Prcticas de Word 2010 Bsico

Instrucciones:
1. Restrinja el archivo, sin utilizar una contrasen a, para que los usuarios puedan agregar comentarios, pero no se
puede editar el archivo de cualquier otra manera. (Nota: aceptar todos los dema s valores predeterminados).

P RO C E D I M I E N TO S D E L A O F I C I NA

ADMINISTRACIO N GENERAL

Informacio n de contacto

Instalaciones

Solicitud de suministros

INFORMACIO N DE CONTACTO

Para entregas generales:

Avda. Portugal, n. 123XX

Madrid, 280XX

Las entregas de los suministros deben realizarse en la puerta trasera del edificio. (El personal
de los muelles de carga comprobara los artculos respecto al albara n y, a continuacio n, llevara
el albara n a la oficina. Los empleados de la oficina sera n responsables de agregar la
informacio n del albara n a la base de datos de inventario.)

Nu meros de tele fono:

Tele fono: (91) 123-XX-67

Fax: (91) 123-XX-68

Correo electro nico:

atencionalcliente@consolidatedmessenger.com

Sitio web:

www.consolidatedmessenger.com

INSTALACIONES

COMPUED
UCACION PUEBLA
Oficina

Almace n

Sistema telefo nico

OFICINA

La oficina de atencio n al pu blico y el vestbulo de Consolidated Messenger se encuentran en la

parte delantera del edificio y sirven como entrada principal para los empleados de la oficina y
para los clientes.

El espacio de la oficina de atencio n al pu blico consta de un mostrador con tres estaciones,

cada una de ellas con tele fonos y terminales informa ticas con conexiones T1. El vestbulo
ofrece una zona de preparacio n de paquetes y recipientes con artculos para su venta al por
menor (sobres, cinta, rotuladores, etc.) a los clientes, y una serie de buzones. Las papeleras de
la zona de preparacio n de paquetes deben vaciarse todas las noches o con la frecuencia
necesaria para ofrecer un aspecto de limpieza. Los recipientes para minoristas deben
comprobarse y rellenarse a lo largo del da, segu n sea necesario. Los empleados de la oficina
se encargara n de ambas actividades.

El horario de la oficina es de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., de lunes a sa bado. Los clientes que alquilen
buzones tendra n acceso a ellos 24 horas al da.

ALMACE N

La parte trasera del edificio contiene el almace n, que ocupa la mayor parte del espacio del
edificio. El almace n se divide en cuatro zonas diferentes: recepcio n, envo, empaquetado y
almacenamiento de inventario:

La zona de recepcio n consta de dos muelles de carga (que tambie n se usan para los
envos) y una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los paquetes
entrantes. Los estantes se dividen por empresa de transportes.

La zona de envo se encuentra exactamente enfrente de la zona de recepcio n, comparte

el espacio de los muelles de carga y tambie n tiene una zona de 3,6 x 3,6 metros con
estantes en los que depositar los paquetes que se van a enviar. Los estantes se dividen
por empresa de transportes.

La zona de empaquetado tiene dos mesas y dos estantes que contienen cajas de varios
taman os, pla stico de burbuja, cinta adhesiva, trozos de espuma de poliestireno y
material de etiquetado.

La zona de inventario tiene tres estantes para los suministros que sobren.

SISTEMA TELEFO NICO

COMPUED
UCACION PUEBLA
El sistema telefo nico de la oficina tiene un interfono y una conexio n directa que permite a los
empleados de la oficina ponerse en contacto con los empleados del almace n. Siga las
instrucciones de las hojas situadas junto a cada tele fono para comunicarse entre los dos
espacios del edificio.

Para usar el interfono desde la oficina:

1. Descuelgue el auricular y presione 1 en el teclado nume rico.

2. Presione 2 para ponerse en contacto con la oficina desde la cocina.

3. Cuando escuche un clic, presione el boto n del altavoz.

Para comunicarse sin el interfono, basta con presionar 1 y esperar una

respuesta.

SOLICITUD DE SUMINISTROS

Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos

Suministros

ARTICULOS DE PAPELERIA PARA EMPRESAS, PAPEL CON MEMBRETE, FACTURAS,

ALBARANES, RECIBOS

Proveedor: Lucerne Publishing

Direccio n web: www.lucernepublishing.comhttp://www.iprint.com/

Informacio n de acceso a la cuenta:

Direccio n de correo electro nico:

Contrasen a: ConsMess

1. Para solicitar artculos de papelera, visite www.lucernepublishing.com.

a. Haga clic en Obtener trabajo guardado.

4. Direccio n de correo electro nico: diego@consolidatedmessenger.com Contrasen a:

ConsMess

5. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la pa gina.

6. Agregue la solicitud de comprobacio n la ser ma s reciente al carro.

a. Haga clic en Ver carro de la compra.

b. Haga clic en Modificar contenido.

7. En Contenido, haga clic en Modificar.

a. Haga clic en Aceptar.

COMPUED
UCACION PUEBLA
 b. Haga clic en Ir a caja.

8. Asegu rese de que todos los datos de envo son correctos y haga clic en Continuar a
caja.

9. Escriba la informacio n de facturacio n correcta y haga clic en Enviar.

SUMINISTROS

Proveedor: Fabrikam, Inc.

Direccio n web: www.fabrikam.com

Informacio n de acceso a la cuenta:

Nombre de usuario: DiegoA

Contrasen a: CMess01

A continuacio n, se incluye una lista de los artculos que pedimos a Fabrikam:

Cajas

Material de empaquetado de espuma de poliestireno

Cinta

Papel de copia

Cartuchos de to ner (5SI y HP 4000)

Suministros de minorista:

Notas adhesivas

Etiquetas adhesivas

Sobres acolchados

Cinta

Rotuladores

Cajas

Pla stico de burbuja

1. Para realizar pedidos a Fabrikam, visite www.fabrikam.com. Inicie sesio n con los
siguientes datos:
Nombre de usuario: DiegoA
Contrasen a: CMess01

COMPUED
UCACION PUEBLA
 2. Busque y localice todos los artculos que desea adquirir y agre guelos al carro de la
compra.

10. Una vez que haya terminado de realizar las compras, haga clic en Carro de la
compra.

11. Haga clic en Caja.

12. Si no tiene ningu n cupo n, haga clic en Continuar.

13. Compruebe que las direcciones de envo y de facturacio n son correctas.

14. Haga clic en Continuar.

15. Escriba la informacio n de facturacio n correcta.

16. Haga clic en Continuar.

17. Revise el pedido y haga clic en Enviar.

18. Recibira una carta de confirmacio n por correo postal y electro nico. Guarde una
copia impresa.

ENVI O

Recepcio n de paquetes

Procesamiento de pedidos

RECEPCIO N DE PAQUETES

Todos los paquetes depositados por los clientes deben procesarse y enviarse el da que se
reciben. Recibimos paquetes de las siguientes maneras:

Recepcio n de paquetes para enviar

Recepcio n de artculos para empaquetar y enviar

RECEPCIO N DE PAQUETES PARA ENVIAR

Cuando un cliente deposita un paquete para enviarlo:

1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una

cuenta con nosotros.

a. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregntele si usar un

pedido de compra para realizar el pago.

COMPUED
UCACION PUEBLA
 19. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el
me todo de envo (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a su
destino.

20. Agregue la informacio n a la base de datos y genere la factura y el albara n. Procese

el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).

21. De le una copia de la factura y el albara n al cliente.

RECEPCIO N DE ARTICULOS PARA EMPAQUETAR Y ENVIAR

Cuando un cliente deposita artculos para que los empaquetemos y enviemos:

1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una

cuenta con nosotros.

b. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregntele si usar un

pedido de compra para realizar el pago.
22. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el
me todo de envo (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a su
destino.

23. Mida el artculo para determinar el material de empaquetado necesario.

24. Agregue la informacio n a la base de datos y genere la factura y el albara n. Procese

el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).

25. De le una copia de la factura y el albara n al cliente.

PROCESAMIENTO DE PEDIDOS

Cuando se recibe un nuevo pedido, siga los pasos adecuados para completarlo.

Evaluacio n de un pedido

Creacio n de una factura

Procesamiento de una factura

EVALUACIO N DE UN PEDIDO

Antes de poder crear una factura, debera conocer los siguientes datos:

Quie n es el cliente?

El cliente tiene ya una cuenta?

Cua l es el descuento?

Cua l es el me todo de pago?

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 QUIE N ES EL CLIENTE?
Vendemos a los siguientes tipos de clientes:

Tipo Mtodo de pago

Particulares Efectivo, tarjeta de cre dito o cheque
personal con identificacio n
Clientes con pedidos de compra Factura, neto 30
(principalmente empresas)
EL CLIENTE TIENE YA UNA CUENTA?
Para buscar un cliente:

1. En Access, busque en la base de datos de clientes.

2. Si no puede encontrar el nombre del cliente, compruebe la lista de clientes

inactivos antes de intentar agregarlos a nuestro sistema.

COMPROBACIO N DEL CRE DITO DE LOS NUEVOS CLIENTES

Las comprobaciones de cre dito se realizan para nuevos clientes que desean usar
pedidos de compra.

Hay una copia de la solicitud de cre dito en la carpeta Admin.

De le la solicitud de cre dito al cliente o pdale que la rellene mientras esta sentado en
su estacio n.

Cuando reciba la solicitud de cre dito rellenada, debera enviar por fax los formularios
de referencia de cre dito a cada una de las referencias enumeradas. Si no se indica
ningu n nu mero de fax, llame por tele fono.

Si todas las referencias nos indican que los plazos de pago se han respetado, es decir,
que el cliente no tiene un historial de realizar pagos con retraso, apruebe al cliente; en
caso contrario, solicite que pague mediante tarjeta de cre dito.

Si se aprueba la solicitud, informe inmediatamente al cliente y actualice la base de

datos de la forma correspondiente.

CREACIO N DE UNA NUEVA CUENTA DE CLIENTE

1. En Access, haga clic en Cliente en la barra de iconos para abrir la ventana Trabajo
de cliente: Lista.

26. Haga clic en la parte inferior del panel derecho y elija Nuevo.

27. Escriba la informacio n sobre el cliente adecuada y elija Aceptar.

COMPUED
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 CUA L ES EL ME TODO DE PAGO?
Aceptamos los siguientes me todos de pago:

Pedido de compra: se pueden usar pedidos de compra para todas las organizaciones
con financiacio n pu blica sin una comprobacio n de cre dito. Debe comprobarse el
cre dito de todas las dema s empresas antes de que puedan enviarnos un pedido de
compra. Los clientes deben enviar los pedidos de compra en el momento del servicio. Los
archivaremos como una promesa de pago.

Neto 30: a menos que se haya dispuesto previamente, se requiere a todas las
organizaciones que paguen los pedidos de compra en neto 30.

Tarjeta de cre dito: aceptamos American Express, Discover, Visa y MasterCard.

Cheque personal: un cliente que pague con un cheque personal debe proporcionar el
nu mero del permiso de conducir. Debe informar al cliente de que se cobrara n 25
adicionales por cada cheque que se devuelva.

CREACIO N DE UNA FACTURA

Para crear una factura de cliente:

1. En la carpeta Formularios, abra Contrato.doc y rellene la informacio n.

28. Asegu rese de actualizar el campo N de factura para evitar nu meros de factura
duplicados.

29. Imprima el documento si el cliente se encuentra en la oficina o si necesita enviarlo

por fax o por correo ordinario. En otro caso, envelo al cliente por correo
electro nico.

PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA

Procesamiento de una factura de tarjeta de cre dito

Procesamiento de una factura de pedido de compra

Procesamiento de una factura de cheque personal

PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE TARJETA DE CRE DITO

Nuestro proveedor de servicios comerciales de tarjeta de cre dito es Woodgrove Bank:

Para procesar un pago mediante tarjeta de cre dito:

1. Enve la factura como adjunto a david@woodgrovebank.com para solicitar su

aprobacio n.

30. Si se aprueba el pago, abra Access.

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UCACION PUEBLA
 31. Busque el nombre del cliente.

32. Busque el nu mero de factura actual en la cuenta del cliente.

33. Especifique el me todo de pago, el importe y el nu mero de aprobacio n en los

campos adecuados.

PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE PEDIDO DE COMPRA

Compruebe en la base de datos de Access si se trata de un cliente actual. Si es as, asegu rese de
que enva por fax o por correo el pedido de compra, para que podamos recibir el pago. Si es la
primera vez que este cliente acude a nosotros, sera necesario realizar una comprobacio n de
cre dito antes de aceptar el pedido de compra.

PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE CHEQUE PERSONAL

Si el cliente va a enviarnos un cheque por correo en vez de pagar mediante tarjeta de cre dito,
siga estos pasos:

1. Cree una factura de cliente.

2. Enve la factura al cliente.

3. Especifique Provisional en la cuenta de Access del cliente hasta que reciba el

cheque y el banco haya liquidado el cheque.

CONTABILIDAD

Tenedor de libros

Contable

Programa de contabilidad

TENEDOR DE LIBROS

Enrique Gil

enrique@fourthcoffee.com

CONTABLE

Antonio Bermejo

antonio@northwind traders.com

PROGRAMA DE CONTABILIDAD

COMPUED
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Actualmente usamos Microsoft Office Small Business Accounting.

BANCO

Nuestra cuenta esta en Woodgrove Bank.

N. de cuenta corriente 11111122222

N. de cuenta en el mercado monetario 345689

Depositamos todos los cheques, giros postales, cheques bancarios, transferencias y efectivo en
la cuenta corriente y, a continuacio n, se realizara una transferencia semanal de todos los
importes que superen los 5.000 a la cuenta del mercado monetario.

Segu n la ley, no podemos retirar cantidades ma s de tres veces al mes de la cuenta del mercado
monetario. Si se supera, la cuenta se convertira en una cuenta de ahorro esta ndar y se nos
penalizara .

COMPUED
UCACION PUEBLA