Sunteți pe pagina 1din 45

LA PLANEACIN

Mtro. Guillermo Cruz Gmez


La planeacin y su concepto
Robbins y de Cenzo.
La planeacin comprende la definicin de
objetivos o metas de la organizacin.
El establecimiento de una estrategia
general para alcanzar estas metas.
El desarrollo de una jerarqua completa de
planes para integrar y coordinar
actividades.
Se ocupa de los fines (lo que se tiene que
hacer).
De los medios (como se va hacer)
Formal e informal
Mitos respecto de la planeacin
La planeacin que resulta incorrecta, es
una prdida de tiempo de la
administracin.
La planeacin puede eliminar el cambio.
La planeacin reduce la flexibilidad.
Robbins
Naturaleza de la planeacin
Koontz and Donnell
Requiere escoger entre varias
alternativas.
Es una funcin bsica para todos los
empresarios y a todos los niveles.
Debe reflejarse en las otras funciones
administrativas.
Un administrador organiza, maneja
personal, dirige y controla para asegurar
se alcancen los objetivos de acuerdo a lo
planeado.
Koontz and Donnell
Koontz and Donnell
Planear es decir de antemano que hacer, como
hacerlo, cundo y quien deber llevarlo a cabo.
Se erige como puente entre el punto en donde
nos encontramos y aquel donde queremos ir.
Hace posible que ocurran cosas que de otra
manera nunca sucederan.
Aunque raras veces se puede predecir el futuro y
los mejores planes pueden ser interferidos por
factores fuera de control, sin planeacin los
eventos quedaran sometidos al azar.
Planear es un proceso intelectual, la
determinacin conciente de vas de accin, la
fundamentacin de las decisiones en los fines ,
en los hechos y en los clculos razonados.
La naturaleza esencial de la
planeacin segn Koontz and Donnell

Contribucin a los
objetivos
Prevalencia de la
planeacin
Extensin de la planeacin
Eficiencia de los planes
Definicin de planeacin,
Rodrguez Valencia

Es un proceso de decidir
anticipadamente, lo que ha
de hacerse y como. Implica la
seleccin de objetivos y el
desarrollo de las politicas,
programas y procedimientos
para lograrlos
Definicin de planeacin, Reyes Ponce

Consiste en fijar el curso


concreto de accin que ha de
seguirse, estableciendo
principios que habrn de
orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y las
determinaciones de tiempos y de
nmeros necesarias para su
realizacin.
Principios de la planeacin
Factibilidad

Precisin Compromiso

Unidad Flexibilidad
Precisin
Indica que todos los datos
requeridos e informacin
resultante en la planeacin
debe ser clara, comprobable,
verificable y cuantificable,
permitiendo dar confiabilidad
a los planes formulados.
Flexibilidad
Todo plan debe dejar margen para cambios
que surjan en este, ya en razn de la
parte imprevisible, ya de las
circunstancias que hayan variado
despus de las investigaciones.
Todo plan preciso debe prever cambios o
supuestos que puedan ocurrir:
a) Fijando mximos y mnimos
b) Proveyendo caminos de substitucin.
c) Estableciendo sistemas para su rapida
revisin.
Unidad
Los planes deben ser de tal
naturaleza que pueda decirse
que exista uno solo para cada
funcin; y todos los que se
aplican en la empresa deben
estar, de tal modo coordinados e
integrados, que pueda decirse
que existe un slo plan general
Participacin y compromiso
Todo el personal de la empresa, de
acuerdo con su mbito de actuacin,
deber participar y comprometerse
con el proceso de planeacin, para lo
cual deber estar altamente
motivado.
Factibilidad
Todos los planes que se elaboren,
independientemente de su tipo,
debern ser posibles de alcanzar, sin
llegar a los extremos de holgura, que
no requieran ningn esfuerzo, o
demasiado exigentes; sin embargo,
debe existir el reto razonable
considerando las condiciones
internas y externas de la empresa.
Importancia de la Planeacin
Impulsa la actividad admva., a todos los
niveles, indica el camino a seguir y facilita
los objetivos del organismo social.
Maximiza el beneficio y oportunidades
futuras del organismo social, a travs de
la previsin de recursos de operacin.
Forma factores reguladores que permiten
adaptar el sistema organizacional a su
medio ambiente, dentro de las exigencias
para mantener el equilibrio correcto.
Define los lineamientos de accin comn a
la que debe ajustarse el comportamiento
del organismo.
Sistema de planeacin
Entrada sistema planeacin
Demandas Planes
estratgicos.
Gente Proceso
de Planes
Dinero planeacin tcticos.

MP Planes
operativos.

Maquinas
Reglamentacin
El proceso de planeacin:
El administrador que se encarga de
decidir, deber asumir la
responsabilidad de la planeacin
debido a:
a) La planeacin es trabajo y, como
tal, no es algo que tienda a iniciarse
voluntariamente.
b) La planeacin esta dirigida hacia
la obtencin de objetivos y stos
deben ser establecidos en la
direccin superior, descendiendo
hasta el nivel mas bajo.
Reglas de la planeacin, Su
proceso.
Investigaciones

Fijacin de: Establecimiento de:

Objetivos Procedimientos

Alternativas programas

Polticas Presupuestos
Investigacin
Investigacin tcnica de las condiciones futuras en
las que habr de enfrentarse la empresa.
Una vez determinado el propsito de la empresa,
se deber profundizar en los estudios de los
factores internos y externos de todo tipo
econmicos, polticos, culturales, sociales,
materiales- para tratar de identificar las
condiciones sobre las que tendr que operar la
empresa en el futuro
Las tcnicas de investigacin entrevistas,
cuestionarios, encuestas, observacin- deberan
adaptarse a cada situacin.
Reglas de la investigacin:
1) Identificar y clasificar factores positivos
y negativos
2) Distinguir los factores mensurales y los
de mera apreciacin.
3) factores disponibles y los fuera de
nuestro alcance.
4) Seleccionar los factores estratgicos
5) Fijar elementos imprevisibles, para
poderlos preverlos.
El objetivo

Es el fin que se pretende lograr a travs de la


misin en un periodo global determinado.
La meta es el resultado especfico esperado,
cuantificable y verificable respecto al objetivo
previsto.
Los objetivos de acuerdo con el tiempo de
aplicacin son a c/p, m/p y l/p, de acuerdo con su
jerarqua son organizacionales o generales,
departamentales o por rea y operacionales o
individuales.
Las caractersticas son: cuantificables,
comprensibles y documentados, verificables,
consensuales, realistas y congruentes.
Reglas de los objetivos
No confundirse con un medio para
conseguirlo.
Tomar posibilidades contradictorias
Buscar los parecidos
Contar con diversas opiniones
Fijarse por escrito
Aplicar seis preguntas: Qu, como, Quin,
Dnde, Cundo y Por qu.
Difundirse
Deben ser estables
Las alternativas

Pensar como lograr los objetivos por diversos


medios.
Para precisar, ampliar o reducir los objetivos.
Analizar combinaciones intermedias
La no accin
Usarse como criterios
Modelos de adopcin de toma de decisiones como:
Calculo de probabilidades, Teora de juego, teora
de colas o lneas de espera, programacin lineal,
etc.
Las polticas
Una poltica bien formulada, ayuda a llevar
a cabo la accin administrativa
Son las limitaciones o posibilidades que se
pueden seguir en la accin administrativa.
Ayuda a mantener estas acciones dentro
de los limites que marcan los planes.
Las polticas se pueden dividir en:
Externas
Internas
Originadas
Consideraciones en la formulacin
de polticas, (Terry)
El uso debe de ayudar, a lograr un objetivo y
debe formularse partiendo de hechos, no de
decisiones personales ni oportunistas.
Debe permitir su interpretacin, no prescribe un
procedimiento al detalle.
El contenido debe estar condicionado por las
sugestiones y relaciones de quienes sern
afectados por la poltica.
Evitar que se empleen rara vez.
Expresarla con redaccin precisa para ser
entendidas por todos los de la empresa.
Conformarse con base a factores externos, tales
como leyes, reglamentos.
Jerarqua de polticas

P. General
Los salarios de todos los empleados se mantendrn al nivel de
competencia con otras empresas similares.

G. Ventas G. Produccin G. Finanzas G. Personal

Todas las comunicaciones con las dems gerencias y departamentos


que impliquen la transmisin de datos para la toma de decisiones

P. Paarticular
deber de ser por escrito.

Compras Manufacturas Plan y control


Los jefes de departamento estn autorizados a pedir hasta un limite
de $ 25,000 mensuales para sufragar gastos de atencin a
visitantes, solicitar hasta un limite de $ 4,000 diarios para viaticos

Seccin 3

P. Departamental
Seccin 1 Seccin 2

Todos los supervisores sern responsables de los costos relativos


a su operacin

Trabajador 1 Trabajador 2
Las horas extras debern ser autorizadas por sus supervisores
Procedimientos
Nos dice como hacer el trabajo, qu
proceso usar y otra informacin general
respecto al trabajo.
Esta orientado hacia las tareas debe estar
por escrito en documento formal.
El propsito inicial es de instruccin.
Define la serie cronolgica de tareas.
Una serie de funciones, pasos empleados
por la direccin para que su labor, sea
desempeada con mayor eficiencia,
efectividad y economa.
Clases de procedimientos
Mtodos
Secuencia
Actividad
Comportamiento Organizacional
Materiales y ubicacin
PROCEDIMIENTOS

Formas

De coordinacin
Relaciones mbitos de competencia

De control
Polticas De decisin
Clases de
procedimientos.
Existen objetivos para el estudio de
los procedimientos:
Eliminar operaciones
Cambiar la colocacin de las operaciones
para lograr ms eficiencia.
Eliminar envos innecesarios.
Eliminar demoras.
Centralizar las inspecciones.
Eliminar cuellos de botellas
Eliminar el zigzagueo.
Pasos a seguir para el estudio de
procedimientos
Seleccionar el trabajo que se va a analizar
Registrar todos los datos relativos al
procedimiento, mediante la preparacin de
diagramas
Examinar crticamente los datos del
procedimiento teniendo en cuenta Qu,
Cmo, Por qu, quin, donde y cuando.
Desarrollar el procedimiento ms
adecuado.
Implantar el procedimiento propuesto.
Manuales de procedimientos
Son aquellos instrumentos de informacin en los
que se consignan, en forma metdica, los pasos y
operaciones que deben seguirse para la
realizacin de las funciones de una unidad
administrativa. Pueden referirse a:
Tareas y actividades individuales.
Prcticas departamentales.
Practicas generales.
Contenido de un manual de procedimientos:
Introduccin. Objetivo del manual
Organigrama
Graficas. Diagramas de flujo.
Texto.
Formas e instructivos de estas.
Polticas.
Programas
La programacin nos permite proporcionar un
medio para reconocer diversas alternativas y
decidir la forma ms rpida y econmica de
alcanzar un objetivo.
El programa es una serie de etapas que deben
cumplirse y exige trabajo de esfuerzo mental y
fsico.
Existen programas (integral o maestro y
seccional o departamental). A C/P y L/P
Terry. Programa es un plan que incluye el uso
futuro de diferentes recursos en un patrn
integrado, y que establece una secuencia de
accin requeridos y programas cronolgicos para
el logro de los objetivos fijados.
La programacin debe ajustarse a:
Objetivos establecidos.
Recursos del organismo social
Naturaleza de las operaciones
Las condiciones tcnicas

Las ventajas de trabajar con un programa


son:
Proporciona un plan a seguir
Sirve para coordinar las operaciones
Son base para un buen control
Facilita la delegacin de funciones
Sirve para evitar repeticin en el trabajo.
Presupuestos
La estimacin programada, en forma
sistemtica de las condiciones de operacin
y de los resultados a obtener, por un
organismo en un periodo determinado.
Es una manifestacin financiera de los
ingresos y gastos estimados.
Correspondientes a un periodo determinado.
Una estimacin previa de las necesidades
que afrontar, una empresa en el futuro y la
forma de satisfacerlas.
Clases de presupuestos
Presupuestos

Pblico Privado
Base Gastos: Base:
*Estima los gastos *Estimar sus ingresos.
necesidades *Predeterminar su
indispensables. distribucin y
aplicacin.
*Determina la forma de
cubrirlos.
Finalidad: Finalidad:
*Satisfacer las *Obtener utilidades.
necesidades publicas
para lograr la
estabilidad econmica. *Dar bienes y servicios
Presupuestos esenciales
Ventas, produccin, materia prima, compras,
mano de obra directa, gastos de departamentos
de servicio, gastos indirectos de produccin,
inventarios, gastos de venta, gastos de
administracin, caja, costo de ventas, etc.
Etapas:
Planeacin
Formulacin
Aprobacin
Ejecucin y coordinacin
Control

E1, pp,229 reflexiones y pp,230 auto evaluacin


Administracin por objetivos (APO)
La atencin se enfoca hacia los resultados
que se pretende alcanzar, estos es, hacia
el por qu- o para qu- administrar.
A partir de la publicacin del libro La
prctica de la administracin de Peter F.
Drucker, como el precursor de dicho
cambio y creador de la (APO)
Tiene mltiples aplicaciones, entre otras:
como instrumento de planeacin y control,
como tcnica de evaluacin o como tcnica
motivacional; enfoques que no son
excluyentes y que pueden ser conjuntados
y aprovechados en cualquier organizacin.
El proceso de la administracin por objetivos

Fases Empresa reas Individuo

1. OyM O y M por
Misin/O y
Determinacin por rea indiv.
M generales
de O y M

2. Divisional operacional
General
Elaboracin
de los planes

3. Accin Accin y Accin y Accin y


interrelacionada resultados resultados resultados
permanente

Autocontrol y Autocontrol y
4. Autocontrol y autoevaluaci Autocontrol y
autoevaluacin autoevaluaci
n n autoevaluacin
Administracin por objetivos (MBO)
Los subordinados y los superiores determinan conjuntamente
objetivos de desempeo especficos, el avance hacia los
objetivos es evaluado peridicamente y las recompensas se
asignan en funcin de los progresos logrados.
Pasos del (MBO):
1. Formular objetivos y estrategias generales.
2. Asignar objetivos en uds. Divisionales y dptales.
3. Coordinados por los superiores, los gerentes de unidad
determinan sus objetivos especficos.
4. Los OE se determinan con los miembros de la unidad.
5. Los planes de accin que definen como debern de ser
alcanzados los OE, son especificados y y aceptados por
gerente y subordinados.
6. Se implementan los P de A.
7. Los avances se evalan peridicamente y se provee la
retroalimentacin correspondiente.
8. Se recompensa el desempeo.
PLANEACIN ESTRATGICA
Planeacin Estratgica
Estrategia Denota un programa general de accin
y un conjunto de recursos para obtener objetivos
amplios.
La PE. Es un plan generalmente a L/P, y que es el
resultado de una decisin ejecutada (tomada por
la direccin superior)
Objetivo de la PE. Desarrollar total o
parcialmente los RH. y Materiales de la empresa
para desarrollarla o lograr su crecimiento total o
parcial a travs de:
Una ampliacin y consolidacin de su situacin
financiera.
Una ampliacin de su mercado potencial.
Una ampliacin de sus actuales lneas de
crecimiento.
PE, segn Steiner. El proceso de determinar los
mayores objetivos de una organizacin y las
polticas y estrategias que gobernarn la
adquisicin, uso y disposicin de los recursos
para realizar esos objetivos.
Caractersticas de la PE, entre otras son:
Es original
Es conducida o ejecutada por los altos niveles
jerrquicos.
Establece un marco de referencia general para
toda la empresa.
Maneja informacin fundamental externa.
Afronta mayor nivel de incertidumbre.
Normalmente cubre grandes periodos.
No define lineamientos detallados.
Su parmetro fundamental es la efectividad.
Proceso de administracin
estratgica
Consta de nueve pasos, que incluye: Planeacin
estratgica, implementacin, y evaluacin.
1. Identificar la misin, los objetivos y las
estrategias actuales.
2. Analizar el ambiente.
3. Identificar las oportunidades y las amenazas.
4. Analizar los recursos de la organizacin
5. Identificar las fortalezas y las debilidades
6. Revalorar las misiones y los objetivos de la
organizacin. Figura 8.3 pp,240
7. Formular estrategias
8. Implementar estrategias
9. Evaluar resultados
Planeacin estratgica
Necesidad de
planear con:

Cambios polticos Investigacin Anlisis y


y recoleccin diseo del

Ajustes al plan

Implantacin
Desviaciones
Cambios en la de datos plan

Evaluacin
tecnologa
Proceso de planeacin
Cambios en la
actitud econmica
Fijacin de Establecimiento
polticas de
Cambios en las
procedimientos
actitudes sociales

Cambios en el
grado de la
competencia