Hugo Cardozo Primavera P6 v7 LINKEDIN

Importar partidas a Primavera P6

Sumario
Este documento demuestra como importar un conjunto de partidas presupuestarias creadas en MS EXCEL
(formato .xls) a un proyecto recien creado en P6. Se asume que el nuevo proyecto es configurado como un
contrato a precio fijo donde un nico recurso puede representar cantidades y costos. Tambin se asume que
la unidad de planificacin es el dia.

Paso 1: Preferencias de usuario

En Edit, User Preferences, Time Units Tab: Units Format: Day, Duration Format: Day, Units/Time format =
h/d

Paso 2: Configuracin de Proyecto.

En Project Details, Calculations Tab, deben estar habilitados: Substract Actual from At completion. En el tab
Resource Assignments, Drive activity dates by default debe estar habilitado.

Paso 3: Creacin del recurso

Se crea un nico recurso (si no est creado ya) para contabilizar los costos del contrato. El recurso debe estar
configurado. En Resource Details configurar:

Parmetro Valor Comen

Resource Type Labor Requerido para el clculo de duracin (driving)
Active Enabled Marcador
Calculate Cost from Units Disabled Puede activarse a nivel de asignacin de recurso
Default Units/Time 1 d/d Unidades en dias
Price/Unit $1/d Unidades en dias. Para entrar Price/Unit por da entre:
1/d y luego pulse la tecla {ENTER}

Paso 4: Crear campos de usuario.

Estos campos son requeridos para asistir la importacin desde MS EXCEL. La figura siguiente muestra los
campos requeridos a nivel de la tabla de asignacin de recursos:

Table Title Data Type Propsito

Activities Item Number Text Copiar el id de la partida

Activity Resource Orig Budget Cost Cost Importar el precio total de la partida
Assignments

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Table Title Data Type Propsito

Orig Budget Qty Number Importar las cantidades de la partida

Unit Label Text Identificar las unidades dimensionales de

cada partida.

Paso 5: Crear un global change para asignar valores

La figura siguiente muestra el global change que debe crearse:

Este Global change va a mover la data pegada desde los campos de usuario (en el archivo XLS) a los campos
nativos de P6 en la asignacin del recurso. Luego calcular un nuevo precio unitario dividiendo costos por
partida (Budgeted Labor Costs) entre cantidades (Budgeted Labor Units) sobrescribiendo el precio
predeterminado.

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Paso 6: Creacin de plantilla y exportacin de archivo .xls

Exportar a MS EXCEL el archivo nuevo (vaco), clic en File, Export. Aparece el asistente:

1. En el paso Export Format, seleccionar la opcin XLS:

2. En el paso Export Type step, marcar: Activities, Resources, Resource Assignments

3. En el paso Projects to Export step, marcar el proyecto a exportar

4. En el paso Select Template step clic en el botn Add. Se crea un nuevo registro (plantilla),
seguidamente entrar un nombre apropiado.

5. Clic en el botn Modify Se mostrar el formulario Modify Template.

6. En el formulario En Subject Area, seleccionar Activities, luego clic en la pestaa Columns. Desde
Available Options, encuentre la columna Activity Name y muvala a la seccin Selected Options:

7. En Subject Area, seleccione Resource Assignments, y repita el procedimiento moviendo los

campos de usuario creados anteriormente:

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8. En Subject Area, seleccione Resources, clic en la pestaa Filter. Debe crear un filtro para capturar el
recurso que va a ser asignado:

9. Finalmente hacer clic en el botn OK para crear la plantilla. Luego clic en el botn Next del
asistente. Clic en el botn de browsing y seleccione donde poner el archivo xls.

10. Clic en Finish para comenzar la exportacin.

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Paso 7: Pegar los valores en el archivo

1. Abrir el archivo que contiene los datos de las partidas, Por ejemplo:

2. Abrir el archivo de proyecto exportado. Este archivo xls tiene una estructura especial: A) Columnas con
el encabezado marcado con asterisco (*) no pueden editarse B) La hoja USER_DATA no puede
modificarse C) Las primeras dos filas no pueden modificarse D) En campos nativos, los valores
numericos les debe anteceder una comilla simple ().

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3. Pegar la data copiada usando Paste Special, Values (Excel 2003) o Paste, Paste Only Values
(Excel 2007). La tabla siguiente muestra que hoja debe activarse en el archivo y la columna donde
deben pegarse los datos

Activar Hoja Paso Desde A la columna

TASK Pegar descripciones de Descripciones (Item Activity Name

partida descriptions)

Crear un id interno para - TASK - Activity ID, crear el id

P6 usando el comando Fill Series
en MS EXCEL , p.ej: A1000,
A1010, etc...El nmero de
caracteres debe ser constante.

Copiar el ID de la partida Item # Item Number

TASKRSRC Crear asignaciones en TASK - Activity ID TASKRSRC - Activity ID.

P6 (una por cada
actividad)

RSRC- Resource ID TASKRSRC - Resource ID.

Copiar rendimiento o Cantidades TASKRSRC -Orig. Budgeted

cantidades y costo Qty

Unidades TASKRSRC -Unit Label

dimensionales

Rendimiento TASKRSRC -Orig.Prod. Rate

Precio Total TASKRSRC -Orig. Budgeted

Cost

La pantalla siguiente muestra, en el ejemplo, los datos pegados al archivo xls, hoja TASKRSRC.

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Paso 8 Importar el archivo xls

1. Regresar a P6 y abrir el proyecto nuevo (si no estaba abierto previamente). Luego, hacer clic en File,
Import y marcar la opcin XLS. Seleccionar solamente las opciones Activities, Resource
Assignments.

2. Si la importacin fu exitosa un mensaje de confirmacin aparecer. Si aparece un error o advertencia,

por favor revise el archivo log; la importacin puede haberse interrumpido o no haberse ejecutado.

3. Revise la lista de actividades importadas y los valores en los campos definidos de usuario para las
asignaciones (Resource Assignment Workspace)

Paso 9 Ejecutar Global Change

1. Correr el Global Change creado previamente. Conserve el log.

2. Revise los datos de las partidas en el rea de trabajo Resource Assignments creando un layout
apropiado.

La figura siguiente muestra un ejemplo de los valores importados en un layout de asignacin de recursos:

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Paso 10 Otros ajustes

Dependiendo del uso que se le vaya a dar al archivo otras tareas pueden requerirse. Por ejemplo: A)
Calendarios de actividades. B) Relaciones entre actividades C) Cambios en Duracin de las actividades. D)
Incorporacin de actividades adicionales. E) Codificacin adicional.

Un diseo de la programacin en P6 pudiera incorporar los siguientes parmetros

Creacin de Parmetro Valor Comentario

Partidas o subtareas Activitity Type Level Of Effort Duran mientras dura

administrativas el proyecto.

Lump Sum Items Duration Type Fixed Duration & A nivel de la tarea
Units

Calculate Cost from Disabled A nivel de la

Units asignacin de
recurso

Actividades de produccin a Duration Type Fixed Units/Time un cambio en la

capacidad limitada, p.ej: Equipos cantidad de trabajo a
Pesados capacidad constante
origina un cambio en
la duracin.

Ejemplo: (de la figura anterior)

SI para la partida (A1030) East Level Fill, cambia Q1 = 30, 000 m3 a Q2 = 35,000 m3. Si la produccin
(Budgeted Units/Time) es 1,500 m3/d, entonces la duracin cambia de D1 = 20 d a D2 = 23 d. Siendo el
precio por unidad $2.50 m3/d, El costo de la partida cambia de C1 = $75,000.00 a C2 = $87,500.00.