Tms Manual Usuario Rol Radicador

GUIA DE USUARIO ROL RADICADOR WEB
TMS CORPORATION S.A.S. /Ministerio de Educacin Nacional -

MEN
Versin 1.0
Elaborado Por: Edna Rocio Muoz Murcia Grupo de arquitectura

GUA DE USUARIO - ROL RADICADOR WEB
Ttulo: MANUAL DE USUARIO ROL RADICADOR WEB
Fecha elaboracin: 20-06-2014
Dependencia: Mtodos, procesos y calidad
Versin: 1.0 Estado: Definitiva
Edna Rocio Muoz M.

Autor (es): Ingeniera de arquitectura
TMS S.A.S.
Nombre
Revis: Cargo
Empresa
Nombre
Aprob: Cargo
Empresa
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ADMINISTRACIN DE VERSIONES
PROCESO /
VERSIN FECHA AUTOR
MODIFICACIN
Versin inicial del

1.0 11/04/2014 Edna Rocio Muoz M.
documento
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TABLA DE CONTENIDO
1 INTRODUCCIN ............................................................................................................8
2. INGRESO AL SISTEMA..........................................................................................................9
2.1. PANTALLA Y RUTA DE ACCESO............................................................................................9
2.2. REGISTRO DE USUARIOS ...................................................................................................10
2.3. CAMBIAR CONTRASEA ....................................................................................................17
2.4. RECORDAR CONTRASEA .................................................................................................18
3. FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA ........................................................................21
3.1. USO Y SIGNIFICADO DE ICONOS Y BOTONES ......................................................................22
3.2. DESCRIPCIN DEL MEN DE USUARIO................................................................27
3.3. ACTUALIZAR DATOS .........................................................................................................27
3.4. MIS ASIGNADOS ................................................................................................................27
3.5. MIS ORIGINADOS ..............................................................................................................28
3.6. MEN CREAR ....................................................................................................................28
3.7. MEN CONSULTAR............................................................................................................29
3.8. SALIR ................................................................................................................................30
4. SOLICITUD DE CONVALIDACIONES....................................................................................31
4.1. CONVALIDACIN DE TTULO BACHILLER .........................................................................31
4.2. CONVALIDACIN DE ESTUDIOS PARCIALES ......................................................................39
4.3. REQUERIMIENTO AL SOLICITANTE...................................................................................50
5. DESCARGA DE OFICIOS O CERTIFICADOS EXPEDIDOS ......................................................54
6. GLOSARIO DE TRMINOS ..................................................................................................56
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TABLA DE FIGURAS
Figura 1 Pgina principal de inicio del sistema ................................................................................................... 9
Figura 2 Pantalla inicial .................................................................................................................................... 10
Figura 3 Datos de login ..................................................................................................................................... 11
Figura 4 Bloque datos personales ..................................................................................................................... 11
Figura 5 Bsqueda por filtro ............................................................................................................................. 12
Figura 6 Bloque datos de ubicacin. ................................................................................................................. 12
Figura 7 Error campos obligatorios .................................................................................................................. 13
Figura 8 Validacin captcha ............................................................................................................................. 13
Figura 9 Ventana de error ................................................................................................................................ 14
Figura 10 Error de captcha ............................................................................................................................... 14
Figura 11 Confirmacin de registro .................................................................................................................. 15
Figura 12 Notificacin de registro ................................................................................................................... 15
Figura 13 Confirmacin de activacin .............................................................................................................. 16
Figura 14 Error de usuario inactivo .................................................................................................................. 16
Figura 15 Cambio de contrasea ...................................................................................................................... 17
Figura 16 Formulario de cambio....................................................................................................................... 17
Figura 17 Olvid su contrasea ........................................................................................................................ 18
Figura 18 Ingreso del usuario ........................................................................................................................... 18
Figura 19 Confirmacin de envo ...................................................................................................................... 18
Figura 20 Mensaje contrasea temporal.......................................................................................................... 19
Figura 21 Proceso cambio de contrasea ......................................................................................................... 19
Figura 22 Pantalla principal de navegacin ..................................................................................................... 21
Figura 23 Top o encabezado ............................................................................................................................. 21
Figura 24 Men del usuario .............................................................................................................................. 22
Figura 25 Escritorio de trabajo ......................................................................................................................... 22
Figura 26 Men actualizacin de datos ............................................................................................................ 27
Figura 27 Mis asignados ................................................................................................................................... 27
Figura 28 Mis originados .................................................................................................................................. 28
Figura 29 Resultados de mis originados ........................................................................................................... 28
Figura 30 Crear solicitudes ............................................................................................................................... 28
Figura 31 Consultar .......................................................................................................................................... 29
Figura 32 Filtro consultar documentos en borrador ...................................................................................... 29
Figura 33 Filtro Solicitud de bsqueda avanzada .......................................................................................... 30
Figura 34 Salir del sistema ................................................................................................................................ 30
Figura 35 Salida del sistema ............................................................................................................................. 30
Figura 36 Opcin solicitud de convalidacin ttulo bachiller ............................................................................ 31
Figura 37 Trminos y condiciones ..................................................................................................................... 31
Figura 38 Informacin al no aceptar los trminos y condiciones ..................................................................... 32
Figura 39 Formulario de radicacin .................................................................................................................. 32
Figura 40 Bloque datos radicacin ................................................................................................................... 33
Figura 41 Bloque datos del convalidante.......................................................................................................... 33
Figura 42 Bloque datos del usuario solicitante ................................................................................................. 33
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Figura 43 Bloque informacin del ttulo ........................................................................................................... 34

Figura 44 Bloque informacin de la entidad educativa .................................................................................... 34
Figura 45 Ventana resultado de la bsqueda ................................................................................................... 34
Figura 46 Opcin de encontr la entidad educativa ......................................................................................... 35
Figura 47 Informacin de la entidad educativa no encontrada........................................................................ 35
Figura 48 Bloque de anexos .............................................................................................................................. 36
Figura 49 Opciones de edicin y radicacin ...................................................................................................... 36
Figura 50 Informacin de la radicacin ............................................................................................................ 36
Figura 51 Solicitud radicada ............................................................................................................................. 37
Figura 52 Confirmacin correo electrnico....................................................................................................... 38
Figura 53 Opcin solicitud de convalidacin estudios parciales ....................................................................... 39
Figura 54 Trminos y condiciones ..................................................................................................................... 39
Figura 55 Informacin por no aceptar los trminos y condiciones ................................................................... 40
Figura 56 Formulario de radicacin estudios parciales .................................................................................... 40
Figura 57 Bloque datos radicacin ................................................................................................................... 41
Figura 58 Bloque datos del convalidante.......................................................................................................... 41
Figura 59 Bloque datos del usuario solicitante ................................................................................................. 41
Figura 60 Bloque informacin de estudios en el exterior ................................................................................. 42
Figura 61 Bloques informacin de estudios en el exterior ............................................................................... 42
Figura 62 Ventana resultado de la bsqueda ................................................................................................... 43
Figura 63 Informacin de no encontrada ......................................................................................................... 43
Figura 64 Institucin no encontrada ................................................................................................................. 43
Figura 66 Bloque adicional ............................................................................................................................... 44
Figura 67 Bloque adicional informacin de la entidad ..................................................................................... 44
Figura 68 Bloque estudios en Colombia............................................................................................................ 45
Figura 69 Ventana institucin no encontrada .................................................................................................. 45
Figura 70 Informacin no encontrada .............................................................................................................. 45
Figura 72 Bloque para ingresar la informacin ................................................................................................ 46
Figura 73 Bloque de anexos .............................................................................................................................. 46
Figura 74 Opciones de edicin y radicacin ...................................................................................................... 47
Figura 75 Informacin de la radicacin ............................................................................................................ 47
Figura 76 Solicitud radicada ............................................................................................................................. 48
Figura 77 Confirmacin correo electrnico....................................................................................................... 49
Figura 78 Mensaje de asignacin de tarea ....................................................................................................... 50
Figura 79 Mis asignados ................................................................................................................................... 51
Figura 80 Tareas asignadas .............................................................................................................................. 51
Figura 81 Formulario de documentos adicionales ............................................................................................ 52
Figura 82 Opcin de radicar y cerrar ................................................................................................................ 52
Figura 83 Opcin finalizar tarea ....................................................................................................................... 52
Figura 84 Confirmacin de cierre...................................................................................................................... 53
Figura 85 Notificacin del cierre de la solicitud ................................................................................................ 54
Figura 86 Consultar certificados ....................................................................................................................... 54
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Figura 87 Consulta solicitud de certificado ....................................................................................................... 55

Figura 88 Certificado generado ........................................................................................................................ 55
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1 INTRODUCCIN
NOTA PRELIMINAR: El trmino USUARIO se utiliza en un sentido tcnico

para definir a la persona sentada al frente del PC. USUARIO se utiliza sin
diferenciar el gnero de aquella persona utilizando los recursos y el
software instalado.
Con este manual el usuario tendr la capacidad de desarrollar las

funciones bsicas de ingreso y consulta sobre la aplicacin actualizada,
de igual forma, se describen de forma detallada las funcionalidades del
sistema.
Esta gua se dirige a los ciudadanos, quienes interactan como usuarios

radicadores que van a realizar el trmite en lnea. La finalidad de este
manual de usuario es explicar cmo proceder en cada etapa del
procedimiento general para que un ciudadano se registre en el sistema, y
pueda sus solicitudes de convalidacin, como puede consultar los
documentos generados y validar el estado de las solicitudes realizadas. Al
final del documento el usuario podr consultar el glosario de trminos, en
donde podr encontrar el significado de algunas expresiones utilizadas en
el sistema.
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2. INGRESO AL SISTEMA
2.1. PANTALLA Y RUTA DE ACCESO
Para ingresar al sistema el usuario debe digitar en su navegador

predeterminado la siguiente direccin o URL:
https://vumen.mineducacion.gov.co/menconv
A continuacin el usuario podr visualizar una ventana o pestaa como

la que se muestra a continuacin:
Figura 1 Pgina principal de inicio del sistema
Esta ser la pgina principal de inicio al sistema, en donde el usuario podr

registrarse o iniciar sesin segn sea el caso.
Es importante tener en cuenta que debe acceder preferiblemente desde Internet
Explorer 10, para garantizar un normal y correcto funcionamiento de la aplicacin.
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2.2. REGISTRO DE USUARIOS
Estando en la ventana principal de inicio al sistema, el usuario para

registrarse debe hacer clic en el link Aqu como se muestra a
continuacin:
Figura 2 Pantalla inicial
Automticamente el sistema lo re direccionar al formato de registro,

en el primer bloque Datos de login, debe ingresar como Id de usuario
su nmero de identificacin, s su documento es diferente a la cdula de
ciudadana, por favor primero seleccione el tipo de identificacin para
que al momento de ingresar su nmero de identificacin el sistema le
permita ingresar letras. (Ver Figura 3). Debe ingresar una clave de
mnimo 6 dgitos, puede ser numrica, alfanumrica, puede contener
caracteres especiales (&.,$%#) y debe confirmarla. El sistema realizar
la autenticidad de los datos ingresados y validar si ya se encuentran
registrado o son errneos.
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Figura 3 Datos de login
Tenga en cuenta que solo podr ingresar al sistema con el id de usuario

y clave, s usted anteriormente se haba registrado y no recuerda su
clave, por favor utilice la opcin de Recordar su contrasea.
El segundo bloque Datos personales, debe ingresar sus nombres,

apellidos y seleccionar su gnero. No es necesario ingresar nuevamente
el nmero de identificacin ya que es el mismo del id de usuario.
Adicionalmente debe seleccionar el pas, departamento y ciudad donde
fue expedido su documento de identidad.
Figura 4 Bloque datos personales
Los mens desplegables le permiten realizar una bsqueda ms

especfica al momento de ingresar la descripcin total o parcial de la
bsqueda.
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Figura 5 Bsqueda por filtro
El tercer bloque Datos de ubicacin, el usuario debe ingresar su

direccin, telfono o nmero de celular, pas, departamento, ciudad,
tambin una cuenta de correo electrnico o email y debe confrmala,
seor usuario s usted digito su correo en mayscula tambin debe
confirmarlo en mayscula. Tenga en cuenta que el correo electrnico
debe estar activo ya que al momento de registrarse deber activar su
usuario por medio de ella, adicionalmente el sistema le estar enviando
notificaciones e informacin de su proceso de convalidacin.
Figura 6 Bloque datos de ubicacin.
En el formulario de registro tiene por defecto campos obligatorios los

cuales estn referenciados por un asterisco (*) de color rojo, s usted no
registra los datos completos, el sistema arrojar una ventana
advertencia informando sobre el error.
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Figura 7 Error campos obligatorios
Al final del formulario el sistema le solicita digitar una serie de caracteres

llamados CAPTCHA (Ver glosario), en donde realizar la validacin del
registro como se puede ver a continuacin:
Figura 8 Validacin captcha
S la imagen no es legible y desea cambiar los caracteres, debe hacer

clic en la opcin recargar imagen y as el sistema refrescar la imagen.
En el caso de ingresar los caractres mal, el sistema le mostrar un
mensaje de advertencia informando el error.
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Figura 9 Ventana de error
Para ver los detalles del error, haga clic en el botn detalle. Como lo
indica la imagen y por seguridad debe ingresar nuevamente su correo
electrnico y su clave.
Figura 10 Error de captcha
Despus de digitar el captcha correctamente, el usuario debe hacer clic

en el botn de Registrar para finalizar el proceso, a continuacin se
podr visualizar una ventana confirmando al accin realizada.
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Figura 11 Confirmacin de registro
Al finalizar su registro, el sistema le enviar un mensaje a la cuenta de

correo electrnico, en donde deber hacer clic en el link Aqu para
activar su usuario.
Figura 12 Notificacin de registro
A continuacin el sistema abrir una ventana o pestaa en su navegador en donde

le confirmar la activacin del usuario y s lo desea podr ingresar al sistema.
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Figura 13 Confirmacin de activacin
Seor usuario s usted no activa su usuario, al intentar ingresar al sistema le

aparecer el siguiente mensaje.
Figura 14 Error de usuario inactivo
S despus de realizar este proceso tiene inconvenientes para

ingresar al sistema, comunquese con el Ministerio de Educacin
Nacional al 4890400 en Bogot y para el resto del pas al 01-
8000-510258.
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2.3. CAMBIAR CONTRASEA
Seor usuario s usted desea cambiar su contrasea, puede hacer clic

en el link Cambie su contrasea en la ventana principal de inicio al
sistema.
Figura 15 Cambio de contrasea
El sistema le permite visualizar un formulario en donde debe ingresar la

contrasea actual, la nueva la contrasea y la confirmacin de la misma,
despus de ingresar los datos para guardar los cambios se debe hacer
clic en el botn Cambiar.
Figura 16 Formulario de cambio
Una vez realizado este procedimiento puede ingresar al sistema con la

nueva contrasea.
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2.4. RECORDAR CONTRASEA
S olvido su contrasea de ingreso al sistema, puede realizar el proceso

de recordarla haciendo clic en la opcin Haga clic aqu desde la ventana
principal de inicio al sistema.
Figura 17 Olvid su contrasea
Al hacer clic en el enlace, el sistema le solicita como dato de validacin el

usuario registrado (nmero de identificacin). Al hacer clic en el botn
Recordar, el sistema enva una contrasea temporal generada a la
cuenta de correo electrnico registrada por el usuario.
Figura 18 Ingreso del usuario
Figura 19 Confirmacin de envo
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Figura 20 Mensaje contrasea temporal
Teniendo la contrasea temporal asignada, ahora usted puede ingresar

al sistema; automticamente le solicitar cambiar su contrasea por
seguridad. Una vez realizado este procedimiento puede ingresar al
sistema con la nueva contrasea.
Figura 21 Proceso cambio de contrasea
S despus de realizar este proceso tiene inconvenientes para

ingresar al sistema, comunquese con el Ministerio de Educacin
Nacional al 4890400 en Bogot y para el resto del pas al 01-
8000-510258.
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3. FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA
El sistema general de convalidaciones le permite radicar su solicitud de

convalidacin y descargar los certificados u oficios generados por el
Ministerio de Educacin Nacional (MEN) en respuesta a su solicitud. Al
ingresar al sistema, esta es la pantalla de navegacin:
Figura 22 Pantalla principal de navegacin
Teniendo en cuenta la figura (22) muestra los elementos generales de la

interfaz de usuario, la cual dependiendo el rol o perfil de usuario asignado,
le permitir visualizar las opciones de gestin; a continuacin se describen
los elementos de dicha interfaz:
TOP o ENCABEZADO: Este hace referencia al logo de la empresa y permite

ubicar al usuario con el nombre del sistema
Figura 23 Top o encabezado
Barra de mens: De acuerdo con el rol o perfil del usuario, podr visualizar
las diferentes opciones de navegacin o consulta:
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Figura 24 Men del usuario
Escritorio de trabajo: En este el usuario puede visualizar las tareas que

tiene asignadas por etapas o procesos.
Figura 25 Escritorio de trabajo
3.1. USO Y SIGNIFICADO DE ICONOS Y BOTONES
Asterisco color rojo: Este smbolo hace referencia a los campos

obligatorios en donde el sistema no permitir continuar el proceso
si el campo que acompaa al asterisco no est diligenciado.
Semforos: Por medio de estos iconos el usuario puede identificar
el estado de las solicitudes. A continuacin se explica la
funcionalidad de cada uno:
Verde: Solicitudes que se encuentran dentro del tiempo

estipulado para su gestin.
Amarillo: Solicitudes que se encuentran en el lmite del tiempo

estipulado para su gestin.
Rojo: Solicitudes que superaron el tiempo estipulado para su

gestin.
Azul: Totaliza las solicitudes independientemente del plazo o

tiempo estipulado para su gestin.
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Le permite al usuario adjuntar archivos o documentos en

los formularios de los procesos.
Permite cancelar la firma de un documento.
Permite guardar en el sistema la informacin registrada

sin necesariamente radicar o cerrar la etapa o proceso.
Permite registrar la informacin y continuar con el

proceso.
Permite configurar o modificar las propiedades de

impresin.
Imprime el formulario deseado.
Permite modificar o cambiar datos en los documentos

registrados en el sistema.
Borra temporalmente el formato de la etapa o proceso,

pero no lo elimina del sistema.
Lupa: Consulta y valida los datos almacenados en la base de
datos. Este icono permite realizar una bsqueda ms especfica al
momento de ingresar la descripcin total o parcial del campo.
Despus de haber hecho clic en la lupa despliega una ventana
externa en donde el usuario podr seleccionar la opcin deseada,
como se muestra a continuacin.
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Insertar bloques de datos: Cuando el usuario est

ingresando informacin y excede el tamao del espacio de los
campos, este icono le permite duplicar el campo y seguir
registrando la informacin deseada.
Eliminar bloques: Si le usuario no desea ingresar ms

informacin y sobran bloques, al hacer clic en este icono borrar los
bloques que no se utilizaran.
Men desplegable: Permite seleccionar de la lista la opcin
deseada.
Adjuntar : Desde este icono permite anexar los documentos
solicitados o deseados.
Digitalizar: El usuario puede digitalizar o escanear los
documentos requeridos, le permite seleccionar el scanner y el
formato que tendr la imagen.
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Vista preliminar: Permite ver el documento adjuntado.
Eliminar: Quita o elimina el archivo anexado o bloque

agregado.
Calendario: Permite seleccionar la fecha exacta requerida en

los formularios o para realizar la bsqueda de algn proceso o etapa
como se muestra a continuacin.
Consultar: Permite realizar la bsqueda o consulta de la

informacin deseada.
Ver documento: Se puede visualizar la solicitud o documento

registrado en el sistema.
Ver expediente : Permite ver la gestin del proceso, como se

puede ver a continuacin:
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Ver flujo: Permite ver la gestin del proceso.
Documento etapa: Le permite visualizar al usuario el

documento por gestionar, dependiendo de la etapa o proceso.
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3.2. DESCRIPCIN DEL MEN DE USUARIO
A continuacin se explica la funcionalidad de las opciones de la barra del

men que tiene el usuario activo en el sistema.
3.3. ACTUALIZAR DATOS
Este es el primer elemento del men, le permite al usuario actualizar o

cambiar la informacin que guardo al momento de registrarse en el
sistema.
Figura 26 Men actualizacin de datos
Al guardar los cambios realizados, el sistema lo direcciona al escritorio

de trabajo (Ver figura 27).
3.4. MIS ASIGNADOS
Permite validar si el usuario tiene tareas asignadas, cules son y el detalle

de las mismas.
Figura 27 Mis asignados
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3.5. MIS ORIGINADOS
Este men le permite al usuario acceder al histrico de las solicitudes que

ha radicado en el sistema que se encuentran abiertas:
Figura 28 Mis originados
Despus de hacer clic en este men le sistema muestra la siguiente

informacin:
Figura 29 Resultados de mis originados
3.6. MEN CREAR
Este men le permite al usuario seleccionar dos opciones para la gestin

y radicacin del proyecto.
Figura 30 Crear solicitudes
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Solicitud de convalidacin ttulo de bachiller: Este formulario le

permite realizar la solicitud de convalidacin de ttulo de bachiller.
Solicitud de convalidacin de estudios parciales: Este formulario le

permite solicitar las convalidaciones de diferentes grados cursados.
3.7. MEN CONSULTAR
Este men le permite acceder a todas las consultas configuradas y a las

cuales el usuario tiene permisos de visualizacin:
Figura 31 Consultar
A continuacin se describe las opciones de consultar:
Certificaciones: Desde esta consulta usted puede descargar las

certificaciones u oficios generados por el MEN al finalizar su proceso
de convalidacin.
Documentos en borrador: Desde esta opcin le permite al usuario
ver los documentos que ha guardado sin radicar.
Figura 32 Filtro consultar documentos en borrador
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Solicitud de bsqueda avanzada web: Usted puede verificar el

detalle de sus solicitudes radicadas y el estado en que se
encuentran.
Figura 33 Filtro Solicitud de bsqueda avanzada
3.8. SALIR
Le permite al usuario cerrar sesin y salir del sistema.
Figura 34 Salir del sistema
Al hacer clic en la boton login, le permite ingresar de nuevo al sistema

(Ver figura 1), y la opcin de cerrar, sale totalmente del sistema y cierra
la ventana del navegador.
Figura 35 Salida del sistema
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4. SOLICITUD DE CONVALIDACIONES
El sistema general de convalidaciones le permite radicar sus solicitudes

de convalidacin y descargar las certificaciones u oficios generados por el
Ministerio de Educacin Nacional (MEN) en respuesta a sus solicitudes.
4.1. CONVALIDACIN DE TTULO BACHILLER
S usted desea radicar su solicitud de convalidacin debe seleccionar las

siguientes opciones para realizarlo.
Men de usuario: Crear Solicitud de convalidacin ttulo de

bachiller
Figura 36 Opcin solicitud de convalidacin ttulo bachiller
Al hacer clic en esa opcin el sistema muestra los trminos y

condiciones que tiene el MEN para realizar la convalidacin, es
supremamente importante que lea esta informacin y seleccione su
respuesta.
Figura 37 Trminos y condiciones
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S usted selecciona NO, el sistema le mostrar el siguiente

mensaje.
Figura 38 Informacin al no aceptar los trminos y condiciones
Al seleccionar SI, se habilita un formulario en donde el usuario

debe registrar los datos personales del convalidante, la informacin
de la institucin educativa, el ttulo obtenido y anexar los
documentos o soportes requeridos para la convalidacin.
Figura 39 Formulario de radicacin
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El primer bloque DATOS RADICACIN el sistema carga

automticamente los datos cuando se radica el proyecto y no
permite que el usuario ingrese algn tipo de informacin.
Figura 40 Bloque datos radicacin
En el segundo bloque DATOS PERSONALES DEL CONVALIDANTE,

el usuario debe ingresar los nombres y apellidos del convalidante,
nmero del documento, nacionalidad y edad, los campos tipo de
documento, lugar de expedicin puede ingresar los datos bsicos o
parciales para realizar la bsqueda, despus debe hacer clic en el
icono de la lupa, para que el sistema busque la informacin y la
asocie.
Figura 41 Bloque datos del convalidante
En el tercer bloque PERSONA QUE REALIZA EL TRMITE, el

sistema carga automticamente los datos del usuario registrado.
Figura 42 Bloque datos del usuario solicitante
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El cuarto bloque INFORMACIN DEL TTULO DE BACHILLER

OBTENIDO debe ingresar el ttulo obtenido y la fecha del grado.
Figura 43 Bloque informacin del ttulo
En el quinto bloque INFORMACIN DE LA ENTIDAD EDUCATIVA

QUE OTORG EL TTULO DE BACHILLER, debe ingresar el nombre
de la entidad educativa, puede ingresar los datos bsicos o parciales
para realizar la bsqueda, despus debe hacer clic en el icono de la
lupa, para que el sistema busque la institucin y asocie la
informacin.
Figura 44 Bloque informacin de la entidad educativa
S usted no encuentra la institucin en donde se realizaron los

estudios, seleccione en la ventana emergente la opcin de no
encontrado.
.
Figura 45 Ventana resultado de la bsqueda
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Y como respuesta a la pregunta Encontr usted en el listado la

entidad educativa que buscaba? Elija la opcin NO.
Figura 46 Opcin de encontr la entidad educativa
A continuacin el sistema habilitar un bloque adicional en donde el

usuario debe ingresar los datos de la institucin educativa
manualmente, seleccionar el pas y ciudad donde se encuentra
ubicada.
Figura 47 Informacin de la entidad educativa no encontrada
En el sexto bloque ANEXOS, el usuario puede adjuntar los

soportes de los estudios realizados. El MEN para que pueda
comenzar el proceso de convalidacin solicita como requisito anexar
obligatoriamente el ttulo, diploma o certificado de notas y
preferiblemente el documento de identidad colombiano o en su
defecto pasaporte. Para adjuntar los documentos debe hacer clic en
el icono del clip y a continuacin se habilitar una ventana externa
en donde usted podr buscar el documento a anexar. S usted desea
adjuntar ms documentos, seleccione SI como respuesta a la
opcin desea anexar ms documentos y realice los anteriores pasos
para adjuntarlos.
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Figura 48 Bloque de anexos
Al terminar de ingresar la informacin solicitada, el sistema le

permite al usuario seleccionar varias opciones de edicin, entre ellas
la opcin de radicar para continuar con el proceso.
Figura 49 Opciones de edicin y radicacin
A continuacin el sistema generar un nmero de solicitud y la fecha

de radicacin del mismo.
Figura 50 Informacin de la radicacin
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Si usted desea ver la solicitud radicada debe hacer clic en el nmero

de radicacin.
Figura 51 Solicitud radicada
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A continuacin el sistema le confirmar por medio de un correo electrnico

la recepcin de la solicitud radicada.
Figura 52 Confirmacin correo electrnico
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4.2. CONVALIDACIN DE ESTUDIOS PARCIALES
S usted desea radicar su solicitud debe seleccionar las siguientes

opciones para realizarlo.
Men de usuario: Crear Solicitud de convalidacin ttulo de

bachiller.
Figura 53 Opcin solicitud de convalidacin estudios parciales
Al hacer clic en esa opcin el sistema muestra los trminos y

condiciones que tiene el MEN para realizar la convalidacin, es
supremamente importante que lea esta informacin y seleccione su
respuesta.
Figura 54 Trminos y condiciones
Pgina 39 de 56
S usted selecciona NO, el sistema le mostrar el siguiente

mensaje.
Figura 55 Informacin por no aceptar los trminos y condiciones
Al seleccionar SI, se habilita formulario en donde el usuario debe

registrar los datos personales del convalidante, la informacin de la
institucin educativa, los grados aprobados y anexar los
documentos o soportes requeridos para la convalidacin.
Figura 56 Formulario de radicacin estudios parciales
Pgina 40 de 56
El primer bloque DATOS RADICACIN el sistema carga

automticamente los datos cuando se radica el proyecto y no
permite que el usuario ingrese algn tipo de informacin.
Figura 57 Bloque datos radicacin
En el segundo bloque DATOS PERSONALES DEL CONVALIDANTE,

el usuario debe ingresar los nombres y apellidos del convalidante,
nmero del documento, nacionalidad y edad, los campos tipo de
documento, lugar de expedicin puede ingresar los datos bsicos o
parciales para realizar la bsqueda, despus debe hacer clic en el
icono de la lupa, para que el sistema busque la informacin y la
asocie.
Figura 58 Bloque datos del convalidante
En el tercer bloque PERSONA QUE REALIZA EL TRMITE, el

sistema carga automticamente los datos del usuario registrado.
Figura 59 Bloque datos del usuario solicitante
Pgina 41 de 56
En el cuarto bloque INFORMACIN DE ESTUDIOS EN EL

EXTERIOR, debe ingresar los datos bsicos o parciales para realizar
la bsqueda en este caso el nombre de la institucin, despus debe
hacer clic en el icono de la lupa, para que el sistema busque y asocie
la informacin, a continuacin debe seleccionar el ao y la
naturaleza, e ingresar el nivel educativo y el grado o curso.
Figura 60 Bloque informacin de estudios en el exterior
S el convalidante ha estudiado en varias entidades educativas de

un mismo pas o en varios pases, para ingresar todos los cursos
que desea convalidar debe hacer clic en el icono de agregar bloques
que se encuentra en la parte derecha del formulario. Si desea
eliminar un bloque de los que agrego, debe hacer clic en el icono
que tiene la equis X.
Figura 61 Bloques informacin de estudios en el exterior
Pgina 42 de 56
En caso de no encontrar la institucin, el usuario debe seleccionar

no encontrado en la ventana emergente, a continuacin el sistema
cargar en el campo de la institucin la informacin de No
Encontrado.
.
Figura 62 Ventana resultado de la bsqueda
Figura 63 Informacin de no encontrada
Luego debe hacer clic en la lupa para que el sistema valide la

informacin no encontrada.
Figura 64 Institucin no encontrada
Pgina 43 de 56

A continuacin el sistema habilita un bloque adicional en donde el

usuario debe ingresar los datos de la institucin educativa
manualmente, ao y grado cursado, nivel educativo de la
institucin, seleccionar el pas y ciudad donde se encuentra ubicada
y la naturaleza de la institucin educativa si es pblica o privada.
Figura 66 Bloque adicional
Figura 67 Bloque adicional informacin de la entidad
A continuacin el sistema le pregunta s ha realizado estudios en

Colombia, al seleccionar SI se habilita un bloque adicional para
ingresar la informacin del establecimiento educativo.
Pgina 44 de 56
Figura 68 Bloque estudios en Colombia
En caso de no encontrar la institucin, el usuario debe seleccionar

no encontrado en la ventana emergente, el sistema cargar en el
campo de la institucin la informacin de No Encontrado.
Figura 69 Ventana institucin no encontrada
Figura 70 Informacin no encontrada

Pgina 45 de 56
A continuacin el sistema habilita un bloque en donde el usuario

debe ingresar el nombre de la institucin educativa manualmente,
departamento y ciudad, ao y grado cursado.
Figura 72 Bloque para ingresar la informacin
En el sexto bloque ANEXOS, el usuario puede adjuntar los

soportes de los estudios realizados. El MEN para que pueda
comenzar el proceso de convalidacin solicita como requisito anexar
obligatoriamente el ttulo, diploma o certificado de notas y
preferiblemente el documento de identidad colombiano o en su
defecto pasaporte. Para adjuntar los documentos debe hacer clic en
el icono del clip y a continuacin se habilitar una ventana externa
en donde usted podr buscar el documento a anexar. S usted desea
adjuntar ms documentos, seleccione SI como respuesta a la
opcin desea anexar ms documentos y realice los anteriores pasos
para adjuntarlos.
Figura 73 Bloque de anexos
Pgina 46 de 56
Al terminar de ingresar la informacin solicitada, el sistema le

permite al usuario seleccionar varias opciones de edicin, entre ellas
la opcin de radicar para continuar con el proceso.
Figura 74 Opciones de edicin y radicacin
A continuacin el sistema generar un nmero de solicitud y la

fecha de radicacin del mismo.
Figura 75 Informacin de la radicacin
Pgina 47 de 56
Si usted desea ver la solicitud radicada debe hacer clic en el

nmero de radicacin.
Figura 76 Solicitud radicada
Pgina 48 de 56
A continuacin el sistema le confirmar por medio de un correo electrnico

la recepcin de la solicitud radicada.
Figura 77 Confirmacin correo electrnico
Pgina 49 de 56
4.3. REQUERIMIENTO AL SOLICITANTE
Cuando un usuario radica una solicitud de convalidacin, los documentos

adjuntados pueden ser diferentes a los solicitados o no se permiten
visualizar, el funcionario del MEN puede solicitarle que adjunte
nuevamente los documentos requeridos.
Al momento de enviar este requerimiento al usuario le llegar un correo

electrnico de notificacin informando la asignacin de esta tarea y que
documentos debe adjuntar. Para contestar este requerimiento usted tiene
(1) mes a partir de la asignacin de la misma de lo contrario se dar por
entendido que desiste de su solicitud de convalidacin.
Figura 78 Mensaje de asignacin de tarea
Pgina 50 de 56
Para atender estos requerimientos el usuario debe realizarlo de la

siguiente manera:
Al iniciar sesin en el sistema, la primera opcin que visualiza es

mis asignados, a continuacin podr ver que tiene una tarea
pendiente por solucionar.
Figura 79 Mis asignados
Al hacer clic en el icono verde de A tiempo, el usuario podr ver

las tareas asignadas y que ajustes debe realizar. Para adjuntar los
documentos el usuario debe hacer clic en el documento indicado en
la figura 80.
Figura 80 Tareas asignadas
A continuacin el sistema le permitir visualizar un formulario

donde usted podr adjuntar los documentos solicitados y/o ingresar
las observaciones que usted considere necesarias para su proceso
de convalidacin.
Pgina 51 de 56
Figura 81 Formulario de documentos adicionales
Cuando usted termine de adjuntar los documentos o ingresar las

observaciones debe hacer clic en la opcin de radicar y cerrar que
se encuentra en la parte superior del formulario.
Figura 82 Opcin de radicar y cerrar
A continuacin se habilitar una ventana externa en donde el

usuario debe ingresar un comentario y hacer clic en cerrar para que
el proceso pueda continuar.
Figura 83 Opcin finalizar tarea
Pgina 52 de 56
A continuacin el sistema mostrar un mensaje de confirmacin del

cierre de la etapa.
Figura 84 Confirmacin de cierre
Al contestar y atender este requerimiento su solicitud de convalidacin podr

continuar con el proceso.
Pgina 53 de 56
5. DESCARGA DE OFICIOS O CERTIFICADOS EXPEDIDOS
Cuando su proceso de convalidacin ha finalizado, a su correo electrnico

le llegara una copia del documento generado por el MEN ya sea negando
o aprobando la de convalidacin segn sea el caso (Exceptuando la
convalidacin del ttulo bachiller).
Figura 85 Notificacin del cierre de la solicitud
S usted borra ese correo puede ingresar al sistema y descargar estos

documentos de la siguiente forma:
Al ingresar al sistema, ubicarse en el men de usuario y hacer clic en

consultar y luego certificados.
Figura 86 Consultar certificados
Pgina 54 de 56
A continuacin el sistema le mostrar los certificados u oficios que se le

han generado, para poder visualizarlo debe hacer clic en el icono.
Figura 87 Consulta solicitud de certificado
Figura 88 Certificado generado
Cuando su solicitud de convalidacin del ttulo de bachiller fue aprobada por el MEN
y el proceso ha finalizado, se le informar cuando y que da debe acercarse para
reclamar la resolucin generada.
Pgina 55 de 56
6. GLOSARIO DE TRMINOS
Bloque: Conjuntos de campos de datos.

Campo: Espacio de almacenamiento que permite ingresar
informacin o dato solicitado.
Browser: Es un navegador web, conocido internacionalmente
como browser, es un software que permite el acceso a Internet,
interpretando la informacin de archivos y sitios web para que stos
puedan ser ledos.
Captcha: se trata de una prueba que consiste en que el usuario
introduzca un conjunto de caracteres que se muestran en una
imagen distorsionada que aparece en pantalla. principalmente en el
envo de formularios de contactos.
Link: Son texto o imgenes en un sitio web que un usuario puede
seleccionar para tener acceso o conectar con otro documento.
MEN: Siglas del Ministerio de Educacin Nacional.
URL: Es una direccin que permite acceder a un archivo o recurso.
Pgina 56 de 56

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GUIA DE USUARIO ROL RADICADOR WEB

TMS CORPORATION S.A.S. /Ministerio de Educacin Nacional -

Elaborado Por: Edna Rocio Muoz Murcia Grupo de arquitectura

Ttulo: MANUAL DE USUARIO ROL RADICADOR WEB

Fecha elaboracin: 20-06-2014

Dependencia: Mtodos, procesos y calidad

Versin: 1.0 Estado: Definitiva

Edna Rocio Muoz M.

Versin inicial del

2.1. PANTALLA Y RUTA DE ACCESO............................................................................................9

2.2. REGISTRO DE USUARIOS ...................................................................................................10

2.3. CAMBIAR CONTRASEA ....................................................................................................17

2.4. RECORDAR CONTRASEA .................................................................................................18

3. FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA ........................................................................21

3.1. USO Y SIGNIFICADO DE ICONOS Y BOTONES ......................................................................22

3.2. DESCRIPCIN DEL MEN DE USUARIO................................................................27

3.3. ACTUALIZAR DATOS .........................................................................................................27

3.4. MIS ASIGNADOS ................................................................................................................27

3.5. MIS ORIGINADOS ..............................................................................................................28

3.6. MEN CREAR ....................................................................................................................28

3.7. MEN CONSULTAR............................................................................................................29

3.8. SALIR ................................................................................................................................30

4.1. CONVALIDACIN DE TTULO BACHILLER .........................................................................31

4.2. CONVALIDACIN DE ESTUDIOS PARCIALES ......................................................................39

4.3. REQUERIMIENTO AL SOLICITANTE...................................................................................50

5. DESCARGA DE OFICIOS O CERTIFICADOS EXPEDIDOS ......................................................54

6. GLOSARIO DE TRMINOS ..................................................................................................56

Figura 43 Bloque informacin del ttulo ........................................................................................................... 34

Figura 87 Consulta solicitud de certificado ....................................................................................................... 55

NOTA PRELIMINAR: El trmino USUARIO se utiliza en un sentido tcnico

Con este manual el usuario tendr la capacidad de desarrollar las

Esta gua se dirige a los ciudadanos, quienes interactan como usuarios

2.1. PANTALLA Y RUTA DE ACCESO

Para ingresar al sistema el usuario debe digitar en su navegador

A continuacin el usuario podr visualizar una ventana o pestaa como

Figura 1 Pgina principal de inicio del sistema

Esta ser la pgina principal de inicio al sistema, en donde el usuario podr

2.2. REGISTRO DE USUARIOS

Estando en la ventana principal de inicio al sistema, el usuario para

Figura 2 Pantalla inicial

Automticamente el sistema lo re direccionar al formato de registro,

Figura 3 Datos de login

Tenga en cuenta que solo podr ingresar al sistema con el id de usuario

El segundo bloque Datos personales, debe ingresar sus nombres,

Figura 4 Bloque datos personales

Los mens desplegables le permiten realizar una bsqueda ms

Figura 5 Bsqueda por filtro

El tercer bloque Datos de ubicacin, el usuario debe ingresar su

Figura 6 Bloque datos de ubicacin.

En el formulario de registro tiene por defecto campos obligatorios los

Figura 7 Error campos obligatorios

Al final del formulario el sistema le solicita digitar una serie de caracteres

Figura 8 Validacin captcha

S la imagen no es legible y desea cambiar los caracteres, debe hacer

Figura 9 Ventana de error

Figura 10 Error de captcha

Despus de digitar el captcha correctamente, el usuario debe hacer clic

Figura 11 Confirmacin de registro

Al finalizar su registro, el sistema le enviar un mensaje a la cuenta de

Figura 12 Notificacin de registro

A continuacin el sistema abrir una ventana o pestaa en su navegador en donde

Figura 13 Confirmacin de activacin

Seor usuario s usted no activa su usuario, al intentar ingresar al sistema le

Figura 14 Error de usuario inactivo