LA JUNTA DIRECTIVA DE LA CNE

En ejercicio de las facultades y prerrogativas conferidas por la Ley Nacional de Emergencias y

Prevencin del Riesgo, N 8488 del 11 de enero del 2006, el Reglamento a la Ley Nacional de
Emergencias y Prevencin del Riesgo, Decreto N 34361-MP del 13 de marzo del 2008, y la Ley
General de la Administracin Pblica, N 6227 del 2 de mayo de 1978 y sus reformas,

Considerando:

1Que la finalidad de la Ley Nacional de Emergencia y Prevencin de Riesgos N 8488 del 11 de

enero del 2006, es conferir un marco jurdico gil y eficaz, que garantice la reduccin de las causas
del riesgo, as como el manejo oportuno, coordinado y eficiente de las situaciones de emergencia.

Asimismo, esta Ley tiene la finalidad de definir e integrar los esfuerzos y las funciones del gobierno
central, las instituciones descentralizadas, las empresas pblicas, los gobiernos locales, el sector
privado y la sociedad civil organizada, que participen en la prevencin y la atencin de impactos
negativos de sucesos que sean consecuencia directa de fuerza mayor o caso fortuito.

2Que el presente Reglamento tiene como propsito fundamental regular el funcionamiento de

las Unidades Ejecutoras designadas por la Junta Directiva para la administracin de las obras y
proyectos financiados por el Fondo Nacional de Emergencias

3Que el Reglamento a La Ley Nacional de Emergencias y Prevencin del Riesgo, Decreto N

34361-MP de fecha del 21 de noviembre del 2007, publicado en La Gaceta N 52 del 13 de marzo
del 2008, dispone que la Junta Directiva dictar el reglamento que norme y regule funcionamiento
de las Unidades Ejecutoras. Por tanto: SE APRUEBA

REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTOY FISCALIZACIN DE LAS UNIDADES EJECUTORAS

Captulo I

Disposiciones generales

Artculo 1Finalidad: El presente Reglamento regula el funcionamiento de las Unidades

Ejecutoras, que nombra la Junta Directiva de la Comisin Nacional de Prevencin de Riesgos y
Atencin de Emergencias en adelante CNE, para la ejecucin de la etapa de reconstruccin dentro
de los planes generales de las emergencias declaradas por medio de un decreto ejecutivo.

Artculo 2Definiciones: Se define como:

- Unidad Ejecutora (UE): Ente o Institucin pblica con estructura suficiente para atender
compromisos y competencia en el rea donde se desarrollan las acciones, nombrado
mediante acuerdo de la Junta Directiva de la CNE, para la ejecucin de uno varios planes
de inversin, aprobados por este rgano colegiado.
- Profesional Responsable de la UE: Funcionario profesional de la Unidad Ejecutora,
designado para supervisar el avance del proyecto a travs de visitas peridicas como
mnimo y mximo semanales, de acuerdo a lo que establece este Reglamento; entendidas
como tales: la vigilancia o atencin que el profesional o grupo de profesionales suministra
durante el proceso de ejecucin de una obra o proyecto, verificacin constante de los
planos de construccin versus el avance de las obras en caso de obras de infraestructura-,
consulta de los estudios tcnicos que se hayan realizado para llevar a cabo el proyecto;
revisin y seguimiento del cuaderno de bitcora de las anotaciones que en l se indiquen.
A este profesional le aplican todas las normas vigentes en cuanto a la responsabilidad que
le asiste en la ejecucin y direccin del proyecto.

- Planes de Inversin: Son los instrumentos elaborados por la CNE y las Unidades Ejecutoras
donde se detallan en forma pormenorizada las acciones, las obras y los recursos
financieros que emplearan para atender lo que les sea asignado y que debern ser
aprobados por la Junta Directiva de la CNE con la finalidad de hacer efectivos los reportes
de afectaciones que se encuentran dentro del Plan General de la Emergencia y resultan
necesarios para la ejecutar la fase de reconstruccin.

- Unidad de Gestin de Procesos de Reconstruccin (UGPR): Es la Unidad por parte de la

Comisin Nacional de Prevencin de Riesgos y Atencin de Emergencias (CNE) encargada
de la Fiscalizacin de la inversin en los proyectos para ejecutar las acciones obras y los
contratos destinados a la reposicin del funcionamiento normal de los servicios pblicos
afectados, en adelante UGPR. Es responsable de emitir las directrices, observaciones y/o
recomendaciones a la Unidad Ejecutora. En caso de existir diferencias de criterios tcnicos
entre la Unidad Ejecutora, contratista y la UGPR, prevalecer siempre el criterio de la
UGPR, con el visto bueno de la Direccin de Gestin de Desastres a la cual pertenece.

- Profesional Responsable de la UGPR (Fiscalizador de Obras): Funcionario de la Unidad de

Gestin de Procesos de Reconstruccin que tendr a cargo la fiscalizacin de la inversin
de los fondos pblicos, de los proyectos desarrollados mediante contrataciones por
emergencias o primeros impactos. Al igual que los otros profesionales antes descritos, le
aplican todas las normas vigentes en cuanto a la responsabilidad que le asiste en la
ejecucin y direccin del o los proyectos.

- Constancia de Legalidad: Documento emitido por la Unidad de Asesora Legal de la CNE en

el cual se hace constar que se ha verificado la existencia del reporte de afectacin de la
zona respecto del Decreto Ejecutivo y del Plan General de la Emergencia.

- rdenes de Modificacin: Las rdenes de modificacin obedecen a imprevistos

presentados durante la ejecucin del proyecto incluyendo todos los cambios que
contemplan variaciones en la base de pago, en el monto y/o el plazo de las
especificaciones establecidas.

- Contratista: Quien resultare adjudicatario de una contratacin por emergencia y haya

superado la fase de formalizacin contractual.

- Profesional Responsable del Contratista o Director del Proyecto: Profesional que labora
directamente con el contratista, responsable de la direccin de la ejecucin del contrato.
En caso de tratarse de obra pblica o de infraestructura, debe estar inscrito o registrado
en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica (CFIA) como responsable
 de la obra y guiarse con lo establecido en el Reglamento Espacial para el Miembro
Responsable de Empresas Constructoras del CFIA, es responsable adems de la logstica
de suministros, materiales, equipos, mtodos constructivos y calidad, acorde con las
especificaciones tcnicas. Le aplican todas las normas vigentes en cuanto a la
responsabilidad que le asiste en la ejecucin y direccin del proyecto.

Captulo II

Plan de Inversin

Artculo 3 Plan de Inversin. Es un documento mediante el cual la Institucin o Entidad Pblica

que de previo ha reportado un dao sufrido en su comunidad en el Plan General de la Emergencia
y que deba intervenirse para rehabilitar o reconstruir infraestructura, justifica la necesidad del
proyecto y la inversin, ofrece una descripcin somera del evento, as mismo, deber estimar los
costos de la o las obras a desarrollar, haciendo tambin una relacin del costo - beneficio, plazo
probable de duracin de las obras, nombramiento de funcionario responsable de la supervisin de
las obras, segn los lineamientos estipulados por la Unidad de Gestin de Procesos de
Reconstruccin de la CNE.

Cada proyecto a desarrollar deber contar con un Plan de Inversin con nexo de causalidad
contemplado en el Plan General de la Emergencia, siguiendo el formato de la Gua para el Plan de
Inversin, de la UGPR, publicado en La Gaceta No. 94 del 19 de mayo de 2014, con el fin de que
este sea aprobado por la Junta Directiva de la CNE, lo anterior en apego a lo establecido en el
artculo 39 de la Ley 8488.

Artculo 4 Proceso de aprobacin del Plan de Inversin. Cuando una Institucin presente el
Plan de Inversin a la Unidad de Gestin de Procesos de Reconstruccin, sta deber revisar las
propuestas del o los proyectos detalladamente, segn la gua que han diseado para ese efecto.
Dicho Plan deber indicar con claridad si cuenta con estudios suficientes para poder ejecutar las
obras o proyecto solicitado o, si en su defecto, se requiere la inversin de estudios preliminares
para garantizar la viabilidad del proyecto, as como la inversin de los fondos pblicos.

En caso de que no existan observaciones, objeciones y/o recomendaciones; solicitar a la Jefatura

de Recursos Financieros la reserva presupuestaria para el proyecto y a la Unidad de Asesora Legal
que emita la constancia de legalidad.

Completa la informacin, remitir la solicitud de aprobacin del Plan de Inversin a la Direccin

Ejecutiva de la CNE para que a su vez presente la solicitud de aprobacin a la Junta Directiva de la
CNE, quien ser la responsable de su aprobacin o rechazo.

En caso de no aprobar el Plan de Inversin, deber fundamentar las razones que motivan la
decisin y dejarn constancia de las recomendaciones para modificar el Plan, de existir esa
posibilidad; el trmite ser devuelto a la Unidad de Gestin de Procesos de Reconstruccin para
que sta ponga en conocimiento del o los acuerdos tomados a la institucin requirente de la obra.

En caso de que la Junta Directiva de la CNE aprobara el Plan de Inversin, deber en ese acto
nombrar la Unidad Ejecutora para la supervisin del Proyecto y en caso de ser necesario, estar
facultada para nombrar una o varias unidades coadyuvantes para canalizar esfuerzos cuando as
se considere conveniente- y lograr el fin propuesto. Estas unidades coadyuvantes estarn a las
rdenes de la Unidad Ejecutora y de la Unidad de Gestin de Procesos de Reconstruccin.

Captulo III

Seccin I

Nombramiento de las Unidades Ejecutoras

Artculo 5 Acta de inspeccin y valoracin. La UGPR levantar un acta de Inspeccin y

Valoracin en las instalaciones de la institucin propuesta con el objeto de determinar su
capacidad tcnica y administrativa para la ejecucin del proyecto. El acta deber contar con la
firma del funcionario por parte de la UGPR, el mximo jerarca de la institucin propuesta y por el
funcionario que ste designe para la supervisin de las obras a desarrollar.

Artculo 6.- Requisitos para constituirse en Unidad Ejecutora. Podr designarse como Unidad
Ejecutora cualquier institucin pblica que sea competente en la materia de la cual se pretenda
ejecutar un proyecto, con la condicin de que cuente con la capacidad, recurso tcnico y
administrativo para garantizar el cumplimiento de las metas propuestas, la satisfaccin de las
necesidades y el control en el manejo y uso de los recursos disponibles. Una vez nombrada por la
Junta Directiva, deber suscribir carta de compromiso.

Artculo 7- Nombramiento de las Unidades Ejecutoras. De conformidad con la Ley Nacional de

Emergencias y Prevencin del Riesgo en su artculo 39 prrafo cuarto, en adelante la Ley N 8488,
confiere a la Junta Directiva de la CNE la potestad de nombrar como Unidad Ejecutora a cualquier
institucin pblica o ente estatal que sea competente en la materia de la cual se pretenda ejecutar
un proyecto, con la condicin de que cuente con la organizacin tcnica y administrativa para
garantizar el cumplimiento de las metas propuestas, la satisfaccin de las necesidades y el control
en el manejo y uso de los recursos disponibles, por lo que al plan de inversin se le debe adjuntar
el acta de Inspeccin y Valoracin.

Artculo 8- Carta compromiso. Una vez nombrada la Unidad Ejecutora por la Junta Directiva,
deber suscribir carta de compromiso previo a la ejecucin del proyecto, el formato de la carta
compromiso le ser suministrado por el funcionario designado por la Unidad de Gestin de
Procesos de Reconstruccin para la fiscalizacin de las obras.

Captulo III

Seccin II

Sustitucin de las Unidades Ejecutoras

Artculo 9- Sustitucin de las Unidades Ejecutoras. Con el propsito de cumplir de la mejor

manera con el fin pblico propuesto, la Junta Directiva de la CNE, podr de manera unilateral y de
acuerdo a los intereses institucionales, sustituir en cualquier momento a la Unidad Ejecutora que
haya sido nombrada, en caso de comprobarse que exista incumplimiento o incapacidad
administrativa y/o tcnica surgida posterior a su nombramiento; para lo cual, la nueva Unidad
Ejecutora deber suscribir carta compromiso previo al inicio de sus funciones.

Captulo III

Seccin III

Funciones de las Unidades Ejecutoras

Artculo 10- Funciones de la Unidades Ejecutoras: La Unidad Ejecutora ser la responsable de

atender los compromisos derivados de la ejecucin, control y supervisin de las acciones, obras de
infraestructura y contratos que resulten necesarios para atender los compromisos definidos en el
cartel de la licitacin y cuando proceda en los contratos derivados de las contrataciones.

Para el cumplimiento de lo anterior, deber nombrar un profesional responsable de la ejecucin,

el que deber visitar el sitio de la obra al menos una vez por semana y dejar consignado en
bitcora cualquier observacin o recomendacin, de igual forma, en caso de que existan
observaciones o recomendaciones, deber comunicarlas en el trmino de tres das hbiles
posteriores a la consignacin en la bitcora, mediante oficio al Ingeniero Fiscalizador de la CNE.

Las acciones tomadas por las Unidades Ejecutoras que se atribuyan a situaciones imprevistas que
no hayan sido establecidas en el cartel, debern contar con la aprobacin de la UGPR, la cual
deber valorar si las mismas resultan atinentes e indispensables para el desarrollo de la obra y
proceder con las acciones necesarias para la aprobacin expresa de las mismas, para lo cual,
contar la UGPR con tres das hbiles, a partir de recibido de la orden de modificacin o servicio
segn corresponda por parte de la Unidad Ejecutora, para emitir su criterio.

En caso de conflicto de criterios, privar el criterio de la UGPR; salvo que la UE demuestre

mediante propuesta a la Junta Directiva de la CNE que su posicin es la que satisface mejor los
intereses de la Administracin tanto econmica como tcnicamente.

Artculo 11 Dependencia: Las Unidades Ejecutoras dependern directamente de las directrices

y/o recomendaciones que emita la Unidad de Gestin de Procesos de Reconstruccin de la CNE
(UGPR), como rgano inmediato, fiscalizador de inversin del proyecto.

Captulo III

Seccin IV

Fiscalizacin de las Unidades Ejecutoras

Artculo 12 Fiscalizacin de las Unidades Ejecutoras: La UGPR ser la Unidad encargada de la

fiscalizacin de la inversin del proyecto, as como, de las Unidades Ejecutoras durante el
desarrollo ejecucin de las acciones, obras o proyectos derivados de un plan de inversin, para lo
cual el Ingeniero Fiscalizador de la UGPR deber visitar el sitio de la obra al menos una vez por
semana y dejar consignado en bitcora cualquier observacin o recomendacin que estime
pertinente.
En caso de que no haya observaciones o recomendaciones que realizar, el ingeniero fiscalizador
asignado por la CNE deber dejar constancia en bitcora de su presencia en el sitio, con la
indicacin de la fecha, hora y firma.

Artculo 13 Informes. El funcionario responsable de la supervisin de las obras de la Unidad

Ejecutora, deber rendir informes sobre el avance fsico y financiero del o los proyectos, de
acuerdo a los cronogramas, diagramas y metodologas de trabajo aportados por el contratista en
su oferta. El cronograma de trabajo o en su defecto el Diagrama de Gantt debe ser actualizado
quincenalmente con el fin de que se consignen los atrasos sufridos por el contratista en el
desarrollo de la obra, para la aplicacin de las posibles sanciones segn determine el cartel de la
contratacin.

En caso de que el contratista no cumpla con la ejecucin de la obra segn el Diagrama presentado
en su oferta as como la falta de actualizacin del mismo, la Unidad Ejecutora o en su defecto el
Ingeniero Fiscalizador de la obra asignado por la CNE debern informar a la UGPR para que se
tomen las medidas pertinentes segn lo estipulado en el cartel.

De no existir norma en la CNE que regule las sanciones a particulares, como el apercibimiento y/o
la inhabilitacin del contratista, se aplicar supletoriamente, lo dispuesto en la Ley de
Contratacin Administrativa, artculos 99, 100 y 100 bis y su Reglamento, artculos 212, 213, 215 a
218.

Captulo III

Seccin V

Obligaciones de la Unidad Ejecutora

Artculo 14 Requisitos para la suscripcin de la carta de compromiso: Una vez notificada a la

institucin el nombramiento por parte de la Junta Directiva, el mximo jerarca o en quien se
delegue la responsabilidad deber suscribir la carta compromiso.

La carta compromiso deber contar con las calidades del funcionario responsable de la
fiscalizacin del proyecto por parte de la Unidad Ejecutora.

Requisitos mnimos que debe contener el documento:

a. Calidades del Jerarca o funcionario al cual se le deleg dicha suscripcin (nombre

completo, cdula de identidad, estado civil, profesin u oficio, direccin exacta del lugar
de habitacin, direccin exacta del lugar de trabajo, puesto que desempea, correo
electrnico, nmero telefnico directo o nmero de central telefnica y la extensin, as
como la indicacin de un nmero de fax).

b. Aceptacin de la designacin como Unidad Ejecutora.

c. Designacin del profesional responsable de la UE, con la misma informacin solicitada en

el apartado a.

d. Declaracin expresa de que cuentan con la estructura necesaria para asumir tal funcin y
las firmas y fotocopias de respaldo de los firmantes.
De ser necesario, la Unidad Ejecutora podr nombrar personal de apoyo al supervisor de la
ejecucin de obra, por lo que deber informar a la UGPR de todos los datos necesarios, como
calidades y actividades a desarrollar, para no entorpecer su labor.

Artculo 15 De la sustitucin del profesional responsable por parte de la Unidad Ejecutora: En

caso de que la Unidad Ejecutora haga cambio del profesional responsable designado en la carta de
compromiso, deber comunicarlo por escrito a la UGPR indicando quien ser el nuevo profesional
a cargo de la supervisin de la obra y deber aportar los mismos requisitos solicitados en el
artculo anterior.

Artculo 16 De las funciones del profesional responsable por parte de la Unidad Ejecutora: El
profesional responsable designado por la Unidad Ejecutora deber coordinar con la UGPR la
presentacin de documentos, trmites de pagos, solicitudes de compras, modificaciones a los
planes de inversin, aumentos del presupuesto del proyecto, inspecciones de proyectos, informes
de avances, trmite de rdenes de modificacin, finiquitos y cualquier otra gestin necesaria para
el buen desarrollo de la obra y la satisfaccin del inters pblico.

Artculo 17 De la especialidad profesional del profesional Responsable asignado por la Unidad

Ejecutora. El profesional responsable asignado por la Unidad Ejecutora deber de contar con una
especialidad y grado acadmico atinente con el tipo de obra o estudios a ejecutar. Como requisito
imprescindible, deber pertenecer al Colegio atinente a su formacin acadmica. Lo anterior no
dispensar a la Unidad Ejecutora de su responsabilidad en el cumplimiento de los requisitos.

Artculo 18 Inspeccin y supervisin: La Unidad Ejecutora ser la responsable directa de la

recepcin de bienes; as como, que los trabajos u obras se ajusten a los planos y especificaciones
indicadas en la oferta o en su defecto a las modificaciones autorizadas por la UGPR; para lo cual
deber como mnimo revisar la calidad de los materiales y las tcnicas para su utilizacin.

Es responsable, tambin, de supervisar que los mtodos constructivos y el avance de la obra en

sus diferentes etapas, se desarrollen en los trminos y plazos estipulados en el cartel y de
conformidad con lo ofrecido por la empresa contratista.

En los casos en los que no se cuente con planos (por ejemplo en los primeros impactos), el
supervisor del proyecto con base en su experiencia y conocimiento, podr presentar propuesta
tcnica ante la UGPR de las instrucciones o mtodos que considere convenientes a seguir por el
contratista, con el fin de que se desarrolle la obra con criterios, mtodos y tcnicas constructivas
apropiadas, dicha propuesta deber de ser avalada por la UGPR previo a su aplicacin y conforme
a la normativa vigente que regula la construccin de obra pblica .

Artculo 19 Informes de Avance Fsico y Financiero: La persona (s) que designe la Unidad
Ejecutora como responsable del proyecto, ser el encargado de llenar el Informe de Avance de
Obra o Proyecto bisemanalmente, deber presentarlo a la UGPR, acatando las indicaciones de la
UGPR, de forma tal que permitan, tanto a la Unidad Ejecutora como a la UGPR verificar el avance
fsico y financiero.

La informacin mnima que debe contener es la siguiente:

a) Fecha en que se emite el informe.

b) Nombre del proyecto

 c) Periodo que cubre el informe.

d) Nombre del ingeniero fiscalizador de asignado por la Gestin de Procesos de

Reconstruccin.

e) Datos del Contrato: monto, plazo de entrega, fecha orden de inicio, fecha de entrega,
modificaciones autorizadas a la fecha, rdenes de modificacin, ampliacin de garanta de
cumplimiento, y cualquier otro dato que considere relevante.

f) Previsiones para reajustes aprobadas a la fecha: monto segn contrato, ampliaciones,

rdenes de modificacin, monto total de previsiones.

g) Avances a la fecha, porcentaje de avance fsico de la obra, porcentaje de avance financiero

segn presupuesto estimado, monto pagado a la fecha, facturas de obra, facturas por
reajustes, monto total pagado.

h) Documentacin en trmite: rdenes de servicio, rdenes de modificacin, facturas por

obra realizada, facturas para reajuste de precios, ampliacin de rdenes de compra,
ampliacin de contrato.

i) Ampliacin de las rdenes de compra: monto total, monto utilizado, saldo disponible,
monto en trmite, monto modificado del contrato (obra, reajustes, total).

j) En coordinacin con la Unidad de Gestin de Procesos de Reconstruccin, presentar por lo

menos de manera trimestral la conciliacin fsica y financiera de la ejecucin de los planes
de inversin y el cronograma actualizado.

La UGPR podr solicitar otros informes fuera de los plazos ordinarios establecidos, para lo cual
deber solicitarlos por escrito a la Unidad Ejecutora, fundamentando el motivo de la solicitud. El
formato de dicho informe se ser entregado por la UGPR a la Unidad Ejecutora.

Artculo 20 Ampliacin de informacin: La Unidad Ejecutora est obligada a remitir cualquier

informe, documento o aclaracin adicional que la UGPR estime conveniente para mantener la
informacin de la ejecucin del proyecto claro y de fcil acceso.

Captulo IV

Gestin Documental

Seccin I

Cuaderno de Bitcora

Artculo 21 Cuaderno de Bitcora: Es obligacin del ingeniero responsable de la Direccin de

las obras por parte del contratista inscribir el proyecto ante el Colegio Federado de Ingenieros y
Arquitectos de Costa Rica (en adelante CFIA), tramitar el cuaderno de bitcora y actuar apegados a
las disposiciones de la normativa dispuesta por ese rgano (Reglamento Especial del Cuaderno de
Bitcora en Obras). Ser obligacin del profesional responsable por parte de la Unidad Ejecutora
velar por que el contratista cumpla con lo anteriormente indicado y en caso de incumplimiento
comunicarlo inmediatamente a la UGPR.
El profesional responsable de la empresa contratista que inscribe el proyecto ante el CFIA, ser el
nico responsable de suscribir la razn de apertura en el Cuaderno de Bitcora, indicando
expresamente la fecha en que da inicio la obra y dejando constancia de que se han cumplido con
todos los requisitos legales para iniciar esa construccin (artculo 5 Bis del Reglamento de cita);
deber dejar anotacin de los nombres, cdigos profesionales y dems calidades de los
especialistas que sern parte del proyecto , as como de los ingenieros de la UGPR y de la UE, los
cuales podrn realizar anotaciones en el Cuaderno de Bitcora.

Para cumplir con el registro de los profesionales responsables en el CFIA, que podrn realizar
anotaciones en el cuaderno de bitcora, la UGPR deber comunicar en la orden de inicio las
calidades de los profesionales que estarn representando a la CNE y a la UE durante la ejecucin
de las obras.

En caso de cambio de profesional por parte de la CNE y/o la UE, le ser comunicado al contratista
va oficio para dejar constancia de la nueva autorizacin de firmas en el Cuaderno de Bitcora.

El funcionario responsable designado por la Unidad Ejecutora verificar semanalmente que la(s)
empresa(s) contratada(s) para la ejecucin de la(s) obra(s) lleven la bitcora del o los proyectos
que se desarrollen, bajo las condiciones que dispone el Reglamento Especial del Cuaderno de
Bitcora en Obras del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos y que dicha bitcora est
disponible y a la orden de los ingenieros fiscalizadores de la Unidad Ejecutora o de la UGPR.

Captulo IV

Seccin II

Libro de Actas

Artculo 22.- Del libro de actas. Cuando la etapa de reconstruccin no sea para obras civiles y por
ende no exista el cuaderno de bitcora, el supervisor del proyecto de la UE, deber llevar un libro
de actas en fsico, donde se registren las acciones realizadas. Dicho libro de actas servir de
insumo para el Informe Quincenal de Avance Fsico y Financiero que debe presentar a la UGPR.

Captulo IV

Seccin III

Conformacin del Expediente

Artculo 23 Expediente: Ser obligacin de la Unidad Ejecutora llevar el expediente de cada

proyecto que se encuentre bajo su supervisin, actualizado y foliado, con toda la documentacin
tcnica y financiera que se genere durante la ejecucin y mantenerlo disponible para la
fiscalizacin de la UGPR hasta la finalizacin del proyecto. El expediente estar completo una vez
finalizada la ejecucin del contrato y realizado el finiquito del mismo.

Una vez finalizado el proyecto, la Unidad Ejecutora deber remitir el expediente digitalizado,
completo, a la UGPR.
Artculo 24 Acta de la Visita en sitio (visita pre-oferta): La UGPR preparar un acta de la visita
que contenga un sumario de los temas tratados y de las observaciones emitidas por los
representantes de los contratistas interesados en la contratacin, de la cual har llegar una copia a
la Proveedura Institucional acompaada de la agenda, ambos documentos firmados por los
representantes de los potenciales oferentes, para lo cual cuenta con un da hbil.

En caso de que la UGPR deba atender sugerencias u observaciones de ndole tcnico, que amerite
un anlisis mayor por parte del Funcionario Fiscalizador de la CNE y del profesional asignado por la
Unidad Ejecutora, deber entregar la respuesta a la Proveedura Institucional de la CNE en un
plazo no mayor a tres das hbiles, contados a partir del da hbil siguiente al que se llev a cabo la
visita en sitio, quedando bajo su entera responsabilidad informar a la Proveedura si amerita
trasladar la fecha de apertura de ofertas.

Si durante la visita en sitio (visita pre-oferta) surgieran observaciones o recomendaciones tanto de

la UGPR como de la UE, o en su defecto de los potenciales oferentes, cuya evacuacin pueda
atenderse inmediatamente, se tomar nota en el acta del asunto, as como de la respuesta que
brinde.

Las posibles dudas o recomendaciones que surjan de la visita al sitio y que se presenten ante la
Unidad Ejecutora debern ser enviadas a la UGPR. Esta Unidad valorar la procedencia de las
observaciones y comunicar las aclaraciones o la desestimacin de las observaciones con la
justificacin correspondiente a la Unidad de Proveedura Institucional y a la Unidad Ejecutora.

Es obligacin de la Proveedura Institucional de la CNE comunicar a los oferentes los acuerdos,

modificaciones o aclaraciones que surjan como resultado de la visita al sitio y que quedaron
consignados en el acta, adems de incluir dichos documentos en el expediente de la contratacin
levantado al efecto. De existir modificaciones al cartel, deber la Proveedura Institucional
elaborar un cartel actualizado y ponerlo a disposicin en el expediente de contratacin, deber
publicitarlo por los mismos medios que fue publicitado el cartel original.

Artculo 25 Reunin pre-construccin: La Proveedura Institucional deber enviar

inmediatamente copia de la orden de compra recibida por el contratista a la Unidad de Gestin de
Procesos de Reconstruccin. La UGPR coordinar de inmediato con la UE fecha y hora para citar al
contratista a la reunin pre-construccin, dicha convocatoria debe realizarse en un plazo no mayor
a cinco das hbiles; lo anterior, para definir el tipo de documentacin, permisos, etc., que debe
presentar el contratista a la CNE y el plazo que se requiere para el cumplimiento de estos, a
efectos de establecer fecha para la orden de inicio.

La UE y la UGPR suscribirn un acta donde consten los acuerdos tomados, plazos y dems
informacin pertinente para la contratacin, misma que debe contener la informacin antes
indicada, lugar de entrega de la documentacin (UE o UGPR), as como, calidades de los presentes
y sus respectivas firmas.

Artculo 26- Orden de Inicio: Una vez completada y entregada la documentacin requerida al
contratista (inscripcin del proyecto ante el CFIA, permisos de construccin, etc.), segn el lugar
de entrega y plazo definido en la reunin pre-construccin para poder ejecutar las obras, de
acuerdo a la informacin consignada en el acta, la UGPR deber informar en el plazo mximo de
dos das hbiles a la Unidad Ejecutora para que esta, a su vez, en un plazo igual entregue al
contratista la orden de inicio de labores por escrito, quien deber iniciar los trabajos respectivos
dentro de los siguientes tres das hbiles, contados a partir del da hbil siguiente al recibo de la
orden de inicio.

En caso de que por razones excepcionales el contratista se encuentre imposibilitado para iniciar
dentro del plazo indicado, deber someter expresamente las justificaciones del caso a la Unidad
Ejecutora en un plazo no mayor a veinticuatro horas de recibida la orden de inicio, indicando la
justificacin y la nueva fecha de inicio sugerida. La Unidad Ejecutora valorar inmediatamente y
emitir un escrito a la UGPR en un plazo no mayor a veinticuatro horas para que esta Unidad
analice la situacin. La UGPR en un plazo no mayor a dos das hbiles resolver lo solicitado por el
contratista.

El documento que autorice la solicitud del contratista deber indicar la nueva fecha de inicio y
tendr el visto bueno de la jefatura de la UGPR y de la Direccin de Gestin del Riesgo.

La fecha de la orden de inicio ser la que rija para todos los aspectos contractuales relacionados
con el plazo; tales como ampliaciones, suspensiones, multas, ejecucin de garantas y similares. El
plazo de entrega de la obra se contar a partir de la fecha de la orden de inicio emitida por la
Unidad Ejecutora y en caso de aprobarse una nueva orden de inicio est ser la que rija
contractualmente.

En caso de rechazar la gestin del contratista, se sumar al plazo de entrega los das de trmite de
la gestin presentada con el fin de no afectar al contratista. Sin embargo este plazo no puede
exceder de los mximos establecidos en este artculo, en cuyo caso habr responsabilidad del
funcionario que haya excedido el plazo fijado para el trmite.

Captulo IV

Seccin IV

Aplicacin Normas Tcnicas

Artculo 27 Aplicacin de Normas Tcnicas para la Realizacin de Trabajos u Obras: Tanto el

trabajo efectuado como los materiales proporcionados deben ajustarse a las especificaciones
generales y especiales estipuladas en el cartel de licitacin y deben guardar armona con la
legislacin vigente.

En el caso de que la Unidad Ejecutora seala que los materiales o el producto acabado no
concuerdan con los planos y las especificaciones, o el producto final sea de inferior calidad o
insatisfactorio, ordenar al contratista corregir la situacin en un plazo no mayor a 3 das hbiles,
caso contrario la Unidad Ejecutora lo comunicar a la UGPR y esta a su vez a la Proveedura
Institucional para iniciar el procedimiento correspondiente segn el Reglamento de
Funcionamiento de la Proveedura Institucional de la CNE, Ley de Contratacin Administrativa y su
Reglamento de aplicacin supletoria.

Artculo 28 Normas de Construccin: En trabajos u obras viales, se aplicarn las

especificaciones contenidas en el cartel, subsidiariamente, se aplicarn las Especificaciones
Generales para la Construccin de Caminos, Carreteras y Puentes CR-2010; as como todas las
normas vigentes segn el tipo de proyecto.
Artculo 29Observaciones y/o Recomendaciones del Supervisor del Proyecto: La Unidad
Ejecutora emitir observaciones y recomendaciones al contratista, mismas que har constar en el
Cuaderno de Bitcora y de las cuales remitir copia mediante oficio a la UGPR para su
conocimiento.

Es obligacin del contratista acatar todos los lineamientos que se den durante la ejecucin del
proyecto por parte de la Unidad Ejecutora y de la UGPR.

Cuando haya dudas sobre la calidad de los productos obtenidos, la Unidad Ejecutora solicitar a la
UGPR que se ordene al contratista la toma de muestras, la realizacin de pruebas y los ensayos
que sean pertinentes, bajo su control inmediato para asegurar la correccin del procedimiento y la
veracidad de los resultados.

Captulo V

Seccin I

Contrataciones de Proyectos de Reconstruccin

Artculo 30.- Especificaciones tcnicas. Para la contratacin de Proyectos de Reconstruccin, la

Unidad Ejecutora deber presentar las especificaciones tcnicas a la UGPR, para efectos de
revisin fiscalizacin y trmite ante la Proveedura Institucional de la CNE, segn los plazos
estipulados en el acuerdo No. 102-102-03-2012 tomado por la Junta Directiva de la Comisin
Nacional de Prevencin de Riesgos y Atencin de Emergencias en sesin extraordinaria N. 03-12
celebrada el da mircoles 14 de marzo del 2012, que aparecen a continuacin:

Cuadro N1 Plazos mximos para la Presentacin de Especificaciones Tcnicas

Plazo
Criterio Detalle Observaciones
Mximo*
Excede la capacidad tcnica o requiere
Proyecto Complejo (puentes, compra de de mayor tiempo para elaboracin de
60
lotes, edificaciones e infraestructura). trminos de referencia por la
complejidad.
Proyecto que requiere estudios
Complejidad del
(Estabilizacin de taludes, estudios Elaboracin de trminos de referencia
Proyecto 30
preliminares, topografa, contratacin de para estudios.
personal).
El Plan de Inversin contiene la
Compras de insumos, equipos y materiales
15 totalidad de insumos a comprar por
diversos.
tanto es de fcil obtencin
Montos superiores a 300 millones (Limpieza Considerando obras que deben ser
Monto del
de cauces, protecciones y obras en cauce, 45 analizadas por el CAT de
Proyecto
espigones) Hidrometeorologa.

Monto del proyecto superior al
presupuesto de la institucin solicitante.
Montos inferiores a 50 millones de colones
(pasos de alcantarilla, rehabilitacin de
caminos)
Unidades Ejecutoras que posean ms de 5
Capacidad proyectos con la CNE
Tcnica de la
Unidad Ejecutora
Unidades Ejecutoras con un nico
profesional
Montos que superen la capacidad
operativa de proyectos que a nivel
45
ordinario posea la Institucin dentro de
su POI.
Salvo que se d la condicin anterior,
30
en cuyo caso sern 45 das.
Proyectos en etapas de elaboracin de
60 trminos de referencia, licitacin
ejecucin.
Personal tcnico insuficiente
45 (demostrado) o cuyo proyecto supere
su competencia.

Obras donde hay suma urgencia y

necesidad de la poblacin, adicionando
Proyectos Son prioridad y debe ser resuelto con
condenas de la Sala Constitucional, y casos 15
Urgentes celeridad.
denunciados ante la Defensora de los
Habitantes de la Repblica (DRH).

Este plazo mximo esta dado en das naturales.

Estas propuestas tcnicas, debern ser resueltas por la UGPR en un plazo de 10 das
hbiles a partir de su recepcin en la UGPR.

Artculo 31 Visita en sitio (visita pre-oferta). En caso de estimarlo conveniente, segn el tipo
de proyecto, la GPR podr requerir en el cartel previa coordinacin con la Unidad Ejecutora, una
visita al sitio de dnde se ejecutar la obra, antes de la apertura de ofertas, con el fin de que los
potenciales oferentes conozcan en sitio dnde se realizar el proyecto y puedan formular
posteriores aclaraciones o modificaciones en beneficio del inters comn.

La UGPR deber informar a la Proveedura Institucional de la CNE la fecha, hora y lugar de

encuentro donde se requiere la presencia de los potenciales oferentes, a efectos de que la
Proveedura comunique a los invitados al trmite, para lo cual deber elaborar un acta que deber
ser firmada por los presentes.

Artculo 32-Control de calidad. En caso de que el cartel lo haya definido, se contratar una
empresa encargada del control de calidad y supervisin de los materiales utilizados en el proyecto,
quedando absolutamente prohibido que se le encargue esta actividad a la empresa que ejecuta las
obras. Los fondos para este tipo de contratacin deben estar incluidos previamente en el plan de
inversin del proyecto.
 Captulo V

Seccin II

rdenes de Modificacin

Artculo 33rdenes de modificacin (OM): Cuando el contratista o la UE soliciten una orden de

modificacin para un determinado proyecto, deber la Unidad Ejecutora gestionar ante la UGPR la
solicitud mediante acto motivado con la recomendacin, para su aprobacin.

La UGPR valorar el costo beneficio y el nexo causal de la orden de modificacin, para lo cual
cuenta con tres das hbiles para emitir su criterio. De resultar procedente segn la valoracin
tcnica de la UGPR y si no alcanza el porcentaje establecido como lmite por la Junta Directiva para
su conocimiento, se brindar el visto bueno. De contemplar la orden de modificacin un
porcentaje mayor al establecido, deber conocerla la Junta Directiva para su aprobacin.

La UGPR remitir a la Unidad de Proveedura Institucional la orden de modificacin para su

trmite, quien deber requerir la ampliacin de la garanta de cumplimiento y elaborar la orden de
compra correspondiente.

Artculo 34- Ampliacin del contrato: Si la orden de modificacin implica una ampliacin del
contrato, la UGPR deber verificar que se ajuste a lo estipulado en el artculo 200 del Reglamento
a la Ley de Contratacin Administrativa y que se cuente con los fondos necesarios para la
respectiva erogacin, para esto dejar constancia de la reserva presupuestaria dentro del
expediente de la contratacin.

Artculo 35- Contrato Adicional: Si ejecutado un contrato, la Administracin requiere suministros

o servicios de igual naturaleza, podr obtenerlos del mismo contratista, siempre que ste lo
acepte y se cumplan las condiciones establecidas en el numeral 201 del Reglamento a la Ley de
Contratacin Administrativa, de aplicacin supletoria.

Artculo 36- Suspensin de las obras: Si la modificacin implica la suspensin de la obra, la

Unidad Ejecutora deber solicitar previamente a la UGPR el aval correspondiente.

Una vez que la UGPR avala la solicitud de suspensin de la obra, la Unidad Ejecutora deber girar y
notificar al contratista la orden de suspensin mediante orden de servicio en el plazo mximo de 3
das hbiles, dicha orden deber determinar la fecha que en la que rige la suspensin. Cuando la
Proveedura Institucional de la CNE haya entregado la orden de compra correspondiente a la
modificacin al contratista y enviado copia de esta a la UGPR, sta deber girar la orden de
servicio de reinicio dentro del plazo de tres das hbiles a partir del comunicado oficial de la
misma.

Artculo 37- Aprobacin de la orden de modificacin: Una vez que se aprueba la orden de
modificacin deber de incorporarse una copia en el expediente de la contratacin, otra para el
expediente del proyecto y enviarse una copia a la Unidad Ejecutora.

Artculo 38- Ejecucin de la orden de modificacin: No podrn tomarse las acciones

contempladas en la orden de modificacin hasta tanto no se encuentren aprobadas y
comunicadas, a partir de la fecha de reinicio se ejecutarn las obras contempladas en la OM.
Artculo 39- Aprobacin de la solicitud de Orden de Modificacin por parte de la Junta Directiva
de la CNE. De superarse el porcentaje establecido para aprobacin de la orden de modificacin o
cuando se modifique el objeto del contrato, la orden de modificacin deber presentarse a la
Direccin Ejecutiva para su revisin y sta la elevar a la Junta Directiva para su conocimiento y
eventual aprobacin.

Una vez aprobada la orden de modificacin por la Junta Directiva, le corresponder a la UGPR
remitirla en un plazo no mayor a veinticuatro horas a la Unidad de Proveedura Institucional para
su trmite, quien deber solicitar la ampliacin de la garanta de cumplimiento y elaborar la orden
de compra, segn los plazos establecidos en el Reglamento de Funcionamiento de Proveedura
Institucional.

Artculo 40- Prrroga del plazo: A solicitud del contratista, la Administracin, podr autorizar
prrrogas al plazo de ejecucin del contrato cuando existan demoras ocasionadas por ella misma a
causas ajenas al contratista.

El contratista solicitar la prrroga dentro de los cinco das hbiles siguientes al conocimiento del
hecho que provoca la extensin del plazo y la Administracin contar con igual plazo para resolver
si procede o no. Si la solicitud se hace fuera de plazo, pero estando an el contrato en ejecucin, la
Administracin podr autorizar la prrroga, en caso de estar debidamente sustentada, siempre
que est vigente el plazo contractual.

Captulo VI

Seccin I

Manejo de Recursos

Artculo 41Administracin de Recursos por Parte de las Unidades Ejecutoras: La CNE podr
facilitar en condicin de prstamo a las Unidades Ejecutoras activos y suministros disponibles que
sean necesarios para la adecuada ejecucin de los planes de inversin, siempre y cuando esto no
altere el normal funcionamiento de la CNE.

El prstamo de bienes o activos deber de ser consignado en contrato de prstamo, suscrito por la
Presidencia de la CNE y el mximo jerarca de la Institucin asignada como Unidad Ejecutora en el
cual deber de establecerse obligatoriamente la descripcin y estado de los bienes o activos con
su respectivo nmero de patrimonio, valor actualizado de este, plazo en el que regir el prstamo,
las posibles prorrogas y las responsabilidades de las partes, para lo cual, deber nombrarse a una
persona como su responsable.

Los activos o bienes no podrn ser entregados hasta antes de que sea firmado el contrato de
prstamo entre las partes.

Una vez vencido el plazo y las posibles prorrogas, la Unidad Ejecutora deber de gestionar la
devolucin de los activos o bienes que le hayan sido entregados en calidad de prstamo. La CNE
verificar el estado de los mismos y emitir un acta de recibo en la que consignar el
cumplimiento a satisfaccin o dejara constancia de los posibles daos sufridos. El acta deber de
ser firmada por ambas partes. En caso de desavenencia se consignar en el mismo documento el
desacuerdo.
Artculo 42Control Financiero y Conciliacin de Registros: Cada Unidad Ejecutora deber llevar
el control financiero de los fondos asignados para la ejecucin de los proyectos, un registro
detallado de la ejecucin de los egresos y presentar informes peridicos a la UGPR donde se
indique el porcentaje estimado de avance del proyecto y la calidad.

Esta tarea deber llevarse a cabo en coordinacin con la UGPR, para efectos de control financiero
y conciliacin de cuentas de cada uno de los proyectos y planes de inversin.

En caso de que la Unidad Ejecutora informe a la UGPR que el proyecto no se desarrolla en los
trminos convenidos, esta ltima Unidad deber intervenir de forma inmediata a valorar el caso y
emitir una recomendacin.

La recomendacin de la UGPR ser sometida a conocimiento de la Presidencia Institucional, quien

en caso de considerarlo necesario proceder a elevar a conocimiento de Junta Directiva la
situacin descrita por la UGPR.

La secretaria de actas de la Junta Directiva deber trasladar a la Proveedura Institucional el o los

acuerdos tomados, para que esta informe al contratista las medidas acordadas y a la Unidad de
Gestin de Procesos de Reconstruccin para su conocimiento y el trmite de posibles
responsabilidades del caso.

Captulo VI

Seccin II

Trmite de Pago

Artculo 43Trmite de Pagos: Para tramitar los pagos correspondientes, la Unidad Ejecutora
deber remitir a la UGPR lo indicado en el documento Requisitos para el trmite de facturas por
concepto de pagos de proyectos de emergencias en la Unidad de Gestin de Proyectos de
Reconstruccin, publicado en la pgina web de la CNE.

Captulo VII

Disposiciones finales

Artculo 44 Inspeccin y Recepcin de Obra: Una vez concluida la obra, es responsabilidad del
contratista informarlo a la Unidad Ejecutora para que esta coordine con la UGPR y en un plazo no
mayor a ocho das hbiles realizar la inspeccin final del proyecto.

El Ingeniero supervisor de la UE consignar en acta el estado en que se encuentra la obra, si se

recibe a satisfaccin o si el contratista debe hacer correcciones o mejoras; por lo que todos los
responsables firmarn al pie del acta.

En el caso de que el contratista deba hacer correcciones o mejoras de la obra, se consignar en el

acta la recepcin provisional, para lo cual, el contratista contar con 30 das naturales para
efectuar las correcciones, en el acta de recepcin provisional se establecer una nueva fecha para
la recepcin de la obra definitiva que deber constar en una nueva acta.
Artculo 45 Presentacin de Informe Final: Las Unidades Ejecutoras debern presentar a la
UGPR informe final que incluya logros obtenidos, costo total del proyecto y cualquier otro aspecto
relevante a la terminacin del proyecto, dentro de los diez das posteriores a la recepcin
definitiva.

Artculo 46 Finiquitos: La UE deber suscribir el finiquito del proyecto dentro de los doce meses
posteriores a la recepcin definitiva de las obras. El documento debe ser suscrito por el supervisor
de obra de la UE, por el jerarca de la UE, por el contratista, por el Ingeniero Fiscalizador de la UGPR
y por quien ocupe la presidencia de la CNE.

Artculo 47 Entrega de expediente: Concretado el finiquito, la Unidad Ejecutora deber

entregar a la UGPR una copia del expediente completo del proyecto en perfecto estado de orden,
limpieza y correspondiente foliatura, dentro de los cinco das posteriores a la suscripcin del
finiquito; a su vez la UGPR remitir copia del finiquito a la proveedura de la CNE.

Artculo 48 De las responsabilidades de los funcionarios. La CNE como ente rector y

administrador del proyecto en caso de determinar que existen acciones u omisiones de los
funcionarios involucrados que afectan o afectarn el desarrollo de la obra, solicitar a la Unidad
Ejecutora y/o a la Unidad Coadyuvante levantar la investigacin correspondiente a fin de que se
determinen las responsabilidades administrativas y/o judiciales del caso, lo anterior por tratarse
del resguardo de los fondos pblicos.

Artculo 49 El presente Reglamento deroga el anterior, el cual fue publicado en el Diario Oficial
La Gaceta N 105 del viernes 01 de junio del 2001, as como cualquier otra regulacin que se le
oponga.

Artculo 50 Aprobado mediante acuerdo N 031-02-2015, tomado en sesin extraordinaria N

02-02-15, de la Junta Directiva de la Comisin Nacional de Prevencin de Riesgos y Atencin de
Emergencias, celebrada el 11 de febrero del 2015.

Artculo 51 Rige a partir de su publicacin en el Diario Oficial La Gaceta.

San Jos, 05 de marzo del 2015.Unidad de Asesora Legal, CNE.xxxxxxxxxxxx.1 vez.(O. C.

N xxx).(Solicitud N xxx).C-xxx.(74350).