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FACULTAD DE

CIENCIAS E
INGENIERA
-
INGENIERA INDUSTRIAL

ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS

Semana 3b Planeamiento de la funcin Sistemas

Ing. Alessio Sibille Villaordua


1
PLANEAMIENTO DE LA FUNCIN
SISTEMAS

Tareas subordinadas: el Anlisis, el


Diseo, la Implantacin, y el Soporte

Importancia de la Documentacin en el
trabajo Sistemas

2
Bibliografa

1. SENN, James A. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin.


Segunda edicin. Mxico. Editorial McGraw-Hill Interamericana. (T
58.6 S39 1992) cap. 2

2. KENDALL, Julie E. y Kenneth E. KENDALL. Anlisis y Diseo de


Sistemas. Sexta Edicin. (T 58.6 K41 2005) cap. 3 y 12

3. KENDALL, Julie E. y Kenneth E. KENDALL. Anlisis y Diseo de


Sistemas. Tercera Edicin. (T 58.6 K41 1997) cap. 3 y 12

4. CISNEROS Arata, Vctor. Sistemas e Informacin. Volumen 1,


Material para Estudio - Uso Interno PUCP (T 58.6 C55) cap.2

5. YOURDON, Edward. Anlisis Estructurado Moderno. Editorial


Prentice-Hall Hispano-American. (QA 76.9.S84 Y63) Apndice C 3
El genio se hace con un 1% de
talento y un 99% de trabajo

Albert Einstein

4
Tareas subordinadas: el
Anlisis, el Diseo, la
Implantacin, y el Soporte

Importancia de la Documentacin en el
trabajo Sistemas

5
Enfoque Integral de la Funcin Sistemas

Objetivos de
Plan de
la
Organizacin Sistemas

Requerimientos Planeamiento
De de Sistemas
Informacin
Proyectos
Situacin de Sistemas
Actual

6
Proyectos de Sistemas

Anlisis
Implementacin Soporte
y Diseo

Especificaciones Productos Soporte Funcional


Funcionales realizados Soporte Tcnico

Especificaciones
Tcnicas

7
Proyectos de Desarrollo y proyectos de
Implementacin de paquetes
Las tendencias modernas sobre desarrollo han evolucionado a
tal punto que existen en el mercado soluciones ya programadas
(ya desarrolladas: paquetes) para virtualmente todo mbito de
negocio.
Bajo este concepto, no es necesario desarrollar programas (los
programas ya vienen hechos), sino adecuarlos a las
necesidades de negocio, y al contexto en el que se
desenvuelve la empresa: configurarlos.
Este fenmeno ha hecho que los proyectos de desarrollo
tiendan a disminuir, y a centrarse en cubrir necesidades muy
especficas.

8
Proyectos de Implementacin de paquetes

La diferencia fundamental entre realizar un Proyecto de


Desarrollo de Software y un Proyecto de Implementacin de
Paquetes es que, en el primero, el software se crea desde cero,
mientras que en el segundo, el software ya est escrito pero
necesita ser adecuado a la realidad de la empresa.
Los pasos que siguen son bastante similares, diferencindose
bsicamente por los recursos utilizados: mientras los proyectos
de desarrollo de sistemas requieren gran cantidad de personal
con fuertes habilidades tcnicas, los proyectos de
implementacin de paquetes ya desarrollados requieren
equipos de trabajo con fuertes habilidades funcionales,
mientras que el personal tcnico cumple un perfil de
administrador del sistema.
9
Ejemplo de metodologas de Implementacin
de paquetes: ASAP (Value SAP) para SAP R/3

ASAP (Accelerated SAP) es la metodologa de implementacin


de SAP R/3. Contempla actividades para el ciclo completo de
implementacin, desde el planeamiento inicial hasta el soporte
post-implementacin. Tiene 5 etapas:
Preparacin (o planeamiento) del Proyecto (Project
Preparation)
Diseo del Negocio (Business Blueprint)
Realizacin (Realization)
Preparacin para puesta en vivo (Final Preparations)
Puesta en vivo y soporte post-produccin (Go live and
Support)

10
Anlisis y Diseo de Sistemas
Luego de realizada la planificacin detallada del proyecto de
sistemas, ingresamos a la etapa de Anlisis y Diseo del
sistema.
De manera general, podemos decir que en esta etapa se
definir el QUE y el COMO del sistema: QUE har el sistema y
COMO haremos que el sistema cumpla sus objetivos.
Esta etapa es muy importante porque estructuraremos
conceptualmente el sistema de manera que en las
siguientes etapas nos dediquemos a hacer realidad los que
planifiquemos y diseemos durante esta etapa.

11
Esquema de Anlisis y Diseo de Sistemas

Evaluacin de Cronograma
Software Implementacin

Especificaciones
Anlisis
funcionales /
Costo/Beneficio
tcnicas

Directivas de HW Seleccin de HW
y SW y SW

12
Esquema de Anlisis y Diseo de Sistemas
Como productos de las etapas Anlisis y Diseo, podemos
indicar:
Especificaciones Funcionales
Especificaciones Tcnicas
Anlisis Costo Beneficio
Plan y cronograma de instalacin (implementacin)
Resumen Gerencial (o Resumen Ejecutivo)
Estos entregables (productos) son documentos en los cuales
se detallarn todos los elementos necesarios que servirn de
input a la siguiente etapa (instalacin o implementacin).

13
Especificaciones Funcionales
Las especificaciones funcionales estan generalmente asociadas
a labores de anlisis, ya que definen el sistema en base a sus
objetivos.
Las especificaciones funcionales deben describir el qu se
har?. En este nivel, se debe definir el sistema basndonos en
lo que el mismo debe hacer, no en como debe hacerlo
exactamente.
Tal como su nombre lo sugiere, la especificacin funcional debe
ser realizada por el equipo funcional, es decir, las persona
involucradas en el da a da del proceso analizado. El equipo
tcnico puede asesorar y emitir opinin al respecto, pero no
puede ser el encargado y responsable de la tarea.

14
Especificaciones Funcionales
Los puntos que se pueden incluir dentro de una especificacin
funcional incluyen:
Alcance
Descripcin funcional del sistema (procesos del sistema)
Descripcin de las entradas y salidas del sistema
Definicin de los datos a utilizar
Controles y reportes del proceso
Procedimientos de contingencia

15
Especificaciones Tcnicas
Las especificaciones tcnicas estn asociadas generalmente a
actividades de diseo, ya que definen de manera mas explcita
cmo se debe comportar el sistema.
Las especificaciones tcnicas definen las caractersticas de
los componentes asociados al ambiente en el cual funcionar
el sistema en proceso de diseo.
En esta etapa tambin se deben definir un inventario de las
polticas y procedimientos (que se debern documentar
luego) para asegurar el adecuado funcionamiento del sistema
que estamos diseando.
En esta etapa se especifican detalladamente los
componentes computacionales y los componentes de
proceso involucrados.
16
Especificaciones Tcnicas
Los puntos que se pueden incluir dentro de una especificacin
funcional incluyen:
Diseo de las estructuras de informacin
Diseo del Flujo de Informacin (flujo del proceso)
Diseo de la interfaz con el usuario
Diseo de las entradas
Diseo de las salidas
Lgica de Procesamiento
Responsabilidades
Estimacin de Tiempos

17
Evaluacin de Software
Esta tarea en particular se realiza cuando se adquiere un
paquete (software) de terceros.
La eleccin del software adecuado para las necesidades de la
empresa se basa en dos requisitos fundamentales:
cubrimiento de requerimientos funcionales y alineamiento con
estrategia tecnolgica de la empresa.
Dependiendo de la magnitud del proyecto o de la
implementacin, es usual que el proveedor de software realice
un piloto en un rea especfica de la compaa. Esto resulta
muy til al momento de emitir un juicio de valor sobre lo que el
aplicativo puede hacer y sobre lo que no puede hacer.

18
Evaluacin de Software
Qu criterios podremos utilizar para realizar una evaluacin
de software?...
Calidad de anteriores productos del proveedor
Calidad del soporte de ventas
Prestigio tanto de la casa de software como del distribuidor
Costos de adquisicin y de mantenimiento
Clientes que lo estn utilizando (lo ideal es visitar o hablar
con alguno de ellos)
Capacitacin
Soporte tcnico ofrecido
Frecuencia de revisiones y actualizaciones al software
Plataformas sobre las cuales se ejecuta
19
Directivas de Hardware y Software
Una input (entrada) muy importante para la tarea de anlisis y
diseo es la que nos define las directivas de Hardware y
Software de la organizacin.
Estas directivas nos imponen lmites en los cuales debemos
desenvolvernos en cuanto al tipo de tecnologa que
podemos aplicar para el desarrollo de nuestro proyecto.
En general, se trata de seguir los lineamientos que se
establecieron durante el Plan Estratgico de la empresa, que
luego fue desarrollado en mayor detalle en el Plan de Sistemas.
Estas directivas, aparte de especificarnos limitaciones en
aspectos tecnolgicos, pueden definirnos limitaciones en
cuanto a tamao y aspectos econmicos.

20
Anlisis Costo Beneficio
Esta tarea establece el desarrollo y precisin de los conceptos
realtivos a costos y beneficios esbozados durante el plan del
proyecto de sistemas, refinando y especificando conceptos y
nmeros.
Esta tarea, si bien tiene una importancia relativa sobre el
proyecto en s, no siempre se realiza en detalle en esta etapa
ya que generalmente basta con el anlisis previo que se hizo
durante la planificacin del proyecto.
Como se indic en clases anteriores, mientras que el anlisis e
identificacin de los costos puede ser una tarea sencilla en
cierto modo, la identificacin y cuantificacin de los
beneficios es una labor muchsimo mas compleja.

21
Cronograma de Implementacin
Esta tarea especifica las acciones detalladas a realizar
dentro del plan de trabajo general del proyecto, para la etapa
de Instalacin o Implementacin.
Este plan de trabajo detallado debe involucrar tareas
conducentes a la realizacin (desarrollo) del sistema en s
mismo, y otras tareas adicionales como:
Especificacin y detalle de polticas y procedimientos
Preparacin de la informacin inicial del sistema (cargas de
datos iniciales)
Manuales del sistema (procedimientos, usuarios,
entrenamiento)
Capacitacin

22
Cronograma de Implementacin
El siguiente plan de trabajo es el modelo genrico de una
implementacin de SAP R/3:

23
Seleccin de Hardware y Software
Esta tarea es el resultado final de la evaluacin de hardware y
software. Luego de evaluadas las bondades y caractersticas de
los proveedores tanto de Hardware como de Software, se
procede a elegir a uno de los postores como proveedor
oficial de la empresa.
En una pgina anterior se haban sugerido una serie de criterios
a evaluar para la seleccin de un software. Para la seleccin de
hardware, tambin existen criterios para evaluacin, que se
pueden resumir en los siguientes puntos:
Factores Econmicos
Factores Tcnicos
Factores Comerciales
Factores Financieros
24
Seleccin de Hardware y Software
Los Factores Econmicos se basan principalmente en el costo
de los equipos ofrecidos. Estos costos deben incluir siempre el
costo de adquisicin y el costo de mantenimiento. TCO.
Los Factores Tcnicos se refieren al anlisis que se haga
sobre las caractersticas fsicas de los dispositivos: podemos
evaluar, por ejemplo, capacidad de procesamiento, cantidad de
RAM ofrecida, espacio para almacenamiento de datos, etc.
Los Factores Comerciales detallan los servicios ofrecidos por
el proveedor: compromiso de desempeo, garanta, proteccin
de la inversin, soporte ofrecido, asesora, capacitacin.
Los Factores Financieros evalan la capacidad de la empresa
proveedora en trminos financieros (activos, ventas, ROI) y las
facilidades financieras ofrecidas (tasa de inters, perodo de
gracia, descuentos, etc).
25
Esquema de trabajo para la Implementacin de
Sistemas (Desarrollo de Software)
Polticas y
Procedimientos
Revisin
post
Preparacin para Conversin
la Conversin

Especificacin de Pruebas Conversin


Programacin
Mdulos

Configuracin de
SW de terceros
Instalacin de
HW y SW
26
Esquema de trabajo para la Implementacin de
Sistemas (Implementacin de Paquetes)
Polticas y
Procedimientos
Revisin
post
Preparacin para Conversin
la Conversin

Especificacin de Configuracin Pruebas Conversin


Mdulos de SW

Instalacin de
HW y SW

27
Implementacin de Sistemas

Luego de realizar el anlisis y el diseo del sistema, debemos


proceder a su implementacin (implantacin o instalacin), es
decir, llevar a la realidad lo que hemos conceptualizado primero
y diseado despus.
Para efectos de la explicacin de este tpico, vamos a tomar
como base el esquema sugerido para la implementacin de un
sistema programado por la propia empresa, no la
implementacin de un paquete de terceros.
El proceso de implementacin debe considerar todos los
elementos necesarios para el funcionamiento adecuado del
sistema que estamos trabajando, no solo los aspectos
funcionales y tcnicos, sino tambin los aspectos
procedimentales, los referentes a datos y los de
comunicacin a la organizacin. 28
Productos de la Implementacin de Sistemas

Los productos de esta etapa son:


(Mdulos especificados)
Programas hechos
Polticas y Procedimientos detallados
Manuales de Usuario (o de operacin)
Manual del Sistema
Manual de Entrenamiento

29
(Especificacin de Mdulos)

Esta es una tarea complementaria del Diseo (o de las


especificaciones tcnicas fruto de ste), que inclusive
podramos incluirla en la etapa anterior.
Sin embargo, lo que se pretende al incluir esta tarea en esta
etapa es que la especificacin de mdulos sea (en el
tiempo) inmediatamente anterior al trabajo de escritura de
los programas de computadora.
El trabajo en s de especificacin de mdulos se refiere a
especificar las reas autnomas de desarrollo dentro del
sistema, que podrn luego enfocarse como sub-proyectos.

30
Programacin (escritura de Programas)

Esta tarea involucra todos los esfuerzos conducentes a escribir


los programas en el o los lenguajes de programacin que se
eligieron en la etapa anterior, alineados con las definiciones y
lineamientos establecidos por la empresa en su Plan
Estratgico, y con el Plan de Sistemas de la empresa.
Esta etapa debe conciliar los requerimientos tcnicos
identificados en el diseo con las polticas y procedimientos
que se desarrollan durante esta etapa.
Se deben definir estndares de programacin para poder
guardar el orden y control de los desarrollos hechos
(establecimiento de polticas y procedimientos de desarrollo).
Adems se deben definir estrategias para la reutilizacin de
cdigo.

31
Pruebas
El sistema desarrollado (y todos sus mdulos asociados) deben
ser probados intensivamente de acuerdo al cronograma de
pruebas definido.
En general, las pruebas pueden pasar por tres etapas:
Pruebas individuales: los mdulos se prueban con data
controlada en ambientes ideales, con la finalidad de verificar
el correcto funcionamiento de cada mdulo sin interaccin
con otros mdulos.
Pruebas Integrales: los mdulos se prueban en conjunto,
para verificar el correcto funcionamiento de todos los
mdulos a la vez en interaccin. La data de prueba puede
ser un subconjunto de los datos reales.
Pruebas de estrs y volumen: se busca someter a los
programas a trabajos pesados y complejos, intentando
simular escenarios reales extremos.
32
Preparacin para la Conversin y Conversin
La Conversin se refiere al hecho por el cual el sistema nuevo
comienza a funcionar para tomar el lugar del sistema
antiguo, es decir, el momento en el cual se inicia el trabajo de
manera diferente, con ayuda del nuevo sistema.
Para realizar esta tarea, se debe planificar cuidadosamente
todos los pasos a seguir, ya que esta tarea es crtica para el
xito del proyecto: tanto los programas como los datos y los
procedimientos deben estar claros y debidamente comunicados
a los niveles de la empresa correspondientes.

33
Preparacin para la Conversin y Conversin
Podemos definir dos tipos de estrategia para la conversin:
Conversin (Puesta en vivo) en paralelo: se refiere a la
estrategia por la cual el nuevo sistema se comienza a utilizar
en paralelo con el antiguo sistema. Lo positivo de esta
estrategia es que se tiene un elemento redundante ante
cualquier problema que surja, pero el trabajo se realiza dos
veces.
Conversin (Puesta en vivo) en lnea : se refiere a la
estrategia que contempla apagar el sistema antiguo y
comenzar a usar en su lugar el sistema nuevo. Lo positivo
de esta estrategia es que se fuerza a la organizacin a
preocuparse por conocer el nuevo sistema y a trabajar en l,
lo negativo es que se van a afrontar muchos problemas que
solo se podrn identificar durante el da a da de los
procesos de la empresa. 34
Polticas y Procedimientos
En esta etapa debemos detallar tanto las Polticas como los
Procedimientos (con apoyo computacional y cien por ciento
manuales) que se usarn por la implementacin del nuevo
sistema.
Las Polticas deben dejar especificados los lineamientos a
seguir (las reglas de juego) y las caractersticas del trabajo a
ejecutar, mientras que los procedimientos deben detallar los
pasos a seguir para cumplir las tareas.
Por ejemplo, podemos definir como poltica que las facturas se
registren solo una vez al da en el sistema, o que los pagos a
proveedores se realicen solo un da a la semana. El
procedimiento debe detallar los pasos a seguir para realizar la
tarea de ingresar las facturas al sistema, y la tarea de pagar a
los proveedores.
35
Configuracin de Software de terceros
Esta etapa considera la utilizacin de software de terceros
dentro del esfuerzo general del desarrollo (programacin) de un
nuevo sistema, fundamentalmente para tareas de apoyo.
El trabajo que se realiza es la adecuacin del software de
terceros al contexto del proyecto en desarrollo, con la
finalidad que los nuevo programas puedan hacer uso de las
funcionalidades de los paquetes adquiridos.
Usualmente son paquetes de funcin especfica que, al
cumplir tareas especializadas, es mas conveniente adquirirlos
hechos que realizar un esfuerzo adicional para desarrollarlos.

36
Instalacin de HW y SW
Esta etapa es previa a la etapa de programacin
propiamente dicha. Aqu debemos de instalar y configurar el
hardware sobre el cual se harn los desarrollos, as como
tambin el software de base con el cual se trabajar en la
creacin de los programas nuevos. Tambin involucra las
mismas tareas descritas pero para el ambiente de Produccin.
Es importante establecer la diferencia entre el ambiente de
desarrollo del sistema y el ambiente Productivo del mismo.
Mientras que en el primero se usa mientras dura el proyecto, el
segundo es el ambiente en el que se trabajar realmente, por lo
cual debe tener mejores caractersticas tcnicas que el
ambiente de Desarrollo. Algunas metodologas inclusive
mencionan el hecho de contar con un tercer ambiente entre
Desarrollo y Produccin: Control de Calidad.
37
Soporte de Sistemas

Priorizacin Implantacin
Contacto con de cambios
el usuario

Seguimiento Clasificacin Modificacio-


Anlisis de
de la de posibles nes al
Cambios
Operacin mejoras sistema

Coordinacin
con el Plan de Evaluacin de la
Del plan Sistemas situacin actual
al plan

38
Soporte de Sistemas

Las tareas de Soporte se refieren a todas aquellas actividades


que se realizan cuando el sistema se encuentra en operacin, y
cuyo objetivo es asegurar la continuidad del correcto
funcionamiento del sistema.
Las actividades de soporte del sistema en operacin pueden
ser divididas en dos tipos:
Soporte funcional: actividades realizadas con la finalidad de
cubrir problemas relativos al funcionamiento del sistema,
considerando los procesos que debe cubrir, o la lgica que
debe cumplir. La ofrecen los expertos funcionales.
Soporte tcnico: actividades orientadas a la solucin de
problemas relativos al ambiente tecnolgico en el que est
desarrollado el sistema, ya sea HW o SW.
39
Seguimiento de la Operacin y Contacto con el
Usuario
Es muy recomendable obtener un feedback (retroalimentacin
de informacin) de los usuarios, para conocer la opinin de
estos sobre el sistema e identificar las oportunidades de
mejora o nuevos requerimientos, en base a las sugerencias de
los usuarios.
Las oportunidades de mejora pueden ser de dos tipos:
Mejora computacional: son las referidas a la mejora de los
programas y rutinas desarrolladas, tambin podemos
considerar aqu las posibles mejoras en cuanto a hardware
(incremento de RAM, de mas procesadores, etc.)
Majora procedimental: es cuando la mejora se refiere a
aspectos de operacin del sistema: recortar pasos
redundantes de procesos, depurar formatos para un mejor
llenado de los mismos, etc. 40
Modificacin del Sistema

Toda sugerencia de modificacin al sistema, en cuanto a


desarrollo o programacin, debe ser evaluado por los
responsables del Plan de Sistemas para estudiar la factibilidad
de llevarlos a cabo.
Los esfuerzos de mejora que envuelven la modificacin del
cdigo del sistema deben ser tratados como Proyectos dentro
del planeamiento del rea de sistemas (en funcin de la
dimensin y el impacto de dichas modificaciones).
Dependiendo del cambio a realizar, la modificacin del sistema
podra acarrear labores de anlisis y diseo, con lo cual
estaramos ante un ciclo completo de Proyectos de Sistemas.

41
Implantacin de los cambios

La implantacin de los cambios sigue los mismos conceptos


expresados en la etapa anterior (Implementacin del Sistema).
Dado que los cambios a los programas o a los procedimientos
necesitarn tambin de pruebas para verificar la correccin del
funcionamiento, debemos considerar en esta etapa las mismas
caractersticas evaluadas en la etapa de pruebas del sistema
original.
Asmismo, debemos evaluar el impacto de una Conversin
parcial, ya que las modificaciones al sistema debern entrar en
vivo en un determinado momento, para el cual deben
prepararse los mismos aspectos tratados en la conversin
inicial del sistema.

42
Productos del Soporte

La etapa de soporte tiene como producto, bsicamente, la


actualizacin del sistema. No solo la actualizacin del sistema
en cuanto a los programas que se modificarn, sino tambin
referente a los procedimientos que se pueden cambiar debido a
modificaciones del sistema, o simplemente a cambios en las
polticas.
Es importante indicar que la documentacin relevante a las
modificaciones debe quedar adecuadamente registrada, para
poder tener un soporte adecuado a la gestin del sistema
cuando se necesite modificarlo en el futuro.

43
Tareas subordinadas: el Anlisis, el
Diseo, la Implantacin, y el Soporte

Importancia de la
Documentacin en el trabajo
Sistemas

44
Documentar los Sistemas

La nica forma en la cual podemos dejar un rastro del trabajo


realizado y del esfuerzo involucrado en la creacin de un
sistema es a travs de la documentacin.
La documentacin es un trabajo importantsimo dentro de los
proyectos de sistemas, pero que es frecuentemente dejado de
lado debido a criterios de urgencia propios del proceso de
creacin del nuevo sistema.
El esfuerzo de documentar el trabajo que se hizo, que se hace y
que se har, est enfocado en poder permitir su
comprensin por personas ajenas al proyecto en s, de
manera que el nuevo sistema sea independiente de las
personas que lo crearon y desarrollaron.

45
Documentar los Sistemas

Algunas veces, el esfuerzo de documentacin se realiza de


manera correcta durante el proyecto en s, pero luego se
descontina y los cambios que se realizan sobre el sistema
ya en produccin no son documentados. Esto hace que el
esfuerzo inicial de documentacin sea intil, ya que no
contempla el sistema tal y como es en el momento luego de las
modificaciones posteriores.
Entonces, se debe remarcar la importancia de la continua
documentacin de los cambios y modificaciones hechos,
para poder tener en todo momento el panorama y el
entendimiento real del sistema que trabajamos. Al final, nos
podremos percatar que la documentacin fue una inversin y no
un gasto.
46
Documentar los programas

Es importante tambin establecer, dentro de los estndares de


programacin, la manera ms adecuada de documentar la
lgica de los programas escritos, dentro de los mismo
programas, es decir, incluir lneas de comentarios dentro de la
estructura del programa que reflejen de manera narrativa (pero
breve) lo que el programa har.
Esto es muy til al momento de que se realizan modificaciones
o cambios sobre los programas por personas diferentes a las
que escribieron el programa original. Con esto logramos evitar
la dependencia hacia los programadores que escribieron el
software.

47
Preguntas?

?
48

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