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CONTENIDO
Antecedentes:
Conocimiento que usted tiene de la problemtica que prevalece en el manejo de las cuentas
de cheques de la empresa, misma que se menciona a continuacin:
Tal situacin deriv en la contratacin, por parte suya, de los servicios externos del contador
pblico independiente Ral Gutirrez para que investigara lo conducente con miras a la
solucin de la problemtica que nos ocupa.
El contador Gutirrez llev a cabo su trabajo con cuyo resultado ratific los problemas
detectados por usted, y present las dos siguientes recomendaciones estratgicas principales:
1. Reforzar el rea de contabilidad de la empresa, contratando para tales efectos a un
contador capacitado y con experiencia que d solucin a los problemas de control y
registro contable que requiere Materiales para la Construccin Atlixco, S.A. de C.V.;
recomendacin que deriv en la contratacin del suscrito.
SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edicin. Pearson 2015.
4. Se cuenta con evidencia de que Error del empleado bancario o Prdida de recursos.
un empleado bancario se al digitar incorrectamente el o Registros contables y
equivoc en la digitacin de un nmero de cuenta de la auxiliares incompletos o
nmero de cuenta provocando empresa, provocando as extemporneos.
con ello que un depsito se que el recurso se acreditara o Estados financieros
acreditara a otro a otro cliente del banco. errneos.
cuentahabiente; y no se ha Falta de seguimiento y
presentado una reclamacin reclamo oportuno de los
formal al banco para que corrija errores bancarios.
este error.
At e n t a m e n t e
Ante tal panorama, tuvo usted a bien valerse de los servicios externos del suscrito, confianza
que le agradezco, para que revisara el proceso contable de la referida, tendiendo a reforzar su
control interno y la eliminacin, mitigacin y administracin de los riesgos a que est expuesta
la empresa en esta materia; complementando con la propuesta de acciones de control a
adoptar para su debida atencin y, dentro de lo posible, su solucin.
Sobre el particular, me permito informarle que he concluido con el trabajo para el que fui
contratado, cuyos resultados se exponen a continuacin:
oportuna y de apoyo a la
toma de decisiones.
Reitero mi agradecimiento por su confianza para realizar este trabajo que tuvo usted a bien
encomendarme. De igual manera, dejo constancia de gratitud hacia el personal de Comercial
Papelera, S.A., que me apoy con sus valiosos comentarios, suministro de informacin e
interaccin con el suscrito para llevar a buen trmino la tarea encomendada.
Atentamente
En ese entendido, durante el examen y evaluacin del control interno que se sigue en
Materiales para la Construccin, S.A. de C.V., me percat que la empresa requiere de una
visin ms amplia para administrarla, lo que ha provocado, entre otros aspectos, que algunos
empleados realicen funciones incompatibles.
Por funciones incompatibles se entender aquellas actividades que lleva a cabo un empleado
que, al combinarse o conjuntarse con otras desarrolladas por el mismo empleado, provocan
debilitamiento en los controles y riesgos de conductas indebidas o malos manejos. Tales
incompatibilidades detectadas en la empresa, los riesgos asociados y las funciones a
segregar se resumen como sigue:
1. La persona que maneja Quedarse con parte del o La persona que maneja
ingresos antes de su ingreso y facturar solo por el ingresos antes de su
registro inicial prepara y monto ingresado, registro inicial, por ningn
maneja documentos base disminuyendo para ello el motivo deber participar
para facturar, maneja en las siguientes
SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edicin. Pearson 2015.
2. La persona que maneja Quedarse con parte del o La persona que maneja
ingresos despus de su ingreso y facturar solo por el ingresos despus de su
registro inicial prepara y monto ingresado, registro inicial, por ningn
maneja documentos base disminuyendo para ello el motivo deber participar
para facturar, autoriza notas precio de las mercancas o en las siguientes
de crdito y maneja la servicios vendidos. actividades: preparacin y
documentacin soporte, Quedarse con parte del manejo de documentos
aprueba y maneja las ingreso y registrar base para facturar,
rebajas y devoluciones sobre contablemente solo el autorizacin de notas de
ventas y su documentacin remanente. crdito y manejo de la
soporte, y prepara y maneja Quedarse con el ingreso y documentacin soporte,
documentos base para elaborar una nota de crdito aprobacin y manejo de
soportar un egreso. para dar por pagada o rebajas y devoluciones
cancelada una factura. sobre ventas y su
Quedarse total o documentacin soporte, y
parcialmente con el ingreso y preparacin y manejo de
autorizar su registro como documentos base para
una rebaja o devolucin para soportar un egreso.
cubrir el monto dispuesto.
Disponer de recursos
entrantes para efectuar
compras, alterando as la
correcta contabilizacin tanto
de ingresos como de
egresos.
3. La persona que firma Aumentar (inflar) los pagos o La persona que firma los
cheques lo hace por adquisiciones. cheques individualmente
individualmente, y adems Aumentar (inflar) los costos o o maneja cheques ya
aprueba los registros gastos implicados en el firmados en forma
iniciales de compras y egreso. mancomunada, por
egresos y maneja la Alterar los registros ningn motivo deber
documentacin soporte, y contables con fines de participar en las siguientes
participa en el proceso de ocultamiento de actividades:
autorizacin y registro en los irregularidades. aprobacin de los
libros contables. registros iniciales de
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compras y egresos y
manejar la documentacin
soporte, y participar en el
proceso de autorizacin y
registro en los libros
contables.
Quedo a sus apreciables rdenes para cualquier duda o aclaracin, o para comentar el asunto
motivo del presente.
Atentamente
Derivado de mis apreciaciones iniciales, me permito recomendar, con todo respeto, que la
transferencia de la administracin se haga bajo un proceso de desplazamiento paulatino de
autoridad y responsabilidades de usted hacia sus dos hijos; de tal manera que stos
comiencen a ejercer sus funciones directivas bajo el apoyo y orientacin de usted, pero sin
que ello represente menguar la autoridad con que deben ser investidos.
Con respecto al examen y evaluacin del control interno que prevalece en Comercial
Ferretera, S.A., me permito informarle que inici los trabajos relativos enfocndolos, en
primera instancia, al ciclo de transacciones de ingresos, cuyo resultado se muestra a
continuacin:
En materia de autorizacin
4. Las listas de precios estn Elaborar archivos maestros, o Pueden aceptarse pedidos
representadas por en base a tecnologa de la de clientes a precios no
catlogos, cuya autorizacin informacin, de precios de autorizados y condiciones
es lenta y laboriosa merced venta autorizados. Estos inaceptables para la
a su volumen; y no archivos debern incluir administracin.
responde con oportunidad a procedimientos especficos o Pueden efectuarse entregas
los cambios de precios de para aadir, cambiar o de mercanca L.A.B. destino
los proveedores. eliminar informacin sin haberse considerado los
contenida en ellos. costos de entrega en los
precios de venta.
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Revisar peridicamente
esos archivos para probar
su confiabilidad.
13. El seor Jorge Ordoez El registro de los pagos o Desvo de pagos recibidos
maneja las cuentas por recibidos va transferencia va transferencia bancaria.
cobrar y registra los pagos bancaria debe ser realizado o Prdida de recursos.
recibidos va transferencia por otro empleado ajeno a o Alteracin de los registros
bancaria. las actividades que realiza de cuentas por cobrar a
el seor Jorge Ordoez. clientes.
o Eventuales situaciones de
conflicto con los clientes.
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Atentamente
Como resultado del trabajo realizado, a continuacin le informo las observaciones que he
determinado, las acciones de control recomendadas para atender y atemperar esas
observaciones, y los riesgos en que se est incurriendo, o se puede incurrir, de no darse
cumplimiento a las recomendaciones que nos ocupan:
En materia de autorizacin
En espera de que este trabajo merezca su conformidad y cumpla con las expectativas que
motivaron su realizacin, quedo a sus apreciables rdenes.
Atentamente
Me ha hecho usted favor de comentar que tiene referencias confiables que una corporacin
extranjera est en vas de instalarse en la Repblica Mexicana para fabricar el mismo tipo de
productos que manufactura Refacciones y Partes Automotrices, S.A., lo que le representara
una seria competencia en caso de concretarse esta expectativa. Adems, durante los aos
de operacin de la empresa, siempre ha atendido la fabricacin de refacciones y partes para
la industria automotriz instalada; pero, con el desarrollo y evolucin de la apertura comercial,
se estn importando nuevas marcas y modelos de automviles, lo que significa potencial de
nuevos mercados por atender, o sea, nuevas oportunidades de negocio.
Por otro lado, se ha percatado usted que en fecha reciente se han comenzado a presentar
problemas en la administracin y control de los procesos de produccin e inventarios, lo que
podran afectar la calidad y oportunidad de surtimiento de los productos a sus clientes.
Ante tal panorama, ha tenido usted a bien contratar los servicios profesionales de consultora
del suscrito para que, en una primera etapa, le practique un diagnstico de la situacin
administrativa y de control de los procesos de produccin e inventarios de Refacciones y
Partes Automotrices, S.A., con el propsito de identificar dnde se encuentran debilidades
para adoptar las medidas correctivas que se requieran con miras a fortalecer y hacer frente a
los nuevos retos que se le estn presentando a la empresa.
Al respecto me permito hacer de su conocimiento que la estrategia que adopt para llevar a
cabo tal diagnstico fue en base a la aplicacin de un examen y evaluacin del control interno
del ciclo de transacciones de produccin e inventarios que se sigue en la empresa. Dicho
trabajo ha sido concluido y nos permiti obtener los resultados que a continuacin le
transmito; resultados que se complementan con las acciones de control que recomiendo se
instauren y los riesgos en que se puede incurrir ante un eventual incumplimiento de dichas
acciones:
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En materia de autorizacin
8. Los costos estndar son Exponer por escrito los o Costos estndar
establecidos criterios para establecer los determinados a modo y
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6. Slo se practica una vez al Practicar inventarios fsicos o Aplican los mismos riesgos
ao inventario fsico de peridicos de materia prima por incumplimiento del
materia prima y productos y productos terminados, punto anterior.
terminados, en ocasin de adicionales al inventario
la auditora de estados fsico anual.
financieros.
operados magnticamente,
carteles o letreros de no
pasar, gafetes de
identificacin, registro de
firmas de entrada, etctera.
Atentamente
Ante ese proyecto en puerta, y para desarrollarlo sobre una base slida y confiable, que
garantice su correcta ejecucin, usted ha decidido contratar los servicios del suscrito como
auditor interno de la Universidad Metropolitana, S.C., deferencia que le agradezco,
solicitndome como primera tarea el llevar a cabo un estudio de la funcin de tesorera de la
universidad por la vital relevancia y atencin que sta adquiere ante el compromiso asumido
por los socios.
Me es grato informarle que determin que la mejor manera de atender su amable instruccin
era a travs de la prctica de un examen y evaluacin del control interno del ciclo de
transacciones de tesorera con que est operando la universidad. Llev a cabo el trabajo bajo
ese enfoque, identificando las condiciones actuales de esa funcin, las acciones de control
que recomiendo para atenderlas, y los riesgos en que se puede incurrir en caso de
incumplimiento, como se ver enseguida:
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En materia de autorizacin
eficiente administracin y
control financiero en la
ejecucin de proyectos de
inversin.
5. No se valoran las diferentes Slo deben ser aprobadas o Poca rentabilidad en las
opciones de inversin de los aquellas solicitudes de inversiones de fondos
fondos excedentes. compraventa de inversiones excedentes.
que se ajusten a polticas o Inversiones preferenciales
establecidas por la que no se ajusten a
administracin, y que se polticas establecidas por la
espere produzcan un administracin.
beneficio razonable.
2. Los rendimientos de las Las cantidades por cobrar o Aplican los mismos riesgos
inversiones se registran con por rendimientos de por incumplimiento del
base en los estados de inversiones, as como la punto anterior.
cuenta mensuales de las distribucin contable de
instituciones bancarias o dichas transacciones,
financieras, y no se revisan deben ser revisadas,
o recalculan los cmputos recalculadas y registradas
de esos rendimientos. en forma oportuna.
dos a tres meses, por lo que base para el proceso o Estados financieros
la informacin referente a contable por parte de extemporneos que poco
tesorera y posicin de caja personal responsable de ayudan para la toma de
debe obtenerse extra-libros. suministrarla al rea de decisiones oportunas y
contabilidad. adecuadas.
Si el contador de la
universidad no es capaz de
entregar estados financieros
dentro de los primeros diez
das posteriores al cierre de
cada mes, evaluar la
conveniencia de sustituirlo.
1. No se cuenta con caja Instalar una caja fuerte para o Prdida de recursos.
fuerte para la guarda de la guarda de dinero. o Hurtos y robos.
dinero y documentacin Evaluar la conveniencia de o Malos manejos.
importante. alquilar una caja de o Riesgo de asaltos.
seguridad bancaria donde
se resguarde todo tipo de
informacin relevante.
Atentamente
Con motivo de la auditora que estamos practicando a los estados financieros de Textiles
Patiento, S.A., al 31 de diciembre de 20XX, en los trabajos preliminares realizados para tales
propsitos, llevamos a cabo un estudio general de la empresa en la que determinamos
funciones incompatibles que realiza el Sr. Juan Vidal, encargado de la nmina, lo que
representa una severa debilidad al control interno que se debe observar en el ciclo de
transacciones de nminas.
De inmediato procedimos a reportar a usted tal situacin, derivado de lo cual tom la decisin
inmediata de reasignar a otros empleados algunas de las actividades que lleva a cabo el
seor Vidal. Con la lgica preocupacin suya por lo que ha estado sucediendo en el proceso
de nminas y, con el nimo de sanearlo, tuvo usted a bien encomendarnos la tarea de revisar
y evaluar todo el proceso que nos ocupa, como un servicio profesional independiente al
examen de los estados financieros de la empresa previamente referido.
En materia de autorizacin
11. Se dan errores en el pago La informacin base para o Usar datos errneos en los
de impuestos y otros determinar las clculos de impuestos y
gravmenes laborales declaraciones y pago de otros gravmenes.
retenidos o a favor del impuestos derivada de las o Pagar impuestos o
personal. actividades de nminas gravmenes en exceso.
debe prepararse correcta y o Pagar multas, recargos y
oportunamente. actualizaciones
Contar con informacin
actualizada de impuestos y
otras disposiciones legales
sobre sueldos y salarios.
Estricto seguimiento de la
entrega correcta, completa
y oportuna de informacin
base para el pago de
impuestos y otros
gravmenes por parte de
personal responsable de
suministrarla al rea de
contabilidad.
SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edicin. Pearson 2015.
Apoyarse en consultores
fiscales para asesorarse en
el correcto clculo y
cumplimiento de las
disposiciones fiscales y
laborales a cargo de la
empresa.
Quedo a sus apreciables rdenes para cualquier duda o aclaracin, o para comentar el asunto
motivo del presente.
Atentamente