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FUNDAMENTACIN TERICA DE LOS CONCEPTOS IMPLICADOS

Historia y clasificacin de los eventos

Evento: Trmino genrico que designa a cualquier tipo de reunin


profesional de corte cientfico, tcnico, cultural, deportivo, educativo, poltico,
social, econmico, comercial, religioso, promocional o de otra ndole que
facilite el intercambio de ideas, conocimientos, y/o experiencias entre los
participantes

Los eventos llegan como un reclamo de la sociedad que necesitaba reunirse


por razones de asociarse en un determinado entorno geogrfico, en colectivos
y grupos. Son un hecho econmico y cultural que permite un intercambio social,
tcnico, profesional y cientfico.

En la Antigedad y la Edad Media encontramos viajeros que se desplazan por


motivos religiosos, de esparcimiento, de comercio, de descubrimiento.

Thomas Cook tiene la reputacin de ser el primer agente de viaje que en 1841
alquil un tren para llevar 540 personas a una convencin antialcohlica;
organiz el viaje al precio de un cheln por viajero en la trayectoria de ida y
vuelta de Leicester a Loughborough.

Los eventos se clasifican atendiendo a


A) Su carcter
B) Su naturaleza

Por su carcter pueden ser:

1. Congresos

2. Foros

3. Conferencias

4. Paneles
5. Simposios

6. Talleres

7. Seminarios

8. Asambleas

9. Convenciones

Por su naturaleza pueden ser:

1. Internacionales

2. Nacionales con participacin internacional

3. Nacionales

Turismo de eventos: incluye congresos, convenciones, ferias, exposiciones,


viajes de incentivo, festivales. Es una modalidad del turismo de negocios, que
moviliza esencialmente a lderes de opinin en distintas ramas del
conocimiento, la ciencia, la tecnologa, la finanzas o el comercio

Turismo de reuniones es aquel que genera un conjunto de actividades


econmicas como consecuencia de la organizacin de encuentros de un
destino a elegir y cuyos motivos giran entorno a temas profesionales

Turismo de reuniones: Actividades econmicas asociadas a la realizacin de


congresos, convenciones, viajes de incentivo, y otras reuniones similares a
estas (jornadas, encuentros conferencias, simposios, foros, seminarios,
cursos) convocados por motivos profesionales y/o asociativos

Turismo de negocios es un conjunto de corrientes tursticas cuyo motivo


de viaje est vinculado con la realizacin de actividades laborales y
profesionales llevadas a cabo en reuniones de negocio, congresos y
convenciones con diferentes propsitos y magnitudes
Comunicacin

Un evento siempre es un hecho comunicacional, en el cual el comunicador


transmite un mensaje
a un grupo de personas reunidas, y va a utilizar para ello un conjunto de
recursos que ayuden a que el mensaje, sea expresado de una manera ms
efectiva.

Debemos establecer un plan de comunicacin para ayudarnos a resolver las


siguientes preguntas clave:

Qu queremos comunicar (finalidad ltima del evento y, por tanto,


naturaleza del mismo)?

Cmo queremos comunicarlo (establecer el plan de accin y pasos a


seguir)?

Por qu queremos llevar a cabo este acto (origen y fundamentos)?

Para qu queremos realizarlo (fijacin de objetivos que queremos


alcanzar)?

Cundo y dnde se llevar a cabo (localizacin del evento y timing


que nos derivar posteriormente al checklist)?

A quin va dirigido el evento (pblico objetivo, prensa)?

Quines lo van a llevar a cabo (establecimiento de equipo, normas y


responsabilidades de cada miembro)?

Relaciones Pblicas

Las relaciones pblicas son tus aliadas para, a travs de diferentes


canales, incrementar la asistencia a tu evento, suscitar el inters de
patrocinadores, despertar las ganas de medios de comunicacin y blogueros
a acudir y cubrir tu evento. Aprovchalas! capta la atencin y el inters de tus
diferentes pblicos desde el primer momento y genera expectativa (que luego
debers cumplir) con un plan de relaciones pblicas y conseguirs asistentes.

En el plan de relaciones pblicas ser definir tus objetivos, ya sean tangibles o


intangibles.

Protocolo

en el plan de relaciones pblicas ser definir tus objetivos, ya sean tangibles o


intangibles.

el protocolo es un conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre


para ceremonias y actos oficiales o solemnes. Generalmente el protocolo ms
estricto se aplica a actos de la Corona, el Gobierno, las Administraciones del
Estado y las Comunidades Autnomas. En cambio, existe un cdigo
reglamentario que sirve para regular cualquier tipo de evento (social,
empresarial, deportivo)

Protocolo previo a la organizacin de un evento.

La primera norma bsica a la hora de organizar un evento es el motivo, el acto


debe tener un sentido para celebrarse

En esta fase previa al evento hay que prestar especial detalle a las siguientes
acciones:

Lugar y horario

Invitados

Programa
Infraestructura

Protocolo durante el acto.

El da del evento es cuando se mide el xito o fracaso de ste, por lo tanto


todo debe salir a la perfeccin. Para asegurar este cometido hay que cuidar al
mximo estos detalles:

Papel del anfitrion

Las comidas

Recepcion de los invitados

Ceremonial

Todo ceremonial lleva consigo implcitas una serie de formalidades


protocolarias que es necesario cumplir durante el desarrollo de un acto. Pero
el ceremonial no es siempre igual

Diplomacia Pblica

Planificacin /organizacin/GESTIN

Evento

Turismo /Ocio

Desarrollo Local/Regional /Patrimonio cultural material e inmaterial

Marca Ciudad

Temas a desarrollar de los eventos