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DOCENTE:
LIC. ISABEL RAMIREZ NUEZ
INTEGRANTES:
FARIAS SOCOLA BRENDA C
RAMIREZ MALCA PAUL
SILVA ESPINOZA BRYAN
PRACTICA N 03 DE ADMINISTRACIN
HOTELERA
1. Manual de procedimientos para un rea definida de un
establecimiento hotelero?
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Responsabilidades del Jefe De Compras.
Verificar el presupuesto.
Informar al Ama
De Llaves de
cualquier
desviacin que se
detecte en los
productos
adquiridos.
Diagrama De
Flujo
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(1). Solicitud De Compras
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compras es un instrumento de control que adems de amparar la operacin,
evita que se efecten compras cuando no es necesario hacerlas.
Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por el Jefe De Almacn, y debe
incluir toda la informacin referente al material solicitado:
1. Nombre de la Empresa.
2. Nmero de la solicitud.
3. Fecha de la que se elabora.
4. Fecha en que se requiere.
5. Solicitud
Clave del material
Cantidad
Descripcin
Observacin
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enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de
cotizacin a proveedores.
Dicho documento incluye la siguiente informacin:
1. Nmero de solicitud de cotizacin a proveedores.
2. Fecha en la que se elabora.
3. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotizacin.
4. Clave del material que se solicita.
5. Descripcin del material solicitado.
6. Cantidad solicitada.
7. Fecha lmite para que el proveedor conteste.
8. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su nmero y la fecha
en la que se expidi.
9. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotizacin, es decir,
del Jefe De Compras.
La solicitud de cotizacin a proveedores, deber contener el espacio
necesario para que el proveedor conteste lo siguiente:
1. Precio por unidad.
2. Plazo mximo en el que se compromete a entregar la mercanca.
3. Condiciones de pago.
4. Firma de la persona que recibi la solicitud de cotizacin en el
establecimiento del proveedor.
Es de suma importancia que el Jefe De Compras enve las solicitudes de
cotizacin a los proveedores potenciales en aquellas pocas que se consideran
adecuadas para obtener los mejores precios. Asimismo, deber actualizar los
datos y cotizaciones de sus proveedores para poder elegir rpidamente al
proveedor en el momento en el que se le solicite una nueva compra.
Otra de las tareas del Jefe De Compras es negociar descuentos sobre
compras, ya sea, por volumen o bien por pronto pago, dependiendo de las
condiciones y necesidades del Hotel.
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No est de ms que el Jefe De Compras le pida su opinin a la persona que le
solicit el material para hacer la eleccin del proveedor, en este caso el Ama
De Llaves.
Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores
condiciones y precios, el Jefe De Compras efecta el pedido mediante un
documento conocido como: orden de compra, el cual tiene por objeto formalizar
la operacin de compra.
Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:
1. Nombre de la empresa.
2. Numero de orden de compra.
3. Informacin Del Proveedor.
4. Fecha en que se formula.
5. Fecha en la que el proveedor deber entregar la mercanca.
6. Clave Del material.
7. Cantidad.
8. Unidad.
9. Descripcin del artculo.
10. Precio unitario.
11. Importe total.
12. IVA Desglosado.
13. Total.
14. Condiciones de pago.
15. Firma del Jefe De Compras.
16. Firma del Proveedor.
Se deben manejar las siguientes copias:
1. El original se le entregar al Proveedor.
2. (1) copia al Jefe de Compras.
3. (1) copia al Departamento solicitante (Ama De Llaves).
4. (1) copia al Jefe De Almacn.
5. (1) copia al archivo.
(4)Nota De Recepcin
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Para que el Ayudante de Almacn realice la recepcin de materiales deber
tener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de
control, no se debe recibir material.
No obstante, si llega material al Hotel y el Ayudante De Almacn no tiene en su
poder la orden de compra, debe hablar con el Jefe De Compras antes de
rechazar el pedido y solicitarle que le haga llegar una copia de la orden de
compra.
Las tareas del Ayudante De Almacn consisten en hacer un recuento fsico y
verificar que el material entregado por el Proveedor cumple con las
caractersticas estipuladas en la orden de compra. Asimismo, debe hacer una
inspeccin para detectar la existencia de material daado.
En caso de que la inspeccin realizada por el Ayudante De Almacn sea
totalmente satisfactoria, ste emite una nota de recepcin de materiales. Dicha
nota es el nico documento que queda como evidencia formal de la entrega del
material.
La nota de recepcin se le entrega a la persona que llev el material, contra la
nota de remisin expedida por el proveedor.
La nota de recepcin debe contener la siguiente informacin:
1. Nmero de nota de recepcin.
2. Fecha de recepcin.
3. Nombre del proveedor.
4. Fecha en la que se hizo la orden de compra.
5. Nmero de orden de compra.
6. Clave del material.
7. Descripcin del material.
8. Cantidad recibida.
9. Precio unitario.
10. Importe total de la mercanca recibida.
11. Firma de la persona que recibi el material (Ayudante De Almacn)
La nota de recepcin deber emitirse con tres copias:
Una de ellas, se enva al Jefe De Compras para que quede formalmente
enterado de que la mercanca est en el almacn.
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produccin. En caso de tratarse de un proveedor forneo, se debe
expedir adems, una copia al agente aduanal incluyendo las fracciones
aduanales aplicables a la mercanca en cuestin.
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(6) Aviso De Entrada Al Almacn
Es un documento que hace el Ayudante De Almacn despus de recibir y
revisar los productos y es de carcter interno para el Hotel, tiene por objeto
hacer constar la entrada de productos al almacn.
Debe contener lo siguiente:
1. Nombre o razn social de la Empresa
2. Numero de Aviso
3. Informacin Del Proveedor (Direccin, Telfono, Correo Electrnico)
4. Cantidad
5. Unidad
6. Descripcin
7. Precio Unitario
8. Importe total
9. Observaciones
10. Firma del que Formul
11. Firma de quien revis
12. Firma del que Recibi
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Su apariencia fresca y uso de Tecnologa Biomtrica as como de Multimedia
(Capturas de Fotografas) hacen de este Sistema de Informacin un Software
de ltima tecnologa y sofisticado.
Hotelogix
1. Etapa de inicio.
Caractersticas ms relevantes:
Comienza con la adquisicin de la primera computadora.
Se implantan nminas o contabilidad.
Los sistemas depende de la contabilidad.
No hay preparacin formal en el rea de computacin.
Resistencia al cambio para aplicar nuevos sistemas.
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3. Etapa de control o formalizacin.
Para identificar a una empresa que transita o pasa por esta etapa es
necesario considerar los siguientes elementos:
Controlar el uso de recursos computarizados.
Estn orientados a facilitar el control de las operaciones.
El departamento de Sistemas tiene una posicin Gerencial.
Se orienta al control administrativo y la justificacin econmica.
Desarrollo de estndares de trabajo.
Se integra al personal en el departamento de Sistemas
4. Etapa de integracin.
Las caractersticas de esta etapa son las siguientes:
La integracin de los datos y de los sistemas surge como un resultado
directo de la centralizacin del departamento de sistemas bajo una sola
estructura administrativa.
Las nuevas tecnologas relacionadas con base de datos, sistemas
administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generacin,
hicieron posible la integracin.
El costo del equipo y del software disminuy por lo cual estuvo al
alcance de ms usuarios.
Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de
nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de
la organizacin.
6. Etapa de madurez.
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Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra
en esta etapa, se incluyen los siguientes:
Informtica de la organizacin definida.
Desarrollo de sistemas de manufactura.
Aplicacin de tecnologa en la base de datos.
Se perfeccionan los controles implantados.
Planeacin de los recursos de cmputo.
Buena comunicacin con la direccin general y los usuarios de la
organizacin.