Unidades organizacionais no FI do Sistema R/3

Mandante (client) o nvel mais elevado na hierarquia so sistema R/3. As

especificaes ou os dados, que devem ser validos para todas as unidades
organizacionais em todas as aplicaes R/3 so entrados no nvel do
mandante, o que elimina a necessidade de introduzir tais informaes mais de
uma vez.

Empresa (fins externos) uma empresa representa uma entidade contbil

legal independente sujeita a escriturao, caracterizada por um CNPJ ( com
final /001 XX) prprio e emite balano patrimonial.

Diviso (fins internos) as divises representam areas de operao

separadas dentro de uma organizao e podem ser usadas por toda a
empresa. Elas so unidades, sujeitas a escriturao, capazes de criar seu
prprio conjunto de balanos financeiros para fins internos.

Ex uma mesma empresa que fabrica vrios produtos e quer

relatrios separados por tido de produo

Definio de uma empresa

Chave de empresa com 4 caracteres
Nome da empresa
Cidade
Pais
Moeda
Idioma
Endereo

Parmetros globais
Plano de contas
Exercico
Defaults da empresa

Principio de variantes

O principio de variante um mtodo em trs etapas, usado no sistema R/3,

para atribuir propriedades especiais a um ou mais objetos R/3. As etapas so:

definir variante
determinar valores para avariante
atribuir a variante a objetos R/3
Este principio usado para

status de campo
perodos contbeis
exerccios (ano fiscal)
...

Ano fiscal (exerccio)

Serve para definir os periodos possveis para lanamentos contbeis. Pode ser
definido como, independente do ano, ou dependente do ano.

O ano fiscal pode ser definido como...

Independente do calendrio (year independent)

O numero de perodos e datas de inicio e fim deles so os mesmos pra

todos os anos.

Dependente do calendrio (year-specific)

os perodos podem ser diferentes de ano para ano

Se cada exercicio de uma variante usar a mesma quantidade de perodos, e os

perodos contbeis tiverem inicio e fim sempre no mesmo dia do ano, a
variante ser chamada de independente do calendrio (year
independet). Uma variante independente do exerccio pode ser definida
como:

ano civil (calendar year)

exerccio divergente do ano civil (non-calendar year)

Se o exerccio for definido como ano civil (calendar year), os perodos

contbeis sero iguais aos meses do ano. Portanto, a variante do ano civil
precisa ter 12 periodos contbeis.

Se o exerccio for definido como divergente do ano cicil (non-calendar

year), os perodos contbeis precisaro ser definidos com a atribuio das
datas de encerramento de cada perodo. Um exerccio divergente do ano civil
pode ter entre 1 e 16 periodos contbeis. Se o exerccio divergente do ano civil
no tiver inicio em 1 de janeiro, os perodos do ano pertencentes ao exerccio
anterior ou posterior precisaro receber um indicador de deslocamento ( -1,
+1).

Exemplo um exerccio divergente do ano civil com 6 periodos contbeis, que

abrangem de abril a maro. Assim, os meses de janeiro a maro ainda
pertencem ao exerccio antigo e precisam de um indicador de deslocamento
anual -1 .
 Acad FI - Variante de exerccio independente do exerccio

Ano civil Exerccio divergente do ano civil

-1
Dez. Jan. Abr.
-1 Mar.
Nov. 12 01 Fev. Maio
Fev.
11 02 06 01
Out. Mar.
10 03 -1 Jan. Junho
09 04 05 02
Set. Abr. Dez. Julho
08 05
Ago. 07 06 Maio 04 03
Nov. Ago.
Jul. Jun. Out. Set.

Uma variante de exerccio deve ser definida como dependente do exerccio

se a data de inicio e de fim dos perodos contbeis de alguns exerccios for
diferente em outros exerccios, e/ou se alguns exerccios usarem uma
quantidade diferente de periodos contbeis.

Se todos os exerccio de uma variante dependente do exerccio tiverem o

mesmo numero de perodos, apenas as datas diferentes do perodo precisaro
ser definidas para os exerccios (exemplo abaixo a esquerda)

Caso um dos exerccios de uma variante de exerccio tenha menos perodos

contbeis que os demais, chamado de exerccio reduzido (exemplo abaixo
a direita). Isto pode ser necessrio se o encerramento tiver que ser feito antes
do fim do exerccio normal ( por exemplo, se o inicio do exerccio tiver que ser
modificado ou se aa empresa tiver sido vendida). O exercicio reduzido e a
respectiva quantidade de perodos contbeis tem de ser especificados antes da
definio das datas do perodo. Apenas para este exerccio, pode ser atribudo
um numero menos de perodos contbeis.
 Acad FI - Variante de exerccio dependente do exerccio

Exerccios completos com diferentes Exerccio reduzido

datas de perodos
199a 199b
199e
04 01 04 01
01
03 02
03 02
02
03
199c 199d 04
01 04 08 05
04 03 07 06
01
02
03 02

Moedas e categorias de taxas de cambio

todas as moedas que sero usadas tem de ser identificadas por um cdigo
moeda. A maioria das moedas do mundo j esto definidas no sistema SAP
R/3. Todos os cdigos de moeda podem ter uma data de validade.

Para as combinaes de duas moedas, podem ser mantidas taxas de cambio

diferenciadas por categorias de taxa de cambio. Essas taxas de cambio
diferentes podem ser usadas para diversos fins como: avaliao, converso,
planejamento, etc.

Categorias de taxas de cambio

taxa histrica
taxa de venda
taxa de compra
taxa de cambio media (PTAX Banco Central) (a mais usada)
taxa em determinas datas-chaves
Cotao direta/indireta de taxas de cambio

Acad FI - Cotao direta/indireta de taxas de cmbio

Cotao
direta
1 0,92000

Cotao
indireta

1 1,08696

Moeda base = Euro

Todas as aplicaes e funes do sistema R/3 processam taxas de cambio com

o uso de cotao direta e indireta. A definio ou comunicao da taxa de
cambio pelo mtodo direto ou indireto de cotaes depende do padro do
mercado ou da transao contbil individual. O uso de cotao indireta nem
de aplicao nem especifica de pais ela afeta todos os componentes onde so
usadas taxas de cambio.

A cotao direta tambm conhecida como cotao especifica: o valor da moeda

expresso na moeda interna, por unidade de moeda estrangeira. A cotao
indireta tambm conhecida como a cotao de volume: o valor da moeda
expresso em unidades da moeda estrangeira por unidade da moeda interna.
Exemplo:

Moeda interna: Euro ; moeda estrangeira US$

Cotao direta: 1 US$ = 0,92000 EURO

Uma unidade de moeda estrangeira US$ custa a quantidade exibida de

unidades da moeda interna.
Cotao indireta: 1 EURO = 1,08696 US$

Uma unidade da moeda estrangeira US$ custa a quantidade exibida de

unidades da moeda interna.

Pode-se definir, para cada combinao de moedas, a cotao direta ou indireta

como a cotao padro da taxa de cambio. Se a taxa de cambio entrada no
tiver a mesma cotao que a padro aqui configurada, a taxa ser destacada
para evidenciar isso.

*** no campo de taxas de cambio existem 2 campos que podem ser colocados
as taxas direta ou indireta

Worklists for Maintaining Exchange Rates (pag. 32)

possvel criar Worklists for Maintaining Exchange Rates para facilitar a

manuteno de taxas pelo usurio, uma vez que a transao original no IMG
(customizing).

Definindo listas de trabalho voc ir economizar tempo e diminuir erros.

Apenas as taxas de cmbio relevantes sofrero manuteno. Voc pode definir
autorizaes s worklists.

A transao ir mostrar visualmente qual lista de trabalho j foi atualizada...

Na manuteno de taxas, o sistema entende que se for colocado o prefixo /

antes do valor, trata-se de uma indirect quotation (/0.93439) e se no for
colocado nada (0.93439) trata-se de uma direct quotation. Porm, possvel
alterar essa configurao, indicando que quando no for colocado nenhum
sinal ser indirect quotation ao invs de direct.

Unidade 2 Master Data (dados mestres)

Plano de Contas FI GL (general ledger Accounts)

Vinculado ao razo geral ou ledger (GL) esto os razes auxiliares ou sub-

ledgers (AP / AR / AA) que servem para demonstrar de maneira analtica as
informaes do razo geral.

O cadastro mestre de contas contbeis possui dois segmentos:

Chart of Account Segment

Company Code Segment

As contas contbeis analticas cadastradas no sistema so obrigatoriamente
associadas um grupo de contas (account group) e cada empresa (company
code) na qual ser utilizada. Antes de criar as contas contbeis, necessrio
criar a estrutura do plano de contas.

As trs etapas para criar e usar um plano de contas

Definio do plano de contas

Definio das propriedades do plano de contas
Atribuio do plano de contas s empresas

O plano de contas uma variante que contem a estrutura e as informaes

bsicas sobre as contas do Razo.
o plano de contas definido com um identificador de 4 caracteres.
preciso definir os componentes do plano de contas como, por exemplo,
linguagem, extenso do numero da conta do Razo, plano de contas do grupo
de empresas , status.
o plano de contas deve ser atribudo a todas a empresa que queiram criar
contas com base na estrutura definida.

A definio de um plano de contas contm

Chave
Descrio

Informaes gerais
Idioma de atualizao
extenso do numero da conta do Razo

Integrao do Controlling
criao automtica ou manual para elementos de custo

Consolidao
plano de contas do grupo

Status
a marca bloqueada
Length of GL Account Number: O tamanho do cdigo das contas contbeis
definido na estrutura do plano de contas.

Controlling Integration: Sempre que forem criadas contas de Profit & Loss o
sistema pode criar classes de custo (cost elements) primrias
automaticamente no CO, desde que haja uma categoria padro para que essas
classes sejam alocadas. A criao de cost elements automaticamente tambm
definida na estrutura do plano.

Group Chart of Accounts: Se houver um plano de contas do grupo para qual

os saldos do plano de contas operacional devero ser replicados, esse plano
deve estar vinculado na estrutura do plano de contas (operacional = INT /
grupo = CONS).

Blocked: Um plano de contas que ainda no estiver sido finalizado, pode ser
bloqueado.

Alm de associar o Chart of Accounts s company codes, necessrio habilitar

cada conta contbil na company code que far uso dela (Company Code
Segment). Esse trabalho torna-se mais rpido atravs do recurso de cpia
disponvel no sistema.

Atribuio do plano de contas

 Todas as empresas necessitam ter um plano de contas atribudo a
elas.
1 plano de contas pode ser atribudo p/ n empresas (princpio da
variante);
Cada empresa possui 1 plano de contas;

Segmento do plano de contas

O Plano de contas contem informaes bsicas sobre as contas. As

informaes por conta so agrupadas no que conhecido como segmento do
plano de contas.

Este contm:

numero da conta
o nome da conta (com texto breve e descritivo)
os campos de controle
os campos de consolidao

O plano de contas pode ser convertido para outros idiomas, para exibir o nome
da conta no idioma de acesso adequado durante a exibio de dados mestres e
lanamentos. Se o plano de contas no tiver sido convertido para o idioma
acesso adequando, o nome da conta aparecera no idioma de atualizao.

Textos com informaes diferentes podem ser atribudos a cada segmento do

plano de contas.

O segmento do plano de contas consiste em diversos grupos de

campos:

Tipo / Descriop

Controle no plano de contas

Descrio
Dados de consolidao no plano de contas

Palavra-chave / converso

palavras-chaves no plano de contas

converso

Informaes

informaes no plano de contas

textos do Razo no plano de contas
Status de campo plano de contas

As informaes entradas no segmento do plano de contas so exclusivas,

independentemente de os usurios terem uma ou varias empresas. desta
forma que o nome permanece o mesmo e consistente em todas as empresas.

As informaes so entradas umas vez. Sempre que forem introduzidas

informaes sobre uma empresa para um numero de conta, as informaes do
segmento do plano de contas sero automaticamente acessadas, para no
serem entradas novamente.

Os textos entrados no segmento do plano de contas so administrados por ID

de texto e idioma

Os textos podem ser exibidos pelo relatrio Manual de classificao contbil

(RFSKTH00).

As palavras-chave facilitam a pesquisa de um numero de conta.

Voc pode definir e mudar o layout das tab pages para processamento
individual dos dados mestres das contas do Razo. Voc pode definir:

O numero das tab pages

O titulo das tab pages

Os grupos de campos que voc requer e qual a posio

Voc pode selecionar os layout para processamento central, e

processamento no plano de contas e reas especificas da empresa. O sistema
contem layout standart para editar estas funes. Voc pode copiar esse
layouts, ajustando eles para o que voc necessita, e ento atribuir estes para
seu plano de contas ou seu grupo de contas.

Segmento da empresa

Para usar uma das contas do plano de contas atribudo empresa, deve ser
criado um segmento da empresa. Esse ser adicionado ao segmento do
plano de contas. Os dois segmentos juntos formam a conta.

As informaes constantes do segmento da empresa so especificas para esta

empresa. Tais informaes controlam a entrada de documentos contbeis e a
administrao dos dados contbeis.

O segmento da empresa consiste em diversos grupos de campos:

Dados de controle

Controle de contas
Administrao de contas do Razo
Joint Venture (parceria)

Banco / Juros

criao de documentos
detalhes bancrios / financeiros
calculo de juros

informaes

informaes
textos da conta do Razo

O segmento da empresa para a mesma conta do Razo pode ser diferente,

conforme as necessidades da empresa. Por exemplo, uma empresa pode
recolher impostos quando usa as contas de despesas e marca o campo
natureza do imposto, ao passo que outra empresa no pode.

preciso definir informaes pertinentes a cada empresa:

moeda
impostos
conta de conciliao
exibio de partidas individuais
chave de ordenao
grupo de status de campo
banco da empresa
informaes sobre calculo de juros

Um plano de contas, diversas empresas

Toda empresa que precisa usar uma conta do plano de contas atribudo deve
criar seu prprio segmento da empresa. Como o numero e o nome da conta
so atualizados no nvel do plano de contas, a conta ter o mesmo nome e
numero em todas as empresas atribudas.

Contas de balano e de demonstrao de resultados

No segmento do plano de contas, necessrio indicar se a conta ser de

balano ou de demonstrao de resultados.

Esses dois tipos de contas so tratados de forma diferente no procedimento de

encerramento.
 nas contas de balano (balance sheet), o saldo transportado para a
mesma conta.
nas contas de demonstrao de resultados (profit and loss), o saldo
transportado para uma conta de lucros lquidos acumulados e a conta de
demonstrao de resultados zerada . atribuda uma chave (por exemplo
X) conta de transporte de saldo, e essa chave introduzida no campo tipo
de conta de demonstrao de resultado no segmento do plano de contas.

Group Account Number: O campo indica a conta contbil do Group Chart of Account
para onde sero replicados os saldos dessa conta contbil.

Para contas marcadas como Balance Sheet, no encerramento do exerccio atual os saldos
sero carregados para a mesma conta contbil do exerccio posterior.

Para contas marcadas como P&L, os saldos sero carregados para a conta de resultado da
apurao (Retained Earnings) zerando os saldos das contas atuais. Para tanto, o sistema
obriga a criao de uma conta de apurao de resultados antes que esse check seja
utilizado. Pode ser criada mais de uma conta de apurao de resultados, atravs de um
recurso de codificao da conta X e Y, por exemplo.

Grupo de contas para as contas do Razo

O grupo de contas controla

 os intervalos de numerao das contas.
o status dos campos do segmento da empresa do registro mestre (pages e
campos que estaro disponveis na transao no momento em que o usurio for registrar
a conta no sistema)

Como o plano de contas contem muitos tipos diferentes de contas, estas podem ser
agrupadas em grupo de contas diferentes. Em geral, um grupo de contas rene
contas com as mesmas tarefas no Razo, por exemplo, contas de fundos lquidos, de
material, de imobilizado, de resultados.....

Com a atribuio de um intervalo de numerao a um grupo de contas, pode-se garantir

que as contas do mesmo tipo fiquem no mesmo intervalo de numerao. Os intervalos de
nmeros para os registros mestre de conta do Razo podem se sobrepor.

O grupo de contas deve ser introduzido no segmento do plano de contas e controla a

aparncia do segmento da empresa de uma conta do Razo. Por exemplo, deseja-se
visualizar todas as partidas individuais detalhadas de todas as contas de fundos lquidos.
Em customizing, no grupo de contas contas de fundos lquidos, seria preciso alterar o
status do campo para tornar a exibio de partida individual uma entrada obrigatria.

Status do campo (pg. 51)

Todos os campos tm uma das seguintes propriedades:

Oculto
Apenas Exibir (bloqueado)
Entrada obrigatria
Entrada opcional

Status de campo para dados mestres

Os campos exibidos no registro mestre do Razo no so controlados apenas

pelo grupo de contas, mas, tambm, pela transao de dados mestres em uso
(controle dependente da transao), ou seja, criar, modificar, exibir.
Depois que o registro mestre for criado e que no se deseja modificar os
campos sensveis, preciso indicar, na transao modificao de registro
mestre em customizing, que um determinado campo no modificvel. Por
exemplo, se o usurio quiser que a moeda da conta de fundos lquidos seja
libra esterlina e preferia que ela no seja modificada, preciso personalizar a
transao modificao de registro mestre para transformar o campo em
apenas exibio.

As definies do status do campo do grupo de contas e de transao so

combinadas em cada campo, sendo usada aquela de maior prioridade. As
prioridades so (a aprtir da mais alta)

suprimir
 exibir
entrada obrigatria
entrada facultativa

Os campos acessados com a transao exibio de registro mestre so sempre

exibidos ou suprimidos, uma vez que no se pode fazer uma entrada em uma
transao de exibio.

Se no quiser usar o controle de status de campo dependente da transao,

necessrio estabelecer todas as definies de status de campo como entrada
opcional, pois esta tem a prioridade mais baixa e, por conseguinte, no entrara
em conflito com o controle do grupo de contas.

Contas de Reconciliao (pg. 53)

As contas de conciiao so contas do Razo atribudas aos registros mestre

do parceiro de negcios para registrar todas as transaes no livro auxiliar
(clientes/fornecedores).

Qualquer lanamento nas contas do livro auxiliar atualiza, automaticamente,

os saldos das contas de conciliao atribudas. Desta forma, o Razo esta
sempre atualizado.
Uma conta do Razo definida como uma conta de conciliao com a entrada
do tipo de conta de conciliao que esta no campo conta de conciliao para
tipo de conta.

D para clientes
K para fornecedores

As contas de conciliao torna-se, ento, valida apenas para o tipo de conta

especificado.

As contas de conciliao comuns so as de negociao a receber e

negociao a pagar.

No possvel fazer lanamentos diretamente nas contas de

conciliao.

Exibio de partidas individuais

O campo exibio de partida individual um campo de controle no segmento

empresa de uma conta.

Para contas sem exibio de partidas individual, apenas a

movimentao no perodo ser atualizada quando um documento for lanado
para essa conta. Quando um usurio quiser visualizar esta conta on-line, ser
possvel ver apenas o saldo.

Para as contas com exibio de partida individual, os dados mais

importantes das partidas individuais lanadas so armazenados em uma tabela
especial de ndices. Como esses dados so armazenados tambm nos
documentos, tornam-se redundantes, e precisam de armazenagem e tempo de
sistema adicionais. Quando um usurio quiser visualizar esta conta on-line,
ser possvel ver os detalhes tanto do saldo como da partida individual.

O item exibir partida no deve ser ativado para:

contas de reconciliao (as partidas individuais so administradas no

razo auxiliar);
contas de receitas (as partidas individuais so administradas pela
aplicao SD);
contas de estoque de material (as partidas individuais so administradas
pela aplicao MM).
Contas de impostos (os itens de impostos tm sentido apenas em
relao ao documento; os montantes de impostos j foram verificados
no lanamento do documento).
 Administrao de partidas em aberto

Os itens das contas com administrao de partidas em aberto so

indicados como abertos ou liquidados.

As contas com administrao de partidas em aberto precisam ter a exibio

de partida individual ativada.

As contas do Razo devem ser gerenciadas com administrao de partidas

em aberto quando se precisa verificar se existe uma contrapartida para
uma determinada transao contbil. As partidas em aberto e liquidadas
podem ser exibidas separadamente e, portanto, fica fcil verificar se as
transaes contbeis ainda precisam ser liquidadas.

Devem-se usa administrao de partidas em aberto para:

as contas de compensao bancaria

as contas de compensao para entrada de mercadorias /entrada de
fatura, e
as contas de compensao de salrio.

Pode-se definir ou cancelar a administrao de partidas em aberto apenas

se a conta tiver saldo zero.

In other words

Line Items Display um check que possibilita a visualizao de partidas

individuais nas contas somente contbeis. Conceitualmente, deve ser sempre
checado para contas que no possuem sub-ledgers.

You should not activate the line item display for:

Reconciliation Accounts (line items are managed in the sub-ledgers)
Revenue Accounts (line items are managed by the sales order management)
Material Stock Accounts (line items are managed by the purchasing manag.)
Tax Accounts (tax items are useful in connection with the document, the tax
amounts were already checked when the document was posted)

Open Item Management um check que indica controle de partidas em aberto,

utilizado geralmente para controlar a compensao de cheques a compensar
emitidos para pagamentos ou cheques recebidos de clientes. Ao efetivar o
lanamento nessas contas o sistema criar uma partida em aberto que dever ser
baixada em transao do GL, por esse motivo contas de reconciliao no devem
ser checadas uma vez que o sistema j gera por natureza partidas em aberto.
Porm, para contas de reconciliao usadas nas Special GL Transactions
(alternative reconciliation account) esse check tambm dever estar marcado. Esse
check s poder ser ativado ou desativado se o saldo da conta for igual a zero.
 Conta em moeda interna (moeda local)

A moeda da conta pode ser;

a moeda interna, ou
a moeda estrangeira

Ao ser criada uma conta do Razo, a moeda interna predefinida como a

moeda da conta.

Se a moeda da conta for a moeda interna, a conta pode ser lanada

em qualquer moeda. Na partida individual, o montante transferido para
a moeda interna.

A movimentao no perodo mantida por moeda, ou seja,

Moeda interna (soma todos os montantes transferidos para moeda

interna)
Moeda 1 (soma todos os montantes lanados na moeda 1, pode ser a
moeda interna)
Moeda 2 (soma todos os montantes lanados na moeda 2)
Moeda 3 (soma todos os montantes lanados na moeda 3)
Etc...

Isto valido se a exibio de partida individual estiver ou no ativada.

In other words
Accont Currency a moeda da conta. Uma conta contbil cuja moeda seja igual
local currency (moeda da empresa) pode receber lanamentos em qualquer
outra moeda pr-estabelecida no sistema. Porm, se for definida moeda diferente
da local currency para a conta, somente sero possveis lanamentos na moeda
indicada na conta.

Apenas saldo em moeda local

um check que determina que todos os saldos aparecero somente em moeda

local. Vale lembrar que alm da Local Currency (1), podem ser definidas mais duas
moedas paralelas denominadas Local Currency 2 e Local Currency 3.

Se o flag apenas saldos em moeda interna for assinalada no registro de

dados mestres, somente ser administrada a movimentao no perodo de
montantes transferidos para moeda interna (local)

Esse cdigo deve ser definido para as contas de compensao de onde se

pudesse liquidar itens simplesmente ao zerar o saldo dos montantes em
moedas interna. Ento, no devem ser feitos lanamentos de diferenas
causadas por diferenas nas taxas de cambio.

O cdigo deve ser definido para desconto e para contas de compensao

EM/EF.

No devem ser definidas contas de conciliao para clientes e fornecedores.

O cdigo definido, em geral, para contas do balano que no so mantidas

em moedas estrangeiras, e que no so administradas com base em partidas
em aberto.

Conta em moeda estrangeira

As contas que tem uma moeda estrangeira como sua moeda de conta s
podem se lanadas nessa moeda.

Mtodos para criao de contas do Razo

Manual

Duas etapas

1 segmento plano de contas, 2 Segmento empresa

Uma etapa

criar os dois segmento simultaneamente

Pode-se tambm usar a funo cpia de uma conta individual do Razo

referente a outra conta do Razo, cpia de todo o segmento empresa, cpia de
todo o segmento do plano de contas.

Criao manual

Com o mtodo em duas etapas, o segmento de plano de contas criado de

forma separada do segmento da empresa. Isto permite a criao da conta do
Razo somente nos planos de contas ou em varias empresas.

Usar o mtodo em uma etapa para criar uma conta do Razo em uma empresa
indicada. Repetir a 2. Etapa do mtodo em duas etapas, criar o segmento de
empresa para criar a conta do Razo em outras empresas, conforme
necessrio.

Criao de contas por meio de cpia

Para criar uma conta com as mesma propriedades de uma conta existente, isto
, uma outra conta de fundos lquidos, preciso criar a nova conta relacionada
conta existente, e modificar o titulo da conta de maneira correspondente.

Se todas as contas do Razo de uma empresa existente forem necessrias em

outra empresa, todo o segmento de empresa poder ser copiado para a nova
empresa.

O plano de contas inteiro pode ser copiado com um novo plano de contas,
inclusive a determinao de contas. A estrutura do balano tambm pode ser
copiada.

Transferncia de dados

Para reduzir a entrada de dados, programas como RFBISA00, interface batch

input para dados mestres da conta do Razo, podem ser modificados pela
equipe do ABAP, para adaptao ao carregamento das informaes do novo
plano de contas.

Processamento coletivo

possvel modificar coletivamente as seguintes informaes:

Plano de contas
Empresa
Descrio

O sistema SAP R/3 fornece funes de processamento coletivo para o mestre

da conta do Razo.

Pode-se modificar, ao mesmo tempo, os dados mestres na rea do plano de

contas, os dados especficos de empresa ou os nomes de varias contas do
Razo. As contas do Razo podem ser de planos de contas diferentes.

possvel fazer alteraes nas contas do Razo exibidas:

Pode-se selecionar os campos que devem ser modificados.

Pode-se modificar os valores dos campos exibidos. Entrar os novos valores
no cabealho Novo para substituir os valores existentes. O valor antigo
substitudo pelo novo em todas as contas do Razo selecionadas.

Plano de contas do grupo de empresas

Para fins internos, talvez seja desejvel um sistema de informaes de

diversas empresas, por exemplo, pode ser gerado um balano que contenha as
posies financeiras de varias empresas.
No haver problemas desde que todas as empresas usem o mesmo plano de
contas. Entretanto, algumas empresas pode precisar usar planos de contas
especiais em virtude de exigncias legais. Se este for o caso do sistema
interno de informaes,m ento:

Pode ser usado um plano de contas do grupo de empresas. Este

plano de contas deve conter todas as contas do grupo de empresas;
O plano de contas do grupo de empresas deve ser atribudo a cada plano
de contas operacional. Se isso for feito, o campo numero da conta do
grupo, nos segmentos do plano de contas dos planos de contas
operacionais, torna-se um campo de entrada obrigatria;
No segmento do plano de contas de todas as contas operacionais deve
ser introduzido o numero da conta do grupo. As diferentes contas de um
plano de contas operacional podem indicar a mesma conta do grupo;
Deve ser usada uma estrutura do balano para o plano de contas do
grupo de empresas.

Desvantagem: como as empresas usam planos de contas operacionais

diferentes, impossvel executar qualquer controlling interempresarial.

Plano de contas especifico do pas

O plano de contas especifico do pas contm as contas necessrias do Razo

necessrias para atender as necessidades legais do pas. Permite-se fornecer
comprovantes para as necessidades legais do pas.

A alternativa para usar o plano de contas do grupo de empresas o plano de contas

do pas. Se cada empresa usar o mesmo plano de contas operacional, as empresas que
necessitarem de plano de contas diferente para o sistema externo de informaes
podero:

ter atribudo um plano de contas do pas;

ter o nmero do plano de contas do pas (nmero alternativo) introduzido em todos
os segmentos da empresa. Cada nmero de conta do pas s pode ser usado uma vez.

Nota: como todas as empresas fazem o lanamento no mesmo plano de contas

operacional, possvel fazer o controlling interempresarial.

Desvantagem: os responsveis que esto familiarizados com o plano de contas do

pas tero que se acostumar a usar o plano de contas operacional.

Conta de Cliente e Fornecedor

Como acontece com as contas do Razo, as contas de cliente e fornecedores tem dois
segmentos:

o segmento de dados gerais, no nvel do mandante. Estes dados podem ser

acessados em toda a organizao.
 um segmento com dados especficos da empresa no nvel da empresa. Qualquer
empresa que queira fazer negcios com um cliente ou fornecedor especifico deve criar
um segmento da empresa para este. Com isso criado uma conta de cliente ou
fornecedor.

Viso da conta do cliente SD

Como o departamento de vendas e distribuio tambm permanece em contato com o

cliente e precisa conhecer os dados especficos sobre ele, pode ser criado um
segmento da rea de vendas para cada cliente.

Qualquer rea de vendas disposta a fazer negcios com um cliente deve, primeiro,
criar um segmento da rea de vendas. O segmento da rea de vendas contem dados
especficos dessa rea.

Viso da conta de fornecedor MM

Da mesma forma que existe o segmento da rea de vendas para clientes, h os

segmentos da organizao de compras para fornecedores.

Qualquer organizao de compras que queira fazer negcios com um fornecedor deve,
primeiro, criar um segmento da organizao de compras. Este segmento contem dados
especficos da rea.

Conta total do cliente

Uma conta total do cliente formada pelos trs segmentos a seguir:

Dados gerais no nvel do mandante;

Segmento de empresa;
Segmento da rea.

Em geral, o segmento da rea de vendas a ser atribudo a empresa tem que ser
criado. Nota: pode haver outras reas de vendas tambm fazendo negcios com o
cliente.

O numero da conta atribudo ao cliente no nvel do mandante. Isto assegura que o

numero da conta para um cliente seja o mesmo para todas as empresas e reas de
vendas.

Conta total do fornecedor

Uma conta total de fornecedor compe-se dos trs segmentos seguintes:

Dados gerais no nvel do mandante

Segmento de empresa
Segmento da organizao de compras.

Em geral, deve ser criado o segmento da organizao de compras a se atribudo a

empresa. Nota: pode haver outras organizaes de compras tambm fazendo negcios
com o fornecedor.
O numero da conta atribudo ao fornecedor no nvel do mandante. Isto garante que o
numero da conta para o fornecedor seja o mesmo para todas as empresas e
organizaes de compras.

Comparao de dados mestres

Ao usar MM e/ou SD, clientes e fornecedores precisam ser atualizados em todos os

mdulos. mais fcil criar registros mestre de cliente / fornecedor centralizadamente
para garantir sua correta definio. Contudo, em alguns casos, MM / SD cria seus
segmentos do registro mestre e, em seguida, FI cria seus segmentos do registro
mestre. Neste caso, existe o risco de criar registros mestre incompletos ou duplicados.
Para encontrar e corrigir essas contas incompletas, pode se executar o relatrio
RFDKAG00, comparao de dados mestres de clientes, ou o RFKKAG00, comparao
de dados mestre de fornecedor, e fazer as correes necessrias.

A criao de contas em duplicata pode ser evitada com:

o uso de matchcode antes dos a criao de uma nova conta;

a ativao da verificao automtica de duplicao.

Paginas da conta de Cliente / Fornecedor

Todos os segmentos de conta consistem em varias paginas com diferentes grupos de

campos.

Dados Gerais

Endereo
Dados de controle
Operaes de Pagamento
+ Textos

Dados da Empresa

Administrao de conta
operaes de pagamento
correspondncia
seguros
imposto retido na fonte
+ Textos

Campos importantes nos cadastros de clientes e fornecedores:

Search Term abreviao para o nome

Corporate Group identifica a matriz ou holding do cliente / fornecedor

Accounting Clerk identifica o gerente responsvel pela conta

IBAN International Bank Account Number cdigo internacional de conta

corrente bancria para empresas estrangeiras
 Grupos de contas para Clientes / Fornecedores

O grupo de contas controla:

Os intervalos de numerao das contas;

O status dos campos no registro mestre;
Se a conta for de cliente ou fornecedor espordico/eventual;

O Grupo de contas usado para controlar os campos exibidos no registro mestre. Por
exemplo, para garantir que toda a correspondncia tenha informaes completas de
endereo, preciso modificar o status do campo de forma que todos os campos de
endereo sejam marcados como entrada obrigatria.

Ao criar registro mestre de cliente / fornecedor, o grupo de contas entrado na tela de

criao inicial. Em contabilidade financeira, depois de criada a conta corrente, seu
grupo de contas no poder ser modificado. Porm, ao usar funes do parceiro em
vendas e distribuio, possvel modificar o grupo de contas, por exemplo, de um
endereo seqencial para um endereo de entrega.

Intervalo de numerao para clientes / fornecedores

Conta 8000001234
9999999999
CPD
02 rupo
de
9000000000 8000000000- G ntas
o
numerao externa 9999999999 c
8000000000

7000000000 Conta 52563245234

01
Estrang.
6000000000 rupo
de
numerao interna 4000000000- G ntas
o
7999999999 c
5000000000

4000000000 Nmero
atual
3000000000 Conta 2560301438

00 Nac.
2000000000 0000000000- Gr
upo
e
3999999999 d tas
numerao interna con
1000000000

0000000000

Existem intervalos de numerao separados para as contas de clientes e fornecedor. O

conjunto de nmeros de contas possveis esta dividido em intervalos de numerao
menores. Os intervalos de numerao no podem se sobrepor.
Pode-se determinar, para cada intervalo de numerao, se a numerao esta atribuda
interna ou externamente. Atribuio de nmeros internos significa que o sistema R/3
atribui os nmeros em ordem seqencial. Com a atribuio de nmeros externos, os
nmeros so entrados manualmente pelo usurio que cria o registro mestre. Os
nmeros externos podem ser alfanumricos.

Com a numerao interna de uma conta nova, o sistema atribui sempre o numero
seguinte disponvel no conjunto. Assim, ele pode exibir o numero atual que informa
quantos nmeros ainda existem em um dado intervalo de numerao.

Com a numerao externa, o usurio seleciona o numero da conta. No preciso

atribuir os nmeros em seqncia; portanto, o numero atual no pode ser exibido.

Todos os intervalos de numerao podem ser atribudos a um ou mais grupos de

contas.

Conta Normal / Conta Espordica Eventual (pg. 83)

Conta 1000 Endereo Conta CPD Endereo

Endereo Endereo
Nome Nome
Rua ...
Cidade
...

Comunicao Comunicao
Idioma Idioma
Telefone
... ...

+ outras informaes especficas sem informao especfica de

de cliente/fornecedor (detalhes cliente/fornecedor (sem detalhes
bancrios etc.) bancrios,...)
Documento Documento
+ especfico de
cliente/fornecedor
in+ informaes (detalhes
bancrios,...)

Para todos os clientes ou fornecedores com os quais raramente se faz negocios, devem
ser criados registros mestres especiais de cliente e fornecedor. Em comparao a
outros registros mestre, no so armazenados dados especficos para um nico
cliente/fornecedor no registro mestre, uma vez que essa conta usada para mais de
um cliente/fornecedor. Portanto, devem ser suprimidos os campos especficos do
cliente.

Os dados especficos para clientes/fornecedores espordicos so introduzidos no

documento por ocasio do lanamento.
 Controle do status do campo

O layout das telas de dados mestre do cliente/ fornecedor pode ser afetado por
diversos fatores:

Controle do grupo de contas: em geral, o status do campo controlado apenas pelo

grupo de contas. Desta forma, todas as contas de um grupo de contas tero a mesma
estrutura de tela.

Controle dependente da transao: se desejado, o status do campo pode

depender, tambm, das transaes de dados mestre criar, alterar, e exibir. O
status do campo depende de transao deve ser definido como exibir para a
transao alterar, se o campo no puder ser modificado aps a criao, por exemplo,
o campo conta de conciliao.

Controle dependente de empresa: o status do campo tambm pode ser controlado

por empresa. Os campos no usados em uma empresa podem ser suprimidos, embora
possam ser campos de entrada em outras.

As definies de status do campo de grupos de contas, a transao e a empresa so

combinadas, sendo usada aquela com a maior prioridade.

Os campos acessados com a transao exibir sempre so exibidos ou suprimidos, j

que no se faz entrada na transao exibir.

Se no quiser usar o controle status de campo dependente de transao ou de

empresa, o usurio deve determinar todas as definies de status do campo como
entrada opcional, pois esta a de menor prioridade e desse modo no entrara em
conflito com o controle do grupo de contas.

Princpio do Controle Duplo (pg. 86)

Agora, possvel ter uma pessoa responsvel pelas modificaes em um cliente ou

fornecedor, enquanto outra fica responsvel pela validao das modificaes, em geral
daquelas alteraes crticas de cliente/fornecedor.

Primeiro, preciso definir os campos de princpio de controle duplo nos registros

mestre de cliente/fornecedor no IMG.

Se um campo for definido como "sensvel" no registro mestre de cliente/fornecedor, o

cliente/fornecedor correspondente ser bloqueado no pagamento, caso a entrada seja
modificada. O bloqueio removido quando uma segunda pessoa com autorizao
verifica a modificao e a confirma ou rejeita.

A confirmao das modificaes pode ser feita para um cliente/ fornecedor individual
ou pode-se obter uma lista. A lista pode ser restringida por:

cliente/fornecedor
empresa
contas ainda no confirmadas
contas recusadas
contas que devem ser confirmadas pelo usurio.
 Compensao cliente/fornecedor

Se um cliente for tambm um fornecedor, ou vice-versa, o programa de pagamento e

de reclamaes pode compensar reciprocamente partidas em aberto. As partidas
individuais em aberto da conta atribuda podem tambm ser exibidas na tela de
seleo exibir partida individual e partida em aberto.

Para usar esta compensao, ass seguintes etapas devem ser realizadas:

o numero da conta do fornecedor deve ser introduzido na conta do cliente e vice-

versa.

cada empresa pode decidir, em separado, se deseja compensar um cliente com um

fornecedor. Se optar pela compensao, o campo compensao com fornecedor da
conta do cliente precisa ser marcado e vice-versa.

Pagador / recebedor alternativo

Nos nveis do cliente e da empresa pode ser introduzido um pagador/recebedor do

pagamento alternativo. A entrada no segmento da empresa tem maior prioridade
que no nvel do cliente.

H varias opes para usar esta funcionalidade dentro do registro mestre. Se o campo
especificao individual for selecionado durante a entrada de fatura, possvel entrar
informaes individuais de pagador/recebedor do pagamento de um cliente/fornecedor
que no tenham sido criado no sistema R/3. Se o pagador/recebedor do pagamento
alternativo for um cliente ou um fornecedor existente, os nmeros do
fornecedor/cliente podem ser entrados no registro mestre como pagador/recebedor do
pagamento autorizado. Durante a entrada da fatura, um desses pode ser selecionado
com o matchcodes.

Se for introduzido um pagador alternativo, o dinheiro para liquidar as partidas em

aberto vencidas da conta ser cobrado do pagador alternativo.

Se um recebedor do pagamento alternativo for introduzido, o dinheiro que a empresa

deve pagar para liquidar as partidas vencidas ser enviado ou transferido ao recebedor
alternativo.

Sede / Filial

Os clientes, em alguns setores industriais, colocam seus pedidos localmente (ou seja,
atravs de suas filiais), mas pagam suas faturas de forma centralizada (da sede). Isto
pode ser refletido no sistema R/3 por meio das contas da sede e da filial.

Todos os itens lanados em uma filial so automaticamente transferidos para a conta

da sede. Em geral, a sede que cobrada e tem de pagar ou receber pagamento.
Mas, se o campo processamento descentralizado estiver marcado no registro mestre
da sede, a conta da filial ser usada pelos programas de cobrana e pagamento.

Bancos

Cadastro de bancos feito no nvel de client (mandante).

Dados mestre de bancos

Todos os bancos usados no sistema (por exemplo, como banco da empresa ou do

cliente/fornecedor) precisam ter um registro mestre do banco.

Os registros mestres do banco so armazenados centralmente no ndice de bancos.

Todos os registros so identificados pelo pas e pela chave do banco. Os registros
mestre do banco incluem os dados de endereo do banco e dados de controle como,
por exemplo, cdigo SWIFT, dados de ordens de pagamento postais e grupo de bancos
(para otimizao de pagamento).

Os dados mestre do banco podem ser criados de quatro maneiras:

Ao entrar informaes bancarias no registro mestre de cliente ou fornecedor, ou na

configurao do banco da empresa;

utilizar a operao criar banco no menu do registro mestre de Contas a receber / a

pagar;

o ndice de bancos pode ser importado de um disco ou de uma fita com o programa
RFBVALL_0, Transferncia de dados bancrios especifica do pais. O disco com o ndice
de bancos pode ser obtido de uma das organizaes bancarias do pas. Deve ser
atualizado regularmente;

para os clientes que usam a funcionalidade lockbox, pode ser criada uma pasta
batch input que atualiza, automaticamente, as informaes bancarias do cliente no
registro mestre.

Os bancos utilizados pela empresa so definidos como Bancos da empresa. Estes

bancos so criados na configurao e compem-se de dados mestre de bancos,
informaes bancarias eletrnicas, contas bancarias por banco e contas do Razo por
conta bancaria.

O campo tipo de banco, no registro mestre de cliente/fornecedor, usado para fazer

a distino entre bancos diferentes. No processamento de faturas, se o
cliente/fornecedor tiver mais de um banco, o usurio pode selecionar os bancos
diferentes com o uso de matchcode no campo banco parceiro.

Os IDs do banco da empresa e os tipos de banco podem ser usados pelo programa de
pagamento para determinar que bancos usar.

Cadastro de Bancos (pg. 108)

Todos os bancos usados no sistema (por exemplo, como banco da empresa ou do

cliente/fornecedor) precisam ter um registro mestre do banco.

House Bank : agncias que a empresa tem conta.

House Bank Id : apelido interno da agncia
Bank Key :chave que identifica o banco + dgito cdigo banco + agncia. Ex:
409.0.0923
Bank account number : conta corrente da empresa
Account Id : apelido interno da conta corrente da empresa
 Contas bancrias

As contas bancarias administradas pelos bancos da empresa tambem precisam ser

definidas. As contas podem ser identificadas por um ID de conta, que nico por
banco da empresa. Os dados da conta bancaria contem o numero da conta no banco, a
moeda e a conta do Razo que reflete os lanamentos da conta bancaria no Razo.

Deve-se criar uma conta do Razo para cada conta bancaria. Esta conta do Razo
atribuda a conta bancaria e vice-versa. As duas contas devem ter a mesma moeda de
conta.

Estrutura do Documento

**nos documentos constam, quem fez, quando fez e o que fez, para qualquer
transao efetuada gerado um documento.

Um documento identificado pela combinao de:

Numero de documento
Empresa
Exerccio

O documento FI do sistema R/3 compe-se de:

Um cabealho do documento (informaes que se aplicam ao documento

inteiro)
2 a 999 partidas individuais (informaes especificas daquela partida individual)

O cabealho e as partidas individuais podem ser mostrados em detalhes.

Duas das mais importantes chaves de grupo so

o tipo de documento para o cabealho, e

a chave de lanamento para as partidas individuais.

O sistema R/3 registra pelo menos um documento para cada transao contbil. Cada
documento recebe um numero de documento exclusivo.

O sistema R/3 pode atribuir os nmeros de documentos (atribuio interna) ou o

usurio pode atribui-los ao entrar no documento (atribuio externa).

Um evento pode acionar mais de um documento dentro do sistema R/3. Quando

mercadorias so recebidas de um fornecedor, criado um documento de material para
manter a localizao de detalhes importantes ao rastreamento do estoque. criado um
documento contbil para localizar informaes financeiramente relevantes, como
contas do Razo e montantes.

Em todo o sistema R/3 ocorrem muitos eventos para os quais so criados documentos,
porm como no h impacto financeiro, nenhum documento contbil produzido. Um
exemplo disto um pedido.

O sistema R/3 ligara os documentos relacionados no sistema para fornecer uma viso
completa d qualquer transao contbil dentro dele.
 Tipos de documentos (document types)

O tipo de documento controla o cabealho do documento e usado para diferenciar

as transaes comerciais a serem lanadas, por exemplo, fatura de cliente,
pagamentos de fornecedor etc. Os tipos de documentos so definidos no nvel do
mandante e, portanto, validos para todas as empresas. O sistema standart fornecido
com tipos de documentos que podem ser utilizados,modificados ou copiados.

Os principais controles de tipos de documentos so:

o intervalo de numerao dos nmeros de documentos, e

os tipos de contas permitidos para lanamenos.

Outros controles de tipo de documento:

o status de campo de cabealho texto e numero de referencia, e

se as faturas foram lanadas com o mtodo do valor contbil liquido. (net
procedures)

Nos procedimentos recomendados pela SAP para preenchimento de documentos

originais, o tipo de documento controla o preenchimento do documento. preciso,
sempre, gravar os documentos originais sob o numero do documento de
processamento eletrnico de dados. Caso o documento original tenha um numero
externo:

entrar o numero externo do documento original no campo numero de

referencia, no cabealho do documento de processamento eletrnico de dados,
registrar o numero do documento de processamento eletrnico de dados no
documento original.

Tipos de documentos standart importantes

e
itos d ment
os
tu ras de C r d
P aga
tes
SA

s
DG

a
DZ
DR

F
tes clien iente
clien de cl

os
u ment
AB

D oc
s
gerai

itos as
as de Crd a ment Fatur as e
Fatur edor a g
KN

P lquid os de
KG
KR

KZ

c de r os de edo
forne cedo t
crdi edor
forne forne
c c
es
es forne
res es
O tipo de documento AB permite lanamentos em todos os tipos de conta.

Todos os outros tipos de documentos limitam os tipos de conta que possvel fazer
lanamento. O tipo de documento DG, por exemplo, permite apenas fazer lanamentos
no cliente (D) e nas contas do Razo (S).

Para transferir documentos de faturamento do sistema de faturamento R/3, o sistema

standart utiliza os tipo de documentos:

RV, o tipo de documento inicial para documentos de faturamento de SD (fatura

de clientes)
RE, o tipo de documento inicial para documentos de faturamento de MM (fatura
de fornecedor).

Quando a atribuio de nmeros internos utilizada, o sistema atribui um novo

numero para cada documento no componente Contabilidade Financeira. Na atribuio
de numero externos, o sistema transfere o numero do documento de faturamento para
o documento de FI, desde que esse numero ainda no tenha sido atribudo.

O programa de pagamento utiliza o tipo de documento ZP para lanamentos

automticos.

Intervalo de numerao de documentos

O intervalo de numerao de documento define o intervalo permitido em que se

deve posicionar um numero de documento, que no pode ser sobreposto.

Numerao interna o sistema grava o ultimo numero de documento usado, a

partir do intervalo de numerao, no campo numero atual e adota o numero
subseqente para o documento seguinte (exemplos 00 e 01 acima).

Numerao externa o usurio entra o numero de documento original ou o

numero o numero transferido automaticamente de um sistema de
faturamento antecipado. Geralmente, os nmeros no so utilizados em
seqncia, o que torna impossvel para o sistema arquivar um numero atual.
Os nmeros podem ser alfanumricos.

O intervalo de numerao de documento deve ser definido para o exerccio em

que ser usado. possvel definir os intervalos de numerao de documento:

At um exerccio futuro: no inicio de cada exerccio, o sistema continua a

adotar o numero seguinte ao numero atual. No reiniciado no limite inferior.

Por exerccio: no inicio de cada exerccio, a numerao do documento comea

novamente no limite inferior. Isto evita que o limite superior de um intervalo
seja atingido.

possvel atribuir um intervalo de numerao para vrios tipos de documentos.

**em uma empresa, cada tipo de documento deve estar associado a um, e
somente um, intervalo de numerao.
Os intervalos de numerao no podem ser sobrepostos. Assim cada
documento ter uma numerao nica na empresa.

Funes das Chaves de lanamento

As chaves de lanamento tem funes de controle dentro das partidas individuais.

Essas funes controlam:

o tipo de conta em que possvel lanar uma partida individual;

se o item lanado como debito ou credito;
o status do campo de detalhes adicionais.

Assim como os tipos de documentos, as chaves de lanamento so definidas no

nvel do mandante.

Alm das funes de controle acima mencionadas, a chave de lanamento indica:

Se a partida diz respeito ou no a uma operao de pagamento. Essa

informao necessria na analise de histrico de pagamento e na criao de
avisos de pagamento;
Se os nmeros de vendas da conta devem ser atualizados pela transao; por
exemplo, na lanamento de uma fatura de cliente.

As chaves de lanamento foram ampliadas com a nova funcionalidade EnjoySAP. Nas

operaes standart, as chaves de lanamento so identificadas como debito e
credito. Em customizing, o sistema R/3 fornece os seguintes valores propostos:

Para operaes do Razo: debito a chave de lanamento 40, credito a

chave de lanamento 50.
Para as faturas de clientes: debito a chave de lanamento 01, credito a
chave de lanamento 50.
Para as faturas de fornecedores: credito a chave de lanamento 31,
debito a chave de lanamento 40.

Status do campo de documento

Na entrada de um documento, dependendo da operao e das contas usadas so

exibidos campos diferentes. Por exemplo, ao lanar despesas, geralmente so
necessrias informaes de centro de custo e tributarias. Entretanto, ao lanar fundos
lquidos, essa mesma informao no necessria. Estas exibies diferentes durante
o processamento de documentos so controladas pelo status de campo.

Como regra geral, o status de campo dependente da conta personalizados em contas

do Razo. No processamento de clientes e fornecedores, o status do campo
personalizado na chave de lanamento, quando necessrio.

Da mesma forma que na definio de status de campo em contas do Razo, aplicado

o status do campo com prioridade mais alta.

** impossvel combinar as definies de status de campo suprimir e

entrada obrigatria. Esta combinao gera erro.
 Grupos de status de campo

** usado apenas para Razo geral (no tem para clientes e fornecedores)

Para cada categoria de conta do Razo como, por exemplo, contas de fundos lquidos,
contas de despesas, necessrio determinar o status de cada campo de entrada
de documento. O texto ser obrigatrio, suprimido ou opcional para a entrada de
documento durante o uso dessas contas do Razo?
O centro de custo ser obrigatrio, suprimido ou opcional para entrada de documentos
durante o uso dessas contas do Razo? Etc.

Essas regras so agrupadas, para cada categoria de contas do Razo, nos grupos de
status de campo.

Chaves de lanamento standart

Clientes Fornecedores Razo

01 11 21 31 40 50
02 12 22 32 80 90
03 13 23 33 81 91
04 14 24 34 83 93
05 15 25 35 84 94
06 16 26 36 85 95
07 17 27 37 86 96
08 18 28 38
09 19 29 39

99
Materiais
Ativo75
99
55
70 89 99
75
99
55
9

A SAP recomenda a utilizao das chaves de lanamento standart fornecidas. Se

modifica-las, ou definir novas chaves de lanamentos, todas as tabelas que faam
referencia a essas chaves devero tambm ser atualizadas.

Chaves de lanamento para ativo e materiais s pode ser utilizadas se os componentes

correspondentes SAP estiverem implementados.

Ao influenciar as definies de status de campo das chaves de lanamento e o grupo

de status de campo, possvel tornar o status dependente da transao e da conta.
 uma vez que as contas do livro auxiliar no tem grupos de status de campo,
as diferenas nos lanamentos do livro auxiliar so efetuadas, principalmente,
por chaves de lanamento diferentes. Portanto, h muitas chaves de
lanamento para lanamentos no livro auxiliar.

Nos lanamentos do Razo, a diferena feita principalmente por grupos de status de

campo diferentes. Portanto, apenas duas chaves de lanamento (40 e 50) so
necessrias para lanamentos no Razo.

** a chave de lanamento determina como o item do documento ser lanado

(debito ou credito).
A chave de lanamento definida a nivel de mandante. Assim qualquer
mudana feita em uma chave afetara os lanamentos em todas as empresas
deste mandante.

Perodos contbeis

Perodos contbeis em aberto Perodos contbeis em aberto

durante o exerccio durante o procedimento de
encerramento
abrir
1 0 1 1 1 1
2 1 0 3 4 5 6
11
2
1

ab
0

rir
0 3 12 01
0 0 11 02
9 4
0 0 10 03
8 0 0 5
ab

7 6 09 04
r
ri

08 05
07 06

Os perodos contbeis so definidos na variante do exerccio.

Para evitar que documentos sejam lanados em um perodo cantabil errado, os

perodos desejados podem ser fechados.

Geralmente, o perodo contbil atual esta em aberto e todos os outros esto fechados.
No final de um perodo, ele em geral encerrado e o perodo seguinte aberto. Um
perodo aberto pela entrada de um intervalo na variante do perodo contbil que
abrange esse perodo. Pode-se ter a quantidade de perodos que quiser.
Durante o procedimento de fechamento financeiro, alguns perodos extraordinrios
tambm podem ser abertos para lanamentos de encerramento.

Durante o procedimento de fechamento, dois intervalos de perodo tem que estar

abertos ao mesmo tempo. Portanto, dois intervalos de perodos podem se entrados na
tabela de perodo contbil.

Variante do perodo contbil

Varias empresas podem utilizar a mesma variante de perodo contbil. A abertura e

o fechamento de perodos so, nessas condies, feitos ao mesmo tempo para todas
as empresas atribudas, o que torna a atualizao do perodo mais fcil.

Verificaes de perodo por tipo de conta

No nvel do cabealho do documento, o sistema R/3 verifica os perodos que esto

alocados para o tipo de conta +. Esta a primeira verificao. Portanto, o tipo de
conta + deve ser aberto para todos os perodos, que se supe estejam abertos para
qualquer outro tipo de conta. O tipo de conta + representa a entrada mnima na
variante do perodo contbil.

Perodos contbeis podem ser tratados de diferentes modos para vrios tipos de
conta, isto , para um determinado perodo, possvel fazer lanamentos em contas
de clientes, mas no possvel fazer lanamentos em contas de fornecedor.

No nvel de partida individual, o sistema R/3 verifica o tipo de conta da chave de

lanamento para saber se o perodo esta em aberto para o tipo de conta atribudo.

O intervalo de conta sempre tem contas do Razo. A entrada de determinadas contas

de conciliao atrs de tipos de contas do livro auxiliar, faz com que as contas do livro
auxiliar possam ser tratadas diferentemente das contas com conta de conciliao
diferente.

Dois intervalos de perodo

Durante o procedimento de encerramento, dois intervalos de priodos devem estar

abertos ao mesmo tempo. Portanto, dois intervalos de perodos podem ser entrados na
tabela de perodo contbil.

Um grupo de autorizao pode ser atribudo ao primeiro intervalo. Desta forma,

apenas usurios que fazem parte desse grupo esto autorizados a lanar no primeiro
intervalo do perodo. razovel utilizar o primeiro intervalo para perodos
extraordinrios, e autorizar apenas os contadores envolvidos no encerramento para
fazer lanamentos nesses perodos extraordinrios.

O usurio deve ter a autorizao para o objeto de F_BKPF_BUP (documento contbil:

autorizao para perodos contbeis) com o mesmo valor no campo grupo de
autorizaes, como na tabela de perodos contbeis.

Autorizao de Lanamento (pg.158)

Montantes mximos
 os montantes so definidos por empresa em grupos de tolerncia. Aqui
tambm controlado o processamento das diferenas de pagamentos.

Nesta seo, so enfocados os limites superiores para operaes de

lanamento dentro dos grupos de tolerncia:

Aqui possvel entrar um limite superior para:

o montante total por documento

o montante por item de cliente / fornecedor
o percentual de desconto que um usurio pode garantir nesse grupo de
tolerancia,
a moeda a moeda da empresa.

Atribuio de autorizaes de lanamento

possvel criar um numero ilimitado de grupos de tolerncia. Pode-se atribuir

explicitamente cada usurio a com grupo de tolerncia.

Se um usurio no for atribudo a nenhum grupo de tolerncia em especial, as

entradas no grupo de tolerncia ___ (branco) so validas para ele.
Este p grupo de tolerncia default.

Geralmente, o grupo de tolerncia ___ contem valores que devem ser validos para o
maior grupo de empregados.

Para funcionrios com limites muito altos ou muito baixos, deve ser criado e atribudo
um grupo de tolerncia especial para deu ID de acesso de usurio.

Unidade 4 Defaut Values (pg. 183)

ID de parmetro:
- Definir determinados valores de campo default
Opes de processamento:
- Definir mscaras da tela default
- Modificar estrutura da tela
Registro mestre de usurio:
- Idioma
- Formatao de data
- Impressoras
- Notao decimal

Os Ids de parmetro permitem aos usurios definir valores propostos para campos
cujos valores no se modificam com freqncia, por exemplo, empresa, moeda.
Durante o processamento da transao, esses valores sero propostos nos campos, o
que poupa tempo, reduz toques de teclas e aumenta a exatido.

As opes de processamento permitem aos usurios modificar suas telas do sistema,

nas seguintes reas:
 Entrada de documento: os usurios podem "ocultar" campos que no sejam
relevantes para seus jobs, como moeda estrangeira ou operaes inter-
empresariais.
Exibio de documento: os usurios podem definir diferentes opes de
exibio ao consultar documentos.
Partidas em aberto: os usurios selecionam exibies de estrutura linhas e
opes de lanamento para processar partidas em aberto, ou seja, eles tm a
opo de entrar o montante de um pagamento parcial ou o saldo da nova
partida em aberto

Quando os usurios acessam o sistema R/3, seu ID de usurio tem propriedades, isto
, idioma de acesso, formatao de data, notao decimal, que acompanharo o
usurio por todo o sistema. Os usurios tambm tem a opo de definir uma
impressora default para seu prprio uso.

Default de sistema e contbeis

Defaults de sistema:
- Data de lanamento
- Princpio de documento
Defaults contbeis:
- Tipo de documento e chave de lanamento
- Definies de chave de lanamento de dbito / crdito
- Proposta de exerccio
- Proposta de data efetiva
- Desvio mximo na taxa de cmbio

O sistema R/3 fornece alguns default bsicos durante o processamento de documento.

O sistema R/3 sempre prope a data atual como a data de lanamento e de entrada
durante o processamento de documento. Contudo, a data de entrada no pode ser
modificada.

O sistema R/3 atende ao Principio de documento: todos os documentos devem ter

equivalncia antes de seu lanamento.

Como o processo feito em varias operaes contbeis, os tipos de documento default

e as chaves de lanamento so definidos por operao em customizing. Uma fatura de
fornecedor ter o tipo de documento KR; o credito ser lanado com a utilizao da
chave de lanamento 31. Uma fatura de cliente ter o tipo de documento DR; o debito
ser lanado com o uso da chave de lanamento 01.

possvel, ainda, fazer com que o sistema R/3 proponha a data efetiva e o exerccio
em diversas operaes contbeis.

preciso definir, no nvel da empresa, a diferena mxima entre a taxa de cambio que
foi entrada no cabealho do documento de uma operao e a da tabela de taxas de
cambio. Se o sistema encontrar uma diferena superior aquela definida, ser emitoda
uma mensagem de aviso. Desta forma, as entradas incorretas sero reconhecidas e
corrigidas em tempo.

Modificao de documentos

Modificaes em 2 nveis:
 Cabealho de documento
Partida individual
Determinados campos no podem ser modificados: montante, chave de
lanamentou
Outros campos podem ser modificados: texto, alocao
O sistema rastreia todas as modificaes de documentos

possvel modificar documentos j lanados. Entretanto, com base em regras

diferentes, apenas certos campos podem ser modificados. Essas regras so impostas
pelo sistema ou personalizadas.

Pode-se modificar determinados campos do cabealho do documento e das partidas

individuais.

Cabealho do documento: somente o numero de referencia e os campos de

texto podem ser modificados.
Partidas individuais: o sistema no permite modificaes no montante, na
chave de lanamento, na conta ou em qualquer outro campo que afete a
conciliao de um lanamento.

medida que os usurios modificam os documentos, as seguintes informaes so

registradas:

O campo que foi modificado

Os valores novos e antigos
O usurio que fez as modificaes
A hora e a data da modificao

Regras de modificao de documentos

Cada campo pode ser diferenciado por:

Tipo de conta
Operaes do Razo especial
Empresa
Definio de condies por campo:
Perodo contbil ainda em aberto
Partida individual no liqidada
Lanamentos de dbito/crdito
Inscrio ao crdito no referente fatura
Nenhum crdito para adiantamento

Pode-se ter diferentes regras de modificao para cada campo, da seguinte maneira:

Tipo de conta: o tipo de conta permite diferenciar uma regra entre contas a
receber, contas a pagar e Razo.
Classes de transao: as classes de transao so usadas apenas nas
operaes do Razo especial para letras de cambio e adiantamentos.
Empresa: se o campo estiver em branco, a regra aplicada em cada empresa.

As condies para modificar um campo so predefinidas, e os usurios podem

modifica-las da seguinte maneira:

O perodo contbil ainda esta aberto

 A partida individual ainda no esta liquidada
O documento no uma inscrio ao credito referente a fatura
O documento no um credito decorrente de um adiantamento.

Condies de pagamento

M As condies de pagamento so utilizadas para definir:

Empr EmpresaInvoi

Fatura
data base para clculo de vencimento
validades dos descontos
porcentagens de desconto

E as condies so

alocadas no registro mestre de cliente/fornecedor;

propostas pelo sistema ou entradas pelo usurio;
usadas em partidas individuais de transao para determinar
as condies de pagamento.

As condies de pagamento so condies estabelecidas entre parceiros de negcios

para liquidar o pagamento de faturas. As condies definem o vencimento da fatura e
o desconto oferecido para liquidao antecipada dessa fatura.

No sistema R/3, algumas condies de pagamento comuns foram predefinidas; quando

necessrio possvel criar novas condies de pagamento.

As condies de pagamento habilitam o sistema para calcular o vencimento de

fatura e desconto.

Para fazer esse calculo, o sistema necessita dos trs elementos de dados a seguir:

data base: data que da origem ao vencimento

validades dos descontos: perodo em que ser permitido o desconto
porcentagem de desconto: taca utilizada para calcular o valor de desconto.

Durante o processamento de um documento, preciso entrar a condio de

pagamento para que o sistema possa calcular as condies de pagamento necessrias.

Se a condio de pagamento tiver sido atribuda no registro mestre, ela ser proposta
pelo sistema; no entanto, o usurio pode entra-la ou modifica-la durante o
processamento da transao.
 Condies de pagamento em faturas

Fornecimento e condies de Fatura emitida

pagamento Condies de
SD
A
AA Condies de 0001 pagamento 0001
pagamento

Fatura
Dados de pagamento Condies de
FI pagamento0001
Condies de 0001
pagamento

Recebida Fatura
Condies Condies de
MM
Condies de 0001 pagamento 0001
pagamento

As condies de pagamento podem ser entradas no segmento da empresa,

segmento da rea de vendas, e segmento de compras de um registro mestre de
cliente/fornecedor.

As condies de pagamento durante o lanamento de uma fatura dependero do

local de criao dessa fatura:

se a fatura tiver sito criada em FI, as condies de pagamentos do segmento da

empresa sero propostas pelo sistema.

Se uma fatura de cliente tiver sido criada em SD, as condies de pagamento

do segmento da rea de vendas sero propostas pelo sistema. As condies de
pagamento da fatura, durante seu lanamento em SD, so copiadas para a
fatura em FI (as faturas em FI so criadas automaticamente)

Se uma fatura de fornecedor tiver sido criada em SDM, as condies de

pagamento do segmento de compras sero propostas pelo sistema. As
condies de pagamento da fatura, durante seu lanamento em MM, so
copiadas para a fatura em FI (as faturas em FI so criadas automaticamente)

preciso garantir que as entradas no segmento da rea de vendas e no segmento da

empresa (clientes), assim como as entradas no segmento de compras e no segmento
da empresa (fornecedores), sejam idnticos.

Ao entrar uma fatura de fornecedor, pode-se tambm definir um motante de desconto

fixo ou uma porcentagem de desconto. Ou seja, o desconto concedido
independentemente do perodo / data de pagamento. Assim, necessrio fazer a
entrada apropriada no campo desconto.

Condies de pagamento relativas a creditos

Credito relacionado a faturas:

Os crditos podem ser ligados a fatura original, com a entrada do numero no campo de
fatura relacionada durante a entrada do documento. Neste caso, as condies de
pagamento so copiadas da fatura, de forma que ambos (fatura e credito) tenham o
mesmo dia de vencimento.

Outros crditos

As condies de pagamento em outros crditos no so validas e so devidas na data

do documento. Para ativar as condies de pagamento nessas inscries ao credito
referentes a fatura, preciso entrar um V no campo de fatura relacionada durante a
entrada do documento.

Condies de pagamento: dados bsicos

GERAL
GERAL
Dia-limite
Descrio
Tipo de conta

CONTROLE
CONTROLE DE
DE PAGAMENTO
PAGAMENTO

Chave de bloqueio
Forma de pagamento

geral:

Dia-limite : at esse dia do calendrio, a condio de pagamento pode ser

aplicada; isto possibilita que as condies de pagamento sejam dependentes da
data.

A descrio de uma condio de pagamento tem trs elementos: uma

explicao determinada pelo sistema, que uma descrio relacionada a
vendas para impresso de faturas e uma explicao definida pelo usurio.
 O tipo de conta permite q utilizao conjunta ou exclusiva de uma condio de
pagamento em um livro auxiliar.

Controle de pagamento:

Uma fatura geralmente bloqueada com uma chave de bloqueio na partida

individual; no entanto, possvel definir uma chave de bloqueio em uma
condio de pagamento.
Uma forma de pagamento , em geral, entrada na partida individual; todavia,
possvel definir uma forma de pagamento em uma condio de pagamento.
O sistema prope a definio da chave de bloqueio e da forma de pagamento
em uma condio de pagamento na partida individual, caso a condio de
pagamento seja atribuda no registro mestre do parceiro de negcios.

Data base

DATA BASE
Data base proposta pelo sistema
Clculo de data base

Clculo
Condies de pagamento: 0001
Dia fixado:
Valor proposto para data base 01.MM.YYYY
01
Sem default
Data documento
Data lanamento DD.MM.YYYY
Data de entrada

DD.MM+1.YYYY

Data base

A data base a data de inicio que o sistema utiliza para calcular o vencimento da
fatura.
As seguintes regras so aplicadas na definio do calculo da data base:

Os valores propostos, a partir dos quais possvel determinar a data base, so os

seguintes:

sem default; data de lanamento; data do documento; ou data de entrada.

Especificaes para calculo da data base:

a data fixada utilizada para substituir o dia de calendrio da data base.

 a quantidade de ms(es) a ser(em) adicionado(s) ao ms de calendrio do ms
base.

Desconto

DESCONTO

Porcentagens de desconto
Validade do desconto

45 dias
Nmero de dias
30 dias (ou clculo)
14 dias
3% 2% 0% Em atraso
data
Data Desconto 1 Desconto 2 Lquido no vencimento
base

Para calcular o desconto, entra-se uma porcentagem na condio de pagamento. A

quantidade de dias de validade da porcentagem tambm entrada na mesma linha.
Tambm podem ser acrescentados outros dias ou meses fixos.

Os dias e meses definidos na condio de pagamento so usados em conjunto com a

data base para calcular o montante de desconto correto para a data do pagamento.

Pode-se entrar at tres validades de desconto.

Dias-limite

Os dias-limite possibilitam condies de pagamento dependentes da data.

Pode-se definir diversas verses de uma chave de condies de pagamento, cada uma
delas com diferentes dias-limite.

O dia-limite a data de lanamento: a verso de condies de pagamento pode ser

aplicada at esse dia.

Prestao (installment payments)

 PRESTAO

Nmero de prestaes
Condies pagamento da prestao
Porcentagem

Condies pagamento: R001 Prestaes

Condies de R001 1 40% 0001 Condies de
pagamento pagamento das
Prestao R001 2 30% 0002
R001 3 30% 0003 prestaes

Um plano de pagamento em prestaes possibilita que o pagamento de uma fatura

seja feito ao longo de vrios meses, ou que uma parte do montante da fatura seja
retida para pagamento em data posterior.

O sistema cria uma partida individual para cada prestao determinada.

Montante base de desconto

A legislao federal do pas que determina se o montante base de desconto ser o

valor lquido ou o valor bruto (que inclui os impostos). preciso decidir, por empresa
ou por cdigo de jurisdio, como o sistema deve determinar o montante base de
desconto.

Lanamento de descontos procedimento bruto

 Contas a receber

Cliente Receita
1 1000 1000 2 1000 1

Desconto concedido Entrada de pagamentos

2 30 2 970

Contas a pagar

Fornecedor Despesas
2 1000 1000 1 1 1000

Desconto no vencido Sada de pagamento

30 2 970 2

o montante do desconto entrado na fatura, manual ou automaticamente, pelo

sistema que, para isso, utiliza as taxas existentes nas condies de pagamento.
possvel modifica-lo ate mesmo depois que a fatura lanada.

Quando for liquidada uma partida em aberto, de uma conta de cliente ou fornecedor,
desconto possvel automaticamente lanado em uma conta de desconto concedido
ou desconto no vencido.

As contas desconto concedido ou desconto no vencido so definidas na

configurao.

Processo de contabilizao liquida para fornecedores pagamento

ol
Pagamento dentro da validade do desconto

Fornecedor Despesas Perda do desconto

2 1000 1000 1 1 970

Compensao Sada de pagamento

do desconto Lanado com
970 1
1 30 30 2 2 tipo documento
lqido
Pagamento aps o vencimento do desconto

Fornecedor Despesas Perda do desconto

2 1000 1000 1 1 970 2 10

Compensao do Sada de pagamento Lanado com

desconto 1 tipo documento
1 30 30 2 980 2
lqido

se o usurio fizer o lanamento de uma fatura de fornecedor com um tipo de

documento para o processo de contabilizao liquida, o montante lanado em despesas
ou na conta do balano reduzido pelo montante do desconto. O mesmo montante
tambem lanado em uma conta de liquidao de desconto para compensar o
documento.

Quando se utiliza o processo de contabilizao liquida, o montante do desconto

automaticamente lanado durante o lanamento da fatura.

A conta de liquidao de desconto deve ser administrada com base na partida em

aberto.

Impostos..........

Operao Interempresarial

Uma operao interempresarial envolve duas ou mais empresas em uma transao

contbil.

Exemplos:

uma empresa compra de outras empresas (suprimento centralizado)

uma empresa paga para outras empresas (pagamento centralizado)
uma empresa vende mercadorias para outras empresas.

Uma operao interempresarial faz lanamentos em contas de varias empresas. Isto

no pode ser feito com o lanamento de apenas um documento, por que um
documento sempre atribudo a uma nica empresa. Em vez disso, o sistema lana
um documento em separado para cada empresa envolvida.

Para salvar dbitos e crditos nesses documentos, o sistema gera partidas individuais
automticas, que so lanadas em contas transitrias, isto , conta a pagar ou a
receber entre as empresas.

Os documentos pertencentes a uma operao interempresarial so ligados por um

numero de operao interempresarial comum.

Contas transitrias

As contas transitrias devem ser definidas em cada empresa antes da

execuo de uma operao interempresarial. As contas transitrias podem ser
contas do Razo, de cliente ou de fornecedor.
Na configurao, necessrio atribuir contas transitrias para cada possvel
combinao de duas empresas, a fim de permitir lanamentos interempresariais
entre essas combinaes (isto , trs empresas precisam de 3*2= 6 contas
transitrias)
Para diminuir a quantidade de contas transitrias, pode-se utilizar apenas uma
empresa como empresa de compensao. Neste caso, o usurio deve atribuir
contas transitrias para cada combinao da empresa de compensao com as
outras empresas (isto , trs empresas precisam de 2*2= 4 contas
transitrias).
necessrio atribuir chaves de lanamento s contas transitrias para
identificar que tipo de contas elas so.

Numero para a operao interempresarial

No lanamento do documento interempresarial, o sistema gera um nmero para

operao interempresarial para interligar todos os novos documentos.

O nmero do documento uma combinao do nmero do documento da

primeira empresa, do nmero da primeira empresa e do exerccio atual. Ele
arquivado no cabealho de todos os documentos criados para uma pista de
auditoria completa.

Os documentos interempresariais podem ser estornados: o sistema pode

estornar cada documento criado com esse documento interempresarial, ou os
documentos individuais podem ser estornados separadamente.

Compensao de partidas em aberto

Partidas em aberto so transaes incompletas, tais como fatura de fornecedor que

no foi paga.

Para que uma transao de partidas em aberto seja considerada completa, a transao
deve ter sido compensada. Uma transao considerada compensada quando um
valor de contrapartida lanado para um item ou grupo de itens, de forma que o saldo
resultante das partidas seja zero.
 Lanamento com compensao

Com a funo lanamento com compensao, o usurio entra itens de documento e,

em seguida, marca as partidas em aberto que devem ser compensadas.

O lanamento com compensao pode ser feito, simultaneamente, para varias contas e
tipos de conta, e para qualquer moeda.

A transao lanamento com compensao pode ser realizada, manual ou

automaticamente, com a utilizao do programa de pagamento automtico.

Compensao de contas

O uso das funo compensao de conta permite selecionar e fazer a

correspondncia das partidas em aberto existentes a partir de uma conta de saldo
zero. O sistema marca as partidas compensadas e cria um documento de
compensao. O numero do documento de compensao e a data de compensao so
entrados nas partidas em aberto liquidadas. A data de compensao pode ser a data
atual ou uma data definida pelo usurio.

Programa de compensao automtica

Funes de compensao
Agrupam itens por contas
Se o saldo for zero, os itens sero marcados para compensao
Condies para compensao
As contas devem ser administradas com base em partida em
aberto
Contas a compensar devem ser definidas
Itens no compensados
Partidas-memo
Lanamentos estatsticos, adiantamentos, letras de cmbio
Itens com entradas de imposto retido na fonte

O usurio pode compensar partidas em aberto de contas do Razo, de

fornecedores e de clientes com o programa de compensao automtica.
O programa agrupa itens de uma conta que tem os mesmos:
nmero de conta de conciliao,
moeda,
cdigo do Razo Especial, e
cinco critrios livremente definidos do cabealho ou item do documento,
ou seja, campo de alocao, nmero de referncia etc.
Se o saldo dos itens, na moeda local e dentro de um grupo, for zero, o sistema
faz a compensao automaticamente e cria documentos de compensao.
Todas as contas que exigem compensao automtica precisam ser definidas
via customizing.
O programa de compensao automtica no compensa:
partidas-memo;
lanamentos estatsticos e determinadas transaes do Razo Especial
(adiantamentos e letras de cmbio);
itens com entradas de imposto retido na fonte.
 Processo de Pagamento manual (pg. 288)

Incoming Payment = Recebimento

Outgoing Payment = Pagamento

Um "pagamento manual" uma transao que compensa uma partida em aberto,

geralmente uma fatura, pela alocao manual de um montante de contrapartida a uma
partida em aberto.

Uma entrada de pagamento, geralmente usada em Contas a receber, liqida um

montante devedor em aberto.

Um pagamento a efetuar, geralmente usado em Contas a pagar, liqida um

montante de crdito em aberto.

Um pagamento manual processado em trs etapas:

1. So preenchidas as informaes do cabealho do documento.
2. So marcadas as partidas em aberto que sero compensadas.
3. A transao gravada.

Processo de partidas em aberto

Standar Pagto.par Pagto.residu

Standar
d Pagto.par
cial Pagto.residu
al
d cial al

Doc.no. DT PK Montante bruto... Desconto %

190000022 KR 31 4 456-
0190000058 KR 31 1 000 000 -
0190000098 KR 31 2 000 000- 20- 2%
0190000099 KR 31 1 000 000- 10- 2%
0170000043 KG 21 500 000

1 000 000
1 000 000
Quant.itens Montante entrado
Exibir item Atribudo 1 000 000-
1 000 000-
Lanamento de diferenas
No atribudo 0
0
 A prxima tela lista todas as partidas em aberto sem equivalncia. Podem ser
pagamentos, dbitos, crditos ou faturas. De acordo com a configurao, todos
os itens podem ser marcados ou desmarcados quando o usurio chegar a essa
tela.

A primeira etapa no processamento de partidas em aberto a ativao das

partidas individuais necessrias para alocar um pagamento.

O montante entrado alocado na partida individual apropriada e deve ser

proporcional ao montante e ao desconto do item.

H vrias maneiras de ativar ou desativar uma partida individual:

Opes de processamento para partidas individuais: assinalar Itens

selecionados inicialmente inativos.
Clicar com o mouse: clicar duas vezes sobre o montante do item
requerido.
Menu de avano descendente e teclas de funes: marcar os itens e
utilizar os menus de avano descendente ou as teclas de funo para
executar a funcionalidade necessria.

O documento pode ser lanado quando o "montante entrado" for igual a

"atribudo".

O desconto concedido determinado pela condio de pagamento da partida

individual e considerado no clculo do montante atribudo.

O desconto pode ser modificado pela sobregravao do valor absoluto de

desconto ou pela modificao da porcentagem de desconto. No pode exceder
os limites definidos nos grupos de tolerncia.

Usar a opo Ambiente-Explicar diferena do menu de avano descendente para

auxiliar na determinao das diferenas.

Lanamento do pagamento

Detalhes da sntese
Simular verificao dos itens gerados automaticamente
Corrigir erros
Lanamento

A ltima etapa uma verificao final do documento entrado.

Com a seleo da opo sntese, as partidas individuais entradas podem ser revisadas
antes do lanamento.

Ao selecionar documento, simular, todas as partidas individuais, inclusive aquelas

geradas automaticamente, podem tambm ser revisadas.
Se os dbitos no forem iguais aos crditos, ou ocorrer um erro durante a entrada, o
erro pode ser corrigido por uma das seguintes opes:

modificao, eliminao ou entrada de uma partida individual;

marcao de partidas em aberto adicionais;
processamento das partidas em aberto marcadas.

Se o saldo de dbitos e crditos for zero, todo o documento pode ser lanado.

Se, posteriormente, identifica-se que o documento contm erros e precisa ser

corrigido, necessrio primeiro anular as partidas compensadas para, em seguida,
estornar o documento. O lanamento original deve ser entrado novamente de maneira
correta.

Pagamentos Diferenciados (pg. 301)

O grupo de tolerncia de empregados usado para controlar:

os limites superiores para as operaes de lanamento ("autorizaes de
lanamento"),
as diferenas de pagamento permitidas.

O grupo de tolerncia de da conta do Razo Geral usado para controlar:

permitir pagamento diferenciado (ex. procedimento de compensao
automtica)

O grupo de tolerncia de cliente/fornecedor usado para fornecer

especificaes para:
procedimentos de compensao,
diferenas de pagamento permitidas,
lanamento de partidas residuais das diferenas de pagamento,
tolerncias para avisos de pagamento.

Pagamentos parciais e residuais

Pagamento parcial
as duas partidas permanecem na conta

Partida residual
condio de pagamento
da partida liqidada
condio de pagamento fixa
novo documento associado aos originais

Dar baixa na diferena

Diferenas de cambio realizadas

Na liquidao de partidas em aberto em moeda estrangeira, podem ocorrer diferenas

realizadas devido a flutuaes nas taxas de cambio.

Essas flutuao provoca diferenas de cambio que o sistema lana automaticamente

como ganhos ou perdas realizados.

O sistema lana automaticamente nas contas de receitas/despesas definidas, na

configurao, para diferenas de cambio, o que elimina a possibilidade de entradas
incorretas.

A diferena realizada gravada na partida individual liquidada.

Diferenas de cambio tambem so lanadas quando partidas em aberto so avaliadas

para o balano. Essas diferenas de cambio da avaliao so lanadas em outra conta
de diferena de cambo e em uma conta de ajuste de balano. Na compensao de uma
partida em aberto j avaliada, o sistema estorna a conta de correo do balano e
lana a diferena de cambio restante na conta para diferenas de cambio realizadas.

Unidade 6 Cash Jornal Caixinha (pg. 325)

Caixinha = Caixinha

O caixinha uma nova ferramenta de administrao de caixa no ENJOY - release 4.6.

O lanamento de receitas de caixa e os pagamentos vista so possveis.
Com esta nova ferramenta, pode-se:
Ter um caixinha separado para cada moeda.
Fazer lanamentos em contas de cliente, fornecedor e do Razo.
Executar vrios livros caixa em cada empresa.
Selecionar um nmero aleatrio para identificao do caixinha (uma chave
alfanumrica de 4 dgitos).

Tipos de documento padro do caixinha:

Documento conta razo geral = AB
Pagamentos = KZ DA
Recebimentos = KA DZ

Para configurar o caixinha necessrio:

empresa onde se quer utilizar o caixinha;
o nome e a identificao de 4 dgitos do caixinha;
as contas do Razo onde se quer lanar as operaes contbeis do caixinha;
moeda em que ser executado o caixinha;
os tipos de documento para:
Lanamentos em conta do Razo.
Sadas de pagamento a fornecedores.
Entrada de pagamentos de fornecedores.
Sadas de pagamentos a clientes.
Entrada de pagamentos de clientes.
 Tipos de transaes:

Fundos lquidos Despesas

X X Despesas (E)

Fundos lquidos Receitas

X X Receitas (R)

Fundos lquidos Banco

Transferncia de fundos lquidos do
X X livro caixa para o banco (B)

Fundos lquidos Banco

Transferncia de fundos lquidos do
X X banco para o livro caixa (C)

Fundos lquidos CR
Clientes-entrada/sada de pagamentos (D)
X X X X

Fundos lquidos CP
Fornecedores-sada/entrada de
X X X X pagamentos (K)

Despesa (E)

Receita (R)

Cash Transfer Caixa p/ Banco (B)

Cash Transfer Banco p/ Caixa (C)

Contas a Receber (D)

Recebimento de Cliente e Pagamento ao Cliente

Contas a Pagar (K)

Recebimento de Fornecedor e Pagamento ao Fornecedor

Razo especial
 Cliente Fornecedor

1000 1000
Adiantamento
1000

Razo
Contas a receber Contas a pagar
140000 160000
1000 1000

Adiantam.recebidos Adiantam. feitos

170000 159000
1000 1000

Classes de Razo Geral especial:

Relativas a adiantamento
Relativas a letras de cmbio
Outras operaes

Tipos de Razo Geral especial:

H 3 maneiras de registrar os lanamentos do Razo especial no sistema

Solicitaes de Adiantamento Noted Item

Adiantamentos Free Offseting Entry
Lanamentos Estatsticos (garantia/calo) Automatic Offseting Entry

Classes Razo especial

 Solicitao de adiantamento Com
adiantamentos
Adiantamento

Solicit. de letra de cmbio

Com letras
Letra de cmbio de cmbio
Cheque/letra de Cmbio

Ajuste de valores individuais

Cauo
Outros
Juros

Definidos pelo usurio

As operaes do Razo especial podem ser usadas de diversas maneiras. Essas

operaes podem ser reunidas em 3 categorias bsicas:

Relativas ao adiantamento : o R/3 tem telas e programas especiais pr-

configurados que tratam da solicitao, recebimento e aplicao de
adiantamentos. Eles podem ser usados ns componentes de aplicao de
Fornecedores ou Clientes e esto contidos nos menus standart do sistema R/3.
O processamento de adiantamentos tambm foi integrado aos programas de
processamento de pagamentos e cobranas do sistema R/3.
Relativas a letras de cambio : o processamento de letras de cambio
utilizado para tratar das necessidades especificas do pais. O R/3 tem telas e
programas especiais pr-configurados que utilizam funes de operaes do
Razo especial para atender essas necessidades. As operaes de letras de
cambio esto contidas nos menus standart Clientes e Fornecedores do R/3 e
integradas a outras funes da FI.
Outras operaes: os outros vrios tipos de operaes utilizam as funes de
operao do Razo especial. Para ter acesso a esses tipo de operaes, existe
uma opo em processamento de documentos em Fornecedores e Clientes
denominada Outros. Tambm possvel encaminhar partidas individuais de
cada documento financeiro para uma conta de conciliao alternativa por meio
do cdigo do Razo especial. Com isso, controla-se o tipo de processamento a
ser realizado quando a operao iniciada.
 Classes de operaes do Razo especial

H 3 maneiras de registrar os lanamentos do Razo especial no sistema. Isto

controlado pelo cdigo do Razo da partida individual que esta sendo lanada.

Os lanamentos reais fazem parte do balano. So lanamentos com uma

contrapartida de livre definio. Exemplo: O lanamento de um adiantamento
recebido.

Os lanamentos automticos de contrapartida so operaes que so sempre

lanadas na mesma conta de contrapartida. Em geral, eles fazem parte do anexo do
balano. Exemplo: Lanamento de uma fiana.

As partidas-memo so lanamentos que no so destinados a exibio no Razo,

mas apenas para lembrar de pagamentos em aberto vencidos ou a ser efetuados.
Exemplo: uma solicitao de adiantamento.

Classes do Razo especial: Lanamento estatstico de contrapartida

(automtico)

Duas partidas individuais com lanamentos em uma

conta de contrapartida predefinida
Fianas
Contas a rec.Razo pagas
Conta de conciliao
10000 10000
888
CLIENTE-ABC

Fatura 1 555
Fatura 2 333 Ct.contrapart.predef.
Ct.contrapart.predef.
Fianas
10000 10000
pagas
Conta transitria
10000 10000
Exemplo: Caues
Fiana de 10000 paga
Fiana de 10000 lanada em contrapartida

Com os lanamentos estatsticos automticos, sempre se fazem lanamentos na

mesma conta de contrapartida. Para simplificar a operao de lanamento, pode-se
definir o nmero da conta necessria para o lanamento de contrapartida no sistema.
Da, o sistema faz o lanamento automtico da contrapartida. Quando o usurio liquida
partidas em aberto de uma conta de partidas em aberto, o sistema liquida
automaticamente as partidas em aberto relevantes da conta de contrapartida.
Essas operaes so chamadas de lanamentos estatsticos, pois geralmente no
so exibidas no balano, ou s no anexo. Por exemplo, as fianas oferecidas so
exibidas no anexo, enquanto as fianas recebidas no so exibidas. Entretanto, para
fins internos, convm ter uma sntese das fianas recebidas.

Exemplo de lanamento estatstico -Fiana: o aluno concorda em ser avalista de

um cliente para um montante de 100.000, aceitando assim a possibilidade de assumir
a responsabilidade por este montante. Esta responsabilidade mostrada na conta do
cliente e na conta do Razo especial Fianas oferecidas. O lanamento automtico da
contrapartida feito na conta transitria das fianas oferecidas. Quando cessa a
responsabilidade, a fiana estornada.

Classes do Razo especial : Partidas-memo (solicitao)

As partidas-memo so operaes informativas do Razo especial, que no so

exibidas nem includas no Razo e servem apenas para lembrar os usurios dos
pagamentos em aberto vencidos ou a ser efetuados.

Quando uma partida-memo lanada, s h uma partida individual produzida. No h

lanamentos de contrapartida.

O programa de pagamentos e o programa de cobrana podem ter acesso a partidas-

memos para processamentos adicionais.

As partidas-memos so administradas como uma partida individual na conta de

partidas em aberto e na conta do Razo especial. Por isso, deve-se sempre ativar a
exibio de partidas individuais destas contas.

Exemplos de partidas-memos: solicitao de adiantamento, solicitao de letras

de cambio.

***Special GL Indicator: A (o sistema muda automaticamente para F)

Na sort key das contas contbeis de solicito de adiantamento recomenda-se colocar o

cdigo do fornecedor / cliente para ser possvel visualiz-los no campo Assignment na
FBL1N.

Free Offsetting Entry

A conta contbil partida definida no IMG e a contra-partida (offsetting) colocada

manualmente.

Os adiantamentos so Free Offsettinfg Entry porque a contra-partida ir variar de acordo

com o meio de pagamento ou recebimento. Ao transaformar uma solicitao em
adiantamento, a partida ir aparecer como Open na FBL1N e quando o adiantamento for
associado fatura do cliente / fornecedor, o status mudar para Clear.
Configuraes para Razo Especial (configuration of special G/L transaction)

Razo especial : Controle de Contas

The special GL transactions of the standard system are assigned to the posting keys: 09,
19, 29 and 39.

As contas contbeis utilizadas para as specials GL transactions so contas de reconciliao

para os tipos de conta D e K. Ao contrrio das contas de reconciliao de clientes e
fornecedores, devem ser checadas como Open Item Management, e
consequentemente, como Line Item Display.

The special GL accounts have been defined as reconciliation accounts for the D or K
account types.

Unit 8 Parking Documents (pag. 403)

A pr-edio de documentos uma forma alternativa de inserir

documentos de transaes no R/3.

Ao contrrio dos documentos "normais" lanados :

A movimentao no perodo no atualizada.
Um usurio pode analisar, modificar e depois pr-editar
novamente o documento.
No final, o documento ser gravado ou eliminado.

Ao contrrio dos documentos "memorizados"

A pr-edio de um documento gera um nmero de
documento.
Os dados pr-editados podem ser analisados em vrios
relatrios do R3

Documentos que podem ser pr-editados

Contas de cliente (faturas e notas de crditos)

 Contas do fornecedor (faturas e notas de crditos)
Contas do Razo (lanamentos no Razo)