Tutorial para hacer una base de datos sencilla con openoffice Base

(Perdonad los errores, est hecho con prisa, ya lo revisar. Lo importante es que os valga para
hacer el trabajo sin contratiempos. Podis sugerirme cambios)

Abrimos openoffice Base, seleccionando Inicio>Porgramas>Openoffice base:

La primera pantalla que nos aparece es un asistente que nos ayuda a crear la base de datos:
En nuestro caso, vamos a crear una nueva base de datos. Si ya la tenemos hecha, solamente
tenemos que seleccionar Abrir un archivo de base de datos existente

En principio, seleccionamos el botn de opcin No registrar la base de datos, y la casilla de

verificacin Abrir la base de datos para editar

La primera diferencia que notamos entre un programa gestor de Base de Datos y cualquier
otro es que lo primero que nos pide, antes de empezar, es guardar el archivo. Le ponemos el
nombre que deseemos (BD_3esoA_TU_NOMBRE_coleccionPelis, por ejemplo), y lo
guardamos en nuestra carpeta de trabajo:
Una vez guardada, se abre la pantalla principal. En la barra de la izquierda nos aparecen los
cuatro tipos de objetos que podemos realizar: tablas, consultas, formularios e informes.

Comenzamos por hacer una Tabla, desde el asistente:

Pinchamos en el botn de opcin Personal, y all buscamos un tipo parecido al que queramos
hacer. En este ejemplo, ColeccinDVD:

Una vez seleccionado, tenemos que elegir los campos que queramos de entre los disponibles.
Para ellos, se selecciona hasta que est resaltado, en azul, y se aprieta el botn de una flecha
> (si apretamos el de las dos flechas>>, se seleccionan todos los campos a la vez. De la
misma forma, si nos equivocamos, podemos quitar campos con las flechas hacia la izquierda
(<<, <)

Plsando siguiente, nos permite editar uno a uno los campos, pudiendo cambiar su nombre, el
tipo de campo, hacerlo como entrada requerida, es decir, obligatorio, o variar lsu longitud.

Conviene no abusar de las entradas requeridas, ya que si no los rellenamos con datos, no nos
va a permitir continuar. Un ejemplo de campo requerido u obligatorio puede ser el ttulo, para
una pelcula o libro, o el Nombre, para una agenda de contactos.
En la siguiente pantalla tenemos que seleccionar crear una clave principal, agregarla
automticamente y con Autovalor, tal como aparece en la imagen

Por ltimo, le ponemos nombre a la tabla, y fianlizamos.

Ya tenemos la tabla. Podramos rellenar ya los registros con datos, pero vamos primero a
editarla

Cerramos la tabla, y seleccionndola, con el botn derecho elegimos editar

Ahora nos sale una lista con todos los campos, en tres columnas: Nombre, tipo de campo, y
descripcin.

Podemos aadir nuevos campos. En este caso he aadido un campo de nombre Cartula, de
tipo imagen, y escribo una descripcin para que se entienda que es lo que hay que rellenar en
l (luego esta informacin saldr por ejemplo en el tipo cartelito amarillo al posarnos sobre el
campo)

Tambin aado un campo s/NO para saber si tengo prestad la pelcula o no.
En esta pantalla se aprecia como puedo variar la longitud de un campo, y cmo hemos hecho
obligatoria (requerida) la introduccin del dato Ttulo de pelcula para poder continuar.
Tambin podemos dar un valor predeterminado a algn campo, si consideramos que va a ser
el valor ms usual. De esta forma, no saprecer automticamente y nos ahorramos escribirlo.
Por otro lado, si quisiramos cambiarlo, nos lo permite sin ningn problema.

Hecho esto, y SIN RELLENAR LOS DATOS, pasamos a crear los formularios, ya que son los
objetos que permiten una introduccin cmoda de datos.En la parte izquierdda de la ventana,
seleccionamos el botn formularios, y la opcin de crearlos a partir del asistente
Elegimos la tabla en la que se van a guardar los datos, y dentro de esta, los cmapos que
queremos que aparezcan en el formulario. Haremos dos formularios, uno sencillo, con los
campos ms importantes (Ttulo, Gnero, ao,) y otro con todos los campos (excepto el ID),
por si queremos entretenernos en rellenar otros datos de menos importancia.
Damos a siguiente, y otra vez a siguiente sin agregar subformularios

Elegimos la disposicin en bloques, etiquetas arriba, que viene a quedar como una ficha
individual por registro.

Dejamos la siguiente pantalla como est, ya que queremos poder editar, aadir y borrar datos.
Esta opcin tiene inters para cuando quiereo compartir la base de datos, pero que no vean
los datos de otros (pensad en la BD de Hotmail o Tuenti, p.ej., que no nos dejan ver los datos
de otros usuarios), o que no me deja aadir, borrar o modificar datos (la BD de un video club,
p.ej.)

Por ltimo elegimos el estilo que nos parezca mejor

Y le damos nombre, que nos de pistas (resumen, completa,)

Aqu tenemos nuestra ficha (formulario)

Vamos a mejorarla. La cerramos, y con el botn derecho elegimos editar

Esta pantalla, nos permite editar el formulario desde el punto de vista del diseo. Podemos
mover las casillas, cambiar los fondos, tipos de letra,) Ponemos una etiqueta (fijate que
pincho en el botn de la izquierda campo de etiqueta
Haciendo doble click, podemos cambiar las propiedades del campo correspondiente. En este
caso, le cambio el ttulo
Este es el resultado una vez guardados los cambios y abierto para poder introducir datos
Si quiero insertar un campo de imagen (la caratula) en el formulario, volvemos a editarlo:
Pincho en el botn de ms campos de opcin

Aparece una nueva barra de herramientas, con ms botones. Selecciono el control de imagen
Dibujo un recuadro, que ser donde aparezcan la imgenes:
Ahora, editamos este nuevo control, pulsando con el botn derecho encima de l y
seleccionando campo de control

Aparece una ventana con sus propiedades. Seleccionamos la pestaa Datos, y dentro de ella la
casilla campo de datos. Pinchando, se despliegan los campos que tiene nuestra tabla.
Seleccionamos el campo que va a contener las imgenes (en este caso, cartula)
Guardamos, cerramos, y abrimos el formulario normalmente:
Nos apreace el recuadro, pero vaco. Para insertar la imagen correspondiente, damos al botn
derecho y seleccionamos insertar imagen de

Aparece la ventana del explorador, buscamos las imagen, y la abrimos. Hay que tener especial
cuidado de que estas imgenes no sean excesivamente grandes, ya que van a ocupar espacio
en la base de datos y pueden hacerla poco manejable. Recomindo que sean <100kb
Ya la tenemos en su recuadro.

Ahora puedo meter todos los registros que quiera.

Para hacer los informes, he de seleccionar en la ventana de la izquierda el correspondiente

botn
Aparece un asistente, similar al de los formularios. Seleccionamos lo que queremos tener
impreso
En la siguiente pantalla, nos permite cambiar el nombre que va a aparecer encima de los datos

En esta pantalla, podemos agregar niveles de agrupamiento, es decir, se van a ordenar los
registros por una categora que le sealemos. En el caso de los DVD, los agrupo por gnero. De
esta manera, se imprimirn clasificadas por el gnero (accin, infantil,) y dentro de cada uno
de estos aparecern las pelculas ordenadas alfabticamente si lo desamos
Aqu deicidmos si ordenamos los datos, y segn qu campos

La siguiente ventana nos permite elegir el estilo. Conviene elegir uno que sea sencillo, huyendo
de los que tienen mucho relleno, ya que los informes se van a imprimir (hay que ahorrar
tinta!)

En esta pantalla elegimos el ttulo (que sea significativo, ya que podemos hacer muchos
distintos: resumen, completo, resumen con cartulas)Por otro lado, seleccionamos que sea
un informe dinmico, de esa manera, segn se vayan agregando registros a la base de datos,
los ir aadiendo

Este sera el resultado. Obviamente, aparece un poco hurfano porque slo hay un registro.
Pero el rellenarlo de datos te lo dejo a ti, vers cmo me merece la pena tener clasificas tus
colecciones!