Sunteți pe pagina 1din 8

SECRETARIATUL GENERAL

Serviciul Arhiv

Cadrul legislativ privind protecia informaiilor clasificate n ceea ce


privete ntocmirea, pstrarea, arhivarea i distrugerea documentelor
care conin informaii clasificate

Aprarea secretului de stat constituie unul dintre atributele importante ale


statului de drept, care se integreaz organic n conceptul de siguran
naional.
Interesul manifestat de instituiile statului pentru protecia informaiilor
clasificate, determinat i de contextul internaional, a impus elaborarea n
domeniu a urmtoarelor acte normative:
- Legea nr. 182 din 12.04.2002 privind protecia informaiilor
clasificate;
- H.G. nr. 585 din 13.06.2002 pentru aprobarea Standardelor
Naionale de protecie a informaiilor clasificate;
- H.G. nr. 353 din 15.04.2002 pentru aprobarea Normelor privind
protecia informaiilor clasificate ale Organizaiei Atlanticului de
Nord n Romnia;
- H.G. nr. 781 din 25.07.2002 privind protecia informaiilor secrete
de serviciu;
- H.G. nr.01365 din 06.12.2002 pentru aprobarea Listei cuprinznd
categoriile de informaii secrete de stat, pe niveluri de secretizare
elaborate sau deinute de Ministerul Administraiei i Internelor;
- H.G. nr.01600 din 18.12.2002 privind obiectivele, sectoarele i
locurile care prezint importan deosebit pentru protecia
informaiilor secrete de stat;
- O.U.G. nr.153 din 07.11.2002 privind organizarea i funcionarea
Oficiului Registrului Naional al Informaiilor Secrete de Stat;
- O.M.A.I. nr. S/353 din 23.11.2002 pentru aprobarea Normelor de
aplicare a Standardelor naionale de protecie a informaiilor
clasificate i a informaiilor secrete de serviciu n unitile
Ministerului de Interne;
- O.M.A.I. nr. S/389 din 17.02.2003 pentru aprobarea Ghidului de
clasificare a informaiilor n Ministerul de Interne, precum i a Listei
cu informaii secrete de serviciu n Ministerul de Interne;
- O.M.A.I. nr. S/352 din 23.11.2002 pentru aprobarea Metodologiei de
aplicare a normelor referitoare la protecia informaiilor clasificate
ale Organizaiei Tratatului Atlanticului de Nord n unitile
Ministerului de Interne;
- O.M.A.I. nr. 810 din 23.09.2005 pentru aprobarea Normelor de
aplicare a Standardelor naionale de protecie a informaiilor
clasificate n sistemele informatice i de comunicaii - INFOSEC n
instituiile M.A.I.;
- O.M.A.I. nr. S/811 din 23.09.2005 privind efectuarea controalelor,
constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor prevzute de
lege n domeniul proteciei informaiilor clasificate n M.A.I.;
- O.M.A.I. nr. S/1288 din 04.05.2006 privind nfiinarea/dezvoltarea i
organizarea Componentelor Sistemului Naional de Registre n
cadrul M.A.I.;
- O.M.A.I. nr. S/1381 din 11.07.2006 pentru aprobarea Metodologiei
de aplicare a normelor de protecie a informaiilor UE clasificate n
cadrul M.A.I.;
- O.M.A.I. nr. S/1382 din 12.07.2006 pentru aprobarea procedurilor de
acreditare, desfiinare sau reacreditare a Componentelor Sistemului
Naional de Registre i atribuiile acestora n cadrul M.A.I.;

Pentru clasificarea corect i unitar a informaiilor secrete de stat


i secrete de serviciu, personalul Secretariatului General este obligat s
cunoasc i s aplice prevederile legale n domeniu.
Informaiile sunt clasificate potrivit legii: secrete de stat i secrete de
serviciu, n raport de importana pe care o au pentru securitatea naional i
de consecinele care s-ar produce ca urmare a dezvluirii sau diseminrii lor
neautorizate.
Informaiile secrete de stat sunt informaiile a cror divulgare poate
prejudicia sigurana naional i aprarea rii i care, n funcie de
importana valorilor protejate, se include n urmtoarele niveluri de
secretizare;
- strict secret de importan deosebit;
- strict secret;
- secret.
Informaiile a cror divulgare este de natur s determine prejudicii de
drept public sau privat se clasific secret de serviciu.
n baza listelor proprii cuprinznd categoriile de informaii secrete de
stat n domeniile lor de activitate, a fost elaborat un ghid pe baza cruia se
realizeaz clasificarea corect i unitar a acestora.
Listele cuprinznd categoriile de informaii secrete de stat pe domenii de
activitate se aprob i se actualizeaz prin hotrre a Guvernului.
Listele cu informaii secrete de serviciu se stabilesc de ctre
efii/comandanii structurilor M.A.I. deintoare de astfel de informaii.
Aceste liste cuprind informaii care se refer la activitatea structurii i
care, fr a constitui n nelesul legii secrete de stat, nu trebuie cunoscute
dect de persoanele crora le sunt necesare, potrivit principiului nevoii de
a cunoate, pentru ndeplinirea ndatoririlor de serviciu, divulgarea lor
putnd prejudicia interesul unitii.
Sunt informaii nesecrete, orice informaie care nu este cuprins n lista
de la Anexa 2 la O.M.A.I. nr. S/389/2003 sau cele a cror divulgare, nu este
de natur s prejudicieze M.A.I., sigurana naional, ordinea public,
aprarea rii ori interesele legale ale cetenilor.
Informaiile vor fi clasificate numai n cazul cnd se impune protecia
acestora, iar nivelurile de secretizare i termenele de clasificare subzist
atta timp ct dezvluirea sau diseminarea lor neautorizat ar putea
prejudicia sigurana naional, ordinea public, aprarea rii ori interesele
legale ale cetenilor.
Se interzice clasificarea ca secrete de stat sau de serviciu a informaiilor,
datelor sau a documentelor n scopul ascunderii nclcrilor legii, limitrii
accesului la informaii de interes public, restrngerii ilegale a exerciiului
unor drepturi ale vreunei persoane sau lezrii altor interese legitime.
Unitile/structurile M.A.I. care gestioneaz informaii clasificate, au
obligaia de a analiza ori de cte ori este necesar lista informaiilor secrete de
stat i, dup caz, s prezinte D.G.I.P.I. propuneri pentru actualizarea i
completarea acesteia, conform legii.
Atribuirea clasei i nivelului de secretizare a informaiilor din M.A.I. se
realizeaz prin consultarea ghidului de clasificare, a listei cu informaii
secrete de stat i a listelor secrete de serviciu, elaborate potrivit legii.
Trecerea la un alt nivel de secretizare a informaiilor secrete de stat se
realizeaz de M.A.I. i funcionari superiori abilitai prin lege s atribuie
niveluri de secretizare, cu avizul prealabil al D.G.I.P.I..
Informaiile secrete de serviciu se declasific de ctre conductorii
unitilor/structurilor care le-au emis i scoaterea de pe liste prin reanalizarea
acestora ori de cte ori este nevoie.
n mod practic, n cazul emiterii unui document clasificat se vor desfura
urmtoarele activiti:
- se consult lista cu informaii secrete de stat sau secrete de serviciu
n vederea identificrii clasei, respectiv a nivelului de secretizare al
informaiei;
- se ntocmete proiectul de document i se atribuie provizoriu clasa,
respectiv nivelul de secretizare;
- se definitiveaz documentele i se prezint la semnat/aprobat, cu
menionarea clasei de secretizare i/sau nivelului de secretizare.
eful ierarhic al emitentului efectueaz verificarea ncadrrii caracterului
documentului n lista respectiv; dac ncadrarea este corect-potrivit
coninutului documentului, menine clasa i aprob.
Cnd constat c au fost atribuite niveluri de secretizare
necorespunztoare, face meniunea de schimbare a ncadrrii, documentul
urmnd a fi refcut, potrivit meniunii i ulterior semnat/aprobat, dup caz.
Documentul elaborat pe baza prelucrrii informaiilor cu niveluri de
secretizare diferite, va fi clasificat conform noului coninut, care poate fi i
superior originalelor.
Documentul rezolvat din cumularea neprelucrat a unor extrase
provenite din informaii clasificate, va primi clasa i nivelul de secretizare,
corespunztor coninutului extrasului cu cel mai nalt nivel de secretizare.
Rezumatele, traducerile i extrasele din documentele clasificate primesc
clasa sau nivelul de secretizare corespunztor coninutului.
La emiterea documentelor, se va proceda la menionarea, n partea de jos
a paginii, sub indicarea clasei sau nivelului de secretizare a urmtorului
avertisment:ATENIE! Deinerea fr drept, sustragerea, alterarea,
multiplicarea, distrugerea sau folosirea neautorizate, sunt interzise!
Marcarea informaiilor clasificate are drept scop atenionarea
persoanelor, care le gestioneaz sau le acceseaz, c sunt n posesia unor
informaii n legtur cu care trebuie aplicate msuri specifice de acces i
protecie, n conformitate cu legea.
Transmiterea informaiilor clasificate ctre ali utilizatori se va efectua
numai dac acetia dein certificate de securitate sau autorizaii de acces la
informaii clasificate corespunztor nivelului de secretizare.
n situaia primirii de documente clasificate, acestea vor fi folosite
potrivit principiului nevoii de a cunoate i doar de ctre personalul avizat
corespunztor clasei/nivelului de secretizare.
Documentul primit se nregistreaz i va pstra clasificarea dat de
emitent.
Cazurile considerate supraevaluri ori subevaluri ale nivelului de
secretizare, vor fi prezentate obligatoriu de ctre utilizatori, emitentului, cu
indicarea clasei sau nivelului corespunztor. Emitentul poate menine sau
reclasifica documentul n cauz, comunicnd acest lucru celorlali deintori.
Informaiile secrete de stat se pot declasifica prin Hotrre de Guvern la
solicitarea motivat a emitentului.
La schimbarea clasei sau nivelului de secretizare atribuit iniial unei
informaii, emitentul este obligat s ncunotineze structura/funcionarul de
securitate, care va face meniunile n registrele de eviden.
Data i noua clas sau nivel de secretizare vor fi marcate deasupra ori sub
vechea inscripie, care va fi anulat prin trasarea unei linii oblice( cu
aplicarea prevederilor art.22 din H.G. 585/2002)
Informaiile despre care s-a stabilit cu certitudine c sunt compromise sau
iremediabil pierdute vor fi declasificate.
Declasificarea acestora se face numai n baza cercetrii prin care s-a
stabilit compromiterea sau pierderea informaiilor ori a suportului lor
material, cu acordul scris al emitentului.
Orice diferen sau neconcordan ntre certificatul de securitate/
autorizaie deinute i clasa sau nivelul informaiei ce urmeaz a fi folosit,
atrage obligaia de a sesiza imediat eful care a dispus repartizarea lucrrii
pentru a lua msurile de rigoare.
Orice problem legat de interpretarea sau aplicarea corect a actelor
normative interne care reglementeaz protecia informaiilor clasificate, pe
spaiul M.A.I., va fi prezentat D.G.I.P.I. prin intermediul ofierului de
protecie intern care asigur unitatea/structura respectiv.
Pstrarea i arhivarea documentelor clasificate
Documentele care conin informaii clasificate se vor pstra la
compartimentul special constituit la nivelul serviciului/compartimentului din
cadrul structurii creatoare.
Acestea vor fi compartimentate fizic i pstrate separat n funcie de clasa
i nivelul de secretizare, conform problematicii i termenelor de pstrare
prevzute n nomenclatorul arhivistic.
Anual, documentele clasificate se inventariaz, urmnd a fi comparate cu
Lista categoriilor de informaii secrete de stat, pe niveluri de secretizare,
aprobat prin H.G. nr. 01365 din 06.12.2002 i Lista cu informaii secrete de
serviciu, aprobat prin Ordinul ministrului de interne nr. S/389 din 17.02.2003.
Pentru desfurarea inventarierii, efii serviciilor / compartimentelor, vor
desemna o comisie format din trei membri care dein certificat de
securitate/autorizaie de acces corespunztor nivelului de secretizare cel mai
nalt al documentelor inventariate.
Inventarierea documentelor care conin informaii clasificate se va efectua
att pentru documentele emise ct i pentru documentele primite, separat pe
clase i niveluri de secretizare.
Listele de inventariere, constituie anexa la procesul-verbal ntocmit cu
ocazia finalizrii activitii de inventariere.
Procesul-verbal de inventariere conine: componena comisiei care a
efectuat inventarierea, perioada i aspectele specifice rezultate pe timpul
inventarierii.
Procesele-verbale i listele de inventariere vor fi ntocmite n dou
exemplare i vor avea caracter SECRET DE SERVICIU.
Atunci cnd informaiile clasificate necesit a fi introduse n dosare
specifice unor structuri la rubrica numrul dosarului i fila unde a fost clasat
documentul sau numrul procesului verbal de distrugere - din registrul de
eviden a acestor informaii clasificate, se vor face meniuni, precizndu-se
fondul din nomenclatorul arhivistic din care fac parte dosarele respective,
volumul i fila.
Informaiile clasificate ieite din termenul de clasificare se
arhiveaz sau se distrug.
Termenele de clasificare a informaiilor secrete de stat vor fi
stabilite de ctre emitent, n funcie de importan i de consecinele
produse n cazul dezvluirii lor sau diseminrii lor neautorizate.
Pe niveluri de secretizare, termenele de clasificare, sunt pn la:
-100 de ani pentru informaiile clasificate strict secret de
importanta deosebita;
-50 de ani pentru informaiile clasificate strict secret;
-30 de ani pentru informaiile clasificate secret;
Arhivarea sau distrugerea unui document clasificat se menioneaz
n registrul de eviden principal, prin consemnarea cotei arhivistice de
nregistrare sau dup caz, a numrului de nregistrare a procesului-verbal
de distrugere.
Distrugerea informaiilor clasificate nlocuite sau perimate se face
numai cu avizul conductorului instituiei emitente.
Distrugerea documentelor clasificate sau a ciornelor care conin
informaii cu acest caracter se face astfel nct sa nu mai poat fi
reconstituite.
Documentele de lucru, ciornele sau materialele acumulate/create n
procesul de elaborare a unui document, care conin informaii clasificate,
de regul, se distrug.
n cazul n care se pstreaz, acestea vor fi datate, marcate cu clasa
sau nivelul de secretizare cel mai nalt al informaiilor coninute, arhivate
i protejate corespunztor clasei sau nivelului de secretizare a
documentului final.
Distrugerea informaiilor strict secrete, secrete i secrete de serviciu
va fi evideniata ntr-un proces-verbal semnat de doua persoane asistente,
autorizate s aib acces la acest nivel, avizat de structura/funcionarului
de securitate i aprobat de conductorul unitii.
Procesele-verbale de distrugere i documentele de eviden a
informaiilor strict secrete, secrete i secrete de serviciu vor fi pstrate de
compartimentul care a executat distrugerea, o perioad de cel puin trei
ani, dup care vor fi arhivate i pstrate cel puin 10 ani.
Distrugerea ciornelor documentelor secrete de stat se realizeaz de
ctre persoanele care le-au elaborat.
n cazul n care acestea au fost nregistrate ntr-o form de
eviden, distrugerea se va realiza pe baza unui proces-verbal.
Obligaii.
Pentru protecia informaiilor clasificate, fiecrui lucrtor
care gestioneaz astfel de informaii, i revin urmtoarele obligaii:
- s sesizeze eful direct n cazul n care i-au fost repartizate
documente secrete de stat cu un nivel superior celui pentru care este
abilitat;
- s respecte i s aplice regulile generale referitoare la evidena,
ntocmirea, pstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea,
transportul, transmiterea i distingerea informaiilor clasificate;
- s respecte i s aplice regulile generale referitoare la accesul i
circulaia n zonele de securitate stabilite la nivelul Secretariatului
General;
- s nu divulge altor persoane neautorizate informaiile clasificate la
care are acces n ndeplinirea atribuiunilor funcionale.
- s participe la activitile de pregtire, s-i nsueasc i s aplice
prevederile legale pe linia proteciei informaiilor clasificate.

Repere Bibliografice:

1. Legea nr. 182 din 12.04.2002 privind protecia informaiilor clasificate;


2. H.G. nr. 585 din 13.06.2002 pentru aprobarea Standardelor Naionale
de protecie a informaiilor clasificate;
3. H.G. nr. 353 din 15.04.2002 pentru aprobarea Normelor privind
protecia informaiilor clasificate ale Organizaiei Atlanticului de Nord
n Romnia;
4. H.G. nr. 781 din 25.07.2002 privind protecia informaiilor secrete de
serviciu;
5. H.G. nr. 01365 din 06.12.2002 pentru aprobarea Listei cuprinznd
categoriile de informaii secrete de stat, pe niveluri de secretizare
elaborate sau deinute de Ministerul Administraiei i Internelor;
6. H.G. nr. 01600 din 18.12.2002 privind obiectivele, sectoarele i
locurile care prezint importan deosebit pentru protecia
informaiilor secrete de stat;
7. O.U.G. nr.153 din 07.11.2002 privind organizarea i funcionarea
Oficiului Registrului Naional al Informaiilor Secrete de Stat;
8. O.M.A.I. nr. S/353 din 23.11.2002 pentru aprobarea Normelor de
aplicare a Standardelor naionale de protecie a informaiilor
9. clasificate i a informaiilor secrete de serviciu n unitile
Ministerului de Interne;
10. O.M.A.I. nr. S/389 din 17.02.2003 pentru aprobarea Ghidului de
clasificare a informaiilor n Ministerul de Interne, precum i a Listei
cu informaii secrete de serviciu n Ministerul de Interne;
11. O.M.A.I. nr. S/352 din 23.11.2002 pentru aprobarea Metodologiei de
aplicare a normelor referitoare la protecia informaiilor clasificate ale
Organizaiei Tratatului Atlanticului de Nord n unitile Ministerului de
Interne;
12. O.M.A.I. nr. 810 din 23.09.2005 pentru aprobarea Normelor de aplicare a
Standardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate n sistemele
informatice i de comunicaii - INFOSEC n instituiile M.A.I.;
13. O.M.A.I. nr. S/811 din 23.09.2005 privind efectuarea controalelor,
constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor prevzute de lege n
domeniul proteciei informaiilor clasificate n M.A.I.;
14. O.M.A.I. nr. S/1288 din 04.05.2006 privind nfiinarea/dezvoltarea i
organizarea Componentelor Sistemului Naional de Registre n cadrul
M.A.I.;
15. O.M.A.I. nr. S/1381 din 11.07.2006 pentru aprobarea Metodologiei de
aplicare a normelor de protecie a informaiilor UE clasificate n cadrul
M.A.I.;
16. O.M.A.I. nr. S/1382 din 12.07.2006 pentru aprobarea procedurilor de
acreditare, desfiinare sau reacreditare a Componentelor Sistemului
Naional de Registre i atribuiile acestora n cadrul M.A.I.;

ntocmit,
Subinspector

Fetche Remus Emil