Proyecto

EVALUACION DEL PROYECTO INTEGRADO
INTRODUCCION
El proyecto de SISTEMATIZACION DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS,
conduce a un trabajo arduo, donde se tiene que volver conocedores de la empresa
que se va a investigar, lo cual ser necesario para poder aplicar el correcto
procedimiento, a la hora de resolver cada problema que afecta a la empresa. En el
proceso se da uno cuenta del estado e inicio, de cmo empieza y se funda una
pequea empresa, el proceso y cambios que sufre durante su existencia.
Este es el caso de ABARROTERIA EL TRIUNFO, que como toda buena empresa
ha tenido un crecimiento significativo, el cual hace que se sistematice, tanto lo
referente a inventarios como a facturacin, ya que por ser una empresa pequea, al
sistematizar estos dos elementos, se esta completando para empezar a toda la
empresa.
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SISTEMATIZACION ABARROTERIA EL TRIUNFO
A. MARCO GENERAL DE REFERENCIA.
ABAROTERIA EL TRIUNFO, es una Empresa dedicada al servicio ventas de
artculos de primera necesidad; haciendo tambin, una serie de actividades que
beneficien a todas las personas de escasos recursos, tratando de satisfacer sus
necesidades, con varios servicios como: artculos menores precios, artculos
que cubran la necesidad de todos y cada uno de los habitantes de la colonia
Cipresales.
Este establecimiento vende una gran cantidad de productos, teniendo la amplia
visin de ser una de las mejores opciones en lo que a compra de artculos de primer
necesidad se refiere.
A.1 RESEA HISTORICA DE LA EMPRESA.
Todo inicio como un sueo de superacin, que lleva al seor Oscar Morales y a su
esposa Aida Esperanza de Morales, a pensar en un negocio nuevo, como lo era una
tienda de venta de artculos de primera necesidad. Dejando atrs, el trabajo del
cual reciban sus ingresos econmicos en esos tiempos, el cual consista en oficinas
de la capital de Guatemala.
Esto provoc un cambio de tareas y ocupaciones, a otras distintas, que definiran un
estilo de vida con cambios rotundos.
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El da trece de Junio del ao de 1,998; en el cumpleaos de su dueo y fundador, se
tom la decisin de dar inicio a sus operaciones con el nombre de ABARROTES EL
TRIUNFO, sin estar todava registrados por la Superintendencia de Administracin
Tributaria Nacional, y era necesario tener la actitud, para evitar desistir de la idea,
que llevaban varios meses planeando.
Se dedicaron al armado de estantes, mostradores que contendran los diversos
productos y articulos a la venta; haciendo constantemente encuestas a todos los
clientes que llegaban, siendo esta la base de inversin; y los clientes con la
curiosidad de ver, qu les podan ofrecer. El inmueble que sera la ubicacin
actual, esta direccin; 17 calle l5-60 zona 6, Colonia Cipresales; procediendo
luego a la rotulacin del local, pintando sus alrededores.
El 27 de Julio de 1,998 se inscribi Abarrotara El Triunfo, en la Superintendencia de
Administracin Tributaria con el Nmero de Nit. 1628987-0 bajo el Rgimen de
Pequeo Contribuyente, quedando legalmente constituida para sus operaciones de
Servicios y Ventas.
Tres meses despus se acudi al Registro Mercantil el da 22 de Octubre del mismo
ao, a su respectiva publicacin y as ser acreedores de la Patente de Comercio,
con el nmero de registro 190128A folio 65 libro 155 y nmero de expediente
28833-1998 en su categora nica, que ya estaba ordenada por completo.
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Los primeros aos fueron atendidos por sus propietarios, ellos ordenaban,
colocaban precios, hacan limpieza, llevaban a cabo cada una de las actividades en
la empresa.
A medida que los aos fueron pasando se dedicaron a fortalecer la cantidad de
artculos en inventario, debido a que los clientes cada da pedan mas productos, las
inversiones eran ms difciles.
En los ltimos aos han crecido, se ha fortalecido el nmero de productos, teniendo
la necesidad de crear un departamento de publicidad para divulgar todo lo que se
hace en dicha empresa. Se cuenta con cinco personas en la Sala de Ventas y
cuatro en el rea de bodega. Esto provoca un fuerte movimiento de actividades
diarias, y siempre con la mira de dar el mejor servicio.
En la actualidad es considerada una de las mejores opciones en la compra de
artculos de primera necesidad, gracias a sus precios competitivos. Se sabe
que estn la mira de los competidores, y que deben modernizar su antigua manera
de controlar actividades comerciales, para no sufrir descensos en lo alcanzado.
Una empresa responsable debe preocuparse por el bienestar de ella como la de sus
dependientes y asumir los cambios que tengan que realizarse, como ser la de
AUTOMATIZAR ABARROTERIA EL TRIUNFO.
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A.2 DEFINICIN DEL DEPARTAMENTO HA AUTOMATIZAR.
ABARROTERIA EL TRIUNFO, en la actualidad trabaja de una manera muy antigua,
por lo que se ve la necesidad de sugerir se automatice toda la empresa, empezando
por el inventario y ventas diarias. Para esta empresa es de urgencia, se
puedan realizar las modernizaciones en sus instalaciones porque de lo contrario
pueden sufrir serias consecuencias. A continuacin se darn a conocer los
recursos con que cuentan:
A.2.1 MOBILIARIO
CANTIDAD DESCRIPCION UBICACION
1 Escritorio Sala de ventas
1 Escritorio Caja
2 Sillas Sala y Caja
4 Bancos de madera Sala de ventas
A.2.2 EQUIPO.
CANTIDAD DESCRIPCION UBICACION

1 Telefax Caja
1 Engrapadora Sala de ventas
1 Sacabocado Sala de ventas
1 Calculadora Caja
1 Calculadora Sala de ventas
1 Televisor Sala de ventas
5
1 Computadora marca
Intel Celeron 2.53GHz
200 MB de RAM Sala de ventas
Windows xp profesional
2002 disco duro 80GB
Pantalla plana
1 Impresora canon IP 1800 Sala de ventas
1 UPS Sala de ventas
A.2.3 RECURSO HUMANO.
CANTIDAD PERSONAL
1 Gerente
1 Sub-Gerente
1 Encargado sala
2 Vendedores sala
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Las tareas que el personal debe realizar, en la empresa son:
1. Ventas Diarias.
2. Facturacin.
3. Cobros de Ventas.
4. Cobros de crditos.
5. Ordenar mercadera.
6. Colocar precios.
7. Pedidos.
8. Ventas de Motos.
9. Ordenar vales de taller.
10. Enviar garantas.
11. Depsitos bancarios.
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A.3 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
GERENTE
ENCARGADO
SUB-GERENTE
DE BODEGA
ENCARGADO
ASISTENTE DE DE SALA DE ENCARGADO
BODEGA VENTAS PUBLICIDAD
AYUDANTE DE
AYUDANTE
VENDEDOR 1 PUBLICIDAD
1
8
A.4 ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO.
GERENTE
B ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA.
ENCARGADO
SUB-GERENTE
En la empresa se vive una situacin difcil debido a que no se encuentra
DE BODEGA
automatizada y las tareas se vuelven cada da ms difciles de controlar, por eso es
urgente encontrar las soluciones necesarias para cada uno de ellos.
Se cree que deben comenzar por el inventario, es lgico crearlo a manera de

ENCARGADO
mantener el control de todo lo que se tiene. Se mencionara varios cambios que se
ASISTENTE DE DE SALA DE ENCARGADO
BODEGA VENTAS PUBLICIDAD
deben efectuar, como:
1. Cantidad de productos ideal.
2. Tener inventario.
3. Entrega rpida.
4.AYUDANTE
Cajero. AYUDANTE DE
VENDEDOR 1 PUBLICIDAD
1
5. Facturacin con impresora.
6. Registros.
9
FORTALEZAS: En productos de consumo masivo una variedad para distintos
tipos de estratos sociales, personal calificado en todos los servicios y una
buena atencin, con esmero para que el cliente pueda sentirse atendido.
DEBILIDADES: no tener la automatizacin, para poder operar fcilmente el
inventario y pedidos de la sala de ventas. Sin el control, se pierde
la secuencia de pedidos con los proveedores.
OPORTUNIDADES: Las condiciones econmicas son favorables pero existen
riesgos presentes y futuros, cambios polticos y sociales, nuevos servicios y
tecnologa moderna.
AMENAZAS: nuevos negocios, que especulando estropean las normas de
ventas, por carecer de las ideas de precios que protejan su inversin y la de
sus similares.
B.1 EN DONDE ESTAMOS? (Que somos)
Es debido hacerse siempre esta pregunta, para ubicarse si estn arriba o abajo de
los negocios competidores. Abarrotera el Triunfo es una empresa que se ha ido
consolidando a travs de los aos y debido a la calidad de sus servicios.
Son una institucin privada que suplen las diferentes necesidades, dado el
crecimiento hay que apoyarse modernizando, todas las reas que son de batalla, las
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personas con el consumo hacen visible su preferencia, llevando la empresa a un
nivel de calidad. Sin embargo el crecimiento tambin requiere de que la atencin
sea mayor, y a eso esta encaminada la empresa, a cambios drsticos en que los
puedan beneficiarse.
MISIN: Proporcionar artculos de primera necesidad y Servicios a todas
aquellas empresas pblicas o privadas que requieren nuestros servicios,
evitando, previniendo y solucionando los problemas por medio de educacin,
cultura de servicios completos, a cada determinado tiempo, los 365 das del
ao para que todas empresas realicen con tranquilidad y libertad sus
actividades productivas en bien del desarrollo de Guatemala, con un vehculo
bien cuidado.
FORTALEZAS: En productos de consumo masivo una variedad para distintos
tipos de estratos sociales, personal calificado en todos los servicios y una
buena atencin, con esmero para que el cliente pueda sentirse atendido.
DEBILIDADES: no tener la automatizacin, para poder operar fcilmente el
inventario y pedidos de la sala de ventas. Sin el control, se pierde la
secuencia de pedidos con los proveedores.
B.2 A DONDE QUEREMOS LLEGAR?
VISIN: Una empresa lder en artculos y ventas de productos necesarios,
con la ms alta tecnologa a su servicio.
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Se tiene la mira de crecer de la mejor manera. Ser el centro de servicios ms
grande de la localidad, estar en la primera opcin de todos los clientes. Por su
calidad y servicios nicos, siempre estar a la vanguardia, un paso adelante de todos
sus competidores. Tratando de evitar caer en la perdida de clientes, todos buscan
la mejor opcin y por eso el motivo de estar innovando nuestros servicios ser lo
primero.
OPORTUNIDADES: Las condiciones econmicas son favorables pero existen
riesgos presentes y futuros, cambios polticos y sociales, nuevos servicios y
tecnologa moderna.
B.3 QUE PODEMOS HACER?
AMENAZAS: nuevos negocios, que especulando estropean las normas de
ventas, por carecer de las ideas de precios que protejan su inversin y la de
sus similares.
B.4 COMO PODEMOS LOGRARLO?
Capacitando a todo el personal.
Metas a tiempos prudentes.
Tener recursos disponibles.
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Creatividad en el control.
Disciplina en lo planeado.
FACTORES INTERNOS FORTALEZAS INTERNAS DEBILIDADES INTERNAS

-La variedad y cantidad de -No se cuenta con el
productos son muy extensas, software necesario para el
para distintos tipos de control de toda la empresa.
personas, productos -Se cuenta con equipo, y no
FACTORES EXTERNOS genricos y usuales en se sabe utilizar por los
cualquier marca. trabajadores de sala.
-Cantidad de servicios -la publicidad no se hace
especiales que evitan perdida frecuentemente y
de tiempo para los clientes consecutiva, no se
-Es supervisada por sus altos aprovechan los medios
mandos diariamente. efectivamente.
OPORTUNIDADES ESTRATEGIA (FO) ESTRATEGIA (DO)
EXTERNAS MAXI-MAXI MINI-MAXI
El ambiente econmico La fuerza de nuestras Nuestras debilidades deben
es accesible y por lo mejores opciones debe ser parte de nuestra meta a
mismo hay muchos resaltar y tener muchos superar, evitando se vuelvan
riesgos de competencia xitos, siendo de mayor a percibir.
de nuevas ideas que provecho, provocando
pueden disminuirnos en oportunidades.
nuestra actividad.
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AMENAZAS EXTERNAS ESTRATEGIA (FA) ESTRATEGIA (DA)

-Nuevas empresas, que MAXI-MINI MINI-MINI
vendan los mismos -mantener activas las Es necesario curar y
productos, algunas fortalezas de la empresa mantener limpia la empresa
marcas de baja calidad. siendo estos los pilares de de amenazas y debilidades
Negocios que no se xito. para que esta, se mantenga
definen en sus objetivos en optimas condiciones para
principales y terminan su funcionamiento.
vendiendo lo que sea,
afectando a los negocios
formales, como
Abarrotera El Triunfo
C. EL PROBLEMA.
Segn estudio, se vio equipamiento, proceso de facturacin e inventario, programas
y la ocupacin de cada persona que labora en la empresa. Para determinar el
adecuado funcionamiento. Ver Diagrama Causa y Efecto.
C.1 Antecedentes del problema.
Sin programas de inventario.
Clientes insatisfechos.
Proveedores sin registros.
Caja sin registros.
Inventario sin ubicaciones.
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Causas que generaron el problema.
Competitividad: carece de la herramienta hardware y software para
Realizar las tareas eficientes cada da.
Costos: los problemas son fuertes, porque no se cotiza y la diferencia de
costos es notable de un proveedor a otro. Esto causa una elevacin en el
precio de los productos, afectando al consumidor final.
Comunicacin: Se ha elevado la cantidad de productos en el inventario,
debido al fuerte movimiento de ventas en sala. Tambin hay actividades
extras de la empresa que han venido a congestionar las actividades de cada
uno de los empleados. Esto se da por la falta de comunicacin existente
Control: hace falta la debida inspeccin de todo lo que se realiza en la
empresa, movimientos, ingresos y salidas.
Capacidad: no se puede, no tienen un sistema donde se pueda instalar
algn programa, no cuentan con lo necesario en equipo.
C.2 Justificacin del problema y Definir el problema.
Compra del equipo correspondiente.
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Instalacin de Internet.
Software de inventario.
Capacitacin al personal.
Mobiliario adecuado al puesto.
Personal especifico.
Consiste en la falta de registros de ventas e ingresos de mercadera, en lo
que define, se debe equipar y capacitar a todos los empleados para generar lo
indicado.
C.3 A que departamentos afecta.
1. Gerencia, para la inversin.
2. Bodega control de existencia.
3. Ventas en existencia.
4. Caja en recuento de ingresos y egresos.
5. Pedidos no se hacen a tiempo
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D. PERFIL DEL PROYECTO
D.1 Objetivos.
La empresa tiene como objetivo principal prestar el servicio de venta de
artculos de consumo masivo a empresas, e instituciones nacionales e
internacionales que residen en Guatemala pas de la eterna primavera.
D.2 Metas.
Al realizar el proyecto de automatizacin se persigue alcanzar la meta de
prestar el servicio a ms clientes y el objetivo de prestar el servicio a
empresas e instituciones nacionales e internacionales que residen en
Guatemala. Para darle cumplimiento a las metas en trmino de 3 aos se
debe comprar equipo, contratar a otra persona y capacitar al personal y con
esto lograr el objetivo de mantener la empresa en un nivel competitivo.
D.3 Ttulo del proyecto.
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D.4 Coordinador del proyecto.
Oscar Morales
D.5 Descripcin del proyecto.
El proyecto esta basado en un problema que actualmente la Abarrotera El
Triunfo atraviesa en el crecimiento desordenado, contiene resea histrica de
la empresa desde sus inicios hasta la actualidad, tomando como puntos
principales sus objetivos, metas, misin y visin, asimismo ser una empresa
nacional de venta de artculos de primera necesidad con personal altamente
calificado y con tecnologa de punta que le permita estar a la vanguardia de
todas las abarroteras en Guatemala. Para ello se ha realizado un inventario
en relacin con el recurso humano, material y equipo con que se cuenta,
elaboracin de estrategias para determinar en que nivel se encuentra la
empresa y que problema la esta afectando, adems se ha determinado el
costo del proyecto y el beneficio que
D.6 Tiempo de disponibilidad del proyecto.
1 mes
D.7 Personal involucrado.
Gerente General
Sub Gerente
Jefe de Bodega
Facturacin
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D.8 Costo del proyecto incluyendo salarios del personal involucrado.
D.9 Justificacin del costo y ahorro neto.
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D.10 Descripcin de la solucin planteada, 5 C
Competitividad: Con el nuevo sistema podr estar a la vanguardia de
todas las tiendas del lugar.
Costos: Se conseguir el dinero y se recuperara en buen tiempo ya que
es necesario para poder estar mejor que los dems y se empezara a cotizar
con todos los proveedores.
Comunicacin: La comunicacin ser efectiva ya que todo estar en el
equipo y en lnea para poder tener informacin a tiempo.
Control: Ahora se podr tener controles avanzados para realizar todos
los movimientos, ingresos y salidas.
Capacidad: Con el nueve sistema se instalara algn programa, y se tendr la
capacidad necesaria para el crecimiento deseado.
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E. PLAN DE IMPLEMENTACIN (SOLUCIN PROPUESTA)
E.1. Definicin de las Actividades
Entrevistas
Entrevista con Gerente General
Entrevista Sub Gerente
Remodelacin
Instalacin elctrica
Instalacin de red
Compra de equipo
Cotizacin de equipo
Recepcin de cotizaciones
Aprobacin de cotizaciones
Compra
Compra de mobiliario
Cotizacin de mobiliario
Compra
Compra de Software
Cotizacin de Software
Compra
"Instalacin Mobiliario, Equipo y Software"
Prueba de Equipo y Software
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E.2. Anlisis de las actividades y adjudicacin de tiempos (Cronograma)
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E.3 Diagrama de Gantt
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F. PLAN DE CAPACITACIN
F.1. Definicin de las Actividades
CAPACITACION
Cotizacin de capacitaciones
Curso Windows
Curso Office
Curso programa hecho a la medida
Curso Atencin al Pblico
F.2. Anlisis de las Actividades y adjudicacin de tiempos (cronograma)
F.3. Diagrama de Gantt
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G. PLANTEAMIENTO ESTRATEGICO DE LA INFORMACION
G.1 Determinar las Herramientas (Hardware) necesarias para el
funcionamiento del sistema propuesto.
Cantidad Descripcin Ubicacin
2 Pentium Dual Core con disco duro 1 Contador General
de 100 Gigas 1 Facturacin

1 Impresora Epson LX-300+ Contador General
1 Telfono para extensiones marca Contabilidad
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G.2 Determinar como utilizar la tecnologa (Software) para hacer mas productivo el trabajo.
Cantidad de
Licencias Descripcin del Software Utilizacin
2 Windows XP Se instalar en el en las maquinas, para control y

administracin de los usuarios.
2 Office XP Ayudar a realizar las tareas secretariales y
administrativas, como elaboracin de Graficas
estadsticas de Ventas, presentaciones, etc.
Software de Base de Datos diseado y Se utilizar el software en el rea administrativa,
1 elaborado especficamente para la la cual ayudara a llevar mejor los controles de
empresa (hecho a la medida) ventas, emitir los reportes necesarios de
acuerdo a las necesidades de los usuarios,
ayudando y asistiendo para la toma de
decisiones.
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G.3 Describir y justificar tcnicamente que tipo de sistema de informacin
se debe utilizar para adecuar y manejar la informacin que incluir el flujo
de datos.
El sistema de informacin que se va ha utilizar es el Sistema de Apoyo
para la toma de Decisiones (DSS): Este permitir obtener diferentes
formas de informacin dependiendo de las necesidades administrativas
para la toma de decisiones, adems proveer informacin acerca de un
problema y posibles soluciones proporcionando la informacin base
para la toma de decisiones. Este sistema le permitir al Gerente tomar la
decisin mas acertada posible, porque no opera en forma regular, ya
que pueden utilizarse cuando son requeridos adaptndose a la situacin;
adems no operan un simple clculo mecnico sino que obligan al
usuario a articular su propio criterio.
Este sistema no solo recupera y exhibe los datos, tambin realiza varios
tipos de anlisis matemticos, estadsticos de los mismos; adems ser
empleado por usuarios de diferentes reas funcionales como ventas,
produccin, administracin, finanzas y recursos humanos, tambin ser
desarrollado por el usuario final sin la participacin operativa de los
analistas de sistemas y programadores del rea de informtica. La nica
desventaja que proporciona este sistema es que no suelen ahorrar mano
de obra y no se conocen los ingresos del proyecto de inversin.
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H. Diseo del Sistema Propuesto
H.1 Diagrama o diagramas de flujo de datos, secuencia lgica de los

procesos de la solucin planteada por el investigador. (Utilizando la
tcnica de diagramacin de GANE-SARSON)
P.1 P.2 P.3
Ingreso Nit del Ingresar Ingresar

Solicita Existencia
Solicita Cliente a Servicio a cantidad de
Servicio Tipo de de Servicio
Cliente Facturar Prestar Servicios a
Revisar
servicio Prestar
Grabar Factura
Consulta de A3 Encabezado Fact.

Consulta de existencia de
datos del Servicios Grabar Detalle
cliente y forma
A3 Detalle Factura
A1 Clientes A2 Servicios
Consulta datos Cliente
A1 Clientes
Grabar Recibo
A4 Recibos
Actualizar Cuenta
Cliente
A1 C. Corriente Cliente
P.4 Actualizar Inventario
Verificar A2 Servicios
Se entrega datos e
Cliente factura
Inventario
imprimir
factura
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H.2 Determinar los elementos del sistema: Entidades, Procesos,
Almacenes y Flujo de Datos.
Entidades: Flujos de Datos

Entidades Internas: Contador:
Contador General Inventarios
Gerente Financiero Reporte de inventarios
Facturacin Requisicin de Servicios
Servicios
Entidades Externas: Asistente Administrativo
Proveedores Reporte de Cuentas Corriente
Clientes Requisicin de Servicio
Inventario
Reporte de Inventario
Servicios
Reporte de Servicios
Procesos: Almacenes
Ingreso Nit 1. Clientes
Ingreso servicio a prestar 2. Encabezado de Factura
Ingreso Cantidad servicio a 3. Detalle de Factura
prestar 4. Servicio
Verificacin antes de imprimir 5. Recibos
6. Cuenta Corriente Clientes
29
30
Inventario Producto
s
Rep.. Invent. Factura
Contador Requis. de Proveedores

servicios N. Crdito
servicios N. Debito
Sistema Visegua
Requisicin
Control de Ventas
Cuentas corrientes
Rep. Cuenta
Corriente
Facturacin Rep. Cuenta
Corriente
Control de Compras
Requi. Control de Inventarios
Servicios Servicios
Servicios Fijos
Gerente Inventarios Servicios Extras Clientes
Financiero Datos Cliente
Rep. inventario
servicios
Factura
Servicios
Rep. Servicios
31
Facturacin
Cuentas Corrientes
Servicios
Inventario Producto
s

servicios N. Crdito
servicios N. Debito
Sistema Visegua
Requisicin
Control de Ventas
Cuentas corrientes
Rep. Cuenta
Corriente
Facturacin Rep. Cuenta
Corriente
Control de Compras 32
SISTEMATIZACION
Requi. Control de Inventarios EL
ABARROTERIA TRIUNFO
Servicios Servicios
Servicios Fijos
Gerente Inventarios Servicios Extras Clientes
Rep. inventario
Servicios
Inventario Producto
Rep.
s Servicios

servicios N. Crdito
servicios N. Debito
H.3 Elaboracin de manual deSistema
Facturacin Visegua
procedimiento
Requisicin
Facturacin Control
Reporte de Servicios de Ventas
Abarrotara Reporte de Cuenta Cuentas corrientes
el Triunfo Rep. Cuenta
CorrienteCuentas Corrientes
Facturacin MANUAL DE Rep. Cuenta
PROCEDIMIENTOS
Corriente
Servicios Control de Compras
Requi. Control de Inventarios
NUMERO: Nombre:
Servicios
Servicios Fijos Servicios
Gerente Inventarios Servicios Extras

Procedimiento Grfico de Abarrotara Clientes
El Triunfo (Propuesto)
APROBADO
Rep. inventario En vigor: Modificado
servicios
Administracin Factura
________________________________
Servicios
Pgina:_______ ___/___/____
Rep. Servicios Gerente de Ventas
Paso Descripcin / Procedimiento Vendedor / Cajero Bodeguero
Tiempo Costo
No.
1. Se procede a ingresar cdigo de producto, para Inicio
mostrar disponibilidad
Facturacin
0:02 Q0.50
Facturacin
Reporte de Cuenta
Cuentas Corrientes
2. Se ingresa la cantidad a comprar
Servicios
0:05 Q00.25
Abarrotara
el Triunfo
MANUAL DE REPORTE DE CLIENTES
33
NUMERO: Nombre: Procedimiento Grfico de Abarrotara El Triunfo (Propuesto)
APROBADO En vigor: Modificado

Administracin
________________________________ Pgina:_______ ___/___/____
Gerente de Ventas
Tiempo Costo
No.
4. Se agregan los datos para la compra
3
10:00 Q10.00
5. Se detalla la informacin del cliente

0:45 Q05.00
1
Abarrotara
el Triunfo
MANUAL DE REPORTE DE CLIENTES
NUMERO: Nombre:
Procedimiento Grfico de Abarrotara El Triunfo (Propuesto)
APROBADO En vigor: Modificado
Administracin
________________________________ Pgina:_______ ___/___/____
Gerente de Ventas
34

Tiempo Costo
No.
6. Verificacin de datos del cliente confirmacin de
compra e impresin de factura 5
00:30 Q01.00
Fin
TOTALES 10:75 Q16.00
35
A.1. Identificar actividades de Primer Orden, Segundo Orden, Tercer Orden, etc. (Elaboracin en un cuadro
Sinptico)
Actividades de Primer Orden Actividades de Segundo Orden Actividades de Tercer Orden

A. Entrevista 1. Entrevista con Gerente General
2. Entrevista Sub Gerente
B. Remodelacin 3. Instalacin elctrica 3.1 Medida para cable
4. Instalacin de red 4.1 Medida de cableado
C. Compra de equipo 5. Cotizacin de equipo 5.1 Llamar a empresas distribuidoras
6. Recepcin de cotizaciones
7. Aprobacin de cotizaciones
8. Compra
D. Compra de mobiliario 9. Cotizacin de mobiliario 9.1 Llamar a empresas distribuidoras
12. Compra
E. Compra de Software 13. Cotizacin de Software 13.1 Llamar a empresas distribuidoras
16. Compra
17. "Instalacin Mobiliario, Equipo y Software"
F. Prueba de Equipo y Software 18. Prueba de Equipo y Software
G. CAPACITACION 19. Cotizacin de capacitaciones
20. Curso Windows
21. Curso Office
22. Curso programa hecho a la medida
23. Curso Atencin al Publico
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A.2. Listado de Actividades
1. Entrevista con Gerente General

2. Entrevista Sub Gerente
3. Instalacin elctrica
4. Instalacin de red
5. Cotizacin de equipo
8. Compra
9. Cotizacin de mobiliario
12. Compra
13. Cotizacin de Software
16. Compra
17. "Instalacin Mobiliario, Equipo y
Software"
18. Prueba de Equipo y Software
19. Cotizacin de capacitaciones
20. Curso Windows
21. Curso Office
22. Curso programa hecho a la medida
23. Curso Atencin al Publico
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B. DEFINICION DE ACTIVIDADES PRECEDENTES Y SUBSECUENTES
B.1. Elaboracin de una tabla de las actividades precedentes y subsecuentes
ACTIVIDAD DESCRIPCION DE ACTIVIDADES PRECEDENTE SUBSECUENTE

INICIO 1
1 Entrevista con Gerente General INICIO 2
2 Entrevista Sub Gerente 1 3, 5, 9, 13, 19
3 Instalacin elctrica 2 4
4 Instalacin de red 3 FINAL
5 Cotizacin de equipo 2 6
6 Recepcin de cotizaciones 5 7
7 Aprobacin de cotizaciones 6 8
8 Compra 7 FINAL
9 Cotizacin de mobiliario 2 10
12 Compra 11 FINAL
13 Cotizacin de Software 2 14
16 Compra 15 17
17 "Instalacin Mobiliario, Equipo y Software" 16 18
18 Prueba de Equipo y Software 17 FINAL
19 Cotizacin de capacitaciones 2 20
20 Curso Windows 19 21
21 Curso Office 20 22
22 Curso programa hecho a la medida 21 23
23 Curso Atencin al Publico 22 FINAL
FINAL
38
C. MATRIZ DE TIEMPOS
C.1. Elaboracin, manual del clculo de las actividades en una Matriz de
secuencias (en anexos; Frmulas y clculos de todas las actividades).
TEIMPO TIEMPO TIEMPO

ACTIVIDAD DESCRIPCION DE ACTIVIDADES OPTIMO MEDIO PESIMISTA "t"
INICIO
1 Entrevista con Gerente General 1 1 1 1
2 Entrevista Sub Gerente 1 1 1 1
3 Instalacin elctrica 2 3 4 3
4 Instalacin de red 1 2 3 2
5 Cotizacin de equipo 1 1 2 1
6 Recepcin de cotizaciones 1 1 2 1
7 Aprobacin de cotizaciones 1 1 2 1
8 Compra 1 1 1 1
9 Cotizacin de mobiliario 1 1 1 1
12 Compra 1 1 1 1
13 Cotizacin de Software 0 1 2 1
16 Compra 0 1 2 1
17 "Instalacin Mobiliario, Equipo y Software" 2 3 4 3
18 Prueba de Equipo y Software 1 2 3 2
19 Cotizacin de capacitaciones 0 1 2 1
20 Curso Windows 1 1 1 1
21 Curso Office 1 1 1 1
22 Curso programa hecho a la medida 1 2 3 2
23 Curso Atencin al Publico 1 1 1 1
FINAL
39
D. CONSTRUCCIN DEL CPM-PERT O RED A TIEMPO T
D.1. Diagrama de Secuencia Manual
40
E. Clculo de Ocurrencias
E.1 Ocurrencias Tempranas
E.2 Ocurrencias Tardas
E.3 Clculo de Ruta
41
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES "t" EI EJ LI LJ RUTA CRITICA
Entrevista con Gerente General 1 0 1 0 1 SI

Entrevista Sub Gerente 1 1 2 1 2 SI
Instalacin elctrica 3 2 5 6 9 NO
Instalacin de red 2 5 7 9 11 NO
Cotizacin de equipo 1 2 3 7 8 NO
Recepcin de cotizaciones 1 3 4 8 9 NO
Aprobacin de cotizaciones 1 4 5 9 10 NO
Compra 1 5 6 10 11 NO
Cotizacin de mobiliario 1 2 3 7 8 NO
Recepcin de cotizaciones 1 3 4 8 9 NO
Aprobacin de cotizaciones 1 4 5 9 10 NO
Compra 1 5 6 10 11 NO
Cotizacin de Software 1 2 3 2 3 SI
Recepcin de cotizaciones 1 3 4 3 4 SI
Aprobacin de cotizaciones 1 4 5 4 5 SI
Compra 1 5 6 5 6 SI
"Instalacin Mobiliario, Equipo y Software" 3 6 9 6 9 SI
Prueba de Equipo y Software 2 9 11 9 11 SI
Cotizacin de capacitaciones 1 2 3 5 6 NO
Curso Windows 1 3 4 6 7 NO
Curso Office 1 4 5 7 8 NO
Curso programa hecho a la medida 2 5 7 8 10 NO
Curso Atencin al Publico 1 7 8 10 11 NO
42
F. CLCULO DE HOLGURAS
F.1. Clculo de Holguras Totales (En anexos: Clculo y uso de Frmulas)
F.2. Clculo de Holguras Libres (En anexos: Clculo y uso de Frmulas)
F.3. Clculo de Holguras Independientes (En anexos: Clculo y uso de Frmulas)
RUTA HOLGURA HOLGURA HOLGURA

ACTIVIDAD DESCRIPCION DE ACTIVIDADES "t" EI EJ LI LJ CRITICA TOTAL LIBRE INDEPENDIENTE
INICIO
1 Entrevista con Gerente General 1 0 1 0 1 SI 0 0 0
2 Entrevista Sub Gerente 1 1 2 1 2 SI 0 0 0
3 Instalacin elctrica 3 2 5 6 9 NO 4 0 -4
4 Instalacin de red 2 5 7 9 11 NO 4 0 -4
5 Cotizacin de equipo 1 2 3 7 8 NO 5 0 -5
6 Recepcin de cotizaciones 1 3 4 8 9 NO 5 0 -5
7 Aprobacin de cotizaciones 1 4 5 9 10 NO 5 0 -5
8 Compra 1 5 6 10 11 NO 5 0 -5
9 Cotizacin de mobiliario 1 2 3 7 8 NO 5 0 -5
10 Recepcin de cotizaciones 1 3 4 8 9 NO 5 0 -5
11 Aprobacin de cotizaciones 1 4 5 9 10 NO 5 0 -5
12 Compra 1 5 6 10 11 NO 5 0 -5
13 Cotizacin de Software 1 2 3 2 3 SI 0 0 0
14 Recepcin de cotizaciones 1 3 4 3 4 SI 0 0 0
15 Aprobacin de cotizaciones 1 4 5 4 5 SI 0 0 0
16 Compra 1 5 6 5 6 SI 0 0 0
17 "Instalacin Mobiliario, Equipo y Software" 3 6 9 6 9 SI 0 0 0
18 Prueba de Equipo y Software 2 9 11 9 11 SI 0 0 0
19 Cotizacin de capacitaciones 1 2 3 5 6 NO 3 0 -3
20 Curso Windows 1 3 4 6 7 NO 3 0 -3
21 Curso Office 1 4 5 7 8 NO 3 0 -3
22 Curso programa hecho a la medida 2 5 7 8 10 NO 3 0 -3
23 Curso Atencin al Publico 1 7 8 10 11 NO 3 0 -3
FINAL
43
G. DETERMINACION DE COSTOS DEL PROYECTO

G.1 DETERMINAR LOS COSTOS DE CADA ACTIVIDAD
44
G.2. Determinar los costos del proyecto total
45
H. UTILIZACION DEL MS-PROJECT
H.1. Elaboracin del Diagrama de Gantt
H.2. Elaboracin del PERT
46
FASE I. ESTUDIO DE FACTIBILIDADES

A.1.1. Factibilidad Econmica
En este cuadro los primeros seis meses se suma el costo del mes con el costo acumulado dando un resultado
de Q.19, 460.00 en el beneficio del mes se han tomado dichos datos del flujo de efectivo y se suma al beneficio
acumulado dando un total de Q. 29,200 por el periodo de un ao.
COSTOS Y BENEFICIOS ACUMULADOS
47
Como se puede observar en la grafica el proyecto es rentable porque se obtendr un

beneficio de Q.29, 200.00 y un costo de Q19, 460 lo cual hace una diferencia de Q.9,
740.00 de retorno de inversin.
RETORNO DE INVERSION
35000
30000
25000
20000 Costos
15000 Beneficios
10000
5000
0
M s
es
es
es
11 ses
M s
e
e
M
es
es
es
es
e
1
M
3
48
A.1.2. Factibilidad Tcnica
El equipo que se compro es mas rpido tiene ms opciones de trabajo, como
tambin permite realizar los clculos de salarios automticamente.
Los programas son muy efectivos para la elaboracin de cheques, en el cual
solo se ingresan los datos y el mismo configura el formato.
Para facturacin se realiz un programa en el cual se ingresan los datos de
la factura y el mismo se encarga de sumar y restar totales, asimismo
almacena los datos de los clientes formando una lista.
El organigrama que se hizo permite a los empleados conocer su jerarqua y
adems quienes son sus subalternos.
La elaboracin del manual de puestos permite a cada empleado reconocer
sus obligaciones y responsabilidades de acuerdo a las normas establecidas
dentro de la empresa.
El recurso humano que se contrat ha minimizado la recarga de tareas por la
rapidez que se maneja, asimismo ha sido mas efectivo y productivo el
departamento.
Todas estas actividades realizadas en este departamento han generado ms
productividad, estabilidad laboral tanto al empleado como a la empresa.
A.1.3. Factibilidad Operativa
La capacitacin que se implement al personal operativo ha generado
entusiasmo y prosperidad en cada uno de los empleados, lo cual es beneficio
49
para la empresa porque con esto el personal es ms productivo, estable y
preparado.
Los manuales han sido una base muy importante, porque permite conocer
las actividades ha realizarse en cada puesto.
A.1.4. Determinacin de los Trminos de Referencia, tomando en cuenta los
parmetros del Proyecto.
A.1.4.1. Calidad y Especificaciones
La calidad del proyecto es muy efectiva y le permitir a la empresa generar ms
ingresos econmicos como de servicios y el personal es ms productivo.
Aproximadamente se obtendr un promedio de 10 servicios en 12 meses.
A.1.4.2. Costos (Presupuesto)
De acuerdo a los costos (Q.23,550.00) que se reportan en la literal G de la fase II,
con un costo acumulado de Q.19460 y un beneficio acumulado de 29,200.00 en un
periodo de 12 meses la empresa esta econmicamente bien para cubrir el mismo
para que estos retornen con mas rentabilidad.
35000
30000
25000
20000
15000 12 m eses
10000
5000
0
Costo Total
Acumulado
Acumulado
Beneficio
Costo
50
A.1.4.3. Tiempo
Antes las actividades se realizaban en 8 hrs. lo cual ocasionaba retraso de tareas, mal
elaborado y era un grave problema en la empresa, ahora que se ha elaborado el
proyecto se ha logrado con el objetivo de ser mas eficiente, competitivo el servicio al
cliente porque ha ahorrado un promedio de 4 horas las cuales se pueden invertir en
otras tareas y que el trabajo se mantenga siempre activo.
51
B. FASE II. AUDITORIA AL NUEVO SISTEMA
B.1 ALCANCE DE AUDITORIA EN FORMA HORIZONTAL
B.1.1. Seguridad Fsica (Equipo, mobiliario e instalaciones)
Instalaciones
o Instalaciones Elctricas
o Salidas de emergencia
o Cables externos de equipos bien protegidos
Equipo
o Colocacin en condiciones ambientales
o Mantener limpio y ordenado
o Conexiones correctamente
Mobiliario
o Debe ser ergonmico
o Acondicionamiento adecuado
o Amplitud de preferencia (escritorio)
52
SEGURIDAD FISICA
RIESGOS DESCRIPCION CAUSAS CONTROLES DESCRIPCION DE VENTAJAS
CONTROLES
Calentamiento de Por falta de Ventilador Ventidor al CPU o Evitar daos al
ventilacion de ventilacion en la
Incendios equipo equipo adecuado oficina equipo
Sobrecarga de Por no hacer un Realizar un Hacer un bancop Evitar prdida de
informacion, lentitud del bancop y guardar informacion y
equipo y posibles informacion en ocupar menos
Inundaciones apagones bancop discos cada 6 meses espacio
Robo de equipo, dinero Por no Guardia Detector Prevenir ingreso
capacitado y
seleccionar bien automatico en la de personas
buen equipo de
Acceso Fsico y material de equipo al personal alarma entrada sospechosas
Virus Mal Antivirus Es un programa Evitar prdida de
que detecta
informacion y
entrada de archivos
Falla de Equipo mantenimiento peligrosos daos al equipo
53
B.1.2 Seguridad de Datos (Proceso y Almacenamiento)
SEGURIDAD DE DATOS
RIESGOS DESCRIPCION CAUSAS CONTROLES
Ingreso inadecuado de datos Datos facturacion, cheques, Por capacitacion o Capacitacion al personal y
clientes, etc. mantenimiento de equipo mantenimiento de equipo
Proceso inadecuado de datos Datos incorrectos Recarga de tareas No asignar recarga de tareas
Almacenamiento inadecuado de Actualizacion de datos, Falta de control en el Verificacion de datos

datos nombres, cheques ingreso de datos
Copias inadecuadas de Copias de datos Discos, diskets, etc. Mal Revision de discos, diskets,
seguridad de datos estado etc.
Salida inadecuada de datos impresiones, diskets, CD, Faltqa de verificacion de Revisar impresora , diskets,,
etc. datos discos (virus)
Infiltracion (intrusos o accesos no Contrasea de usuario Acceso autorizado al Autorizar el ingreso solo a
autorizados, tanto internos como sistema personas involucradas
externos)
Uso Malicioso Prdida de informacion Uso de informacion por Confidencialidad en las
terceras personas contraseas
Divulgacion de datos Confidencialidad Falta de capacitacion Personal capacitado sobre
valores
Vigilancia e intercepcion de las Acceso de informaciona no Falta de redes Colocar contralador de
comunicaciones de datos involucrados ingreso al sistema
Uso ilegal de datos sin pago Copia de datos a terceras Uso del sistema por varias No autorizar ingreso a
personas personas personas ajenas
54
B.1.3 Seguridad de Procedimientos
SEGURIDAD DE PROCEDIMIENTOS
RIESGOS DESCRIPCION CAUSAS CONTROLES
Mantenimiento del Equipo limpieza a las Mantenimiento a largo Mantenimiento cada dos
computadoras, impresoras,
telefonos, fax, fotocopiadora, plazo meses
Controles de Desarrollo fax, etc.
Revision Falta de revision Revision previa
Cambios en programas Ingreso de un programa mas Falta de capacitacion Capacitar al personal ante
sofisticado, de acuerdo a la
necesidad nuevo programa
Controles de Usuarios Contraseas, antivirus, etc. Actualizacion de datos Actualizar contrasea y
antivirus cada 3 meses
Controles de Operacin Verificacion de informacion Falta de control de Copia de lista de servicios
servicios
Redes Para 4 maquinas (recursos Redes no competente Constante revision al
humanos, operaciones,
contabilidad y gerencia cableado
Personal de la Organizacin General) de puestos
Asignacion Falta de asignacion de Copia de manual de
puestos asignacion de puestos
Administracin de la seguridad Asignar a un responsable Autorizaciona varias Mantener a un responsable
del sistema computacional personas
Distribucion del software Conexiones de equipo Falta de revision Hacer revisiones cada mes
Uso ilegal de datos sin pago Acceso sin autorizacion Falta de control Permitir el acceso solo al
personal involucrado
Rastro para auditora Asignar a un auditor Efectuar auditoria en las Efectuar auditoria cada dos
areas meses
55
C. ANALIZAR LOS PUNTOS DE RIESGOY CONTROL EN EL SISTEMA
C.1 En la copia del Diagrama de Flujo de datos (gane-sarson) identificar tanto los puntos de riesgo
como los puntos de control con la simbologa que considere oportuna.
56
C.2 Considerando que los puntos de riesgo no necesariamente requieren control,
explique tcnicamente por que dejo puntos de riesgo sin control.
Se dejaron puntos de riesgo sin control porque son leves, fcil de controlar en el
momento que sea necesario y en el menor tiempo posible se pueden solucionar.
57
D. MANUAL DE CONTINGENCIA
D.1. Hacer la Tabla de Anlisis de Contingencia.
58
D.2. Hacer el Diagrama de Contingencia del Sistema.
CONTINGENCIA X1 X3 3
1 X2 2
CON SOLUCIN
MULTICONTINGENCIA I I
CON SOLUCIN
3 X4 X5 X6 X7 X8 X9 X10 X11 X13 4
X12
I LL
LL
59
D.3. Hacer la Tabla de Llamada.
Nombre de la Tabla de Llamadas: Correccion de Facturas:
EXTENSION TELEFONO TELEFONO TELEFONO

PRIORIDAD A QUIEN PUESTO DE OFICINA E-MAIL CELULAR CASA OFICINA
1 Lic. Oscar Morles Dueo Gerente 1511 fredyramirez@icasa.com.gt 5230-1520 2340-3010 2340-6090
2 Manuel Velasquez Jefe de Personal 2010 manuelvelasquez@youngshin.com.gt 5710-7810 7815-2000 7870-9010
3 Ing. Eduardo Garcia Gerente de Personal 306 eduardog@incasa.com.gt 5280-0915 2335-9007 2360-6650
60
D.4. Hacer la Tabla de Instructivo.
NOMBRE DEL INSTRUCTIVO: CUENTA CORRIENTE:
RESPONSABLE DE LA ACCION QUE HACER SI NO SE LOGRA

PASO ACCION
1 Contador Revision de los datos Revisar lista de cuentas
2 Contador Suma contra factura Revisar Facturas
3 Contador Revisar Saldo Solicitar auditora
61
CONCLUSIONES
Este proyecto esta elaborado en base a una empresa pequea Privada la cual atraviesa
problemas de competencia, para ello se han evaluado sus diferentes fases para
determinar como esta y hacia donde se dirige
Fase I: en esta fase se analiza la situacin de la empresa, la problemtica y las
medidas a tomar ante una amenaza, para ello es necesario hacer un anlisis profundo
para no perder detalle.
Fase II: En esta fase se evalan los costos y la duracin del proyecto para verificar que
beneficios se obtendran y si es necesario implementarlo.
Fase III: En esta fase se implemento el proyecto y se era rentable o no, lo cual se
confirmo que su rentabilidad fue efectiva y cumpli con los requerimiento por la
empresa, quedando satisfecho el propietario. Tambien se realiza auditoria en diferentes
reas para determinar si el sistema o el personal son los que generan el problema, o se
debe a recursos econmicos de la empresa, etc. para ello se realizaron entrevistas,
encuestas en las cuales se detect el problema y que lo estaba generando, en estas
actividades que se realizaron el personal fue muy colaborador sincero.
Conclusin final, el proyecto fue un xito.
62
RECOMENDACIONES
Cuando una empresa se encuentre en problemas como los ingresos tanto econmicos
como preferencia de clientes es recomendable elaborar un proyecto el cual permite
detectar cual es el problema en s, que esta afectando la empresa y que medidas de
proteccin pueden ser tomadas ante esta situacin. El empresario debe estar siempre a
la vanguardia de la competencia ya que esta siempre se mantiene informada para ser
competitiva.
Cuando una empresa se encuentra amenazada por la competencia esta debe realizar
investigaciones referente a que sistemas, mtodos, tecnologas utilizan para luego
hacer un previo anlisis como esta la empresa? Con que recursos cuenta? etc. para
que la competencia no nos empuje a la quiebra.
63
64
FORMULAS UTILIZADAS
1. Formula para la elaboracin del clculo de actividades en una Matriz de

Secuencias.
T= to+4(tm)+tp
6
2. Formula para clculo de la Determinacin de la Ruta Critica.
Buscar aquellas actividades en donde el L es igual al E al inicio de la
actividad, tambin deben ser iguales los L y E del final de la actividad.
Adems la resta del L final menos L inicial deber ser igual a la duracin de
la actividad. Si estas actividades se retrasan ocurrir un atraso en el tiempo
de terminacin del proyecto.
3. Formula para calculo de las Ocurrencias mas Tempranas (E)

Sumar duracin de la actividad al Tiempo de Ocurrencia ms temprano
anterior.
Ei Ej
li lj
Actividad
i j
Duracin
4. Formula para calculo de las Ocurrencias mas Tarda (L)

Restar la duracin de la actividad al Tiempo de Ocurrencia ms Tarda
anterior.
Ei Ei
li li
Actividad
i j
Duracin
5. Formula para calculo de Variables de Holgura; la holgura total de una

actividad no critica es:
65
Holgura Total= Levento final-(Eevento inicial+duracin de la actividad)

Holgura Libre= Eevento final-(Eevento inicial+duracin de la actividad)
Holgura Independiente= Eevento final-(Levento inicial + duracin de la
actividad)
6. Formula para calcular el costo de un proyecto

Costo fase 1 / dias a realizar el proyecto = Factor Costp
66
GLOSARIO
Administracin del sistema de informacin: Es el responsable de los aspectos

tcnicos del proyecto, adherencia a estndares existentes y de que el proceso de
desarrollo se lleve en una forma apropiada.
Ambiente del sistema: Es cualquier cosa fuera del sistema que puede interactuar con
el mismo y que influye en su comportamiento.
Analista de sistemas: persona que analiza el sistema, identifica las necesidades del
usuario, los requerimientos especficos del negocio y como debe ser implementado un
sistema para cubrirlos.
Anlisis de sistemas: Proceso deductivo durante el cual es necesario obtener datos e
informacin clasificndolos para facilitar su interpretacin.
Automatizacin de oficinas (AO): implica la sistematizacin y el equipamiento de los
procesos administrativos de una oficina, apoyndose en dos disciplinas: la
administracin y la informtica.
Administracin: Es el proceso de disear y mantener un ambiente en el cual los
individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos
seleccionados.
Acciones correctivas: Accin a tomar durante el control para rectificar el curso y
retornar a la ruta especificada al inicio del mismo.
Auditoria: La auditoria es el proceso sistemtico de obtener y evaluar objetivamente
la evidencia acerca de la afirmaciones relacionadas con actos
y acontecimientos econmicos, a fin de evaluar las declaraciones a la luz de los
criterios establecidos y comunicar el resultado a las partes involucradas.
Carta de Presentacin: Carta que acompaa el informa final del anlisis.
Cuestionario: Es un instrumento utilizado para la recoleccin de datos.
Clasificacin de las entidades: Fsicas; que pueden ser personas, animales, equipos
tierras y edificios. Conceptuales: pueden ser organizaciones, acuerdos y abstracciones
tales como una corporacin, iglesia, alquiler, hipoteca, estrategia.
Ciclo de la informacin: Recopilar, procesar, distribuir, y usar un servidor.
67
Competitividad: La habilidad para competir de una organizacin.

Contexto: Descripcin de la situacin en que el problema o solucin se crea o impacta.
Control: Permite garantizar que se est caminando en la direccin correcta y que se
lograran los objetivos propuestos.
Comunicacin: Es uno de los facilitadores ms importantes de las actividades
administrativas.
Comprobacin: Es una manera de verificar la calidad del proyecto.
Costo: Valor de los recursos a utilizarse en determinada actividad del proyecto
expresado en trminos monetarios.
Costo de Produccin: Gastos ocasionados por el pago de intereses, salarios,
amortizaciones, materias primas, etc.
Costo de oportunidad: representa el costo financiero (inters) que se deja de ganar
por invertir en determinado proyecto.
Comprobacin: Es una manera de verificar la calidad del proyecto.
Control: Accin de comparar, durante la ejecucin, lo realizado con relacin a lo
programado para establecer si existen diferencias entre ambos aspectos.
Costo: Valor de los recursos a utilizarse en determinada actividad del proyecto
expresado en trminos monetarios.
CPM: El mtodo del camino crtico (derivado de las iniciales de su nombre en ingles
Critical Path Method representa una valiosa herramienta para la programacin de
cualquier trabajo.
Documentos Cuantitativos: se incluyen todos los informes contables y financieros.
Permiten visualizar la situacin financiera de la empresa, su solvencia, sus fortalezas y
debilidades, etc.
Documentos Cualitativos: son documentos internos como memorandums, avisos en
tableros o boletines, manuales de procedimiento.
Diagrama: Dibujo o representacin grafica que sirve para representar un objeto o
indicar la relacin entre elementos.
Distribucin de la informacin: Para ello se utilizan diversos medios que pueden ser:
un fax, un correo normal o bien electrnico, por el uso de un mensajero, etc.
68
Diagrama Gantt: Tambin denominado diagrama de tiempo y horarios o grfica de

Gantt es una herramienta que ayuda a que todos los involucrados sepan exactamente
que tienen que hacer y en que tiempo deben hacerlo.
Diagrama: Representacin grfica de un evento, sistema, proyecto, etc.
Diagramas de red o flechas: El diagrama de flechas permite representar relaciones de
precedencia y dependencia de las actividades del proyecto.
Demanda: necesidad o deseo de adquirir un bien o un servicio.
Efectividad: es el grado en que las metas correctas son logradas.
Eficiencia: es la medida en que las entras o recursos son para el logro de los
resultados.
Entrevista: es una conversacin con un propsito bien definido.
Equipo: es un grupo efectivo de personas, que a su vez es eficiente y eficaz.
Etapas para desarrollar un proyecto: estrategia, anlisis, diseo, implementacin,
transicin o puesta en marcha y produccin.
Efecto: El resultado o consecuencia de una causa.
Ejecutar: Significa literalmente poner en accin, y esta accin administrativa trata de
proporcionar poder estimulante al equipo que llevar a cabo el plan.
Enfocar: Situarse en el problema y no perderse.
Equipamiento: Accin de dotar o proveer a la oficina del equipo necesario para realizar
las tareas administrativas.
Ergonoma: El propsito de la ergonoma es adaptar el trabajo a la persona en lugar
de hacer que la persona se adapte al trabajo.
Estrategia: Es el conjunto de objetivos, polticas, planes y programas que caracterizan
el rumbo y la orientacin de una organizacin.
Exacta: La exactitud se mide en porcentaje de informacin correcta en relacin
al total de informacin generada.
Ejecucin: Etapa del proyecto en el cual se pone en marcha el plan elaborado
anteriormente.
Evaluacin: Proceso de evaluar un proyecto.
Elasticidad: variacin relativa que experimenta una funcin o variable dependiente
ocasionada por un factor.
69
Fase de anlisis: El objetivo de la fase de anlisis es asegurar que se ha

comprometido bien la naturaleza del problema.
Fase de Diseo: Al disear un sistema global, entramos al terreno de organizacin y
mtodos.
Fase de Estrategia: En la fase de estrategia se pretende a responder a tres preguntas
bsicas: En dnde estamos? A dnde queremos dirigirnos? Cmo hacemos para
llegar all?
Fase de produccin: La produccin es la etapa en que el sistema trabaja
normalmente.
Fase de transicin: Es la etapa en que se traslada del antiguo sistema al nuevo.
Flujo de efectivo: ingresos que generan un proyecto o bien los ahorros que va a
provocar la realizacin de un proyecto.
Grafocolor: Mtodo grfico de control que puede mostrar el grado de ejecucin del
trabajo.
Holgura independiente: Cuando la actividad no crtica se ha iniciado lo ms tarde
posible en L evento inicial y dispone de un tiempo libre en que puede atrasarse o
alargarse sin alterar la duracin del proceso ni el inicio de las actividades que le siguen.
Holgura libre: Tiempo libre o extra del que dispone una actividad no crtica en que
puede atrasarse o extenderse sin afectar el inicio de la actividad que le sigue.
Holgura total: Tiempo libre que tiene una actividad no crtica del que puede atrasarse o
alargarse sin afectar la duracin del proceso pero afectando la iniciacin ms temprana
de las actividades no crticas que le siguen.
Holgura: El tiempo libre o disponible para una actividad no crtica, en el cual puede
retrasarse o prorrogarse sin afectar la duracin del proceso.
Informe final del anlisis de Sistemas: es un resumen por escrito del trabajo
realizado.
Informe preliminar de recopilacin de datos: contiene: introduccin, objetivos del
estudio, diagrama de flujo del sistema, descripcin narrativa del sistema, formas e
instructivos utilizados por el sistema, apndices, cuadros comparativos y conclusiones
generales.
70
ndice de Rentabilidad: Valor presente de los flujos de efectivo futuros de una

inversin divididos entre sus costos iniciales.
ndice de valor presente: es el cociente de dividir el valor presente de los ingresos
entre el valor presente de los egresos.
Inspeccin: Es la forma ms comn de supervisar la ejecucin del proyecto.
Lder del proyecto: es el responsable de toda la planeacin y control del proyecto.
Mtodo: es la ejecucin ordenada y clara de llegar a un resultado o fin determinado.
Modelo Conceptual: en este se definen los clientes, actores, transformaciones,
ambiente, propietarios y visin global.
Muestreo: es una modalidad de seleccin sistemtica para determinar las personas o
sujetos a investigar.
MsProject: Es un paquete de software elaborado por Microsoft para satisfacer la
necesidad de las empresas, organizaciones y personas privadas, de administrar sus
diversos proyectos.
Mercado: Sitio de convergencia de la oferta y la demanda de productos, en que se
establece el precio nico.
Observacin: consiste en observar una situacin o un hecho, buscar algo especfico.
Objetivo: Un enunciado especfico de lo que desea lograr.
Oficina: Sitio en donde se realizan tareas administrativas.
Opcin: Una entre varias posibilidades por la que se puede optar o elegir.
Organizacin: Actividad administrativa que desarrolla una organizacin para llevar los
planes a feliz termino.
Oferta: Cantidad de un bien que los productores estn dispuestos a llevar al mercado
de acuerdo a los precios que pueda alcanzar.
Sus operaciones pasivas (deposito de ahorro, deposito a plazo, etc.)
Plan de trabajo: este incluye todo lo referente a las actividades a desarrollar a partir del
anlisis del sistema.
Procesamiento de datos: se denomina procesamiento de datos (PD) al proceso de
conversin de los datos de informacin.
Perfil: Rasgos o caractersticas mas relevantes que definen un asunto.
71
Planeacin: Actividad administrativa en que se establece la visin, la misin y los

objetivos de la organizacin y se seleccionan las metas.
Planes: Son las lneas de accin y programas de actividades definidas dentro de una
organizacin siempre guiadas por los objetivos y polticas de la empresa.
Polticas: Son aquellas guas para la toma de decisiones de la organizacin acerca de
cmo desea lograr los objetivos.
Prioridad: Importancia relativa de un grupo de elementos que deben ser categorizados.
Problema: Cuestin que se trata de resolver utilizando un procedimiento cientfico.
Procedimiento: Es una descripcin especfica y detallada para lograr cierto trabajo.
Proceso: Serie de actividades relacionadas entre si que convierten insumos en
productos.
Productividad: Es una relacin entre los insumos invertidos al producir y la salida o
producto.
Pert: Tcnica que deriva su nombre del ingles Program Evaluation and Review
Technique, que en espaol significa Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas.
Planificacin del proyecto: Elaborar el plan para el proyecto.
Programacin: Asignacin de tiempos al plan del proyecto.
Proyecto: Un conjunto de acciones en serie y/ o paralelas.
Perfil del valor presente neto: representacin grafica de la relacin entre los VPN de
una inversin y diversas tasas de descuento.
Periodo de la recuperacin de la inversin (PRI): se refiere al tiempo en el cual se
recuperar la inversin que se realiz en un proyecto.
Punto de equilibrio: es el volumen o nivel de operaciones para el cual los ingresos y
costos totales son iguales.
Retroalimentacin: Accin de informar y tomar acciones correctivas luego de
efectuado el control.
Revisin peridica: Conlleva una constante comunicacin entre los responsables de
las actividades y el administrador del proyecto.
Roy: Tcnica para la programacin y el control de proyectos.
Ruta Crtica: Es la cadena de actividades crticas, las cuales conectan al evento inicial
y al final en el diagrama de flechas.
72
Recopilar informacin: Es reunir los datos necesarios para la produccin de

informacin.
Recurso: Algo que se necesita para resolver un problema.
Restriccin: Limitacin u obstculo existente.
Retroalimentacin: Accin de informar y tomar acciones correctivas luego de
efectuado el control.
Sistema: es un conjunto de componentes que interactan entre si para la consecucin
de uno o varios fines comunes.
Sistema de informacin (IS): se denomina a aquellos sistema cuya salida es
informacin, usa el ciclo o modelo IPO.
Sistemas de Apoyo para la toma de desiciones- (DSS): proveen diferentes formas de
obtener la informacin dependiendo de las necesidades administrativas para la toma de
decisin.
Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS): apoyan las actividades rutinarias de
las oficinas en las organizaciones.
Sistemas de informacin para la administracin (MIS): proveen capacidades de
producir reportes estandarizados necesarios par controlar los recursos que apoyan las
operaciones del negocio.
Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): administran actividades de
rutina como ventas, planillas, control de inventario, etc.
Sistemas dinmicos: estos responden a su ambiente, produciendo salidas o
modificaciones a los insumos que le son entregados.
Sistemas Expertos: Captura la experiencia del especialista y utiliza dicho conocimiento
para ayudar a otras personas a adquirirlo y usarlo.
Sistemas de AO se clasifican en: Toma de decisiones, manipulacin de la
informacin, administracin de documentos y comunicaciones.
Sistematizar: Incluye elaboracin de planes, diagramas de proceso, diagramas de
procedimientos, definir la estructura organizacional, establecer normas y polticas,
capacitar al recurso humano, inculcar una cultura y establecer controles mtricos.
Tcnicas de investigacin: se encuentra la entrevista, la encuesta, la observacin y
los cuestionarios.
73
Utilizacin de la informacin: Esta es la culminacin del ciclo de informacin

y el objetivo por el cual se ha realizado.
74
BIBLIOGRAFA
1. Automatizacin de Oficinas
Tercera Edicin: Enero de 2006

Autor: Ing. Nidia Giorgis Ramazzini de Orozco
Impreso por: Quality Print
Derechos Reservados
2. Fundamentos de Anlisis de Sistemas
Tercera Edicin: Marzo de 2006

Diseo Portada: DG. Vctor Melchor
Derechos Reservados
3. Sistematizacion de Oficinas
Tercera Edicin: Junio de 2006

Diseo Portada: DG. Vctor Melchor
Derechos Reservados
4. Evaluacin de Proyectos 1
Primera Edicin: Agosto de 2001

Derechos Reservados
75
6. Control de Proyectos 2
Tercera Edicin: Noviembre de 2005

Derechos Reservado
7. Control y Evaluacin de Proyectos 3
Segunda Edicin: Mayo de 2005

Derechos Reservados
Edicion 1995
Plaza & Janes Editores, S.A.
Enric Granados, 86-88 088008 Barcelona
Impreso en: Espaa
Derechos Reservados
76

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EVALUACION DEL PROYECTO INTEGRADO

El proyecto de SISTEMATIZACION DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS,

conduce a un trabajo arduo, donde se tiene que volver conocedores de la empresa

que se va a investigar, lo cual ser necesario para poder aplicar el correcto

procedimiento, a la hora de resolver cada problema que afecta a la empresa. En el

pequea empresa, el proceso y cambios que sufre durante su existencia.

Este es el caso de ABARROTERIA EL TRIUNFO, que como toda buena empresa

ha tenido un crecimiento significativo, el cual hace que se sistematice, tanto lo

sistematizar estos dos elementos, se esta completando para empezar a toda la

A. MARCO GENERAL DE REFERENCIA.

ABAROTERIA EL TRIUNFO, es una Empresa dedicada al servicio ventas de

artculos de primera necesidad; haciendo tambin, una serie de actividades que

beneficien a todas las personas de escasos recursos, tratando de satisfacer sus

necesidades, con varios servicios como: artculos menores precios, artculos

que cubran la necesidad de todos y cada uno de los habitantes de la colonia

Este establecimiento vende una gran cantidad de productos, teniendo la amplia

A.1 RESEA HISTORICA DE LA EMPRESA.

tienda de venta de artculos de primera necesidad. Dejando atrs, el trabajo del

Esto provoc un cambio de tareas y ocupaciones, a otras distintas, que definiran un

estilo de vida con cambios rotundos.

El da trece de Junio del ao de 1,998; en el cumpleaos de su dueo y fundador, se

tom la decisin de dar inicio a sus operaciones con el nombre de ABARROTES EL

TRIUNFO, sin estar todava registrados por la Superintendencia de Administracin

que llevaban varios meses planeando.

Se dedicaron al armado de estantes, mostradores que contendran los diversos

productos y articulos a la venta; haciendo constantemente encuestas a todos los

curiosidad de ver, qu les podan ofrecer. El inmueble que sera la ubicacin

actual, esta direccin; 17 calle l5-60 zona 6, Colonia Cipresales; procediendo

luego a la rotulacin del local, pintando sus alrededores.

El 27 de Julio de 1,998 se inscribi Abarrotara El Triunfo, en la Superintendencia de

Administracin Tributaria con el Nmero de Nit. 1628987-0 bajo el Rgimen de

Pequeo Contribuyente, quedando legalmente constituida para sus operaciones de

Tres meses despus se acudi al Registro Mercantil el da 22 de Octubre del mismo

ao, a su respectiva publicacin y as ser acreedores de la Patente de Comercio,

con el nmero de registro 190128A folio 65 libro 155 y nmero de expediente

28833-1998 en su categora nica, que ya estaba ordenada por completo.

A medida que los aos fueron pasando se dedicaron a fortalecer la cantidad de

inversiones eran ms difciles.

En los ltimos aos han crecido, se ha fortalecido el nmero de productos, teniendo

la necesidad de crear un departamento de publicidad para divulgar todo lo que se

hace en dicha empresa. Se cuenta con cinco personas en la Sala de Ventas y

cuatro en el rea de bodega. Esto provoca un fuerte movimiento de actividades

diarias, y siempre con la mira de dar el mejor servicio.

En la actualidad es considerada una de las mejores opciones en la compra de

artculos de primera necesidad, gracias a sus precios competitivos. Se sabe

de controlar actividades comerciales, para no sufrir descensos en lo alcanzado.

AUTOMATIZAR ABARROTERIA EL TRIUNFO.

A.2 DEFINICIN DEL DEPARTAMENTO HA AUTOMATIZAR.

ABARROTERIA EL TRIUNFO, en la actualidad trabaja de una manera muy antigua,

por lo que se ve la necesidad de sugerir se automatice toda la empresa, empezando

por el inventario y ventas diarias. Para esta empresa es de urgencia, se

puedan realizar las modernizaciones en sus instalaciones porque de lo contrario

pueden sufrir serias consecuencias. A continuacin se darn a conocer los

recursos con que cuentan:

CANTIDAD DESCRIPCION UBICACION

1 Escritorio Sala de ventas

CANTIDAD DESCRIPCION UBICACION

1 Impresora canon IP 1800 Sala de ventas

1 UPS Sala de ventas

A.2.3 RECURSO HUMANO.

Las tareas que el personal debe realizar, en la empresa son:

9. Ordenar vales de taller.

10. Enviar garantas.

11. Depsitos bancarios.