciones:

Selecciona el rango Cuerpos, que comprende todos los datos disponibles sobre los cuerpos celestes.
Mediante la opcin de Filtro predeterminado reduce el rea de datos a los satlites de Jpiter (todos los que tienen
Jpiter en su campo Centro)
Como Opciones concreta que el resultado del filtro se site en la Hoja 2. Realiza el filtrado.
Define el resultado de la Hoja 2 como nueva rea de datos (nombre Satlites)
Selecciona el rea de Satlites y ordnala de los satlites ms alejados a los ms cercanos. Te deber quedar de esta
forma, hasta 16 satlites.

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 8.2. Recaudacin

En esta prctica realizars una consolidacin de datos contenidos en tablas de distinta estructura. Imagina que en un Colegio se
est recaudando dinero para una excursin, pero que en algunas semanas los responsables han faltado o no han remitido el
informe de la recaudacin. Habr, por tanto, distintas filas en las tablas. Tambin en este caso se puede consolidar.

Abre el archivo dinero.ods que contiene las tablas de recaudacin de cuatro semanas y en algunas de ellas faltan filas. Se desea
conocer cunto ha recaudado cada persona y el total obtenido. Para realizar la consolidacin se procede como has aprendido en
la teora.

Si pides Datos > Seleccionar rango... observars que ya existen los nombres de rea definidos: primera, segunda, tercera y
cuarta. Por tanto, te ahorras ese trabajo. Pide, pues, Datos > Consolidar...Como Instruccin de Clculo elige Suma, ya que
nuestro inters est en el total recaudado. Como Intervalo de datos de origen vas eligiendo las cuatro reas primera...cuarta
pulsando el botn Aadir para cada una. Por ltimo, seala una zona vaca de la hoja para Resultado a partir de... Debers
obtener esta tabla:

Comprueba si estn todos los participantes y si las sumas son correctas. Dale un formato a la tabla, con euros, fondos y bordes.
Aade una lnea con el total, que debe darte 845.

Realiza otra consolidacin en la que figuren las recaudaciones mnimas semanales: debern resultar, por este orden: 10, 10, 10,
10, 30, 5 y 10. Guarda el archivo con el mismo nombre o con otro.

8.3. Base de datos

En esta ltima prctica sers t quien construya una pequea base de datos. Para unificar tu trabajo con el de tus compaeros
de curso te damos unas normas mnimas:

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El rea deber contener un mnimo de 25 registros (filas)
En cada registro debern existir al menos dos campos de texto, por ejemplo Nombre, Apellidos, Direccin,... y otros dos
numricos o de fecha: edad, peso, aos de antigedad... (si incluyes telfonos debes considerarlos como texto) El tema lo
eliges t: Fichas de libros, calificaciones y caractersticas de alumnos, lista de amigos, etc.
Sobre esa rea debers efectuar las siguientes operaciones:
Una ordenacin atendiendo a dos criterios y copiando el resultado en otra zona de la hoja, para que se pueda ver
el rea ordenada y sin ordenar.
Un filtrado segn un campo de texto: apellido, telfono, editorial...Tambin con copia en otra zona.

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