EL AUDITOR ADMINISTRATIVO

Perfil del Auditor

1. Definicin
Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditora
habitualmente con libre ejercicio de una ocupacin tcnica.
El auditor debe reunir, para el buen desempeo de su profesin caracterstica
como: slida cultura general, conocimiento tcnico, actualizacin permanente,
capacidad para trabajar en equipo multidisciplinario, creatividad,
independencia, mentalidad y visin integradora, objetividad, responsabilidad,
entre otras. Adems de esto, este profesional debe tener una formacin integral
y progresiva.
2. Funciones generales
Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con una serie de
funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y
funcionamiento general de una organizacin.
3. Las funciones tipo del auditor son:
Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias,
planes y programas de trabajo.
Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.
Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una
auditoria.
Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y
efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo.
Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de
informacin.
Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de
trabajo.
Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de
filiacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su
caso, globalizadoras.
Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que
permitan elevar la efectividad de la organizacin.
Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos
sus mbitos y niveles
Revisar el flujo de datos y formas.
Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en el
funcionamiento de la organizacin.
Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina.
Evaluar los registros contables e informacin financiera.
Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin
continua de avances.
 Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para
impulsar el cambio
organizacional.
Disear y preparar los reportes de avance e informes de una
auditoria.

4. Conocimientos que debe poseer:

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los
requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir
interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que
de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo.
Atendiendo a estas necesidades es recomendable apreciar los siguientes
niveles de formacin:
Acadmica
Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin,
informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones
industriales, ingeniera industrial, sicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas,
contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseo grfico.
Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera y arquitectura,
pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que
les permita intervenir en el estudio.
Complementaria
Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio
de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.
Emprica
Conocimiento resultante de la implementacin de auditoras en diferentes
instituciones sin contar con un grado acadmico.
Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y
dominar l los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la
organizacin bajo examen. Tambin tendrn que tener en cuenta y comprender
el comportamiento organizacional cifrado en su cultura.
Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al auditor adquirir la
madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y
justa.
Habilidades y destrezas
En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el
equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en
su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y
dones intrnsecos a su carcter.
La expresin de estos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y
el deber ser de cada caso en particular, sin embargo, es conveniente que,
quien se d a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las
siguientes caractersticas:
Actitud positiva.
Estabilidad emocional.
Objetividad.
Sentido institucional.
Saber escuchar.
Creatividad.
Respeto a las ideas de los dems.
Mente analtica.
Conciencia de los valores propios y de su entorno.
Capacidad de negociacin.
Imaginacin.
Claridad de expresin verbal y escrita.
Capacidad de observacin.
Iniciativa.
Discrecin.
Facilidad para trabajar en grupo.
Comportamiento tico.
Experiencia
Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las
caractersticas del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus
integrantes, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia
profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las
observaciones.
Por la naturaleza de la funcin a desempear existen varios campos que se
tienen que dominar:
Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin.
Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin.
Conocimiento de esfuerzos anteriores
Conocimiento de casos prcticos.
Conocimiento derivado de la implementacin de estudios
organizacionales de otra naturaleza.
Conocimiento personal basado en elementos diversos.

5. Responsabilidad profesional
El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad,
inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que
habr de aplicar en una auditora, as como evaluar los resultados y presentar
los informes correspondientes.
Para este efecto, debe de poner especial cuidado en:
Preservar la independencia mental.
Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad
profesional adquiridas.
Cumplir con las normas o criterios que se le sealen.
Capacitarse en forma continua.
Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten
credibilidad a sus juicios, porque debe preservar su autonoma e imparcialidad
al participar en una auditora.
Es conveniente sealar, que los impedimentos a los que normalmente se
puede enfrentar son: personales y externos.
Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen especficamente en el
auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeo, destacando las
siguientes:
Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la
organizacin que se va a auditar
Inters econmico personal en la auditora
Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas
Relacin con instituciones que interactan con la organizacin
Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o antitica
Los segundos estn relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a
cabo su funcin de manera puntual y objetiva como son:
Inherencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o
metodologa para la ejecucin de la auditora.
Interferencia con los rganos internos de control.
Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditora.
Presin injustificada para propiciar errores inducidos.
En estos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen
las providencias necesarias.
La formacin del equipo tiene que llevarse a cabo de acuerdo con la
naturaleza, alcance, objetivos y estrategia de la auditora.
A partir de esto, es necesario que las personas, tcnicos y profesionales que se
incorporen, tengan una clara definicin del papel que se les ha encomendado,
por ello es imprescindible determinar la funcin que desempearn en el
estudio.
6. tica Profesional
La tica profesional del auditor, se refiere a la responsabilidad del mismo para
con el pblico, hacia los clientes y colegas y los niveles de conducta mximos y
mnimos que debe poseer.
 A tal fin, existen cinco (5) conceptos generales, llamados tambin
Principios de tica las cuales son:
Independencia, integridad y objetividad.
Normas generales y tcnicas.
Responsabilidades con los clientes.
Responsabilidades con los colegas.
6.1 Independencia, integridad y objetividad:
El auditor debe conservar la integridad y la objetividad y, cuando ejerce la
contadura pblica, ser independiente de aquellos a quienes sirve.
Los conceptos de la tica profesional, define la independencia como: La
capacidad para actuar con integridad y objetividad. Objetividad es la
posibilidad de mantener una actitud en todas las cuestiones sometidas a la
revisin del auditor.
El auditor debe expresar su opinin imparcialmente, en atencin a hechos
reales comprobables, segn su propio criterio y con perfecta autonoma y, para
tal fin, estar desligado a todo vnculo con los dueos, administradores e
intereses de la empresa u organizacin que audite. Su independencia mental y
su imparcialidad de criterio y de opinin deben serlo, no solamente de hecho,
sino en cuanto a las apariencias tambin, por lo cual el auditor debe evitar
cualquier entredicho que lo pueda vincular a situaciones que permitan dudar de
tales cualidades.

6.2 Normas Generales y Tcnicas:

El auditor debe observar las normas generales y tcnicas de la profesin y
luchar constantemente por mejorar su competencia y la calidad de sus
servicios.
Las normas generales y tcnicas son reglas de conducta que exigen la
observancia de las normas relacionadas con la realizacin del trabajo. As, las
primeras indican que un miembro a quien mediante otro contador solicite
consejo profesional sobre una cuestin tcnica contable o de auditora, debe
consultar con el otro contador antes de proporcionar ese consejo a fin de
asegurarse de que el miembro conoce todos los datos y hechos disponibles.
6.3 Responsabilidades con los clientes:
El contador pblico debe ser imparcial y franco con sus clientes y servirles lo
mejor que pueda, con inters profesional por los intereses de ellos,
consecuente con sus responsabilidades para con el pblico y todo esto lo
pondr de manifiesto a travs de independencia, integridad y objetividad.
Una responsabilidad fundamental del contador pblico es la que se refiere a la
confidencialidad y al conflicto de intereses. La regla 301 (seccin ET 301.01)
dice que un miembro ...no revelar informacin confidencial alguna obtenida
en el curso de un trabajo profesional, a menos que el cliente d su
consentimiento.

Necesidad de confidencialidad:
Tanto el sentido comn como el concepto de independencia requieren que sea
el auditor, no el cliente, quien decida qu informacin necesita el auditor para
practicar una auditoria efectiva. En esa decisin no debe influir la creencia, de
parte del cliente, de que cierta informacin es confidencial. Una auditoria
eficiente y efectiva requiere que el cliente ponga en el auditor la confianza
necesaria para ser sumamente franco al proporcionar informacin.
Confidencialidad y privilegio:
Con las excepciones indicadas, las comunicaciones entre el cliente y el auditor
son confidenciales; es decir, el auditor no debe revelar la informacin contenida
en la comunicacin sin el permiso del cliente.
Normalmente, sin embargo, esa informacin no es privilegiada. La
informacin es privilegiada si el cliente puede impedir que un tribunal o
dependencia del gobierno tenga acceso a ella mediante un citatorio u orden de
comparecencia.
Informacin Confidencial:
Los auditores y su personal tienen iguales responsabilidades que la
administracin en cuanto al manejo de la informacin confidencial: no utilizarla
para provecho personal, ni revelarla a quienes pudieran hacerlo. Esas
responsabilidades estn claramente comprendidas en las estipulaciones
generales del cdigo de tica profesional.
Conflicto de intereses:
El temor de algunos clientes de que sus secretos les sean comunicados a los
competidores es tan grande que se niegan a contratar a auditores entre cuyos
clientes figure un competidor. Otros quedan satisfechos con la seguridad de
que el personal encargado de su trabajo no tenga contacto con el personal del
competidor. El precio de obtener tan alto grado de confidencialidad es la
prdida de los beneficios de una experiencia en el ramo que pueden aportar los
auditores familiarizados con ms de una empresa dentro del mismo giro. La
experiencia indica que el riesgo de que se filtre informacin que tenga valor
competitivo es sumamente bajo.

6.4 Responsabilidades con los colegas:

Aunque no hay actualmente reglas de conducta especficas que gobiernan la
responsabilidad de un contador pblico con sus colegas, los conceptos de tica
profesional establecen el principio fundamental de cooperacin y buenas
relaciones entre los miembros de la profesin.
 7. Herramientas de trabajo utilizadas por el auditor:
Para efectuar la auditora, es necesario crear los procedimientos asociados a
tal trabajo y la documentacin necesaria para respaldar la opinin del auditor
administrativo. Respecto a la revisin del control interno, la auditora tradicional
(financiera) centra su atencin en el control financiero, sin embargo, para la
auditora administrativa asume mayor importancia el control administrativo.
En una auditora administrativa, el auditor verificar si la direccin est
obteniendo informacin pertinente a las decisiones y acciones que debe
emprender. Esto requerir un anlisis extenso de las necesidades de
informacin con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para
satisfacerlas. Por tanto, los procedimientos asociados con la auditora
administrativa implicarn un aumento considerable en el tiempo dedicado a la
evaluacin del control interno, incluirn el uso de cuestionarios bien
estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y
requerirn un estudio a fondo del sistema de informacin.
En el manejo y control de las tareas de auditora administrativa se re-quieren
polticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusin. En
la prctica se pueden combinar dos o ms tcnicas de auditora, para generar
lo que se denomina procedimientos de auditora.
Los procedimientos de auditora se definen como: Las tcnicas de anlisis
aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administracin,
sujetos a examen y evaluacin, mediante los cuales el auditor logra
fundamentar su apreciacin. Naturaleza de los procedimientos de auditora.
Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de
operar, hacen imposible establecer procedimientos rgidos para llevar a cabo
un examen y una evaluacin de tipo administrativo. As pues, el auditor deber
aplicar su criterio profesional y tomar la decisin, de cul procedimiento de
auditora ser el ms indicado y eficiente.
Procedimientos de auditora de aplicacin general. El auditor debe seleccionar
aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluacin del desempeo
de la organizacin, y exponerlos de una manera fcil de entender, con el
propsito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.
La aplicacin de una o ms tcnicas de auditora da origen a los
procedimientos siguientes:
TECNICAS DE INVESTIGACION
1. Investigacin documental (de hechos y registros)
2. Observacin directa

CUESTIONARIOS
1. Cuestionario general
2. Cuestionario por reas funcionales
3. Cuestionario de anlisis de funciones del trabajo
4. Cuestionario de anlisis de procedimientos
5. Cuestionario de anlisis del sistema de informacin
6. Cuestionario de anlisis de formas
7. Hoja de anlisis
8. Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos,
copias de informes, diagramas de flujo del sistema de informacin,
descripcin del proceso de planeacin, etc.)
9.
ENTREVISTAS
1. Entrevistas a funcionarios y gerentes
2. Entrevistas a jefes de departamento
3. Entrevistas a personal operativo