Guia Prtico do SEI na UnB

Sistema Eletrnico de Informaes

Usurio Bsico UnB

Braslia - DF
Verso 1.1
Publicao em 14 de maio de 2016
Comisso de Implantao do SEI na UnB

Rodrigo de Freitas Nogueira

Arquivista - Coordenador de Protocolo
Presidente da Comisso

Jlia Soier Maximiano

Administradora - Coordenadora de Apoio Estruturao Organizacional
Vice-Presidente da Comisso

Equipe de Apoio Administrativo:

Renata Santos Reis
Secretria Executiva

Equipe de Arquivo:
Natlia de Lima Saraiva
Arquivista - Coordenadora do Arquivo Permanente
Gerente de Arquivo

Camila Domingo dos Santos

Tcnica em Arquivo

Eronides Guimares Bezerra

Arquivista - Coordenador de Gesto de Documentos

Thiara de Almeida Costa

Arquivista

Equipe de Tecnologia da Informao:

Edmilson Cosme da Silva
Analista de Tecnologia da Informao - Sistema
Gerente de Tecnologia da Informao

Jos Carlos Pena Gonzlez

Analista de Tecnologia da Informao - Sistema

Nides Diego Amaral

Analista de Tecnologia da Informao - Infraestrutura

Renato Sampaio Meireles

Analista de Tecnologia da Informao - Coordenador de Sistemas Administrativos

Riane de Oliveira Torres Santos

Analista de Tecnologia da Informao - Chefe do Servio de Sistemas de Informao
Patrocinadores do Projeto UnBDigital

Professor Ivan Marques de Toledo Camargo

Reitor da UnB

Professora Snia Nair Bo

Vice-Reitora da UnB

Professor Csar Augusto Tibrcio Silva

Decano de Planejamento e Oramento da UnB (DPO)

Professora Cynthia Roncaglio

Diretora do Arquivo Central da UnB (ACE)

Professor Jorge Henrique Cabral Fernandes

Diretor do Centro de Informtica da UnB (CPD)
Sumrio

Apresentao ......................................................................................................................................... 1

1. Viso Geral ........................................................................................................................... 3

1.1 O que o SEI? ........................................................................................................................... 3

1.2 Gesto por Processo e por Desempenho .................................................................................. 4

1.3 Boas Prticas de Utilizao do Sistema .................................................................................... 4

1.4 Vdeos Tutoriais ......................................................................................................................... 5

2. Iniciando Operaes no SEI ............................................................................................... 7

2.1 Acesso ao Sistema .............................................................................................................. 7

2.1.1 Como acesso o Sistema? ................................................................................................ 7

2.1.2 Caso eu ainda no tenha um usurio e uma senha, como devo proceder? ................... 9

2.1.3 Caso eu esquea a minha senha, como fao para recuper-la? .................................. 10

2.1.4 Caso eu no consiga recuperar a senha, como devo proceder para cadastramento e
recuperao do e-mail? ............................................................................................................ 13

2.1.5 Como devo proceder para o cadastro de colaboradores (ex: estagirios, bolsistas,
pesquisadores e prestadores de servio)?............................................................................... 14

2.2 Barra de Ferramentas .............................................................................................................. 19

2.3 Menu Principal.......................................................................................................................... 20

2.4 Tela Controle de Processos .................................................................................................. 20

2.5 Tela do Processo ..................................................................................................................... 23

2.6 Base de Conhecimento ............................................................................................................ 26

2.7 Tela do Documento .................................................................................................................. 27

2.8 Restrio de Acesso ................................................................................................................ 29

3. Operaes Bsicas com Processos ................................................................................ 32

3.1 rvore de Documentos do Processo ....................................................................................... 32

3.2 Iniciar Processo ........................................................................................................................ 32

 3.3 Tipos de Processo.................................................................................................................... 36

3.4 Processos com Restrio de Acesso....................................................................................... 38

3.5 Concluir Processos .................................................................................................................. 38

3.6 Reabrir Processos .................................................................................................................... 40

3.7 Excluir Processos ..................................................................................................................... 40

3.8 Gerar PDF do Processo ........................................................................................................... 42

3.9 Gerar ZIP do Processo ............................................................................................................ 42

4.Trabalho Colaborativo ........................................................................................................ 45

4.1 Receber Processos na Unidade .............................................................................................. 45

4.2 Atribuir Processos a um Usurio .............................................................................................. 45

4.3 Enviar Processos para outra Unidade ..................................................................................... 48

4.4 Grupos de Envio....................................................................................................................... 50

4.5 Controle de Prazos................................................................................................................... 52

4.6 Inserir Anotaes ..................................................................................................................... 55

4.7 Cincia ..................................................................................................................................... 55

5. Relaes entre informaes ............................................................................................. 59

5.1 Sobrestar Processo .................................................................................................................. 59

5.2 Relacionar Processos .............................................................................................................. 61

5.3 Anexar Processos .................................................................................................................... 63

6. Recuperando Informaes ............................................................................................... 66

6.1 Verificar o Histrico de Modificaes ....................................................................................... 66

6.2 Acrescentar Informaes ao Histrico ..................................................................................... 66

6.3 Acompanhamento Especial ..................................................................................................... 68

6.4 Blocos Internos......................................................................................................................... 70

6.5 Mtodos de Pesquisa ............................................................................................................... 75

 6.6 Medies de Desempenho ...................................................................................................... 80

7. Operaes Bsicas com Documentos ............................................................................ 88

7.1 Incluir Documentos................................................................................................................... 88

7.2 Documentos Gerados no Sistema ........................................................................................... 90

7.3 Editar Documentos ................................................................................................................... 92

7.3.1 Incluir Imagens .................................................................................................................. 96

7.3.2 Referenciar Documentos ou Processos ............................................................................ 97

7.4 Verses .................................................................................................................................. 100

7.5 Textos Padro ........................................................................................................................ 100

7.6 Modelos de Documentos ....................................................................................................... 102

7.8 Documentos Externos ............................................................................................................ 107

7.8.1 Orientaes para digitalizao ........................................................................................ 110

7.9 Excluir Documentos ............................................................................................................... 114

8. Assinaturas ...................................................................................................................... 117

8.1 Restrio Visualizao de Minutas ..................................................................................... 117

8.2 Bloco de Reunio ................................................................................................................... 117

8.3 Assinatura de Documento Interno .......................................................................................... 122

8.4 Assinatura de Documento Externo ........................................................................................ 124

8.5 Assinaturas por Usurios de outras Unidades ....................................................................... 125

8.6 Assinar Documentos em Bloco de Assinatura ....................................................................... 128

9. Copiando e Movendo Informaes ................................................................................ 132

9.1 Duplicar Processo .................................................................................................................. 132

10. Usurios Externos ......................................................................................................... 135

10.1 Interface com Usurios Externos ......................................................................................... 135

10.2 Enviar E-mails ...................................................................................................................... 136

 10.3 Grupos de E-mail ................................................................................................................. 137

10.4 Acesso Externo .................................................................................................................... 139

10.5 Assinatura por Usurio Externo ........................................................................................... 140

Atendimento ao Usurio ................................................................................................................... 145

Consideraes Finais ....................................................................................................................... 146

Apresentao

O projeto UnBDigital tem origem na necessidade de modernizao da gesto de

documentos e dos fluxos de trabalho da Universidade de Braslia (UnB). Com isso, o que se
pretende promover a substituio do uso de documentos em papel pela adoo do
processo eletrnico. Nesse contexto, aps anlise de viabilidade, a UnB assinou Acordo de
Cooperao Tcnica com o Ministrio do Planejamento (MP) para adeso ao Processo
Eletrnico Nacional (PEN), que tem como um de seus objetivos a cesso de uso do Sistema
Eletrnico de Informaes (SEI) como soluo de processo eletrnico.
O SEI, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4 Regio (TRF4), uma
plataforma que engloba um conjunto de mdulos e funcionalidades que promovem a
eficincia administrativa. Trata-se tambm de um sistema de gesto de processos e
documentos eletrnicos, com interface amigvel e prticas inovadoras de trabalho, tendo
como principais caractersticas a libertao do paradigma do papel como suporte fsico para
documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualizao e
comunicao de novos eventos em tempo real1
O Guia Prtico do SEI na UnB, verso 1.0, voltado ao perfil de usurio bsico da
UnB. Trata-se de uma adaptao do Manual do Usurio SEI verso 2.4.1 elaborado pelo
TRF4, juntamente com alguns rgos que fazem parte do PEN. Tem como objetivo principal
orientar o aprendizado do usurio na operacionalizao do SEI, e ainda proporcionar o
desenvolvimento de habilidades essenciais para o bom funcionamento do sistema na
Universidade.
Esse guia prtico poder ser utilizado juntamente com a plataforma de treinamento
disponibilizada por meio do link http://seitreinamento.unb.br, de utilizao restrita a rede da
Universidade.
Para mais informaes acesse o site do projeto http://unbdigital.unb.br ou faa
suas perguntas pelo e-mail unbdigital@unb.br.

1
Brasil. Portal do Software Pblico Brasileiro. Disponvel em: softwarepublico.gov.br/social/sei/.
Acesso dia 23 de Maro de 2016.

1
2
1. Viso Geral

1.1 O que o SEI?

O Sistema Eletrnico de Informaes (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional
Federal da 4 Regio (TRF4), um sistema de gesto de processos e documentos
arquivsticos eletrnicos, com interface amigvel e prticas inovadoras de trabalho. Uma das
suas principais caractersticas a libertao do papel como suporte fsico para documentos
institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualizao e comunicao de
novos eventos em tempo real.

O SEI um dos produtos do projeto Processo Eletrnico Nacional (PEN), iniciativa

conjunta de rgos e entidades de diversas esferas da Administrao Pblica, com o intuito
de construir uma infraestrutura pblica de processos e documentos administrativos
eletrnicos. Coordenado pelo Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (MP), o PEN
proporciona a integrao de diferentes esforos que j estavam em curso no mbito do
Governo Federal e possibilita melhorias no desempenho dos processos da Administrao
Pblica, com ganhos em agilidade, produtividade, transparncia e satisfao do pblico
usurio e reduo de custos. A inteno do projeto disponibilizar uma soluo flexvel o
bastante para ser adaptada realidade de rgos e entidades da Administrao Pblica de
diferentes reas de negcio. A soluo est disponibilizada no Portal do Software Pblico do
Governo Federal.

O SEI uma ferramenta que permite a produo, edio, assinatura e trmite de

documentos dentro do prprio sistema, proporcionando a virtualizao de processos e
documentos, permitindo atuao simultnea de vrias unidades ao mesmo tempo em um
mesmo processo, ainda que distantes fisicamente, reduzindo o tempo de realizao das
atividades.

Principais facilidades do SEI:

Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do
mercado: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;

Acesso Remoto: em razo da portabilidade j mencionada, pode ser acessado

remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks,
tablets e smartphones de vrios sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e
Android do Google). Isto possibilita que os usurios trabalhem a distncia;

Acesso de usurios externos: gerencia o acesso de usurios externos aos

expedientes administrativos que lhes digam respeito, permitindo que tomem
conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remotamente contratos e
outros tipos de documentos;

3
 Controle de nvel de acesso: gerencia a criao e o trmite de processos e
documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente s unidades envolvidas
ou a usurios especficos;

Tramitao em mltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrnico,

que rompe com a tradicional tramitao linear, inerente limitao fsica do papel. Deste
modo, vrias unidades podem ser demandadas simultaneamente a tomar providncias e
manifestar-se no mesmo expediente administrativo, sempre que os atos sejam
autnomos entre si;

Funcionalidades especficas: controle de prazos, estatsticas da unidade, tempo do

processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial,
modelos de documentos, textos padro, sobrestamento de processos, assinatura em
bloco, organizao de processos em bloco, acesso externo, entre outros;

Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.

1.2 Gesto por Processo e por Desempenho

Um dos principais conceitos do sistema a gesto por processo. Assim, para se
criar um documento deve-se antes iniciar o Tipo de Processo correspondente ou inserir o
documento em um processo j existente. Isso viabiliza os relatrios de Estatsticas da
Unidade e Desempenho de Processos no SEI, o que inclui o tempo mdio de cada Tipo de
Processo no rgo e o tempo mdio de tramitao do Tipo de Processo em cada Unidade
(para saber mais sobre estatsticas, consulte: Medies de Desempenho).

1.3 Boas Prticas de Utilizao do Sistema

Para garantir melhor aproveitamento dos recursos do sistema no decorrer do tempo e o
alcance dos resultados pretendidos de maneira eficaz, so aconselhveis algumas prticas:

Padronizar procedimentos: por ser uma soluo bastante flexvel, o SEI proporciona
formas variadas de utilizao de suas funcionalidades, assim como permite a adaptao
a diferentes realidades. Por isso, importante que rgos e instituies padronizem
procedimentos em diversos nveis, tanto por meio da implementao de normas de
utilizao do sistema, quanto pela padronizao de processos de trabalho em cada
unidade. A instituio de normas e procedimentos proporciona segurana da informao
e a organizao do trabalho. Padronizaes no mbito das unidades (tais como tipos de
documentos, tabelas de temporalidade, metodologias e nomenclaturas comuns) facilitam
a utilizao de recursos que o sistema oferece, tais como pesquisa e medio de
desempenho dos processos (para saber mais sobre pesquisas e medies, consulte:
Mtodos de Pesquisa e Medies de Desempenho).

4
 Acesso como regra e o sigilo como exceo: a transparncia um instrumento de
controle social que proporciona meios para garantir a correta atuao do Estado. O SEI
adota a filosofia da transparncia administrativa, ainda que permita atribuir restrio de
acesso a processos e documentos em casos especficos. O sistema tem como princpio
a transparncia do fluxo de informaes e o trabalho colaborativo. O ideal que se
facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do
sistema;

Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informaes: O SEI proporciona

instrumentos para medio e monitoramento dos processos. Tambm proporciona meios
de manter um processo ou conjuntos de processos em permanente acompanhamento,
sem que isso interfira nos fluxos de atividades e andamentos. Por isso, importante
cumprir cada etapa de maneira eficiente para a correta medio de desempenho dos
processos, assim como deve ser feito uso de funcionalidades de pesquisa e
acompanhamento para consulta a informaes. Um exemplo de boa prtica a
concluso do processo ou seu envio para outra unidade to logo as atividades
pertinentes na unidade sejam finalizadas, sem mant-lo desnecessariamente aberto na
unidade atual (para saber mais sobre pesquisa, acompanhamento e medies, consulte:
Mtodos de Pesquisa, Acompanhamento Especial, Blocos Internos e Medies de
Desempenho).

Dar preferncia ao editor do SEI: Embora o sistema permita importar alguns formatos
de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do rgo devem ser redigidos
no prprio sistema (Documento Interno). possvel a customizao de tipos de
documentos em obedincia aos padres e formatao estabelecidos por instrumentos
legais, tais como as Normas para Padronizao de Documentos da Universidade de
Bralia . Os tipos de documentos tambm podem ser configurados de acordo com a
realidade dos rgos e instituies. Outras vantagens do uso de Documentos Internos
so seus formatos padronizados e automatizados (data, numerao, endereo da
unidade, processo de referncia e nmero SEI), alm da possibilidade dos documentos
que exigirem publicao oficial serem publicados diretamente no SEI em Veculo de
Publicao, interno (p. ex. Boletim de Servio) ou externo (Portal).

1.4 Vdeos Tutoriais

A opo est disponvel na Barra de ferramentas do sistema SEI.
Esta opo contm uma relao de vdeos que descrevem passo a passo vrias
funcionalidades do sistema. Ao clicar sobre a opo, ser apresentado um ndice de vdeos
com a descrio de algumas funcionalidades. Basta clicar sobre a descrio desejada e o
sistema abrir outra tela, possibilitando dar incio ao vdeo.

5
6
2. Iniciando Operaes no SEI

2.1 Acesso ao Sistema

2.1.1 Como acesso o Sistema?

O acesso ao SEI deve ser feito a partir da autenticao do usurio no Sistema de

Controle de Acessos SCA.

a. Acesse o site da UNB atravs do endereo http://www.unb.br/;

b. Clique no link Sistemas localizado no menu superior;

Ateno: O acesso tambm pode ser feito atravs do endereo http://sistemas.unb.br/.

c. Ser exibida a tela login, digite seu nome de usurio e senha, em seguida clique no

boto ;

7
d. Aps efetuado o login, para acessar o SEI, clique na seta ao lado do nome do
sistema;

8
e. Aps clicar na seta ao lado do nome do sistema, ser aberta uma aba contendo os
dados do sistema, clique no link com o nome do sistema;

f. Ser exibida a tela inicial do sistema.

2.1.2 Caso eu ainda no tenha um usurio e uma senha, como devo

proceder?

a. Siga a instruo dos itens a e b do item 1.1 Como acesso o sistema? deste manual
ou seja, acesse o link http://www.unb.br clique no menu Sistemas.

9
b. Aps esse procedimento a pgina de login ser acessada. Caso voc ainda no
tenha acesso ao SCA, informe seu CPF no campo Usurio e clique na opo
Recuperar Senha, conforme item 2.1.3. O login cadastrado para os novos usurios
o CPF e a senha ser a encaminhada atravs do e-mail, na realizao do
procedimento de recuperao de senha.

c. Lembramos que grande parte dos usurios da Universidade j possui acesso ao

portal institucional de Sistemas e caso no consigam acesso tambm devero
seguir para o item 2.1.3.

d. Caso o usurio no consiga realizar a recuperao de senha por falta de informao

sobre o e-mail cadastrado, dever seguir para o item 2.1.4 Caso eu no consiga
recuperar a senha, como devo proceder para cadastramento e recuperao do e-
mail?. Nesse item sero detalhados os passos necessrios para o cadastramento e
a recuperao do e-mail cadastrado no portal de Sistemas.

e. Aps a recuperao da senha e/ou e-mail, siga os passos c, d e e do item 1.1 Como
acesso o sistema?.

2.1.3 Caso eu esquea a minha senha, como fao para recuper-la?

a. Primeiramente, clique na opo Recuperar Senha:

10
 b. Informe seu e-mail e os caracteres mostrados e clique no boto .

c. O sistema ir apresentar a informao de que A nova senha foi enviada para o seu e-
mail.

11
d. Acesse seu e-mail e utilize a senha enviada para fazer login no sistema. possvel que o
sistema solicite que voc altere sua senha. Nesse momento voc poder escolher a senha
de sua preferncia para utilizao posterior. Essa senha deve possuir no mnimo 06 (seis)
caracteres e conter 02 (dois) ou mais nmeros e conter 04 (quatro) ou mais letras.

12
2.1.4 Caso eu no consiga recuperar a senha, como devo proceder para
cadastramento e recuperao do e-mail?

a. Primeiramente, clique na opo Recuperar Senha:

b. Logo depois, clique na opo Cadastrar E-mail

c. Informe a Matrcula, o CPF e a data de Nascimento e clique no boto Validar. Caso voc
possua um e-mail vlido cadastrado o sistema emitir uma mensagem informando esse e-
mail. Dessa forma, voc dever acess-lo para recuperar a senha.

13
d. Caso voc no possua um e-mail cadastrado, o sistema habilitar o campo Email. Voc
dever inform-lo e clicar no boto Submeter. Assim, a recuperao de senha poder ser
efetuada e recebida nesse novo e-mail cadastrado.

Informar Matrcula, CPF, Data de Nascimento e clicar no

boto Validar

Para o cadastro de um e-mail,

preencha o campo Email e
clique no boto submeter.

Caso j possua um e-mail

cadastrado, o sistema exibir o
e-mail nessa mensagem.

e. Se voc no conseguir cadastrar um e-mail ou no possuir acesso ao e-mail j

cadastrado, solicitamos que procure o setor de Atendimento do Decanato de Gesto de
Pessoas (DGP) para que seja efetuado o cadastro do e-mail correto no sistema, ou mande
um email para dgpatendimento@unb.br, contendo os seguintes dados:

Nome Completo;

CPF;

Email a ser cadastrado.

2.1.5 Como devo proceder para o cadastro de colaboradores (ex: estagirios,

bolsistas, pesquisadores e prestadores de servio)?

a. Acesse o portal de sistemas conforme item 2.1.1 e clique na opo Cadastrar Usurio.

14
b. O usurio ser redirecionado para o formulrio de cadastro. O primeiro dado a ser
informado o "Tipo" onde o utilizador deve selecionar se o formulrio deve processar dados
pessoais de um cidado brasileiro ou estrangeiro.

c. O Sistema de Cadastro apresenta, ento, conforme a seleo do "Tipo", um formulrio

para insero de dados pessoais necessrios para a utilizao dos sistemas. Para cidados
brasileiros, os dados obrigatrios so "Nome", "Data de Nascimento", "Naturalidade",
"Escolaridade", "Nome da Me", "Endereo" e "CPF".

15
d. Para cidados estrangeiros, os dados obrigatrios so "Nome", "Data de Nascimento",
"Naturalidade", "Escolaridade", "Nome da Me", "Endereo" e "Passaporte".

16
e. Aps o preenchimento dos dados pessoais necessrio salvar as informaes no boto
"Salvar".

f. Os demais dados no so obrigatrios, mas podero ser utilizados para finalidades

diversas. Assim, recomendamos o preenchimento do maior nmero de informaes
possveis.

g. O prximo passo informar os dados que sero utilizados para. No campo "Email / Login"
necessrio informar o dado que ser utilizado para o nome de usurio.

h. O nome de usurio deve ser preenchido com um email vlido, de acesso pessoal do
utilizador, para que o mesmo possa receber o cdigo necessrio para ativar o cadastro de
usurio e outras informaes dos sistemas.

i. Nos campos "Senha" e "Confirmao de senha" necessrio informar uma sequncia de

caracteres que sero utilizados no primeiro acesso do utilizador. Essa senha deve possuir
no mnimo 06 (seis) caracteres e conter 02 (dois) ou mais nmeros e conter 04 (quatro) ou
mais letras.

17
j. Aps o preenchimento dos campos a validao feita atravs do boto "Validar".

l. O cadastro de usurio ser efetivado aps a averiguao do Cdigo de Ativao que deve
ser enviado ao email do utilizador aps o utilizador clicar em "Enviar cdigo de ativao".

m. O utilizador dever acessar o email informado para acessar o cdigo de ativao, que
deve ser informado no campo "Cdigo de Ativao". O usurio ser cadastrado aps a
confirmao do cdigo enviado por email.

n. Aps o cadastro dos usurios, a unidade dever encaminhar, para o e-

mail unbdigital@unb.br, uma planilha contendo os seguintes dados de todos os novos
usurios:

Nome Completo;

Usurio registrado no sistema;

Se o novo usurio estagirio, colaborador terceirizado, bolsista, ou outros;

18
 Qual ser a unidade e subunidade para lotao (Ex. Diretoria de Processos
Organizacionais - DPR - do Decanato de Planejamento e Oramento - DPO)

Telefone / Ramal;

Horrio para contato com o novo usurio.

2.2 Barra de Ferramentas

O SEI possui uma barra de ferramentas no topo da pgina:

Segue abaixo a descrio de cada item da Barra:

Item Descrio

Para saber +: disponibiliza lista de

vdeos com o passo a passo de vrias
funcionalidades do SEI.

Menu: Permite ocultar ou mostrar o menu

principal.

Pesquisa: Possibilita uma busca rpida

com diversos parmetros sobre o processo
ou documento.

Caixa de seleo de Unidade: Informa

ao usurio em qual unidade ele est logado
e possibilita navegar pelas unidades para
as quais tenha permisso.

Controle de Processos: permite ao

usurio voltar pgina inicial.

Novidades: permite ao usurio manter-

se informado sobre novas funcionalidades
adicionadas ao SEI.

19
 Usurio: identifica o usurio que est
logado.

Configuraes do Sistema: permite ao

usurio alterar o esquema de cores.

Sair do Sistema: permite ao usurio sair

com segurana do sistema.

2.3 Menu Principal

a barra cinza localizada na lateral esquerda da tela, que disponibiliza um conjunto
de funcionalidades, podendo ser distintas a depender do perfil do usurio ou do tipo de
unidade. O perfil bsico apresenta as seguintes opes:

2.4 Tela Controle de Processos

a tela principal do SEI, onde so visualizados todos os processos que esto
abertos na unidade. Os processos esto separados em dois grupos: processos recebidos de

outra unidade e processos gerados pela prpria unidade do usurio logado :

20
 Esta tela ainda apresenta um grupo de cones com funcionalidades que
possibilitam efetuar operaes para um conjunto de processos (operaes em lote). Basta
marcar a caixa de seleo ao lado do nmero de cada processo e, ento, selecionar o cone
correspondente ao desejada:

Segue a descrio detalhada das funcionalidades destes cones:

Item Descrio

Enviar Processo: utilizado para tramitar processos para outra unidade.

Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do
envio, seja marcada a opo Manter processo aberto na unidade atual.
O processo desaparecer da tela do Controle de Processos, mas poder ser
recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial.

Atualizar Andamento: utilizado para incluir uma informao/despacho de

andamento ao(s) processo(s) selecionado(s). Serve para registros
meramente interlocutrios e explicaes de situaes.

Atribuio de Processos: utilizado para distribuir os processos. Informa

que o processo est sob a responsabilidade de um usurio da unidade.

Incluir em Bloco: utilizado para organizar os processos dentro do

sistema. Esse cone permite incluir o processo em um Bloco Interno ou em
um Bloco de Reunio.

21
 Sobrestar Processo: utilizado quando o processo precisa aguardar
alguma providncia antes de ter prosseguimento.

Concluir Processo nesta Unidade: utilizado para fechar o processo na

unidade, quando no h mais nenhuma ao a ser tomada pela unidade.
O processo desaparecer da tela do Controle de Processos, mas poder ser
recuperado na pesquisa.

Anotaes: utilizado para inserir informaes adicionais que no devem

constar dos autos do processo, geralmente orientaes internas de trabalho
da equipe.

Incluir Documento: utilizado para incluir novos documentos ao

selecionar o processo ao selecion-lo.

A tela Controle de Processos tambm apresenta smbolos e orientaes visuais

para facilitar a identificao da situao de cada processo dentro dos grupos e :

Item Descrio

Apresenta apenas os processos

atribudos ao usurio logado. Para
voltar tela anterior, basta clicar
em Ver todos os processos.

Login entre parntese: informao

do usurio a quem o processo foi
atribudo na unidade.

Processos com nmero em

preto: processos com nvel de acesso
pblico ou restrito j acessados por
algum usurio da unidade.

Processos com nmero em

vermelho: processos remetidos
unidade ainda no acessados.

Processos com nmero em

azul: processos acessados e/ou que
sofreram alguma ao pelo usurio
por login/sesso.

Alerta que o processo remetido para a

unidade do usurio tem prazo de
retorno programado a vencer.

22
 Alerta que o processo remetido para
unidade est com prazo de retorno
programado expirado (atrasado).

Alerta que indica a incluso de um

novo documento no processo ou
indica que um documento (externo ou
interno) foi assinado.

Anotao simples.

Anotao com prioridade.

Ao passar o cursor sobre o nmero do processo (sem clicar), mostrada a

informao do Tipo de Processo e a Especificao (ambas so registradas no momento
da abertura de um processo).

Para acessar o contedo de um processo, basta clicar sobre o respectivo nmero.

2.5 Tela do Processo

Ao clicar em um dos processos listados na tela de Controle de Processos ser
apresentada uma nova tela que possibilitar ao usurio visualizar seu contedo, conforme
figura abaixo.

O lado esquerdo mostra o nmero do processo e a respectiva relao de

documentos organizados por ordem de autuao. A seguir mostrada a opo de
Consultar Andamento. Em seguida, so mostrados os Processos Relacionados, se
houver.

direita so mostrados todos os cones de operaes possveis para o

processo e, logo aps, so mostradas as unidades nas quais o processo est aberto:

23
H situaes em que o processo no possui andamentos abertos, est sobrestado ou foi
anexado a outro processo. Nestes casos, apenas os cones com operaes pertinentes,
assim como o status do processo so exibidos.

A tela do processo apresenta os mesmos cones da tela Controle de

Processos (com operaes possveis para grupos de processos), alm de outros cones
com funcionalidades que permitem atuao sobre o processo em questo:

Segue abaixo descrio detalhada das funcionalidades dos cones da tela do

processo (para verificar a descrio dos cones da tela do processo que tambm esto na
tela Controle de Processos, consulte: Tela Controle de Processos.

Item Descrio

Incluir Documento: utilizado para criar um novo documento ou inserir (arquivos

definidos como: externos) no processo.

24
 Iniciar Processo Relacionado: permite criar um processo que j nasce vinculado
virtualmente ao processo acessado.

Consultar/alterar processo: utilizado para consultar ou alterar os dados de cadastro

do processo, tais como: descrio, interessado, destinatrio e nvel de acesso.

Acompanhamento Especial: possibilita ao usurio acompanhar o andamento do

processo mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade.

Cincia: utilizado principalmente para que as unidades informem ao remetente que

tiveram cincia do processo, dispensando a necessidade de se criar um novo documento
para este fim.

Enviar Processo: utilizado para tramitar processos para outra unidade. Conclui o
processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, seja marcada a
opo Manter processo aberto na unidade atual. O processo desaparecer da tela
do Controle de Processos, mas poder ser recuperado na Pesquisa ou
Acompanhamento Especial.

Atualizar Andamento: utilizado para incluir uma informao/despacho de andamento

ao(s) processo(s) selecionado(s). Serve para registros meramente interlocutrios e
explicaes de situaes.

Atribuio de Processos: utilizado para distribuir os processos. Informa que o

processo est sob a responsabilidade de um usurio da unidade.

Duplicar processo: utilizado para duplicar os documentos integrantes de um

processo.

Enviar Correspondncia Eletrnica: permite enviar e-mail relacionado ao processo,

com ou sem anexos.

Relacionar processos: permite vincular virtualmente um processo a outro.

Incluir em Bloco: utilizado para organizar os processos dentro do sistema. Esse

cone permite incluir o processo em um Bloco Interno ou em um Bloco de Reunio.

Gerenciar Disponibilizao de Acesso Externo: utilizado para liberar acesso a um

usurio externo. Envia e-mail com link que dar acesso aos documentos do processo.

25
 Sobrestar Processo: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma
providncia antes de ter prosseguimento.

Anexar Processo: utilizado para anexar um processo a outro.

Anotaes: utilizado para inserir informaes adicionais que no devem constar dos
autos do processo, geralmente orientaes internas de trabalho da equipe.

Gerar arquivo do processo: utilizado para gerar um arquivo do processo no formato

PDF. O usurio pode escolher quais documentos ele deseja incluir no arquivo.

Gerar arquivo ZIP do processo: utilizado para gerar um arquivo do processo no

formato ZIP. O usurio pode escolher quais documentos ele deseja incluir no arquivo.

Concluir Processo nesta Unidade: utilizado para fechar o processo na unidade,

quando no h mais nenhuma ao a ser tomada pela unidade.
O processo desaparecer da tela do Controle de Processos, mas poder ser recuperado
na pesquisa.

Controle de Processos: utilizado para retornar pgina inicial do SEI.

Excluir: utilizada para excluir um processo criado na unidade, desde que ele no
tenha sido enviado a outras unidades.

2.6 Base de Conhecimento

Funcionalidade que permite descrever as etapas de um processo e anexar
documentos relacionados ao Tipo de Processo vinculado quela base de conhecimento.
As bases relacionadas podem ser consultadas por todas as unidades por meio do

cone

O cone visualizado ao lado do nmero de protocolo do processo, para todos os

processos criados com o Tipo de Processo correspondente, incluindo os processos que
foram abertos antes da criao da base.

26
 Uma Base de Conhecimento somente pode ser modificada pela Unidade que a criou.
Enquanto boa prtica, de forma a garantir uniformidade e a eficincia dentro da
instituio, as bases de conhecimento devem ser criadas pela Unidade com competncia
sobre os procedimentos afetos ao Tipo de Processo.

2.7 Tela do Documento

Um documento selecionado recebe uma marcao em azul. O sistema abre uma tela
que contm duas reas. esquerda mostra o nmero do processo, a respectiva relao de

documentos, enfatizando o documento selecionado . Logo abaixo mostrada a opo

de consulta ao andamento do processo . direita so mostrados todos os cones de

operaes possveis para documentos . Abaixo dos cones, mostrado o corpo do

documento.

Ao clicar em um dos documentos que compem o processo ser apresentado um

novo menu com as aes que podero ser realizadas no documento. No caso de
documento externo ser apresentada uma barra de menu com algumas aes diferentes
das apresentadas para os documentos internos.

Documento Interno:

27
Documento Interno assinado:

Documento Externo:

Item Descrio

Consultar/Alterar Documento: permite ao usurio consultar ou alterar

os dados de cadastro do documento, tais como: descrio, interessado,
destinatrio e nvel de acesso.

Acompanhamento Especial: possibilita ao usurio acompanhar o

andamento do processo mesmo que ele esteja tramitando em outra
unidade.

Cincia: permite que o usurio informe unidade que teve cincia do

documento, sem a necessidade de se criar um novo documento para este
fim. A cincia do documento marca, automaticamente, cincia do
processo.

Enviar Processo: utilizado para tramitar processos para outra unidade.

Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do
envio, seja marcada a opo Manter processo aberto na unidade
atual. O processo desaparecer da tela do Controle de Processos, mas
poder ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial.

Atualizar Andamento: permite ao usurio atualizar o andamento da

situao do processo sem a necessidade de se efetuar um trmite.

Editar Contedo: permite ao usurio realizar alteraes no contedo

de documentos gerados na unidade.

Enviar Documento por Correio Eletrnico: permite ao usurio enviar

um documento por e-mail por meio do SEI.

28
 Assinar Documento: permite ao usurio assinar eletronicamente os
documentos gerados no SEI.

Incluir em Bloco de Assinatura: permite que mais de um usurio, de

qualquer unidade, possa assinar um documento produzido no SEI.

Adicionar aos Modelos Favoritos: permite que o usurio defina o

documento como modelo, para aproveitar seu formato e contedo na
confeco de novos documentos.

Verses do Documento: permite ao usurio saber quantas vezes um

documento gerado no foi editado, quando e por quem.

Imprimir WEB: Permite que o usurio imprima um documento. Visvel

somente para documentos produzidos no editor de texto do SEI.

Excluir: permite ao usurio excluir um documento criado na unidade

que seja desnecessrio ao processo, antes do trmite ou visualizao por
outra unidade.

Mover documento para outro processo: permite mover um

documento externo de um processo para outro.

Visualizar assinaturas: permite ao usurio consultar as assinaturas do documento.

2.8 Restrio de Acesso

Ao abrir um processo ou criar um documento no SEI, dever ser indicado o nvel de
acesso.
H trs nveis de acesso possveis: sigiloso, restrito e pblico. Os nveis de restrio
de acesso permitidos so configurados durante o cadastro do tipo de processo. Significa

29
 que s possvel abrir um processo sigiloso se essa opo estiver configurada como
permitida para o tipo de processo escolhido.
Ordinariamente, os documentos devero ter nvel de acesso pblico. Para alguns
casos especficos, podero ser utilizados os nveis de acesso restrito e sigiloso, conforme
legislao especfica.
Para a utilizao do nvel de acesso restrito, o campo Hiptese Legal dever ser
preenchido com uma das opes disponveis na barra de rolagem.

1. Ao inserir um documento restrito em um processo pblico, o processo assumir,

automaticamente, o comportamento do nvel de acesso deste documento. Tambm se deve
levar em considerao que, ao criar um processo com nvel de restrio de acesso, todos os
documentos nele inseridos, independentemente de serem pblicos ou no, assumiro o
comportamento do maior nvel de restrio de acesso, ou seja, o conjunto sempre assumir
as caractersticas do maior nvel de restrio de acesso. De qualquer forma, importante
que o usurio sempre indique o nvel de acesso documento a documento, dependendo da
informao neles contida, evitando restringir o acesso do processo como um todo.
2. Processos restritos podem ser recuperados pela funcionalidade de pesquisa. No entanto, os
contedos de todos os documentos (mesmo assinados) so inacessveis para usurios das
unidades em que o processo no tenha tramitado (para saber mais sobre a funcionalidade
de pesquisa, consulte: Mtodos de Pesquisa).
3. Ao realizar a pesquisa de um processo em que um documento tenha recebido restrio de
acesso, todo o processo, ou o contedo de todos os documentos desse processo, no
podero mais ser visualizados. Somente sero visualizados o nmero do processo e a
descrio de cada documento.
4. Processos e documentos restritos so identificados por uma chave amarela ao lado dos
respectivos nmeros:

30
31
3. Operaes Bsicas com Processos

3.1 rvore de Documentos do Processo

Todos os documentos do processo so organizados por ordem de incluso, na
vertical, em um modo de visualizao denominado rvore de documentos do processo:

Processos que, por sua natureza, comportem grande volume de documentos

apresentam seus contedos aglutinados em pastas, de modo que sempre fiquem visveis os
ltimos documentos inseridos. Essa aglutinao no pode ser confundida com Volume de
Processo, que tpico de processos em suporte fsico, no existente em processo
eletrnico.

3.2 Iniciar Processo

Para a abertura de um processo, deve ser selecionada a opo "Iniciar
Processo" no menu principal:

Na tela "Iniciar Processo" ser escolhido o tipo de processo desejado. Os tipos

mais usados ficam em destaque assim que a tela aberta.

Para outros tipos, deve ser selecionado o cone ao lado de "Escolha o

Tipo de Processo". J, para voltar tela anterior dever ser selecionado o cone

32
 . Caso existam dvidas com relao escolha do tipo de processo,
consulte o Manual de Gesto de Documentos da UnB, que pode ser acessado pelo link:
http://www.arquivocentral.unb.br/images/Manual/manual_gestao_documentos_atualizado.pdf.

O prximo passo o preenchimento de dados de cadastro do processo.

Esto disponveis os campos: Protocolo, Especificao (opcional),

Classificao por Assuntos, Interessados (opcional), Observaes desta
unidade (opcional) e seleo do Nvel de Acesso.

Quando se tratar de um novo processo, deve se deixar marcada a opo

Automtica. Assim o prprio SEI fornecer seu nmero nico:

Caso contrrio, dever ser selecionada a opo Informado. Neste caso,

automaticamente ser disponibilizado um campo para que seja inserido o nmero de
processo e sua data de autuao original:

33
 Com exceo dos campos Protocolo informado e Data de Autuao, o
sistema permite que todos os demais dados de cadastro do processo sejam alterados

posteriormente por meio do cone (tela do processo), inclusive o

Tipo de Processo.
O campo Especificao permite a incluso de 50 caracteres e utilizado para
acrescentar informaes que diferenciem processos de um mesmo tipo. Estas informaes
ficam visveis ao passar o cursor sobre o nmero do processo na tela Controle de
Processos, juntamente com o Tipo de Processo:

O campo "Classificao por Assuntos" automaticamente preenchido e no deve

ser alterado sem que o fato seja informado aos responsveis pela Gesto Documental.
O campo Interessados deve ser preenchido com a denominao de pessoa fsica
ou jurdica que tenha interesse sobre o mrito do processo. O campo permite a incluso de
vrios interessados.
Observaes desta unidade um campo de livre preenchimento, onde devem
ser inseridas informaes adicionais que facilitem a identificao de um processo e a sua
recuperao. As informaes desse campo s podero ser recuperadas na pesquisa, pela
unidade que as inseriu.
Seleo do Nvel de Acesso obrigatria para a abertura de um processo.
Mesmo assim, possvel alterar o nvel de acesso de um processo posteriormente por meio

do cone , disponvel na tela do processo (para saber mais sobre o

nvel de restrio de acesso adequado, consulte: Restrio de Acesso).

1. Embora Especificao", Interessados e Observaes desta unidade, estes

campos so importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejvel a

34
 adoo de padres de preenchimento pelas unidades (para saber mais sobre a
funcionalidade de pesquisa, consulte: Mtodos de Pesquisa ).
2. O ideal que a opo de insero manual do nmero de protocolo de um processo seja
utilizada somente para os casos de processos gerados fora da entidade ou processos
criados antes da implantao do SEI.
3. O processo recm-aberto automaticamente atribudo ao usurio que o abriu e ser
mostrado no grupo de processos direita da tela Controle de
Processos (coluna Gerados).

4. S podem ser efetuadas modificaes no cadastro do processo por meio do

cone se o processo estiver aberto na unidade. Quando no aberto

na unidade, o cone alterado automaticamente para .

5. A incluso de um novo tipo de processo dever ser solicitada unidade responsvel pela
Gesto Documental.

35
 3.3 Tipos de Processo
Um processo s pode ser aberto se estiver categorizado em um tipo disponvel na
tela Iniciar Processo.

Esta tela contm os tipos de processos nos quais os documentos sero includos, tendo em
vista que no SEI somente permitida a tramitao de processos. Para outros tipos, deve

ser selecionado o cone ao lado de "Escolha o Tipo de Processo". J,

para voltar tela anterior dever ser selecionado o cone . Caso

existam dvidas com relao escolha do tipo de processo, consulte o Manual de Gesto
de Documentos da UnB, que pode ser acessado pelo link:
http://www.arquivocentral.unb.br/images/Manual/manual_gestao_documentos_atualizado.pdf.

possvel alterar o tipo de um processo em trmite. Basta selecionar o nmero na

tela Controle de Processos. O sistema abrir a tela do processo. Dever ser selecionado

o cone . Na tela Alterar Processo, dever ser selecionada uma

das opes disponveis na barra de rolagem do campo Tipo de processo. As
informaes devem ser salvas.

1. A troca de tipo de processo pode ser efetuada em qualquer unidade na qual o processo
esteja aberto.

36
2. A alterao de tipo de processo no fica disponvel ao visualizar o andamento do processo,
por isso, a alterao pode ser registrada selecionando-se o cone

e descrevendo as alteraes no campo Descrio. Neste caso,

preciso certo cuidado porque as informaes no podem ser editadas depois que so
salvas (para saber mais sobre histrico de operaes de um processo, consulte: Verificar o
Histrico de Modificaes ).

37
 3.4 Processos com Restrio de Acesso
Os processos e documentos restritos so indicados por meio do

cone ao lado dos nmeros.

3.5 Concluir Processos

A concluso do processo em uma unidade no acarreta a concluso nas demais
unidades nas quais esteja aberto.

O processo pode ser concludo na unidade por dois motivos:

a. A unidade concluiu sua etapa no processo, ou seja, no h mais nenhuma ao a

ser tomada por parte da unidade, no obstante poder continuar aberto em outras
unidades;

b. O processo j alcanou o seu objetivo em todas as unidades e dever ser concludo

na ltima unidade em que estiver aberto.
Para efetuar a concluso, necessrio clicar no nmero do processo e selecionar o

cone .

Tambm possvel concluir mais de um processo ao mesmo tempo, selecionando a caixa

de seleo dos processos desejados na tela Controle de Processos e clicando no
cone Concluir Processos Nesta Unidade.

1. Quando no houver mais nenhuma ao no processo por parte da unidade, esta dever
envi-lo para unidade de destino ou conclu-lo. fundamental que sejam fechados os
processos cuja ao j foi concluda. Caso contrrio, para fins de estatstica, o tempo em
que ele permanecer aberto desnecessariamente na unidade
2. ser computado como se o processo estivesse em andamento.

38
1. O envio de um processo para outra unidade sem selecionar a

opo , possui o mesmo efeito da concluso do

processo para a unidade que efetua o envio.
2. Um processo concludo em uma unidade pode ser recuperado a qualquer tempo por meio
da pesquisa, fazendo uso das funcionalidades Acompanhamento Especial e/ou Blocos
Internos ou pelo menu Estatsticas (para saber mais sobre tais funcionalidades,
consulte:Mtodos de Pesquisa,Acompanhamento Especial, Blocos Internos e Medies de
Desempenho).
3. Caso um processo possua anotaes ao ser concludo, as anotaes sero
automaticamente recuperadas se houver a reabertura do processo na unidade que efetuou
a concluso (para saber mais sobre anotaes, consulte: Inserir Anotaes).

39
3.6 Reabrir Processos

permitido reabrir o processo por meio do cone (tela do

processo). O sistema automaticamente atribui o processo para o usurio que efetuou a
operao. Somente possvel reabrir um processo que j tenha passado pela unidade em
que a operao efetuada. Aps envio para outra unidade, o processo poder ser reaberto
a qualquer momento nas unidades por onde ele tramitou. No necessrio solicitar novo
trmite.

3.7 Excluir Processos

Para o caso de processos abertos indevidamente, possvel a excluso pela

unidade geradora, por meio do cone . Este cone s fica visvel nas telas de
processos e de documentos quando a operao estiver habilitada.

Para o caso de processos abertos indevidamente, que j tenham andamento em

outras unidades, a funcionalidade a ser utilizada a anexao de processos (para saber
mais sobre anexao de processos, consulte: Anexar Processos).
A excluso de processos s permitida, observadas as seguintes regras:
a. O processo no poder ter andamento aberto em outras unidades alm da geradora:
o simples envio para outra unidade impossibilita a excluso, mesmo que no tenha
ocorrido acesso;
b. O processo no poder ter documentos;
c. O processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema que podem ser
excludos: permite que sejam efetuadas as excluses de todos os documentos e,
depois, a do processo (para saber mais sobre excluso de documentos, consulte:
Excluir Documentos)

40
1. Caso um processo seja enviado para outra unidade, ainda que no tenha havido acesso na
unidade de destino do processo, ainda que no possua documentos, ainda que seja mantido

aberto na unidade atual e, embora o cone permanea visvel, ter a excluso

do processo impedida pelo sistema:

2. Processos excludos no so recuperados pela funcionalidade de pesquisa ou pelo

menu Estatsticas da Unidade.

41
3.8 Gerar PDF do Processo

Por meio do cone (tela do processo) possvel

converter um processo em um arquivo em formato PDF. Alm dos documentos gerados
internamente, o sistema processa e gera PDF a partir de alguns formatos aceitos. O usurio
tem a opo de gerar o PDF de todos os documentos possveis ou de selecionar os
documentos que deseja converter.

O sistema no converter formatos de imagem, som, arquivos compactados,

documentos cancelados e minutas de documentos de outras unidades.

3.9 Gerar ZIP do Processo

Por meio do cone (tela do processo) possvel

converter um processo em um arquivo formato ZIP. O usurio tem a opo de gerar o ZIP
de todo o processo ou selecionar os documentos que deseja converter.

O sistema no converter os processos anexados, minutas de documentos de outras

unidades e documentos cancelados.

42
 O sistema permite a converso de documentos no assinados da prpria unidade
em formatos PDF e ZIP. Ao realizar a converso de todo o processo e, caso a incluso
desses documentos no seja desejvel, necessrio desmarc-los.

43
44
4.Trabalho Colaborativo

4.1 Receber Processos na Unidade

A tela Controle de Processos organiza todos os processos abertos na unidade
em dois grupos. O primeiro apresenta os processos recebidos e o segundo apresenta os
processos gerados na unidade. O recebimento de processo ocorre quando o usurio clica
sobre o registro que aparece em vermelho. O SEI registra automaticamente no andamento
do processo a hora, a unidade e o login do usurio que recebeu o processo.

4.2 Atribuir Processos a um Usurio

possvel a atribuio do processo para um usurio especfico dentro da unidade,
ainda que isso no impea a edio por outro usurio da mesma unidade.

Os processos atribudos a uma pessoa aparecem com o devido login em destaque,

ao lado do nmero do processo.

Para efetuar a atribuio, deve-se, clicar na caixa de seleo ao lado do nmero do

processo ou processos a serem atribudos. Deve ser selecionado o

cone . Na tela seguinte, deve ser selecionado o nome do destinatrio

na barra de rolagem do campo Atribuir para. As informaes devem ser salvas.

Ao se clicar em Ver processos atribudos a mim a tela Controle de

Processos apresentar apenas os processos atribudos ao usurio logado:

45
 Caso no haja nenhum processo atribudo ao usurio, a tela no listar nenhum
processo. Para voltar tela anterior, basta clicar em Ver todos os processos:

Para saber como est a distribuio dos processos da Unidade para um usurio
especfico, basta clicar no login do usurio na tela de Controle de Processos:

Ainda nesta tela, possvel redistribuir os processos atribudos ao usurio, ao

selecionar a caixa de seleo ao lado dos nmeros dos processos que devero ser
redistribudos, selecionar um dos usurios disponveis na barra de rolagem do
campo Atribuir para e clicando-se no boto Salvar.

1. Embora seja possvel atribuir vrios processos por vez, s possvel atribuir o processo
para um usurio de cada vez.

46
2. Processos com o nmero em vermelho no possuem atribuio porque o sistema no
permite que sejam atribudos processos durante o envio de uma unidade para a outra,
exceto, no caso de processos sigilosos.

47
4.3 Enviar Processos para outra Unidade
Um processo pode ser enviado para outra unidade e permanecer aberto na atual.
Tambm pode ser enviado para vrias unidades concomitantemente. Desse modo,
possvel a edio e verificao de atualizaes em mais de uma unidade ao mesmo tempo.
Para efetuar o envio, necessrio clicar no nmero do processo ou na caixa de

seleo ao lado do nmero. Deve ser selecionado o cone . Na tela

seguinte, devero ser informadas as unidades de destino do processo.
Esta tela tambm disponibiliza as opes: Manter processo aberto na unidade
atual, Remover anotao (permite remover a anotao quando o processo for
devolvido), Enviar e-mail de notificao (permite enviar um e-mail automtico para os e-
mails registrados no cadastro das Unidades destinatrias do processo, avisando do envio) e
a opo Retorno programado (permite atribuir uma data em que o processo deva ser
devolvido). Para saber mais sobre retorno programado, consulte: Controle de Prazos).

Aps a seleo das unidades de destino, deve-se clicar em enviar.

possvel enviar vrios processos para uma unidade clicando na caixa de seleo
ao lado do nmero dos devidos processos na tela Controle de Processos e

selecionando o cone (na mesma tela). No entanto, o trmite de vrios

processos para vrias unidades s ser possvel quando todos os processos se destinarem
s mesmas unidades, ou seja, no possvel o trmite em bloco quando os processos
selecionados tm destinos distintos. Nesse caso dever ser realizado o trmite individual, ou
do conjunto com mesmo destino.

48
1. Outras formas que possibilitam a visualizao concomitante e continuada de processos em

outras unidades sem que seja realizado seu envio so: Bloco de Reunio (tela do

processo), o Bloco de Assinaturas (tela do documento) e Acompanhamento Especial

.
2. Ao acessar a tela do processo, exibida a informao das unidades para as quais o
processo est aberto.

3. A disponibilizao de blocos de assinatura, blocos de reunio e o acompanhamento especial

no acarretam a abertura dos processos para as respectivas unidades de disponibilizao
(para saber mais sobre blocos, consulte: Acompanhamento Especial, Blocos Internos, Bloco
de Reunio e Assinaturas por Usurios de outras Unidades).

49
4.4 Grupos de Envio
facultado s unidades criarem grupos de envio de processos para unidades e
entidades, o que viabiliza a criao de conjuntos de destinatrios para posterior escolha no
envio de processos. Os grupos so disponibilizados por meio do

cone na tela Enviar Processo.

Para criar um grupo, selecione a opo Grupos de Envio no menu principal e, na

tela seguinte, selecione a opo Novo:

Na tela Novo Grupos de Envio devem ser preenchidos os campos Nome e

Descrio do Grupo. Logo abaixo h o campo Unidade. medida que forem sendo
adicionadas as unidades no grupo, o sistema passa a exibir os nomes por ordem de
incluso.

50
 Ao clicar no boto Salvar, o sistema retorna para a tela Grupos de Envio.
possvel consultar, editar ou remover os grupos por meio das opes na coluna Aes:

Para enviar processos para determinado grupo, basta acessar a tela Enviar
Processo, selecionar o cone correspondente ao grupo de envio, selecionar a natureza do
grupo: Institucional ou Unidade, Selecionar uma opo no campo Grupos e clicar em
Transportar.

51
4.5 Controle de Prazos
A funcionalidade Retorno Programado permite informar aos destinatrios de um
processo um prazo para resposta demanda. muito til para controle de prazos para
demandas urgentes, prazos legais ou regimentais sobre as demandas ou prazos definidos
por autoridades externas ao rgo (p. ex. Ministrio Pblico e Poder Judicirio).
Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, possvel programar a data para
devoluo da demanda, preenchendo o campo Retorno Programado.

O cone Retorno Programado fica visvel para as unidades de destino do

processo. Ao passar o cursor sobre o cone, ele mostra a data de retorno e a unidade que o
definiu.
medida que o prazo vai diminuindo, o cone muda de cor, indicando a proximidade do

vencimento :

A funcionalidade no retira o acesso ao processo caso a demanda no seja atendida

no prazo. Ou seja, no trava o trabalho sobre o processo, mas apenas marca e controla
prazos: quem demandou processo com prazo para unidade e quem est devendo processos
com prazos definidos pela unidade.

52
 Como regra geral, a unidade demandada com prazo em um processo no pode
conclu-lo ou envi-lo para terceiros, exceto se o processo for mantido aberto na
unidade atual, podendo, neste caso, inclusive, definir um outro prazo para a unidade
destinatria. Ou seja, o SEI tambm controla prazos em cascata.
possvel verificar a relao de controles programados da unidade, por meio da
opo Retorno Programado no menu principal. O sistema abrir uma tela que apresenta
um calendrio e os retornos programados para o dia. No calendrio, estaro sinalizados os
dias com marcao de retorno, em amarelo as datas a vencer ou que o prazo foi cumprido
at a data estabelecida e em vermelho as datas em atraso. Tambm possvel navegar nos
meses e anos. Para tanto, o usurio dever clicar nas setas ao lado do ano ou ms.
Abaixo do calendrio, h a opo Ver todo o ms que mostra os retornos previstos para
o ms:

O SEI organiza as informaes em dois quadros:

a. Processos para devolver: relao de processos enviados por outras unidades

com marcao de prazo para a unidade. Aguardam uma ao especfica e devero
ser devolvidos dentro do prazo determinado;

b. Processos aguardando o retorno de outras unidades: relao de

processos que a unidade encaminhou com prazo de retorno para outras
unidades. Neste quadro tambm possvel excluir ou prorrogar o prazo
originalmente estabelecido para a demanda.

53
1. A unidade destinatria de um processo com retorno programado somente pode:
Enviar o processo para a unidade demandante do retorno; ou
Enviar o processo para terceiros, inclusive, podendo tambm atribuir seu prprio retorno
programado, desde que mantenha o processo aberto na prpria unidade. Isso possibilita o
controle de prazos em cascata.

54
4.6 Inserir Anotaes
As anotaes (post its) so de livre preenchimento e uma mesma anotao pode
ser inserida em vrios processos ao mesmo tempo. Tambm possvel mudar o nvel de

prioridade da anotao por meio do cone e a cor do smbolo de anotao ficar

em vermelho :

A anotao s visvel para a unidade geradora. Significa que quando um processo

enviado, de uma unidade para a outra, ela no fica visvel at que o processo seja
devolvido. Caso no seja desejvel que ela volte a aparecer, necessrio selecionar a

opo na tela Enviar Processo.

Para inserir a anotao, deve-se clicar na caixa de seleo ao lado no nmero do
processo ou processos que recebero anotaes. Ficar visvel uma marca de seleo.

Deve-se clicar no cone . O sistema abrir a tela de mesmo nome. No

campo "Descrio" dever ser inserido o texto pretendido. Para mudar a cor da anotao,
basta clicar na caixa de seleo "Prioridade" abaixo do campo Descrio e salvar
informaes.

4.7 Cincia
A cincia indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usurio,
quando no necessria a assinatura. muito til nos casos de envio de documentos
circulares ou mesmo em blocos de reunio.

a. Para dar cincia no processo: o usurio dever selecionar o nmero do processo

e clicar na opo da barra de menu do processo;

55
 b. Para dar cincia no documento: o usurio dever acesso processo e em seguida
selecionar o documento que se pretende. Na barra de menu do documento, clicar na

opo .

Ao clicar no , possvel verificar os usurios que conferiram

o documento:

necessrio tomar cuidado para no dar cincia em documentos equivocadamente.

O SEI no permite cancelar ou anular a cincia.

1. Ao atribuir cincia a um documento, automaticamente atribuda cincia ao respectivo

processo.

56
2. O quadro com a lista de cincias do processo traz, alm das informaes das cincias no
processo, tambm as informaes dos quadros das listas de cincias de cada documento
com descries detalhadas.
3. A cincia pode ser atribuda s minutas da prpria unidade e s minutas inseridas em um
bloco de reunio.

57
58
5. Relaes entre informaes

5.1 Sobrestar Processo

Esta funcionalidade deve ser utilizada apenas quando houver determinao
formal para interrupo do trmite do processo, seja dentro do prprio processo ou a partir
de outro processo. O sobrestamento faz com que a contagem de tempo do processo fique
suspensa, at que seja retirado o sobrestamento. Para sobrestar necessrio clicar no

nmero do processo e selecionar o cone .

a. Quando a determinao de interrupo do trmite do processo constar formalmente

no prprio processo, selecione a opo somente sobrestar, preencha o campo
motivo e salvar:

b. Quando a determinao de interrupo do trmite do processo constar formalmente

em outro processo tambm existente no SEI, selecione a opo sobrestar
vinculado a outro processo. O sistema abre o campo processo para
vinculao, no qual deve ser informado o nmero do processo que tenha

determinado seu sobrestamento. Ao clicar em , automaticamente

preencher o campo tipo com respectivo tipo de processo a ser vinculado. O
campo motivo deve ser preenchido e depois salvar:

59
 Ao selecionar a opo "Processos Sobrestados" no menu principal, o sistema
relaciona os processos da unidade que se encontram sobrestados e as informaes
relativas ao sobrestamento: usurio que efetivou o sobrestamento; data; motivo; e o nmero
do processo na coluna Vinculao, caso o processo tenha sido sobrestado vinculado a
outro processo:

Para remover o sobrestamento, basta o usurio selecionar o processo e clicar no

boto ou selecionar o cone Remover Sobrestamento" no

quadro que contm a relao de processos sobrestados.

1. Somente possvel sobrestar um processo que esteja aberto apenas na unidade que
efetuar a operao.
2. No h regra para o tempo limite em que um processo deva permanecer sobrestado.
3. Processos sobrestados saem da tela de "Controle de Processos". Para que sejam
visualizados, deve ser acessado o menu "Processos Sobrestados".

60
5.2 Relacionar Processos

A funcionalidade utilizada para agrupar

processos que possuam alguma ligao entre si (por exemplo, informaes
complementares), porm, que sejam autnomos.
Caso existam processos relacionados, com o processo aberto, logo abaixo da rvore de
documentos aparecem os tipos de processos que possuem relacionamentos, visveis para
todas as unidades:

Ao clicar no tipo de processo, o sistema mostrar os nmeros de processos

relacionados com aquele tipo. Ao clicar em um dos nmeros, o sistema abrir o processo
correspondente e o processo anterior passa a figurar como relacionado ao processo ora
aberto. Ou seja, o relacionamento nos dois sentidos.

Para relacionar processos necessrio estar com um dos processos aberto e, antes,
saber o nmero dos processos a serem relacionados. Na barra de menu do processo, deve-

se selecionar o cone :

Em seguida aberta tela para informar o nmero do Processo Destino e, ao

clicar em , o sistema confirma a existncia do processo no SEI e

automaticamente preenche o campo Tipo, habilitando o boto .

61
 Ao clicar no boto, o sistema mostra um quadro com a lista de processos
relacionados:

Para cancelar o relacionamento, basta selecionar o

cone na coluna Aes do referido quadro.

1. No h hierarquia entre processos relacionados. Ao contrrio da anexao, um processo

no passa a fazer parte do outro e o vnculo pode ser desfeito a qualquer tempo.
2. possvel relacionar vrios processos em sequncia, inserindo nmero aps nmero.

62
5.3 Anexar Processos
A anexao de processos uma funcionalidade que permite juntar de maneira
permanente processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo,
uma vez verificado que as informaes deveriam ou podem estar agregadas em um
processo nico.

Como regra, o processo mais novo anexado ao processo mais antigo, de modo
que o mais novo passa a compor a rvore de documentos do mais antigo. No processo
anexado ser indicado o processo principal:

Para anexar um processo, necessrio saber o nmero a ser anexado. Deve-se

selecionar o processo que receber o anexado e, ao abrir a tela do processo, selecionar o

cone :

Na tela seguinte dever ser preenchido o campo Processo com o nmero que

ser anexado (processo mais recente) e clicar em . Automaticamente o SEI

preenche o campo Tipo com o respectivo tipo de processo a ser anexado e habilitar o

boto . Ao clicar nesta opo, o SEI informar que somente o Administrador

do Sistema pode cancelar a operao:

63
 Aps clicar em a anexao efetivada. O SEI mostrar a
tela Anexao de Processos com um quadro listando os processos anexados. O
processo anexado aparecer na rvore de documentos do processo principal:

1. A anexao dever ser utilizada quando houver necessidade de unificao permanente de

processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo e, portanto,
devero ser tratados de forma conjunta. Uma vez anexado a um processo principal, o
processo acessrio deixa de ter independncia, no sendo mais possvel nenhuma ao
isolada, tal como incluso de novos documentos.
2. Para que a anexao possa ser realizada, o processo a ser anexado deve estar aberto
somente na unidade que efetuar a operao.
3. Ao ser realizada a operao de anexao, os relacionamentos do processo anexado so

mantidos. Basta clicar no cone do processo anexado (na rvore de documentos do

processo principal) e selecionar a opo Clique aqui para visualizar este processo em
uma nova janela. Os relacionamentos sero mostrados abaixo da rvore de documentos
do processo anexado.
4. Caso o processo a ser anexado tenha nvel de acesso "Restrito", o processo principal ser
"contaminado" por esse nvel (mesmo comportamento quando um documento restrito
anexado a um processo com nvel de acesso "Pblico").
5. O processo a ser anexado no pode ter processos anexos a ele.
6. Quando um processo anexado se encontra em bloco de reunio disponibilizado para outras
unidades, deixa de ser possvel a visualizao de minutas do processo. No entanto, a
informao sobre a anexao fica visvel na tela do processo (para saber mais sobre blocos
de reunio, consulte: Bloco de Reunio).

64
65
6. Recuperando Informaes

6.1 Verificar o Histrico de Modificaes

possvel acessar o registro de alteraes efetuadas em um processo e verificar o

momento e a unidade em que ocorreram. A opo est disponvel

na tela do processo, logo abaixo da rvore de documentos. Ao selecionar esta opo, abre-
se a tela de Histrico do Processo. Pode ser visualizado o histrico resumido do
processo, em um quadro que mostra data, unidade, usurio e descrio das operaes
realizadas. Tambm possvel a visualizao do histrico detalhado ao selecionar a
opo Ver histrico completo nesta mesma tela.

6.2 Acrescentar Informaes ao Histrico

A opo Atualizar Andamento utilizada para acrescentar informaes no
registradas automaticamente pelo sistema nos andamentos do processo. Desta maneira, o
usurio pode acrescentar informaes a um processo sem necessitar fazer uso de um novo
documento.

a. Para atualizar o andamento do processo o usurio dever selecionar o nmero do

processo e clicar na opo da barra de menu do

processo;
b. Para atualizar o andamento do documento o usurio dever acessar o processo e
em seguida selecionar o documento que se pretende, e na barra de menu do

documento clicar na opo

66
 A atualizao de andamento de processo tambm pode ser realizada a partir

do Controle de Processo. Para ir a esta tela, basta clicar no cone na barra de

ferramentas e, em seguida, selecionar o(s) processo(s) que se pretende(m) atualizar o

andamento e clicar no cone .

A atualizao de andamento ainda poder ser realizada por meio da

funcionalidade . Ao clicar na opo Atualizar Andamento o

sistema abre uma tela com o campo Descrio, que de livre preenchimento.

preciso ter cuidado ao preencher este campo porque, ao salvar as informaes,

no possvel a edio do registro efetuado. Neste caso, dever ser feito outro registro
corrigindo o anterior.
As informaes das atualizaes sero visualizadas na tela do

processo, , na opo Histrico Completo. Portanto, quando se

tratar de informaes essenciais ao entendimento processual, estas devero ser inseridas
na forma de um novo documento, de acordo com o que a formalidade processual exigir.

67
6.3 Acompanhamento Especial
O Acompanhamento Especial permite que um processo pblico ou restrito que j
tenha tramitado pela unidade permanea sempre visvel para a unidade, possibilitando a
verificao de trmites posteriores e atualizaes (para saber mais sobre blocos,
consulte: Blocos Internos, Bloco de Reunio e Assinaturas por Usurios de outras
Unidades).
Os efeitos de um Acompanhamento Especial se estendem para os processos
relacionados. Mesmo quando o processo concludo em todas as unidades, ainda ser
visualizado ao se clicar no link do processo no quadro de Acompanhamento Especial.
Ao clicar na opo Acompanhamento Especial no menu principal, ser
apresentado um quadro com a relao dos processos da unidade que esto em
acompanhamento e as informaes de controle, tais como: usurio que marcou o
acompanhamento, a data, o grupo, observao e ainda as aes possveis para o
acompanhamento: Alterar Acompanhamento ou Excluir Acompanhamento.

Esta funcionalidade permite unidade concluir um processo e mant-lo em

acompanhamento permanente, sem necessidade de buscas pelo formulrio de Pesquisa.
Tambm permite a organizao por categorias de acompanhamento estabelecidas pela
prpria unidade, alm do acrscimo de observaes aos processos em acompanhamento.
O Acompanhamento Especial categorizado somente visvel para a unidade que o criou.

Para a incluso, deve ser verificado se j existe grupo de Acompanhamento

Especial com o nome pretendido. Caso j exista, basta adicionar o processo ao grupo de
acompanhamento. Caso contrrio, dever ser aberto um novo grupo.

Para abrir um novo grupo, dever ser selecionada a opo "Acompanhamento

Especial" no menu principal. Na tela seguinte, deve-se clicar no boto .

68
 Na tela Grupos de Acompanhamento selecionar o boto .

Ser apresentada a tela Novo Grupo de Acompanhamento onde dever ser

preenchido o campo "Nome" com a denominao desejada e, em seguida, clicar no

boto .

Ser apresentada nova tela com o grupo recm criado. Para adicionar um processo
ao grupo de Acompanhamento Especial, necessrio clicar no nmero do processo e

selecionar o cone .

Deve-se, ento, selecionar o grupo desejado na barra de rolagem, escrever uma

observao e, em seguida, clicar no boto .

69
 Um processo pode ser excludo do Acompanhamento Especial por meio do prprio

quadro "Acompanhamento Especial", selecionando o cone e

confirmando que deseja realizar a retirada. Tambm possvel a excluso de processos em
bloco, selecionando-se as devidas caixas de seleo no quadro, ao lado dos nmeros dos
processos que se deseja excluir, e fazendo uso do boto Excluir.

6.4 Blocos Internos

Blocos internos servem para organizar conjuntos de processos que possuam alguma
ligao entre si. uma organizao interna somente visvel pela unidade (para saber mais
sobre blocos, consulte: Acompanhamento Especial, Bloco de Reunio e Assinaturas por
Usurios de outras Unidades). No SEI h duas maneiras de incluir processos em um bloco
interno:
a. Na tela Controle de Processos, pode-se incluir um ou mais processos, clicando-
se na caixa de seleo ao lado dos nmeros dos processos que sero includos em
bloco.

b. Na tela do processo, possvel selecionar na barra de menu do processo que ser

includo em bloco.

Deve-se selecionar o cone . O Sistema abrir a tela Selecionar

Bloco com um quadro que mostra todos os blocos de reunio e blocos internos abertos na
unidade.

70
 Deve-se clicar no cone de um do(s) bloco(s) apresentado(s) no quadro e no

cone Escolher este Bloco.

Ao clicar no boto , os processos sero includos no(s) bloco(s)

selecionado(s).

Para se criar um novo bloco interno, necessrio selecionar a opo

Na tela Selecionar Bloco. O sistema abrir uma tela onde dever ser inserida a
descrio desejada do bloco.

71
 Ao salvar informaes, o sistema retorna para a tela anterior. Basta clicar no

boto e o(s) processo(s) ser(sero) automaticamente inserido(s) no novo

bloco:

Para verificar os processos que fazem parte de determinado bloco, deve-se clicar na
opo "Blocos Internos" (menu principal), selecionar o bloco desejado e clicar no

cone .

72
 O SEI apresentar uma tela identificando o nmero do bloco e apresentando um
quadro que contm as informaes dos processos pertencentes. Tambm habilitar os

botes , , e as aes Anotaes e Retirar

Processo/Documento do Bloco.

Para fazer anotaes nas linhas correspondentes a cada processo pertencente ao

bloco, basta incluir no campo a informao desejada.

73
1. O Acompanhamento Especial tem por fim manter um processo sempre disponvel para
consulta por usurios de uma mesma unidade. A operao realizada processo a processo
e as alteraes no acompanhamento no so registradas no histrico do processo. J, o
bloco interno, embora tambm fique disponvel para todos os usurios de uma unidade,
permite a incluso de vrios processos em um nico bloco.

74
6.5 Mtodos de Pesquisa
possvel o modo de pesquisa livre ou estruturado.

O sistema realiza busca em processos e documentos (gerados ou importados para o

sistema). A pesquisa tambm retorna o contedo de documentos em formato PDF que
tenham passado por processo de Reconhecimento tico de Caracteres (OCR). O Sistema
pode buscar palavra ou sentena em documentos restritos. Neste caso, para as unidades
em que o processo no tenha tramitado o SEI retornar o processo e informar o
documento em que se encontra o objeto da pesquisa, sem, no entanto, mostrar o contedo
do documento (para saber mais sobre documentos que possam ter o contedo pesquisvel,
consulte: Orientaes para Digitalizao).
a. Na modalidade de pesquisa livre: Basta inserir o termo procurado no
campo pesquisa, ao lado da identificao da unidade, e o sistema buscar
todos os documentos e processos que possuem aquele termo:

75
 Se houver um nico resultado possvel para a pesquisa o sistema abrir o processo
ou documento procurado (no caso de documentos gerados no sistema e documentos em
PDF) ou, no caso de documentos externos em um dos formatos aceitos, o sistema indica o
documento pesquisado e abre a opo de download para a mquina do usurio.

Se houver mais de um resultado possvel, o sistema abrir a tela de pesquisa com

todos os resultados encontrados. Basta clicar no cone ao lado da

descrio para ter acesso ao processo ou documento:

b. Na modalidade de pesquisa estruturada: No SEI, deve-se acessa a opo

Pesquisar no menu principal. A pesquisa pode ser realizada pela barra:

Utilizando critrios de pesquisa:

Palavras, Siglas, Expresses ou Nmeros: busca ocorrncias de uma determinada palavra,
sigla, expresso (deve ser informada entre aspas duplas) ou nmero:

76
 Conector (E): busca por registros que contenham todas as palavras e expresses:

Conector (OU): busca por registros que contenham pelo menos uma das palavras ou
expresses:

Conector (NO): busca Documentos que contenham a primeira, mas no a segunda palavra
ou expresso, isto , exclui os documentos que contenham a palavra ou expresso seguinte
ao conector (NO):

Ainda, possvel utilizar os campos disponveis no formulrio de pesquisa. O usurio

pode optar em pesquisar processos, documentos gerados, documentos externos e ainda
determinar um perodo especfico:

77
 Como exemplo, foi preenchido o campo Especificao/Descrio: com a
sentena Demonstrao para treinamento (especificao do processo n
19957.000052/2014-19):

O sistema recupera todos os processos que tenham a expresso procurada no

campo especificao, inclusive processos de outras unidades (mesmo os processos que
nunca tenham passado pela unidade que efetua a pesquisa).

A funcionalidade de pesquisa do SEI pode realizar busca no contedo de

documentos gerados no sistema, nos documentos externos digitalizados com
processamento de OCR, nos documentos externos de texto (planilhas, txt, html, doc, docx,
xls, pdf, etc.), alm da pesquisa em dados cadastrais de processos e documentos.

1. A pesquisa recupera mesmo os processos concludos em todas as unidades.

78
2. As informaes no campo Observaes desta unidade (tela de cadastro do processo)
s podero ser recuperadas pela unidade que as
inseriu.

79
6.6 Medies de Desempenho
A opo Estatstica, no menu principal, oferece a possibilidade de visualizar
Estatsticas da Unidade e de Desempenho de Processos. Os resultados so gerados em
tempo real, sempre atualizados, com quadros e grficos interativos:

Ao se escolher o submenu Unidade, ser apresentada a tela Estatsticas da

Unidade, em que o usurio dever informar o Perodo do qual deseja obter dados
estatsticos sobre os processos que tramitaram na unidade:

Uma vez estabelecido o perodo, o usurio dever clicar em . O SEI

apresentar os seguintes quadros e grficos:

a. Processos gerados no perodo (por tipo):

80
 b. Processos com tramitao (em tramite) no perodo:

c. Processos com andamento fechado (concludo) na unidade ao final do perodo:

d. Processos com andamento aberto (em trmite) na unidade ao final do perodo:

81
 e. Tempo mdio de tramitao no perodo:

f. Documentos gerados no perodo (por tipo):

Ao clicar nas quantidades exibidas nas tabelas ou nas colunas dos grficos, o
sistema abre quadros com informaes detalhadas, sobre o processo, rgo, unidade, tipo,
ms e ano.

82
1. A funcionalidade Estatsticas da Unidade considera como documentos gerados no
perodo, tanto minutas como documentos assinados.

Ao escolher o submenu Desempenho de Processos, ser apresentada a

tela Estatsticas de Desempenho de Processos, em que o usurio dever informar
o rgo, o Tipo de Processo e o Perodo do qual pretende obter os dados. Podero

83
ser contabilizados todos os processos ou somente os concludos (neste caso, assinalar a

opo ) e clicar no boto .

Como resultado, ser apresentada uma tabela com os tempos mdios de trmite dos
tipos de processo no rgo.
Ao clicar nos tempos ou nas colunas do grfico, o sistema apresenta quadros com
mais informaes.

Ao se clicar no valor apresentado na coluna Tempo Mdio,

ser apresentado um novo quadro com detalhes de todos os
processos contabilizados na mdia:

84
 Ao se clicar no valor apresentado na coluna Tempo Mdio,
ser apresentado um novo quadro com detalhes de todos os
processos contabilizados na mdia:

Por fim, clicando-se em Detalhar por Unidade acima do quadro que lista os
detalhes de todos os processos contabilizados no tempo mdio, tem-se o tempo mdio de
tramitao daquele tipo de processo pelas Unidades em que ficou aberto:

85
86
87
7. Operaes Bsicas com Documentos

7.1 Incluir Documentos

O sistema no permite o trmite de documentos avulsos. Todo documento dever
estar contido em um processo criado previamente. H duas modalidades possveis de
documentos em um processo do SEI. A primeira o documento gerado a partir do editor do
prprio sistema (desejvel). A segunda alternativa o documento externo: documentos
digitalizados ou nos vrios formatos que podem ser importados para o sistema.
Assim como ocorre ao iniciar um processo, os documentos devero ser identificados
com um tipo previamente registrado no sistema. Para documentos gerados este
enquadramento ocorrer durante a escolha do tipo do documento. Para documentos
externos o enquadramento ocorrer durante o cadastro de dados do documento. A incluso

de documentos se d por meio do cone na tela do processo:

Na tela Gerar Documento ser escolhido o tipo de documento desejado, sendo

que tipos mais utilizados ficam em destaque assim que a tela aberta. Para visualizar

outros tipos, selecione o cone ao lado de "Escolha o Tipo do

Documento". Para voltar lista anterior, basta selecionar o

cone

Aps a operao de incluso, o documento inserido automaticamente na rvore de

documentos do processo e fica disponvel para edio ou assinatura.

88
 Sempre que um documento for clicado, o SEI ir tarj-lo em azul e a visualizao de
seu contedo ficar disponvel do lado direito da tela. Tambm ser apresentada uma nova
barra de menu com todas as aes possveis para documentos.
A cada vez que um documento for includo ou quando um documento (interno ou
externo) for assinado, ficar visvel um alerta para todas as unidades em que o processo
estiver aberto, exceto para a unidade geradora do documento. O cone fica visvel at que o
primeiro acesso ao processo seja realizado. A ocorrncia do acesso em uma das unidades
no impede que o alerta continue visvel para as demais.

1. O sistema permite a alterao dos dados de cadastro de documentos para todas as

unidades em que o processo esteja aberto, ainda que o documento j tenha sido assinado
digitalmente.
2. O sistema permite, inclusive, a troca do tipo do documento por qualquer unidade em que o
processo esteja aberto.
3. O sistema tambm permite que possam ser enviados e-mails que comporo a rvore de
documentos do processo. No possvel cancelar ou excluir estes e-mails.
4. A incluso de um documento com restrio do nvel de acesso em um processo com menor
nvel de restrio faz com que todo o processo receba o nvel de restrio do documento
inserido (para saber mais sobre processo e documentos com nveis de restrio de acesso,
consulte: Processos com Restrio de Acesso).

89
7.2 Documentos Gerados no Sistema
Para a incluso de um documento gerado no sistema, deve ser selecionado o tipo do
documento a partir da lista apresentada na tela "Gerar Documento".

O prximo passo o preenchimento dos dados de cadastro do documento. Esto

disponveis os campos: seleo do Texto inicial, Descrio
(opcional), Interessados (opcional), Destinatrios (opcional), Observaes desta
unidade (opcional) e seleo do Nvel de Acesso. O sistema permite que esses dados

sejam alterados posteriormente por meio do cone (tela do

documento). Deve ser selecionado o nvel de acesso e salvar informaes.

Quando o documento criado, fica visvel na rvore de documentos do processo:

90
1. Embora o sistema no exija o preenchimento dos campos Descrio,
Interessados e Observaes desta unidade, estes campos so importantes para a
pesquisa de documentos no sistema, sendo desejvel a adoo de padres de
preenchimento pelas unidades.
2. Documentos gerados e no assinados so considerados minutas. Esto abertos para edio
por qualquer usurio da unidade geradora. Tambm s podem ser visualizados por usurios
da unidade geradora do documento, ainda que o processo seja enviado para outra unidade.
3. S podem ser efetuadas modificaes no cadastro do documento, se o processo estiver
aberto para a unidade. As modificaes so feitas por meio do cone:

.
4. Quando o processo estiver em outra unidade, o cone muda para

.
5. Cada Tipo de Documento tem uma formatao que lhe prpria, portanto, ateno na
escolha do tipo de documento que pretende produzir.
6. Em regra, os documentos assumiro a temporalidade dos processos em que forem
inseridos. No entanto, pode haver casos em que um documento de maior temporalidade
seja inserido em um processo de menor temporalidade. Nestes casos, o processo dever
assumir a temporalidade do documento (para saber mais sobre temporalidade, consulte:
Arquivamento e Contagem de
Temporalidade).

91
7.3 Editar Documentos
Como regra geral permitida a edio somente para os usurios da unidade
geradora, mesmo que o processo esteja aberto para outras unidades no momento da
incluso do documento.

Ainda, devem ser cumpridos os seguintes requisitos:

a. Documentos gerados no editor de texto do SEI;

b. Caso sejam produzidos por outra unidade, estarem disponveis no bloco de

assinaturas da unidade do usurio que deseja edit-los;

c. No terem sido visualizado por usurio de unidades distintas da geradora do

documento. Os documentos disponibilizados em blocos de assinatura
podero ser editados desde que visualizados apenas pelas unidades
includas nos blocos.

Para a edio, deve-se clicar no cone: disponvel na barra

de menu da tela do documento.

O sistema abrir uma tela em que podero ser editados os textos apresentados nas
sesses de cor branca. O SEI permite, durante a edio, a incluso de links e a importao
de textos e formatos do Word.

92
 Aps realizar as alteraes o usurio dever clicar em Salvar.
Excepcionalmente, documento j assinado eletronicamente pode ser editado. Basta

que, enquanto a caneta ainda esteja na cor amarela , algum da mesma unidade acesse
o documento, realize sua edio e o assine novamente. Quando o documento acessado

por algum de outra unidade, a caneta muda da cor amarela para preta e as edies
no so mais permitidas.
Utilizado o navegador Firefox (recomendado!), possvel utilizar o complemento
Verificador Ortogrfico para portugus do Brasil.... Neste caso, para acessar o corretor
ortogrfico necessrio, dentro do editor e com o cursor em cima da palavra, manter
pressionada a tecla CTRL e clicar no boto direito do mouse, escolhendo ento a
opo Verificar Ortografia.

93
 Aps o primeiro clique em Verificar ortografia, abrir novamente o menu (CTRL +
boto direito do mouse), e a opo Idioma estar disponvel. Basta selecionar esta opo
e em seguida selecionar Portugus (Brasil).
Para obter sugestes de palavras, posicionar o cursor sobre a palavra grifada pelo
editor, abrir o menu (CTRL + boto direito do mouse) e escolher dentre as sugestes
apresentadas.

1. A Edio de contedos de documentos gerados no sistema no se confunde com alterao

dos dados de cadastro de documentos. No primeiro caso, somente permitida a edio por
usurios da unidade geradora de um documento que ainda no recebeu assinatura

94
 eletrnica ou que, embora assinado, no tenha sido acessado por usurios de outras
unidades. No segundo caso, a edio permitida por usurios das unidades onde o
processo estiver aberto, ainda que o documento esteja assinado eletronicamente.
2. Apesar do sistema dar suporte ao Internet Explorer (8 ou superior) recomendado o uso
dos navegadores Firefox (4 ou superior) ou Chrome. Tambm recomendado manter a
verso do navegador atualizada.
3. Pode acontecer da janela do editor de texto do SEI ser bloqueada pelo bloqueador de pop-
ups do seu navegador. Caso isso ocorra, o usurio dever permitir a exibio de pop-ups
permanentemente do seu navegador para o site http://sei.unb.br.

95
7.3.1 Incluir Imagens

O editor do sistema permite a incluso de imagens no corpo de documentos, por

meio do cone da barra de ferramentas:

Dever ser posicionado o cursor no local em que se pretende inserir a imagem e

clicar no cone Imagem.

96
 Ser aberta uma janela informando os formatos de imagem permitidos para upload.
Os formatos devero ser previamente cadastrados pelo Administrador do Sistema para que
fique visvel o cone Imagem *.

Ao selecionar um arquivo com formato permitido, basta clicar em OK e ser

possvel inserir a imagem no local desejado.

7.3.2 Referenciar Documentos ou Processos

A operao de referncia a documentos ou a outros processos pode ser simplificada

por meio da insero de um link do documento ou do processo (a ser referenciado) no corpo
do documento em edio. Isto elimina a necessidade de busca do documento ou do
processo no sistema.

97
 Para inserir um link, necessrio selecionar um documento interno de um processo

do SEI, clicar no cone . Deve ser identificado o espao onde ser

inserido o link e, ento, deve ser selecionado o

cone .

O sistema abrir uma janela em que o campo protocolo dever ser preenchido com o
nmero SEI (aparece entre parnteses ao lado da identificao do documento a ser
referenciado) na rvore do processo. Salvar Informaes.

Para referenciar outros processos, basta preencher o campo protocolo com o

nmero do processo a ser referenciado e clicar em salvar. Ao clicar novamente no
documento (na rvore de documentos), o link estar ativo.

98
1. O link permitir que o usurio tenha acesso ao documento referenciado, ainda que seja um
documento restrito.

99
7.4 Verses
O sistema permite edies sucessivas de um mesmo documento. A cada vez que
uma edio for salva, o sistema considera que foi gerada nova verso do documento.
possvel controlar as verses de um documento, verificar os usurios responsveis pelas
modificaes e retomar uma verso anterior por meio do cone

O sistema abrir um quadro contendo todas as verses de um documento:

possvel visualizar uma das verses anteriores do documento por meio do

cone , alm de poder reverter o documento para uma verso anterior por

meio do cone .

7.5 Textos Padro

Um texto padro um texto que seja recorrente e que possa ser utilizado como um
contedo padro para documentos e e-mails gerados no sistema. Cada unidade dever
produzir seus prprios textos padro.

100
 Para a incluso de um texto padro necessrio selecionar a opo Textos
Padro no menu principal. O sistema abrir a tela Textos Padro da Unidade. Deve ser
selecionada a opo Novo:

Os campos a serem preenchidos so: Nome, Descrio e Contedo:

Ao salvar as informaes, o sistema abre uma tela mostrando a incluso do novo

texto padro em um quadro com a relao de textos da unidade:

Qualquer usurio da unidade pode Alterar, Consultar e Excluir um

texto padro da unidade. Basta selecionar o devido cone na coluna Aes.

101
 Uma vez criado, o texto padro passa a ficar disponvel para ser adicionado durante
a criao de um documento ou um e-mail gerado no sistema. Ao selecionar a opo Texto
Padro, dentro de Texto Inicial, o sistema disponibiliza uma barra de rolagem onde
pode ser selecionada a opo com o nome dado ao texto padro:

A mesma barra de rolagem tambm mostrada como opo no campo

"Mensagem" na tela Enviar Correspondncia Eletrnica.

7.6 Modelos de Documentos

Modelos de documento so documentos inteiros que, pela necessidade de constante
repetio, o sistema permite que sejam salvos para reuso. O SEI pode salvar modelos de
documentos se j houver um grupo onde categoriz-los.
Para criar um grupo necessrio selecionar a opo Modelos no menu principal
da tela Controle de Processos. O sistema abrir a tela Modelos Favoritos. Ao clicar
na opo Grupos, o sistema mostrar a tela Grupo de Modelos, com um quadro que
contm a relao de grupos da unidade.
Na coluna Aes do quadro, possvel excluir ou editar os grupos existentes. Ao
clicar na opo Novo, possvel criar um novo grupo.

102
Basta preencher o nome desejado no campo especfico e salvar:

Para incluir um documento como modelo, basta clicar no nmero do processo de

onde se deseja salv-lo, clicar no documento desejado (na rvore de documentos),

selecionar o cone .

103
 O sistema abrir a tela Novo Modelo Favorito. Dever ser selecionado o grupo
na barra de rolagem do campo Grupo de Modelo. Tambm dever ser preenchido o
campo descrio e as informaes devero ser salvas.

Ainda, caso seja necessrio alterar o grupo do modelo ou a descrio, basta repetir o
mesmo procedimento anterior (utilizando o mesmo documento modelo). Desta vez, o
sistema abrir a tela Alterar Modelo Favorito, onde ser possvel fazer as modificaes
e salvar informaes.

Para criar um documento a partir de um modelo j existente, dever ser selecionada

a opo Selecionar nos Favoritos. O sistema recuperar as informaes dos grupos de
modelos criados na unidade:

Basta selecionar o modelo desejado por meio do cone na

coluna Aes do quadro da Lista de Modelos.

104
 Aps o preenchimento dos campos da tela Gerar Documento e salvar
informaes, o modelo ser inserido.
Outra forma de utilizar um documento como modelo no SEI a seguinte: na tela Gerar
Documento, selecionar a opo Documento Modelo.

O sistema abre um campo que dever ser preenchido com o nmero do documento
que se deseja copiar (nmero SEI - aparece entre parnteses ao lado do documento na
rvore).

Ao confirmar os dados, o documento copiado aparecer na rvore de documentos

com novo nmero e sem assinatura. Este procedimento no salva o documento copiado em
grupo de modelos favoritos.

105
1. Tambm possvel usar e salvar modelos de outras unidades, mesmo que o processo no
esteja aberto para a unidade que efetua a operao. Basta ter acesso ao nmero SEI do
documento que se deseja utilizar como modelo.

106
7.8 Documentos Externos
Um documento externo um documento no produzido pelo editor do prprio
sistema. possvel configurar o sistema para somente aceitar formatos de arquivo
especficos, como de vdeos, sons, imagens, apresentaes e planilhas.
Nesse contexto, no mbito do SEI-UnB, o formato indicado para documentos escritos
o PDF com OCR, por ser inviolvel, visualizado diretamente no sistema (no precisa fazer
download) e viabilizar a pesquisa integral no corpo do documento.
Alm do PDF, tambm ficaro disponveis outros formatos de arquivo para as suprir
necessidades de tramitao de vdeos, udios, imagens, entre outros, que so: TIFF, SVG,
JP2, JPG, JPEG, JFIF, GIF, PNG, BMP, SHP, GML, AVI, MPG, MPEG, MKV, MP4, M4A,
FLAC, WAV, OGG, OGG, OGA, OGV, MID, MIDI, WEBM.

Para incluir um documento externo, necessrio selecionar tipo de

documento "Externo" (sempre a primeira opo da lista), a partir da lista apresentada na
tela Gerar Documento:

O sistema abre a tela Registrar Documento Externo onde esto disponveis os

campos: Tipo do Documento, Data do Documento, Nmero/nome na rvore
(opcional), Tipo de Conferncia (para documentos digitalizados) (opcional), Remetente
(opcional), Interessados (opcional), Observaes desta unidade (opcional), seleo
do Nvel de Acesso e Anexar Arquivo.

107
 O campo Data do Documento deve ser preenchido com a data de emisso do
documento.
O campo Tipo do Documento representa um campo onde deve ser selecionada
uma das opes de tipos que foram previamente cadastrados no sistema. Um documento
externo deve ser enquadrado em um dos nomes desta lista por questes de gesto
documental e temporalidade.

O campo Nmero/Nome na rvore permite a incluso de 50 caracteres. As

informaes inseridas neste campo identificaro o documento na rvore do processo. Ao

gerar o documento externo, o sistema combina o tipo do documento escolhido com o

nmero/nome preenchido :

108
 Observao: A orientao geral para o preenchimento do campo Nmero/Nome na
rvore no mbito do SEI-UnB, de que o nmero do documento ou processo no UnBDoc
seja informado nesse campo.

O campo Tipo de Conferncia ser preenchido em casos de documentos em

suporte papel digitalizados:

Dever ser selecionado o nvel de acesso do documento, fazer o upload do arquivo e

confirmar os dados:

Para cada documento externo possvel anexar somente um arquivo.

O SEI permite realizar a substituio de um arquivo importado para o sistema como
documento externo enquanto no houver acesso ao processo por usurio de unidade
diferente da que efetuou a operao. Basta acessar a tela Alterar Registro de

Documento Externo por meio do cone , clicar no cone

na Lista de Anexos, confirmar dados, fazer o upload do arquivo

substituto e clicar no boto Confirmar Dados:

109
 O campo Reabrir processo nas unidades estar disponvel para as unidades de
protocolo e apenas para processos de outras unidades (se o processo j tramitou pela
unidade de protocolo o campo no aparecer). Este campo permite reabrir o processo em
unidades cuja tramitao j esteja concluda. Os processos sero reabertos nas unidades
selecionadas, ficando no controle de Processos com a cor vermelha, acrescidos do cone de
exclamao.

7.8.1 Orientaes para digitalizao

Para orientaes com relao ao processo de digitalizao, acesse a Cartilha de

Orientao para Digitalizao de Documentos na UnB, disponvel no site
www.unbdigital.unb.br, no menu Orientaes:

A digitalizao visa a facilitar a busca, o armazenamento e dar celeridade no

processamento da documentao. Deve garantir o mnimo de qualidade entre o arquivo
digital gerado e o documento original, levando em considerao suas caractersticas fsicas,
estado de conservao e finalidade de uso do arquivo digital.

110
 Alguns tipos de scanner, produzem arquivos em PDF que j foram submetidos ao
OCR (Optical Character Recognition), tecnologia que permite converter tipos diferentes de
documentos, como uma folha de texto impresso digitalizada, arquivos em PDF e imagens
capturadas com cmera digital, em um documento com dados pesquisveis e editveis.
Esse procedimento necessrio para a recuperao das informaes. Caso o scanner
utilizado no possua essa funo integrada, aps a digitalizao, o documento deve ser
submetido ao OCR, por meio da utilizao de softwares especficos para realizar essa ao.
Com o fim de permitir que documentos em formato PDF possam ter o contedo
pesquisvel ao serem inseridos no sistema e, tambm, para garantir melhor desempenho do
SEI ao longo do tempo, importante que o processo de digitalizao siga certos
parmetros, como por exemplo:
a. Cor: monocromtico;

b. Resoluo: 300 dpi;

c. Opo de reconhecimento de texto (OCR): ativa.

H algumas configuraes que podem no ser reproduzidas como no documento

original, tais como fonte e tamanho dos caracteres; espao entre os caracteres e entre as
linhas; caracteres sublinhados, em negrito ou itlico; sobrescrito/subscrito. (para saber mais
sobre a funcionalidade de pesquisa, consulte: Mtodos de Pesquisa).
A qualidade de converso em OCR depende da qualidade do documento original e dos
parmetros de digitalizao. No so recomendados para o reconhecimento de texto os
documentos com layout complexo, constitudos por diagramas, tabelas e textos (como
folhetos, revistas e jornais); documentos contendo tabelas sem linhas de borda, tabelas com
formatos de clulas complexas; tabelas complexas com subtabelas, diagramas, grficos;
fotografias, textos na vertical; documentos de layout complexo que contm textos
misturados com diagramas ou ilustraes; documentos que contm fotografias ou padres
configurados como plano de fundo; documentos com texto de cor clara em fundo escuro.
H alguns tipos de documentos que podem no ser reconhecidos corretamente no
processamento do OCR como, por exemplo, documentos que possuem caracteres
manuscritos; documentos com caracteres pequenos (menores que 10 pontos); documentos
desalinhados; documentos escritos em idiomas diferentes do especificado; documentos com
caracteres em fundo colorido no uniforme, tais como caracteres sombreados; documentos
com muitos caracteres decorados, tais como caracteres com relevo ou contorno;
documentos com caracteres em fundo padronizado, tais como caracteres sobrepostos em
ilustraes e grficos; documentos com muitos caracteres em contato com sublinhas ou
bordas.
Os documentos impressos em fontes muito pequenas devem ser digitalizados com
resolues maiores e o brilho deve ser ajustado adequadamente:

111
 (Fonte: Guia do Usurio do ABBYY FineReader 11)

(Fonte: Guia do Usurio do ABBYY FineReader 11)

1. Embora o sistema no exija o preenchimento dos campos Interessados e Observaes

desta unidade, estes campos so importantes para a pesquisa de documentos no
sistema, sendo desejvel a adoo de padres de preenchimento pelas unidades (para
saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa, consulte: Mtodos de Pesquisa).
2. Ao visualizar documentos externos o sistema oferece a opo de abrir documentos em
formato de imagem e PDF no prprio ambiente do SEI. Para os outros formatos o sistema
disponibiliza o download para a mquina do usurio.
3. Podem ser feitas modificaes no cadastro do documento pelas unidades em que o
processo esteja aberto. Estas unidades visualizaro o cone

112
As unidades em que o processo no estiver aberto visualizaro o cone

113
7.9 Excluir Documentos
possvel excluir documentos externos e documentos gerados no sistema que

sejam desnecessrios ao processo, clicando no cone . Esta operao tem por

fim eliminar documentos que ainda no se estabilizaram como oficiais e, portanto, no
afetam direitos e/ou obrigaes. Ainda assim, o sistema efetua o registro de documentos
excludos e o histrico da operao fica disponvel na consulta ao andamento do processo.

Em regra, o cone ficar visvel apenas quando o procedimento de

excluso for permitido. A excluso de documentos se diferencia da excluso de processos
porque um processo pode estar aberto para vrias unidades no momento da criao de um
documento. Por isso, a excluso obedece algumas regras:
1. Documento gerado e no assinado pode ser excludo pela unidade elaboradora.
Documento que ainda no foi assinado considerado minuta e pode ser
excludo, ainda que tenha sido includo em bloco de reunio.
2. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser
excludo pela unidade elaboradora. A caneta de indicao de assinatura fica em
amarelo at que o documento tenha seu primeiro acesso por usurio de outra
unidade, at seu primeiro acesso externo ou at o processo ser enviado para
outra unidade.
3. Documento externo autenticado com Certificado Digital e ainda com a caneta em
amarelo pode ser excludo pela unidade que o incluiu no processo. A caneta
amarela at que o documento tenha seu primeiro acesso por usurio de outra
unidade, at seu primeiro acesso externo ou at o processo ser enviado para
outra unidade.

114
 4. Documento externo no autenticado com Certificado Digital pode ser excludo
pela unidade que o incluiu no processo at seu primeiro acesso por usurio de
outra unidade, at seu primeiro acesso externo ou at o processo ser enviado
para outra unidade. (Obs.: mudana implementada no SEI 2.5.2 - item 4 do
release notes)

1. Um documento excludo deixa de aparecer na rvore de documentos do processo.

2. A excluso de um documento no anula o registro do nmero sequencial referente ao tipo
de documento. Por exemplo, caso tenha sido criado e, logo depois, excludo um memorando
de nmero 1, o prximo memorando criado no sistema possuir o nmero subsequente, ou
seja, 2.

115
116
8. Assinaturas

8.1 Restrio Visualizao de Minutas

Enquanto no for assinado eletronicamente, um documento produzido no sistema
considerado uma minuta e s pode ser visualizado por usurios da unidade elaboradora,
ainda que o processo esteja aberto para outras unidades. Enquanto o documento estiver
como minuta, possvel sua visualizao por usurios de outras unidades por meio de
Bloco de Reunio (apenas visualizao, no permite alterar nem assinar a minuta). O uso
do Bloco de Assinatura permite que usurio de unidade diferente da elaboradora do
documento possa visualizar, editar e assinar o documento.

8.2 Bloco de Reunio

O Bloco de Reunio possibilita que uma unidade disponibilize processos para
conhecimento de outras unidades, sem a necessidade de que estas unidades tenham uma
atuao formal sobre o processo, para serem discutidos em reunies ou deciso colegiada.
uma forma de visualizar minutas de documentos em unidades diferentes da geradora
(para saber mais sobre blocos, consulte: Acompanhamento Especial, Blocos
Internos e Assinaturas por Usurios de outras Unidades).
Os blocos de reunio permitem a incluso de um ou mais processos. Na tela
Controle de Processos, basta clicar na caixa de seleo ao lado do nmero dos processos a
serem includo no bloco:

117
 Deve-se clicar no cone . O sistema abrir a tela Selecionar
Bloco com um quadro que mostra todos os blocos de reunio e blocos internos abertos na
unidade. Note-se que os blocos de reunio recebidos de outras unidades e os blocos
disponibilizados no aparecem nesta tela. Ao selecionar uma ou mais opes disponveis e

clicar no boto , os processos sero includos no(s) bloco(s) selecionado(s):

Para se criar um novo bloco de reunio, necessrio selecionar a opo Novo

Bloco de Reunio na tela acima. Ser aberta a tela a seguir, onde dever ser inserida a
descrio desejada para o bloco de reunio e as unidades para disponibilizao:

118
 Ao salvar informaes, o sistema retorna para a tela anterior. Basta clicar
em e os processos selecionados sero automaticamente inseridos no novo
bloco:

possvel incluir anotaes nas linhas do quadro, correspondentes a cada processo

pertencente ao bloco. s clicar no cone, da coluna Aes, inserir a
informao desejada e salvar:

Para que as minutas de um ou mais processos possam ser visualizadas por usurios
de outras unidades necessrio disponibilizar o bloco.
No menu principal, dever ser selecionada a opo Blocos de Reunio. O
sistema abre uma tela com a relao de todos os blocos de reunio da unidade: abertos,
disponibilizados a outras reas e tambm os recebidos.

119
 Dever ser selecionado o cone na coluna Aes. Um bloco
disponibilizado no dever ser editado ou receber outros processos at que as unidades de
destino devolvam o bloco:

No entanto, possvel cancelar a disponibilizao de um bloco de reunies fazendo

uso do cone :

120
 No exemplo a seguir, uma unidade disponibiliza um bloco de reunio para outra
unidade. Ainda que o processo no esteja aberto para a unidade de destino do bloco, todas
as minutas produzidas pela unidade disponibilizadora ficaro visveis para a destinatria do
bloco. J, as minutas produzidas em outras unidades, que no estejam envolvidas na
operao, permanecero indisponveis.

1. O bloco de reunio no gera o envio do processo. Significa que no aparecer a informao

de que o processo est aberto para as unidades as quais o bloco foi disponibilizado (na tela
do processo).
2. Quando um processo de um bloco de reunio anexado a outro processo, as minutas
deixam de ser visualizadas.

121
8.3 Assinatura de Documento Interno

possvel a assinatura digital no sistema, fazendo uso de login e senha ou outoken.

Para assinar deve-se clicar no documento na rvore do processo e selecionar o

cone . Um documento pode ter tantas assinaturas quanto forem

necessrias.

A assinatura ser feita selecionando-se a funo na barra de rolagem do

campo "Cargo/Funo" e preenchendo-se o campo "senha" ou via token. A assinatura
digital ser exibida na parte final do documento. Tambm possvel obter informaes

sobre as assinaturas clicando no cone da caneta:

Pode acontecer de um usurio, por fora do exerccio de uma funo, necessitar

assinar documentos em sua unidade, atribuindo ora seu cargo, ora sua funo. Neste caso,
bastar fazer a devida seleo na barra de rolagem do campo Cargo/ Funo e assinar o
documento.

122
1. Quando se tratar de documento preparatrio, sugere-se que este seja assinado somente
quando aprovado em sua totalidade e por todas as autoridades competentes. E seja
assinado primeiro pela instncia superior, pois, em regra, ficar visvel para qualquer usurio
aps a primeira assinatura.
2. Quando for necessrio efetuar mais de uma assinatura em um documento produzido no
sistema por usurios da mesma unidade, basta atribuir o processo ao usurio que realizar
a assinatura.
3. Um documento gerado no sistema poder receber assinatura digital de usurios de unidade
diferente da elaboradora. Esta operao realizada por meio da incluso de documentos
em bloco de assinatura (para saber mais sobre blocos de assinatura, consulte: Assinaturas
por Usurios de outras Unidades).

123
8.4 Assinatura de Documento Externo
Para os documentos externos disponibilizada a opo Assinar Documento.
Como regra geral, documentos externos so assinados somente por usurios da unidade
que o incluiu no processo, podendo haver mais de uma assinatura. Documentos
externos no podem ser inseridos em blocos de assinatura e tambm no podem ser
liberados para assinatura por usurio externo.
Quando o documento externo for oriundo de digitalizao de original em suporte
papel, sua assinatura eletrnica tem como principal objetivo atender Lei n 12.682, de 9 de
julho de 2012, especialmente quanto aos dispositivos abaixo:

Art. 1 A digitalizao, o armazenamento em meio eletrnico, ptico ou equivalente e a

reproduo de documentos pblicos e privados sero regulados pelo disposto nesta Lei.

Pargrafo nico. Entende-se por digitalizao a converso da fiel imagem de um documento

para cdigo digital.

[...]

Art. 3 O processo de digitalizao dever ser realizado de forma a manter a integridade, a

autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do documento digital, com o emprego
de certificado digital emitido no mbito da Infraestrutura de Chaves Pblicas
Brasileira - ICP - Brasil.
Pargrafo nico. Os meios de armazenamento dos documentos digitais devero proteg-los
de acesso, uso, alterao, reproduo e destruio no autorizados.

Art. 4 As empresas privadas ou os rgos da Administrao Pblica direta ou indireta que

utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrnico, ptico ou
equivalente devero adotar sistema de indexao que possibilite a sua precisa localizao,
permitindo a posterior conferncia da regularidade das etapas do processo adotado.

[...]

Art. 6 Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados, devero ser

preservados de acordo com o disposto na legislao pertinente. (grifos nossos)
possvel visualizar as assinaturas de um documento externo acessando a opo

na tela do documento:

124
8.5 Assinaturas por Usurios de outras Unidades
O Bloco de Assinatura a funcionalidade utilizada para que um documento seja
assinado por um ou mais usurios de unidades diferentes da unidade elaboradora. O bloco
permite a assinatura simultnea de vrios documentos, com ou sem visualizao de seus
contedos. No entanto, no possvel disponibilizar bloco de assinatura para a unidade
geradora do processo. Neste caso, o processo dever ser atribudo para o usurio que
realizar a assinatura. Tambm possvel assinar documentos de um bloco de assinatura
antes da disponibilizao (para saber mais sobre como assinar documentos de um bloco por
pessoas da mesma unidade, consulte: Assinar Documentos em Bloco de Assinatura, dica 1)
Diferentemente dos blocos internos e blocos de reunio, sero includos documentos
para assinatura em blocos e no, processos, embora o sistema permita a visualizao dos
processos onde esto includos os documentos do bloco (para saber mais sobre blocos,
consulte: Acompanhamento Especial, Blocos Internos e Assinaturas por Usurios de outras
Unidades).
possvel incluir em um bloco de assinatura vrios documentos de um processo ou
de vrios processos de uma unidade. Tambm possvel disponibilizar o bloco para vrias
unidades.
Para criar um bloco de assinatura, deve-se clicar no documento de um processo e

selecionar o cone na barra de menu do documento:

125
 O sistema abre a tela Incluir em Bloco de Assinatura. Exibe um quadro com a
relao de documentos daquele processo que podem ser includos em bloco de assinatura.
Devem ser selecionados os documentos a serem includos e selecionar um dos blocos
disponveis na barra de rolagem da opo Bloco, ou clicar em Novo para criar um
bloco.

Ao selecionar a opo Novo, o sistema abre a tela Novo Bloco de

Assinatura onde dever ser preenchido o campo descrio e informadas as unidades para
disponibilizao do bloco.

126
 Ao salvar informaes, o sistema retorna para a tela anterior e disponibiliza o bloco
criado na barra de rolagem do campo Bloco. Devero ser selecionados os documentos
da lista e clicar na opo incluir.

Ainda nesta tela, possvel selecionar a opo Ir para Blocos de Assinatura. O

sistema exibir um quadro contendo a relao de todos os blocos de assinatura da unidade.

O cone serve para possibilitar a assinatura dos documentos do bloco para usurios da
unidade geradora, antes da disponibilizao.

O cone permite a visualizao de documentos do bloco.

O cone permite a disponibilizao do bloco para as unidades em que

determinados usurios devero assinar documentos do bloco.

O cone serve para concluir blocos de assinatura que foram assinados,

foram retornados e, portanto, j concluram o seu propsito.

O cone permite alterar dados do bloco de assinatura, tais como nmero, descrio e
unidades de disponibilizao.

O cone serve para excluir blocos de assinatura que no possuam

documentos includos.

127
Aps disponibilizar o bloco, possvel acompanhar a assinatura dos documentos por meio

do cone .

O sistema mostra um quadro com a relao de documentos do bloco e as

respectivas assinaturas.

8.6 Assinar Documentos em Bloco de Assinatura

Para assinar documentos em um bloco de assinaturas, os usurios da unidade de
destino do bloco devem selecionar a opo "Blocos de Assinatura" no menu principal:

O prximo passo verificar os blocos de assinatura disponibilizados para a unidade

(aparecer a indicao "disponibilizado" na linha do bloco).

128
 Basta clicar no cone e todos os documentos sero
assinados de uma vez.

Tambm possvel visualizar o contedo de cada documento que dever ser

assinado ao clicar no cone .

Ao abrir o quadro do bloco de assinaturas, estaro organizados por colunas os links

de cada documento e de cada processo.

Ao clicar no link, abre-se outra pgina que disponibilizar a visualizao do

documento, mantendo aberta a pgina que contm o quadro do bloco.

129
 Para assinar documento a documento, basta acessar a pgina anterior e clicar no

cone . Caso seja prefervel visualizar documento a documento e assinar

vrios de uma vez, tambm possvel clicar em cada link (vrias pginas sero abertas,
mostrando cada documento) e retornar pgina que contm o quadro do bloco, clicar na
caixa de seleo dos documentos que se deseja assinar e clicar na

opo .

Abrir uma janela mostrando os dados da pessoa logada no sistema e solicitando o

preenchimento do campo senha ou uso de certificado digital. Ao efetuar o procedimento, os
documentos sero assinados.

1. Embora no seja possvel disponibilizar um bloco de assinatura para a unidade geradora, o

sistema d a opo de assinatura antes da disponibilizao do bloco (tambm com um s
clique). Esta opo pode ser til quando houver muitos documentos para serem assinados
por um mesmo usurio, por exemplo, no caso de duplicao de processos (para saber mais

sobre duplicar processos, consulte: Duplicar Processo). O cone indica

que a opo de assinatura do bloco est disponvel tambm para usurios da unidade:

2. possvel a incluso de um nico documento em vrios blocos de assinatura.

3. possvel adicionar documentos de processos diferentes em um bloco de assinatura.

130
131
9. Copiando e Movendo Informaes

9.1 Duplicar Processo

A funcionalidade de duplicao pode ser usada quando necessrio utilizar os
documentos de um processo como modelos para um novo processo, por meio do

cone :

No se confunde com uma cpia do processo porque, ao serem duplicados, os

documentos perdem as assinaturas. O sistema gera um novo NUP para o processo
duplicado assim como gera nova numerao para os documentos. Todas as assinaturas e
cincias so perdidas (para saber mais sobre assinaturas e cincia,
consulte: Assinaturas e Cincia).
O sistema duplica documentos externos, mas no duplica e-mails que fazem parte
da rvore de documentos do processo e minutas de outras unidades (as minutas produzidas
na unidade que efetua a duplicao so duplicadas).

Para duplicar um processo, basta selecionar o processo a ser duplicado, clicar no

cone (tela do processo). O sistema abrir a tela Duplicar Processo. A

tela contm um campo para preenchimento do nome do interessado e um quadro pr-
selecionando todos os documentos que podero ser duplicados. Devem-se selecionar os

132
documentos que sero duplicados ou manter a pr-seleo com as duplicaes possveis.
Clicar em duplicar.

133
134
10. Usurios Externos

10.1 Interface com Usurios Externos

Um usurio externo pessoa autorizada a visualizar processos e documentos do
SEI. Tambm pode obter autorizao para assinar documentos disponibilizados para este
fim.
Um usurio externo poder obter a visualizao integral de um processo, incluindo
todas as suas atualizaes posteriores disponibilizao do acesso. Poder obter
visualizao por um prazo determinado ou, em vez disso, pode ser que o usurio obtenha
acesso verificao de documentos especficos dentro de um processo, podendo modificar,
ou no, tais documentos. Em regra, documentos gerados no SEI so disponibilizados em
formato html. J, documentos externos, importados para o sistema, sero visualizados nos
formatos em que estiverem no processo.
A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser checada por meio de um
endereo de pgina na Internet, um cdigo verificador e um cdigo CRC, disponveis logo
abaixo da identificao dos usurios signatrios:

Ao acessar o endereo indicado, abre-se uma pgina em que poder ser checada a
autenticidade do documento por meio da insero dos cdigos fornecidos:

135
10.2 Enviar E-mails
Os e-mails enviados pelo SEI passam a compor automaticamente a rvore de
documentos do processo. H duas maneiras de enviar correspondncia eletrnica pelo
sistema. Uma delas clicar no nmero do processo e selecionar o

cone :

A segunda clicar no documento que se deseja enviar por e-mail e clica no

cone :

Em ambos os casos, o sistema abrir uma tela que permite enviar e-mails anexando
arquivos externos ou selecionando documentos do processo para serem enviados. Alm
disso, o sistema tambm permite inserir mensagens de texto padronizadas e constituir
grupos de e-mail.
Para o envio de mensagens, o campo De deve ser preenchido com um endereo
de e-mail previamente cadastrado no sistema e disponvel na barra de rolagem. O
campo Para de livre preenchimento e deve receber um endereo vlido de e-mail. O
campo Mensagem pode permanecer em branco, permitindo livre digitao. Tambm
poder ser feita seleo de um dos itens da barra de rolagem do campo Mensagem,
permitindo a escolha de um texto padro. Clicar em enviar o e-mail, ento, passar a
compor a rvore do processo.

136
 O sistema tambm exibe um quadro contendo documentos do processo que podem
ser enviados juntamente com a mensagem. Basta clicar na caixa de seleo dos
documentos desejados ou selecionar todos. Ainda, possvel realizar o upload de
documentos externos para serem enviados junto com a mensagem:

10.3 Grupos de E-mail

facultado s unidades criarem grupos de e-mail. Os grupos de e-mail so

disponibilizados por meio do cone na tela Enviar

Correspondncia Eletrnica:

137
 Para criar um grupo, selecione a opo Grupos de E-mail no menu principal e, na
tela seguinte, selecione a opo Novo:

Na tela Novo Grupo de E-mail, devem ser preenchidos os campos

Nome e Descrio do Grupo. Logo abaixo h dois campos: um para incluso do
endereo de e-mail e outro para descrio. medida que forem sendo adicionados os
participantes no grupo, o sistema abre um quadro em que vai adicionando e organizando os
membros por ordem de incluso. possvel alterar e remover os itens do quadro por meio
das opes na coluna Aes:

138
 possvel consultar, editar ou remover os grupos por meio das opes na
coluna Aes.
Ao salvar informaes, o sistema abre outra tela com a relao dos grupos de e-mails para
a unidade:

10.4 Acesso Externo

possvel permitir o acesso aos interessados de um processo. O acesso externo

dado somente a processos na ntegra e por um perodo determinado. Para permitir o acesso
externo, necessrio clicar no nmero do processo e selecionar o

cone :

O sistema abre a tela Gerenciar Disponibilizaes de Acesso Externo. Deve

ser selecionado o e-mail da unidade na barra de rolagem do campo especfico. Devem ser
preenchidos os campos Destinatrio e e-mail do Destinatrio. Estes campos so de
livre preenchimento e o destinatrio do acesso no precisa estar previamente cadastrado no
sistema. Deve ser informado o motivo do acesso. O sistema tambm solicita a determinao
de um perodo para disponibilidade do acesso e a senha do usurio responsvel pela
operao.

139
 O destinatrio receber um e-mail que contm um link para o processo e a
informao da validade da disponibilizao de acesso. Este e-mail no passa a fazer parte
da rvore de documentos do processo. Mas, a operao registrada automaticamente no
histrico do processo.
Quando o destinatrio clicar no link, o sistema abrir a tela de Acesso Externo
Autorizado. O andamento do processo poder ser acompanhado, visualizando suas
autuaes, lista de documentos e lista de andamentos. O sistema tambm disponibiliza a
opo de converso da tela em um arquivo PDF.

10.5 Assinatura por Usurio Externo

O SEI disponibiliza meios para que uma pessoa fsica ou jurdica externa ao rgo
possa atuar no sistema como um usurio externo, podendo assinar documentos produzidos
no sistema e acompanhar o andamento do processo. Esta funcionalidade exige prvio
cadastro no sistema como um Usurio Externo.
Para que as unidades da UnB possam cadastrar usurios externos, ser necessrio
definir, em cada unidade, quais so os requisitos para autorizao de acesso e assinatura
de documentos no SEI-UnB. Assim, cada unidade dever indicar quais documentos o

140
usurio externo dever apresentar e a forma de entrega desses documentos: se dever ser
realizada presencialmente, por email, entre outros.
A partir dessa deciso, ser responsabilidade de cada unidade orientar a pessoa
fsica ou jurdica que ser cadastrada como usurio externo, indicando os documentos
necessrios, a forma de entrega desses documentos e a necessidade de que essa pessoa
realize seu cadastro, encaminhando-lhe o link para cadastro. Posteriormente, a pessoa
fsica ou jurdica dever realizar seu cadastro pela internet.
Para liberar a assinatura de um documento para o usurio cadastrado, necessrio
que a unidade responsvel por conceder esse acesso, libere o cadastro do usurio externo.
Para isso, necessrio clicar no menu Administrao, escolher Usurios Externos e,
posteriormente, a opo Listar, conforme imagem a seguir:

Na tela Usurios Externos, ser necessrio buscar o cadastro do usurio externo

pelo seu email ou nome. Se o cadastro dele estiver com a coluna Pendente sinalizada

141
como S, que significa sim, ser necessrio liberar o cadastro do usurio. Para isso, clique

no boto Alterar Usurio externo, sinalizado na imagem abaixo:

Selecione a opo Liberado e clique em no boto :

Uma vez que o cadastro do usurio externo j est liberado, ser necessrio acessar
processo no qual o documento a ser liberado est inserido, selecionar o documento a ser
assinado na rvore de documentos e selecionar o cone

na tela do documento.

142
 O sistema abre a tela Gerenciar Assinaturas Externas. Dever ser selecionado e-
mail da unidade disponvel na barra de rolagem do campo especfico. O campo Liberar
Assinatura Externa para dever ser preenchido com o e-mail do usurio externo
previamente cadastrado. A opo com Visualizao Integral do Processo somente deve
ser marcada se o usurio externo estiver autorizado a acompanhar as atualizaes e
visualizar todos os documentos do processo cujo documento deva ser assinado por ele.
Clicar em Liberar. O sistema exibe um quadro com a lista de liberaes de assinatura
externa. A nica ao possvel o cancelamento da liberao.

O usurio externo receber um e-mail contendo um link que d acesso pgina de

login do SEI. Ao digitar e-mail e senha, o sistema abre a tela Controle de Acessos
Externos. Esta tela contm um quadro com a relao de processos que devam receber a
assinatura e respectivos documentos.

143
 Caso o usurio tenha acesso visualizao integral do processo ele poder clicar no
link do processo e o sistema abrir outra tela: Acesso Externo Autorizado onde ele
poder fazer o acompanhamento dos trmites do processo.
Caso o usurio no receba acesso visualizao integral do processo, constaro no quadro
o nmero do processo e o nmero do documento a ser assinado. Porm, o usurio ter
acesso somente visualizao do documento.

possvel assinar o documento com ou sem visualizao dos contedos do

processo e do documento.

Esta operao registrada automaticamente no histrico do processo.

1. A assinatura do documento no retira a permisso para visualizao integral do processo. O

usurio poder acompanhar o processo por meio de quadros com a relao de autuaes,
lista de documentos e lista de andamentos de maneira permanente.
2. O sistema habilita mais de uma assinatura em documentos enviados para assinatura por
usurio externo.

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Atendimento ao Usurio

A Comisso de Acompanhamento e Gesto do SEI est disponvel para atendimento

e orientaes por diversos meios. Seguem as opes para contato:

Site do Projeto UnBDigital: www.unbdigital.unb.br. Nele voc encontra diversas

orientaes, caso persistam as dvidas, utilize o menu Fale Conosco:

Email: unbdigital@unb.br;
Servio de Help-Desk e Service-Desk: 3107-0038 / 0039 / 0040;
CHAT: Na tela inicial do SEI, haver a possibilidade de solicitar o incio de um CHAT
diretamente com um dos membros da Comisso de Acompanhamento e Gesto do SEI.

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Consideraes Finais

O Guia Prtico do SEI na UnB, verso 1.1, ser atualizado de forma a contemplar
as atualizaes do sistema. Alm disso, outros guias sero publicados, de forma a
complementar as funcionalidades do SEI necessrias ao bom funcionamento do sistema na
Universidade. Qualquer dvida poder ser sanada por meio do acesso ao site
www.unbdigital.unb.br ou por meio do email unbdigital@unb.br.

Guia Prtico do SEI na UnB

Sistema Eletrnico de Informaes
Usurio Bsico UnB

Braslia - DF
Verso 1.1
Publicao em 14 de maio de 2016

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