Gesto das Comunicaes

do Projecto
ESTEVO ZINGA
APRESENTAO

Estevo Jos Zinga

MSc / MBA Project Management
Licenciado em Engenharia de Telecomunicaes
Certificao PMP em preparao

Email: estevao.zinga@outlook.com
+244 927300301
AGENDA

INTRODUO

DIMENSES DA GESTO DAS COMUNICAES

PLANEAR A GESTO DAS COMUNICAES

GERIR A GESTO DAS COMUNICAES

CONTROLAR AS COMUNICAES

BUSINESS CASE

CASOS PRTICOS
 INTRODUO
VOC SABIA?
SER QUE A COMUNICAO NUM PROJECTO
CORRECTAMENTE REALIZADA? 90% do tempo do gestor de
projectos investido em
comunicao.
Ao comunicarmos muito importante termos
ateno clareza e objectividade das
informaes enviadas.
OUTROS
Caso contrrio, ser como no jogo do telefone
sem fios:
A primeira pessoa fala rvore na cidade
Na ltima pessoa, j prdio na colina. COMUNICAO
IMPORTNCIA DA COMUNICAO
DIMENSES DA GESTO DAS
COMUNICAES
INTERNA EXTERNA
(COM CLIENTES, FORNECEDORES, OUTROS
(ENTRE OS MEMBROS DA EQUIPA DO PROJECTO)
PROJECTOS, ORGANIZAES, PBLICO)

FORMAL INFORMAL
(RELATRIOS, MINUTAS, INSTRUES) (E-MAILS, MEMORANDOS, DISCUSSES..)

VERTICAL HORIZONTAL
(NOS NVEIS SUPERIORES E INFERIORES DA
(COM COLEGAS)
ORGANIZAO)

OFICIAL NO OFICIAL
(BOLETINS INFORMATIVOS, RELATRIO ANUAL) (COMUNICAES CONFIDENCIAIS)

ESCRITA ORAL

VERBAL NO VERBAL
(FLEXO DA VOZ) (LINGUAGEM CORPORAL)
 PROCESSOS DE GESTO DAS
COMUNICAES
PLANEAR A GESTO DAS COMUNICAES
1. ENTRADAS
Plano de gesto do projecto
Registro das partes interessadas
Factores ambientais da empresa
Activos de processos organizacionais
2. FERRAMENTAS E TCNICAS
Anlise de requisitos das comunicaes
Tecnologias de comunicaes
Modelos de comunicaes
Mtodos de comunicao
Reunies
3. SADAS
Plano de gesto das comunicaes
Actualizaes nos documentos do projecto
GERIR AS COMUNICAES
1. ENTRADAS
Plano de gesto das comunicaes
Relatrios de desempenho do trabalho
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
2. FERRAMENTAS E TCNICAS
Tecnologias de comunicaes
Modelos de comunicaes
Mtodos de comunicao
Sistemas de gesto de informaes
Relatrios de desempenho
3. SADAS
Comunicaes do projecto
Actualizaes no plano de gesto do projecto
Actualizaes nos documentos do projecto
Actualizaes nos activos de processos
organizacionais
CONTROLAR AS COMUNICAES
1. ENTRADAS
Plano de gesto do projecto
Comunicaes do projecto
Registro das questes
Dados de desempenho do trabalho
Activos de processos organizacionais
2. FERRAMENTAS E TCNICAS
Sistemas de gesto de informaes
Opinio especializada
Reunies
3. SADAS
Informaes sobre o desempenho do trabalho
Solicitaes de mudana
Actualizaes no plano de gesto do projecto
Actualizaes nos documentos do projecto
Actualizaes nos activos de processos
organizacionais
PLANEAR A GESTO DAS
COMUNICAES
 PLANEAR A GESTO DAS
COMUNICAES

ENTRADAS FERRAMENTAS E SADAS

Plano de gesto do projecto
Registo das partes interessadas
Factores ambientais da empresa
Activos de processos
organizacionais
TCNICAS
Plano de gesto das
comunicaes
Anlise de requisitos das
comunicaes Actualizaes nos documentos do
projecto
Tecnologias de comunicaes
Modelos de comunicaes
Mtodos de comunicao
Reunies

Processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de

comunicao do projecto com base nas necessidades de informao,
requisitos das partes interessadas e nos activos organizacionais
disponveis.
PLANEAR A GESTO DAS COMUNICAES
- FLUXO
PLANEAR A GESTO DAS
COMUNICAES - ENTRADAS
PLANO DE GESTO DO PROJECTO
Informaes sobre como o projecto ser executado, monitorado, controlado e encerrado.

REGISTO DAS PARTES INTERESSADAS

Identificar as partes interessadas e quais as suas necessidades comunicacionais.

FACTORES AMBIENTAIS DA EMPRESA

Cultura comunicacional da empresa;
Relao entre departamentos e sua comunicao;
Outros fatores que possam influenciar o projecto.

ACTIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

Lies aprendidas;
Informaes histricas;
Etc.
 PLANEAR A GESTO DAS COMUNICAES
FERRAMENTAS E TCNICAS
ANLISE DE REQUISITOS MODELOS DE COMUNICAES

Quem precisa de que informao baseado nas Codificao / Descodificao;

necessidades do projecto; Confirmao / Feedback
Nmero de canais de comunicao potenciais
um indicador da complexidade das
comunicaes do projecto. Frmula: n(n-1)/2
Ausncia de informao pode originar falhas.

TECNOLOGIAS DE COMUNICAES

Mtodos utilizados para transferir informaes;

Factores que influenciam a escolha da tecnologia:
Urgncia; MTODOS DE COMUNICAO
Disponibilidade de tecnologia; Usabilidade;
Ambiente do projecto; Interativa: comunicao nos dois sentidos
Sensibilidade e confidencialidade das Activa: para utilizadores especficos
informaes. Passiva: para massas/genrica
Reunies
PLANEAR A GESTO DAS
COMUNICAES - SADAS
PLANO DE GESTO DAS COMUNICAES
Requisitos de comunicaes das partes interessadas;
Que informaes sero comunicadas;
Recursos;
Prazos;
Mtodos e tecnologias;
Quem e como vai comunicar;
Glossrios;
Fluxogramas;
Etc.

ACTUALIZAES NOS DOCUMENTOS DO PROJECTO

Registo de partes interessadas;
Cronograma do projecto.
GERIR AS COMUNICAES
 GERIR AS COMUNICAES

ENTRADAS FERRAMENTAS E SADAS

Plano de gesto das comunicaes
Relatrios de desempenho do
trabalho
Factores ambientais da empresa
Activos de processos
organizacionais
TCNICAS
Comunicaes do projecto
Actualizaes no plano de
Tecnologias de comunicaes
gesto do projecto
Modelos de comunicaes
Mtodos de comunicao Actualizaes nos documentos
do projecto
Sistemas de gesto de
informaes Actualizaes nos activos de
processos organizacionais
Relatrios de desempenho

Processo de criar, coletar, distribuir, armazenar e recuperar e de

disposio final das informaes do projecto de acordo com o Plano de
Gesto das Comunicaes.
GERIR AS COMUNICAES - FLUXO
GERIR AS COMUNICAES - ENTRADAS
PLANO DE GESTO DAS COMUNICAES
Descreve como as comunicaes sero planeadas, estruturadas, monitoradas e controladas.

RELATRIOS DE DESEMPENHO
Informaes de desempenho e progresso;
Facilita discusso e criao de comunicaes;
Relatrios devem ser abrangentes, exactos e disponveis oportunamente.

FACTORES AMBIENTAIS DA EMPRESA

Cultura organizacional e estrutura;
Padres e regulamentos governamentais ou dos sectores econmicos;
Sistema de informaes de gesto de projectos.

ACTIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

Polticas, procedimentos, processos e directrizes relativos gesto das comunicaes;
Modelos;
Informaes histricas e lies aprendidas;
 GERIR AS COMUNICAES
FERRAMENTAS E TCNICAS
TECNOLOGIA DAS COMUNICAES
Mtodos utilizados para transferir informaes;
MODELOS DE COMUNICAES
Foco est em garantir que o modelo de
comunicao adequado ao projecto e que
quaisquer rudos sejam identificados e geridos.
MTODOS DE COMUNICAO
Garantir que as informaes criadas e
distribudas foram recebidas e compreendidas
para possibilitar a resposta e o feedback.
SISTEMAS DE GESTO DA INFORMAO
Gesto de Documentos impressos;
Gesto das Comunicaes electrnicas;
Ferramenta electronica de gesto de projectos;
RELATRIOS DE DESEMPENHO
Para gerir as comunicaes ao longo da execuo,
aplicamos relatrios de desempenho;
Relatrios mais elaborados podem incluir: anlise do
desempenho anterior, anlise de previses do
projecto, situao atual dos riscos e questes,
trabalho concludo durante o perodo, trabalho a ser
concludo no prximo perodo, resumo das
mudanas aprovadas no perodo, e outras
informaes relevantes a ser analisadas e discutidas.
GERIR AS COMUNICAES - SADAS
COMUNICAES DO PROJECTO
Relatrios de desempenho;
Status das entregas;
Progresso do cronograma;
Custos incorridos;

ACTUALIZAES NO PLANO DE GESTO DO PROJECTO

Linhas de base do projecto;
Gesto das comunicaes;
Gesto das partes interessadas.

ACTUALIZAES NOS DOCUMENTOS DO PROJECTOS

Registro de questes;
Cronograma;
Requisitos financeiros.

ACTUALIZAES NOS ACTIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

Notificaes das partes interessadas;
Relatrios do projecto;
Apresentaes do projecto;
Registos do projecto;
Feedback das partes interessadas;
Documentao de lies aprendidas.
CONTROLAR AS
COMUNICAES
 CONTROLAR AS COMUNICAES

ENTRADAS FERRAMENTAS E SADAS

TCNICAS
Plano de gesto do projecto
Informaes sobre o desempenho do
Comunicaes do projecto trabalho
Sistemas de gesto de informaes
Registro das questes Solicitaes de mudana
Opinio especializada
Dados de desempenho do trabalho Actualizaes no plano de gesto do
Reunies
Activos de processos organizacionais projecto
Actualizaes nos documentos do
projecto
Actualizaes nos ativos de processos
organizacionais

Processo de monitorao e controlo das comunicaes durante todo o

ciclo de vida do projecto para garantir que as necessidades de
informao das partes interessadas sejam atendidas.
CONTROLAR AS COMUNICAES - FLUXO
CONTROLAR AS COMUNICAES -
ENTRADAS
PLANO DE GESTO DO PROJECTO
Descreve como as comunicaes sero planeadas, estruturadas, monitoradas e controladas.

COMUNICAES DO PROJECTO
Status das entregas;
Progresso do Cronograma;
Custos incorridos;
Etc.

REGISTO DAS QUESTES

Documentar e monitorar a soluo das questes;
Ajuda a monitorar quem responsvel pela resoluo de questes especficas at um prazo definidio.

DADOS SOBRE DESEMPENHO DO TRABALHO

Detalhes sobre se as comunicaes foram realmente distribudas;
Feedback sobre comunicaes;
Resultados de pesquisas sobre a eficcia das comunicaes;
Observaes em bruto;

ACTIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

Polticas, procedimentos, processos e directrizes relativos gesto das comunicaes;
Modelos;
Informaes histricas e lies aprendidas;
 CONTROLAR AS COMUNICAES
FERRAMENTAS E TCNICAS
SISTEMAS DE GESTO DA INFORMAO
Ferramentas padro para que o gestor de
projectos possa colectar, armazenar e distribuir as
informaes para as partes interessadas sobre os
custos, andamento do cronograma e desempenho
do projecto.
 CONTROLAR AS COMUNICAES
FERRAMENTAS E TCNICAS
OPINIO ESPECIALIZADA
Aplicada nos detalhes tcnicos da gesto, auxiliam na
avaliao do impacto das comunicaes do projecto,
na necessidade de aco ou interveno, nas aces
que devem ser tomadas, na responsabilidade pela
tomada de tais aces e no perodo de tempo para a
tomada das aces;
Pode ser oferecida por consultores externos, PMO,
especialistas na temtica, outras unidades dentro da
organizao, entre outros.
 CONTROLAR AS COMUNICAES
FERRAMENTAS E TCNICAS
REUNIES
Discutir e dialogar com a equipa do projecto acerca da
maneira mais apropriada de actualizar e comunicar o
desempenho e responder s solicitaes de
informaes das partes interessadas;
Inclui discusses com fornecedores e vendedores;
Podem ser presenciais ou online, de acordo com a
disponibilidade dos participantes.
CONTROLAR AS COMUNICAES -
SADAS
INFORMAES SOBRE O DESEMPENHO DO TRABALHO
Organizao e resumo dos dados de desempenho que podem ser comunicados s partes interessadas do projecto, com o nvel
de detalhe adequado a cada uma.

SOLICITAES DE ALTERAO
Estimativas de custos, sequncias de actividades, datas, recursos e anlise de alternativas de resposta aos riscos;
Ajustes nos plano de gesto do projecto e documentos;
Recomentaes de aces corretivas e/ou preventivas.

ACTUALIZAES NO PLANO DE GESTO DO PROJECTO

Planos de gesto dos recursos humanos e das partes interessadas, por exemplos.

ACTUALIZAES NOS DOCUMENTOS DO PROJECTO

Previses;
Relatrios de desempenho;
Registo das questes

ACTUALIZAES NOS ACTIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

Formatos de relatrios;
Documentao de lies aprendidas;
EXEMPLOS
 PLANO DE GESTO DAS COMUNICAES

Evento Periodicidade Documento Meio Responsvel Stakeholders

Reunio de Abertura do
Uma Vez Acta Reunio Gestor do Projecto Todos
Projecto

Reunies de
Semanal Acta Reunio Gestor do Projecto Equipa
Acompanhamento

Relatrio do Estudo de
Viabilidade Tcnica- Uma Vez Relatrio Email Gestor do Projecto Director Financeiro
Econmica-Financeira

Relatrio Final do Projecto Uma Vez Relatrio Email Gestor do Projecto Director Executivo
 PLANO DE GESTO DAS COMUNICAES

Quem Para quem Grau de Canais de

Comunicar Quando Periodicidade Formato
Comunica comunicar Urgncia Comunicao

Condies Encarregado rea Incio da manh e Quadro

Mdia Diariamente Escrito
Meteorolgicas paisagismo operacional final do dia Informativo

Mudana de Gestor do Equipa de Sempre que

Imediatamente Alta Escrito Emails
Prioridade Projecto projecto ocorrer

Atraso na Entrega Sempre que Verbal ou

Director de Obra Fiscal de Obra No dia Alta Telefnico, Emails
do Material ocorrer escrita

Reunio de Gestor do Equipa de

Uma semana antes Baixa Mensal Escrito Emails
Balano Projecto projecto

Gestor de
Acidente de Sempre que Verbal ou
Director de Obra Recursos Imediatamente Alta Telefnico, Emails
Trabalho ocorrer escrita
humanos
 Casos Prticos
Gesto da Comunicao
 Caso Prtico 1
Um Gestor de Projectos tem problemas com o desempenho de um membro da equipa. Qual
a melhor forma de comunicao para abordar esse problema?
A. Comunicao escrita verbal
B. Comunicao verbal formal
C. Comunicao escrita informal
D. Comunicao verbal informal

RESPOSTA CORRECTA:

D. Comunicao verbal informal

A melhor opo a comunicao verbal informal.

Isto no significa que no se deve manter o registo do problema,
mas melhor iniciar essa discusso informalmente.
Se a comunicao informal no solucionar o problema, a
comunicao escrita formal ser a prxima opo.
 Caso Prtico 2
O uso abrangente de comunicao ________________ tem mais probabilidade de ajudar a
solucionar problemas complexos.
A. Verbal Formal
B. Escrita Informal
C. Escrita Formal
D. No Verbal

RESPOSTA CORRECTA:

C. Escrita Formal

A comunicao escrita formal permite que as suas palavras sejam

documentadas e cheguem a todos da mesma forma.
Quando ocorrem problemas complexos, voc quer que todos
recebam as mesmas informaes.
 Caso Prtico 3
Qual dos aspectos de liderana o MAIS importante para um gestor de projectos?
A. Comunicao
B. Desenvolvimento de Equipa
C. Especializao Tcnica
D. Controlo do Projecto

RESPOSTA CORRECTA:

A. Comunicao

A comunicao pode ocupar 90% do tempo de um Gestor de

Projectos.
 Caso Prtico 4
Se um gestor do projectos desejar relatar os resultados reais do projecto em comparao com
os resultados planeados, ele deve usar um:
A. Relatrio de Tendncia
B. Relatrio de Previses
C. Relatrio de Situaes
D. Relatrios de Variao
RESPOSTA CORRECTA:
D. Relatrios de Variao
Esta situao descreve a necessidade de comparar.
Relatrio de tendncias mostra o desempenho ao longo do tempo.
Relatrio de previses analisa somente o futuro.
Relatrio de situao geralmente esttico (relativo a um momento
no tempo).
A nica opo que compara resultados do projecto uma anlise de
variao.
3.
S DEPENDE DE TI!