PROCESO

Un proceso es una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de
permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados.

PROCEDIMIENTO

Un procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o

proceso.

Ejemplo de Ficha tcnica de proceso:

Organizacin FICHA TCNICA DE PROCESO CDIGO

PROCESO: RESPONSABLE:

MISIN: DOCUMENTACIN:

Empieza:
ALCANCE

Incluye:
Termina:
ENTRADAS:

PROVEEDORES:

SALIDAS:

CLIENTES:
INSPECCIONES: REGISTROS:

VARIABLES DE CONTROL: INDICADORES:

Proceso: es el nombre del proceso que est siendo caracterizado

Responsable o propietario del proceso: la institucin, cargo o funcin a la que se le
asigna la responsabilidad del proceso y, en concreto, de que ste obtenga los
resultados esperados (objetivos). Es necesario que tenga capacidad de actuacin y
debe liderar el proceso para implicar y movilizar a los actores que intervienen.

Misin u objeto: es el propsito del proceso. Responde a la pregunta de cul es la

razn de ser del proceso? Para qu existe el proceso? La misin u objeto debe
inspirar los indicadores y la tipologa de resultados que interesa conocer.

Documentacin/Registros: documentos y registros vinculados al proceso. En

concreto, los registros permiten evidenciar la conformidad del proceso y de los
productos o servicios con los requisitos.

Alcance del proceso: pretende establecer la primera actividad (Inicio) y la ltima

actividad (Fin) del proceso, para tener nocin de la extensin de las actividades en la
propia ficha.

Entradas: Son los insumos del proceso. Pueden ser fsicos, humanos o documentales.

Salidas: Resultados del proceso. Son fsicos, documentales o acciones.

Proveedores: Son quienes proveen las entradas (son externos o internos).

Clientes: Son los que reciben las salidas (son externos o internos).

Inspecciones: Se refieren a las inspecciones sistemticas que se hacen en el mbito

del proceso con fines de control sobre ste. Pueden ser inspecciones finales o
inspecciones en el propio proceso.

Variables de control: Parmetros sobre los que se tiene capacidad de actuacin

dentro del mbito del proceso (es decir, que el propietario o los actores del proceso
pueden modificar) y que pueden alterar el funcionamiento o comportamiento del
proceso, y por tanto, de los indicadores establecidos. Permiten conocer a priori dnde
se puede manipular, en el proceso, para controlarlo.

Indicadores: Son los indicadores que permiten hacer una medicin y seguimiento de
cmo el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misin. Permiten conocer la
evolucin y las tendencias del proceso, as como planificar los valores deseados para
estos.
 INDICADORES

Un indicador es un soporte de informacin (habitualmente expresin numrica)

que representa una magnitud, de manera que, a travs del anlisis de ste, se
permite la toma de decisiones sobre los parmetros de actuacin (variables de
control) asociados.

Pasos generales para el establecimiento de indicadores de un proceso

1. Reflexionar sobre la misin del proceso.

2. Determinar la tipologa de resultados por obtener y las magnitudes por
medir.
3. Determinar los indicadores representativos de las magnitudes por medir.
4. Establecer los resultados que se desean alcanzar para cada indicador
definido.
5. Formalizar los indicadores con los resultados que se desean alcanzar
(objetivos).

Ejemplo de ficha tcnica de indicador

ORGANIZACIN FICHA TCNICA DE INDICADOR CDIGO

Cdigo del proceso

INDICADOR: Nombre del indicador PROCESO: relacionado

Resultado(s) que se desea(n) alcanzar y que servir(n)

RESULTADO PLANIFICADO:
como referencia para evaluar el indicador

Es la manera cuantitativa en que se medir(n) el (los)

FORMA DE CLCULO:
resultado(s).

Son todos aquellos registros o documentos que aporten

FUENTES DE INFORMACIN:
informacin para medir los procesos (resultados).

Tipos de grficas o herramientas estadsticas empleadas

SEGUIMIENTO Y PRESENTACIN:
para dar seguimiento a los procesos (resultados).

Aqu se deber colocar la grfica o cualquiera que fuere la herramienta utilizada que presente los
resultados de la medicin de los procesos histricamente.
 DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO

Nombre Smbolo Significado

Inicio o fin del procedimiento. Se escribe INICIO o FIN

Terminal
en mayscula sostenida dentro de la figura

Describe la accin o actividad que debe desarrollarse,

Actividad u para la ejecucin, transformacin de recursos,
Operacin informacin o bienes.
Su descripcin debe iniciar con un verbo en infinitivo

Representa cualquier tipo de documento electrnico o

Documento
fsico que se utilice en el procedimiento,

Indica un punto dentro del flujo en que son posibles

Decisin o caminos alternativos, dependiendo de una condicin
Alternativa dada. Siempre se debe formular a manera de pregunta.
Ejemplo, Los documentos estn completos?
Representa una conexin o enlace de un paso del
procedimiento con otro dentro de la misma pgina. El
Conector interno o
smbolo lleva inserto una letra mayscula. El paso al que
de rutina
se conecta lleva este smbolo tambin con la misma
letra, por continuidad.
Representa una conexin o enlace de un paso del final
Conector externo o de pgina con otro paso en el inicio de la pgina
de pgina siguiente, donde contina el flujograma. El smbolo lleva
inserta un nmero.
Conecta los smbolos sealando el orden en que se
Flujo de
deben ejecutar los distintos pasos; y se define, de esta
actividades
manera, la secuencia del proceso.
Representa grficamente toda la documentacin que
Archivo de
interviene en el proceso y es remitida en medio fsico o
documentos
electrnico al archivo.