DECRETO 2609 DE 2012

(Diciembre 14)

Por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente

los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las
Entidades del Estado.

EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA

En ejercicio de las facultades constitucionales y en particular, las

previstas en el artculo 189, numeral 11 de la Constitucin Poltica y el
artculo 2 y el ttulo V de la Ley 594 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 80 de 1989, establece que es funcin del Archivo General de La

Nacin Jorge Palacios Preciado promover la organizacin y fortalecimiento de
los archivos pblicos del pas, para garantizar la eficacia de la gestin del
Estado y la conservacin del patrimonio documental.

Que de acuerdo con lo establecido en el artculo 2, literal d) de la Ley 80 de

1989, el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado tiene como
funcin formular, orientar, coordinar y controlar la poltica nacional de archivos,
acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos econmicos, sociales,
culturales, cientficos y tecnolgicos de los archivos que hagan parte del
Sistema Nacional de Archivos.

Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes
de datos, de comercio electrnico y de las firmas digitales, y en virtud del
principio de equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de
prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de
condiciones en un litigio o discusin jurdica.

Que la Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre
la sociedad de la informacin y la organizacin de las tecnologas de la
informacin y las comunicaciones - TIC, en especial el principio orientador de
neutralidad tecnolgica.

Que la Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del
Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las
obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

Que el artculo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades pblicas
debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar
el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern
observarse los principios y procesos archivsticos.
Que el artculo 22 de la Ley 594 de 2000, entiende la gestin de documentos
dentro del concepto de archivo total, que comprende procesos tales como la
produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la
recuperacin y la disposicin final de los documentos.

Que el artculo 25 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Ministerio de la Cultura, a

travs del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, para
reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades
privadas que presten servicios pblicos.

Que el artculo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la

Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan
en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los
documentos en sus diferentes fases.

Que las tecnologas de la informacin y la comunicacin, estn modificando las

prcticas y formas de gestionar los documentos en las entidades pblicas, lo
cual tiene efectos sobre el patrimonio documental del pas.

Que el Captulo IV de la Ley 1437 de 2011, autorizan la utilizacin de medios

electrnicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al
documento pblico en medios electrnicos, el archivo electrnico de
documentos, el expediente electrnico, la recepcin de documentos
electrnicos por parte de las autoridades y la prueba de recepcin y envo de
mensajes de datos, as como la Ley 527 de 1999 en sus artculos 6 y 9, los
cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al
Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado como ente rector de la
poltica archivstica del Estado.

Que el Decreto-ley nmero 019 de 2012, por el cual se dictan normas para
suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios
existentes en la Administracin Pblica, establece en los artculos 4 y 14 el
uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones y en particular al
uso de medios electrnicos como elemento necesario en la optimizacin de los
trmites ante la Administracin Pblica.

Que la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Cdigo General del
Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las
tecnologas de la informacin y de las comunicaciones en todas las
actuaciones de la gestin y trmites de los procesos judiciales, as como en la
formacin y archivo de los expedientes.

Que el Decreto nmero 2482 del 3 de diciembre de 2012, por el cual se

establecen los lineamientos generales para la integracin de la planeacin y la
gestin, tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeacin y
Gestin como instrumento de articulacin y reporte de la planeacin, se busca
un Estado con capacidad permanente para mejorar su gestin, sus espacios de
participacin y su interlocucin con la sociedad, en procura de la prestacin de
mejores y ms efectivos servicios.
Que en mrito de lo expuesto,

DECRETA:

CAPTULO I

Gestin de Documentos

Artculo 1. mbito de aplicacin. El presente decreto comprende a la

Administracin Pblica en sus diferentes niveles, nacional, departamental,
distrital, municipal; de las entidades territoriales indgenas y dems entidades
territoriales que se creen por ley; de las divisiones administrativas; las
entidades privadas que cumplen funciones pblicas, a las entidades del Estado
en las distintas ramas del poder; y dems organismos regulados por la Ley 594
de 2000 (Ley General de Archivos).

Artculo 2. Tipos de informacin. Las normas del presente decreto se

aplicarn a cualquier tipo de informacin producida y/o recibida por las
entidades pblicas, sus dependencias y servidores pblicos, y en general por
cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la funcin de dicha
entidad o que hayan sido delegados por esta, independientemente del soporte
y medio de registro (anlogo o digital) en que se produzcan, y que se
conservan en:

a) Documentos de Archivo (fsicos y electrnicos).

b) Archivos institucionales (fsicos y electrnicos).

c) Sistemas de Informacin Corporativos.

d) Sistemas de Trabajo Colaborativo.

e) Sistemas de Administracin de Documentos.

f) Sistemas de Mensajera Electrnica.

g) Portales, Intranet y Extranet.

h) Sistemas de Bases de Datos.

i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video

y audio (anlogo o digital), etc.

j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).

k) Uso de tecnologas en la nube.

Artculo 3. Responsabilidad de la gestin de documentos. La gestin de

documentos est asociada a la actividad administrativa del Estado, al
cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las
entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y
empleados pblicos as como los contratistas que presten servicios a las
entidades pblicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el
Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, y las respectivas
entidades pblicas.

Pargrafo. La responsabilidad en cuanto a la poltica, planes y programas del

sector de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones es del
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

Artculo 4. Coordinacin de la gestin documental. Teniendo en cuenta

que la gestin documental es un proceso transversal a toda la organizacin, los
diferentes aspectos y componentes de la gestin de documentos deben ser
coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus
veces, a travs de las oficinas de Archivo de cada entidad.

Artculo 5. Principios del proceso de gestin documental. La gestin de

documentos en toda la administracin pblica se regir por los siguientes
principios.

a) Planeacin. La creacin de los documentos debe estar precedida del

anlisis legal, funcional y archivstico que determine la utilidad de estos como
evidencia, con miras a facilitar su gestin. El resultado de dicho anlisis
determinar si debe crearse o no un documento.

b) Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos

necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una funcin o un
proceso.

c) Economa. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos

derivados de la gestin de sus documentos buscando ahorros en los diferentes
procesos de la funcin archivstica.

d) Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y

seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en
desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.

e) Oportunidad. Las entidades debern implementar mecanismos que

garanticen que los documentos estn disponibles cuando se requieran y para
las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos.

f) Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la

administracin y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y
empleados pblicos.

g) Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se

requieran independientemente del medio de creacin.
h) Agrupacin. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o
categoras (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones
secuenciales dentro de un mismo trmite.

i) Vnculo archivstico. Los documentos resultantes de un mismo trmite

deben mantener el vnculo entre s, mediante la implementacin de sistemas de
clasificacin, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y
contenido, de forma que se facilite su gestin como conjunto.

j) Proteccin del medio ambiente. Las entidades deben evitar la produccin

de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por
razones legales o de preservacin histrica, dada la longevidad del papel como
medio de registro de informacin.

k) Autoevaluacin. Tanto el sistema de gestin documental como el programa

correspondiente ser evaluado regularmente por cada una de las
dependencias de la entidad.

l) Coordinacin y acceso. Las reas funcionales actuarn coordinadamente

en torno al acceso y manejo de la informacin que custodian para garantizar la
no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento
de la misin de estos.

m) Cultura archivstica. Los funcionarios que dirigen las reas funcionales

colaborarn en la sensibilizacin del personal a su cargo, respecto a la
importancia y valor de los archivos de la institucin.

n) Modernizacin. La alta gerencia pblica junto con el Archivo

Institucional propiciarn el fortalecimiento de la funcin archivstica de la
entidad, a travs de la aplicacin de las ms modernas prcticas de gestin
documental al interior de la entidad, apoyndose para ello en el uso de
tecnologas de la informacin y las comunicaciones.

o) Interoperabilidad. Las entidades pblicas deben garantizar la habilidad de

transferir y utilizar informacin de manera uniforme y eficiente entre varias
organizaciones y sistemas de informacin, as como la habilidad de los
sistemas (computadoras, medios de comunicacin, redes, software y otros
componentes de tecnologa de la informacin) de interactuar e intercambiar
datos de acuerdo con un mtodo definido, con el fin de obtener los resultados
esperados.

p) Orientacin al ciudadano. El ejercicio de colaboracin entre organizaciones

para intercambiar informacin y conocimiento en el marco de sus procesos de
negocio, con el propsito de facilitar la entrega de servicios en lnea a
ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las
entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en lnea).

q) Neutralidad tecnolgica. El Estado garantizar la libre adopcin de

tecnologas, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de
los organismos internacionales competentes e idneos en la materia, que
permitan fomentar la eficiente prestacin de servicios, contenidos y
aplicaciones que usen Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y
garantizar la libre y leal competencia, y que su adopcin sea armnica con el
desarrollo ambiental sostenible.

r) Proteccin de la informacin y los datos. Las entidades pblicas deben

garantizar la proteccin de la informacin y los datos personales en los distintos
procesos de la gestin documental.

Artculo 6. Componentes de la poltica de gestin documental. Las

entidades pblicas deben formular una poltica de gestin de documentos,
constituida por los siguientes componentes.

a) Marco conceptual claro para la gestin de la informacin fsica y electrnica

de las entidades pblicas.

b) Conjunto de estndares para la gestin de la informacin en cualquier

soporte.

c) Metodologa general para la creacin, uso, mantenimiento, retencin, acceso

y preservacin de la informacin, independiente de su soporte y medio de
creacin.

d) Programa de gestin de informacin y documentos que pueda ser aplicado

en cada entidad.

e) La cooperacin, articulacin y coordinacin permanente entre las reas de

tecnologa, la oficina de Archivo, las oficinas de planeacin y los productores de
la informacin.

Artculo 7. Etapas de la gestin de los documentos. Para asegurar una

adecuada gestin documental en las entidades del Estado, se deben tener en
cuenta las siguientes etapas.

a) Creacin. Los documentos se deben crear mediante procedimientos

planificados y documentados en los cuales de determine su identificacin,
formato y caractersticas.

b) Mantenimiento. Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan

mantener la integridad tcnica, estructural y relacional de los documentos en el
sistema de gestin documental as como sus metadatos.

c) Difusin. Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso,

consulta, recuperacin, clasificacin de acceso y visualizacin de los
documentos.

d) Administracin. Hace referencia a los procedimientos que permitan

administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto
funcionalmente como dentro del sistema de gestin documental, o cualquier
sistema de informacin.
Artculo 8. Instrumentos archivsticos para la gestin documental. La
gestin documental en las entidades pblicas se desarrollar a partir de los
siguientes instrumentos archivsticos.

a) El Cuadro de Clasificacin Documental (CCD).

b) La Tabla de Retencin Documental (TRD).

c) El Programa de Gestin Documental (PGD).

d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).

e) El Inventario Documental.

f) Un modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos.

g) Los bancos terminolgicos de tipos, series y sub-series documentales.

h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripcin de las

funciones de las unidades administrativas de la entidad.

i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categoras

adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los
documentos.

Artculo 9. Procesos de la gestin documental. La gestin documental en

las diferentes entidades pblicas en sus diferentes niveles, debe comprender
como mnimo los siguientes procesos.

a) Planeacin. Conjunto de actividades encaminadas a la planeacin,

generacin y valoracin de los documentos de la entidad, en cumplimiento con
el contexto administrativo, legal, funcional y tcnico. Comprende la creacin y
diseo de formas, formularios y documentos, anlisis de procesos, anlisis
diplomtico y su registro en el sistema de gestin documental.

b) Produccin. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la

forma de produccin o ingreso, formato y estructura, finalidad, rea competente
para el trmite, proceso en que acta y los resultados esperados.

c) Gestin y trmite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la

vinculacin a un trmite, la distribucin incluidas las actuaciones o
delegaciones, la descripcin (metadatos), la disponibilidad, recuperacin y
acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trmites
que surte el documento hasta la resolucin de los asuntos.

d) Organizacin. Conjunto de operaciones tcnicas para declarar el

documento en el sistema de gestin documental, clasificarlo, ubicarlo en el
nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para
transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la
estructura, la validacin del formato de generacin, la migracin, refreshing,
emulacin o conversin, los metadatos tcnicos de formato, los metadatos de
preservacin y los metadatos descriptivos.

f) Disposicin de documentos. Seleccin de los documentos en cualquier

etapa del archivo, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su
eliminacin, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin
documental o en las tablas de valoracin documental.

g) Preservacin a largo plazo. Conjunto de acciones y estndares aplicados a

los documentos durante su gestin para garantizar su preservacin en el
tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento.

h) Valoracin. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la

planificacin de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores
primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminacin o
conservacin temporal o definitiva).

CAPTULO II

El Programa de Gestin Documental

Artculo 10. Obligatoriedad del programa de gestin documental. Todas

las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestin Documental
(PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratgico
Institucional y del Plan de Accin Anual.

Artculo 11. Aprobacin del programa de gestin documental. El Programa

de Gestin Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comit de Desarrollo
Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o
el Comit Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La
implementacin y seguimiento del PGD es responsabilidad del rea de archivo
de la Entidad en coordinacin con la Oficina de Control Interno o quien haga
sus veces.

Los Consejos Territoriales de Archivos podrn realizar observaciones y solicitar

ajustes al Programa de Gestin Documental (PGD), cuando las entidades de
su jurisdiccin no cumplan con las normas del presente decreto y la
normatividad que sobre esta materia establezca el Archivo General de la
Nacin Jorge Palacios Preciado.

Artculo 12. Publicacin del programa de gestin documental. El Programa

de Gestin Documental (PGD) debe ser publicado en la pgina web de la
respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) das posteriores a su
aprobacin por parte del Comit de Desarrollo Administrativo de la Entidad en
las entidades del orden nacional o el Comit Interno de Archivos en las
entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de
Gobierno en Lnea.

Pargrafo. As mismo las entidades en sus programas de gestin documental

debern tener en cuenta la proteccin de la informacin y los datos personales
de conformidad con la Ley 1273 de 2009 y la Ley 1581 de 2012.

Pargrafo. El Archivo General de la Nacin en conjunto con el Ministerio de

Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, y la delegada de la
proteccin de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio debern
dar las directrices y las polticas para proteger la informacin y los datos
personales que reposan en bases de datos y documentos electrnicos en los
programas de gestin documental.

Artculo 13. Elementos del programa de gestin documental. El Programa

de Gestin Documental (PGD) debe obedecer a una estructura normalizada y
como mnimo los elementos que se presentan en el Anexo denominado
Programa de Gestin Documental que har parte integral de este decreto.

Pargrafo. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y cada

entidad podrn incluir los elementos adicionales que considere necesarios para
facilitar el desarrollo del programa de gestin documental.

Artculo 14. Plan de Capacitacin. Las entidades pblicas y las privadas que
cumplan funciones pblicas, debern incluir en sus planes anuales de
capacitacin los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo
del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad.

Artculo 15. Armonizacin con otros sistemas administrativos y de

gestin. El Programa de Gestin Documental (PGD) debe armonizarse con los
otros sistemas administrativos y de gestin establecidos por el gobierno
nacional o los que se establezcan en el futuro.

CAPTULO III

El Sistema de Gestin Documental

Artculo 16. Generalidades del sistema de gestin documental. Las

entidades pblicas deben contar con un sistema de gestin documental que
permita.

a) Organizar los documentos fsicos y electrnicos, incluyendo sus metadatos a

travs de cuadros de clasificacin documental.

b) Establecer plazos de conservacin y eliminacin para la informacin y los

documentos electrnicos de archivo en tablas de retencin documental (TRD) y
tablas de valoracin documental (TVD).

c) Ejecutar procesos de eliminacin parcial o completa de acuerdo con los

tiempos establecidos en las TRD o TVD.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la informacin
conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones

documentales, en series y subseries.

f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo

por parte de la ciudadana y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series

y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos
tecnolgicos utilizados para su creacin.

Artculo 17. Caractersticas de los sistemas de gestin documental. La

gestin adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las
funciones de las Entidades Pblicas, sus dependencias y funcionarios, as
como en la normalizacin de sus procesos, procedimientos y manuales
administrativos, de acuerdo con reglas especficas. Para lograr lo anterior es
necesario que los sistemas de gestin de documentos respondan mnimo a las
siguientes caractersticas.

a) Conformidad. Los sistemas de informacin, incluyendo los sistemas de

gestin de documentos electrnicos (SGDE), deben respaldar la gestin de la
informacin a partir de los procesos administrativos de las entidades.

b) Interoperabilidad. Los sistemas de gestin documental deben permitir la

interoperabilidad con los otros sistemas de informacin, a lo largo del tiempo,
basado en el principio de neutralidad tecnolgica, el uso de formatos abiertos y
estndares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o
instancias competentes.

c) Seguridad. Los sistemas de gestin documental deben mantener la

informacin administrativa en un entorno seguro.

d) Metadescripcin. Se debe procurar la generacin de metadatos

normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y
aplicativos.

e) Adicin de contenidos. El sistema de gestin documental debe permitir

que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de
metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los
documentos.

f) Diseo y funcionamiento. La creacin y captura de documentos en el

sistema debe ser de fcil manejo para los usuarios, hacindola tan simple
como sea posible.

g) Gestin Distribuida. Los sistemas de gestin documental deben ofrecer

capacidades para importar y exportar masivamente los documentos
(series, subseriesy expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros
sistemas de gestin documental).

h) Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestin de documentos

electrnicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad,
accesibilidad, interpretacin y comprensin de los documentos electrnicos en
su contexto original, as como su capacidad de ser procesados y reutilizados en
cualquier momento.

i) Neutralidad tecnolgica. El Estado garantizar la libre adopcin de

tecnologas, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de
los organismos internacionales competentes e idneos en la materia, que
permitan fomentar la eficiente prestacin de servicios, contenidos y
aplicaciones que usen Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y
garantizar la libre y leal competencia, y que su adopcin sea armnica con el
desarrollo ambiental sostenible.

Artculo 18. Preservacin de documentos en ambientes electrnicos. En

los sistemas de archivo electrnico implementados en las entidades pblicas,
se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la
conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos de archivo que de
acuerdo con las Tablas de Retencin Documental o las Tablas de Valoracin
Documental lo ameriten, as como su disponibilidad, legibilidad (visualizacin) e
interpretacin, independientemente de las tecnologas utilizadas en la creacin
y almacenamiento de los documentos.

Las medidas mnimas de conservacin preventiva y a largo plazo podrn estar

basadas en procesos como la migracin, la emulacin o el refreshing, o
cualquier otro proceso de reconocida capacidad tcnica que se genere en el
futuro.

Artculo 19. Criterios para la Seleccin de Sistemas de Gestin de

Documentos. La seleccin y adquisicin de sistemas de gestin de
documentos debe tener en cuenta adems de la normatividad que expida el
Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, las necesidades de la
Entidad, la estructura organizacional, el modelo de gestin documental y la
capacidad financiera y tecnolgica para su implementacin y mantenimiento.

El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado reglamentar, en

coordinacin con el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones, los requisitos funcionales y no funcionales mnimos que
deben tenerse en cuenta para desarrollar, seleccionar y adquirir sistemas de
gestin de documentos.

Artculo 20. Integridad de la informacin en los sistemas de gestin de

documentos. Los sistemas de gestin documental deben mantener el
contenido, la estructura, el contexto y el vnculo archivstico entre los
documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupacin y valor
como evidencia de las actuaciones de la Entidad.
Artculo 21. Interoperabilidad de los sistemas de gestin documental. El
Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones definirn los estndares y
protocolos que debern cumplir las entidades pblicas para la interconexin y
la interoperabilidad de los sistemas de informacin, de forma que se garantice
el flujo interno y externo de documentos.

CAPTULO IV

La Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo

Artculo 22. Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestin

de los documentos electrnicos. Es responsabilidad de las Entidades
Pblicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservacin, que
garanticen que los documentos electrnicos mantienen su valor de evidencia a
lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (hbridos), digitales
y electrnicos.

Pargrafo 1. Corresponder al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios

Preciado y al Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones, reglamentar los elementos esenciales de los documentos
electrnicos.

Pargrafo 2. Cuando el procedimiento administrativo y judicial se adelante

utilizando medios electrnicos, los documentos debern ser archivados en este
mismo medio.

Artculo 23. Caractersticas del documento electrnico de archivo. Los

documentos electrnicos dependen de su estructura lgica ms que de la
fsica. Los documentos generados y gestionados a travs de sistemas
electrnicos deben tener como mnimo las siguientes caractersticas.

a) Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los

cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y
controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser
consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interaccin
genere siempre el mismo resultado.

b) Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de

archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones,
a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su
creacin.

c) Vnculo archivstico. Los documentos de archivo estn vinculados entre s,

por razones de la procedencia, proceso, trmite o funcin y por lo tanto este
vnculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a travs de metadatos que
reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la
agrupacin documental a la que pertenece (serie, subserie o expediente).
d) Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la informacin conste por
escrito, ese requisito quedar satisfecho con un mensaje de datos, si la
informacin que este contiene es accesible para su posterior consulta.

Pargrafo. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y el

Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones definirn
las excepciones aplicables a este artculo cuando por razones de
obsolescencia tecnolgica no sea posible garantizarlas, sin afectar la
autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad de los
documentos.

Artculo 24. Requisitos para la presuncin de autenticidad de los

documentos electrnicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las
normas procesales se deben tener en cuenta adems los siguientes requisitos
en la gestin de documentos electrnicos de archivo, para asegurar en el
tiempo su presuncin de autenticidad.

a) Se debe expresar desde el momento de su creacin los atributos del

documento de archivo, tales como el trmite o asunto al que corresponde, las
nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a
cabo con el documento, la fecha de creacin, la fecha de transmisin, nivel de
acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificacin, transferencia y
disposicin.

b) Definicin de los procedimientos de proteccin para evitar la prdida o

corrupcin de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la
tecnologa.

c) Desde el contexto jurdico de acuerdo con lo sealado en el artculo 10 de la

Ley 527 de 1999, segn el cual en toda actuacin administrativa o judicial no se
negar eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo
de informacin en forma de un mensaje de datos.

d) Desde el contexto administrativo y documental segn las reglas a partir de

las cuales el documento de archivo es creado.

e) Formas documentales, autenticacin del documento de archivo y su

identificacin de autoridad.

f) Otra informacin de ayuda a la verificacin de autenticidad a travs de

metadatos.

g) Establecer procedimientos idneos para asegurar la cadena de preservacin

de los documentos electrnicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el
transcurso del tiempo.

Artculo 25. Requisitos para la Integridad de los Documentos

Electrnicos de Archivo. Los documentos deben permanecer completos y
protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versin o
cambio de un formato); as mismo se debe evitar su alteracin o eliminacin
por personas no autorizadas. En caso de requerirse un cambio a la estructura
del documento electrnico, por razones plenamente justificadas y por personal
debidamente autorizado, se debe dejar evidencia de dichos cambios en el
sistema de gestin documental y en el documento, a travs de metadatos.

Pargrafo. En el caso que se requiera para garantizar la autenticidad,

integridad y confidencialidad de la informacin, se podr utilizar firmas
electrnicas o digitales de acuerdo con lo sealado en las normas vigentes.

Artculo 26. Requisitos para la inalterabilidad de los Documentos

Electrnicos de Archivo. Se debe garantizar que un documento electrnico
generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de
todo su ciclo de vida, desde su produccin hasta su conservacin temporal o
definitiva, condicin que puede satisfacerse mediante la aplicacin de sistemas
de proteccin de la informacin, salvo las modificaciones realizadas a la
estructura del documento con fines de preservacin a largo plazo.

Pargrafo. La modificacin con fines de preservacin a largo plazo no se

considerar una alteracin del documento electrnico de archivo, siempre que
se haga de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la
Nacin Jorge Palacios Preciado y las normas procesales.

Artculo 27. Requisitos para la fiabilidad de los Documentos Electrnicos

de Archivo. Garantizan que el contenido de los documentos electrnicos de
archivo es una representacin completa, fiel y precisa de las operaciones, las
actividades o los hechos que testimonia y por lo tanto, su
carcter evidencialasegura que se puede recurrir a estos en el curso de
posteriores operaciones o actividades.

Artculo 28. Requisitos para la disponibilidad de los documentos

electrnicos de archivo. Los documentos electrnicos y la informacin en
ellos contenida, debe estar disponible en cualquier momento, mientras la
entidad est obligada a conservarla, de acuerdo con lo establecido en las
Tablas de Retencin Documental (TRD).

Pargrafo. Se deben establecer mecanismos tcnicos que aseguren que la

informacin se pueda consultar y estar disponible en el futuro,
independientemente del sistema que la produjo, su estructura o medio de
registro original.

Artculo 29. Requisitos para la preservacin y conservacin de los

documentos electrnicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las
normas procesales se deben tener en cuenta adems los siguientes requisitos
en la gestin de documentos electrnicos de archivo, para asegurar en el
tiempo la preservacin y la conservacin.

a) El documento electrnico de archivo debe estar relacionado con las

actividades que desarrolla la organizacin.
b) Se pueden conservar los documentos de archivo simultneamente en
formato anlogo y digital de acuerdo a criterios jurdicos, las necesidades de la
organizacin y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato.

c) El proceso de conservar documentos electrnicos de archivo se extiende a lo

largo de todo el ciclo de vida de los documentos.

d) Resguardar y mantener la accesibilidad de copias autnticas de documentos

de archivo digitales.

e) Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirn

durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservacin
entren en aplicacin.

f) La conservacin de los documentos electrnicos de archivo deben considerar

y atender los principios de preservacin en el tiempo, longevidad de los medios
de almacenamiento, valoracin, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se
encuentre en propiedad de los creadores o de las dependencias responsables
del archivo de la misma.

g) Teniendo en cuenta que el documento electrnico no es el mismo que era ni

antes de ser almacenado ni despus de su recuperacin, se debe asegurar que
cualquier accin que afecte al modo en que se presentan los documentos
proteja su integridad, a travs del respeto por la cadena de conservacin.

h) Proteger la informacin y los datos personales de conformidad con lo

sealado en la Ley 1273 de 2009 y Ley 1581 de 2012.

Artculo 30. Metadatos mnimos de los documentos electrnicos de

archivo. Los documentos electrnicos de archivo deben contener como
mnimo los siguientes metadatos.

I. De contenido:

a) Tipo de recurso de informacin.

b) Tipo documental.

c) Ttulo del documento.

d) Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que

proyect el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre
de la persona o sistema desde donde el documento es creado.

e) Clasificacin de acceso (nivel de acceso).

f) Fecha de creacin, transmisin y recepcin.

g) Folio (fsico o electrnico).

h) Tema o asunto administrativo al que se vincula (trmite).

i) Palabras clave.

II. De estructura:

a) Descripcin.

b) Formato.

c) Estado.

d) Proceso administrativo.

e) Unidad Administrativa responsable.

f) Perfil autorizado.

g) Ubicacin (en el sistema fsico y/o lgico).

h) Serie/subserie documental.

III. De contexto:

a) Jurdico-administrativo.

b) Documental.

c) De procedencia.

d) Procedimental.

e) Tecnolgico.

Pargrafo. Las entidades pblicas podrn, segn sus necesidades, agregar

otros tipos de metadatos, siempre que se garantice la preservacin de los
documentos y esto facilite su acceso, disponibilidad en el tiempo y
recuperacin.

Artculo 31. Uso de mecanismos de proteccin y autenticidad de los

Documentos Electrnicos de Archivo. Los sistemas de gestin de
documentos electrnicos deben permitir que los documentos sean gestionados
aun cuando hayan sido creados con medidas de proteccin como firmas
digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrnicas y
cualquier otro procedimiento informtico que se creen en el futuro.

Pargrafo. Si los documentos electrnicos han sido encriptados durante su

transmisin, no deben ser almacenados con dicha proteccin, la cual debe ser
retirada (desencriptados) al momento de transferirlos para su conservacin
definitiva, en repositorios de archivos electrnicos. Se debe atestiguar mediante
metadatos, los procesos de encriptacin y descifrado utilizado, con miras a
garantizar la autenticidad del documento.

Artculo 32. Neutralidad tecnolgica. En la gestin de documentos

electrnicos as como en los sistemas de gestin documental se deben utilizar
estndares abiertos que no dependan de una tecnologa en particular.

Pargrafo. Las entidades pblicas deben adoptar medidas en contra de la

obsolescencia de hardware y software, que eviten afectar la preservacin,
acceso, consulta y disponibilidad de los documentos electrnicos de archivo a
lo largo del tiempo.

Artculo 33. Del expediente electrnico. El Archivo General de la

Nacin Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones, establecer los lineamientos generales que
deben regular el expediente electrnico como unidad mnima del archivo
electrnico documental en las diferentes entidades del Estado, de conformidad
con lo establecido en Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo y en el Cdigo nico General del Proceso.

Pargrafo 1. El expediente debe reflejar la secuencia de las diligencias

realizadas dentro de una misma actuacin o trmite.

Pargrafo 2. Se debern adoptar mecanismos tecnolgicos adecuados para

cumplir con el proceso de foliado del expediente electrnico de conformidad
con lo establecido en el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo, la Ley General de Archivos y dems normas
reglamentarias.

Artculo 34. Sobre la administracin y transferencia de Archivos

Electrnicos. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y el
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones,
establecern las directrices para entregar las transferencias de archivos
electrnicos de valor histrico de las entidades de orden nacional,
departamental, municipal y distrital al Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado y a los Archivos Generales Territoriales.

Pargrafo. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios

Preciado establecer los requisitos de archivo y conservacin en medios
electrnicos de los documentos y expedientes de archivo, que se hayan
gestionado utilizando dichos medios, as como los requisitos para la
transferencia primaria y secundaria.

CAPTULO V

Articulacin con otros Organismos y Entidades del Estado

Artculo 35. Responsabilidad de otras entidades pblicas en el desarrollo

de las normas sobre la gestin de documentos. Es responsabilidad de las
Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer
normas para la formulacin, implementacin y evaluacin del Programa de
Gestin Documental de las entidades privadas bajo su inspeccin y vigilancia,
de conformidad con lo establecido en el presente decreto, la Ley General de
Archivos y dems normas reglamentarias.

Artculo 36. Coordinacin con otras entidades del orden nacional. El

Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado coordinar con los
Ministerios y las Superintendencias el desarrollo de la normatividad que en
materia de gestin documental deba expedirse para las entidades privadas
bajo el control y vigilancia de dichas autoridades nacionales.

Artculo 37. Inspeccin y vigilancia. El Archivo General de la Nacin Jorge

Palacios Preciado, cuando as lo considere, realizar inspeccin sobre la
implementacin y funcionamiento de los programas de gestin documental de
las diferentes entidades pblicas, privadas que cumplen funciones pblicas y
en los archivos que tengan documentos declarados Bienes de Inters Cultural
(BIC), o sean de inters pblico.

Artculo 38. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de su publicacin y el

Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado podr complementarlo
con acuerdos, guas e instrumentos que faciliten su aplicacin.

Publquese y cmplase.

Dado en Bogot, D.C., a 14 de diciembre de 2012.

JUAN MANUEL SANTOS CALDERN

La Ministra de Cultura,

Mariana Garcs Crdoba.

La Viceministra (e) de las Funciones del Despacho del Ministro de

Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones,

Mara Carolina Hoyos Turbay.

ANEXO

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL (PGD)

I. Cartula

Descripcin de los datos generales de la entidad, incorporando los requisitos

del Sistema de Gestin de Calidad de la entidad, para el control de los
documentos.

a) Nombre de la Entidad.
b) Fecha de Aprobacin.

c) Fecha de Vigencia.

d) Instancia de aprobacin.

e) Denominacin de la autoridad archivstica institucional (dependencia).

f) Versin del documento.

g) Responsables de su elaboracin.

II. Cuerpo o Contenido

Enmarca las estrategias para la adopcin de polticas, procedimientos y

prcticas, en el diseo y en la ejecucin del programa, de manera que cumpla
las expectativas de la organizacin y sean conformes con la legislacin
colombiana y los entornos propios de la entidad.

1. Aspectos Generales

Requiere que las entidades realicen una revisin interna general con la
finalidad de conocer qu hace la entidad y cmo lo hace, y establece un
modelo conceptual que sirva de base, sealando la relacin que media entre
los documentos y las actividades de la entidad.

a) Introduccin.

b) Alcance (de acuerdo con el Plan Estratgico Institucional y Plan de Accin

Anual).

c) Pblico al cual est dirigido.

d) Requerimientos para el desarrollo del PGD.

1. Normativos.

2. Econmicos.

3. Administrativos.

4. Tecnolgicos.

2. Lineamientos para los procesos de la Gestin Documental

Se refieren a orientaciones de carcter administrativo, tecnolgico, econmico,

corporativo o normativo, que las entidades deben formular para lograr que los
procesos de la gestin documental se desarrollen acorde con los 15 principios
del proceso de gestin documental de este decreto.
a) Planeacin.

b) Produccin.

c) Gestin y trmite.

d) Organizacin.

e) Transferencia.

f) Disposicin de documentos.

g) Preservacin a largo plazo.

h) Valoracin.

3. Fases de Implementacin del PGD

Las fases de implementar el PGD deben estar incluidas en el Plan Estratgico

Institucional y Plan de Accin Anual, con las siguientes orientaciones:

a) Debe estar alineado con los objetivos estratgicos.

b) Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo.

c) Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los
objetivos definidos.

d) Articulacin con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo, con la

normatividad de cada sector (salud, educacin, etc.).

4. Programas especficos

Permitirn lograr las metas y objetivos haciendo la distribucin correspondiente

a cada programa, asegurar que la entidad cuente con la documentacin
necesaria, se busca evidenciar su actuacin, permitiendo cumplir con la poltica
de Desarrollo Administrativo de Eficiencia Administrativa considerando la
identificacin, racionalizacin, simplificacin y automatizacin de los trmites,
los procesos, procedimientos y mejorando los sistemas de organizacin y
recuperacin, garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los
documentos a largo plazo.

a) Programa de normalizacin de formas y formularios electrnicos.

b) Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo

operativo de la entidad en caso de emergencia).

c) Programa de gestin de documentos electrnicos.

d) Programa de archivos descentralizados (incluye tercerizacin de la custodia
o la administracin).

e) Programa de reprografa (incluye los sistemas de fotocopiado, impresin,

digitalizacin y microfilmacin).

f) Programa de documentos especiales (grficos, sonoros, audiovisuales,

orales, de comunidades indgenas o afrodescendientes, etc.).

g) Plan Institucional de Capacitacin.

h) Programa de auditora y control.

5. Armonizacin con el Modelo Estndar de Control Interno (MECI)

6. Armonizacin con el Sistema de Gestin de la Calidad -NTCGP1000

III. Anexos

a) Diagnstico de gestin documental.

b) Cronograma de implementacin del PGD.

c) Mapa de procesos de la entidad.

d) Presupuesto anual para la implementacin del PGD.

NOTA: Publicado en el Diario Oficial 48647 de diciembre 17 de

2012.